Темы статей
Выбрать темы

Первичка отсутствует или опоздала: составляем самоакт

Хмелевский Игорь, налоговый эксперт
Время закрывать месяц/квартал/год — а многих первичных документов от поставщиков и до сих пор нет? Знакомая ситуация, не так ли? Особенно в отношении первички на услуги. Хотя иногда и ТМЦ поступают на предприятие без товаросопроводительных документов. На помощь в этих случаях придет так называемый самоакт — внутренний документ, который на определенное время (а может, и навсегда) заменит вам первичку от контрагентов. Если вы только решились на его применение или, наоборот, давно практикуете составление самоакта — узнать немного больше о нем в любом случае никому не помешает. Поэтому читайте нашу статью.

В чем заключается необходимость составления самоакта

С одной стороны, бухучетная нормативка (ст. 4, ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете и п. 7 НП(С)БУ 16 «Расходы») требует, чтобы хозяйственная операция была отражена в учете в том отчетном периоде, в котором она осуществлена. При этом

отражение в бухучете хозопераций, в частности признание расходов, никоим образом не зависит от периода получения первичных документов от поставщиков

С другой стороны, хозоперация в учете должна быть отражена на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете).

А как быть в том случае, когда они опаздывают или вообще отсутствуют? На основании чего осуществить записи в бухгалтерском учете в отношении хозопераций, которые хотя и произошли, но по определенным причинам не задокументированы?

Выход предлагает п. 2.6 Положения № 88: если вы не получили от контрагента первичку на товар/работу/услугу, то полностью можете оформить ее самостоятельно, составив внутренний документ (по нашей терминологии — самоакт). При этом, собственно, не суть важно, как он будет называться, главное — его соответствие статусу первичного документа. То есть он должен содержать информацию о хозяйственной операции и всех обязательных реквизитах согласно п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Когда можно прибегнуть к самоакту

Оформить хозоперацию своей первичкой вы можете при соблюдении ряда условий, предусмотренных п. 2.6 Положения № 88, а именно:

1) возможность документирования внутренней первичкой неотфактурованных поставок и незадокументированных работ/услуг должна быть предусмотрена правилами документооборота предприятия.

Обратите внимание! Если составление самоакта не предусмотрено, признавать расходы в периоде получения документа от контрагента все равно нельзя. В таком случае как только первичный документ поступит, вам придется исправить ошибку того периода, к которому относятся расходы по такому документу. Как это сделать, читайте в «Налоги & бухучет», 2021, № 93;

2) первичные документы от контрагентов отсутствуют на момент завершения составления учетных регистров за отчетный период;

Если сторонняя первичка поступит в следующем периоде, но до того как закрыт отчетный период и подана бухотчетность, ее проводят последним днем отчетного периода. Самоактом такие хозооперации не документируют

3) самоакт должен быть составлен должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг;

4) оценку хозопераций, задокументированных внутренним актом, следует проводить в порядке, определенном национальными П(С)БУ или МСФО.

Как оценивать бездокументальные хозоперации

Неотфактурованные запасы. Если на момент оприходования запасов достоверно определить их первоначальную стоимость невозможно, п. 9 НП(С)БУ 9 «Запасы» предлагает оценивать их по справедливой стоимости. В дальнейшем такую справедливую стоимость корректируют к первоначальной стоимости.

При случае отметим, что запасы, которые поступили на предприятие без товаросопроводительных документов, оформляют актом о приеме материалов* или коммерческим актом, если такие запасы поступили по железной дороге (п. 3.8 Методрекомендаций № 2). После утверждения руководителем акт приобретает статус первички.

* Поскольку типовая форма № М-7 утратила силу согласно приказу Госстата от 22.10.2021 № 266, можно воспользоваться самостоятельно разработанной формой такого акта.

Незадокументированные работы/услуги. Расходы по таким приобретениям на момент отражения должны быть достоверно оценены (п. 6 НП(С)БУ 16).

Если точная сумма расходов на дату составления самоакта еще не известна, их отражают по расчетной величине

Такой расчет должен быть основан на актуальной, доступной и надежной информации, источниками которой могут быть условия договоров, статистическая информация о расходах предприятия за предыдущие периоды, информация об изменении тарифных ставок, другие источники, определенные предприятием. При этом предприятие может классифицировать расходы по группам (например, коммунальные расходы, расходы на связь и тому подобное) и определять методику оценки расходов для каждого вида или для каждой группы отдельно. Такая методика должна быть закреплена в учетной политике предприятия.

