Нові Книги обліку для підприємців-єдиноподатників
З 01.01.2012 р. платники єдиного податку працюють за новими правилами. Оновлена спрощена система оподаткування передбачає і оновлення форм облікових документів для єдиноподатників. Наказом № 1637 від 15.12.2011 р. Міністерство фінансів затвердило нові форми Книг обліку доходів і витрат для підприємців-єдиноподатників (юридичних осіб, нагадаємо, з 01.01.2012 р. від ведення Книги обліку доходів і витрат звільнено). Причому таких Книг обліку дві. Одну призначено для фізосіб-єдиноподатників груп 1 — 2 і 3, які не є платниками ПДВ. Другу — для фізосіб-єдиноподатників групи 3 — платників ПДВ (які сплачують єдиний податок за ставкою 3 %).
Про правила ведення підприємцями нових Книг обліку й поговоримо у пропонованій статті.
Марина Казанова, економіст-аналітик
Перш за все зазначимо, що підприємців-єдиноподатників звільнено від ведення бухгалтерського обліку. Водночас облік своєї діяльності вони повинні вести у спеціальних Книгах обліку (пп. 296.1.1, 296.1.2 ПК). Під «нову» спрощенку, як того вимагають норми ПК, Міністерство фінансів затвердило 2 різновиди таких Книг:
— окремо для платників єдиного податку групи 1 і 2, а також платників єдиного податку групи 3, які не є платниками ПДВ. Згідно з п.п. 296.1.1 ПК єдиноподатники — неплатники ПДВ ведуть Книгу обліку доходів (п.п. 296.1.1 ПК), в якій відображаються тільки надходження від підприємницької діяльності, тобто доходи. Від ведення обліку витрат таких підприємців звільнено. Форму та Порядок заповнення Книги обліку доходів затверджено наказом Міністерства фінансів України від 15.12.2011 р. № 1637;
— окремо для платників єдиного податку групи 3, які є платниками ПДВ (тобто сплачують єдиний податок за ставкою 3 %). Такі підприємці згідно з п.п. 296.1.2 ПК зобов'язані вести як облік доходів, так і витрат. Для них наказом Міністерства фінансів України від 15.12.2011 р. № 1637 затверджено Книгу обліку доходів і витрат.
Нові форми Книг обліку підприємцям-єдиноподатникам потрібно вести, починаючи з 01.01.2012 р. (саме з цієї дати наказ Міністерства фінансів № 1637 набув чинності). Підприємець може або придбати вже готову Книгу обліку (придбати її можна у своїй податковій або у спеціалізованому магазині з продажу бухгалтерських і податкових бланків) або розкреслити самостійно за формою, затвердженою наказом № 1637. Перш ніж розпочати записи у Книзі, її потрібно прошнурувати та пронумерувати аркуші, зазначивши в кінці загальну кількість сторінок, і зареєструвати в податковому органі за місцем реєстрації. Реєстрація проводиться безоплатно (п. 2 Порядку ведення Книги обліку доходів, п. 2 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат).
Ураховуючи, що нові Книги обліку потрібно вести вже починаючи з 1 січня, а реєстрація їх у податковій може затягнутися, ми б рекомендували до моменту реєстрації нової Книги обліку вести стару Книгу за ф. № 10. А потім до нової Книги після її реєстрації перенести з Книги ф. № 10 загальною сумою записи, починаючи з 01.01.2012 р. Стару Книгу за ф. № 10 потрібно буде здати до податкової.
Скільки Книг обліку повинен мати підприємець-єдиноподатник?
Раніше за вимогами постанови № 507 підприємці-єдиноподатники, які здійснювали торговельну діяльність, на кожного найманого працівника, що реалізовує товар, повинні були завести та зареєструвати додаткові Книги обліку доходів і витрат. Новий Порядок № 1637 подібних вимог не висуває. Тому підприємцю достатньо буде вести тільки одну Книгу обліку. А на найманих працівників, які займаються торгівлею, заводити Книги не потрібно.
Порядок ведення Книги обліку
Записи у Книзі здійснюються розбірливо чорнильною або кульковою ручкою (п. 3 Порядку ведення Книги обліку доходів, Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат). Таким чином, як і раніше, Книга обліку повинна вестися вручну в паперовому вигляді.
Книги обліку протягом року ведуться наростаючим підсумком — за місяць, квартал, рік (п.п. 296.1.1 ПК, п.п. 4 Порядків ведення Книг обліку).
