ЕДИНЫЙ НАЛОГ
Книга учета доходов и расходов
Необходимость ведения предпринимателем на едином налоге Книги учета доходов и расходов обусловлена требованиями п. 8 Порядка № 599, в котором указано, что «для определения результатов собственной предпринимательской деятельности на основании хронологического отражения осуществленных хозяйственных и финансовых операций плательщик единого налога обязан вести Книгу учета доходов и расходов».
Предприниматели на едином налоге продолжают вести учет доходов и расходов по старой форме в
Книге ф. № 10 (приложение 10 к Инструкции № 12). Новая Книга учета доходов и расходов, утвержденная приказом № 1025, предназначена только для тех предпринимателей, которые работают на общей системе налогообложения.Предприниматель может либо приобрести готовую
Книгу ф. № 10 в налоговой по месту регистрации либо расчертить ее в тетради по форме, приведенной в приложении 10 к Инструкции № 12.Важно отметить, что
Книга ф. № 10 должна заполняться в бумажном виде. Прежде чем начинать записи в Книге, ее необходимо прошнуровать, пронумеровать листы, указав в конце общее количество страниц, и зарегистрировать в налоговом органе. Регистрируется Книга в налоговом органе по месту госрегистрации бесплатно одновременно с постановкой предпринимателя на учет.
Сколько Книг учета доходов и расходов должен иметь предприниматель?
Если предприниматель-единоналожник работает сам, то какую бы деятельность он ни осуществлял, ему необходимо заводить и вести только одну
Книгу ф. № 10.Если предприниматель осуществляет деятельность
в сфере торговли, то на каждого наемного работника, занимающегося реализацией товара, он должен завести отдельную Книгу ф. № 10. Что касается остальных работников, которые непосредственно не связаны с реализацией товаров (например, грузчики, охранники), то на них Книгу ф. № 10 заводить не нужно. Книги по ф. № 10, которые ведутся наемными работниками, по форме ничем не отличаются от Книги, которую ведет непосредственно предприниматель, но в них дополнительно указываются Ф.И.О. предпринимателя-единоналожника, Ф.И.О. работника, серия и номер справки о трудовых отношениях, выданной в ГНИ. Книги по ф. № 10, которые заводятся на работников, также должны быть зарегистрированы в налоговом органе. Зарегистрировать Книгу нужно до того момента, как работник фактически приступит к торговле.Из книг наемных работников вся информация стекается в книгу самого предпринимателя. При этом нужно учитывать следующее:
—
если предприниматель лично от покупателей денег не получает (ни на руки, ни на расчетный счет), он должен иногда (раз в день, неделю, месяц, квартал — по своему усмотрению, но лучше ежедневно) суммировать выручку, полученную всеми его реализаторами, и общей строкой заносить в собственную Книгу ф. № 10;—
если же предприниматель получает выручку не только от реализаторов, но и непосредственно от покупателей, тут уже придется ежедневно к своей выручке прибавлять выручку реализаторов и только потом общую сумму записывать в собственную Книгу напротив соответствующего дня.Если работник увольняется, а вместо него принимается другой, то предприниматель самостоятельно вносит в уже имеющуюся
Книгу, которая ранее была оформлена на уволившегося работника записи о Ф.И.О. и справки о трудовых отношениях уже нового работника. То есть новая Книга не заводится. Если же работник уволился, а на его место не принят новый работник, то эту Книгу нужно подать в налоговую для аннулирования, а затем предприниматель хранит ее у себя в течение 3-х лет.
Как заполнять Книгу?
Прежде всего отметим, что все записи в
Книге ведутся в хронологическом порядке и осуществляются исключительно вручную — шариковой или чернильной ручкой; четко, разборчиво, без исправлений.Согласно требованиям
п. 8 Порядка № 599 предприниматель на едином налоге в Книге учета доходов и расходов должен заполнять только четыре графы: графу 1 «Период учета», графу 3 «Расходы на производство продукции», графу 6 «Сумма выручки (дохода)» и графу 7 «Чистый доход».Что касается наемных работников предпринимателя, то они должны заполнять только две графы: «Период учета» и «Сумма выручки (дохода)», так как расходы они не осуществляют и знать их величину не могут.
Теперь подробнее остановимся на порядке заполнения этих граф.
