Загальна система оподаткування. Ведення книги обліку доходів і витрат для загальносистемників

Що заслуговує на увагу

Основне правило

Уточнення

Форма Книги

Форма Книги єдина для всіх видів діяльності загальносистемників: у наказі № 1025 нічого не зазначено про те, що податківці можуть її модернізувати (як було раніше).
Варто зауважити, що чинна форма Книги більше пристосована для торгівлі

Книгу обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу, затверджену наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1022, ФОП-загальносистемники заповнювати не повинні. Її ведуть звичайні фізичні особи, які подають декларацію (для отримання податкової знижки або в інших цілях)

Правильний «старт»

Отримується у своїй податковій або у спеціалізованому магазині з продажу бухгалтерських і податкових бланків

Книга має вигляд зошита або блокнота, тому за бажанням її можна також розлініювати в зошиті або роздрукувати з Інтернету самостійно. А от вести її в електронному вигляді (на комп'ютері) не можна

Після придбання Книгу необхідно прошнурувати, пронумерувати сторінки та зареєструвати у своїй податковій.
Реєстрація здійснюється безоплатно

Здійснювати записи про свої доходи і витрати у Книзі необхідно з першого дня роботи на загальній системі, тому зволікати з реєстрацією Книги не варто. Зокрема, при переході зі спрощеної на загальну систему оподаткування реєстрація Книги одночасно з поданням звіту єдиноподатника (подається протягом 5 днів після переходу на загальну систему оподаткування) помилкова і штрафонебезпечна

Нагадаємо, що підприємці, що працювали на загальній системі оподаткування з початку року, повинні були почати вносити записи до нової Книги з 21.01.2011 р. До цього дня вони вели облік доходів і витрат у старій Книзі за ф. № 10

Особливості ведення

Книгу веде окремо підприємець і окремо кожен його працівник, що реалізовує товари (послуги) за готівку.
Кожна Книга має бути пронумерована, прошнурована та зареєстрована в податковій.
Записи у Книзі потрібно здійснювати кульковою або чорнильною ручкою

Якщо на одній торговельній точці частину часу торгує найманий працівник (реалізатор), а частину часу — сам підприємець, то Книг усе одно повинно бути дві: одна — для підприємця, друга — для реалізатора. Обидві Книги необхідно зареєструвати в податковій

Якщо ж працівників немає або вони виконують діяльність, не пов'язану з отриманням готівкової оплати, Книги на них заводити не потрібно

Помилки

Помилкові записи можна виправляти, але такі виправлення підприємець зобов'язаний завіряти своїм підписом.

Зверніть увагу! Працівник виправлення до Книги може вносити тільки із завіренням їх підприємцем

Графа

Посібник для

підприємця

найманого працівника

1

2

3

Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)»

Зазначається та дата, коли велася діяльність. Якщо діяльності не було, краще дату все одно зазначити й поставити прокреслення за графою доходів (ніж просто пропустити дату)

Графа 2 «Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на початок звітного періоду (грн.)»

Відображається вартість залишків товарів (або сировини та матеріалів) на початок звітного податкового періоду (року¹), розрахована виходячи з цін придбання.
Найменування зазначати не потрібно.
Указується вартість не всіх товарів, що є на складі, а тільки тих, оплата за яких ще не надійшла

___

¹ Зверніть увагу: можливо, для визначення чистого доходу податкові органи вимагатимуть виводити залишки ТМЦ на початок і кінець кожного місяця.

Графа 3 «Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)»

Якщо отримано гроші (або інші блага) від підприємницької діяльності, відображається дохід, в інших випадках (відвантаження товару, підписання акта робіт/послуг) доходу немає.
Усе, що отримано фізособою як громадянином, до підприємницьких доходів (графа 3 Книги) уключати не можна
Дохід, отриманий особисто підприємцем у готівковій або безготівковій формі, зазначається підсумковою сумою за день (жодних розшифровок, від кого та за що отримано дохід, не потрібно).
Платник ПДВ відображає дохід без ПДВ. Неплатник записує всю суму доходу, не виділяючи окремо ПДВ.

