Коворкінг: договори та облік

Що таке коворкінг

Це слово вже давно й міцно увійшло до нашого лексикону.

Коворкінг (англ. Co-working — «спільна робота») — модель організації роботи людей з різним типом зайнятості в єдиному робочому просторі. Основна суть коворкінгу — територіальне об’єднання та організація спільноти для більш ефективної роботи учасників.

Простіше кажучи, коворкінг — це колективний офіс, у якому одночасно працюють люди з різних компаній, діяльність яких може бути взагалі ніяк не пов’язана між собою.

За великим рахунком,

Строки такої оренди можуть коливатися в діапазоні від кількох годин до кількох років, залежно від потреби конкретного орендаря (коворкера). Ними можуть бути як фізичні, так і юридичні особи, яким потрібні коворк-офіси, аби виконувати там свою роботу. Така форма організації праці дозволяє коворкерам оптимізувати свої витрати. Своєю чергою, коворк-центри надають коворкерам робочі місця на певний строк і за плату.

Це, так би мовити, класичний підхід до коворкінгу. Разом з тим коворк-центри постійно розширюють перелік своїх послуг. Окрім стандартних послуг коворкінгу, вони пропонують скористатися меблями і технікою для організації робочого місця вдома, здійснюють доставку їжі і напоїв, надають послуги віртуального офісу.

Наприклад, таких як поштова адреса, приймання та обробка вхідної кореспонденції, телефонні номери, приймання дзвінків (оператор або автовідповідач), оренда переговорних кімнат і конференц-залів для ділових зустрічей, вебхостинг, ІТ-обслуговування.

Саме послуги віртуального офісу, за прогнозами фахівців, матимуть активний розвиток. У зв’язку з глобальним трендом віддаленої роботи утримувати власні офіси для багатьох компаній стане недоцільним, і гнучкий віртуальний офіс буде для них прекрасною альтернативою.

Насамперед ІТівцям-стартаперам. Кошти, зекономлені на оренді та побутових витратах, вони можуть інвестувати в дослідження, розробки та маркетинг. Та й узагалі, така схема організації робочого місця цілком прийнятна для більшості компаній, які провадять різноманітну IT-діяльність: тестування, програмні розробки тощо.

Крім того, ІТ-компанії можуть використовувати коворк-схему з метою оптимізації своєї організаційної структури (оформляючи свій власний офіс з найманими працівниками як коворк-центр, що здає в оренду робочі місця). Тож ця стаття буде корисною і для них.

Укладаємо договір

Підприємство, яке вирішило зайнятися коворкінгом, перш за все постає перед необхідністю врегулювати питання цієї діяльності у правовій площині. І насамперед:

Тут усе залежить від того, яку послугу хоче отримати клієнт від коворк-центру.

У разі стандартної оренди робочих місць (меблів, техніки) оформляють договір оренди. Адже предметом договору оренди може бути річ, яка визначена індивідуальними ознаками і яка зберігає свій первісний вигляд при неодноразовому використанні (ч. 1 ст. 760 ЦКУ).

Трапляються випадки, коли коворкер орендує для роботи саме приміщення (або його частину), а обладнання на робоче місце привозить своє. Такі відносини опосередковуються договором оренди будівлі або іншої капітальної споруди (чи їх окремої частини).

Якщо орендується і приміщення, і устаткування для роботи, можна укласти змішаний договір (ч. 2 ст. 628 ЦКУ) (щоб не укладати окремо договори на оренду приміщення і устаткування).

Оренду меблів і техніки для організації робочого місця вдома можна оформити договором прокату (ч. 1 ст. 787 ЦКУ). А доставку напоїв і їжі, послуги віртуального офісу оформляють договором про надання послуг.

Якщо йдеться про договір прокату обладнання, письмової форми він не потребує. Адже договір прокату — це публічний договір, який є договором приєднання (ст. 787 ЦКУ).

