Щорічні відпустки

Вид щорічної відпустки

Кому надається відпустка

1

2

основна відпустка (ст. 2 Закону про відпустки)

Громадянам України, іноземним громадянам та особам без громадянства, які працюють в Україні та перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами та організаціями, а також працюють за трудовими договорами у фізичних осіб.
Крім того, на загальних підставах основна відпустка надається фрілансерам, тобто працівникам, місце роботи в яких удома (див. лист Мінпраці від 15.05.2008 р. № 105/13/116-08), і працівникам-сумісникам.
У свою чергу, ФОП, особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність, і громадяни, які виконують роботи (надають послуги) на підставі ЦП-договорів, права на відпустку не мають, оскільки їх відносини не регулюються трудовим законодавством

додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 Закону
про відпустки)

Працівникам, зайнятим на роботах, пов'язаних із негативним впливом на здоров'я шкідливих виробничих факторів, згідно зі Списком № 1.
Така додаткова відпустка також надається працівникам, професії та посади яких не передбачені у Списку № 1, але які в окремі періоди робочого часу виконують роботу у виробництвах, цехах, за професіями і на посадах, означених Списком № 1 (п. 3 Порядку № 16).
А от працівники, які в результаті встановлення неповного робочого дня працюють у таких умовах менше половини її тривалості, установленої для працівників відповідних виробництв, професій, посад, не мають права на таку додаткову відпустку (див. лист Мінпраці від 22.03.2010 р. № 49/0/010/80-10)

додаткова відпустка за особливий характер праці (ч. 1 — 2 ст. 8 Закону про відпустки)

Окремим категоріям працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я, згідно зі Списком № 2.
Зокрема, право на таку додаткову відпустку мають працівники (у тому числі бухгалтери, інженери, програмісти та інші фахівці), які працюють на електронно-обчислювальних та обчислювальних машинах, у тому числі на персональному комп'ютері, якщо тривалість щорічної відпустки не визначена іншими законодавчими актами (лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 40/13/133-07). Тривалість такої відпустки — до 4 к. дн. При цьому в розрахунок часу, що дає право працівнику на таку відпустку, зараховуються дні, коли він фактично був зайнятий на роботах з особливим характером праці не менше половини тривалості робочого дня, встановленого для таких працівників (лист Мінпраці від 15.11.2006 р. № 237/13/82-06)

Працівникам з ненормованим робочим днем відповідно до Рекомендацій № 7. Список професій і посад, на яких може застосовуватися ненормований робочий день, має бути визначено колективним договором (п. 7 Рекомендацій № 7).
Водночас, правом на відпустку за ненормований робочий день не користуються:
 — працівники, яким установлено неповний робочий день. Нагадаємо, що згідно з п. 2 Рекомендацій № 7 для таких працівників ненормований робочий день не застосовується;

— працівники, яким установлено неповний робочий час шляхом зменшення тривалості робочого тижня з одночасним зменшенням тривалості робочого дня. Водночас для працівників, які працюють на умовах неповного робочого тижня, застосування ненормованого робочого дня можливе, тобто вони мають право претендувати на додаткову відпустку за особливий характер праці (лист Державного департаменту нагляду за дотриманням законодавства про працю Мінпраці від 07.05.2002 р. № 010-430);
 — працівники, які після закінчення роботи за основною посадою одразу розпочинають виконання роботи за сумісництвом в одній установі. Водночас, якщо у зв'язку зі специфікою роботи працівник може періодично виконувати основну роботу понад робочий час, а потім виконувати роботу за сумісництвом, йому може бути встановлено ненормований робочий день і, відповідно, щорічну додаткову відпустку на умовах, визначених у колективному договорі («Вісник податкової служби України», 2011, № 22, с. 22)

інші додаткові відпустки, передбачені законодавством

Працівникам, надання додаткової щорічної відпустки яким передбачено законами України, наприклад, суддям, держслужбовцям, працівникам прокуратури, «чорнобильцям» тощо

Документ

Опис форми і призначення документа

Примітка

1

2

3

1. Графік надання відпусток

Графік є розкладом щорічних відпусток з урахуванням інтересів виробництва, особистих інтересів трудящих і можливостей для їх відпочинку, а також умов, передбачених ч. 7, 12 — 16 ст. 10 Закону про відпустки.
На законодавчому рівні форму графіка не затверджено, проте за основу можна брати макет, наведений у Науково-обґрунтованих рекомендаціях з організації кадрової роботи на підприємствах будівельної галузі, затверджених рішенням Державного комітету України з будівництва та архітектури від 23.12.2004 р. № 1.
При складанні графіка надання відпусток на поточний рік необхідно врахувати деякі важливі моменти:
1. До графіка слід унести всі види щорічних відпусток, на які має право працівник. А от інші види відпусток, передбачені ст. 4 Закону про відпустки, у ньому зазначати не потрібно.

2. Якщо у працівника є невикористані дні відпусток за минулі роки, то у графіку на поточний рік необхідно передбачити період і для їх надання.

