Облік претензій

Облік претензій

Інколи контрагенти порушують умови договору: поставляють товари неналежної якості, зривають постачання, затримують оплату. Якщо усні переговори не допомагають, то підприємство, законні інтереси та права якого порушено, може або одразу звернутися до суду, або спробувати врегулювати спір безпосередньо з порушником шляхом пред’явлення йому письмової претензії. Про юридичні та облікові моменти такого способу вирішення спорів і поговоримо у запропонованій статті.

Марина Казанова, економіст-аналітик

Згідно зі ст. 6 ГПК, а також ст. 222 ГК юридична особа — учасник господарських відносин, чиї права або законні інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав або інтересів має право звернутися до нього з письмовою претензією.

Претензія є формою досудового врегулювання спорів. Наразі досудове врегулювання господарських спорів застосовується тільки за домовленістю сторін між собою (ч. 1 ст. 5 ГПК), тобто не є обов’язковим (за винятком випадків, коли досудове врегулювання спорів передбачене міжнародними договорами, ратифікованими Україною). При цьому встановлення договором досудового врегулювання спору не позбавляє сторону договору, права якої порушено, можливості безпосередньо звернутися до суду, не надсилаючи заздалегідь контрагенту претензію (рішення Конституційного Суду України від 09.07.2002 р. № 15-рп/2002).

Одразу зазначимо, що жодних юридичних наслідків надсилання претензії та її визнання/невизнання контрагентом не має. Навіть, якщо контрагент визнає зобов’язання за претензією, але не виконає їх, стягнути заборгованість у порядку виконавчого судочинства, без звернення до суду, за нею не вийде.

Щоправда, визнання претензії порушником може впливати на обчислення строків позовної давності. Так, при визнанні претензії боржником (повному чи частковому) строк позовної давності переривається (ст. 264 ЦК) і в цьому випадку обчислюється спочатку. Причому час до перерви тут не враховується, тобто трирічний строк (якщо говорити про загальновстановлений строк) починає обчислюватися заново.

Як складається претензія?

Порядок пред’явлення претензії, а також реквізити, які вона повинна містити, установлено у ст. 6 ГПК і ст. 222 ГК. Так, у цьому документі обов’язково мають зазначатися:

1. Повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, якому претензія пред’являється.

2. Дата пред’явлення та номер претензії.

3 . Обставини, на підставі яких висувається претензія.

4. Докази, що підтверджують ці обставини, і посилання на відповідні нормативні акти.

5. Вимоги заявника з посиланням на нормативні документи. Тут слід зазначити, що заявник претензії вимагає негайного виконання боржником певної дії, наприклад, сплати заборгованості, що виникла. Крім того, якщо договором передбачено відповідальність за неналежне виконання його умов, у вигляді відшкодування збитків, стягнення неустойки, то в претензії також зазначається вимога про їх сплату.

Зазначимо, що згідно з п. 2 ст. 217 ГК з ініціативи учасників господарських відносин застосовуються такі види господарських санкцій:

— відшкодування збитків;

— штрафні санкції;

— оперативно-господарські санкції.

Відшкодування збитків. Згідно з ч. 1 ст. 224 ГК учасник господарських відносин, який порушив господарське зобов’язання або установлені вимоги щодо здійснення господарської діяльності, повинен відшкодувати завдані цим збитки суб’єкту, права або законні інтереси якого порушено (ч. 1 ст. 224 ГК). Під збитками розуміються витрати, зроблені управненою стороною, втрата або пошкодження її майна, а також не одержані нею доходи, які управнена сторона одержала б у разі належного виконання зобов’язання або додержання правил здійснення господарської діяльності другою стороною (ч. 2 ст. 224 ГК). Відповідно до ч. 3 ст. 216 ГК потерпіла сторона має право на відшкодування збитків незалежно від того, чи є застереження про це в договорі.

