Работаем с больничными листами

Электронный или бумажный?

Листок нетрудоспособности — это электронный документ, сформированный программными средствами электронного реестра листков нетрудоспособности на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности или документа, который удостоверяет факт усыновления ребенка, и зарегистрированный по единому регистрационному номеру этого реестра. Такое определение термина «листок нетрудоспособности» вы найдете в п. 16 ч. 2 ст. 1 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV (далее — Закон № 1105).

Работать со сформированными электронными листками нетрудоспособности (далее также е-больничный) страхователи могут на портале ПФУ в личном кабинете.

Вместе с тем на период действия военного положения и в течение трех месяцев со дня его прекращения/отмены врачам разрешено выдавать:

1) больничные листы на утвержденных бланках, если:

— продлевается больничный, который был выдан на бумаге до 01.10.2021;

— истек срок (7 дней с даты формирования е-медзаключения), в течение которого врач может внести изменения в е-медзаключение о временной нетрудоспособности. Решение о выдаче бумажного больничного принимает врачебно-консультативная комиссия (ВКК) заведения здравоохранения, а при ее отсутствии руководитель заведения;

— по техническим причинам (ошибки) е-медзаключение не передано в течение 7 дней в Электронный реестр листков нетрудоспособности и е-больничный не создан;

— застрахованная женщина усыновляет новорожденного ребенка;

— остановлен доступ к центральной базе данных электронной системы здравоохранения;

— вследствие действия обстоятельств непреодолимой силы пациент нарушил срок обращения для продления случая временной нетрудоспособности и на дату обращения он остается нетрудоспособным. Решение о выдаче такого листка нетрудоспособности принимает ВКК заведения здравоохранения, а при ее отсутствии руководитель заведения. Проверьте наличие соответствующих подписей и печатей на бланке листка нетрудоспособности;

2) распечатанные на белом листе бумаги листки нетрудоспособности в случае отсутствия в заведении здравоохранения бланков больничных листов и невозможности их получения. Решение о распечатке принимает заведение здравоохранения, если не имеет бланков листков нетрудоспособности, а также не имеет возможности их получить. Форма распечатанного листка нетрудоспособности должна отвечать утвержденной приказом МОЗ, Минтруда, ФСС по ВПТ, Фонда соцстрахования от несчастных случаев от 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. То есть вид как у бланка, но на обычной бумаге.

Распечатанный листок нетрудоспособности приравнивается к листку нетрудоспособности, выданному на бланке (см. п. 1 приказа МОЗ от 25.03.2022 № 522). Он подтверждает факт нетрудоспособности и является основанием для назначения соответствующих выплат.

Совет:

Подытожим. Сегодня страхователи могут получить электронный больничный, листок нетрудоспособности, выданный на бланке или распечатанный на белом листе бумаги. Все эти должным образом оформленные документы удостоверяют временную нетрудоспособность лица.

Наполнение больничного

Начнем с бумажного листка нетрудоспособности. Заполнение врачом его реквизитов регулирует Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная приказом МОЗ, Минсоцполитики, ФСС по ВПТ, ФНС от 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. Проконтролировать корректность формирования вам поможет статья «Проверяем заполнение лицевой стороны больничного листа» // «Налоги & бухучет», 2017, № 14.

Дальше подробно рассмотрим порядок наполнения отдельных реквизитов электронного листка нетрудоспособности, поскольку страхователи работают в подавляющем большинстве именно с электронными больничными.

Итак, электронный листок нетрудоспособности (ЛН) и реквизит.

«Номер ЛН». В общем случае уникальный номер электронного листка нетрудоспособности имеет, например, следующий вид «7654321-1234567890-1» и такую структуру:

— цифры до тире (в примере — «7654321») — это номер случая нетрудоспособности;

— цифры между двух тире (в примере — «1234567890») — порядковый номер листка нетрудоспособности;

— цифра в конце (в примере — «1») — номер версии. Номер версии обозначается цифрой «1» при создании нового листка и при создании листка как продления. Номер может увеличиваться («2», «3» и дальше по порядку), если в листок нетрудоспособности вносятся изменения.

Внимание! По неосновному месту работы (деятельности) застрахованного лица формируется цифровая копия е-больничного. Что это копия, будет понятно из реквизита «Номер ЛН». В нем к уникальному номеру е-больничного будет добавлен порядковый номер копии после знака точки «7654321-1234567890-1.1».

Если у лица несколько неосновных мест работы (деятельности), то цифра после точки будет расти по порядку («.2» «.3» и дальше).

Цифра после точки в номере цифровой копии больничного является технической информацией. Поэтому ее не указываем в протоколе о назначении больничных, заявлении-расчете и т. п. (номер больничного указываем до точки).