3. При наданні відпустки для «чорнобильців» слід пам'ятати, що невикористані дні такої відпустки не можна перенести на наступний рік, як і отримати компенсацію за такі дні при звільненні («Вісник податкової служби України», 2009, № 19, с. 25).
4. У графіку відпусток зазначаються тільки часові межі надання відпустки (наприклад, травень — червень). Конкретна дата початку і закінчення відпустки узгоджується працівником і роботодавцем, після чого останній доводить її до відома працівника в письмовому повідомленні (див. п. 2 цієї таблиці).
5. До графіка надання відпусток, за необхідності, можна внести зміни, проте на це потрібна згода як самого працівника і виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) або іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу (якщо зміни відбуваються з ініціативи роботодавця), так і роботодавця (якщо ініціатором змін виступає працівник).
Крім того, слід пам'ятати, що графік:
 — складається не пізніше 5 січня поточного року¹;
 — затверджується власником (уповноваженим органом) за узгодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;
 — доводиться до відома всіх працівників (бажано під підпис, для цього у графіку передбачається окрема графа)

Підставою для надання щорічної відпустки є наказ (розпорядження) про надання відпустки (див. п. 4 цієї таблиці). У свою чергу, підставою для видання наказу служить графік надання відпусток. Зазначимо, що саме такий принцип надання відпусток (тобто «згори вниз» або «від керівництва до працівника») закріплено у Законі про відпустки.
Водночас, в окремих випадках наказ може бути видано на підставі заяви працівника про надання відпустки (див. п. 3 цієї таблиці). Таке можливе, якщо на підприємстві відсутній графік надання відпусток або він не узгоджений з профкомом чи іншим уповноваженим органом.

Також у цьому випадку обходяться і без повідомлення про дату початку відпустки. Зазначимо, що встановлення черговості відпусток за принципом «знизу вгору» або «від працівника до керівництва» характерний для невеликих підприємств, а також для ФОП-роботодавців (хоча у листі Мінпраці від 13.05.2010 р.
№ 140/13/116-10 зазначалося, що норма Закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана і у випадку, коли на підприємстві працює три особи)

2. Повідомлення про дату початку відпустки

Повідомлення складається роботодавцем письмово в довільній формі та не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку щорічної відпустки надається кожному працівнику для ознайомлення (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).
Деякі роботодавці практикують об’єднання² повідомлення про початок відпустки з графіком відпусток або наказом про надання відпустки, передбачаючи відповідні графи.
У повідомленні зазначається конкретна дата початку і закінчення відпустки після її узгодження між роботодавцем і працівником

Повідомлення працівника менш ніж за 2 тижні або неповідомлення працівника вважається порушенням трудового законодавства.
У результаті працівник може вимагати перенесення щорічної відпустки на інший строк (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки)

3. Заява працівника про надання відпустки

Така заява:
 — складається працівником власноручно в довільній формі;
 — оформляється на ім'я керівника підприємства;
 — передається для узгодження роботодавцеві, який проставляє на ній відповідну резолюцію. Якщо у працівника є безпосередній начальник, то на заяві має бути і його резолюція;
 — складається не менше, ніж за два тижні до бажаної дати відпустки, у тому випадку, якщо на підприємстві немає графіка надання відпусток.
У заяві зазначається, з якого числа і на який строк працівник хоче піти у відпустку, а також вид відпустки — щорічна оплачувана

Інколи в заяві³ працівники зазначають період перебування у відпустці (наприклад, з 09.04.2012 р. до 23.04.2012 р. строком на 14 календарних днів). Проте таке формулювання не зовсім вдале, оскільки може спричинити плутанину, пов'язану з днем закінчення відпустки. Справа в тому, що на зазначений період припадає один неробочий день (16.04.2012 р.⁴), отже, відпустку має бути продовжено. Інакше кажучи, фактичною датою виходу на роботу буде 24.04.2012 р., а не 23.04.2012 р., як зазначено в заяві.
Щоб уникнути такої ситуації, доцільно в заяві не зазначати дату закінчення відпустки

4. Наказ (розпорядження) про надання відпустки

Типову форму наказу (розпорядження) про надання відпустки (форма № П-3) затверджено наказом № 489. Водночас ця форма має рекомендаційний характер і на практиці нерідко застосовують спрощену його форму.
Наказ складається у двох примірниках, один з яких подається до бухгалтерії, а другий залишається у відділі кадрів.
Затверджений наказ доводиться до відома працівників підприємства під підпис

На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки бухгалтерія розраховує відпускні, а відділ кадрів робить відмітки в розділі V
«ВІДПУСТКИ» особової картки працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України і Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656)

5. Табель обліку використання робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом № 489) про період перебування працівника у відпустці роблять такі відмітки:
 — основна щорічна відпустка — літерний код «В», цифровий — 08;
 — щорічна додаткова відпустка — «Д», 09;
 — додаткова відпустка для чорнобильців — «Ч», 10

—

¹ Саме таку дату зазначено в п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для працівників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. № 213). Водночас граничний строк затвердження графіка надання відпусток може бути встановлено правилами внутрішнього трудового розпорядку, у колективному договорі тощо.
² Зокрема, на думку Мінпраці (див. «Праця і зарплата» № 41 (573), листопад 2007 року, с. 17), роль письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки може виконувати ознайомлення працівника з наказом про надання відпустки.
³ Таке можливо, якщо не складаються графіки надання відпусток. Інакше працівнику буде повідомлено про дату закінчення відпустки з урахуванням всіх продовжень.
⁴ Мінсоцполітики рекомендовано вихідний день у неділю, 15 квітня, перенести на понеділок, 16 квітня (лист від 23.08.2011 р. № 8515/0/14-11/13). Детальніше див. на с. 31.