До складу збитків, які підлягають відшкодуванню, уключаються: (1) вартість втраченого, пошкодженого або знищеного майна, визначена відповідно до вимог законодавства; (2) додаткові витрати (штрафні санкції, виплачені іншим суб’єктам, вартість додаткових робіт, додатково витрачених матеріалів тощо), понесені стороною, якою завдано збитки в результаті порушення зобов’язання другою стороною; (3) неотриманий прибуток (втрачена вигода), на який сторона, що зазнала збитків, мала право розраховувати в разі належного виконання зобов’язання другою стороною; (4) матеріальна компенсація моральної шкоди (ст. 225 ГК).

Необхідні умови відшкодування збитків:

— доказ самого факту наявності збитків та їх розмірів;

— доказ неправомірних дій контрагента;

— доказ причинно-наслідкового зв’язку між неправомірною дією (бездіяльністю) контрагента та завданими збитками.

Штрафні санкції (штраф, пеня). Розмір штрафних санкцій щодо деяких зобов’язань може бути передбачено законом. У разі якщо розмір штрафних санкцій законом не визначено, санкції застосовуються в розмірі, передбаченому договором (ч. 4 ст. 231 ГК). Важливо зазначити, що право на штрафні санкції не залежить від того, чи зазнав кредитор збитків у результаті порушення боржником своїх зобов’язань.

Штраф обчислюється у відсотках від суми невиконаного або неналежним чином виконаного зобов’язання. Так, договором може бути передбачено, що в разі несплати застереженої в договорі суми в установлений строк сплаті підлягає штраф у розмірі 30 % від несплаченої суми.

Пеня встановлюється у відсотках від суми несвоєчасно виконаного грошового зобов’язання за кожен день прострочення виконання.

Слід зазначити, що суди визнають можливість у договорі за порушення зобов’язання передбачати одночасно і штраф, і пеню (див. Оглядовий лист ВГСУ від 29.04.2013 р. № 01-06/767/2013).

Інфляційні та 3 % річних. У разі прострочення грошового зобов’язання з підприємства-порушника можна вимагати сплати не тільки неустойки (штрафу, пені), які передбачені договором, а й відшкодування інфляційних втрат, а також виплати 3 % річних. Можливість стягнення зазначених сум передбачено ст. 625 ЦК.

Нарахування штрафних санкцій за прострочення виконання зобов’язання, якщо інше не встановлено законом або договором, припиняється через шість місяців від дня, коли зобов’язання мало бути виконано (ст. 232 ГК).

В інформаційному листі Вищого господарського суду від 17.07.2012 р. № 01-06/928/2012 зазначено, що при застосуванні індексу інфляції слід мати на увазі, що індекс розраховується не на кожну дату місяця, а в середньому на місяць і здійснюється шляхом множення суми заборгованості на момент її виникнення на сукупний індекс інфляції за період прострочення платежу. При цьому сума боргу, яка сплачується з 1 по 15 день відповідного місяця, індексується з врахуванням цього місяця, а якщо сума боргу сплачується з 16 по 31 день місяця, розрахунок починається з наступного місяця. Аналогічно, якщо погашення заборгованості здійснено з 1 по 15 день відповідного місяця, інфляційні втрати розраховуються без врахування цього місяця, а якщо з 16 по 31 день місяця, то інфляційні втрати розраховуються з врахуванням даного місяця.

6. Сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці. Розрахунок суми претензії можна навести або в тексті самої претензії, або в додатку до неї.

7 . Платіжні реквізити заявника претензії.

8. Перелік документів та інших доказів, що додаються до претензії. Тут дається опис усіх документів, що додаються до претензії, на підставі яких її складено.

Документи, що підтверджують вимоги заявника претензії, додаються в оригіналах або належним чином завірених копіях (зазвичай вони завіряються підписом відповідальної особи підприємства, написом «копія відповідає оригіналу» і відбитком печатки підприємства).

Документи, які є в іншої сторони, можуть не додаватися до претензії із зазначенням про це в самій претензії. До претензії про сплату грошових коштів можна додати платіжну вимогу-доручення на суму претензії (ч. 4 ст. 6 ГПК і ч. 4 ст. 222 ГК).

Претензія підписується керівником підприємства або іншою посадовою особою, яка має відповідні повноваження, надані статутом підприємства або довіреністю.

