Учет претензий

Учет претензий

Иногда контрагенты нарушают условия договора: поставляют товары ненадлежащего качества, срывают поставки, задерживают оплату. Если устные переговоры не помогают, то предприятие, законные интересы и права которого нарушены, может либо сразу обратиться в суд, либо попытаться урегулировать спор непосредственно с нарушителем путем предъявления ему письменной претензии. О юридических и учетных моментах такого способа разрешения споров и поговорим в предлагаемой статье.

Марина Казанова, экономист-аналитик

Согласно ст. 6 ХПК, а также ст. 222 ХК юридическое лицо — участник хозяйственных отношений, права или законные интересы которого нарушены, с целью непосредственного урегулирования спора с нарушителем этих прав или интересов имеет право обратиться к нему с письменной претензией.

Претензия является формой досудебного урегулирования споров. В настоящее время досудебное урегулирование хозяйственных споров применяется только по договоренности сторон между собой (ч. 1 ст. 5 ХПК), т. е. не является обязательным (за исключением случаев, когда досудебное урегулирование споров предусмотрено международными договорами, ратифицированными Украиной). При этом установление договором досудебного урегулирования спора не лишает сторону договора, права которой нарушены, возможности непосредственно обратиться в суд, не направляя предварительно контрагенту претензию (решение Конституционного Суда Украины от 09.07.2002 г. № 15-рп/2002).

Сразу отметим, что каких-либо юридических последствий направление претензии и ее признание/непризнание контрагентом не имеет. Даже если контрагент признает обязательства по претензии, но не выполнит их, взыскать задолженность в порядке исполнительного судопроизводства, без обращения в суд, по ней не получится.

Правда, признание претензии нарушителем может влиять на исчисление сроков исковой давности. Так, при признании претензии должником (полном или частичном) срок исковой давности прерывается (ст. 264 ГК) и в этом случае исчисляется сначала. Причем время до прерывания в расчет не принимается, т. е. трехлетний срок (если говорить об общеустановленном сроке) начинает исчисляться заново.

Как составляется претензия?

Порядок предъявления претензии, а также реквизиты, которые она должна содержать, установлены в ст. 6 ХПК и ст. 222 ХК. Так, в этом документе обязательно должны указываться:

1. Полное наименование и почтовые реквизиты заявителя претензии и предприятия, которому претензия направляется.

2. Дата предъявления и номер претензии.

3 . Обстоятельства, на основании которых предъявляется претензия.

4. Доказательства, которые подтверждают эти обстоятельства, и ссылки на соответствующие нормативные акты.

5. Требования заявителя со ссылкой на нормативные документы. Здесь следует указать, что заявитель претензии требует немедленного выполнения должником определенного действия, например уплаты возникшей задолженности. Кроме того, если договором предусмотрена ответственность за ненадлежащее выполнение его условий, в виде возмещения убытков, взыскания неустойки, то в претензии также указывается требование об их уплате.

Отметим, что согласно п. 2 ст. 217 ХК по инициативе участников хозяйственных отношений применяются следующие виды хозяйственных санкций:

— возмещение убытков;

— штрафные санкции;

— оперативно-хозяйственные санкции.

Возмещение убытков. Согласно ч. 1 ст. 224 ХК участник хозяйственных отношений, нарушивший хозяйственное обязательство или установленные требования по осуществлению хозяйственной деятельности, должен возместить нанесенные этим убытки субъекту, права или законные интересы которого нарушены (ч. 1 ст. 224 ХК). Под убытками понимаются расходы, совершенные управомоченной стороной, потеря или повреждение ее имущества, а также не полученные ею доходы, которые управомоченная сторона получила бы в случае надлежащего выполнения обязательства или соблюдения правил осуществления хозяйственной деятельности второй стороной (ч. 2 ст. 224 ХК). В соответствии с ч. 3 ст. 216 ХК потерпевшая сторона имеет право на возмещение убытков независимо от того, есть ли об этом оговорка в договоре.