Що враховуємо?

Опис

Примітка

1

2

3

Виникнення права на щорічну відпустку

Щорічна основна відпустка повної тривалості надається за відпрацьований робочий рік, обчислення якого починається з дня укладення трудового договору з працівником (ст. 6 Закону про відпустки).
Право працівника на щорічні основну та додаткову відпустки повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві (ч. 1 ст. 79 КЗпП).
Водночас у деяких випадках щорічна відпустка повної тривалості в перший рік роботи надається в обов'язковому порядку до закінчення шестимісячного строку¹.

Якщо працівнику надається відпустка до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи на підприємстві в усіх інших випадках, то тривалість відпустки визначається пропорційно кількості відпрацьованого часу.
Що стосується щорічної відпустки за другий і наступний роки роботи, то відпустка повної тривалості може бути надана у будь-який час відповідного року (згідно з графіком)

Така відпустка надається зі збереженням місця роботи (посади) і заробітної плати

¹ На таких умовах відпустка надається, зокрема, жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда; інвалідам; особам віком до вісімнадцяти років; чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами; сумісникам (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи); працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не отримали за неї грошової компенсації; працівникам, які мають путівку для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування (ч. 7 — 8 ст. 10 Закону про відпустки).

Період, що дає право на основну щорічну відпустку

До стажу² роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, уключають (ст. 82 КЗпП, ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки):
1) час фактичної роботи (в тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка;
2) час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (в тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу);
3) час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
4) час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки, за винятком відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), — до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку;
5) час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
6) час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв'язку із змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
7) інші періоди роботи, передбачені законодавством

Зверніть увагу: час перебування працівника у відпустці на лікарняному тощо прирівнюється до часу фактичної роботи, тому роботодавець не має права залучити працівника до роботи з метою відпрацювання часу, що припадає за графіком або розпорядком роботи на зазначені дні (див. лист Мінпраці від 21.09.2007 р. № 301/13/116-07)

Період, що дає право на додаткову щорічну відпустку

До стажу² роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки, зараховуються (ст. 82 КЗпП, ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки):
1) час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади;
2) час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці;
3) час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів

При визначенні кількості відпрацьованого часу беруть до уваги норму робочого часу на підприємстві (у тому числі при скороченому робочому дні). Це правило діє і в тому випадку, якщо працівнику встановлено неповний робочий день

² Якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну і додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.

Черговість надання щорічної відпустки

У загальному випадку черговість відпусток установлюється графіком і працівник не може вимагати надання йому відпустки у будь-який час на власний розсуд.
Проте існують категорії працівників, яким відпустка має бути надана в будь-який зручний для них час. Перелік таких осіб наведено в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки і деяких інших законах.
Також за бажанням відпустка у зручний час може бути надана працівникам, діти яких у віці до вісімнадцяти років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості, для супроводження дитини до місця розташування навчального закладу та у зворотному напрямі (ч. 8 ст. 10 Закону про відпустки). Така відпустка надається:
 — повністю або частково (не менш як 12 к. дн.);
 — окремо для супроводження кожної дитини (за наявності двох або більше дітей зазначеного віку)

Працівник може звернутися з проханням надати йому відпустку в бажаний строк, проте її конкретна дата має бути в обов'язковому порядку узгоджена з адміністрацією підприємства

Тривалість щорічної відпустки

Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки за відпрацьований рік — 24 к. дн. (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону про відпустки). При цьому тривалість відпрацьованого робочого року обчислюється з дня укладення трудового договору.
Зверніть увагу: працівникам, зайнятим на умовах неповного робочого дня або неповного робочого тижня (у тому числі, жінкам, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років і одночасно працюють на умовах неповного робочого часу), щорічна основна відпустка надається на загальних підставах, тобто тривалістю 24 к. дн. (листи Мінпраці від 22.03.2006 р. № 1993/0/14-06/13, від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07, від 06.06.2007 р. № 179/13/116-07). А от визначення днів відпустки пропорційно відпрацьованому часу вважається помилкою.
Водночас окремі категорії працівників мають право на щорічну основну відпустку більшої тривалості. Також тривалість відпустки може бути збільшена, якщо працівник візьме поспіль декілька не використаних раніше щорічних відпусток³ (щоправда, на це потрібна згода роботодавця).
Щорічна додаткова відпустка за бажанням працівника може бути надана як одночасно зі щорічною основною відпусткою, так і окремо від неї (ч. 2 ст. 10 Закону про відпустки). При цьому надаються такі відпустки працівникам, як правило, з таким розрахунком, щоб вони були використані до закінчення робочого року.
За наявності декількох підстав для надання працівнику щорічної додаткової відпустки такий працівник може скористатися тільки одним із них на власний вибір. Виняток становлять окремі категорії працівників відповідно до Списку № 1 і Списку № 2, які мають право на щорічні додаткові відпустки за декількома підставами.
Крім того, зазначене обмеження не поширюється на додаткові відпустки, установлені окремими законодавчими актами, можливість надання яких передбачено абз. 5 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки (суддям, держслужбовцям, працівникам прокуратури тощо).
Загальна тривалість щорічного основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 к. дн., а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 к. дн. (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки)