Книга обліку доходів
Книга обліку доходів ведеться підприємцями-єдиноподатниками групи 1, 2 і 3, які не є платниками ПДВ. Ще раз зазначимо, що такі підприємці повинні вести тільки облік доходів. Відповідно, як випливає з її назви, Книга обліку доходів передбачає графи тільки для зазначення показників про доходи. При цьому зауважимо, що для підприємців-єдиноподатників групи 3 показник доходу безпосередньо впливає на розмір єдиного податку, оскільки вони сплачують єдиний податок у % від доходу. У цілому ж за показником «доходу» визначається право платників єдиного податку перебувати на спрощеній системі оподаткування.
Згідно з вимогами ст. 292 ПК до доходу підприємця-єдиноподатника включаються:
— виручка від продажу товарів (продукції) робіт, послуг, що надійшла на рахунок або до каси;
— вартість безоплатно отриманих протягом звітного періоду товарів (робіт або послуг);
— сума кредиторської заборгованості (тобто борг підприємця іншим особам), за якою минув строк позовної давності (у загальному випадку — 3 роки).
Якщо підприємець надає послуги, виконує роботи за договорами доручення, транспортної експедиції або агентськими договорами, то до його доходу включається сума отриманої винагороди («транзитні суми» у складі доходу не відображаються) (п. 292.4 ПК). Водночас про договори комісії в цьому п. 292.4 ПК немає жодного слова. Тому єдиноподатнику-комісіонеру потрібно буде у складі свого доходу відобразити всю суму коштів, отриманих від реалізації товару за договором комісії, — і комісійну винагороду, і виручку, що належить комітенту («транзитні» суми).
Звернемо увагу на те, що облік доходів ведеться підприємцями-єдиноподатниками за «касовим» методом, тобто на дату фактичного проведення розрахунків. Так, якщо гроші (або інші блага) отримано — відображаємо дохід. Якщо ж товари відвантажено (або роботи/послуги виконано), а оплата за них ще не надійшла, то доходу в підприємця немає.
Правила визначення дати виникнення доходу наведено в п.п. 292.6 — 292.8 ПК.
Дати визнання доходів
| Вид доходу | На яку дату визнається | Норма ПК |
| Дохід, отриманий у грошовій формі | Дата надходження грошових коштів на розрахунковий рахунок (до каси) | П. 292.6 |
| Сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності | Дата списання кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності | П. 292.6 |
| Вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) | Дата фактичного отримання безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) | П. 292.6 |
| Дохід від торгівлі товарами або послугами з використанням торговельних автоматів або іншого подібного обладнання | Дата вилучення з автоматів (обладнання) грошових коштів | П. 292.7 |
| Дохід від торгівлі товарами (роботами, послугами) через торговельні автомати з використанням жетонів, карток або інших замінників грошових знаків | Дата продажу таких жетонів, карток та інших замінників грошових знаків | П. 292.8 |
Як зазначено в п. 5 Порядку ведення Книги обліку доходів, записи у Книзі обліку робляться «за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід» (зокрема, надійшли кошти на поточний рахунок платника податку та отримані готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, фактично безоплатно отримані товари, роботи, послуги). Із цього випливає, що:
1. Записи до Книги вносяться тільки у ті дні, коли підприємець отримує дохід. За ті дні в яких доходу не було, записи не робимо.
2. Записи вносяться до Книги загальною сумою за підсумками дня. Кожну операцію, здійснену протягом робочого дня, заносити до Книги не потрібно.
Книга обліку доходів передбачає 9 граф.
У графі 1 зазначається дата запису, тобто дата (день, місяць і рік) отримання доходу.
У графі 2 записується сума грошових коштів, отримана за підсумками дня до каси або на розрахунковий рахунок в оплату за реалізовані товари (роботи, послуги). Ще раз звернемо увагу, що в цій графі показують саме отриману суму виручки. У разі відвантаження товарів, що не супроводжується одночасним отриманням оплати за нього, дохід у підприємця не виникає. Отримана виручка записується в повній сумі, уключаючи ПДВ. Причому підтверджувати первісними документами запис про виручку не обов'язково.
Уся отримана готівкова виручка протягом дня має бути в повній сумі оприбуткована. При цьому:
— якщо підприємець застосовує РРО або РК, оприбутковуватиметься готівка через РРО або РК і в КУРО;
— якщо підприємець приймає гроші без застосування РРО або РК, то оприбутковуванням готівки для нього вважатиметься проведення обліку у Книзі готівки, що надійшла. Як ми вже зазначали, уся виручка, отримана єдиноподатником протягом дня, записується до Книги загальною сумою.
