Новые книги учета для предпринимателей-единоналожников

Новые Книги учета для предпринимателей-единоналожников

С 01.01.2012 г. плательщики единого налога работают по новым правилам. Обновленная упрощенная система налогообложения предполагает и обновление форм учетных документов для единоналожников. Приказом № 1637 от 15.12.2011 г. Министерство финансов утвердило новые формы Книг учета доходов и расходов для предпринимателей-единоналожников (юридические лица, напомним, с 01.01.2012 г. от ведения Книги учета доходов и расходов освобождены). Причем таких Книг учета две. Одна предназначена для физлиц-единоналожников групп 1 — 2 и 3 не являющихся плательщиками НДС. Вторая — для физлиц-единоналожников группы 3 — плательщиков НДС (уплачивающих единый налог по ставке 3 %).

О правилах ведения предпринимателями новых Книг учета и поговорим в предлагаемой статье.

Марина Казанова, экономист-аналитик

Прежде всего, отметим, что предприниматели-единоналожники освобождены от ведения бухгалтерского учета. В то же время учет своей деятельности они должны вести в специальных Книгах учета (п.п. 296.1.1, 296.1.2 НК). Под «новую» упрощенку, как того требуют нормы НК, Министерство финансов утвердило 2 вида таких Книг:

— отдельно для плательщиком единого налога групп 1 и 2, а также плательщиков единого налога группы 3, которые не являются плательщиками НДС. Согласно п.п. 296.1.1 НК единоналожники — неплательщики НДС ведут Книгу учета доходов (п.п. 296.1.1 НК), в которой отражаются только поступления от предпринимательской деятельности, т. е. доходы. От ведения учета расходов такие предприниматели освобождены. Форма и Порядок заполнения Книги учета доходов утверждены приказом Министерства финансов Украины от 15.12.2011 г. № 1637;

— отдельно для плательщиков единого налога группы 3, которые являются плательщиками НДС (т. е. уплачивают единый налог по ставке 3 %). Такие предприниматели согласно п.п. 296.1.2 НК обязаны вести учет как доходов, так и расходов. Для них приказом Министерства финансов Украины от 15.12.2011 г. № 1637 утверждена Книга учета доходов и расходов.

Новые формы Книг учета предпринимателям-единоналожникам нужно вести начиная с 01.01.2012 г. (именно с этой даты приказ Министерства финансов № 1637 вступил в силу). Предприниматель может либо приобрести уже готовую Книгу учета (приобрести ее можно в своей налоговой или в специализированном магазине по продаже бухгалтерских и налоговых бланков), либо расчертить самостоятельно по форме, утвержденной приказом № 1637. Прежде чем начать записи в Книге, ее нужно прошнуровать и пронумеровать листы, указав в конце общее количество страниц, и зарегистрировать в налоговом органе по месту регистрации. Регистрация проводится бесплатно (п. 2 Порядка ведения Книги учета доходов, п. 2 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов).

Учитывая то, что новые Книги учета нужно вести уже начиная с 1 января, а регистрация их в налоговой может затянуться, мы бы рекомендовали до момента регистрации новой Книги учета вести старую Книгу по ф. № 10. А затем в новую Книгу после ее регистрации перенести из Книги ф. № 10 общей суммой записи начиная с 01.01.2012 г. Старую Книгу по ф. № 10 нужно будет сдать в налоговую.

Сколько Книг учета должен иметь предприниматель-единоналожник?

Ранее, по требованиям постановления № 507, предприниматели-единоналожники, которые осуществляли торговую деятельность, на каждого наемного работника, реализующего товар, должны были завести и зарегистрировать дополнительные Книги учета доходов и расходов. Новый Порядок № 1637 подобных требований не выдвигает, поэтому предпринимателю достаточно будет вести только одну Книгу учета. А на наемных работников, занимающихся торговлей, заводить Книги не нужно.

Порядок ведения Книги учета

Записи в Книге осуществляются разборчиво чернильной или шариковой ручкой (п. 3 Порядка ведения Книги учета доходов, Порядка ведения Книги учета доходов и расходов). Таким образом, как и прежде, Книга учета должна вестись в бумажном виде от руки.

Книги учета в течение года ведутся нарастающим итогом — за месяц, квартал, год (п.п. 296.1.1 НК, п.п. 4 Порядков ведения Книг учета).

Книга учета доходов

Книга учета доходов ведется предпринимателями-единоналожниками групп 1, 2 и 3, которые не являются плательщиками НДС. Еще раз отметим, что такие предприниматели должны вести только учет доходов. Соответственно, как следует из ее названия, Книга учета доходов предусматривает только графы для указания показателей о доходах. При этом отметим, что для предпринимателей-единоналожников группы 3 показатель дохода напрямую влияет на размер единого налога, поскольку они уплачивают единый налог в % от дохода. В целом же по показателю «доход» определяется право плательщиков единого налога пребывать на упрощенной системе налогообложения.