В состав убытков, которые подлежат возмещению, включаются: (1) стоимость потерянного, поврежденного или уничтоженного имущества, определенная в соответствии с требованиями законодательства; (2) дополнительные расходы (штрафные санкции, выплаченные другим субъектам, стоимость дополнительных работ, дополнительно потраченных материалов и т. п.), понесенные стороной, которой причинены убытки в результате нарушения обязательства второй стороной; (3) неполученная прибыль (потерянная выгода), на которую сторона, понесшая убытки, имела право рассчитывать в случае надлежащего выполнения обязательства второй стороной; (4) материальная компенсация морального ущерба (ст. 225 ХК).

Необходимые условия возмещения убытков:

— доказательство самого факта наличия убытков и их размеров;

— доказательство неправомерных действий контрагента;

— доказательство причинно-следственной связи между неправомерным действием (бездействием) контрагента и причиненными убытками.

Штрафные санкции (штраф, пеня). Размер штрафных санкций в отношении некоторых обязательств может быть предусмотрен законом. Если размер штрафных санкций законом не определен, санкции применяются в размере, предусмотренном договором (ч. 4 ст. 231 ХК). Важно отметить, что право на штрафные санкции не зависит от того, понес ли кредитор убытки в результате нарушения должником своих обязательств.

Штраф исчисляется в процентах от суммы невыполненного либо ненадлежащим образом выполненного обязательства. Так, договором может быть предусмотрено, что в случае неуплаты оговоренной в договоре суммы в установленный срок уплате подлежит штраф в размере 30 % от неуплаченной суммы.

Пеня устанавливается в процентах от суммы несвоевременно выполненного денежного обязательства за каждый день просрочки выполнения.

Следует отметить, что суды признают возможность в договоре за нарушение обязательства предусматривать одновременно и штраф, и пеню (см. Обзорное письмо ВХСУ от 29.04.2013 г. № 01-06/767/2013).

Инфляционные и 3 % годовых. В случае просрочки денежного обязательства с предприятия-нарушителя можно требовать уплаты не только неустойки (штрафа, пени), которые предусмотрены договором, но и возмещения инфляционных потерь, а также выплаты 3 % годовых. Возможность взыскания указанных сумм предусмотрена ст. 625 ГК.

Начисление штрафных санкций за просрочку выполнения обязательства, если иное не установлено законом или договором, прекращается через шесть месяцев со дня, когда обязательство должно быть выполнено (ст. 232 ХК).

В информационном письме Высшего хозяйственного суда от 17.07.2012 г. № 01-06/928/2012 указано, что при применении индекса инфляции следует учитывать, что индекс рассчитывается не на каждую дату месяца, а в среднем за месяц и осуществляется путем умножения суммы задолженности на момент ее возникновения на совокупный индекс инфляции за период просрочки платежа. При этом сумма долга, уплачиваемая с 1 по 15 день соответствующего месяца, индексируется с учетом этого месяца, а если сумма долга уплачивается с 16 по 31 день месяца, расчет начинается со следующего месяца. Аналогично, если погашение задолженности осуществлено с 1 по 15 день соответствующего месяца, инфляционные потери рассчитываются без учета этого месяца, а если с 16 по 31 день месяца, то инфляционные потери рассчитываются с учетом данного месяца.

6. Сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке. Расчет суммы претензии можно привести либо в тексте самой претензии, либо в приложении к ней.

7 . Платежные реквизиты заявителя претензии.

8. Перечень документов и других доказательств, прилагаемых к претензии. Здесь дается описание всех прилагаемых к претензии документов, на основании которых она составлена.

Документы, подтверждающие требования заявителя претензии, прилагаются в оригиналах или надлежащим образом заверенных копиях (обычно они заверяются подписью ответственного лица предприятия, надписью «копия соответствует оригиналу» и оттиском печати предприятия).

Документы, которые имеются у другой стороны, могут не прилагаться к претензии с указанием об этом в самой претензии. К претензии об уплате денежных средств можно приложить платежное требование-поручение на сумму претензии (ч. 4 ст. 6 ХПК и ч. 4 ст. 222 ХК).