Раз на місяць (в останній день місяця) до цієї графи потрібно переносити суму доходу з книг працівників (незалежно від того, як часто вони здають йому виручку). Підсумки за цією графою слід підбивати після закінчення кожного місяця, кварталу і наприкінці року.

Працівник відображає дохід у своїй Книзі після кожного факту продажу товару (робіт, послуг). При цьому зазначається загальна сума за чеком (без розшифровки, за що отримано виручку).
Зверніть увагу: наявність РРО (або КОРО з РК) не звільняє працівника-продавця від необхідності записувати кожен продаж до графи 3 Книги

Графа 4 «Реквізити документа, що підтверджує понесені витрати»

Заповнюється після того, як підприємець сплатить грошові кошти¹.
Сюди записуються назва, а також дата і номер документа, підтверджуючого факт покупки товарів, робіт або послуг (ТТН, податкової накладної, платіжного доручення, фіскального чека, акта закупівлі, акта виконаних робіт/наданих послуг та інших розрахункових документів)

___

¹ Тим, хто торгує товарами за готівку, є сенс здійснювати записи у графі 4 (і в графі 5) Книги одразу після отримання товару (навіть якщо він ще не оплачений). Цей застережний захід дозволить уникнути можливого штрафу від податківців за ст. 20 Закону про РРО (за торгівлю необлікованими товарами) у розмірі подвійної вартості необлікованих товарів (за цінами продажу). У цьому випадку, звісно, буде порушено порядок заповнення Книги, проте за таке порушення якщо й оштрафують, то в розмірі від 51 до 136 грн.
Що ж до оплати товару, то після того, як підприємець її здійснить, він може дописати реквізити платіжного документа до графи 4 Книги поряд з реквізитами накладної (податкової накладної).
У цій самій графі бажано записувати й реквізити платіжних документів, що підтверджують інші витрати, ніж купівля товарів, робіт або послуг (наприклад, виплата зарплати працівникам, сплата податків і зборів, орендної плати тощо).

Графа 5 «Загальна вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей (грн.)»

Одночасно із заповненням графи 4 до графи 5 переноситься сума платежу, але тільки за ТМЦ. Роботи, послуги та інші платежі відображаються в інших графах Книги.
При цьому куплені ТМЦ не розшифровуються за найменуваннями.

З 01.04.2011 р. підприємець заповнює цю графу за «другою подією», коли товари і отримано і оплачено.

___

Графа 5 «Загальна вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей (грн.)»

Відображати витрати не можна, якщо товар отримано, але не оплачено або оплачено, але ще не отримано (п.п. 139.1.3 ПК). Утім, інколи (зокрема, при торгівлі за готівку) краще заповнювати цю графу одразу після отримання товару (навіть якщо його ще не оплачено).
Платник ПДВ повинен відображати витрати без ПДВ. Неплатник ПДВ може записувати до цієї графи всю суму витрат, не виділяючи окремо ПДВ.
Ці графи 5 не беруть участі в розрахунку чистого доходу підприємця, що виводиться у графі 12. Для цих цілей використовується графа 6

___

Графа 6 «у тому числі, товарів, що реалізовані, товарно-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.)»

Підприємці, пов'язані з торгівлею, відображають у цій графі купівельну вартість проданих товарів¹. Підприємці, пов'язані з виробництвом продукції (робіт, послуг), — дані про купівельну вартість запасів, сировини, інших ТМЦ, фактично використаних у виробництві¹. При цьому краще зазначати ТМЦ, використані у виготовленні продукції (робіт, послуг), від реалізації яких уже отримано виручку.
Імовірно, що цю графу можна заповнювати за підсумками місяця.
Дуже обережний підприємець документально оформить розрахунки вартості проданих товарів або використаних ТМЦ

___

¹ Для правильного заповнення графи 6 підприємець повинен обрати один з методів, за яким він обліковуватиме вибуття запасів (метод ідентифікованої собівартості, ФІФО (перший прийшов — перший пішов), середньозваженої собівартості, нормативних витрат).
При значній номенклатурі товарів, що продаються, а також підприємцям — виробникам доведеться вести відомість обліку руху запасів (купованих товарів, сировини, матеріалів тощо) за кожною позицією.

«Внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано)»:

 — графа 7 «адреса місця здійснення діяльності, прізвище, ім'я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки найманого працівника або серія та номер пасп.»

Зазначається¹ адреса місця здійснення діяльності, П. І. Б. найманої особи та її реєстраційний номер (колишній ІПН), а в разі відсутності такого — серія та номер паспорта

___

— графа 8 «вартість товару, що переміщено (грн.)»

Зазначається¹ вартість товару, переданого² працівникам для реалізації (за цінами придбання такого товару в постачальників)

Відображається вартість товару отриманого за цінами реалізації (не плутати з підприємцем, який в аналогічній графі своєї Книги відображає вартість того ж товару, але за цінами закупівлі).
Розшифровувати отриманий товар за найменуванням Порядок № 1025 не вимагає, тому вартість усієї партії отриманого товару можна відображати загальною сумою

Якщо найманий працівник повертає підприємцю нереалізований товар з торговельної точки, то вартість такого товару і в Книзі підприємця і в Книзі найманого працівника слід відображати у графі 8 зі знаком «-»

¹ Заповнюється тільки тим підприємцем, наймані працівники якого здійснюють операції з готівкою.
² Таку передачу слід оформляти внутрішнім документом (акт прийому передачі, акт внутрішнього переміщення тощо).

Графа 9 «Понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.)»

До цієї графи заноситься виплачена зарплата (зазначається саме нарахована сума зарплати, без утримань ЄСВ і ПДФО), а також нарахування ЄСВ на неї.
ЄСВ-утримання із зарплати працівників до витрат підприємця не включаються

___

Графа 10 «Понесені інші витрати, пов'язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.)»

До цієї графи вносяться всі інші витрати, безпосередньо не пов'язані з отриманим доходом, але необхідні для провадження діяльності¹.
Вартість придбаних робіт або послуг відображається в цій графі тільки після того, як вони сплачені виконавцю та отримані від нього (підписано акт їх прийому-передачі), тобто за «другою подією» ²
При заповненні цієї графи одночасно потрібно заповнити графу 4

___

¹ Ідеться про витрати, що не відображаються у графах 6 і 9, але на які зменшується дохід оподаткування підприємця, а саме: витрати на сплату податків (обов'язкових платежів), крім ПДФО і вартостей сплачених торгових патентів; суми ЄСВ «за себе» (обліковуються у витратах на дату фактичної сплати); орендна плата; оплата послуг банку, у тому числі за розрахунково-касове обслуговування; витрати на утримання та експлуатацію офісу, торговельних площ, транспортних засобів та інші витрати. При цьому у графі 4 зазначаються реквізити документа, що підтверджує понесені витрати.
² Нагадуємо, що з 1 квітня 2011 року підприємець не може включати до своїх витрат вартість товарів (робіт, послуг), придбаних у підприємця — платника єдиного податку. Це стосується будь-яких витрат (що відображаються у графах 5, 6 і 10).

Графа 11 «Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на кінець звітного періоду (грн.)»

Заповнити цю графу (графу 11) можна, здійснивши простий розрахунок: до суми, зазначеної у графі 2 (залишок ТМЦ на початок звітного року), додати суму, зазначену у графі 5 (ТМЦ, куплені протягом року), і відняти суму, зазначену у графі 6 (ТМЦ, витрачені у виробництві або продані протягом звітного року)

—

¹ На нашу думку, виводити щоденні залишки на початок і на кінець дня не потрібно. Виведення залишків потрібне на початок і кінець звітного періоду, а ним для підприємця на загальній системі є рік. Водночас з урахуванням того, що підприємець підсумовує показники доходів і витрат за підсумками кожного місяця, кварталу, року для визначення чистого доходу, можливо, податкові органи вимагатимуть виводити залишки ТМЦ на початок і кінець кожного місяця.

Графа 12 «Чистий дохід (грн.) гр. 3 -
- гр. 6 - гр. 9 — гр. 1»

Заповнюється ця графа за формулою, зазначеною в самій Книзі. З підсумку за графою 3 (виручка) віднімаються підсумки за графою 6, графою 9 і за графою 10

—