Святкові та неробочі дні⁴, перелік яких установлено ст. 73 КЗпП, при визначенні тривалості щорічної відпустки не враховуються (ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки). Тобто, якщо на період, на який працівнику надається щорічна відпустка (як основна, так і додаткова), потрапляють святкові або неробочі дні, тривалість зазначених відпусток збільшується на кількість таких днів. У той же час оплата святкових і неробочих днів не здійснюється

³ У другій частині листа від 17.06.2011 р. № 190/13/116-11 Мінпраці зазначає, що ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд забороняється.
У той же час, якщо порушуючи законодавство про працю з якихось причин працівникові не надавалися щорічні відпустки протягом декількох років (кількість років не має значення), він має право використовувати всі такі відпустки, а в разі звільнення — отримати за них компенсацію згідно зі ст. 83 КЗпП і ст. 24 Закону про відпустки.
⁴ Перелік святкових та неробочих днів у 2012 році, установлених КЗпП: 1 січня (Новий рік), 7 січня (Різдво Христове), 8 березня (Міжнародний жіночий день), 15 квітня (Пасха (Великдень)), 1 і 2 травня (День міжнародної солідарності трудящих), 9 травня (День Перемоги), 3 червня (Трійця), 28 червня (День Конституції України),
24 серпня (День незалежності України).
Мінсоцполітики довело до відома, що за графіком п'ятиденного робочого тижня з вихідними днями в суботу та неділю у 2012 році вихідний день у неділю 1 січня має бути перенесений на понеділок 2 січня, вихідний день у суботу 7 січня — на понеділок 9 січня, вихідний день у неділю 15 квітня — на понеділок 16 квітня, вихідний день у неділю 3 червня — на понеділок 4 червня (лист від 23.08.2011 р. № 8515/0/14-11/13).
Окрім того, як правило, з метою створення сприятливих умов для святкування, а також раціонального використання робочого часу розпорядженнями Кабінету Міністрів України рекомендується переносити робочі дні для працівників, яким установлено п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями в суботу та неділю.
У зв'язку з тим, що зазначене розпорядження має рекомендаційний характер, рішення про перенесення робочих днів ухвалюється роботодавцем самостійно видаванням наказу чи іншого розпорядчого документа.
Ухвалене роботодавцем рішення про перенесення робочих днів змінює графік роботи підприємства, установи, організації та норму тривалості робочого часу в місяцях, у яких запроваджено перенесення робочих днів. Тому всі дії щодо надання відпусток, виходу на роботу мають здійснюватися за зміненим у зв'язку з перенесенням робочих днів графіком роботи підприємства.

Цілісність щорічної відпустки

Відпустку можна поділити на частини будь-якої тривалості та відобразити це у графіку відпусток. Зокрема, поділ відпустки на частини допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к. дн. (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). При цьому черговість надання зазначеної основної (неподільної) частини не регламентується, тобто вона може бути надана в будь-яку чергу, у тому числі і в останню. Таку частину надають з будь-якого дня тижня за згодою сторін.
Водночас роботодавець може відмовити працівнику у проханні надати йому відпустку частинами (листи Мінпраці від 17.11.2006 р. № 413/13/116-06, від 26.02.2008 р. № 87/13/84-08, від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).
Такі дії роботодавця не вважаються порушенням законодавства про працю, оскільки конкретний період надання відпустки та її черговість мають бути заздалегідь узгоджені між працівником і роботодавцем, про що прямо зазначено у ст. 10 Закону про відпустки

Безперервна частина щорічної відпустки надається та використовується працівником не пізніше ніж протягом одного року, рахуючи з кінця того року, за який надається відпустка.
Невикористана частина щорічної відпустки надається не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надавалася відпустка (листи Мінпраці від 06.09.2007 р. № 556/13/155-07, від 17.06.2011 р. № 190/13/116-11)

Можливість надання компенсації за невикористану відпустку замість відпустки

Надання компенсації за невикористану відпустку працівнику (коли трудові відносини з роботодавцем не припиняються і працівник продовжує працювати) має такі особливості:
1. Компенсація частини невикористаної щорічної відпустки працівнику надається на підставі письмової заяви працівника в довільній формі.
2. Компенсувати (замінити грошима) за бажанням працівника можна тільки частину щорічної відпустки (основної та додаткової). Але при цьому має виконуватися умова: тривалість наданих працівнику щорічної та додаткових відпусток має бути не менше 24 к. дн. Інакше кажучи, працівник в обов'язковому порядку повинен використати днями відпочинку 24 к. дн. відпустки, а невикористану частину (що перевищує 24 к. дн.), яка залишилася, можна компенсувати. Це вкотре зазначило Мінпраці в листах від 17.06.2011 р. № 190/13/116-11 і від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11.

