Ежегодные отпуска

Вид ежегодного отпуска

Кому предоставляется отпуск

1

2

Основной отпуск (ст. 2 Закона об отпусках)

Гражданам Украины, иностранным гражданам и лицам без гражданства, которые работают в Украине и состоят в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями и организациями, а также работают по трудовым договорам у физических лиц.

Кроме того, на общих основаниях основной отпуск предоставляется фрилансерам, т.е. работникам, место работы у которых на дому (см. письмо Минтруда от 15.05.2008 г. № 105/13/116-08), и работникам-совместителям.

В свою очередь, ФЛП, лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и граждане, выполняющие работы (предоставляющие услуги) на основании ГП-договоров, права на отпуск не имеют, поскольку их отношения не регулируются трудовым законодательством

Дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках)

Работникам, занятым на работах, связанных с негативным воздействием на здоровье вредных производственных факторов, согласно Списку № 1.

Такой допотпуск также предоставляется работникам, профессии и должности которых не предусмотрены в Списке № 1, но которые в отдельные периоды рабочего времени выполняют работу в производствах, цехах, по профессиям и на должностях, указанных в Списке № 1 (п. 3 Порядка № 16).

А вот работники, которые в результате установления неполного рабочего дня работают в таких условиях меньше половины его продолжительности, установленной для работников соответствующих производств, профессий, должностей, не имеют права на такой допотпуск (см. письмо Минтруда от 22.03.2010 г. № 49/0/010/80-10)

Дополнительный отпуск за особый характер труда (ч. 1 — 2 ст. 8 Закона об отпусках)

Отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, согласно Списку № 2.

В частности, право на такой допотпуск имеют работники (в том числе бухгалтеры, инженеры, программисты и другие специалисты), которые работают на электронно-вычислительных и вычислительных машинах, в том числе на персональном компьютере, если продолжительность ежегодного отпуска не определена другими законодательными актами (письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 40/13/133-07). Продолжительность такого отпуска — до 4 к. дн. При этом в расчет времени, дающего право работнику на такой отпуск, засчитываются дни, когда он фактически был занят на работах с особым характером труда не менее половины продолжительности рабочего дня, установленного для таких работников (письмо Минтруда от 15.11.2006 г. № 237/13/82-06)

Работникам с ненормированным рабочим днем в соответствии с Рекомендациями № 7. Список профессий и должностей, на которых может применяться ненормированный рабочий день, должен быть определен коллективным договором (п. 7 Рекомендаций № 7).

Вместе с тем, правом на отпуск за ненормированный рабочий день не пользуются:

— работники, которым установлен неполный рабочий день. Напомним, что в соответствии с п. 2 Рекомендаций № 7 для таких работников ненормированный рабочий день не применяется;

— работники, которым установлено неполное рабочее время путем уменьшения длительности рабочей недели с одновременным уменьшением длительности рабочего дня. В то же время для работников, которые работают на условиях неполной рабочей недели, применение ненормированного рабочего дня возможно, т. е. они вправе претендовать на дополнительный отпуск за особый характер труда (письмо Государственного департамента надзора за соблюдением законодательства о труде Минтруда от 07.05.2002 г. № 010-430);

— работники, которые по окончании работы по основной должности сразу приступают к выполнению работы по совместительству в одном учреждении. Вместе с тем, если в связи со спецификой работы работник может периодически выполнять основную работу сверх рабочего времени, а потом выполнять работу по совместительству, ему может быть установлен ненормированный рабочий день и, соответственно, ежегодный дополнительный отпуск на условиях, определенных в коллективном договоре («Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 22, с. 22)

Другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством

Работникам, предоставление дополнительного ежегодного отпуска которым предусмотрено законами Украины, например, судьям, госслужащим, работникам прокуратуры, «чернобыльцам» и т. д.

Документ

Описание формы и назначение документа

Примечание

1

2

3

1. График предоставления отпусков

График представляет собой расписание ежегодных отпусков с учетом интересов производства, личных интересов трудящихся и возможностей для их отдыха, а также условий, предусмотренных ч. 7, 12 — 16 ст. 10 Закона об отпусках.

На законодательном уровне форма графика не утверждена, однако за основу можно брать макет, приведенный в Научно-обоснованных рекомендациях по организации кадровой работы на предприятиях строительной отрасли, утвержденных решением Государственного комитета Украины по строительству и архитектуре от 23.12.2004 г. № 1.

При составлении графика предоставления отпусков на текущий год необходимо учесть некоторые важные моменты:

1. В график следует внести все виды ежегодных отпусков, на которые имеет право работник. А вот остальные виды отпусков, предусмотренные ст. 4 Закона об отпусках, в нем указывать не нужно.

2. Если у работника есть неиспользованные дни отпусков за прошлые годы, то в графике на текущий год необходимо предусмотреть период и для их предоставления.

3. При предоставлении отпуска для «чернобыльцев» следует помнить, что неиспользованные дни такого отпуска нельзя перенести на следующий год, как и получить компенсацию за такие дни при увольнении («Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 19, с. 25).

4. В графике отпусков указываются только временные пределы предоставления отпуска (например, май — июнь). Конкретная дата начала и окончания отпуска согласовывается работником и работодателем, после чего последний доводит ее до сведения работника в письменном уведомлении (см. п. 2 данной таблицы).

