Гривнева КПК у закордонному відрядженні

Коли кошти вважаються виданими під звіт?

Одразу скажемо, що видача авансу на закордонне відрядження в гривні (у тому числі шляхом перерахування на КПК) законодавством не заборонена. На додаток цю можливість підтверджує і п. 5 розд. III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (на яку за бажанням можуть орієнтуватися і небюджетні (комерційні) підприємства).

У такому разі, передусім, слід врахувати, що ні видача КПК працівникові, ні зарахування коштів для відрядження на КПК ще не означають видачу працівникові авансу (грошей) під звіт. А

тобто при знятті працівником готівки в банкоматі або при проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК.

Придбання інвалюти. Особливість використання гривневої КПК у закордонному відрядженні в тому, що при розрахунках за кордоном гривневою КПК операції конвертуються у валюту країни перебування. Тобто фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом.

Тому при придбанні іноземної валюти завжди виникатиме різниця між ринковим (комерційним) курсом валюти (тобто тим курсом, за яким валюта придбана) й офіційним курсом НБУ. Така різниця не є курсовою і:

— якщо ринковий (комерційний) курс > курсу НБУ (що найчастіше і буває) — то таку різницю відносять на витрати (Дт 942 «Витрати на купівлю-продаж іноземної валюти»), а

— якщо ринковий (комерційний) курс виявився < курсу НБУ — то різницю включають до складу доходів (Кт 711 «Дохід від купівлі-продажу іноземної валюти»).

При цьому вартість комісійних послуг банку за придбання іноземної валюти відносять до складу адміністративних витрат (Дт 92, п. 18 НП(С)БО 16 «Витрати»).

Витрати на відрядження

Коли витрати на закордонне відрядження з гривневої КПК відображати в обліку?

Момент відображення витрат. За бухобліковими правилами витрати на відрядження в обліку відображають на дату затвердження керівником підприємства витрат (на підставі поданого працівником авансового звіту та/або підтвердних документів) на відрядження.

Підтвердні документи. Щодо подання авансового звіту слід нагадати, що якщо працівник у відрядженні здійснював розрахунки виключно в безготівковій формі (із застосуванням корпоративних або особистих платіжних інструментів чи їх реквізитів) та/або знімав готівкою в банкоматі тільки суму добових, то за відсутності оподатковуваного доходу авансовий звіт не складається і не подається. Хоча підприємство може вирішити не відмовлятися від зручного авансового звіту, а продовжувати його використовувати і далі. У будь-якому разі подати документи про відрядження працівникові треба до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому завершено відрядження.

До того ж, як передбачено п.п. 170.9.2 ПКУ, при безготівкових розрахунках з використанням КПК для підтвердження витрат у загальному випадку досить виписки з рахунку, до якого емітована платіжна картка. Детальніше про підтвердження витрат на відрядження див. статті «Авансовий звіт щодо відрядження» // «Податки & бухоблік», 2024, № 75 і «Підтвердні документи на відрядження» // «Податки & бухоблік», 2024, № 75.

Який курс НБУ застосовувати? Оскільки витрати за закордонним відрядженням виникають в інвалюті, то застосовують правила обліку валютних операцій, установлені НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». Згідно із цими правилами:

— операції у валюті визнають за курсом НБУ на дату здійснення операції (п. 5 НП(С)БО 21) і

— якщо першою подією був аванс, то витрати в інвалюті перераховують за курсом НБУ на дату перерахування авансу (п. 6 НП(С)БО 21).

Ну а оскільки в цьому випадку першою подією була видача авансу (тобто авансування працівника відбувається при знятті готівкової валюти в банкоматі або проведенні розрахунків з використанням КПК), то для перерахування витрат на відрядження з валюти в гривні важливі курси НБУ на дати цих операцій.

Тому в разі використання гривневої КПК у закордонному відрядженні

Простіше кажучи, на дату затвердження витрат на відрядження їх перераховують за курсами НБУ, що діяли на дати, коли працівник витрачав кошти з КПК.

Причому навіть якщо зняття готівки (здійснення розрахунків) з використанням КПК здійснювалося в один день, а придбання валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в іншій. У такому разі видачу працівникові авансу зазвичай відображають з використанням субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» (Дт 372 — Кт 333), а розбіжності, які виникли через різні курси НБУ на такі дати, закривають проводками: Дт 949 — Кт 333 або Дт 333 — Кт 719.

І оскільки в цьому випадку першою подією було авансування — видача авансу, то за валютними правилами надалі такі суми не перераховують (курсові різниці за ними не виникають, оскільки заборгованість працівника — немонетарна стаття). Тому курс НБУ, що склався на дату затвердження витрат на відрядження, в цьому випадку не важливий і жодної ролі не відіграє. Тож його використовувати не треба (адже валютні операції вже відображені за курсом на дату авансування — коли знімалася готівка / здійснювалися розрахунки з використанням КПК — і подальшому перерахунку не підлягають).

Оскільки в цьому випадку працівник знімав у банкоматі готівкою тільки суму добових, а інші розрахунки здійснював безготівковим способом із застосуванням КПК, то авансовий звіт подавати не треба. Хоча подання авансового звіту може бути передбачене внутрішніми документами підприємства. Детальніше про авансовий звіт див. статтю «Авансовий звіт щодо відрядження» // «Податки & бухоблік», 2024, № 75.

В обліку операції відобразяться таким чином (курси валют — умовні):

* Детальніше про закордонні добові див. статтю «Добові при закордонних відрядженнях» // «Податки & бухоблік», 2024, № 75.

Використання гривневої КПК у закордонному відрядженні