Согласно требованиям ст. 292 НК в доход предпринимателя-единоналожника включаются:

— выручка от продажи товаров (продукции) работ, услуг, поступившая на счет или в кассу;

— стоимость бесплатно полученных в течение отчетного периода товаров (работ или услуг);

— сумма кредиторской задолженности (т. е. долг предпринимателя другим лицам), по которой истек срок исковой давности (в общем случае — 3 года).

Если предприниматель предоставляет услуги, выполняет работы по договорам поручения, транспортного экспедирования или агентским договорам, то в его доход включается сумма полученного вознаграждения («транзитные суммы» в составе дохода не отражаются) (п. 292.4 НК). В то же время о договорах комиссии в этом в п. 292.4 НК нет ни слова. Поэтому единоналожнику-комиссионеру нужно будет в составе своего дохода отразить всю сумму средств, полученных от реализации товара по договору комиссии, — и комиссионное вознаграждение, и выручку, причитающуюся комитенту («транзитные» суммы).

Обратим внимание на то, что учет доходов ведется предпринимателями-единоналожниками по «кассовому» методу, т. е. на дату фактического проведения расчетов. Так, если деньги (или другие блага) получены — отражаем доход. Если же товары отгружены (или работы/услуги выполнены), а оплата за них еще не поступила, то дохода у предпринимателя нет.

Правила определения даты возникновения дохода приведены в пп. 292.6 — 292.8 НК.

Даты признания доходов

Как указано в п. 5 Порядка ведения Книги учета доходов, записи в Книге учета делаются «по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход» (в частности, поступили средства на текущий счет плательщика налога и/или получены наличностью, сумма задолженности, по которой истек срок исковой давности, фактически безвозмездно получены товары, работы, услуги). Из этого следует, что:

1. Записи в Книгу вносятся только в те дни, когда предприниматель получает доход. За те дни, в которых дохода не было, записи не делаем.

2. Записи вносятся в Книгу общей суммой по итогам дня. Каждую операцию, осуществленную в течение рабочего дня, вносить в Книгу не нужно.

Книга учета доходов предусматривает 9 граф.

В графе 1 указывается дата записи, т. е. дата (день, месяц и год) получения дохода.

В графе 2 записывается сумма денежных средств, полученная по итогам дня в кассу или на расчетный счет в оплату за реализованные товары (работы, услуги). Еще раз обратим внимание, что в этой графе показывают именно полученную сумму выручки. В случае отгрузки товаров, не сопровождающейся одновременным получением оплаты за него, доход у предпринимателя не возникает. Полученная выручка записывается в полной сумме, включая НДС. Причем подтверждать первичными документами запись о выручке не обязательно.

Вся полученная наличная выручка в течение дня должна быть в полной сумме оприходована. При этом:

— если предприниматель применяет РРО или РК, оприходоваться наличные будут через РРО или РК и в КУРО;

— если предприниматель принимает деньги без применения РРО или РК, то оприходованием наличных для него будет считаться проведение учета поступивших наличных в Книге. Как мы уже отмечали, вся выручка, полученная единоналожником в течение дня, записывается в Книгу общей суммой.

Если наличность у предпринимателя не будет своевременно оприходована (не внесена соответствующая запись в Книге), то при проверке инспектор сможет наложить на предпринимателя штраф в пятикратном размере от неоприходованной суммы (ст. 1 Указа № 436, п. 1.2 Положения № 637).

В графу 2 предприниматель выписывает и «посреднические» доходы:

— в случае предоставления услуг, выполнения работ по договорам поручения, транспортного экспедирования или агентским договорам в графе 2 — сумму своего вознаграждения (на дату его получения) (п. 292.4 НК);

— в случае работы по договору комиссии предприниматель-комиссионер в графе 2 должен будет отразить и комиссионное вознаграждение, и выручку, причитающуюся комитенту («транзитные» суммы).

В графе 3 показываются суммы средств (в том числе предоплаты), возвращаемые предпринимателем-единоналожником покупателям за товары (работы, услуги). Согласно п. 5 п. 292.11 НК суммы средств (аванс, предоплата), которые возвращаются плательщиком единого налога покупателю товара (работ, услуг), не включаются в состав дохода предпринимателя-единоналожника. Поэтому, возвращая деньги покупателю, единоналожнику нужно уменьшить ранее отраженный доход, чтобы возвращенные покупателю деньги не числились в доходе. В день возврата покупателю средств единоналожник отражает возвращенные суммы в графе 3 Книги.

В графе 4 указывается откорректированная сумма дохода за проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги на сумму возвращенных средств за проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги
и/или подписки и рассчитывается как разница граф 2 и 3.