Щодо договору оренди обладнання все трохи складніше. В такому випадку письмовий договір оренди обов’язково укладати тільки тоді, коли коворкер — юрособа (див. ч. 1 ст. 208 ЦКУ). Якщо ж коворкер — фізособа і він згоден на усну форму договору, то надавати в оренду йому офісне обладнання, в принципі, можна і без письмового договору оренди. При цьому бажано, аби він сплачував за оренду безпосередньо перед тим, як стати до роботи на орендованому ним робочому місці. Це дасть підстави вважати, що правочин повністю виконано в момент вчинення (ч. 1 ст. 206 ЦКУ).

Договір оренди будівлі або іншої капітальної споруди (чи їх окремої частини) обов’язково укладається в письмовій формі (ч. 1 ст. 793 ЦКУ). Про його нотаріальне посвідчення тут не говоримо, бо воно вимагається, тільки якщо оренда триватиме три роки і більше (ч. 1 ст. 793 ЦКУ), а для коворкінгу такі довгі строки не притаманні.

Бухгалтерський облік

Усі операції, здійснювані коворк-центром, відображають у бухгалтерському обліку за загальними правилами. Тобто жодних облікових особливостей саме для коворк-центрів бухнормативка не встановлює.

Або на рахунках бухгалтерського обліку класу 1 «Необоротні активи», або на субрахунку 116 «Предмети прокату» (якщо вони є рухомим майном і придбані спеціально, аби здавати їх напрокат).

Передачу майна в оренду відображають тільки в аналітичному обліку. Таку передачу слід супроводжувати актом приймання-передачі (як і у випадку зі звичайною орендою).

Факт надання послуг коворкінгу фіксують актом приймання-передачі наданих послуг. Втім як замінник такого акта можна використати оплачений рахунок-фактуру (листи Мінфіну від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339).

Амортизацію наданих коворкерам необоротних активів коворк-центр нараховує згідно з правилами, установленими для таких активів. Виняток становлять об’єкти інвестиційної нерухомості, облік яких здійснюють за справедливою вартістю. За ними амортизацію не нараховують.

Суми нарахованої амортизації відображають за дебетом рахунка 23 «Виробництво», формуючи собівартість коворкінгових послуг. Згодом собівартість реалізованих послуг списують на субрахунок 903. Дохід від коворкінгу відображають за кредитом субрахунку 703 «Дохід від реалізації робіт і послуг» (див. лист Мінфіну від 22.09.2010 № 31-34020-20-27/25329). Якщо у вас довгостроковий коворкінг і ви щомісячно не підписуєте акт наданих послуг, то згідно з пп. 10 — 14 НП(С)БО 15 «Дохід» дохід визначайте на кожну дату балансу.

Якщо коворк-центр несе витрати, пов’язані з наданням майна в оренду (наприклад, благоустрій і прибирання приміщень, технічне обслуговування устаткування тощо), то їх теж відображають у складі собівартості коворкінгових послуг (Дт 23). Так само логічно обліковувати витрати, пов’язані з передачею в коворкінг об’єкта інвестнерухомості. На собівартість відповідних послуг ляжуть і витрати на доставку їжі і напоїв, а також витрати на утримання та обслуговування віртуального офісу (заробітна плата секретарів, ІТ-фахівців, вартість послуг зв’язку тощо).

Припиняти нарахування амортизації унаслідок простою необоротних активів не треба. Адже за вимогами п. 23 НП(С)БО 7 «Основні засоби» нарахування амортизації призупиняють лише на період реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання та консервації ОЗ.

При цьому суму амортизації за виробничими активами, що простоюють, у разі надання послуг відносять до складу інших витрат операційної діяльності кореспонденцією Дт 949 — Кт 131.

Податок на прибуток

Об’єктом оподаткування для коворк-центру — платника податку на прибуток є його фінрезультат, визначений за правилами бухгалтерського обліку (п.п. 134.1.1 ПКУ).

