Коворкинг: договоры и учет

Что такое коворкинг

Это слово уже давно и крепко вошло в наш лексикон.

Коворкинг (англ. Co-working — «совместная работа») — модель организации работы людей с разным типом занятости в едином рабочем пространстве. Основная суть коворкинга — территориальное объединение и организация сообщества для более эффективной работы участников.

Проще говоря, коворкинг — это коллективный офис, в котором одновременно работают люди из разных компаний, деятельность которых может быть вообще никак не связана между собой.

По большому счету,

Сроки такой аренды могут колебаться в диапазоне от нескольких часов до нескольких лет, в зависимости от потребности конкретного арендатора (коворкера). Ими могут быть как физические, так и юридические лица, которым нужные коворк-офисы, чтобы выполнять там свою работу. Такая форма организации труда позволяет коворкерам оптимизировать свои расходы. В свою очередь, коворк-центры предоставляют коворкерам рабочие места на определенный срок и за плату.

Это, так сказать, классический подход к коворкингу. Вместе с тем коворк-центры постоянно расширяют перечень своих услуг. Кроме стандартных услуг коворкинга, они предлагают воспользоваться мебелью и техникой для организации рабочего места дома, осуществляют доставку еды и напитков, предоставляют услуги виртуального офиса.

Например, таких как почтовый адрес, прием и обработка входящей корреспонденции, телефонные номера, прием звонков (оператор или автоответчик), аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч, веб-хостинг, IT-обслуживание.

Именно услуги виртуального офиса, по прогнозам специалистов, будут иметь активное развитие. В связи с глобальным трендом удаленной работы содержать собственные офисы для многих компаний станет нецелесообразным, и гибкий виртуальный офис будет для них прекрасной альтернативой.

В первую очередь ІТишникам-стартаперам. Средства, сэкономленные на аренде и бытовых расходах, они могут инвестировать в исследования, разработки и маркетинг. Да и вообще, такая схема организации рабочего места вполне приемлема для большинства компаний, которые осуществляют разнообразную IT-деятельность: тестирование, программные разработки и т. п.

Кроме того, IT-компании могут использовать коворк-схему с целью оптимизации своей организационной структуры (оформляя свой собственный офис с наемными работниками как коворк-центр, который сдает в аренду рабочие места). Поэтому эта статья будет полезной и для них.

Заключаем договор

У предприятия, которое решило заняться коворкингом, прежде всего возникает необходимость урегулировать вопросы этой деятельности в правовой плоскости. И в первую очередь:

Здесь все зависит от того, какую услугу хочет получить клиент от коворк-центра.

В случае стандартной аренды рабочих мест (мебели, техники) оформляют договор аренды. Ведь предметом договора аренды может быть вещь, которая определена индивидуальными признаками и которая сохраняет свой первоначальный вид при неоднократном использовании (ч. 1 ст. 760 ГКУ).

Попадаются случаи, когда коворкер арендует для работы само помещение (или его часть), а оборудование на рабочее место привозит свое. Такие отношения опосредуют договором аренды здания или другого капитального сооружения (их ли отдельной части).

Если арендуется и помещение, и оборудование для работы, можно заключить смешанный договор (ч. 2 ст. 628 ГКУ) (чтобы не заключать отдельно договоры на аренду помещения и оборудования).

Аренду мебели и техники для организации рабочего места дома можно оформить договором проката (ч. 1 ст. 787 ГКУ). А доставку напитков и еды, услуги виртуального офиса оформляют договором о предоставлении услуг.

Если речь идет о договоре проката оборудования, письменной формы он не требует. Ведь договор проката — это публичный договор, который является договором присоединения (ст. 787 ГКУ).