5. В график предоставления отпусков, при необходимости, можно внести изменения, однако на это требуется согласие как самого работника и выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя) или другого уполномоченного на представительство трудовым коллективом органа (если изменения происходят по инициативе работодателя), так и работодателя (если инициатором изменений выступает работник).

Кроме того, следует помнить, что график:

— составляется не позднее 5 января текущего года¹;

— утверждается собственником (уполномоченным органом) по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;

— доводится до сведения всех работников (желательно под роспись, для этого в графике предусматривается отдельная графа)

Основанием для предоставления ежегодного отпуска является приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (см. п. 4 данной таблицы). В свою очередь, основанием для издания приказа служит график предоставления отпусков. Отметим, что именно такой принцип предоставления отпусков (т. е. «сверху вниз» или «от руководства к работнику») закреплен в Законе об отпусках.

Вместе с тем в отдельных случаях приказ может быть издан на основании заявления работника о предоставлении отпуска (см. п. 3 данной таблицы). Такое возможно, если на предприятии отсутствует график предоставления отпусков либо он не согласованс профкомом или иным уполномоченным органом. Также в этом случае обходятся и без уведомления о дате начала отпуска. Отметим, что установление очередности отпусков по принципу «снизу вверх» или «от работника к руководству» характерно для небольших предприятий, а также для ФЛП-работодателей (хотя в письме Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10 указывалось, что норма Закона о составлении графика отпусков должна быть соблюдена и в случае, когда на предприятии работает три человека)

2. Уведомление о дате начала отпуска

Уведомление составляется работодателем в письменном виде в произвольной форме и не позднее чем за две недели до установленного графиком срока ежегодного отпуска предоставляется каждому работнику для ознакомления (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Некоторые работодатели практикуют объединение² уведомления о начале отпуска с графиком отпусков или приказом о предоставлении отпуска, предусматривая соответствующие графы.

В уведомлении указывается конкретная дата начала и окончания отпуска после ее согласования между работодателем и работником

Уведомление работника менее чем за 2 недели или неуведомление работника считается нарушением трудового законодательства.

В результате работник может требовать переноса ежегодного отпуска на другой срок (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках)

3. Заявление работника о предоставлении отпуска

Такое заявление:

— составляется работником собственноручно в произвольной форме;

— оформляется на имя руководителя предприятия;

— передается для согласования работодателю, который проставляет на нем соответствующую резолюцию. Если у работника есть непосредственный начальник, то на заявлении должна быть и его резолюция;

— составляется не менее чем за две недели до желаемой даты отпуска, в том случае, если на предприятии нет графика предоставления отпусков.

В заявлении указывается, с какого числа и на какой срок работник хочет пойти в отпуск, а также вид отпуска — ежегодный оплачиваемый

Иногда в заявлении³ работники указывают период нахождения в отпуске (например, с 09.04.2012 г. до 23.04.2012 г. сроком на 14 календарных дней). Однако такая формулировка не совсем удачная, поскольку может породить путаницу, связанную с днем окончания отпуска. Дело в том, что на указанный период приходится один нерабочий день (16.04.2012 г.⁴), следовательно, отпуск должен быть продлен. Иными словами, фактической датой выхода на работу будет 24.04.2012 г., а не 23.04.2012 г., как указано в заявлении.

Во избежание такой ситуации целесообразно в заявлении не указывать дату окончания отпуска

4. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма № П-3) утверждена приказом № 489. В то же время эта форма носит рекомендательный характер и на практике зачастую применяют упрощенную его форму.

Приказ составляется в двух экземплярах, один из которых подается в бухгалтерию, а второй остается в отделе кадров.

Утвержденный приказ доводится до сведения работников предприятия под роспись

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерия рассчитывает отпускные, а отдел кадров делает отметки в разделе V «ВІДПУСТКИ» личной карточки работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656)

5. Табель учета использования рабочего времени

В табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом № 489) о периоде нахождения работника в отпуске делают такие отметки:

— основной ежегодный отпуск — буквенный код «В», цифровой — 08;

— ежегодный дополнительный отпуск — «Д», 09;

— дополнительный отпуск для чернобыльцев — «Ч», 10

—

¹ Именно такая дата указана в п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 г. № 213.
Вместе с тем предельный срок утверждения графика предоставления отпусков может быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре и пр.

² В частности, по мнению Минтруда (см. «Праця і зарплата» № 41 (573), ноябрь 2007 года, с. 17), роль письменного уведомления работника о дате начала отпуска может выполнять ознакомление работника с приказом о предоставлении отпуска.

³ Такое возможно, если не составляются графики предоставления отпусков. В противном случае работник будет уведомлен о дате окончания отпуска с учетом всех продлений.

⁴ Минсоцполитики рекомендовано выходной день в воскресенье, 15 апреля, перенести на понедельник, 16 апреля (письмо от 23.08.2011 г. № 8515/0/14-11/13). Подробнее см. на с. 31.

Что учитываем?

Описание

Примечание

1

2

3

Возникновение права на ежегодный отпуск

Ежегодный основной отпуск полной продолжительности предоставляется за отработанный рабочий год, исчисление которого начинается со дня заключения трудового договора с работником (ст. 6 Закона об отпусках).