3. Невикористані щорічні відпустки минулих років (обов'язкові 24 к. дн.) не можна замінити грошовою компенсацією. Таким чином, якщо працівник з будь-яких причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку за декілька попередніх років, то за роботодавцем зберігається обов'язок надати співробітнику ці відпустки, причому саме календарними днями (отримати компенсацію працівник зможе тільки за невикористані дні відпустки понад належну тривалість).
4. Якщо ж тривалість відпустки становить усього 24 к. дн., компенсація за невикористану відпустку може бути виплачена працівнику тільки при звільненні.
5. Виплата компенсації здійснюється тільки після використання працівником 24 к. дн. відпустки за робочий рік, за який надається відпустка. Таким чином, не можна спочатку виплатити працівнику грошову компенсацію за частину відпустки і тільки потім надати йому саму відпустку

В обов'язкові 24 к. дн. відпустки, які мають бути використані працівником, входять дні щорічної відпустки (основної та додаткової) і додаткової відпустки на дітей. Тому, якщо працівник має право на відпустку на дітей згідно зі ст. 19 Закону про відпустки (10 днів), то її можна приєднати до частини основної відпустки (14 днів і більше), а за частину, що залишилася, щорічної основної (за наявності — і щорічної додаткової) отримати грошову компенсацію

Наслідки порушень трудового законодавства

За порушення вимог законодавства про працю ч. 1 ст. 41 КпАП передбачено накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ, організацій у розмірі від 510 до 1700 грн.
Згідно з ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняється:
 — ненадання щорічних відпусток повної тривалості впродовж двох років підряд;
 — ненадання їх упродовж робочого року особам віком до 18 років;
 — ненадання їх працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці.
Ненадання щорічної відпустки працівнику в зазначених вище випадках кваліфікується як грубе порушення законодавства про працю. Тому в цьому випадку винним посадовим особам загрожує не адміністративна, а кримінальна відповідальність згідно зі ст. 172 Кримінального кодексу України від 05.04.2001 р. № 2341-III

—

Причина

Порядок дій

1

2

Перенесення щорічної відпустки

Ініціатива працівника

На вимогу працівника відпустка має бути перенесена на інший період у таких ситуаціях (ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки):
 — порушення роботодавцем строку письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (в ідеалі — не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку);

— несвоєчасна виплата роботодавцем відпускних (правильно — не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки)).
Водночас, якщо працівник з будь-яких інших причин не бажає йти у відпустку у передбачений для нього (раніше узгоджений при складанні графіка) час, то роботодавець (за умови своєчасного письмового повідомлення працівника) може видати наказ за формою № П-3 про надання щорічної відпустки працівнику, тобто про так зване примусове надання щорічної відпустки (див. «Праця і зарплата», № 31 (563), серпень 2007 року, с. 15). Крім того, такий працівник може бути притягнений до дисциплінарної відповідальності (див. «Праця і зарплата», № 13 (497), квітень 2006 року, с. 13)

Ініціатива роботодавця

З ініціативи роботодавця перенесення щорічної відпустки на інший період можливе тільки як виняток, коли надання відпустки в раніше застережений строк може несприятливо відобразитися на нормальному ході роботи підприємства.
При цьому обов'язковими умовами є (ч. 3 ст. 11 Закону про відпустки):
 — отримання письмової згоди працівника;
 — узгодження з профспілкою (за наявності її на підприємстві) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;
 — використання в поточному робочому році частини відпустки тривалістю не менше 24 к. дн.
У разі перенесення щорічної відпустки новий строк її надання встановлюється за угодою між працівником і роботодавцем. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, знов настали в період уже перенесеної відпустки, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії цих причин або за згодою сторін переноситься на інший період.
При поділі щорічної відпустки на частини мають дотримуватися пропорції, установлені Законом про відпустки, а саме: основна безперервна її частина має бути не менше 14 к. дн. При цьому необов'язково, щоб працівник скористався основною частиною в першу чергу. Головне, щоб невикористана частина щорічної відпустки була надана працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка

Хвороба працівника

Згідно з п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки в разі настання тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку, у період перебування його в щорічній відпустці, така відпустка має бути продовжена або перенесена на інший період.
При цьому важливо враховувати такі моменти:
1) у загальному випадку документом, що підтверджує хворобу працівника, є листок непрацездатності, виданий в установленому порядку відповідно до вимог Інструкції № 455.
Як виняток, відпустка працівника може бути продовжена або перенесена в разі, якщо працівник надав довідку про проходження ним у період щорічної відпустки або додаткової відпустки на дітей обстеження у спеціалізованому лікувально-профілактичному закладі з приводу встановлення причинного зв'язку захворювання з умовами праці (лист Мінпраці від 20.08.2010 р. № 233/18/99-10). Зверніть увагу: дні, підтверджені довідкою, роботодавець не оплачує;
2) якщо непрацездатність настала:
 — до початку відпустки, то початок відпустки переноситься на інший період;
 — під час відпустки, то не використана у зв'язку з хворобою працівника частина щорічної відпустки або додаткової відпустки на дітей надається після закінчення хвороби, тобто відпустка подовжується на період, що дорівнює періоду хвороби. Проте за угодою з роботодавцем працівник має право перенести не використану у зв'язку з хворобою частину відпустки на інший період¹. Новийстрок надання щорічної відпустки оформляється наказом по підприємству.
Тут варто також мати на увазі, що в разі перенесення відпустки на інший період (через лікарняний) для відпускних визначають новий розрахунковий період і середню зарплату. У разі продовження відпустки суму відпускних за невикористані дні відпустки сторнують (з одночасним коригуванням сум ЄСВ і ПДФО), нараховують та оплачують лікарняний і потім нараховують відпускні за новий період відпустки. Зверніть увагу: середню заробітну плату наново не визначають;