Претензия подписывается руководителем предприятия или другим должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия, предоставленные уставом предприятия или доверенностью.

Претензия направляется адресату заказным или ценным письмом либо вручается ему под расписку (ч. 5 ст. 6 ХПК).

Ответ на претензию

Как только претензия окажется у должника, он обязан рассмотреть ее в месячный срок со дня получения (ч. 1 ст. 7 ХПК и ч. 6 ст. 222 ХК).

В случаях, когда обязательными для обеих сторон правилами или договором предусмотрено право перепроверки забракованной продукции (товаров) предприятием-изготовителем, срок рассмотрения претензий, связанных с качеством и комплектностью продукции (товаров), составляет два месяца (ч. 2 ст. 7 ХПК).

Если к претензии не приложены все необходимые для ее рассмотрения документы, то получатель претензии вправе затребовать их у заявителя претензии (желательно письменно, во избежание недоразумений), установив ему для этого соответствующий срок, который не может быть менее пяти дней (без учета времени почтового оборота).

Независимо от результатов рассмотрения претензии получатель должен уведомить о них заявителя в письменной форме . Если дело дойдет до судебного разбирательства и хозяйственный суд при его рассмотрении решит, что спор возник из-за неправильных действий стороны, которая не предоставила ответ на претензию, он вправе на основании ч. 2 ст. 49 ХПК возложить на эту сторону уплату госпошлины независимо от результатов разрешения спора (см. п. 40 Информационного письма ВХСУ от 07.04.2008 г. № 01-8/211).

Ответ на претензию предоставляется ее получателем в соответствии с требованиями, изложенными в ст. 8 ХПК.

Ответ на претензию должен содержать такие данные:

— полное наименование и почтовые реквизиты предприятия, дающего ответ, и предприятия, которому этот ответ направляется;

— дату и номер ответа;

— дату и номер претензии, на которую дается ответ;

— признанную сумму при полном или частичном признании претензии, номер и дату платежного документа на перечисление этой суммы либо срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;

— мотивы отклонения со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, которые являются основанием для отклонения претензии, — если претензия отклонена полностью или частично;

— перечень приложенных к ответу документов и других доказательств.

К ответу на претензию должны быть приложены документы, обосновывающие отклонение претензии, если их нет у заявителя претензии, а в случае, когда претензия отклоняется полностью или частично, заявителю претензии возвращаются полученные с претензией оригиналы документов (ч. 3 ст. 8 ХПК).

Ответ на претензию подписывается директором предприятия или иным должностным лицом предприятия, имеющим соответствующие полномочия, предоставленные уставом предприятия или доверенностью.

Ответ на претензию посылается адресату заказным или ценным письмом либо вручается ему под расписку (ч. 4 ст. 8 ХПК).

Бухгалтерский и налоговый учет

У предъявителя

Налоговый учет. Сам факт направления претензии никаких налоговых последствий не имеет. Так, к примеру, право уменьшить сумму дохода, если контрагент задерживает оплату, предприятие имеет только в том случае, если он обратится в суд с иском о взыскании задолженности с такого покупателя (п. 159.1.1 НК).

Штрафные санкции (штраф, пеня, 3 % годовых и инфляционные). При получении штрафных санкций за нарушение договорных условий, их сумму получатель должен включить в доходы на основании п. 135.5.3 НК. Такой доход считается прочим доходом.

Суммы штрафов и/или неустойки или пени, полученные по решению сторон договора либо соответствующих государственных органов, суда, включаются в состав доходов плательщика налога по дате их фактического поступления (п. 137.13 НК).

НДС штрафные санкции за невыполнение условий договора не облагаются (Обобщающая налоговая консультация относительно включения в базу обложения налогом на добавленную стоимость и состав расходов средств, полученных в качестве суммы штрафа за задержку оплаты или поставки товаров/услуг, утвержденная приказом ГНСУ от 06.07.2012 г. № 590 (далее — Обобщающая налоговая консультация № 590)).