Право работника на ежегодные основной и дополнительный отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания шести месяцев непрерывной работы на данном предприятии (ч. 1 ст. 79 КЗоТ).

Вместе с тем в ряде случаев ежегодный отпуск полной продолжительности в первый год работы предоставляется в обязательном порядке до истечения шестимесячного срока¹.

Если работнику предоставляется отпуск до окончания шестимесячного срока непрерывной работы на предприятии во всех остальных случаях, то продолжительность отпуска определяется пропорционально количеству отработанного времени.

Что касается ежегодного отпуска за второй и следующие годы работы, то отпуск полной продолжительности может быть предоставлен в любое время соответствующего года (согласно графику)

Такой отпуск предоставляется с сохранением места работы (должности) и заработной платы

¹ На таких условиях отпуск предоставляется, в частности, женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него, а также женщинам, имеющим двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида; инвалидам; лицам в возрасте до восемнадцати лет; мужьям, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам; совместителям (одновременно с отпуском по основному месту работы); работникам, которые не использовали по предыдущему месту работы полностью или частично ежегодный основной отпуск и не получили за него денежной компенсации; работникам, имеющим путевку для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лечения (ч. 7 — 8 ст. 10 Закона об отпусках).

Период, дающий право на основной ежегодный отпуск

В стаж² работы, дающий право на ежегодный основной отпуск, включают (ст. 82 КЗоТ, ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках):

1) время фактической работы (в том числе на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск;

2) время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично (в том числе время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу);

3) время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему выплачивалась помощь по государственному социальному страхованию, за исключением частично оплачиваемого отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

4) время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему не выплачивалась заработная плата в порядке, определенном ст. 25 и 26 Закона об отпусках, за исключением отпуска без сохранения заработной платы для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста, если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависим), — до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста;

5) время обучения с отрывом от производства продолжительностью менее 10 месяцев на дневных отделениях профессионально-технических учебных заведений;

6) время обучения новым профессиям (специальностям) лиц, уволенных в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников;

7) другие периоды работы, предусмотренные законодательством

Обратите внимание: время нахождения работника в отпуске на больничном и т. п. приравнивается ко времени фактической работы, поэтому работодатель не имеет права привлечь работника к работе с целью отработки времени, которое приходится по графику или распорядку работы на указанные дни (см. письмо Минтруда от 21.09.2007 г. № 301/13/116-07)

Период, дающий право на дополнительный ежегодный отпуск

В стаж²работы, дающий право на ежегодные дополнительные отпуска, зачисляются (ст. 82 КЗоТ, ч. 2 ст. 9 Закона об отпусках):

1) время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности;

2) время ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда;

3) время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются воздействию неблагоприятных производственных факторов

При определении количества отработанного времени принимают во внимание норму рабочего времени на предприятии (в том числе при сокращенном рабочем дне). Это правило действует и в том случае, если работнику установлен неполный рабочий день

² Если работник, переведенный на работу на другое предприятие, полностью или частично не использовал ежегодные основной и дополнительные отпуска и не получил за них денежную компенсацию, то в стаж работы, дающий право на ежегодные основной и дополнительные отпуска, засчитывается время, за которое он не использовал эти отпуска по предыдущему месту работы.

Очередность предоставления ежегодного отпуска

В общем случае очередность отпусков устанавливается графиком и работник не может требовать предоставления ему отпуска в любое время по собственному усмотрению.

Однако существуют категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен в любое удобное для них время. Перечень таких лиц приведен в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках и некоторых других законах.

Также по желанию отпуск в удобное время может быть предоставлен работникам, дети которых в возрасте до восемнадцати лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности, для сопровождения ребенка к месту расположения учебного заведения и в обратном направлении (ч. 8 ст. 10 Закона об отпусках). Такой отпуск предоставляется:

— полностью или частично (не менее 12 к. дн.);

— отдельно для сопровождения каждого ребенка (при наличии двоих или более детей указанного возраста)

Работник может обратиться с просьбой предоставить ему отпуск в желаемый срок, однако его конкретная дата должна быть в обязательном порядке согласована с администрацией предприятия

Продолжительность ежегодного отпуска

Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска за отработанный год — 24 к. дн. (ст. 75 КЗоТ, ст. 6 Закона об отпусках). При этом продолжительность отработанного рабочего года исчисляется со дня заключения трудового договора.

Обратите внимание: работникам, занятым на условиях неполного рабочего дня или неполной рабочей недели (в том числе женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 лет и одновременно работающим на условиях неполного рабочего времени), ежегодный основной отпуск предоставляется на общих основаниях, т. е. продолжительностью 24 к. дн. (письма Минтруда от 22.03.2006 г. № 1993/0/14-06/13, от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07, от 06.06.2007 г. № 179/13/116-07). А вот определение дней отпуска пропорционально отработанному времени считается ошибкой.

В то же время отдельные категории работников имеют право на ежегодный основной отпуск большей продолжительности. Также продолжительность отпуска может быть увеличена, если работник возьмет подряд несколько не использованных ранее ежегодных отпусков³ (правда, на это требуется согласие работодателя).