3) не передбачено перенесення і продовження відпустки у разі, коли працівник, який перебував у відпустці, доглядав за хворою дитиною. Це випливає з того, що згідно з п.п. «б» п. 3.15 Інструкції № 455 листок непрацездатності не видається для догляду за хворою дитиною, зокрема, в період щорічної (основної та додаткової) відпусток.
Причому навіть за наявності такого листка непрацездатності роботодавець не повинен його оплачувати, оскільки виплату допомоги заборонено ч. 6 ст. 35 Закону № 2240, а продовження (перенесення) відпустки не передбачене для такої ситуації;
4) якщо на період хвороби припадає вихідний або святковий день (ст. 73 КЗпП), то відпустка на такий день не подовжується (ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки)

¹ При цьому мають дотримуватися вимоги ст. 12 Закону про відпустки, а саме:
 — основна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше 14 к. дн.;
 — невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Інший «форс-мажор»

У зв'язку з непередбаченими обставинами відпустка також переноситься у випадках (ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки):
 — виконання працівником державних або громадських обов'язків (якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати);
 — настання строку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
 — збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням

Відкликання працівника зі щорічної відпустки

Запобігання обставинам, передбаченим законодавством

Згідно зі ст. 79 КЗпП і ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки відкликання зі щорічної відпустки допускається тільки для запобігання стихійному лиху, запобіганню виробничій аварії, негайному усуненню наслідків стихійного лиха або виробничої аварії, запобігання нещасним випадкам, простою, загибелі або псуванню майна підприємства, в інших випадках, передбачених законодавством.
Відкликання працівника з відпустки в інших випадках є порушенням трудового законодавства, унаслідок чого до керівника підприємства може бути застосовано адміністративну відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі від 30 до 100 нмдг (від 510 грн. до 1700 грн.) (ст. 41 КпАП).
Відкликання можливе за виконання таких умов:
1) працівник має бути згодним² на відкликання з відпустки. Свою згоду працівник повинен підтвердити письмово;
2) основна безперервна частина наданої відпустки повинна становити не менше 14 к. дн. Це не означає, що співробітника не можна відкликати з відпустки до того моменту, поки не пройде 14 днів. Головне, щоб цю умову було дотримано надалі при наданні працівнику не використаних ним днів відпустки;
3) невикористана частина щорічної відпустки надається працівнику після закінчення дії причин, з яких його було відкликано з відпустки, або за угодою сторін переноситься на інший період. Нагадуємо, що згідно зі ст. 12 Закону про відпустки невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка;
4) у разі відкликання працівника з відпустки його праця оплачується з урахуванням тієї суми, яку було нараховано на оплату невикористаної частини відпустки (ст. 12 Закону про відпустки). З цієї норми виходять такі висновки:
 — з дня виходу працівника на роботу йому має нараховуватися заробітна плата;
 — відпускні за невикористану частину відпустки необхідно перерахувати;
 — працівнику виплачується заробітна плата за вирахуванням відпускних, виданих перед відходом працівника у відпустку.
Слід звернути увагу, що при наданні працівнику невикористаних днів щорічної відпустки необхідно здійснити новий розрахунок середнього заробітку за ці дні

² Якщо працівник не бажає переривати відпустку, то змусити його зробити це роботодавець не має права (навіть у разі невідворотних процесів на виробництві).

Показник

Опис

Сума відпускних (В)

Роботодавець повинен виплатити відпускні не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (ч. 4 ст. 115 КЗпП; ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки). Мінпраці в листі від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09 роз'яснило, що в зазначеній нормі йдеться про календарні, а не про робочі дні. При цьому між днем виплати відпускних і першим днем відпустки має пройти 3 календарні дні і при цьому день виплати відпускних у ці 3 дні не враховується

Кількість календарних днів відпустки (Д)

Детально про тривалість відпустки див. на с. 30.

Сума заробітної плати, нарахованої в розрахунковому періоді (ЗП)

Виплати, що включаються та не включаються до розрахунку середньої зарплати, визначені Порядком № 100 та наведені на с. 12

Пам'ятайте, що до розрахунку середньої зарплати всі виплати включаються в тому розмірі, в якому їх нараховано, тобто без зменшення на суми утримань із них (податки, внески, аліменти тощо)

Загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (К)

Згідно з п. 2 Порядку № 100 в загальному випадку розрахунковим періодом для відпускних є останні повні 12 календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виходу працівника у відпустку. Таким чином, за 12 місяців цей показник дорівнює 365 (у високосному році — 366 к. дн.).
Якщо працівник відпрацював менше року, то до розрахункового періоду включають фактично відпрацьовані повні місяці (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виходу у відпустку

Кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період (С)

Перелік таких днів наведено в табл. 3 на с. 31

Час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді (В)

До таких періодів, зокрема, належать:
 — відпустка без збереження зарплати, надана згідно зі ст. 25 і 26 Закону про відпустки (див. «Праця і зарплата», № 15 (739), квітень 2011 року, с. 13);
 — період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку;
 — період простою не з вини працівника, якщо такий період сплачено нижче середнього заробітку;
 — робочі дні, протягом яких працівник не працював у зв'язку з переведенням його на неповний робочий тиждень з ініціативи власника, тобто на підставі ст. 32 КЗпП