Якщо готівка в підприємця не буде своєчасно оприбуткована (не внесено відповідний запис до Книги), то при перевірці інспектор зможе накласти на підприємця штраф у п'ятикратному розмірі від неоприбуткованої суми (ст. 1 Указу № 436, п. 1.2 Положення № 637).
До графи 2 підприємець вносить й «посередницькі» доходи:
— у разі надання послуг, виконання робіт за договорами доручення, транспортної експедиції або агентськими договорами у графі 2 — суму своєї винагороди (на дату її отримання) (п. 292.4 ПК);
— у разі роботи за договором комісії, підприємець-комісіонер у графі 2 повинен буде відобразити — і комісійну винагороду, і виручку, що належить комітенту («транзитні» суми).
У графі 3 показуються суми коштів (у тому числі передоплати), що повертаються підприємцем-єдиноподатником покупцям за товари (роботи, послуги). Згідно з п. 5 п. 292.11 ПК суми коштів (аванс, передоплата), що повертаються платником єдиного податку покупцю товару (робіт, послуг), не включаються до складу доходу підприємця-єдиноподатника. Тому, повертаючи назад гроші покупцю, єдиноподатнику потрібно зменшити раніше відображений дохід, щоб повернені покупцю гроші не «значилися» у доході. У день повернення покупцю коштів єдиноподатник відображає повернені суми у графі 3 Книги.
У графі 4 зазначається скоригована сума доходу за продані товари, виконані роботи, надані послуги на суму повернутих коштів за продані товари, виконані роботи, надані послуги та/або передплати та розраховується як різниця граф 2 і 3.
У графі 5 зазначається вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). У якій сумі підприємцям-єдиноподатникам визнавати дохід від безоплатно отриманого майна, у ПК не зазначено, тому в разі безоплатного отримання товарів бажано, щоб у супровідних документах на товар була вказана їх «подарункова» вартість.
У графі 6 відображається сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності.
У графі 7 відображається загальна сума доходу як сума граф 4, 5 і 6.
Графи 8 і 9 Книги призначено для відображення доходів, отриманих з порушенням «єдиноподатних» правил і які обкладаються «спеціальною» ставкою єдиного податку — 15 % (незалежно від групи). Ідеться про «понадлімітні» доходи, доходи від діяльності, не зазначеної у Свідоцтві платника єдиного податку, від діяльності, забороненої для єдиного податку, від діяльності із застосуванням «неправильної» форми розрахунків. У графі 8 відображаємо вид доходу. Очевидно, тут потрібно використовувати скорочені формулювання їх рядків 02 — 05, 07 — 10, 13 — 15 Декларації єдиноподатника, наприклад «дохід, отриманий від провадження діяльності, не зазначеної у свідоцтві платника єдиного податку» тощо. У графі 9 зазначається сума такого доходу.
Підбивати «проміжні» підсумки у Книзі обліку доходів потрібно за результатами кожного місяця та кварталу. Потім підбивається сумарний підсумок за рік.
Книга обліку доходів і витрат
Книгу обліку доходів і витрат ведуть підприємці-єдиноподатники групи 3, які є платниками ПДВ (тобто сплачують єдиний податок за ставкою 3 %).
Такі підприємці зобов'язані вести як облік доходів, так і витрат. Тому їх Книга обліку складається з двох частин:
— I «Доходи» . Ця частина книги аналогічна тій, яку ведуть підприємці 1, 2, 3 груп — неплатники ПДВ. Єдиний нюанс — підприємці-платники ПДВ записи вносять без ПДВ;
— II «Витрати» — призначена для обліку витрат. Витрати підприємця-єдиноподатника ніяк не впливають на розмір єдиного податку. Проте вести облік витрат підприємцями-єдиноподатниками — платниками ПДВ вимагає п.п. 296.1.2 ПК.