Как самоакт отражается на НДС-учете

Налоговый кредит (НК). В ситуации, когда первое событие — предварительная оплата, проблем с НДС не возникает. НК отражают по дате списание средств с банковского счета плательщика налога на оплату товаров/услуг при наличии налоговой накладной (НН) поставщика, зарегистрированной в ЕРНН.

Значительно более интересна другая ситуация, когда первое событие — получение услуги, по которой акт от поставщика опаздывает, но есть НН, зарегистрированная в ЕРНН. В таком случае,

если расходы задокументировали на основании самоакта, то, считаем, вполне можно отразить НК, опираясь на п. 198.2 НКУ (то есть по дате получения услуги)

Но если внутренний документ не был составлен, то придется ожидать запоздалый акт. Потом можно:

(1) или подать уточняющий расчет (УР) к тому отчетному периоду, в котором возникло право на НК. Однако имейте в виду, что до прекращения или отмены военного положения (ВП) запрещено подавать УР к НДС-декларациям за довоенные периоды с показателями на уменьшение налоговых обязательств (п.п. 69.1 подразд. 10 разд. ХХ НКУ);

(2) или отложить свой НК на любой следующий отчетный период в течение 365 дней с даты составления НН (п. 198.6 НКУ) с учетом остановки сроков на время действия ВП, определенных п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

Как видите, возможность отразить НК уже в периоде получения услуги (при наличии зарегистрированной НН) значительно более привлекательна, чем ожидать запоздалый акт от поставщика и только тогда воспользоваться правом на НК. Для реализации такой возможности достаточно составить самоакт, если услужная первичка не поступила вовремя.

Дополнительно отметим, что за налоговые периоды февраль, март, апрель, май 2022 года плательщики имели право показывать НК без зарегистрированных НН/РК — на основании первички (п. 322 подразд. 2 разд. ХХ НКУ), в том числе, на наш взгляд, самоакта, бухсправки или других документов (со всеми первичными реквизитами из ст. 9 Закона о бухучете).

Если вы в свое время воспользовались этим правом, то теперь, когда ЕРНН возобновил свою работу, не забудьте проревизировать, какой НК подтвержден, а какой не подтвержден полученными от поставщиков зарегистрированными НН. Подробнее об этом читайте в «Налоги & бухучет», 2022, № 40.

Налоговые обязательства (НО). Очевидно, НО даже при отсутствии первички никуда не денутся. Однако и здесь есть один нюанс — ориентиром для начисления НО по НДС на поставку работ/услуг, если оплаты еще не было, являются дата оформления документа, который удостоверяет факт поставки работ/услуг (п. 187.1 НКУ). При этом такой датой налоговики уже давно называют дату его составления (а не подписи обеими сторонами) (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 24, с. 26). Поэтому

если вы передали акт заказчику, а тот вовремя не вернул его со своей подписью, датой составления такого неподписанного акта вы должны оформить самоакт и этой же датой начислить НО (составить НН)

А вот если вам понадобится подтвердить свое право не начислять НДС (скажем, в случае безвозмездного предоставления товаров/услуг по п. 321 подразд. 2 разд. ХХ НКУ), то внутренних (составленных и подписанных лишь вашим предприятием) первичных документов для этого будет маловато. Дело в том, что налоговики требуют (см. БЗ 101.15), чтобы лица, которые осуществляют безвозмездное предоставление товаров/услуг, и лица, которые их получают, составляли в подтверждение первичные документы бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухучете. Поэтому вряд ли вы им докажете, что отсутствие подписи получателя таких товаров/услуг — незначительный недостаток первички, на который можно не обращать внимание. Подробнее об этом читайте в «Налоги & бухучет», 2022, № 30.

Что делать, если первичка поступила

Если ваш самоакт совпадает с первичкой контрагента до копеечки, то ничего. Однако чаще бывает так, что сумма из полученной первички отличается от суммы, указанной в самоакте. В таком случае п. 3.5 Положения № 88 предлагает вот что.

В том месяце, когда поступит первичка в отношении хозоперации, на которую был составлен самоакт, сравнивают сумму в первичном документе с расчетной суммой в самоакте.

Если возникли расхождения, то отраженные ранее в прошлом периоде расчетные суммы не корректируют, а разницу учитывают в текущем отчетном периоде

То есть разницу проводят в периоде получения запоздалых первичных документов от поставщика. Отражают ее:

— в составе расходов, если фактическая стоимость выше расчетной (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 631);

— в составе доходов, если фактическая стоимость ниже расчетной (Дт 631 — Кт 719).