В отношении договора аренды оборудования все немного сложнее. В таком случае письменный договор аренды обязательно заключать только тогда, когда коворкер — юрлицо (см. ч. 1 ст. 208 ГКУ). Если же коворкер — физлицо и он согласен на устную форму договора, то предоставлять в аренду ему офисное оборудование, в принципе, можно и без письменного договора аренды. При этом желательно, чтобы он уплачивал за аренду непосредственно перед тем, как приступить к работе на арендованном им рабочем месте. Это даст основания считать, что сделка полностью выполнена в момент совершения (ч. 1 ст. 206 ГКУ).

Договор аренды здания или другого капитального сооружения (или их отдельной части) обязательно заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 793 ГКУ). О его нотариальном удостоверении здесь не говорим, потому что оно требуется, только если аренда будет продолжаться три года и больше (ч. 1 ст. 793 ГКУ), а для коворкинга такие продолжительные сроки не присущи.

Бухгалтерский учет

Все операции, осуществляемые коворк-центром, отражают в бухгалтерском учете по общим правилам. То есть никаких учетных особенностей именно для коворк-центров бухнормативка не устанавливает.

Или на счетах бухгалтерского учета класса 1 «Необоротные активы», или на субсчете 116 «Предметы проката» (если они являются движимым имуществом и приобретены специально, чтобы сдавать их напрокат).

Передачу имущества в аренду отражают только в аналитическом учете. Такую передачу следует сопровождать актом приема-передачи (как и в случае с обычной арендой).

Факт предоставления услуг коворкинга фиксируют актом приема-передачи предоставленных услуг. Впрочем как заменитель такого акта можно использовать оплаченный счет-фактуру (письма Минфина от 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, от 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339).

Амортизацию предоставленных коворкерам необоротных активов коворк-центр начисляет согласно правилам, установленным для таких активов. Исключение составляют объекты инвестиционной недвижимости, учет которых осуществляют по справедливой стоимости. По ним амортизацию не начисляют.

Суммы начисленной амортизации отражают по дебету счета 23 «Производство», формируя себестоимость коворкинговых услуг. Впоследствии себестоимость реализованных услуг списывают на субсчет 903. Доход от коворкинга отражают по кредиту субсчета 703 «Доход от реализации работ и услуг» (см. письмо Минфина от 22.09.2010 № 31-34020-20-27/25329). Если у вас долгосрочный коворкинг и вы ежемесячно не подписываете акт предоставленных услуг, то согласно пп. 10 — 14 НП(С)БУ 15 «Доход» доход определяйте на каждую дату баланса.

Если коворк-центр несет расходы, связанные с предоставлением имущества в аренду (например, благоустройство и уборка помещений, техническое обслуживание оборудования и т. п.), то их тоже отражают в составе себестоимости коворкинговых услуг (Дт 23). Так же логично учитывать расходы, связанные с передачей в коворкинг объекта инвестнедвижимости. На себестоимость соответствующих услуг лягут и расходы на доставку еды и напитков, а также расходы на содержание и обслуживание виртуального офиса (заработная плата секретарей, IT-специалистов, стоимость услуг связи и т. п.).

Прекращать начисление амортизации вследствие простоя необоротных активов не надо. Ведь по требованиям п. 23 НП(С)БУ 7 «Основные средства» начисление амортизации приостанавливают только на период реконструкции, модернизации, достройки, дооборудования и консервации ОС.

При этом сумму амортизации по производственным активам, которые простаивают, в случае предоставления услуг относят в состав прочих расходов операционной деятельности корреспонденцией Дт 949 — Кт 131.

Налог на прибыль

Объектом налогообложения для коворк-центра — плательщика налога на прибыль является его финрезультат, определенный по правилам бухгалтерского учета (п.п. 134.1.1 НКУ).

Если коворк-центр — высокодоходник или малодоходник, который добровольно считает налоговые разницы, то он проводит обычные амортизационные корректировки по всем своим необоротным активам (кроме инвестнедвижимости, которая учитывается по справедливой стоимости, и МНМА, стоимость которых не превышает 20000 грн). То есть согласно пп. 138.1, 138.2 НКУ

Больше никаких прибыльных корректировок в отношении необоротных активов коворк-центр не делает. Исключение из этого правила составляют необоротные активы, которые коворк-центр признает инвестиционной недвижимостью и оценивает по справедливой стоимости, а также МНМА стоимостью не больше 20 тыс. грн. По ним амортизационные корректировки не осуществляют даже высокодоходники (см. БЗ 102.05 и БЗ 102.05).