Претензія надсилається адресату рекомендованим або цінним листом або вручається йому під розписку (ч. 5 ст. 6 ГПК).

Відповідь на претензію

Тільки-но претензія опиниться у боржника, він зобов’язаний розглянути її в місячний строк з дня отримання (ч. 1 ст. 7 ГПК і ч. 6 ст. 222 ГК).

У випадках, коли обов’язковими для обох сторін правилами або договором передбачено право повторної перевірки забракованої продукції (товарів) підприємством-виготовлювачем, строк розгляду претензій, пов’язаних з якістю та комплектністю продукції (товарів), становить два місяці (ч. 2 ст. 7 ГПК).

Якщо до претензії не додано всі необхідні для її розгляду документи, то отримувач претензії має право вимагати їх у заявника претензії (бажано письмово, щоб уникнути непорозумінь), установивши йому для цього відповідний строк, який не може бути менше п’яти днів (без урахування часу поштового обігу).

Незалежно від результатів розгляду претензії отримувач має повідомити про них заявника у письмовій формі . Якщо справа дійде до судового розгляду і господарський суд під час її розгляду вирішить, що спір виник через неправильні дії сторони, яка не надала відповідь на претензію, він має право на підставі ч. 2 ст. 49 ГПК покласти на цю сторону сплату держмита незалежно від результатів вирішення спору (див. п. 40 Інформаційного листа ВГСУ від 07.04.2008 р. № 01-8/211).

Відповідь на претензію надається її отримувачем відповідно до вимог, викладених у ст. 8 ГПК.

Відповідь на претензію повинна містити такі дані:

— повне найменування і поштові реквізити підприємства, що дає відповідь, і підприємства, якому ця відповідь надсилається;

— дату і номер відповіді;

— дату і номер претензії, на яку дається відповідь;

— визнану суму при повному або частковому визнанні претензії, номер і дату платіжного документа на перерахування цієї суми або строк і спосіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;

— мотиви відхилення із посиланням на відповідні нормативні акти та документи, що є підставою для відхилення претензії, — якщо претензія відхилена повністю або частково;

— перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.

До відповіді на претензію мають бути додані документи, що обґрунтовують відхилення претензії, якщо їх немає у заявника претензії, а якщо претензія відхиляється повністю або частково, заявнику претензії повертаються отримані з претензією оригінали документів (ч. 3
ст. 8 ГПК).

Відповідь на претензію підписується директором підприємства або іншою посадовою особою підприємства, яка має відповідні повноваження, надані статутом підприємства або довіреністю.

Відповідь на претензію посилається адресату рекомендованим або цінним листом або вручається йому під розписку (ч. 4 ст. 8 ГПК).

Бухгалтерський і податковий облік

У пред’явника

Податковий облік. Сам факт надсилання претензії жодних податкових наслідків не має. Так, наприклад, право зменшити суму доходу, якщо контрагент затримує оплату, підприємство має тільки в тому випадку, якщо він звернеться до суду з позовом про стягнення заборгованості з такого покупця
(п.п. 159.1.1 ПК).

Штрафні санкції (штраф, пеня, 3 % річних та інфляційні). При отриманні штрафних санкцій за порушення договірних умов, їх суму отримувач має включити в дохід на підставі п.п. 135.5.3 ПК. Такий дохід вважається іншим доходом.

Суми штрафів та/або неустойки чи пені, отримані за рішенням сторін договору або відповідних державних органів, суду, включаються до складу доходів платника податку за датою їх фактичного надходження (п. 137.13 ПК).

ПДВ штрафні санкції за невиконання умов договору не обкладаються (Узагальнююча податкова консультація щодо включення до бази оподаткування податком на додану вартість та складу витрат коштів, отриманих як сума штрафу за затримку оплати чи постачання товарів/послуг, затверджена наказом ДПСУ від 06.07.2012 р. № 590 (далі — Узагальнююча податкова консультація № 590)).