Стисло розповімо про основні правила обліку витрат єдиноподатниками-платниками ПДВ:
1. Як і раніше, показувати витрати у Книзі обліку єдиноподатники повинні «за касовим методом», тобто за фактом сплати грошей. Принаймні, такий висновок ми можемо зробити з формулювання п. 5 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат, в якому зазначено, що «записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід <…> та понесено витрати, зокрема оплачені придбані товари (роботи, послуги), виплачена заробітна плата, сплачено єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування тощо». Тому, наприклад, якщо ми отримали спочатку товар, але він ще не оплачений, то на момент його отримання витрати ми не відображаємо, а покажемо їх тільки в момент сплати грошових коштів постачальнику.
2. Тепер немає прив'язки витрат до дати отримання доходу. Раніше, нагадаємо, витрати ми могли відобразити на дату отримання доходу, з яким пов'язані ці витрати. Нині ж новий Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат подібних вимог не висуває, тобто доходи слід відображати в поточному режимі — на дату їх отримання (на день здійснення оплати за отримані товари, роботи, послуги; на день виплати зарплати; на день сплати ЄСВ).
3. Що стосується документального підтвердження витрат, то в цілому, враховуючи вимоги ст. 44 ПК, підприємці-єдиноподатники повинні мати документальне підтвердження витрат.
Записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід, зокрема кошти, що надійшли на поточний рахунок платника податку та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, фактично безоплатно отримано товари (роботи, послуги) та понесено витрати, зокрема оплачені придбані товари (роботи, послуги), виплачена заробітна плата, сплачено єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування тощо (п. 5 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат). Кожну операцію заносити до Книги не потрібно, підприємець відображає отримані доходи/понесені витрати загальною сумою за підсумками за день. Далі виводиться сумарний підсумок за місяць, квартал, рік.
Розділ II «Витрати» Книги обліку доходів і витрат заповнюється таким чином:
— у графі 1 зазначається дата запису, тобто дата (число, місяць, рік) здійснення витрат: дата перерахування грошових коштів постачальнику, дата виплати заробітної плати, сплати ЄСВ тощо;
— у графах 2 і 3 наводяться витрати, пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг) без ПДВ , у тому числі суми, які сплачуються згідно з угодою постачальнику (продавцю), за вирахуванням посередніх податків; суми ввізного мита; суми посередніх податків у зв'язку з придбанням товарів (робіт, послуг), що не відшкодовуються платникам податків; транспортно-заготівельні витрати; інші витрати, безпосередньо пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг) і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання в запланованих цілях;
— у графі 4 відображається сума витрат на оплату праці в разі використання праці найманих осіб. Зарплата включається до витрат «грязною» сумою (тобто нарахована зарплата, не зменшена на суму утримань та ПДФО);
— у графі 5 — сума сплаченого ЄСВ. Тут, на нашу думку, підприємець може відобразити як ЄСВ, що сплачується у зв'язку з виплатної заробітної плати працівників (у частині нарахувань), так і ЄСВ «за себе»;
— у графі 6 наводиться сума інших витрат, які понесені у зв'язку зі здійсненням господарської діяльності платника податку, зокрема витрати на зв'язок, сплату орендних і комунальних платежів тощо. Головне, щоб витрати були пов'язані з підприємницькою діяльністю.
Приклад. Припустимо, що протягом січня 2012 року підприємцем-єдиноподатником групи 3, що сплачує єдиний податок за ставкою 3 % здійснено такі операції:
03.01.2012 р.:
— на розрахунковий рахунок підприємця надійшов аванс за товари від підприємства «А» у сумі 20000,00 грн. Тут і далі суми зазначено без урахування ПДВ. Згідно з п. 6.2 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат у графах 2 — 7 відображається дохід від провадження господарської діяльності, без податку на додану вартість;
— отримано виручку від реалізаторів підприємця в сумі 4000,00 грн.
05.01.2012 р.:
— отримано товар від постачальника в кількості 100 од. за ціною 300,00 грн. за од. на суму 30000,00 грн. (товари не оплачено);
— перераховано підприємству «Б» 200,00 грн. за послуги з доставки товарів.
06.01.2012 р.:
— перераховано ЄСВ із зарплати працівників — 2200,00 грн. (у тому числі в частині «нарахувань» — 2020,00 грн.; у частині «утримань» — 180,00 грн.);
— перераховано податок на доходи фізичних осіб із зарплати найманих працівників — 723,00 грн.
— виплачено заробітну плату працівникам підприємця за грудень 2011 р. — 5000,00 грн.;
— отримано виручку від реалізаторів підприємця за продані товари в сумі 5000,00 грн.
12.01.2012 р. Відвантажено першу партію товарів підприємству «А» на суму 15000,00 грн.