Если по претензии возмещаются убытки. Средства, полученные плательщиком налога в результате удовлетворения претензии как компенсация прямых расходов или убытков, понесенных таким плательщиком в результате нарушения его прав и интересов, если они не были отнесены таким плательщиком в состав расходов или возмещены за счет средств страховых резервов не включаются в доходы (п. 136.1.5 НК).

Бухгалтерский учет. Согласно Инструкции № 291 для ведения учета расчетов по претензиям, предъявленных поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным им и признанным штрафам, пеням, неустойкам счетов предусмотрен субсчет 374 «Расчеты по претензиям».

При предъявлении претензии сумма существующей задолженности переводится в дебет сч. 374 (со сч. 361, 371, 63 и т. п.).

При погашении задолженности субсчет 374 кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств (30, 31) или активов (15, 20, 22, 28 и т. п.).

Информация о штрафах, пене, неустойке и других санкциях за нарушение хозяйственных договоров, которые признаны должником или в отношении которых получены решения суда, арбитражного суда об их взыскании, а также о суммах по возмещению указанных убытков отражается на субсчете 715 «Полученные штрафы, пени, неустойки». Сумма штрафов, которая до признания претензии не является активом, будет отражена либо на основании положительного ответа контрагента, либо на основании решения суда. В случае признания контрагентом штрафных санкций в учете делается запись:

Дт 374 — Кт 715

Учет у стороны, которой предъявлена претензия

Налоговый учет. Факт получения претензии в налоговом учете никак не отражается.

Штрафные санкции (штраф, пеня, 3 % годовых и инфляционные). Согласно п.п. 139.1.11 НК суммы штрафов и/или неустойки или пени по решению сторон договора либо по решению соответствующих государственных органов, суда, подлежащие уплате плательщиком налога, не включаются в состав расходов.

Таким образом, сторона, уплачивающая штраф (должник), не вправе отнести сумму штрафов в налоговые расходы.

Штрафные санкции за невыполнение условий договора не облагаются НДС. А сами эти суммы не изменяют базу обложения НДС поставленных товаров/услуг. Объясняется это тем, что такие санкции являются ответственностью за нарушение обязательства (договора) и никак не связаны с компенсацией стоимости товаров, а значит, и не могут являться объектом обложения НДС. Такого же мнения придерживаются и налоговики (см. Обобщающая налоговая консультация № 590 ):

Возмещение убытков. Средства, перечисленные на возмещение материального ущерба контрагента, не включаются в состав расходов, так как они не связаны с осуществлением хозяйственной деятельности (п.п. 139.1.1 НК).

Что касается НДС, то суммы, взысканные в пользу предприятия с виновного в причинении убытков, не считаются компенсацией стоимости товаров, а являются компенсацией понесенных таким предприятием убытков. Поэтому, в силу отсутствия объекта налогообложения, суммы возмещения убытков не облагаются НДС.

Бухгалтерский учет. Получение претензии не отражается на счетах бухгалтерского учета. Признанные штрафные санкции отражаются на субсчете 948 «Признанные штрафы, пени, неустойки» в корреспонденции с субсчетом 685 «Расчеты с прочими кредиторами» (Дт 948 — Кт 685).

Убытки, возмещаемые контрагенту, отражаются в составе прочих операционных расходов (Дт 949 — Кт 685).

Пример. ООО «Вега» 13.05.2013 г. по договору купли-продажи отгрузило ООО «АБВ» товары на сумму 24000 грн. (в том числе НДС — 4000 грн.). По условиям договора покупатель должен рассчитаться за товары в течение 10 календарных дней следующих за днем их получения. Однако по состоянию на 01.08.2013 г. свои обязательства ООО «АБВ» так и не выполнило. В результате этого ООО «Вега» было принято решение направить ООО «АБВ» претензию.

Договором предусмотрено, что за несвоевременную оплату поставленных товаров покупатель уплачивает:

— штраф в размере 20 % несвоевременно уплаченной суммы;

— пеню в размере 0,03 % от неоплаченной суммы за каждый день просрочки;

— инфляционные и 3 % годовых за просрочку платежа.