Графа 1 «Период учета»
Здесь указываются день, месяц и год соответствующей записи (запись производится, если в течение дня получена выручка, в противном случае можно ничего не писать), а также период, за который подводятся итоги, например «Всего за I квартал», «Всего за II квартал» и т. д.
Графа 3 «Расходы на производство продукции»
Прямого влияния на размер единого налога расходы не имеют. Но заполнять эту графу требуют нормы
п. 8 Порядка № 599. При заполнении этой графы нужно руководствоваться следующим правилом: расходы единоналожник имеет право отражать по факту уплаты денег: заплатил за товар — сразу поставил эту сумму в графу 3 Книги; выплатил зарплату — тоже в графу 3. Но на официальном уровне налоговики считают, что единоналожник, как и предприниматель на общей системе должен отражать в графе 3 только те расходы, которые:1)
непосредственно связаны с получением дохода. Так, например, если предприниматель приобрел товар для продажи 20 сентября, а продал его 3 октября, то расходы в гр. 3 он покажет только 3 октября и только в той части, которые соответствуют объему продажи;2)
документально подтверждены. Расходы предпринимателя-единоналожника должны быть документально подтверждены, поскольку только так предприниматель подтвердит факт уплаты денежных средств. Кроме того, на необходимость иметь подтверждающие документы указывает также то, что, приобретая что-либо у физлиц (непредпринимателей), любой предприниматель (независимо от системы налогообложения) обязан удерживать налог на доходы (НДФЛ) с выплачиваемых продавцу сумм (п.п. 168.1.1, 14.1.180 и 14.1.226 НК).Все средства, которые предприниматель выплатил гражданам-физлицам и предпринимателям, а также удержанный в случае необходимости НДФЛ указываются в отчете по ф. № 1ДФ (подается раз в квартал). В свою очередь, эти данные обязательно нужно подтверждать первичными документами (
ст. 44 НК).Подтверждающими документами могут быть: платежные поручения, чеки от продавца, свидетельствующие об уплате денежных средств, договоры, акты закупки, ТТН, путевые листы, копии свидетельств о госрегистрации предпринимателей-продавцов (или исполнителей по договору услуг)или их выписок/извлечений из ЕГР;
3)
являются операционными расходами, указанными в разделе III НК. Налоговики требуют, чтобы единоналожники отражали расходы по тому же перечню, что и предприниматели на общей системе налогообложения.Требования к заполнению графы 3.
Расходы предприниматель отражает детально, по каждой сумме платежа (и желательно подтвердить платежным документом). Особенно это касается покупки товаров, поскольку налоговики часто штрафовали предпринимателей за неоприходование товаров по статье 20 Закона об РРО (в двойном размере стоимости таких товаров), ошибочно полагая, что запись о товаре в Книге ф. № 10 как раз и является оприходованием. С таким мнением налоговиков можно спорить, и достаточно успешно, но все-таки далеко не каждый предприниматель согласится отвлекаться на судебные тяжбы с проверяющими.Итог по графе 3.
Итоги по расходам предпринимателю необходимо подводить раз в квартал, выбирая те из расходов, по которым уже получен доход. Но это в идеале. На практике порой довольно сложно отследить движение купленных и проданных товаров, поэтому итог по графе 3 Книги ф. № 10 предприниматели нередко подводят простым суммированием всех расходов, записанных в Книгу ф.10 в течение отчетного квартала. Если налоговики и будут придираться, то максимум, что они смогут сделать — применят админштраф по статье 1641 КУоАП за ненадлежащее ведение учета доходов и расходов в размере 51 — 136 грн.
