28.11.2024
Теперь работодатели имеют дело преимущественно с электронными листками нетрудоспособности (е-больничные), которые поступают в кабинет страхователя на веб-портале ПФУ.
В то же время на период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения/отмены врачам в определенных ситуациях разрешено выдавать бумажные листки нетрудоспособности на утвержденных бланках или при их отсутствии в медзаведении — распечатанными на белом листе бумаги. Это возможно, например, если е-больничный не создан из-за технических неполадок. Более подробно о таких ситуациях узнавайте из статьи «Работаем с больничными листами» // «Налоги & бухучет», 2023, № 95.
Бумажный листок нетрудоспособности работодателю предоставляет работник. И в этом случае его сразу надо брать в работу.
Что касается е-больничного, то его можно начинать прорабатывать тогда, когда он будет выдан страхователю. Эту точку отсчета определяем следующим образом —
обычный е-больничный считается выданным страхователю через 7 дней после даты его закрытия, а е-больничный с причиной «Вагітність та пологи» — через 7 дней с даты его открытия
Такие нормы прописаны в п. 3 разд. ІІ и п. 1 разд. ІІІ Порядка выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздрава от 17.06.2021 № 1234.
Почему же все так замысловато и что это за период в 7 дней? В течение этого времени врач имеет право вносить изменения в е-больничный, в том числе и изменять дату закрытия листка нетрудоспособности. После завершения 7-дневного периода е-больничный:
1) меняет свой статус с «Закритий» на «Готовий до сплати (виданий)»;
2) является выданным страхователю и может быть взят в работу.
Однако что делать, если 7-дневный срок закончился, а е-больничный по техническим причинам не получает статус «Готовий до сплати»? В таком случае работодателю надо самостоятельно определить дату выдачи листка нетрудоспособности, отсчитав 7 дней с даты его закрытия или даты открытия в зависимости от причины нетрудоспособности.
И наоборот, если статус изменится раньше, стоит подождать, ведь в течение 7-дневного периода в е-больничный могут вноситься изменения (см. разъяснение ПФУ от 22.02.2023).
Решения о назначении больничных и пособия по беременности и рода, равно как и решения об отказе в их назначении, принимают или единолично руководитель предприятия (ФЛП-работодатель), или уполномочено им лицо или лица (см. ч. 3 ст. 22 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-ХIV, далее — Закон № 1105).
Документы для назначения больничных рассматривают не позже 10 рабочих дней со дня их поступления, а пособия по беременности и родам — не позже 3 рабочих дней со дня их поступления
Это требование абзаца первого ч. 1 ст. 24 Закона № 1105.
Течение срока для рассмотрения документов и назначения больничных/пособия по беременности и родам начинается:
— в случае оформления бумажного больничного — со дня его поступления к страхователю;
— в случае формирования е-больничного — со дня его выдачи, когда больничный приобретает (должен приобрести) статус «Готовий до сплати». Если же приобретение листком нетрудоспособности указанного статуса приходится на выходной день, то первый день для рассмотрения документов для назначения больничных выплат — это ближайший после выходного дня рабочий день (см. разъяснение Главного управления ПФУ в Винницкой области от 27.09.2024).
Пример 1. В кабинете страхователя на портале ПФУ е-больничный работника получил статус «Готовий до сплати» 16 ноября 2024 года, в субботу. График работы предприятия — пятидневка с выходными днями в субботу и воскресенье.
Дата выдачи е-больничного пришлась на выходной день (16 ноября, суббота). Решение о назначении больничных работнику надо принять не позже 29 ноября. Отсчет 10 рабочих дней начинаем с ближайшего рабочего дня — с 18 ноября, понедельника.
Назначение / отказ в назначении выплат оформляют или решением/приказом/распоряжением (если на предприятии один уполномоченный), или протоколом (если руководитель назначил комиссию из нескольких уполномоченных). Их форму предприятие разрабатывает самостоятельно (см. статью «Уполномоченные по социальному страхованию» // «Налоги & бухучет», 2023, № 95).
При рассмотрении документов для назначения выплат по бумажным больничным учитываем сроки давности, установленные в ч. 5 ст. 24 Закона № 1105. Так, страховые выплаты, предусмотренные данным Законом, осуществляются в случае, если обращение за их назначением поступило не позже 6 календарных месяцев со дня восстановления трудоспособности, окончания отпуска в связи с беременностью и родами.
В случае, когда работнику предоставлен бумажный листок нетрудоспособности, днем обращения будет день подачи такого больничного работодателю. Если работник уложился в указанный 6-месячный срок, больничные назначаем.
А вот по е-больничным выплаты можно назначить и после истечения таких 6 месяцев. Дело в том, что по электронным листкам нетрудоспособности обращение за назначением страховой выплаты происходит тогда, когда больничный, который был сформирован в электронном кабинете страхователя, приобретает статус «Готовий до сплати» (см. письмо ПФУ от 17.07.2023 № 2800-030401-8/39741 и комментарий к нему в статье «е-Больничные: назначать ли, если прошло 6 месяцев?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 58).
Кстати, обратите внимание: если принято решение об отказе в назначении страховых выплат, то кроме его фиксации в соответствующем распорядительном документе, следует проинформировать об этом лицо, которому отказано, не позже 5 дней после принятия решения. Как именно? Выдать или послать лицу уведомление об отказе в назначении пособия с указанием причины отказа и порядка обжалования (см. абзац второй ч. 1 ст. 24 Закона № 1105).
После принятия решения о назначении больничных выплат наступает отсчет следующего этапа. Это этап исчисления их суммы и формирования и подачи заявления-расчета на получение финансирования от ПФУ. Сколько дней на это отведено?