06.08.2013 г. ООО «Вега» направило претензию ООО «АБВ».

Общество с ограниченной ответственностью «Вега»

61012 г. Харьков, ул. Привокзальная, 15, р/с 26008612900031 в ХОФ АКБ «Грант»

МФО 351016, код ЕГРПОУ 12121212

Претензия
об уплате задолженности и штрафных санкций
на общую сумму 29535,95 коп.
 (двадцать девять тысяч пятьсот тридцать пять грн. 95 коп.)

В соответствии с Договором купли-продажи № 51-13 от 10.05.2013 г., заключенными между нашим предприятием (Общество с ограниченной ответственностью «Вега») и Вашим предприятием (Общество с ограниченной ответственностью «АБВ»), наше предприятие обязалось поставить Вашему предприятию товары на сумму 24000 грн., а Ваше предприятие — своевременно оплатить их в течение 10 календарных дней, следующих за днем их получения (п. 4.2 Договора).

Наше предприятие полностью выполнило свои обязательства по Договору, поставив товары Вашему предприятию на сумму 24000 грн., что подтверждается накладной № 15 от 13.05.2013 г.

В свою очередь, Ваше предприятие обязательства относительно оплаты товаров не выполнило, вследствие чего по состоянию на 06.08.2013 г. у Вашего предприятия перед нашим образовалась задолженность в сумме 24000 грн.

Кроме этого, по условиям, предусмотренным п. 5.2 Договора за несвоевременную оплату поставленных товаров, Ваше предприятие обязано выплатить нашему предприятию по состоянию на 06.08.2013 г.:

1. Штраф в размере 20 % несвоевременно уплаченной суммы, что составляет 4800 грн. (24000 грн. х 20 % : 100 %).

2. Пеню в размере 0,03 % от неоплаченной суммы за каждый день просрочки. Сумма пени составляет 540 грн. 00 коп. Расчет пени осуществлялся исходя из следующих данных:

3. 3 % годовых от просроченной суммы, что составляет 147,95 грн. (24000 грн. х 3 % х 75 : 365).

4. Потери от инфляции за период просрочки в сумме 48 грн. (24000 грн. х (100 % х 100,2 %) - 24000), где

100,0 — индекс инфляции за июнь;

100,2 — индекс инфляции за июль*.

Таким образом, по состоянию на 06.08.2013 г. задолженность Вашего предприятия перед нашим по Договору составляет 29535,95 коп. (двадцать девять тысяч пятьсот тридцать пять грн. 95 коп.), в том числе 24000 грн. 00 коп. — задолженность за поставленные товары, 5535 грн. 95 коп. — штрафные санкции за несвоевременную оплату товаров.

На основании изложенного выше, статей 530, 612, 622, 691 — 692 Гражданского кодекса Украины, статей 222, 230, 231 Хозяйственного кодекса Украины, пунктов 4.2 и 5.2 Договора, а также руководствуясь статьей 6 Хозяйственного процессуального кодекса Украины,

ПРОСИМ:

перечислить 29535,95 коп. (двадцать девять тысяч пятьсот тридцать пять грн. 95 коп.), в том числе 24000 грн. 00 коп. — задолженность за поставленные товары, 5535 грн. 95 коп. — штрафные санкции за несвоевременную оплату товаров) на наш текущий счет № 26008612900031 в ХОФ ПАТ «Грант» МФО 351016, в противном случае мы будем вынуждены обратиться в хозяйственный суд с иском о принудительном взыскании указанных выше сумм с отнесением судебных расходов на Ваше предприятие.

Все документы, необходимые для рассмотрения данной претензии, у Вашего предприятия имеются.

Учет у ООО «Вега»

Учет у ООО «АБВ»

ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ

НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

ХК — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

ХПК — Хозяйственный процессуальный кодекс Украины от 06.11.91 г. № 1798-XII.

ГК — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

Инструкция № 291 — Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291.