Графа 6 «Сумма выручки (дохода)»
В эту графу предприниматель вписывает те суммы, которые
являются его выручкой. При этом напомним, что согласно ст. 1 Указа № 727 выручкой от реализации продукции (товаров, работ, услуг) считается сумма, фактически полученная субъектом предпринимательской деятельности на расчетный счет или (и) в кассу за осуществление операций по продаже продукции (товаров, работ, услуг). То есть выручкой признаются только те суммы, которые:1)
фактически поступили в кассу или на расчетный счет. Так, например, если предприниматель отгрузил товар, но оплата за него еще не получена, то выручку он не отражает, а покажет ее только когда получит оплату за товар;2) выручкой является
только та сумма, полученная предпринимателем, которая поступила исключительно от операций по продаже продукции (товаров, работ, услуг). Все что поступает на расчетный счет, но не связано с продажей, если прямо следовать «букве» Порядка № 599, в составе выручки отражаться не должны. Вместе с тем налоговики настаивают на том, что в составе выручки должны отражаться все суммы, которые поступают на счет предпринимателя или в кассу, независимо от того, связаны они с продажей продукции или нет. То есть по сути второе условие они игнорируют. Так, по разъяснениям, приведенным в ЕБНЗ и в письмах ГНАУ, в составе выручки должны также отражаться:— суммы безвозвратной и
возвратной финансовой помощи;— ошибочно зачисленные на счет предпринимателя средства;
— суммы выручки, оприходованной в кассе, а затем внесенной на текущий счет;
— суммы выручки, снятой с текущего счета, а затем оприходованной в кассе;
— суммы задолженности единоналожника, по которой истек срок исковой давности;
— транзитные суммы, полученные по договору комиссии.
Смелые предприниматели имеют полное право в
Книге ф. № 10 такие суммы не отражать, а в случае претензий со стороны проверяющих — обратиться в суд и отстоять свое право не учитывать их в составе выручки и не отражать в Книге ф. № 10.При этом обратим внимание на то, что прямого влияния на размер единого налога выручка не имеет. Она важна только для того, чтобы учитывать 500-тысячный предел.
Требования к заполнению графы 6.
Предприниматель ставит только суммарный показатель выручки, полученной за день (за что и от кого получена выручка — в Книге ф. № 10 расшифровывать не нужно). То же самое делает и наемный работник единоналожника, в обязанности которого входит заполнение Книги ф. № 10. В Книге доходов и расходов самого предпринимателя должна быть отражена общая выручка: непосредственно полученная самим предпринимателем и еще дополнительно полученная от его реализаторов.
Пример.
Предприниматель 20.08.2011 г. приобрел 10 единиц товара «А» по цене 1000 грн./ед. 21.08.2011 г. он продал 2 единицы товара по цене 1250 грн./единицу. Его реализатор Иванов И.И. Продал 3 единицы товара по цене 1250 грн./единицу.
| Период | Количество изготовленной продукции, предоставленных услуг (ед. измерения) | Затраты на производство продукции, грн. | Количество проданной продукции, предоставленных услуг (ед. измерения) | Цена | Сумма | Чистый |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Реализатор Иванов И.И. в своей Книге запишет: | ||||||
| 21.08.2011 г. | — | — | — | — | 3750 | — |
| Предприниматель в своей Книге запишет: | ||||||
| 21.08.2011 г. | — | 5000 | — | — | 6250 | — |
Итоги по графе 6.
Подводить итоги единоналожнику нужно раз в квартал (для заполнения Отчета). Хотя никто не запрещает это делать чаще (по желанию). Итоги подводятся простым суммирование доходов, записанных в данную графу 6 в течение отчетного квартала.
Графа 7 «Чистый доход»
Предприниматели на едином налоге заполняют графу «Чистый доход» раз в квартал. Определяется чистый доход как разница между суммой выручки и суммой расходов, т. е. между итоговым значением графы 6 и графы 3.
Что делать, если Книга ф. № 10 закончилась?
Если Книга ф. № 10
полностью заполнена, то предприниматель должен сдать ее в налоговый орган, где она будет храниться в течение 5 лет. При этом в налоговой нужно зарегистрировать новую Книгу ф. № 10 и перенести в нее из старой Книги такие данные:1) квартальные итоги по доходам, расходам и чистому доходу текущего года;
2) записи о доходах и расходах того квартала, в течение которого старая Книга закончилась
В заключение отметим, что настоящее время активно готовится новый
Закон о едином налоге, который коренным образом реформирует упрощенную систему налогообложения. Причем парламентарии планируют ввести его в действие уже с октября текущего года. Поэтому велика вероятность того, что Книга ф. № 10 будет упразднена, а взамен нее единоналожникам предложат новый документ. Как только это произойдет, мы проинформируем наших читателей о том, как правильно вести и заполнять новую Книгу учета доходов и расходов.