13.01.2012 р. З розрахункового рахунку підприємця перераховано постачальнику оплату за поставлений ним 05.01.2012 р. товар у повній сумі.
17.01.2012 р. Отримано виручку від реалізаторів підприємця за продані товари в сумі 10000,00 грн.
18.01.2012 р. Перераховано ЄСВ «за себе» — 372,33 грн.
19.01.2012 р. На прохання підприємства «А» постачання другої партії товару на суму 5000 грн. було скасовано, частину авансу (в сумі 5000,00 грн.) було повернено підприємству.
20.01.2012 р. Підприємець безоплатно отримав товари на суму 1000,00 грн.
22.01.2012 р. Банк зняв з рахунка підприємця 300,00 грн. за розрахунково-касове обслуговування.
25.01.2012 р. Оплачено витрати з оренди приміщення — 1000,00 грн.
Книга обліку доходів і витрат
(для платників єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість)
I. Доходи
| Дата | Дохід від провадження діяльності* | Дохід, що оподатковується за ставкою 15 %** | ||||||
| вартість проданих товарів, виконаних робіт, наданих послуг | вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) без ПДВ, грн. | сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, без ПДВ, грн. | всього, грн. | вид | сума, грн. | |||
| сума без ПДВ, грн. | сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати без ПДВ, грн. | скоригована сума доходу, грн. | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 03.01.2012 | 24000,00 | — | 24000,00 | — | — | 24000,00 | — | — |
| 06.01.2012 | 5000,00 | — | 5000,00 | — | — | 5000,00 | — | — |
| 17.01.2012 | 10000,00 | — | 10000,00 | — | — | 10000,00 | — | — |
| 19.01.2012 | — | 5000,00 | -5000,00 | — | — | -5000,00 | — | — |
| 20.01.2012 | — | — | — | 1000,00 | — | 1000,00 | — | — |
| Усього | 39000,00 | 5000,00 | 34000,00 | 1000,00 | — | 35000,00 | — | — |
II. Витрати
| Дата | Витрати, пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг) | Витрати на оплату праці найманих працівників, грн. | Єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, грн. | Інші | Всього, грн. (гр. 3 + гр. 4 + | |
| вид витрат | сума без ПДВ, грн. | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 05.01.2012 | Транспортні витрати | 200,00 | — | — | — | 200,00 |
| 06.01.2012 | — | — | 5000,00 | 2020,00 | — | 7020,00 |
| 13.01.2012 | Суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику | 30000,00 | — | — | — | 30000,00 |
| 18.01.2012 | — | — | — | 372,33 | — | 372,33 |
| 22.01.2012 | — | — | — | — | 300,00 | 300,00 |
| 25.01.2012 | — | — | — | — | 1000,00 | 1000,00 |
| Усього | — | 30200,00 | 5000,00 | 2392,33 | 1300,00 | 38892,33 |
Виправлення помилок
Стосовно виправлення помилок у Книгах обліку в п. 3 Порядків ведення книг єдиноподатників, затверджених наказом № 1637, зазначено, що: «в разі внесення виправлень новий запис засвідчується підписом платника податку». Таким чином, помилки в Книгах обліку виправляються коректурним способом, тобто неправильні цифри закреслюються, а над закресленим надписуються правильні. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Поруч робиться напис: «Виправлено», ставляться дата та підпис підприємця.
Якщо Книга закінчилася
Книгу ведуть доти, доки вона не закінчиться. У разі необхідності реєстрації нової Книги протягом податкового (звітного) періоду записи в ній продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Книга залишається у платника податків (п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів, п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат).
Книга зберігається в підприємця протягом 3-х років після здійснення останнього запису.
Відповідальність
За неведення або неналежне ведення обліку доходів і витрат до підприємця може бути застосовано штраф, передбачений ст. 1641 КпАП, — у розмірі від 51 до 136 грн. Крім того, за неоприбутковування готівки (невнесення відповідного запису про отримання готівкового доходу до Книги) підприємцю може загрожувати штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми (п. 1.2 Положення № 637, ст. 1 Указу № 436).
ВИКОРИСТАНІ нормативні ДОКУМЕНТИ
ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
Порядок ведення Книги обліку доходів — Порядок ведення Книги обліку доходів платників єдиного податку першої і другої груп та платників єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 15.12.2011 р. № 1637.
Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат — Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат платників єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 15.12.2011 р. № 1637.