В графе 5 указывается стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг). В какой сумме предпринимателям-единоналожникам признавать доход от бесплатно полученного имущества, в НК не сказано, поэтому в случае бесплатного получения товаров желательно, чтобы в сопроводительных документах на товар была указана их «подарочная» стоимость.

В графе 6 отражается сумма задолженности, по которой истек срок исковой давности.

В графе 7 отражается общая сумма дохода как сумма граф 4, 5 и 6.

Графы 8 и 9 Книги предназначены для отражения доходов, полученных с нарушением «единоналожных» правил и которые облагаются «специальной» ставкой единого налога — 15 % (независимо от группы). Речь идет о «сверхлимитных» доходах, доходах от деятельности, не указанной в Свидетельстве плательщика единого налога, от деятельности, запрещенной для единого налога, от деятельности с применением «неправильной» формы расчетов. В графе 8 отражаем вид дохода. Очевидно, здесь нужно использовать сокращенные формулировки их строк 02 — 05, 07 — 10, 13 — 15 Декларации единоналожника, к примеру «дохід, отриманий від провадження діяльності, не зазначеної у свідоцтві платника єдиного податку» и т. п. В графе 9 указывается сумма такого дохода.

Подводить «промежуточные» итоги в Книге учета доходов нужно по результатам каждого месяца и квартала. Затем подводится суммарный итог за год.

Книга учета доходов и расходов

Книгу учета доходов и расходов ведут предприниматели-единоналожники группы 3, являющиеся плательщиками НДС (т. е. уплачивающие единый налог по ставке 3 %).

Такие предприниматели обязаны вести учет как доходов, так и расходов. Поэтому их Книга учета состоит из двух частей:

— I «Доходи» . Эта часть книги аналогична той, которую ведут предприниматели 1,2,3 группы — неплательщики НДС. Единственный нюанс — предприниматели — плательщики НДС записи вносят без НДС;

— II «Витрати» — предназначена для учета расходов. Расходы предпринимателя-единоналожника никак не влияют на размер единого налога. Однако вести учет расходов предпринимателями-единоналожниками — плательщиками НДС требует п.п. 296.1.2 НК.

В общих чертах расскажем об основных правилах учета расходов единоналожниками — плательщиками НДС:

1. Как и ранее, показывать расходы в Книге учета единоналожники должны «по кассовому методу», т. е. по факту уплаты денег. По крайней мере, такой вывод мы можем сделать из формулировки п. 5 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов, в котором указано, что «записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход <...> и понесены расходы, в частности уплачены приобретенные товары (работы, услуги), выплачена заработная плата, уплачен единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование и т. п.». Поэтому, к примеру, если мы получили сначала товар, но он еще не оплачен, то на момент его получения расходы мы не отражаем, а покажем их только в момент уплаты денежных средств поставщику.

2. Теперь нет привязки расходов к дате получения дохода. Ранее, напомним, расходы мы могли отразить на дату получения дохода, с которыми связаны эти расходы. Теперь же новый Порядок ведения Книги учета доходов и расходов подобных требований не выдвигает, т. е. доходы следует отражать в текущем режиме — на дату их осуществления (на день осуществления оплаты за полученные товары, работы, услуги; на день выплаты зарплаты; на день уплаты ЕСВ).

3. Что касается документального подтверждения расходов, то в целом, учитывая требования ст. 44 НК, предприниматели-единоналожники должны иметь документальное подтверждение расходов.

Записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход, в частности средства, поступившие на текущий счет плательщика налога и/или полученные наличностью, сумма задолженности, по которой истек срок исковой давности, фактически бесплатно получены товары (работы, услуги) и понесены расходы, в частности оплачены приобретенные товары (работы, услуги), выплачена заработная плата, уплачен единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование и т. п. (п. 5 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов). Каждую операцию заносить в Книгу не нужно, предприниматель отражает полученные доходы/понесенные расходы общей суммой по итогам за день. Далее выводится суммарный итог за месяц, квартал, год.

Раздел II «Витрати» Книги учета доходов и расходов заполняется следующим образом:

— в графе 1 указывается дата записи, т. е. дата (число, месяц, год) осуществления расходов: дата перечисления денежных средств поставщику, дата выплаты заработной платы, уплаты ЕСВ и т. п.;

— в графах 2 и 3 приводятся расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг) без НДС , в том числе суммы, которые уплачиваются согласно договору поставщику (продавцу), за вычетом непрямых налогов; суммы ввозной пошлины; суммы непрямых налогов в связи с приобретением товаров (работ, услуг), которые не возмещаются налогоплательщикам; транспортно-заготовительные расходы; другие расходы, непосредственно связанные с приобретением товаров (работ, услуг) и доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования в запланированных целях;

— в графе 4 отражается сумма расходов на оплату труда в случае использования труда наемных лиц. Зарплата включается в расходы «грязной» суммой (т. е. начисленная зарплата, не уменьшенная на сумму удержаний и НДФЛ);

— в графе 5 — сумма уплаченного ЕСВ. Здесь, по нашему мнению, предприниматель может отразить как ЕСВ, который уплачивается в связи с выплатой заработной платы работников (в части начислений), так и ЕСВ «за себя»);

— в графе 6 приводится сумма других расходов, которые понесены в связи с осуществлением хозяйственной деятельности плательщика налога, в частности расходы на связь, уплату арендных и коммунальных платежей и т. п. Главное, чтобы расходы были связаны с предпринимательской деятельностью.