Розрахунок сум відпускних, якщо:

Пояснення

Працівник прийнятий на роботу не з першого календарного дня

На наш погляд, перший місяць роботи враховується, якщо в місяці прийому на роботу працівник відпрацював усі робочі дні згідно з графіком роботи підприємства, навіть якщо працівника прийнято не 1-го числа місяця, а в 1-й робочий день цього місяця

Працівнику встановлено неповний робочий день

У цьому випадку відпускні визначаються на загальних підставах, а саме з кількості календарних днів розрахункового періоду виключаються тільки святкові та неробочі дні, що припадають на цей період. Такий висновок прямо випливає з положень ч. 3 ст. 56 КЗпП

Працівник працював у режимі неповного робочого тижня

Якщо працівник працював у режимі неповного робочого тижня з не залежних від нього причин, тобто з ініціативи роботодавця (ст. 32 КЗпП), то кількість робочих днів, упродовж яких він не працював, виключається з розрахунку середньої заробітної плати для виплати відпускних (див. лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07).
При розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпустки працівника, який працює на умовах неповного робочого тижня відповідно до ст. 56 КЗпП, дні, протягом яких він не працював, не виключаються

Працівник іде у щорічну відпустку одразу за декілька попередніх років

Обчислення середньої зарплати здійснюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100). Таким чином, для розрахунку неважливо, за який саме рік надається відпустка — ураховують останні 12 календарних місяців (менша кількість), що передують місяцю надання відпустки

Працівника працевлаштовано тимчасово

Розрахунковий період у тимчасових і сезонних працівників менше 12 календарних місяців (у сезонних працівників — максимум 6 місяців, а в тимчасових — максимум 2 або 4). У зв'язку з цим:
1. Якщо до розрахункового періоду потрапляє хоча б один повний місяць (з 1-го до 1-го числа) — застосовують абз. 2 п. 2 Порядку № 100: середню зарплату розраховують виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.
2. До розрахункового періоду не потрапляє жоден повний відпрацьований місяць (з 1-го до 1-го числа) — застосовують правило абз. 3 п. 4 Порядку № 100: середній заробіток розраховують виходячи з установленої працівнику у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу

Працівник є сумісником¹

У цьому випадку відпускні визначаються на загальних підставах, а саме з кількості календарних днів розрахункового періоду виключаються тільки святкові та неробочі дні, що припадають на цей період

¹ Слід зазначити, що згідно зі ст. 10 Закону про відпустки сумісник має право взяти відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи.
Якщо відпустка за основним місцем роботи більшої тривалості, ніж на роботі за сумісництвом, то згідно з п. 14 ст. 25 Закону про відпустки суміснику за його бажанням в обов'язковому порядку надається відпустка без збереження заробітної плати на строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи.
Якщо сумісник працює неповний робочий день, то згідно зі ст. 56 КЗпП такий працівник має право на відпустку повної тривалості, тобто 24 к. дн. за один робочий рік (див. також лист Мінпраці від 06.09.2007 р. № 554/13/155-07).

Вид податку, збору, внеску

Пояснення

1

2

ПДФО

Для цілей обкладення ПДФО відпускні вважаються заробітною платою (п.п. 14.1.48 ПК з урахуванням п.п. 2.2.12 Інструкції № 5), а отже:
 — ураховуються при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на ПСП¹
(у 2012 році розмір доходу, при якому особа має право на ПСП, становить 1500 грн., а для одного з батьків, які утримують двох і більше дітей у віці до 18 років, — 1500 грн. х кількість дітей, на яких надається пільга);
 — обкладаються ПДФО за ставками 15 % і 17 %¹ згідно з п. 167.1 ПК (до суми доходу, що не перевищує 10730 грн., застосовується ставка 15 %, а сума перевищення оподатковується за ставкою 17 %);
 — при визначенні бази обкладення ПДФО нараховані відпускні зменшуються на суму утриманого ЄСВ (3,6 %) і ПСП (за її наявності);
 — для цілей застосування ставок ПДФО, а також при визначенні максимальної величини бази для нарахування ЄСВ і граничного розміру доходу, що дає право на застосування ПСП, відпускні відносяться до відповідних податкових періодів (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПК). Інакше кажучи, «перехідні» відпускні необхідно розкидати між місяцями, на які вони припадають, і потім застосовувати відповідні ставки ПДФО, обкладати ЄСВ і визначати право на застосування ПСП (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПК).
При заповненні Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ відпускні відображаються, як і інша зарплата, з ознакою доходу «101». При цьому представники ДПСУ вважають, що «перехідні» відпускні в Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ потрібно показувати в тому кварталі, за місяці якого їх нараховано (див. консультації, розміщені в розділі 160.26 ЄБПЗ)

¹ Якщо виплата відпускних передує виплаті зарплати за поточний місяць, то:
 — ПСП (за наявності підстав для неї) до суми відпускних не застосовується;
 — якщо очікується, що сума місячного доходу працівника перевищить 10730 грн., відпускні оподатковуються за ставкою 15 %. Ставка 17 %, у свою чергу, буде застосована до нарахованої за місяць заробітної плати (або її частини), що перевищить зазначену межу.

