Гривневая КПК в загранкомандировке

Когда средства считаются выданными под отчет?

Сразу скажем, что выдача аванса на загранкомандировку в гривне (в том числе путем перечисления на КПК) законодательством не запрещена. Вдобавок эту возможность подтверждает и п. 5 разд. III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 № 59 (на которую по желанию могут ориентироваться и небюджетные (коммерческие) предприятия).

В таком случае, прежде всего, следует учесть, что ни выдача КПК работнику, ни зачисление средств для командировки на КПК еще не означает выдачу работнику аванса (денег) под отчет. А

т. е. при снятии работником наличных в банкомате или при проведении безналичных расчетов с применением КПК.

Покупка инвалюты. Особенность использования гривневой КПК в загранкомандировке в том, что при расчетах за границей гривневой КПК операции конвертируются в валюту страны пребывания. То есть фактически происходит приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу.

Поэтому при покупке иностранной валюты всегда будет возникать разница между рыночным (коммерческим) курсом валюты (т. е. тем курсом, по которому валюта приобретена) и официальным курсом НБУ. Такая разница не является курсовой и:

— если рыночный (коммерческий) курс > курса НБУ (что чаще всего и бывает) — то такую разницу относят на расходы (Дт 942 «Расходы на куплю-продажу иностранной валюты»), а

— если рыночный (коммерческий) курс оказался < курса НБУ — то разницу включают в состав доходов (Кт 711 «Доход от купли-продажи иностранной валюты»).

При этом стоимость комиссионных услуг банка за приобретение иностранной валюты относят в состав административных расходов (Дт 92, п. 18 НП(С)БУ 16 «Расходы»).

Командировочные расходы

Когда расходы на загранкомандировку с гривневой КПК отражать в учете?

Момент отражения расходов. По бухучетным правилам расходы на командировку в учете отражают на дату утверждения руководителем предприятия командировочных расходов (на основании поданного работником авансового отчета и/или подтверждающих документов).

Подтверждающие документы. По поводу подачи авансового отчета следует напомнить, что если работник в командировке осуществлял расчеты исключительно в безналичной форме (с применением корпоративных или личных платежных инструментов или их реквизитов) и/или снимал наличными в банкомате только сумму суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода авансовый отчет не составляется и не подается. Хотя предприятие может решить не отказываться от удобного авансового отчета, а продолжать его использовать и дальше. В любом случае подать документы о командировке работнику нужно до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором завершена командировка.

К тому же, как предусмотрено п.п. 170.9.2 НКУ, при безналичных расчетах с использованием КПК для подтверждения расходов в общем случае достаточно выписки со счета, к которому эмитирована платежная карточка. Подробнее о подтверждении командировочных расходов см. статьи «Авансовый отчет по командировке» // «Налоги & бухучет», 2024, № 75 и «Подтверждающие документы на командировку» // «Налоги & бухучет», 2024, № 75.

Какой курс НБУ применять? Так как расходы по загранкомандировке возникают в инвалюте, то применяют правила учета валютных операций, установленные НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов». Согласно этим правилам:

— операции в валюте признают по курсу НБУ на дату осуществления операции (п. 5 НП(С)БУ 21) и

— если первым событием был аванс, то расходы в инвалюте пересчитывают по курсу НБУ на дату перечисления аванса (п. 6 НП(С)БУ 21).

Ну а поскольку в данном случае первым событием была выдача аванса (т. е. авансирование работника — происходящее при снятии наличной валюты в банкомате или проведении расчетов с использованием КПК), то для пересчета командировочных расходов из валюты в гривни важны курсы НБУ на даты этих операций.

Поэтому в случае использования гривневой КПК в загранкомандировке

Проще говоря, на дату утверждения командировочных расходов их пересчитывают по курсам НБУ, действовавшим на даты, когда работник тратил средства с КПК.

Причем даже если снятие наличности (осуществление расчетов) с использованием КПК осуществлялось в один день, а приобретение валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой. В таком случае выдачу работнику аванса обычно отражают с использованием субсчета 333 «Денежные средства в дороге в национальной валюте» (Дт 372 — Кт 333), а расхождения, которые возникли из-за разных курсов НБУ на такие даты, закрывают проводками: Дт 949 — Кт 333 или Дт 333 — Кт 719.

И так как в данном случае первым событием было авансирование — выдача аванса, то по валютным правилам в дальнейшем такие суммы не пересчитывают (курсовые разницы по ним не возникают, так как задолженность работника — немонетарная статья). Поэтому курс НБУ, сложившийся на дату утверждения командировочных расходов, в данном случае не важен и никакой роли не играет. Так что его использовать не нужно (ведь валютные операции уже отражены по курсу на дату авансирования — когда снималась наличность/осуществлялись расчеты с использованием КПК и дальнейшему пересчету не подлежат).

Поскольку в данном случае работник снимал в банкомате наличными только сумму суточных, а остальные расчеты осуществлял безналичным способом с применением КПК, то авансовый отчет подавать не нужно. Хотя подача авансового отчета может быть предусмотрена внутренними документами предприятия. Подробнее об авансовом отчете см. статью «Авансовый отчет по командировке» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2024, № 75.

В учете операции отразятся следующим образом (курсы валют — условные):

* Подробнее о загрансуточных см. статью «Суточные при заграничных командировках» // «Налоги & бухучет», 2024, № 75.

Использование гривневой КПК в загранкомандировке