Что касается амортизации активов, которые простаивают (это актуально для предприятий-высокодоходников), то приостанавливать ее в налоговом учете не надо. Хотя раньше налоговики достаточно скептически относились к налоговой амортизации за периоды, когда ОС фактически не использовались. Такие ОС налоговики безосновательно приравнивали к непроизводственным ОС (не предназначенным для использования в хозяйственной деятельности), по которым права на налоговую амортизацию нет (п.п. 138.3.2 НКУ).

Однако нынешние разъяснения налоговиков свидетельствуют (БЗ 102.05), что

Теперь несколько слов о расходах на благоустройство территории коворк-центра (оплата услуг дизайнера, приобретение картин, цветов и т. п.) и о расходах на угощение его посетителей. Такие расходы при определении прибыльного объекта налогообложения учитывают на общих основаниях. То есть корректировать бухфинрезультат на стоимость таких расходов не надо.

Подтверждают это и налоговики. Они говорят (см. письма ГФСУ от 16.04.2018 № 1601/6/99-99-15-02-02-15/ІПК и от 20.04.2018 № 1765/6/99-99-15-03-02-15/ІПК), что НКУ

Такие операции в налоговоприбыльном учете отражают по бухгалтерским правилам.

Единый налог

Коворкинг для единоналожников не запрещен. Но таким плательщикам важно помнить об ограничении.

Во-первых, плательщикам единого налога — физическим лицам разрешено предоставлять в аренду нежилые помещения и/или их части, общая площадь которых не превышает 900 квадратных метров (п.п. 291.5.3 НКУ).

Во-вторых, второгруппники могут предоставлять услуги только физическим лицам (населению) и/или другим плательщикам единого налога (п.п. 2 п. 291.4 НКУ).

В-третьих, единоналожникам-коворкерам важно зарегистрировать все осуществляемые виды деятельности в единоналожном Реестре.

Кстати, вопрос правильной идентификации КВЭД важен для единоналожников-коворкеров не только потому, что надо зарегистрировать его в Реестре, но еще и потому, что от этого зависит необходимость уплаты земельного налога.

Налоговики говорят (см. письмо ГУ ГНС в Харьковской обл. от 27.10.2020 № 4442/ІПК/20-40-04-03-20): налоговые обязательства по земельному налогу не будут возникать, если деятельность единщика

Мы считаем, что наличие такого признака будет зависеть от того, что прописано в договоре.

Если по договору коворкинга в аренду передают только оборудование, его не будет. Соответственно земельный налог уплачивать не нужно.

Если из договора следует, что в аренде находится само помещение (его часть), признак есть. Следовательно, земельный налог придется заплатить.

Сами налоговики не берутся идентифицировать деятельность по коворкингу согласно КВЭД. По этому вопросу они рекомендуют обращаться в Госстат. Хотя, по нашему мнению, здесь все достаточно очевидно.

Стандартные для коворк-центров КВЭДы: 77.33 «Предоставление в аренду офисных машин и оборудования, в том числе компьютеров» и 68.20 «Предоставления в аренду и эксплуатацию собственного или арендованного недвижимого имущества», а также 77.29 «Прокат прочих бытовых изделий и предметов личного потребления» (если имеет место коворкинг с оформлением договора проката). А в зависимости от того, какие дополнительные услуги вы будете предоставлять, вам, возможно, понадобятся такие коды КВЭД:

— 82.11 «Предоставление комбинированных офисных административных услуг»;

— 82.19 «Фотокопирование, подготовка документов и прочая специализированная вспомогательная офисная деятельность»;

— 82.20 «Деятельность телефонных центров»;