ЄСВ

Оплата днів відпустки включається до фонду додаткової зарплати (п.п. 2.2.12 Інструкції № 5), тому сума відпускних уключається до бази для справляння ЄСВ згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ як додаткова зарплата.
У зв'язку з цим на суму відпускних ЄСВ нараховується та утримується:
 — за ставками, передбаченими для зарплати. Інакше кажучи, ЄСВ нараховується залежно від категорії працівників і статусу роботодавця (ставки наведено в таблиці 10 газети «Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2011, № 14 (14), с. 21), а утримується за ставкою 3,6 %;

— у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ (ч. 3 ст. 7 і п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ, п. 3.15 Інструкції № 21-5). Нагадаємо, що у 2012 році максимальна величина бази нарахування ЄСВ дорівнює сімнадцяти розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб і становить: у січні — березні — 18241,00 грн., у квітні — червні — 18598,00 грн., у липні — вересні — 18734,00 грн., у жовтні — листопаді — 19006,00 грн., у грудні — 19278,00 грн.
Із суми перевищення ЄСВ не сплачуються;
 — з урахуванням правил, установлених п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5². Інакше кажучи, із сум відпускних, що припадають на період більше одного місяця, ЄСВ нараховується та утримується окремо за кожен місяць. При цьому для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ суми відпускних також необхідно розподілити за періодами, до яких вони належать.
Крім того, у листі від 18.10.2011 р. № 22373/03-20 ПФУ роз'яснив, що суми грошових компенсацій у разі невикористання щорічних (основної та додаткових) відпусток у розмірах, передбачених законодавством, входять до фонду оплати праці у складі фонду додаткової заробітної плати, а тому є об'єктом для нарахування та утримання ЄСВ.
У щомісячному додатку 4 відпускні відображаються так само, як і нарахована зарплата. При цьому в таблиці 6 відпускні відображаються одним рядком разом з іншими виплатами, які є заробітною платою. Те саме стосується і перехідних відпускних — їх показують у місяці нарахування разом із зарплатою відповідного місяця. А при виплаті відпускних за майбутні місяці (тобто перед виходом у відпустку) у додатку 4 в місяці виплати такі відпускні не показуються, оскільки їх нарахування не відображається в бухобліку (Кт 661). У додаток 4 ці суми потраплять у місяці, за який їх нараховано. Графи 10 і 11 таблиці 6 прокреслюються

² Крім щомісячного розподілу сум відпускних, із зазначеного підпункту випливає ще одне правило: якщо відпускні нараховуються перед зарплатою, при цьому очікується, що сума місячного доходу перевищить максимальну величину бази нарахування ЄСВ, то саме з них слід у першу чергу сплатити ЄСВ. Нагадаємо, що згідно з п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5 для визначення максимальної величини бази виплати враховуються в такій послідовності: зарплата, винагороди за ЦП-договорами, лікарняні. Таким чином, відпускні як різновид зарплати у цьому випадку однозначно потраплять під вплив ЄСВ.

Податок на прибуток

Право включити нараховані відпускні до складу витрат, що враховуються при обчисленні об'єкта обкладення податком на прибуток, виникає в підприємства на підставі п. 142.1 ПК. Залежно від класифікації витрат, відпускні включаються до:
 — загальновиробничих витрат (пп. «а», «ґ», «е» п.п. 138.8.5 ПК);
 — адміністративних витрат (п.п. «б» п.п. 138.10.2 ПК);
 — витрат на збут (п.п. «в» п.п. 138.10.3 ПК).
Нарахований на такі суми ЄСВ уключається до витрат на підставі п. 143.1 ПК і п.п. «в» п.п. 138.10.4 ПК, а також вищезгаданого п.п. 138.8.5 ПК.
Крім того, до витрат платника податку належать грошова компенсація за невикористані дні щорічних відпусток, що перераховується платником на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник, і нарахована на таку компенсацію сума ЄСВ (див. податкову консультацію, розміщену в розділі 110.07.17 ЄБПЗ).
Щодо моменту виникнення податкових витрат за створеним резервом на оплату відпусток зазначимо таке.
Найбезпечніше відображати витрати за фактом нарахування відпускних працівнику.
При цьому створення резерву не відображається в податковому обліку платника податків. Такий висновок було «озвучено», зокрема, і в журналі «Вісник податкової служби України», 2011, № 22, с. 35. Водночас «сміливі» платники податків можуть створення резерву на оплату відпусток:
 — працівників, пов'язаних з виробництвом продукції (робіт, послуг), відображати в періоді, в якому отримано дохід від реалізації продукції (робіт, послуг). Це випливає з того, що прямі витрати на оплату праці та загальновиробничі витрати (у тому числі, на виплату відпускних) уключаються до собівартості реалізованих товарів (п.п. 14.1.228 ПК), яка, у свою чергу, «потрапить» до податкових витрат у момент виникнення доходу (п. 138.4 ПК);
 — інших категорій працівників визнавати витратами того звітного періоду, в якому їх було здійснено (п. 138.5 ПК).
У цьому випадку подальше використання резерву відпусток на податковий облік не вплине.
На жаль, офіційна позиція ДПСУ з цього приводу досі невідома