Якщо за претензією відшкодовуються збитки . Кошти, отримані платником податку в результаті задоволення претензії як компенсація прямих витрат або збитків, понесених таким платником у результаті порушення його прав та інтересів, якщо вони не були віднесені таким платником до складу витрат або відшкодовані за рахунок коштів страхових резервів, не включаються до доходів (п. 136.1.5 ПК).

Бухгалтерський облік. Згідно з Інструкцією № 291 для ведення обліку розрахунків за претензіями, висунутими постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред’явленими їм та визнаними штрафами, пенями, неустойками рахунків передбачено субрахунок 374 «Розрахунки за претензіями».

При пред’явленні претензії сума існуючої заборгованості переводиться до дебету рах. 374 (з рах. 361, 371, 63 тощо).

При погашенні заборгованості субрахунок 374 кредитується в кореспонденції з дебетом рахунків обліку грошових коштів (30, 31) або активів (15, 20, 22, 28 тощо).

Інформація про штрафи, пені, неустойки та інші санкції за порушення господарських договорів, які визнані боржником або щодо яких одержані рішення суду, арбітражного суду про їх стягнення, а також про суми з відшкодування зазнаних збитків відображається на субрахунку 715 «Одержані штрафи, пені, неустойки». Сума штрафів, що до визнання претензії не є активом, відображатиметься або на підставі позитивної відповіді контрагента, або на підставі рішення суду. У разі визнання контрагентом штрафних санкцій в обліку робиться запис:

Дт 374 — Кт 715

Облік у сторони, якою пред’явлено претензію

Податковий облік. Факт отримання претензії в податковому обліку ніяк не відображається.

Штрафні санкції (штраф, пеня, 3 % річних та інфляційні). Згідно з п.п. 139.1.11 ПК суми штрафів та/або неустойки чи пені за рішенням сторін договору або за рішенням відповідних державних органів, суду, які підлягають сплаті платником податку, не включаються до складу витрат.

Таким чином, сторона, сплачує штраф (боржник), яка не має права віднести суму штрафів до податкових витрат.

Штрафні санкції за невиконання умов договору не обкладаються ПДВ. А самі ці суми не змінюють базу обкладення ПДВ поставлених товарів/послуг. Пояснюється це тим, що такі санкції є відповідальністю за порушення зобов’язання (договору) і ніяк не пов’язані з компенсацією вартості товарів, а отже, не можуть бути об’єктом обкладення ПДВ. Такої думки дотримуються і податківці (див. Узагальнюючу податкову консультацію № 590):

Відшкодування збитків. Кошти, перераховані на відшкодування матеріального збитку контрагента, не включаються до складу витрат, оскільки вони не пов’язані зі здійсненням господарської діяльності (п.п. 139.1.1 ПК).

Що стосується ПДВ, то суми, стягнуті на користь підприємства з винного у спричиненні збитків, не вважаються компенсацією вартості товарів, а є компенсацією понесених таким підприємством збитків. Тому через відсутність об’єкта оподаткування суми відшкодування збитків не обкладаються ПДВ.

Бухгалтерський облік. Отримання претензії не відображається на рахунках бухгалтерського обліку. Визнані штрафні санкції відображаються на субрахунку 948 «Визнані штрафи, пені, неустойки» у кореспонденції із субрахунком 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» (Дт 948 — Кт 685).

Збитки, що відшкодовуються контрагенту, відображаються у складі інших операційних витрат (Дт 949 — Кт 685).

Приклад. ТОВ «Вега» 13.05.2013 р. за договором купівлі-продажу відвантажило ТОВ «АБВ» товари на суму 24000 грн. (у тому числі ПДВ — 4000 грн.). За умовами договору покупець повинен розрахуватися за товари протягом 10 календарних днів, що настають за днем їх отримання. Проте станом на 01.08.2013 р. свої зобов’язання ТОВ «АБВ» так і не виконало. У результаті цього ТОВ «Вега» було прийнято рішення надіслати ТОВ «АБВ» претензію.