Ежегодный дополнительный отпуск по желанию работника может быть предоставлен как одновременно с ежегодным основным отпуском, так и отдельно от него (ч. 2 ст. 10 Закона об отпусках). При этом предоставляются такие отпуска работникам, как правило, с таким расчетом, чтобы они были использованы до окончания рабочего года.

При наличии нескольких оснований для предоставления работнику ежегодного дополнительного отпуска такой работник может воспользоваться только одним из них по своему выбору. Исключение составляют отдельные категории работников в соответствии со Списком № 1 и Списком № 2, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска по нескольким основаниям.

Кроме того, вышеуказанное ограничение не распространяется на дополнительные отпуска, установленные отдельными законодательными актами, возможность предоставления которых предусмотрена абз. 5 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках (судьям, госслужащим, работникам прокуратуры и т. д.).

Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 к. дн., а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 к. дн. (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках)

Праздничные и нерабочие дни⁴, перечень которых установлен ст. 73 КЗоТ, при определении продолжительности ежегодного отпуска не учитываются (ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках). То есть, если на период, на который работнику предоставляется ежегодный отпуск (как основной, так и дополнительный), попадают праздничные или нерабочие дни, продолжительность указанных отпусков увеличивается на количество таких дней. В то же время оплата праздничных и нерабочих дней не производится

³ Во второй части письма от 17.06.2011 г. № 190/13/116-11 Минтруда отмечает, что непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд запрещается.

Вместе с тем, если в нарушение законодательства о труде по каким-то причинам работнику не предоставлялись ежегодные отпуска в течение нескольких лет (количество лет не играет роли), он вправе использовать все такие отпуска, а в случае увольнения — получить за них компенсацию согласно ст. 83 КЗоТ и ст. 24 Закона об отпусках.

⁴ Перечень праздничных и нерабочих дней в 2012 году, установленных КЗоТ: 1 января (Новый год), 7 января (Рождество Христово), 8 марта (Международный женский день), 15 апреля (Пасха), 1 и 2 мая (День международной солидарности трудящихся), 9 мая (День Победы), 3 июня (Троица), 28 июня (День Конституции Украины), 24 августа (День независимости Украины).

Минсоцполитики довело до сведения, что по графику пятидневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье 2012 года выходной день в воскресенье 1 января должен быть перенесен на понедельник 2 января, выходной день в субботу 7 января — на понедельник 9 января, выходной день в воскресенье 15 апреля — на понедельник 16 апреля, выходной день в воскресенье 3 июня — на понедельник 4 июня (письмо от 23.08.2011 г. № 8515/0/14-11/13).

Кроме того, как правило, с целью создания благоприятных условий для празднования, а также рационального использования рабочего времени распоряжениями Кабинета Министров Украины рекомендуется переносить рабочие дни для работников, которым установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

В связи с тем, что указанное распоряжение имеет рекомендательный характер, решение о переносе рабочих дней принимается работодателем самостоятельно изданием приказа или другого распорядительного документа.

Принятое работодателем решение о переносе рабочих дней изменяет график работы предприятия, учреждения, организации и норму продолжительности рабочего времени в месяцах, в которых введен перенос рабочих дней. Поэтому все действия по предоставлению отпусков, выходу на работу должны осуществляться по измененному в связи с переносом рабочих дней графику работы предприятия.

Целостность ежегодного отпуска

Отпуск можно разделить на части любой продолжительности и отразить это в графике отпусков. В частности, деление отпуска на части допускается по просьбе работника при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 к. дн. (ч. 6 ст. 79 КЗоТ, ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках). При этом очередность предоставления указанной основной (неделимой) части не регламентируется, то есть она может быть предоставлена в любую очередь, в том числе и в последнюю. Такую часть предоставляют с любого дня недели по соглашению сторон.

В то же время работодатель может отказать работнику в просьбе предоставить ему отпуск по частям (письма Минтруда от 17.11.2006 г. № 413/13/116-06, от 26.02.2008 г. № 87/13/84-08, от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Такие действия работодателя не считаются нарушением законодательства о труде, поскольку и конкретный период предоставления отпуска, и его очередность должны быть предварительно согласованы между работником и работодателем, о чем прямо сказано в ст. 10 Закона об отпусках

Непрерывная часть ежегодного отпуска предоставляется и используется работником не позднее чем в течение одного года, считая с конца того года, за который предоставляется отпуск.

Неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставлялся отпуск (письма Минтруда от 06.09.2007 г. № 556/13/155-07, от 17.06.2011 г. № 190/13/116-11)

Возможность предоставления компенсации за неиспользованный отпуск вместо отпуска

Предоставление компенсации за неиспользованный отпуск работающему сотруднику (когда трудовые отношения с работодателем не прекращаются и работник продолжает работать) имеет следующие особенности:

1. Компенсация части неиспользованного ежегодного отпуска работнику предоставляется на основании письменного заявления работника в произвольной форме.

2. Компенсировать (заменить деньгами) по желанию работника можно только часть ежегодного отпуска (основного и дополнительного). Но при этом должно выполняться условие: продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков должна быть не менее 24 к. дн. Другими словами, работник в обязательном порядке должен использовать днями отдыха 24 к. дн. отпуска, а оставшуюся неиспользованную часть (превышающую 24 к. дн.) можно компенсировать. На это в очередной раз указало Минтруда в письмах от 17.06.2011 г. № 190/13/116-11 и от 24.06.2011 г. № 208/13/116-11.

