Інструкцію про службові відрядження приведено у відповідність...
(Коментар до наказу Мінфіну від 07.07.2012 р. № 807)
Наказом Мінфіну від 07.07.2012 р. № 807 було внесено зміни до Інструкції про відрядження. Зазначимо, що хоча норми Інструкції на сьогодні є обов’язковими тільки для підприємства бюджетної сфери, для «звичайних» небюджетних роботодавців вона служить хорошим орієнтиром для вирішення питань щодо відряджень. Зміни, передбачені наказом № 807, здебільшого пов’язані з приведенням Інструкції про відрядження у відповідність до норм ст. 121 КЗпП та Постанови про суми і про склад витрат на відрядження.
Марина Казанова, економіст-аналітик
Дата на транспортному квитку повинна збігатися з датою відправлення працівника у відрядження (повернення з відрядження) згідно з наказом про відрядження
Інструкцією про відрядження тепер закріплено таку вимогу (абз. 2 п. 8 розд. 1):
«Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження».
Отже, дати на транспортному квитку повинні збігатися з датами направлення працівника у відрядження (повернення з відрядження), зазначеними в наказі про відрядження.
У цілому ця вимога виходить з абз. 1 п. 8 розд. I Інструкції про відрядження, яким передбачено, що:
— днем вибуття у відрядження вважається «день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника»;
— днем прибуття з відрядження — «день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника».
При відправленні транспортного засобу до 24:00 включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00:00 і пізніше — наступна доба.
Як бачимо, в який саме час працівник відбув у відрядження або прибув з нього (зрання чи близько опівночі), жодного значення не має.
Якими ж можуть бути наслідки, якщо дати, зазначені у транспортних квитках та наказі про відрядження, не збігатимуться?
В одному зі своїх листів, зокрема, у листі від 19.12.2005 р. № 31-18030-07-13/27437, Мінфін із цього приводу роз’яснив таке: якщо дати на транспортному квитку і в наказі про відрядження не збігатимуться, то працівнику не відшкодовуються добові, а також витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати за дні відрядження понад установлені керівником строки відрядження. Крім того, у цьому листі зазначено, що в цьому випадку відсутні й підстави для відшкодування витрат на проїзд до місця постійної роботи.
З останнім положенням ми категорично не згодні. Адже, по-перше, витрати на проїзд роботодавець зобов’язаний відшкодувати незалежно від строку прибуття працівника до місця відрядження і назад. Цю вимогу закріплено у ст. 121 КЗпП і п. 6 розд. ІІ Інструкції про відрядження. По-друге, від того, що працівник вибув у відрядження на день раніше (або повернувся на день пізніше) загальна сума витрат на проїзд не збільшується (як приклад це відбувається з витратами на проживання). І ці витрати підприємство все одно б понесло. По-третє, ПК не містить жодних додаткових обмежень щодо можливості відшкодування транспортних витрат. Головне, щоб транспортні витрати було документально підтверджено, а власне відрядження було пов’язане з господарською діяльністю підприємства (п.п. 140.1.7 ПК).
Слід також зазначити, що в разі затримки працівника у відрядженні за об’єктивними обставинами, йому слід надати підтверджуючі документи та скласти пояснювальну записку про причини затримки. У цьому випадку керівником може бути видано наказ про продовження строку відрядження.
Оплата праці працівника, який перебуває у відрядженні
Увесь період перебування у відрядженні є робочим часом. Оплата періоду перебування у відрядженні здійснюється за всі робочі дні за графіком, установленим за місцем постійної роботи, уключаючи дні перебування в дорозі до місця відрядження та назад. Законом № 3231 у травні 2011 року до ст. 121 КЗпП було внесено зміни, відповідно до яких оплата праці в періоді відрядження здійснюється згідно з умовами, визначеними трудовим чи колективним договором, але не нижче середнього заробітку. Тепер цю норму закріплено і в Інструкції про відрядження. Донині Інструкція містила положення, що передбачають порядок оплати періоду відрядження за середнім заробітком, що суперечило нормам КЗпП.
Порядок оплати періоду відрядження працівника було роз’яснено в листах Мінсоцполітики від 25.01.2012 р. № 90/13/84-12 і від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12. Бухгалтеру необхідно:
1) розрахувати середньоденний заробіток працівника, який відряджається, відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати від 08.02.95 р. № 100. Середній заробіток обчислюється виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов’язана відповідна виплата. У розрахунку беруть участь основна зарплата, доплати та надбавки, індексація, премії, що мають постійний характер з урахуванням особливостей, передбачених п. 3 Порядку № 100. Не включаються до розрахунку виплати, зазначені в п. 4 Порядку № 100, зокрема виплати за період збереження за працівником середнього заробітку (відпускні, оплата періоду відрядження, розрахована виходячи із середнього заробітку, тощо) та лікарняні;
2) розрахувати денний заробіток працівника відповідно до умов трудового договору. До денного заробітку працівника включаються всі елементи заробітної плати, які працівник отримає згідно з умовами трудового, колективного договору в місяці, в якому його направляють у відрядження: оклад, доплати, надбавки, премії, індексація тощо.
Більша із зазначених сум підлягає виплаті працівнику за кожен робочий день перебування у відрядженні.
Строк відрядження
Викладено в новій редакції п. 1 розділу II та п. 1 розділу III Інструкції про відрядження, що визначають строки відрядження. Строк відрядження, як і раніше, не може перевищувати 30 календарних днів (при відрядженнях по Україні) і 60 календарних днів (при відрядженнях за кордон). При цьому перелік випадків, за яких службове відрядження може перевищувати цей період, тепер визначено тільки Постановою про суми та склад витрат на відрядження. У зв’язку з цим абз. 3 — 5 п.1 розд. II і абз. 2 — 8 п. 1 розд. III Інструкції про відрядження було вилучено. При цьому зазначимо, що госпрозрахункові (небюджетні) підприємства можуть урегулювати питання про граничні строки службових поїздок своїх працівників внутрішніми документами, погодженими з трудовим колективом (лист Мінфіну від 22.11.2011 р. № 31-07230-16-10/28802). Тобто жодних законодавчих обмежень щодо строків відрядження для звичайних небюджетних підприємств немає.
Безоплатне харчування у відрядженні та виплата добових
Інструкцією також унесено зміни до п. 5 розд. II Інструкції про відрядження, який тепер доповнено новим абзацом, що передбачає таке. Якщо працівник, який відряджається для участі в переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзні документи без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до Постанови про суми та склад витрат на відрядження, зокрема 80 % — у разі одноразового, 55 % — дворазового, 35 % — триразового харчування.
Проте підкреслимо: ця вимога стосується тільки бюджетних підприємств. Решта підприємств мають право не зменшувати розмір добових на вартість харчування (на це зокрема зверталася увага в листі ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415, а також у розділі 110.07.14 ЄБПЗ). При цьому, зазначимо, що роботодавець має право диференціювати розмір добових залежно від того, буде включено харчування до готельного рахунку чи ні, зробивши про це спеціальне застереження у внутрішніх документах підприємства та ознайомивши з нею співробітників.
Наказ набув чинності 31.08.2012 р.
ВИКОРИСТАНІ НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Постанова про суми і склад витрат на відрядження — постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.
Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.