— 82.30 «Организация конгрессов и торговых выставок»;

— 82.99 «Предоставление прочих вспомогательных коммерческих услуг»;

— 62.01 «Компьютерное программирование»;

— 62.02 «Консультирование по вопросам информатизации»;

— 62.03 «Деятельность по управлению компьютерным оборудованием»;

— 62.09 «Прочая деятельность в сфере информационных технологий и компьютерных систем»;

— 63.11 «Обработка данных, размещения информации на веб-узлах и связанная с ними деятельность; веб-порталы»;

— 63.99 «Предоставление прочих информационных услуг, н.о.д.г.»;

— 70.22 «Консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления» и т. п.

НДС

Операция по передаче активов в рамках коворкинга не является объектом обложения НДС. Ведь по своей сути она мало чем отличается от обычной аренды, а передача объекта аренды в пользование не является поставкой товара (п.п. 14.1.191 НКУ), и необъектный статус такой операции указан в п.п. 196.1.2 НКУ. Зато

НДС-обязательства начисляют по правилу первого события (п. 187.1 НКУ). На эту же дату (на которую возникли налоговые обязательства) составляется и налоговая накладная (НН).

Если клиентом является юрлицо (или ФЛП) — плательщик НДС, НН составляют на него. Если же клиенты — физические лица — фрилансеры или юрлица-неНДСники, НН составляют на неплательщика НДС (условный ИНН — 100000000000) с типом причины «02». Если за услуги коворкинга вам платят наличными или рассчитываются картой через POS-терминал*, можно составить итоговую НН с типом причины «11». Кроме того, на постоянных клиентов может быть составлена сводная НН (п. 201.4 НКУ). Как и в каких случаях это можно сделать, читайте в статье «Сводная ритмичная налоговая накладная» // «Налоги & бухучет», 2024, № 79 (ср. ).

* В таком случае вам обязательно понадобится РРО/ПРРО. В то же время при условии дистанционной оплаты таких услуг без кассового аппарата можно обойтись на основании п. 14 ст. 9 Закона об РРО (см. письмо ГНСУ от 14.05.2024 № 2701/ІПК/99-00-07-04-01 ІПК).

В графе 3.3 НН при поставке услуг по коворкингу могут указываться коды предоставленных услуг «68.20», «77.29», «77.33», «82.19» и т. п.

Здесь все зависит от того, на какое время вы предоставляете рабочее место и как оформляете первичный документ. Если вы устанавливаете плату за арендованные рабочие места по часам, единицей измерения услуги будет «год» (код «0175»), если посуточно — «доб» (код «0174»), если понедельно — «тижд» (код «0173»), если помесячно — «міс» (код «0171»). Кроме того, коворк-центры, которые предоставляют коворкерам помещение и плату за эту услугу устанавливают в зависимости от площади, могут указывать единицу измерения «м²» (код «0123»).

Кстати, итоговую НН (с типом причины «11») заполняют в общем порядке. То есть графы 4, 5, 6 и 7 тоже подлежат заполнению (см. статью «Налоговая накладная по ежедневным итогам операций» // «Налоги & бухучет», 2024, № 79). Хотя нарушение этого правила ничем не грозит.

Напоследок отметим: входящий НДС по товарам, которые приобретаются с целью предоставления услуг коворкинга и используются в процессе предоставления этих услуг, включается в состав налогового кредита. При этом, поскольку эти товары используются в процессе осуществления налогооблагаемых операций, дополнительное начисление налоговых обязательств, установленных п. 198.5 НКУ, не осуществляется. Такой вывод налоговики озвучили, говоря об НДС, уплаченном в стоимости приобретения пищевых продуктов (кофе, чай, печенье, конфеты) и товаров хозяйственного назначения (салфетки, туалетная бумага, мыло, пакеты для мусора и т. п.) для посетителей коворк-центра (см. письмо ГФСУ от 20.04.2018 № 1765/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Учитываем услуги коворкинга