Инструкция о служебных командировках приведена в соответствие...
(Комментарий к приказу Минфина от 07.07.2012 г. № 807)
Приказом Минфина от 07.07.2012 г. № 807 были внесены изменения в Инструкцию о командировках. Отметим, что хотя нормы Инструкции на сегодняшний день являются обязательными только для предприятия бюджетной сферы, для «обычных» небюджетных работодателей она служит хорошим ориентиром для решения возникающих командировочных вопросов. Изменения, предусмотренные приказом № 807, в большинстве своем связаны с приведением Инструкции о командировках в соответствие с нормами ст. 121 КЗоТ и Постановления о суммах и о составе расходов на командировку.
Марина Казанова, экономист-аналитик
Дата на транспортном билете должна совпадать с датой отправления работника в командировку (возвращения из командировки) согласно приказу о командировке
Инструкцией о командировках теперь закреплено следующее требование (абз. 2 п. 8 разд. 1):
«Дата на транспортном билете (выбытие транспортного средства с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой выбытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Дата на транспортном билете (прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке».
Итак, даты на транспортном билете должны совпадать с датами направления работника в командировку (возвращения из командировки), указанными в приказе о командировке.
В целом это требование следует из абз. 1 п. 8 разд. I Инструкции о командировках, которым предусмотрено, что:
— днем выбытия в командировку считается «день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника»;
— днем прибытия их командировки — «день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника».
При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее — следующие сутки.
Как видим, в какое именно время работник отбыл в командировку или прибыл из нее (с раннего утра или около полуночи) никакого значения не имеет.
Какими же могут быть последствия, если даты, указанные в транспортных билетах и приказе о командировке, не будут совпадать?
В одном из своих писем, в частности в письме от 19.12.2005 г. № 31-18030-07-13/27437, Минфин по этому поводу разъяснил следующее: если даты на транспортном билете и даты в приказе о командировке не будут совпадать, то работнику не возмещаются суточные, а также расходы на наем жилого помещения и другие расходы за дни командировки свыше установленных руководителем сроков командировки. Кроме того, в этом письме указано, что в этом случае отсутствуют и основания для возмещения расходов на проезд к месту постоянной работы.
С последним положением мы категорически не согласны. Ведь: во-первых, расходы на проезд работодатель обязан возместить независимо от срока прибытия работника к месту командировки и обратно. Данное требование закреплено в ст. 121 КЗоТ и п. 6 раз. ІІ Инструкции о командировках. Во-вторых, от того, что работник выбыл в командировку на день раньше (или вернулся на день позже), общая сумма расходов на проезд не увеличивается (как примеру, это происходит с расходами на проживание). И эти расходы предприятие все равно бы понесло. В-третьих, НК не содержит каких-либо дополнительных ограничений в отношении возможности возмещения транспортных расходов. Главное — чтобы транспортные расходы были документально подтверждены, а сама командировка была связана с хозяйственной деятельностью предприятия (п.п. 140.1.7 НК).
Следует также отметить, что в случае задержки работника в командировке по объективным обстоятельствам, ему следует предоставить подтверждающие документы и составить объяснительную записку о причинах задержки. В этом случае руководителем может быть издан приказ о продлении срока командировки.
Оплата труда работника, находящегося в командировке
Весь период нахождения в командировке является рабочим временем. Оплата периода нахождения в командировке осуществляется за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы, включая дни нахождения в пути до места командировки и обратно. Законом № 3231 в мае 2011 года в ст. 121 КзоТ были внесены изменения, в соответствии с которыми оплата труда в периоде командировки осуществляется согласно условиям, определенным трудовым или коллективным договором, но не ниже среднего заработка. Теперь эта норма закреплена и в Инструкции о командировках. До этого времени Инструкция содержала положения, предусматривающие порядок оплаты периода командировки по среднему заработку, что противоречило нормам КЗоТ.
Порядок оплаты периода командировки работника был разъяснен в письмах Минсоцполитики от 25.01.2012 г. № 90/13/84-12 и от 05.03.2012 г. № 204/13/184-12. Бухгалтеру необходимо:
1) рассчитать среднедневной заработок командированного работника в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы от 08.02.95 г. № 100. Средний заработок исчисляется исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы, предшествующих событию, с которым связана соответствующая выплата. В расчете участвуют основная зарплата, доплаты и надбавки, индексация, премии, имеющие постоянный характер с учетом особенностей, предусмотренных п. 3 Порядка № 100. Не включаются в расчет выплаты, указанные в п. 4 Порядка № 100, в частности выплаты за период сохранения за работником среднего заработка (отпускные, оплата периода командировки, рассчитанная исходя из среднего заработка, и др.) и больничные;
2) рассчитать дневной заработок работника в соответствии с условиями трудового договора. В дневной заработок работника включаются все элементы заработной платы, которые работник получит согласно условиям трудового, коллективного договора в месяце, в котором его направляют в командировку: оклад, доплаты, надбавки, премии, индексация и т. п.
Большая из указанных сумм подлежит выплате работнику за каждый рабочий день нахождения в командировке.
Срок командировки
Изложены в новой редакции п. 1 раздела II и п. 1 раздела III Инструкции о командировках, определяющие сроки командировки. Срок командировки, как и прежде, не может превышать 30 календарных дней (при командировках по Украине) и 60 календарных дней (при командировках за границу). При этом перечень случаев, при которых служебная командировка может превышать этот период, теперь определен только Постановлением о суммах и составе расходов на командировку. В связи с этим абз. 3 — 5 п. 1 разд. II и абз. 2 — 8 п. 1 разд. III Инструкции о командировках были исключены. При этом отметим, что хозрасчетные (небюджетные) предприятия могут урегулировать вопрос о предельных сроках служебных поездок своих работников внутренними документами, согласованными с трудовым коллективом (письмо Минфина от 22.11.2011 г. № 31-07230-16-10/28802). То есть никаких законодательных ограничений по срокам командировки для обычных небюджетных предприятий нет.
Бесплатное питание в командировке и выплата суточных
Инструкцией также внесены изменения в п. 5 разд. II Инструкции о командировках, который теперь дополнен новым абзацем, предусматривающим следующее. Если работник, командированный для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности предприятия, по условиям приглашения бесплатно обеспечивается питанием или если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездные документы без определения конкретной суммы, суточные расходы возмещаются в размерах, определяемых в процентах к суммам суточных расходов для Украины согласно приложению 1 к Постановлению о суммах и составе расходов на командировку, в частности 80 % — при одноразовом, 55 % — при двухразовом, 35 % — при трехразовом питании.
Однако подчеркнем: это требование касается только бюджетных предприятий. Все остальные предприятия имеют право не уменьшать размер суточных на стоимость питания (на это, в частности, обращалось внимание в письме ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415, а также в разделе 110.07.14 ЕБНЗ). При этом отметим, что работодатель имеет право дифференцировать размер суточных в зависимости от того, будет включено питание в гостиничный счет или нет, сделав об этом специальную оговорку во внутренних документах предприятия и ознакомив с ней сотрудников.
Приказ вступил в силу 31.08.2012 г.
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КЗоТ — Кодекс Законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Постановление о суммах и составе расходов на командировку — Постановление КМУ «О суммах и о составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.
Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная Приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.
