Общая система налогообложения. Ведение Книги учета доходов и расходов для общесистемщиков

что
заслуживает
внимания

Основное правило

Уточнение

Форма Книги

Форма Книги единая для всех видов деятельности общесистемщиков: в приказе № 1025 ничего не говорится о том, что налоговики могут ее модернизировать (как было ранее).

Стоит отметить, что действующая форма Книги больше приспособлена для торговли

Книгу учета доходов и расходов для определения суммы общего годового налогооблагаемого дохода, утвержденную приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1022, ФЛП-общесистемщики заполнять не должны. Ее ведут обычные физические лица, которые подают декларацию (для получения налоговой скидки или в других целях)

Правильный «старт»

Приобретается в своей налоговой или в специализированном магазине по продаже бухгалтерских и налоговых бланков

Книга имеет вид тетради или блокнота, поэтому при желании ее можно также расчертить в тетради или распечатать с интернета самостоятельно. А вот вести ее в электронном виде (на компьютере) нельзя

После приобретения Книгу необходимо прошнуровать, пронумеровать страницы и зарегистрировать в своей налоговой.

Регистрация осуществляется бесплатно

Осуществлять записи о своих доходах и расходах в Книге необходимо с первого дня работы на общей системе, поэтому тянуть с регистрацией Книги не стоит. В частности, при переходе с упрощенной на общую систему налогообложения регистрация Книги одновременно с подачей отчета единоналожника (подается в течение 5 дней после перехода на общую систему налогообложения) ошибочна и штрафоопасна

Напомним, что предприниматели, работавшие на общей системе налогообложения с начала года, должны были начать вносить записи в новую Книгу с 21.01.2011 г. До этого дня они вели учет доходов и расходов в старой Книге по ф. № 10

Особенности ведения

Книгу ведет отдельно предприниматель и отдельно каждый его работник, реализующий товары (услуги) за наличные.

Каждая Книга должна быть пронумерована, прошнурована и зарегистрирована в налоговой.

Записи в Книге нужно производить шариковой или чернильной ручкой

Если на одной торговой точке часть времени торгует наемный работник (реализатор), а часть времени — сам предприниматель, то Книг все равно должно быть две: одна — для предпринимателя, вторая — для реализатора. Обе Книги необходимо зарегистрировать в налоговой

Если же работников нет или они выполняют деятельность, не связанную с получением наличной оплаты, Книги на них заводить не нужно

Ошибки

Ошибочные записи можно исправлять, но такие исправления предприниматель обязан заверять своей подписью

Обратите внимание! Работник исправления в Книгу может вносить только с заверением их предпринимателем

Графа

Руководство для

предпринимателя

наемного работника

1

2

3

Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)»

Указывается та дата, когда велась деятельность. Если деятельности не было, лучше дату все равно указать и поставить прочерк по графе доходов (чем просто пропустить дату)

Графа 2 «Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на початок звітного періоду (грн.)»

Отражается стоимость остатков товаров (или сырья и материалов) на начало отчетного налогового периода (года¹), рассчитанная исходя из цен приобретения.

Наименование указывать не нужно.

Указывается стоимость не всех товаров, имеющихся на складе, а только тех, оплата за которые еще не поступила

___

¹ Обратите внимание: возможно, для определения чистого дохода налоговые органы будут требовать выводить остатки ТМЦ на начало и конец каждого месяца.

Графа 3 «Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)»

Если получены деньги (или другие блага) от предпринимательской деятельности, отражается доход, во всех остальных случаях (отгрузка товара, подписание акта работ/услуг) дохода нет.

Все, что получено физлицом как гражданином, в предпринимательские доходы (графа 3 Книги) включать нельзя.

Доход, полученный лично предпринимателем в наличной или безналичной форме, указывается итоговой суммой за день (никаких расшифровок, от кого и за что получен доход, не требуется).

Плательщик НДС отражает доход без НДС. Неплательщик записывает всю сумму дохода, не выделяя отдельно НДС.

