Получение ТМЦ без доверенности
С поставщиком заключен договор сроком действия один год. Поставка товара осуществляется дважды в неделю со склада контрагента. Расчеты производятся по предоплате. Можно ли с целью сокращения документооборота не оформлять доверенность на получение ТМЦ каждый раз, а выписать какой-то сводный документ?
Как известно, сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги (далее — ТМЦ) отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей (форма № М-2). Это предусмотрено п. 2 Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом МФУ от 16.05.96 г. № 99 (далее — Инструкция № 99).
В общем случае срок действия доверенности составляет не более 10 календарных дней (п. 8 Инструкции № 99), начиная с указанной в доверенности даты выдачи (письмо МФУ от 27.07.2009 г. № 31-34000-10-10/20370).
Также доверенность может быть выдана на календарный месяц, если (п. 8 Инструкции № 99):
— расчеты за ТМЦ осуществляются в порядке плановых платежей;
или
— ценности доставляются централизованно-кольцевыми перевозками.
Под централизованно-кольцевыми перевозками понимаются перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем, товаропоставщиком и т. п.) завоз ТМЦ осуществляется:
— систематически;
— по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т. п.) по адресу одного или более заказчиков (юридических лиц либо их отделений, участков, филиалов) (письмо МФУ от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021).
Кстати, чтобы в будущем ни у кого не возникало вопросов относительно характера поставок, рекомендуем систематичность прописывать непосредственно в договоре (например, «поставка осуществляется систематически, не реже чем 1 раз в месяц») или составлять график поставок. В свою очередь, наличие печатей и подписей сторон договора, по нашему мнению, свидетельствует о согласовании поставки (т. е. выполняется и второе условие признания поставок централизованно-кольцевыми).
Вместе с тем при централизованно-кольцевых перевозках ценностей предприятиям их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия или других лиц, уполномоченных подписывать доверенности, уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, которое будет принимать ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т. п.) свою подпись о получении ценностей (п. 13 Инструкции № 99).
Итак, п. 13 Инструкции № 99 предусмотрен единственный случай, когда отпуск ТМЦ может осуществляться без доверенности. Причем для этого должны выполняться два обязательных условия .
Во-первых , перевозка ценностей должна иметь централизованно-кольцевой характер (выше мы описали признаки такой поставки).
Во-вторых , получатель ТМЦ должен уведомить поставщика об образце печати (штампа), которой представитель будет заверять свою подпись на сопроводительных документах при получении ценностей. Для этих целей составляют уведомление*. Оно может быть оформлено как приложение к договору поставки или как самостоятельный документ (например, письмо поставщику).
* Иногда такое уведомление называют генеральной доверенностью. Отметим, что действующим законодательством такое понятие, как «генеральная доверенность», не определено. Это, скорее, народное название документа, который, по сравнению с «обычной» доверенностью на получение ТМЦ, составляется в определенных случаях, на более продолжительный срок и/или предоставляет более широкий круг полномочий представителю.
Для удобства далее по тексту будем использовать термин «уведомление». Однако еще раз подчеркиваем: по нашему мнению, выполнить требование п. 13 Инструкции № 99 и уведомить поставщика об образце печати можно любым документом, главное, чтобы в нем удостоверялся образец печати (штампа) предприятия (получателя).
Форма такого уведомления не установлена, поэтому, помимо удостоверения образца печати (штампа) (это обязательно!), может содержать любые реквизиты на усмотрение получателя ценностей.
Вместе с тем напоминаем, что в соответствии с п. 15 Инструкции № 99 ответственность за соблюдение поставщиком установленного порядка отпуска ценностей по доверенности возлагается на должностных лиц предприятия-поставщика, имеющих право подписывать первичные документы на отпуск ценностей. При этом поставка ТМЦ с нарушением норм Инструкции № 99 может быть расценена как ведение бухгалтерского учета с нарушением установленного порядка, что чревато для должностных лиц поставщика административной ответственностью (ст. 1642 КоАП).
В связи с этим рекомендуем при составлении уведомления помимо стандартных реквизитов (сведения о сторонах, например):
— указать, что данный документ составлен в соответствии с п. 13 Инструкции № 99;
— указать реквизиты договора, в рамках которого действительны полномочия представителя;
— удостоверить образец оттиска печати (штампа), которой заверяется подпись уполномоченного лица;
— указать дату выдачи уведомления.
Обратите внимание: в п. 13 Инструкции № 99 прямо предусмотрено, что поставщик в обязательном порядке должен быть уведомлен об образце печати (штампа) предприятия-получателя. Но при этом ничего не говорится о лицах, уполномоченных получать ценности. Из этого напрашивается вывод, что при централизованно-кольцевых перевозках поставщику для отпуска ТМЦ достаточно располагать только образцом печати (штампа) получателя, а вот подтверждение полномочий представителя не требуется. Иными словами, лица, уполномоченные получать ТМЦ, назначаются внутренними документами предприятия-получателя. Причем каждый раз это может быть новое лицо.
Таким образом, для поставщика в данном случае процедура отпуска ценностей упрощается до сверки печати, которой представитель заверяет свою подпись при получении ценностей, с образцом, приведенным в уведомлении.
Вместе с тем еще раз напоминаем, что по желанию в уведомлении могут быть указаны паспортные данные лиц, уполномоченных получать ТМЦ, образцы их подписей, а также вменяемые им полномочия.
Уведомление заверяется подписью директора и главного бухгалтера (п. 13 Инструкции № 99).
Отметим, что такое уведомление остается действующим до того момента, пока не будет отозвано предприятием-получателем.
Резюмируем: в некоторых случаях вместо «обычной» доверенности на каждое получение ТМЦ может быть единоразово составлено уведомление. Однако это возможно при соблюдении всех перечисленных выше требований к характеру поставок и содержанию документа.
Пример уведомления об образце печати при получении товарно-материальных ценностей
при централизованно-кольцевых перевозках
Яна Клыженко