3. Неиспользованные ежегодные отпуска прошлых лет (обязательные 24 к. дн.) нельзя заменить денежной компенсацией. Таким образом, если работник по каким-либо причинам не воспользовался своим правом на ежегодный отпуск за несколько предыдущих лет, то за работодателем сохраняется обязанность предоставить сотруднику эти отпуска, причем именно календарными днями (получить компенсацию работник сможет только за неиспользованные дни отпуска сверх положенной продолжительности).

4. Если же продолжительность отпуска составляет всего 24 к. дн., компенсация за неиспользованный отпуск может быть выплачена работнику только при увольнении.

5. Выплата компенсации производится только после использования работником 24 к. дн. отпуска за рабочий год, за который предоставляется отпуск. Таким образом, нельзя вначале выплатить работнику денежную компенсацию за часть отпуска и только потом предоставить ему сам отпуск

В обязательные 24 к. дн. отпуска, которые должны быть использованы работником, входят дни ежегодного отпуска (основного и дополнительного) и дополнительного отпуска на детей. Поэтому, если работник имеет право на отпуск на детей согласно ст. 19 Закона об отпусках (10 дней), то его можно присоединить к части основного отпуска (14 дней и более), а за оставшуюся часть ежегодного основного (в случае наличия — и ежегодного дополнительного) отпуска получить денежную компенсацию

Последствия нарушений трудового законодательства

За нарушение требований законодательства о труде ч. 1 ст. 41 КоАП предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций в размере от 510 до 1700 грн.

В соответствии с ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках запрещается:

— непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности на протяжении двух лет подряд;

— непредоставление их на протяжении рабочего года лицам в возрасте до 18 лет;

— непредоставление их работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Непредоставление ежегодного отпуска работнику в вышеуказанных случаях квалифицируется как грубое нарушение законодательства о труде. Поэтому в данном случае виновным должностным лицам грозит не административная, а уголовная ответственность согласно ст. 172 Уголовного кодекса Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III

—

Причина

Порядок действий

1

2

Перенос ежегодного отпуска

Инициатива работника

По требованию работника отпуск должен быть перенесен на другой период в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках):

— нарушение работодателем срока письменного уведомления работника о времени предоставления отпуска (в идеале — не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока);

— несвоевременная выплата работодателем отпускных (правильно — не позднее чем за 3 дня до его начала (ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках)).

Вместе с тем, если работник по каким-либо иным причинам не желает уходить в отпуск в предусмотренное для него (ранее согласованное при составлении графика) время, то работодатель (при условии своевременного письменного уведомления работника) может издать приказ по форме № П-3 о предоставлении ежегодного отпуска работнику, то есть о так называемом принудительном предоставлении ежегодного отпуска (см. «Праця і зарплата» № 31 (563), август 2007 года, с. 15). Кроме того, такой работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (см. «Праця і зарплата» № 13 (497), апрель 2006 года, с. 13)

Инициатива работодателя

По инициативе работодателя перенос ежегодного отпуска на другой период возможен лишь в порядке исключения, когда предоставление отпуска в ранее оговоренный срок может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия.

При этом обязательными условиями являются (ч. 3 ст. 11 Закона об отпусках):

— получение письменного согласия работника;

— согласование с профсоюзом (при наличии его на предприятии) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;

— использование в текущем рабочем году части отпуска продолжительностью не менее 24 к. дн.

В случае переноса ежегодного отпуска новый срок его предоставления устанавливается по соглашению между работником и работодателем. Если причины, которые обусловили перенос отпуска на другой период, вновь наступили в период уже перенесенного отпуска, то неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется по окончании действия этих причин или при согласии сторон переносится на другой период.

При разделении ежегодного отпуска на части должны соблюдаться пропорции, установленные Законом об отпусках, а именно: основная непрерывная его часть должна быть не менее 14 к. дн. При этом необязательно, чтобы работник воспользовался основной частью в первую очередь. Главное, чтобы неиспользованная часть ежегодного отпуска была предоставлена работнику до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск

Болезнь работника

Согласно п. 1 ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках в случае наступления временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке, в период нахождения его в ежегодном отпуске, такой отпуск должен быть продлен или перенесен на другой период.

При этом важно учитывать следующие моменты:

1) в общем случае документом, подтверждающим болезнь работника, является листок нетрудоспособности, выданный в установленном порядке в соответствии с требованиями Инструкции № 455.

В виде исключения отпуск работника может быть продлен либо перенесен в случае, если работник предоставил справку о прохождении им в период ежегодного отпуска или дополнительного отпуска на детей обследования в специализированном лечебно-профилактическом заведении по поводу установления причинной связи заболевания с условиями труда (письмо Минтруда от 20.08.2010 г. № 233/18/99-10). Обратите внимание: дни, подтвержденные справкой, работодатель не оплачивает;

2) если нетрудоспособность наступила:

— до начала отпуска, то начало отпуска переносится на другой период;

— во время отпуска, то не использованная в связи с болезнью работника часть ежегодного отпуска или дополнительного отпуска на детей предоставляется после окончания болезни, т. е. отпуск продлевается на период, равный периоду болезни. Однако по соглашению с работодателем работник имеет право перенести не использованную в связи с болезнью часть отпуска на другой период¹. Новый срок предоставления ежегодного отпуска оформляется приказом по предприятию.