Раз в месяц (в последний день месяца) в данную графу нужно переносить сумму дохода из Книг работников (независимо от того, как часто они сдают ему выручку).

Итоги по данной графе следует подводить по окончании каждого месяца, квартала и в конце года

Работник отражает доход в своей Книге после каждого факта продажи товара (работ, услуг). При этом указывается общая сумма по чеку (без расшифровки, за что получена выручка). Обратите внимание: наличие РРО (или КУРО с РК) не освобождает работника-продавца от необходимости записывать каждую продажу в графу 3 Книги

Графа 4 «Реквізити документа, що підтверджує понесені витрати»

Заполняется после того, как предприниматель уплатит денежные средства¹.

Сюда записываются название, а также дата и номер документа, подтверждающего факт покупки товаров, работ или услуг (ТТН, налоговой накладной, платежного поручения, фискального чека, акта закупки, акта выполненных работ/предоставленных услуг и других расчетных документов)

___

¹ Тем, кто торгует товарами за наличные, есть смысл осуществлять записи в графе 4 (и в графе 5) Книги сразу после получения товара (даже если он еще не оплачен). Эта мера предосторожности позволит избежать возможного штрафа от налоговиков по ст. 20 Закона об РРО (за торговлю неучтенными товарами) в размере двойной стоимости неучтенных товаров (по ценам продажи). В этом случае, конечно, будет нарушен порядок заполнения Книги, но за такое нарушение если и оштрафуют, то в размере от 51 до 136 грн.

Что же касается оплаты товара, то после того, как предприниматель ее осуществит, он может дописать реквизиты платежного документа в графу 4 Книги рядом с реквизитами накладной (налоговой накладной).

В этой же графе желательно записывать и реквизиты платежных документов, подтверждающих иные расходы, нежели покупка товаров, работ или услуг (например, выплата зарплаты работникам, уплата налогов и сборов, арендной платы и т. п.).

Графа 5 «Загальна вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей (грн.)»

Одновременно с заполнением графы 4 в графу 5 переносится сумма платежа, но только за ТМЦ. Работы, услуги и другие платежи отражаются в других графах Книги.

При этом купленные ТМЦ не расшифровываются по наименованиям.

С 01.04.2011 г. предприниматель заполняет эту графу по «второму событию», когда товары и получены и оплачены.

___

Графа 5 «Загальна вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей (грн.)»

Отражать расходы нельзя, если товар получен, но не оплачен или оплачен, но еще не получен (п.п. 139.1.3 НК). Впрочем, иногда (в частности, при торговле за наличные) лучше заполнять данную графу сразу после получения товара (даже если он еще не оплачен).

Плательщик НДС должен отражать расходы без НДС. Неплательщик НДС может записывать в данную графу всю сумму расходов, не выделяя отдельно НДС.

Данные графы 5 не участвуют в расчете чистого дохода предпринимателя, который выводится в графе 12. Для этих целей используется графа 6

___

Графа 6 «у тому числі, товарів, що реалізовані, товарно-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.)»

Предприниматели, связанные с торговлей, отражают в этой графе покупную стоимость проданных товаров¹. Предприниматели, связанные с производством продукции (работ, услуг), — данные о покупной стоимости запасов, сырья, других ТМЦ, фактически использованных в производстве¹. При этом лучше указывать ТМЦ, использованные в изготовлении продукции (работ, услуг), от реализации которых уже получена выручка.

Вероятно, что эту графу можно заполнять по итогам месяца.

Очень осторожный предприниматель документально оформит расчеты стоимости проданных товаров или использованных ТМЦ

___

¹ Для правильного заполнения графы 6 предприниматель должен выбрать один из методов, по которому он будет учитывать выбытие запасов (метод идентифицированной себестоимости, ФИФО (первый пришел — первый ушел), средневзвешенной себестоимости, нормативных затрат).

При значительной номенклатуре продаваемых товаров, а также предпринимателям-производителям придется вести ведомость учета движения запасов (покупных товаров, сырья, материалов и т. п.) по каждой позиции.

«Внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано)»:

— графа 7 «адреса місця здійснення діяльності, прізвище, ім'я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки найманого працівника або серія та номер пасп.»

Указывается¹ адрес места осуществления деятельности, Ф. И. О. наемного лица и его регистрационный номер (бывший ИНН), а в случае отсутствия такового — серия и номер паспорта

___

— графа 8 «вартість товару, що переміщено (грн.)»

Указывается¹ стоимость товара, переданного² работникам для реализации (по ценам приобретения такого товара у поставщиков)

Отражается стоимость товара полученного для продажи по ценам реализации (не путать с предпринимателем, который в аналогичной графе своей Книги отражает стоимость того же товара, но по ценам закупки).

Расшифровывать полученный товар по наименованию Порядок № 1025 не требует, поэтому стоимость всей партии полученного товара можно отражать общей суммой

Если наемный работник возвращает предпринимателю нереализованный товар с торговой точки, то стоимость такого товара и в Книге предпринимателя и в Книге наемного работника следует отражать в графе 8 со знаком «-»

¹ Заполняется только тем предпринимателем, наемные работники которого производят операции с наличными.

² Такую передачу следует оформлять внутренним документом (акт приема передачи, акт внутреннего перемещения и т. п.).

Графа 9 «Понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.)»

В данную графу заносится выплаченная зарплата (указывается именно начисленная сумма зарплаты, без удержаний ЕСВ и НДФЛ), а также начисления ЕСВ на нее.

ЕСВ-удержания с зарплаты работников в расходы предпринимателя не включаются

___

Графа 10 «Понесені інші витрати, пов'язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.)»

В данную графу вносятся все остальные расходы, непосредственно не связанные с полученным доходом, но необходимые для осуществления деятельности¹.

Стоимость приобретенных работ или услуг отражается в данной графе только после того, как они оплачены исполнителю и получены от него (подписан акт их приема-передачи), т.е по «второму событию» ².

При заполнении данной графы одновременно нужно заполнить графу 4

___

¹ Речь идет о расходах, которые не отражаются в графах 6 и 9, но на которые уменьшается налогооблагаемый доход предпринимателя, а именно: затраты на уплату налогов (обязательных платежей), кроме НДФЛ и стоимости оплаченных торговых патентов; суммы ЕСВ «за себя» (учитываются в расходах на дату фактической уплаты); арендная плата; оплата услуг банка, в том числе за расчетно-кассовое обслуживание; расходы на содержание и эксплуатацию офиса, торговых площадей, транспортных средств и прочие расходы. При этом в графе 4 указываются реквизиты документа, подтверждающего понесенные расходы.

² Напоминаем, что с 1 апреля 2011 года предприниматель не может включать в свои расходы стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных у предпринимателя — плательщика единого налога. Это касается любых затрат (отражаемых в графах 5, 6 и 10).

Графа 11 «Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на кінець звітного періоду (грн.)»

Заполнить данную графу (графу 11) можно, произведя простой расчет: к сумме, указанной в графе 2 (остаток ТМЦ на начало отчетного года), прибавить сумму, указанную в графе 5 (ТМЦ, купленные в течение года), и отнять сумму, указанную в графе 6 (ТМЦ, израсходованные в производстве или проданные в течение отчетного года)

___

¹ По нашему мнению, выводить ежедневные остатки на начало и на конец дня не нужно. Выведение остатков требуется на начало и конец отчетного периода, а им для предпринимателя на общей системе является год. В то же время с учетом того, что предприниматель суммирует показатели доходов и расходов по итогам каждого месяца, квартала, года для определения чистого дохода, возможно, налоговые органы будут требовать выводить остатки ТМЦ на начало и конец каждого месяца.

Графа 12 «Чистий дохід (грн.)
гр. 3 — гр. 6 — гр. 9 — гр. 1»

Заполняется данная графа по формуле, указанной в самой Книге. Из итога по графе 3 (выручка) вычитаются итоги по графе 6, графе 9 и по графе 10

___