Якщо коворк-центр — високодохідник або малодохідник, що добровільно рахує податкові різниці, то він проводить звичайні амортизаційні коригування за всіма своїми необоротними активами (окрім інвестнерухомості, що обліковується за справедливою вартістю, і МНМА, вартість яких не перевищує 20000 грн). Тобто згідно з пп. 138.1, 138.2 ПКУ

Більше жодних прибуткових коригувань щодо необоротних активів коворк-центр не робить. Виняток із цього правила становлять необоротні активи, які коворк-центр визнає інвестиційною нерухомістю і оцінює за справедливою вартістю, а також МНМА вартістю не більше 20 тис. грн. За ними амортизаційні коригування не здійснюють навіть високодохідники (див. БЗ 102.05 і БЗ 102.05).

Що стосується амортизації активів, що простоюють (це актуально для підприємств-високодохідників), то призупиняти її в податковому обліку не треба. Хоча раніше податківці досить скептично ставилися до податкової амортизації за періоди, коли ОЗ фактично не використовувалися. Такі ОЗ податківці безпідставно прирівнювали до невиробничих ОЗ (не призначених для використання в господарській діяльності), за якими права на податкову амортизацію немає (п.п. 138.3.2 ПКУ).

Проте нинішні роз’яснення податківців свідчать (БЗ 102.05), що

Тепер декілька слів про витрати на благоустрій території коворк-центру (оплата послуг дизайнера, придбання картин, квітів тощо) і про витрати на пригощання його відвідувачів. Такі витрати при визначенні прибуткового об’єкта оподаткування обліковують на загальних підставах. Тобто коригувати бухфінрезультат на вартість таких витрат не треба.

Підтверджують це і податківці. Вони говорять (див. листи ДФСУ від 16.04.2018 № 1601/6/99-99-15-02-02-15/ІПК і від 20.04.2018 № 1765/6/99-99-15-03-02-15/ІПК), що ПКУ

Такі операції в податковоприбутковому обліку відображають за бухгалтерськими правилами.

Єдиний податок

Коворкінг для єдиноподатників не заборонений. Але таким платникам важливо пам’ятати про обмеження.

По-перше, платникам єдиного податку — фізичним особам дозволено надавати в оренду нежитлові приміщення та/або їх частини, загальна площа яких не перевищує 900 квадратних метрів (п.п. 291.5.3 ПКУ).

По-друге, другогрупники можуть надавати послуги тільки фізичним особам (населенню) та/або іншим платникам єдиного податку (п.п. 2 п. 291.4 ПКУ).

По-третє, єдиноподатникам-коворкерам важливо зареєструвати усі здійснювані види діяльності в єдиноподатковому Реєстрі.

До речі, питання правильної ідентифікації КВЕД важливе для єдиноподатників-коворкерів не лише тому, що треба зареєструвати його в Реєстрі, але ще й тому, що від цього залежить необхідність сплати земельного податку.

Податківці говорять (див. лист ГУ ДПС у Харківській обл. від 27.10.2020 № 4442/ІПК/20-40-04-03-20): податкові зобов’язання з земельного податку не виникатимуть, якщо діяльність єдинника

Ми вважаємо, що наявність такої ознаки залежатиме від того, що прописано в договорі.

Якщо за договором коворкінгу в оренду передають тільки устаткування, її не буде. Відповідно земельний податок платити не потрібно.

Якщо з договору випливає, що в оренді знаходиться саме приміщення (його частина), ознака є. Отже, земельний податок доведеться заплатити.

Самі податківці не беруться ідентифікувати діяльність із коворкінгу згідно з КВЕД. З цього питання вони рекомендують звертатися в Держстат. Хоча, на нашу думку, тут все доволі очевидно.

Стандартні для коворк-центрів КВЕДи: 77.33 «Надання в оренду офісних машин і устаткування, у тому числі комп’ютерів» і 68.20 «Надання в оренду й експлуатацію власного або орендованого нерухомого майна», а також 77.29 «Прокат інших побутових виробів і предметів особистого вжитку» (якщо має місце коворкінг з оформленням договору прокату). А залежно від того, які додаткові послуги ви будете надавати, вам, можливо, знадобляться такі коди КВЕД:

— 82.11 «Надання комбінованих офісних адміністративних послуг»;

— 82.19 «Фотокопіювання, підготування документів та інша спеціалізована допоміжна офісна діяльність»;

— 82.20 «Діяльність телефонних центрів»;