«Номер випадку непрацездатності». Номер случая нетрудоспособности помогает идентифицировать, является электронный больничный первичным или продлением. Если на одного работника открыто несколько электронных больничных, которые следуют друг за другом, то такие

Например, в электронном кабинете страхователя имеются два электронных листка нетрудоспособности. Первый больничный от 20.11.2023 с номером 7654321-1234567890-1. Второй больничный от 24.11.2023 с номером 7654321-1254879610-1. Эти больничные составляют один страховой случай, поскольку имеют один номер случая нетрудоспособности — 7654321.

«Дата відкриття», «Дата закриття». Неожиданно, но реквизит «Дата відкриття» содержит дату открытия е-больничного. ☺ А вот «Дата закриття» — это прогнозируемая дата, после которой восстановится трудоспособность лица, или дата следующего осмотра пациента.

В е-больничном вы сразу видите и дату его открытия, и дату его закрытия. То есть е-больничный сразу и открывается, и закрывается. Однако не спешите его брать в работу, как только он попадет в кабинет страхователя. Почему? Читаем дальше.

«Статус ЛН». Электронный листок нетрудоспособности может иметь в Реестре следующие статусы: «Закритий», «Готово до сплати (виданий)», «Помилково сформований», «Недійсний» и «Оплачений». На что здесь следует обратить внимание?

Как только е-больничный появляется в кабинете страхователя, он имеет статус «Закритий». Однако закрыт, это еще не выдан.

После завершения этого срока статус больничного должен измениться на «Готово до сплати». Зачем ожидать 7 дней? В течение этого периода врач может вносить изменения в е-больничный, в том числе и изменять дату закрытия листка нетрудоспособности.

Статус «Помилково сформований» может получить е-больничный, если медзаключение, на основании которого он создан, было сформировано с ошибками.

Статус «Недійсний» получит е-больничный, если он «наезжает» на уже открытый больничный работника, однако не сокращает его. О сокращении читайте в статье «Больничный наехал на больничный» // «Налоги & бухучет», 2023, № 95.

«Оплачений» имеет статус е-больничный, который был профинансирован ПФУ.

«Ознака алкогольного/наркотичного сп’яніння». Отметка «Так» в этом поле значит, что врачом установлено, что временная нетрудоспособность наступила вследствие алкогольного, наркотического, токсичного опьянения или действий, связанных с таким опьянением.

«Порушення режиму лікування». Если режим не нарушался, то в поле «Позначка про порушення режиму лікування» будет указано «Ні».

В случаях, когда врачом установлен факт нарушения назначенного режима лечения (отказ от осмотра МСЭК; отказ от госпитализации; невыполнение рекомендаций врача; самовольное оставление заведения здравоохранения; умышленное причинение вреда своему здоровью или симуляция болезни), формируется новое медицинское заключение (и, соответственно, е-больничный) с заполнением полей «Дата порушення режиму лікування» и «Вид порушення режиму лікування».

«Причина непрацездатності». Она влияет на порядок оплаты больничного. Подробно о нем см. табл. 1 статьи «Право на больничные и пособие по беременности и родам» // «Налоги & бухучет», 2023, № 95.

Сроки рассмотрения и алгоритм прохождения больничного

Шаг 1. Получаем больничный. Если речь идет о бумажном листке нетрудоспособности, то его предоставляет работник. Такой больничный сразу берем в работу.

Появление электронных больничных страхователь (уполномочено им лицо) проверяет самостоятельно в личном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда. Законодатель не обязывает работника информировать работодателя о формировании медзаключения, на основании которого будет создан е-больничный. Вместе с тем необходимость такого информирования работодатель может закрепить во внутренних документах, которые регулируют вопросы трудовой дисциплины.

Интересный момент. Формально е-больничный следует брать в работу после завершения семидневного срока ожидания и изменения статуса на «Готово до сплати». Однако рекомендуем вам этот период ожидания использовать с пользой и пройти шаг 2.

Шаг 2. Определяем страховой стаж. Подробно порядок определения страхового стажа см. «Определяем страховой стаж» // «Налоги & бухучет», 2023, № 95 (ср. ).

Где указывать информацию о страховом стаже, если имеем е-больничный? Это вопрос предан на откуп работодателям. То есть в случае с е-больничными можете самостоятельно определить, где и в каком виде вы ее будете фиксировать.

Шаг 3. Назначаем выплаты. Решение о назначении больничных/пособия по беременности и родам принимает страхователь или уполномоченные им лица.

Внимание! По е-больничному днем поступления следует считать день выдачи такого больничного (см. выше). В этот день листок нетрудоспособности изменит статус на «Готово до сплати».