Пример. Предположим, что в течение января 2012 года предпринимателем-единоналожником 3-й группы, уплачивающим единый налог по ставке 3 %, осуществлены следующие операции:

03.01.2012 г.:

— на расчетный счет предпринимателя поступил аванс за товары от предприятия «А» в сумме 20000,00 грн. Здесь и далее суммы указаны без учета НДС. Согласно п. 6.2 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов, у графах 2 — 7 отражается доход от осуществления хозяйственной деятельности, без налога на добавленную стоимость;

— получена выручка от реализаторов предпринимателя в сумме 4000,00 грн.

05.01.2012 г.:

— получен товар от поставщика в количестве 100 ед. по цене 300,00 грн. за ед. на сумму 30000,00 грн. (товары не оплачены);

— перечислены предприятию «Б» 200,00 грн. за услуги по доставке товаров.

06.01.2012 г.:

— перечислен ЕСВ с зарплаты работников — 2200,00 грн. (в том числе в части «начислений» — 2020,00 грн.; в части «удержаний» — 180,00 грн.);

— перечислен налог на доходы физических лиц с зарплаты наемных работников — 723,00 грн.;

— выплачена заработная плата работникам предпринимателя за декабрь 2011 г. — 5000,00 грн.;

— получена выручка от реализаторов предпринимателя за проданные товары в сумме 5000,00 грн.

12.01.2012 г. Отгружена первая партия товаров предприятию «А» на сумму 15000,00 грн.

13.01.2012 г. С расчетного счета предпринимателя перечислена поставщику оплата за поставленный им 05.01.2012 г. товар в полной сумме.

17.01.2012 г. Получена выручка от реализаторов предпринимателя за проданные товары в сумме 10000,00 грн.

18.01.2012 г. Перечислен ЕСВ «за себя» — 372,33 грн.

19.01.2012 г. По просьбе предприятия «А» поставка второй партии товара на сумму 5000 грн. была отменена, часть аванса (в сумме 5000,00 грн.) была возвращена предприятию.

20.01.2012 г. Предприниматель бесплатно получил товары на сумму 1000,00 грн.

22.01.2012 г. Банк снял со счета предпринимателя 300,00 грн. за расчетно-кассовое обслуживание.

25.01.2012 г. Оплачены расходы по аренде помещения — 1000,00 грн.

Книга обліку доходів і витрат

(для платників єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість)

I. Доходи

II. Витрати

Исправление ошибок

Насчет исправления ошибок в Книгах учета, в п. 3 Порядков ведения книг единоналожников, утвержденных приказом № 1637, указано, что: «в случае внесения исправлений новая запись удостоверяется подписью плательщика налога». Таким образом, ошибки в Книгах учета исправляются корректурным способом, т. е. неправильные цифры зачеркиваются, а над зачеркнутым надписываются правильные. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом делается надпись: «Исправлено», ставятся дата и подпись предпринимателя.

Если Книга закончилась

Книгу ведут до тех пор, пока она не закончится. В случае необходимости регистрации новой Книги в течение налогового (отчетного) периода записи в ней продолжаются нарастающим итогом, а предыдущая Книга остается у налогоплательщика (п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов, п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов).

Книга хранится у предпринимателя в течение 3-х лет после выполнения последней записи.

Ответственность

За неведение или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов к предпринимателю может быть применен штраф, предусмотренный ст. 164¹ КоАП — в размере от 51 до 136 грн. Кроме того, за неоприходование наличных (невнесение соответствующей записи о получении наличного дохода в Книгу) предпринимателю может грозить штраф в 5-кратном размере неоприходованной суммы (п. 1.2 Положения № 637, ст. 1 Указа № 436).

ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ нормативные ДОКУМЕНТЫ

НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Порядок ведения Книги учета доходов — Порядок ведения книги учета доходов плательщиками единого налога первой и второй групп и плательщиками единого налога третьей группы, которые не являются плательщиками налога на добавленную стоимость, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 15.12.2011 г. № 1637.

Порядок ведения Книги учета доходов и расходов — Порядок ведения книги учета доходов и расходов плательщиками единого налога третьей группы, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 15.12.2011 г. № 1637.