Тут стоит также иметь в виду, что в случае переноса отпуска на другой период (из-за больничного) для отпускных определяют новый расчетный период и среднюю зарплату. В случае продления отпуска сумму отпускных за неиспользованные дни отпуска сторнируют (с одновременной корректировкой сумм ЕСВ и НДФЛ), начисляют и оплачивают больничный и затем начисляют отпускные за новый период отпуска. Обратите внимание: среднюю заработную плату заново не определяют;

3) не предусмотрены перенос и продление отпуска в случае, когда работник, который находился в отпуске, ухаживал за больным ребенком. Это следует из того, что согласно п.п. «б» п. 3.15 Инструкции № 455 листок нетрудоспособности не выдается для ухода за больным ребенком, в частности в период ежегодного (основного и дополнительного) отпусков.

Причем даже при наличии такого листка нетрудоспособности работодатель не должен его оплачивать, поскольку выплата пособия запрещена ч. 6 ст. 35 Закона № 2240, а продление (перенос) отпуска не предусмотрено для такой ситуации;

4) если на период болезни приходится выходной или праздничный день (ст. 73 КЗоТ), то отпуск на такой день не продлевается (ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках)

¹ При этом должны соблюдаться требования ст. 12 Закона об отпусках, а именно:

— основная непрерывная часть ежегодного отпуска должна составлять не менее 14 к. дн.;

— неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Прочий «форс-мажор»

В связи с непредвиденными обстоятельствами отпуск также переносится в случаях (ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках):

— исполнения работником государственных или общественных обязанностей (если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы);

— наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами;
— совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с учебой

Отзыв работника из ежегодного отпуска

Предотвращение обстоятельств, предусмотренных законодательством

Согласно ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках отзыв из ежегодного отпуска допускается только для предотвращения стихийного бедствия, предотвращения производственной аварии, немедленного устранения последствий стихийного бедствия или производственной аварии, предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия, в других случаях, предусмотренных законодательством.

Отзыв работника из отпуска в других случаях является нарушением трудового законодательства, в результате чего к руководителю предприятия может быть применена административная ответственность в виде наложения штрафа в размере от 30 до 100 ннмдг (от 510 грн. до 1700 грн.) (ст. 41 КоАП).

Отзыв возможен при выполнении таких условий:

1) работник должен быть согласен² на отзыв из отпуска. Свое согласие он должен подтвердить письменно;

2) основная непрерывная часть предоставленного отпуска должна составлять не менее 14 к. дн. Это не означает, что сотрудника нельзя отозвать из отпуска до того момента, пока не пройдет 14 дней. Главное, чтобы это условие было соблюдено в дальнейшем при предоставлении работнику не использованных им дней отпуска;

3) неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется работнику по окончании действия причин, по которым он был отозван из отпуска, или по соглашению сторон переносится на другой период. Напоминаем, что согласно ст. 12 Закона об отпусках неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск;

4) в случае отзыва работника из отпуска его труд оплачивается с учетом той суммы, которая была начислена на оплату неиспользованной части отпуска (ст. 12 Закона об отпусках). Из этой нормы следуют такие выводы:
— со дня выхода работника на работу ему должна начисляться заработная плата;
— отпускные за неиспользованную часть отпуска необходимо пересчитать;
— работнику выплачивается заработная плата за вычетом отпускных, выданных перед уходом работника в отпуск.

Следует обратить внимание, что при предоставлении работнику неиспользованных дней ежегодного отпуска необходимо производить новый расчет среднего заработка за эти дни

² Если работник не желает прерывать отпуск, то заставить его сделать это работодатель не вправе (даже в случае неотвратимых процессов на производстве).

Показатель

Описание

Сумма отпускных (О)

Работодатель должен выплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 4 ст. 115 КЗоТ; ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках). Минтруда в письме от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09 разъяснило, что в указанной норме речь идет о календарных, а не о рабочих днях. При этом между днем выплаты отпускных и первым днем отпуска должно пройти 3 календарных дня и при этом день выплаты отпускных в эти 3 дня не учитывается

Количество календарных дней отпуска (Д)

Подробно о продолжительности отпуска рассказано на с. 30

Сумма заработной платы, начисленной в расчетном периоде (ЗП)

Выплаты, включаемые и не включаемые в расчет средней зарплаты, определены Порядком № 100 и приведены на с. 12.

Помните, что в расчет средней зарплаты все выплаты включаются в том размере, в котором они начислены, то есть без уменьшения на суммы удержаний из них (налоги, взносы, алименты и т. п.)