Договором передбачено, що за несвоєчасну оплату поставлених товарів покупець сплачує:

— штраф у розмірі 20 % несвоєчасно сплаченої суми;

— пеню в розмірі 0,03 % від неоплаченої суми за кожен день прострочення;

— інфляційні та 3 % річних за прострочення платежу.

06.08.2013 р. ТОВ «Вега» надіслало претензію ТОВ «АБВ».

Товариство з обмеженою відповідальністю «Вега»

61012 м. Харків, вул. Привокзальна, 15, р/р 26008612900031 в ХОФ АКБ «Грант»

МФО 351016, код ЄДРПОУ 12121212

Претензія
про сплату заборгованості та штрафних санкцій
на загальну суму 29535,95 коп.
(двадцять дев’ять тисяч п’ятсот тридцять п’ять грн. 95 коп.)

Відповідно до Договору купівлі-продажу № 51-13 від 10.05.2013 р., укладеного між нашим підприємством (Товариство з обмеженою відповідальністю «Вега») і Вашим підприємством (Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ»), наше підприємство зобов’язалося поставити Вашому підприємству товари на суму 24000 грн., а Ваше підприємство — своєчасно сплатити їх протягом 10 календарних днів, наступних за днем їх отримання (п. 4.2 Договору).

Наше підприємство повністю виконало свої зобов’язання за Договором, поставивши товари Вашому підприємству на суму 24000 грн., що підтверджується накладною від 13.05.2013 р. № 15.

У свою чергу, Ваше підприємство зобов’язання щодо оплати товарів не виконало, унаслідок чого станом на 06.08.2013 р. у Вашого підприємства перед нашим утворилася заборгованість у сумі 24000 грн.

Крім цього, за умовами, передбаченими п. 5.2 Договору за несвоєчасну оплату поставлених товарів, Ваше підприємство зобов’язане виплатити нашому підприємству станом на 06.08.2013 р.:

1. Штраф у розмірі 20 % несвоєчасно сплаченої суми, що становить 4800 грн. (24000 грн. х 20 % : 100 %).

2. Пеню в розмірі 0,03 % від неоплаченої суми за кожен день прострочення. Сума пені становить 540 грн. 00 коп. Розрахунок пені здійснювався виходячи з таких даних:

3. 3 % річних від простроченої суми, що становить 147,95 грн. (24000 грн. х 3 % х 75 : 365).

4. Втрати від інфляції за період прострочення в сумі 48 грн. (24000 грн. х (100 % х 100,2 %) - 24000), де

100,0 — індекс інфляції за червень;

100,2 — індекс інфляції за липень*.

* Умовно.

Таким чином, станом на 06.08.2013 р. заборгованість Вашого підприємства перед нашим за Договором становить 29535,95 коп. (двадцять дев’ять тисяч п’ятсот тридцять п’ять грн. 95 коп.), у тому числі 24000 грн. 00 коп. — заборгованість за поставлені товари, 5535 грн. 95 коп. — штрафні санкції за несвоєчасну оплату товарів.

На підставі зазначеного, статей 530, 612, 622, 691 — 692 Цивільного кодексу України, статей 222, 230, 231 Господарського кодексу України, пунктів 4.2 і 5.2 Договору, а також керуючись статтею 6 Господарського процесуального кодексу України,

ПРОСИМО:

перерахувати 29535,95 коп. (двадцять дев’ять тисяч п’ятсот тридцять п’ять грн. 95 коп.), у тому числі 24000 грн. 00 коп. — заборгованість за поставлені товари, 5535 грн. 95 коп. — штрафні санкції за несвоєчасну оплату товарів) на наш поточний рахунок № 26008612900031 в ХОФ ПАТ «Грант» МФО 351016, інакше ми будемо змушені звернутися до господарського суду з позовом про примусове стягнення зазначених сум з віднесенням судових витрат на Ваше підприємство.

Усі документи, необхідні для розгляду цієї претензії, у Вашого підприємства є.

Облік у ТОВ «Вега»

Облік у ТОВ «АБВ»

ВИКОРИСТАНІ НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ

ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

ГК — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.

ГПК — Господарський процесуальний кодекс України від 06.11.91 р. № 1798-XII.

ЦК — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291.