— 82.30 «Організація конгресів і торговельних виставок»;

— 82.99 «Надання інших допоміжних комерційних послуг»;

— 62.01 «Комп’ютерне програмування»;

— 62.02 «Консультування з питань інформатизації»;

— 62.03 «Діяльність із керування комп’ютерним устаткуванням»;

— 62.09 «Інша діяльність у сфері інформаційних технологій і комп’ютерних систем»;

— 63.11 «Оброблення даних, розміщення інформації на веб-вузлах і пов’язана з ними діяльність; веб-портали»;

— 63.99 «Надання інших інформаційних послуг, н.в.і.у.»;

— 70.22 «Консультування з питань комерційної діяльності й керування» тощо.

ПДВ

Операція з передачі активів у рамках коворкінгу не є об’єктом оподаткування ПДВ. Адже за своєю сутністю вона мало чим відрізняється від звичайної оренди, а передача об’єкта оренди в користування не є постачанням товару (п.п. 14.1.191 ПКУ), і необ’єктний статус такої операції зазначений у п.п. 196.1.2 ПКУ. Натомість

ПДВ-зобов’язання нараховують за правилом першої події (п. 187.1 ПКУ). На цю ж дату (на яку виникли податкові зобов’язання) складається і податкова накладна (ПН).

Якщо клієнтом є юрособа (чи ФОП) — платник ПДВ, ПН складають на нього. Якщо ж клієнти — фізичні особи — фрілансери або юрособи-неПДВшники, ПН складають на неплатника ПДВ (умовний ІПН — 100000000000) з типом причини «02». Якщо за послуги коворкінгу вам платять готівкою або розраховуються карткою через POS-термінал*, можна скласти підсумкову ПН із типом причини «11». Крім того, на постійних клієнтів може бути складена зведена ПН (п. 201.4 ПКУ). Як і в яких випадках це можна зробити, читайте в статті «Зведена ритмічна податкова накладна» // «Податки & бухоблік», 2024, № 79 (ср. ).

* В такому разі вам обов’язково знадобиться РРО / ПРРО. Водночас за умови дистанційної оплати таких послуг без касового апарата можна обійтися на підставі п. 14 ст. 9 Закону про РРО (див. лист ДПСУ від 14.05.2024 № 2701/ІПК/99-00-07-04-01 ІПК).

У графі 3.3 ПН при постачанні послуг з коворкінгу можуть зазначатися коди наданих послуг «68.20», «77.29», «77.33», «82.19» тощо.

Тут усе залежить від того, на який час ви надаєте робоче місце і як оформляєте первинний документ. Якщо ви встановлюєте плату за орендовані робочі місця погодинно, одиницею виміру послуги буде «год» (код «0175»), якщо подобово — «доб» (код «0174»), якщо потижнево — «тижд» (код «0173»), якщо помісячно — «міс» (код «0171»). Крім того, коворк-центри, які надають коворкерам приміщення і плату за цю послугу встановлюють залежно від площі, можуть вказувати одиницю виміру «м²» (код «0123»).

До речі, підсумкову ПН (з типом причини «11») заповнюють у загальному порядку. Тобто графи 4, 5, 6 і 7 теж підлягають заповненню (див. статтю «Податкова накладна за щоденними підсумками операцій» // «Податки & бухоблік», 2024, № 79). Хоча порушення цього правила нічим не загрожує.

Наостанок зазначимо: вхідний ПДВ за товарами, які придбаваються з метою надання послуг коворкінгу і використовуються в процесі надання цих послуг, включається до складу податкового кредиту. При цьому, оскільки ці товари використовуються в процесі здійснення оподатковуваних операцій, додаткове нарахування податкових зобов’язань, установлених п. 198.5 ПКУ, не здійснюється. Такий висновок податківці озвучили, говорячи про ПДВ, сплачений у вартості придбання харчових продуктів (кава, чай, печиво, цукерки) та товарів господарського призначення (серветки, туалетний папір, мило, пакети для сміття тощо) для відвідувачів коворк-центру (див. лист ДФСУ від 20.04.2018 № 1765/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Обліковуємо послуги коворкінгу