Работодатель должен сформировать заявление-расчет в кабинете страхователя и послать его в ПФУ не позже 5 рабочих дней с даты принятия решения о назначении выплат
Такой срок установлен в пока что действующем Порядке, утвержденном постановлением правления ФСС от 19.07.2018 № 12* (далее — Порядок № 12). На его соблюдении теперь настаивают пенсионщики в своих разъяснениях (см., в частности, разъяснение ПФУ от 17.06.2024).
* См. п. 1 постановления правления ПФУ от 21.12.2022 № 28-3.
Поэтому страхователь / уполномоченные им лица должны максимально быстро передать в бухгалтерию решение о назначении больничных для того, чтобы у бухгалтера было достаточно времени для расчета нетрудоспособных выплат и своевременной подачи заявления-расчета в ПФУ.
Кстати, исчисляют 5-дневный срок для подачи работодателем заявления-расчета со следующего рабочего дня после принятия решения о назначении пособия (см. разъяснение ПФУ от 27.09.2024).
Пример 2. В отношении работника из примера 1 решение о назначении пособия по временной нетрудоспособности было принято раньше максимально допустимого срока (29 ноября), а именно 21 ноября.
На основании решения о назначении больничных от 21 ноября работодатель должен не позже 28 ноября:
— рассчитать работнику сумму больничных;
— сформировать и послать заявление-расчет в кабинете страхователя на веб-портале ПФУ для получения финансирования.
Заметьте, что заявления-расчеты по электронным и бумажным листкам нетрудоспособности составляют отдельно.
Если с формированием и посланием заявления-расчета вы справились, то
ПФУ обязан профинансировать выплату больничных и пособия по беременности и родам в течение 3 рабочих дней после поступления заявления-расчета
Такой срок зафиксирован в ч. 1 ст. 26 Закона № 1105. Финансирование осуществляется на специальный счет страхователя.
Выплачиваем пособие по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам (см. ч. 2 ст. 24 Закона № 1105):
— наемным работникам — в ближайший после дня назначения пособия день выплаты заработной платы;
— застрахованным лицам, которые выполняют работы (предоставляют услуги) на условиях гражданско-правового договора, в том числе на условиях гиг-контракта (далее — ГПД), — в течение 10 рабочих дней после назначения пособия.
Конечно, оплату первых 5 дней нетрудоспособности за счет работодателя можно выплатить работнику до наступления такого срока.
Пример 3. Работодатель получил от ПФУ 3 декабря 2024 года финансирование для выплаты работнику пособия по временной нетрудоспособности на основании заявления-расчета, которое было отправлено 28 ноября. Выплата пособия была назначена 21 ноября. На предприятии зарплата выплачивается 5-го и 20-го числа каждого месяца.
Больничные работнику за все дни болезни надо выплатить вместе с зарплатой за вторую половину ноября 2024 года — 5 декабря. Это ближайший после дня назначения больничных (21 ноября) срок, установленный для выплаты зарплаты.
После оплаты листков нетрудоспособности за счет ПФУ работодатель должен отчитаться о проведенных выплатах и послать в Фонд соответствующее уведомление.
Формируем уведомление о выплате средств застрахованным лицам в кабинете страхователя на веб-портале ПФУ. Срок подачи — в течение месяца со дня проведения выплат (см. п. 10 Порядка № 12). Отсчет срока начинаем со следующего дня после выплаты пособия (см. разъяснение ПФУ от 27.09.2024).
Вы получили полную информацию о сроках проработки листков нетрудоспособности. Но чтобы не запутаться в них, предлагаем к вашему вниманию таблицу, в которой все эти сроки сведены.
Информация о сроках работы с листками нетрудоспособности
| Показатель | Срок | |
| Пособие по временной нетрудоспособности | Пособие по беременности и родам | |
| День поступления больничного листа к работодателю | Бумажный больничный — день предоставления работником | |
| е-больничный — день, в который он приобретает (должен приобрести) статус «Готовий до сплати» | ||
| Срок рассмотрения документов для назначения нетрудоспособных выплат | 10 рабочих дней со дня поступления больничного листа к работодателю | 3 рабочих дня со дня поступления больничного листа к работодателю |
| Срок для информирования застрахованного лица об отказе в назначении нетрудоспособных выплат | 5 дней после принятия решения об отказе в назначении выплат | |
| Срок для расчета и подачи заявления-расчета в ПФУ | 5 рабочих дней, которые отсчитываются со следующего рабочего дня после принятия решения о назначении выплат | |
| Срок финансирования ПФУ | 3 рабочих дня после поступления заявления-расчета | |
| Срок выплаты средств застрахованным лицам | Наемным работникам — ближайший после дня назначения пособия день выплаты заработной платы. Застрахованным лицам, которые выполняют работы (предоставляют услуги) по ГПД, — в течение 10 рабочих дней после назначения пособия | |
| Срок предоставления ПФУ уведомления о выплате пособия | В течение месяца, который отсчитывается со следующего дня после выплаты пособия | |
А что будет, если нарушить установленные сроки? Допустим, назначить пособие по беременности и родам не через 3 рабочих дня, а через 2 недели или задержать выплату средств? Ответ, возможно, будет для вас неожиданным — за нарушение этих сроков санкции не предусмотрены. Единственное, где могут случиться неприятности, — это невыполнение сроков подачи уведомления о выплате средств. В этом случае страхователю может грозить проверка от ПФУ, но только в случае, если уведомление не будет подано в течение 3 месяцев со дня осуществления финансирования ПФУ. Однако, согласитесь, это не повод нарушать законодательство.