Общее количество календарных дней в расчетном периоде (К)

Согласно п. 2 Порядка № 100 в общем случае расчетным периодом для отпускных являются последние полные 12 календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу ухода работника в отпуск. Таким образом, за 12 месяцев данный показатель равен 365 (в високосном году — 366 к. дн.).
Если работник отработал менее года, то в расчетный период включают фактически отработанные полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), предшествующие месяцу ухода в отпуск

Количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период (П)

Перечень таких дней приведен в табл. 3 на с. 31

Время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде (В)

К таким периодам, в частности, относятся:
— отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный согласно ст. 25 и 26 Закона об отпусках (см. «Праця і зарплата», № 15 (739), апрель 2011 года, с. 13);
— период отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста;
— период простоя не по вине работника, если такой период оплачен ниже среднего заработка;
— рабочие дни, в течение которых работник не работал в связи с переводом его на неполную рабочую неделю по инициативе собственника, т. е. на основании ст. 32 КЗоТ

Расчет сумм отпускных, в случае если:

Пояснение

1

2

Работник принят на работу не с первого календарного дня

На наш взгляд, первый месяц работы учитывается, если в месяце приема на работу работник отработал все рабочие дни согласно графику работы предприятия, даже если работник принят не 1-го числа месяца, а в 1-й рабочий день этого месяца

Работнику установлен неполный рабочий день

В данном случае отпускные определяются на общих основаниях, а именно из количества календарных дней расчетного периода исключаются только праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на этот период. Такой вывод прямо следует из положений ч. 3 ст. 56 КЗоТ

Работник работал в режиме неполной рабочей недели

Если работник работал в режиме неполной рабочей недели по не зависящим от него причинам, т. е. по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ), то количество рабочих дней, на протяжении которых он не работал, исключается из расчета средней заработной платы для выплаты отпускных (см. письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07).

При расчете средней заработной платы для оплаты отпуска работника, который работает на условиях неполной рабочей недели в соответствии со ст. 56 КЗоТ, дни, в течение которых он не работал, не исключаются

Работник уходит в ежегодный отпуск сразу за несколько предыдущих лет

Исчисление средней зарплаты осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска (п. 2 Порядка № 100). Таким образом, для расчета неважно, за какой именно год предоставляется отпуск — в расчет принимают последние 12 календарных месяцев (меньшее количество), предшествующие месяцу предоставления отпуска

Работник трудоустроен временно

Расчетный период у временных и сезонных работников меньше 12 календарных месяцев (у сезонных работников — максимум 6 месяцев, а у временных — максимум 2 или 4). В связи с этим:

1. Если в расчетный период попадает хотя бы один полный месяц (с 1-го до 1-го числа) — применяют абз. 2 п. 2 Порядка № 100: среднюю зарплату рассчитывают исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

2. В расчетный период не попадает ни один полный отработанный месяц (с 1-го до 1-го числа) — применяют правило абз. 3 п. 4 Порядка № 100: средний заработок рассчитывают исходя из установленной работнику в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада

Работник является совместителем¹

В данном случае отпускные определяются на общих основаниях, а именно из количества календарных дней расчетного периода исключаются только праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на этот период

¹ Стоит отметить, что согласно ст. 10 Закона об отпусках совместитель вправе взять отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы.

Если отпуск по основному месту работы большей продолжительности, чем на работе по совместительству, то согласно п. 14 ст. 25 Закона об отпусках совместителю по его желанию в обязательном порядке предоставляется отпуск без сохранения заработной платы на срок до истечения отпуска по основному месту работы.

Если совместитель работает неполный рабочий день, то согласно ст. 56 КЗоТ такой работник имеет право на отпуск полной продолжительности, то есть 24 к. дн. за один рабочий год (см. также письмо Минтруда от 06.09.2007 г. № 554/13/155-07).

Вид налога, сбора, взноса

Пояснение

1

2

НДФЛ

Для целей обложения НДФЛ отпускные считаются заработной платой (п.п. 14.1.48 НК с учетом п.п. 2.2.12 Инструкции № 5), а следовательно:
— учитываются при определении предельного размера дохода, дающего право на НСЛ¹ (в 2012 году размер дохода, при котором лицо имеет право на НСЛ, составляет 1500 грн., а для одного из родителей, содержащих двоих и более детей в возрасте до 18 лет, — 1500 грн. х количество детей, на которых предоставляется льгота);
— облагаются НДФЛ по ставкам 15 % и 17 %¹ согласно п. 167.1 НК (к сумме дохода, не превышающей 10730 грн., применяется ставка 15 %, а сумма превышения облагается по ставке 17 %);
— при определении базы обложения НДФЛ начисленные отпускные уменьшаются на сумму удержанного ЕСВ (3,6 %) и НСЛ (при ее наличии);
— для целей применения ставок НДФЛ, а также при определении максимальной величины базы начисления ЕСВ и предельного размера дохода, дающего право на применение НСЛ, отпускные относятся к соответствующим налоговым периодам (абз. 3 п.п. 169.4.1 НК). Иными словами, «переходящие» отпускные необходимо разбросать между месяцами, на которые они приходятся, и затем применять соответствующие ставки НДФЛ, облагать ЕСВ и определять право на применение НСЛ (абз. 3 п.п. 169.4.1 НК).
При заполнении Налогового расчета по ф. № 1ДФ отпускные отражаются, как и другая зарплата, с признаком дохода «101». При этом представители ГНСУ считают, что «переходящие» отпускные в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ нужно показывать в том квартале, за месяцы которого они начислены (см. консультации, размещенные в разделе 160.26 ЕБНЗ)

¹ Если выплата отпускных предшествует выплате зарплаты за текущий месяц, то:
— НСЛ (при наличии оснований для нее) к сумме отпускных не применяется;
— в случае если ожидается, что сумма месячного дохода работника превысит 10730 грн., отпускные облагаются по ставке 15 %. Ставка 17 %, в свою очередь, будет применена к начисленной за месяц заработной плате (или ее части), которая превысит указанный предел.