При назначении выплат по бумажным больничным учитываем сроки давности. В соответствии с ч. 5 ст. 24 Закона № 1105 страховые выплаты, предусмотренные данным Законом, осуществляются в случае, если обращение за их назначением пришло не позже 6 календарных месяцев со дня восстановления трудоспособности, окончания отпуска в связи с беременностью и родами.

А вот по е-больничным выплаты можно назначить и после истечения шестимесячного срока. Дело в том, что сформированный в электронном кабинете страхователя электронный листок нетрудоспособности считается поданным страхователю для назначения страховой выплаты, когда он приобретает статус «Готово до сплати» (см. письмо Пенсионного фонда Украины от 17.07.2023 № 2800-030401-8/39741 и наш комментарий к нему «е-Больничные: назначать ли, если прошло 6 месяцев?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 58).

Если принято решение об отказе в назначении страховых выплат, об этом следует проинформировать застрахованное лицо не позже 5 дней после его принятия. Как именно? Выдать или послать такому лицу сообщение об отказе в назначении пособия с указанием причины отказа и порядка обжалования.

Шаг 4. Подаем Налоговый расчет с Д1 с типом «Звітний» как «Довідковий», если планируем получать финансирование от ПФУ и в расчетный период входят месяцы квартала, за который еще не наступило время отчитываться.

А вот после окончания отчетного квартала за месяцы такого квартала «Довідковий» отчет не пройдет. Надо будет подать Налоговый расчет с типом «Звітний».

Шаг 5. Исчисляем сумму нетрудоспособных выплат. Рассчитанные суммы выплат отражаем в бухучете (см. статью «Больничные и декретные: облагаем и учитываем» // «Налоги & бухучет», 2023, № 95).

Шаг 6. Формируем заявление-расчет на получение финансирования от ПФУ в личном электронном кабинете страхователя на веб-портале ПФУ. Составляем такие заявления-расчеты отдельно по электронным и бумажным листкам нетрудоспособности.

Если с формированием и посланием заявления-расчета вы справились,

Шаг 7. Выплачиваем больничные и пособие по беременности и родам:

— наемным работникам — в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты заработной платы;

— застрахованным лицам, которые работают на условиях гражданско-правового договора (в том числе на условиях гиг-контракта), — в течение 10 рабочих дней после назначения пособия.

Заметим, что оплату первых пяти дней за счет работодателя можно выплатить работнику до наступления вышеуказанного срока.

Шаг 8. Формируем уведомление о выплате средств застрахованным лицам в личном кабинете страхователя на портале ПФУ. Срок подачи — в течение месяца со дня проведения выплат.

Внимание! Форма уведомления о выплате средств появилась на портале ПФУ только в ноябре этого года. О ней вы могли прочитать в статье «Уведомление о выплате больничных: попытка 2» // «Налоги & бухучет», 2023, № 88. До этого уведомления о выплате средств страхователи или лично предоставляли в ПФУ (в бумажном виде), или посылали с помощью портала ПФУ (раздел «Коммуникации с ПФУ» — «Обращения»).

Вместе с тем на местах

Пример — Главное управление ПФУ в Тернопольской области.

Поэтому рекомендуем вам обратиться к ПФУ с запросом о необходимости такой подачи в случае, если уведомления уже были поданы до того, как ПФУ почти через 10 месяцев смог реализовать эту функцию на портале. Подать такое обращение можно с помощью портала ПФУ (раздел «Коммуникации с ПФУ» — «Обращения»).

Подытожим. Если говорим, например, о наемных работниках, то страхователь должен так организовать работу, чтобы после получения обычного листка нетрудоспособности успеть (1) в течение 10 рабочих дней назначить больничные и (2) исчислить их сумму, подать заявление-расчет, получить финансирование и выплатить пособие в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты. В случае с листком нетрудоспособности с причиной нетрудоспособности «Вагітність та пологи» все еще ускоряется, поскольку на назначение пособия отведено не 10, а 3 рабочих дня. Ну и после выплаты следует не проворонить сроки подачи уведомления о выплате средств.

А что будет, если нарушить эти сроки? Например, назначить не через 10 дней, а через месяц, или задержать выплату средств? Ответ вас удивит: конкретно за нарушение этих сроков ничего не будет. Единственное, где могут быть неприятные моменты, — это невыполнение сроков подачи уведомления о выплате средств. В этом случае страхователю может угрожать проверка от ПФУ, но только если уведомление не будет подано в течение 3 месяцев со дня осуществления финансирования ПФУ. Но мы не призываем нарушать. Конечно, лучше иметь хорошие отношения с пенсионщиками и своевременно все назначать и выплачивать работникам. Ведь болеть сейчас очень недешево.