Отримання ТМЦ без довіреності
З постачальником укладено договір строком дії один рік. Постачання товару здійснюється двічі на тиждень зі складу контрагента. Розрахунки здійснюються за передоплатою. Чи можна з метою скорочення документообігу не оформляти довіреність на отримання ТМЦ щоразу, а виписати якийсь зведений документ?
Як відомо, сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи та цінні папери (далі — ТМЦ) відпускаються покупцям або передаються безоплатно тільки за довіреністю отримувачів (форма № М-2). Це передбачено п. 2 Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на отримання цінностей, затвердженої наказом МФУ від 16.05.96 р. № 99 (далі — Інструкція № 99).
У загальному випадку строк дії довіреності становить не більше 10 календарних днів (п. 8 Інструкції № 99), починаючи із зазначеної в довіреності дати видачі (лист МФУ від 27.07.2009 р. № 31-34000-10-10/20370).
Також довіреність може бути видана на календарний місяць, якщо (п. 8 Інструкції № 99):
— розрахунки за ТМЦ здійснюються в порядку планових платежів;
або
— цінності доставляються централізовано-кільцевими перевезеннями.
Під централізовано-кільцевими перевезеннями розуміються перевезення, за якими вантажовідправником (товаровиробником, товаропостачальником тощо) завезення ТМЦ здійснюється:
— систематично;
— за узгодженими на визначений період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) за адресою одного чи більше замовників (юридичних осіб або їх відділень, ділянок, філій) (лист МФУ від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021).
До речі, щоб у майбутньому ні у кого не виникало запитань щодо характеру постачань, рекомендуємо систематичність прописувати безпосередньо в договорі (наприклад, «постачання здійснюється систематично, не рідше 1 разу на місяць») або складати графік постачань. У свою чергу, наявність печатки і підписів сторін договору, на нашу думку, свідчить про узгодження постачання (тобто виконується і друга умова визнання постачань централізовано-кільцевими).
Водночас, при централізовано-кільцевих перевезеннях цінностей підприємствам їх відпуск постачальниками може здійснюватися без довіреності, якщо одержувач цінностей за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства або інших осіб, які уповноважені підписувати довіреності, повідомив постачальника про зразок печатки (штампу), якою матеріально відповідальна особа, що буде приймати цінності, завіряє на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання цінностей (п. 13 Інструкції № 99).
Отже, п. 13 Інструкції № 99 передбачено єдиний випадок, коли відпуск ТМЦ може здійснюватися без довіреності . Причому для цього повинні виконуватися дві обов’язкові умови.
По-перше , перевезення цінностей повинне мати централізовано-кільцевий характер (вище ми описали ознаки такого постачання).
По-друге , одержувач ТМЦ повинен повідомити постачальника про зразок печатки (штампу), якою представник завірятиме свій підпис на супровідних документах при отриманні цінностей. З цією метою складають повідомлення*. Воно може бути оформлене як додаток до договору постачання або як самостійний документ (наприклад, лист постачальнику).
* Інколи таке повідомлення називають генеральною довіреністю. Зазначимо, що чинним законодавством таке поняття, як «генеральна довіреність», не визначено. Це, скоріше, народна назва документа, який, порівняно зі «звичайною» довіреністю на отримання ТМЦ, складається в певних випадках, на триваліший термін і надає більш широке коло повноважень представнику.
Для зручності далі за текстом використовуватимемо термін «повідомлення». Проте ще раз підкреслюємо: на нашу думку, виконати вимогу п. 13 Інструкції № 99 і повідомити постачальника про зразок печатки можна будь-яким документом, головне, щоб у ньому засвідчувався зразок печатки (штампу) підприємства (одержувача).
Форму такого повідомлення не встановлено, тому, окрім посвідчення зразка печатки (штампу) (це обов’язково!), воно може містити будь-які реквізити на розсуд отримувача цінностей.
Водночас нагадуємо, що відповідно до п. 15 Інструкції № 99 відповідальність за дотримання постачальником встановленого порядку відпуску цінностей за довіреністю покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей. При цьому постачання ТМЦ з порушенням норм Інструкції № 99 може бути розцінене як ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку, що загрожує для посадових осіб постачальника адміністративною відповідальністю (ст. 1642 КпАП).
У зв’язку з цим, рекомендуємо при складанні повідомлення крім стандартних реквізитів (відомості про сторони, наприклад):
— зазначити, що цей документ складено згідно з п. 13 Інструкції № 99;
— зазначити реквізити договору, у межах якого дійсні повноваження представника;
— засвідчити зразок відбитку печатки (штампу), яким завіряється підпис уповноваженої особи;
— зазначити дату видачі повідомлення.
Зверніть увагу: у п. 13 Інструкції № 99 прямо передбачено, що постачальник в обов’язковому порядку має бути повідомлений про зразок печатки (штампу) підприємства-одержувача. Але при цьому нічого не сказано про осіб, уповноважених отримувати цінності. З цього напрошується висновок, що при централізовано-кільцевих перевезеннях постачальнику для відпуску ТМЦ достатньо мати тільки зразок печатки (штампу) отримувача, а от підтвердження повноважень представника не потрібне. Інакше кажучи, особи, уповноважені отримувати ТМЦ, призначаються внутрішніми документами підприємства-одержувача. Причому щоразу це може бути нова особа.
Таким чином, для постачальника в цьому випадку процедура відпуску цінностей спрощується до звіряння печатки, якою представник завіряє свій підпис при отриманні цінностей, із зразком, наведеним у повідомленні.
Водночас, ще раз нагадуємо, що за бажанням у повідомленні можуть бути зазначені паспортні дані осіб, уповноважених отримувати ТМЦ, зразки їх підписів, а також надані їм повноваження.
Повідомлення завіряється підписом директора й головного бухгалтера (п. 13 Інструкції № 99).
Зазначимо, що таке повідомлення залишається діючим до того моменту доки не буде відкликаним підприємством-отримувачем.
Резюмуємо: у деяких випадках замість «звичайної» довіреності на кожне отримання ТМЦ може бути одноразово складене повідомлення. Проте це можливо за дотримання всіх перелічених вище вимог до характеру постачань та змісту документа.
Приклад повідомлення про зразок печатки у разі отримання товарно-матеріальних цінностей
при централізовано-кільцевих перевезеннях
Яна Клиженко