ЕСВ

Оплата дней отпуска включается в фонд дополнительной зарплаты (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5), поэтому сумма отпускных включается в базу для взимания ЕСВ согласно п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ как дополнительная зарплата.

В связи с этим на сумму отпускных ЕСВ начисляется и удерживается:
— по ставкам, предусмотренным для зарплаты. Иными словами, ЕСВ начисляется в зависимости от категории работников и статуса работодателя (ставки приведены в таблице 10 газеты «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2011, № 14 (14), с. 21), а удерживается по ставке 3,6 %;

— в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ (ч. 3 ст. 7 и п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ, п. 3.15 Инструкции № 21-5). Напомним, что в 2012 году максимальная величина базы начисления ЕСВ равна семнадцати размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц и составляет: в январе — марте — 18241,00 грн., в апреле — июне — 18598,00 грн., в июле — сентябре — 18734,00 грн., в октябре — ноябре — 19006,00 грн., в декабре — 19278,00 грн.

Из суммы превышения ЕСВ не платят;

— с учетом правил, установленных п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5². Иными словами, с сумм отпускных, приходящихся на период более одного месяца, ЕСВ начисляется и удерживается отдельно за каждый месяц. При этом для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ суммы отпускных также необходимо распределить по периодам, к которым они относятся.

Кроме того, в письме от 18.10.2011 г. № 22373/03-20 ПФУ разъяснил, что суммы денежных компенсаций в случае неиспользования ежегодных (основного и дополнительных) отпусков в размерах, предусмотренных законодательством, входят в фонд оплаты труда в составе фонда дополнительной заработной платы, а потому являются объектом для начисления и удержания ЕСВ.

В ежемесячном приложении 4 отпускные отражаются так же, как и начисленная зарплата. При этом в таблице 6 отпускные отражаются одной строкой вместе с другими выплатами, являющимися заработной платой. То же касается и переходящих отпускных — их показывают в месяце начисления вместе с зарплатой соответствующего месяца. А при выплате отпускных за будущие месяцы (т. е. перед уходом в отпуск) в приложении 4 в месяце выплаты такие отпускные не показываются, так как их начисление не отражается в бухучете (Кт 661). В приложение 4 эти суммы попадут в месяце, за который они начислены. Графы 10 и 11 таблицы 6 прочеркиваются

² Кроме помесячного распределения сумм отпускных, из указанного подпункта вытекает еще одно правило: если отпускные начисляются перед зарплатой, при этом ожидается, что сумма месячного дохода превысит максимальную величину базы начисления ЕСВ, то именно с них следует в первую очередь уплатить ЕСВ. Напомним, что согласно п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5 для определения максимальной величины базы выплаты учитываются в такой последовательности: зарплата, вознаграждения по ГП-договорам, больничные. Таким образом, отпускные, как разновидность зарплаты, в данном случае однозначно попадут под пресс ЕСВ.

Налог на прибыль

Право включить начисленные отпускные в состав расходов, которые учитываются при исчислении объекта обложения налогом на прибыль, возникает у предприятия на основании п. 142.1 НК. В зависимости от классификации расходов отпускные включаются в:
— общепроизводственные расходы (пп. «а», «ґ», «е» п.п. 138.8.5 НК);
— административные расходы (п.п. «б» п.п. 138.10.2 НК);
— расходы на сбыт (п.п. «в» п.п. 138.10.3 НК).
Начисленный на такие суммы ЕСВ включается в расходы на основании п. 143.1 НК и п.п. «в» п.п. 138.10.4 НК, а также вышеупомянутого п.п. 138.8.5 НК.
Кроме того, к расходам плательщика налога относится денежная компенсация за неиспользованные дни ежегодных отпусков, перечисляемая плательщиком на счет предприятия, на которое перешел работник, и начисленная на такую компенсацию сумма ЕСВ (см. налоговую консультацию, размещенную в разделе 110.07.17 ЕБНЗ).
В отношении момента возникновения налоговых расходов по созданному резерву на оплату отпусков отметим следующее.
Наиболее безопасно отражать расходы по факту начисления отпускных работнику. При этом создание резерва не отражается в налоговом учете налогоплательщика. Такой вывод был озвучен, в частности, и в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 22, с. 35. В то же время «смелые» налогоплательщики могут создание резерва на оплату отпусков:
— работников, связанных с производством продукции (работ, услуг), отражать в периоде, в котором получен доход от реализации продукции (работ, услуг). Это следует из того, что прямые расходы на оплату труда и общепроизводственные расходы (в том числе на выплату отпускных) включаются в себестоимость реализованных товаров (п.п. 14.1.228 НК), которая, в свою очередь, «попадет» в налоговые расходы в момент возникновения дохода (п. 138.4 НК);
— других категорий работников признавать расходами того отчетного периода, в котором они были осуществлены (п. 138.5 НК).
В этом случае последующее использование резерва отпусков на налоговый учет не повлияет.
К сожалению, официальная позиция ГНСУ на этот счет пока неизвестна