Такую корректировку оформляют бухсправкой. Не забывайте, что бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Пример. Предприятие, не дождавшись на дату закрытия отчетного периода (І квартал 2022 года) акта-счета за услуги связи за март, отразило расходы на основании внутреннего акта в сумме 2400 грн (в том числе НДС 20 %), которую определило расчетным путем. При этом НК марта был сформирован без зарегистрированной НН — на основании собственной первички (самоакта), как предусмотрено п. 322 подразд. 2 разд. ХХ НКУ. Декларацию по НДС за март подали вовремя.

11 июля 2022 года предприятие получило от поставщика акт-счет за март в сумме 3000 грн (в том числе НДС 20 %) и НН, зарегистрированную той же датой. На основании бухсправки от 11.07.2022 на разницу между фактической стоимостью услуг и их расчетной стоимостью была отражена корректировка в учете.

Бухгалтерские проводки покажем в таблице.

Бухучет приобретения услуг на основании внутреннего документа с последующей корректировкой после получения первички

п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма,

грн

дебет

кредит

Отраженыо в марте 2022 года расходы на услуги связи в периоде их фактического потребления (основание: внутренний акт от 31.03.2022):

1

— на расчетную сумму расходов

92

631

2000

— на сумму НДС исходя из расчетной величины

641/2*

631

400

* Субсчет «НК по первичке без НН».

Если было решено НК на основании первички не отражать, а ожидать регистрации поставщиком НН, то сумму входящего НДС учитывают по Дт субсчета 644/1 «НК не подтвержденный».

Отражена в июле 2022 года разница между фактической стоимостью услуг, зафиксированной в первичке за март, и их оценочной стоимостью по внутреннему акту (основание: бухсправка от 11.07.2022 и НН, зарегистрированная той же датой):

2

— в составе расходов

92

631

500

— на сумму НДС с такой разницы

641/НДС**

631

100***

641/НДС

641/2

400

** Субсчет «НК, подтвержденный зарегистрированной НН».

*** После получения зарегистрированной НН следует подать УР к НДС-декларации за март 2022 года, в котором увеличить НК на 100 грн.

В случае если расчетная сумма из самоакта больше, чем фактическая сумма из первички, завышенные расходы корректируем отражением дохода: Дт 631 — Кт 719, а лишний НДС снимаем проводкой Дт 641/2 — Кт 631 методом «красного сторно». НДС-декларацию корректируем подачей УР на уменьшение НК (кроме довоенных периодов — их можно будет откорректировать после прекращения/отмены ВП).

Стоит ли остерегаться самоакта

В целом, процедура «самоактирования» удобна и достаточно прозрачна. Каких-то особых сложностей здесь возникать не должно. Невзирая на это, кто-то из бухгалтеров считает, что без контрагентских документов расходы лучше не отражать. Якобы, факт отражения расходов на основании самоакта может не понравиться налоговикам. Ведь эти расходы повлияют не только на бухгалтерский финрезультат, они уменьшат и объект обложения налогом на прибыль.

На наш взгляд, бояться «самоактирования» не стоит. Напротив, это довольно удобный инструмент, с помощью которого можно достаточно беспроблемно выйти даже из совсем, казалось бы, безнадежной ситуации, когда первичный документ от контрагента оказался непригодным.

Вовремя составленный и должным образом оформленный самоакт поможет сохранить расходы, налоговый кредит по НДС и отбиться от штрафов

Да и налоговики, судя по всему, не выступают против отражения расходов на основании самоакта. Подтверждение находим, в частности, в письме ГНСУ от 13.07.2021 № 2746/ІНК/99-00-21-02-02-06 (ср. ). В нем фискалы полностью признают компетенцию Минфина в этом вопросе (а Минфин, как мы уже сказали, считает, что расходы нужно отражать независимо от факта получения первички) и рекомендуют руководствоваться Положением № 88, которое призывает составлять в таких случаях самоакт.

Итак, считаем, что опасения налогоплательщиков напрасны. Поэтому отказываться от возможности составления самоактов не стоит.

Выводы

  • Если вы не получили от контрагента первичку на товар/работу/услугу, то полностью можете оформить ее самостоятельно, составив внутренний документ (самоакт).
  • К самоакту прибегают в том случае, если первичные документы от контрагентов отсутствуют на момент завершения составления учетных регистров за отчетный период.
  • После поступления запоздалой первички расчетные суммы, отраженные ранее в прошлом периоде по самоакту, не корректируют, а разницу (при наличии) учитывают в текущем отчетном периоде.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше