Книга учета доходов/доходов и расходов предпринимателей-единоналожников
Предприниматели-единоналожники освобождены от ведения бухгалтерского учета. В то же время учет своей деятельности они должны вести в специальных книгах учета (пп. 296.1.1, 296.1.2 НК).
В зависимости от группы и того, является ли предприниматель плательщиком НДС, разработано два вида таких книг.
Как указано в п.п. 296.1.1 НК, плательщики единого налога групп 1 и 2, а также групп 3 и 5, которые не являются плательщиками НДС, ведут Книгу учета доходов, в которой отражаются только поступления от предпринимательской деятельности, т. е. доходы. От ведения учета расходов эти предприниматели освобождены. Форма и порядок заполнения Книги учета доходов утверждены приказом № 1637.
Плательщики единого налога групп 3 и 5, которые являются плательщиками НДС, обязаны вести учет как доходов, так и расходов (п.п. 296.1.2 НК). Для них приказом № 1637 утверждена Книга учета доходов и расходов.
Обратите внимание: формы Книг, которые утверждены приказом № 1637, не предусмотрены для группы 5 — такая группа не упоминается ни в названии Книг, ни в Порядке ведения Книги учета доходов, ни в Порядке ведения Книги учета доходов и расходов. Минфин с момента издания приказа № 1637 так и не откорректировал его под нормы обновляемых норм НК, в том числе после введения группы 5. Поэтому предпринимателям группы 5 ничего не остается, как для выполнения норм пп. 296.1.1 и 296.1.2 НК применять формы Книг, которые утверждены приказом № 1637 для группы 3. Не против этого и налоговики (разъяснение в разделе 107.07 ЕБНЗ).
Предприниматели-единоналожники, которые осуществляют несколько видов предпринимательской деятельности (торговля, услуги, выполнение работ), ведут одну Книгу учета доходов или Книгу учета доходов и расходов без осуществления распределения на каждый вид деятельности (разъяснение в разделе 107.07 ЕБНЗ).
Прежде чем начать записи в Книге, ее нужно прошнуровать и пронумеровать листы, указав в конце общее количество страниц, и зарегистрировать в органе Миндоходов по основному месту учета.
! Регистрация проводится бесплатно (п. 2 Порядка ведения Книги учета доходов, п. 2 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов).
По разъяснениям, приведенным в ЕБНЗ (раздел 107.07), для регистрации Книги нужно подать заявление в произвольной форме на имя руководителя органа Миндоходов. Вместе с заявлением должен подаваться прошнурованный с пронумерованными страницами и заполненной титульной страницей экземпляр Книги. Книга регистрируется в органе государственной налоговой службы в течение двух рабочих дней с даты представления необходимых документов (заявления и Книги учета).
Подать на регистрацию Книгу нужно заблаговременно, чтобы до начала получения доходов на упрощенной системе она была у предпринимателя.
При регистрации новой Книги налоговики рекомендуют (разъяснение в разделе 107.07 ЕБНЗ) на титульной странице указывать:
— фамилию, имя, отчество физического лица — предпринимателя — плательщика единого налога;
— регистрационный номер учетной карточки;
— место осуществления деятельности. Здесь стоит отметить, что налоговики обычно желают видеть в документах предпринимателя конкретное место его деятельности. Поэтому, если предприниматель работает в нескольких областях Украины (или нескольких торговых точках), лучше перечислить все.
Сколько Книг учета должен иметь предприниматель-единоналожник?
Предпринимателю достаточно вести только одну Книгу учета. А на наемных работников, занимающихся торговлей, заводить Книги ни Порядок ведения Книги учета доходов, ни Порядок ведения Книги учета доходов и расходов не требует. Такого же мнения придерживаются и налоговики (разъяснение в разделе 107.07 ЕБНЗ):
«Наемным работникам физического лица — предпринимателя — плательщика единого налога вести отдельно книгу учета доходов и расходов не нужно».
Порядок ведения Книги учета
Записи в Книге осуществляются разборчиво чернильной или шариковой ручкой (п. 3 Порядка ведения Книги учета доходов, п. 3 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов). Таким образом, Книга учета должна вестись в бумажном виде от руки.
Книга учета в течение года ведется нарастающим итогом — за месяц, квартал, год (п.п. 296.1.1 НК, п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов, п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов).
Согласно графам 2, 3, 5, 6, 9 раздела I «Доходы» и графам 3, 4, 5, 6 раздела II «Расходы» Книг доходы и расходы проставляются в гривнях. Следовательно, при заполнении Книг доходы и расходы проставляются в гривнях, без копеек, с соответствующим округлением по общеустановленным правилам (разъяснение в разделе 107.07 ЕБНЗ). В гривнях без копеек на основании данных Книг предприниматель заполняет и налоговую декларацию (см. с. 29).
Порядок заполнения граф Книги учета доходов и раздела I «Доходы» Книги учета доходов и расходов
Согласно п. 5 Порядка ведения Книги учета доходов (п. 5 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов) записи в Книге учета делаются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход (получен доход и понесены расходы). Соответственно записи в Книгу вносятся только в те дни, когда предприниматель получает доход/осуществляет расходы.
Разъяснение в разделе 170.07 ЕБНЗ Вопрос. Нужно ли ФЛП — плательщику ЕН, отнесенному к первой — третьей группе, заполнять Книгу учета доходов или Книгу учета доходов и расходов, если в течение рабочего дня дохода не было? Ответ. Если физическое лицо — предприниматель — плательщик единого налога, отнесенное к первой — третьей группе, в течение рабочего дня не получало доход, то заполнять Книгу учета доходов или Книгу учета доходов и расходов не нужно. |
Предприниматели имеют право записывать в Книгу доход общим итогом за день, не расшифровывая его по отдельным операциям.
Сумму дохода в Книгах необходимо подсчитывать по итогам месяца, квартала и года (п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов и п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов).
Обратим внимание на то, что учет доходов ведется предпринимателями-единоналожниками по «кассовому» методу, т. е. на дату фактического проведения расчетов (получение наличных или безналичных денег). Так, если деньги получены — отражаем доход. Если же товары отгружены (или работы/услуги выполнены), а оплата за них еще не поступила, то дохода у предпринимателя нет.
В графе 1 указывается дата записи, т. е. дата (день, месяц и год) получения дохода.
Правила определения даты возникновения дохода см. на с. 18.
В графе 2 записывается сумма денежных средств, полученная по итогам дня в кассу или на текущий счет в оплату за реализованные товары (работы, услуги). Еще раз обратим внимание, что в этой графе показывают именно полученную сумму выручки. В случае отгрузки товаров, не сопровождающейся одновременным получением оплаты за них, доход у предпринимателя не возникает.
Если физические лица — предприниматели — плательщики единого налога второй или третьей группы, которые не являются плательщиками налога на добавленную стоимость, при осуществлении своей хозяйственной деятельности используют наемный труд, то сумма средств, получаемых наемными работниками в течение рабочего дня, отражается в графе 2 Книги учета в конце рабочего дня общим итогом (раздел 107.07 ЕБНЗ).
В графу 2 предприниматель, кроме выручки от реализации, также вписывает и «посреднические» доходы:
— в случае предоставления услуг, выполнения работ по договорам поручения, транспортного экспедирования или агентским договорам — сумму своего вознаграждения (на дату его получения) (п. 292.4 НК);
— в случае работы по договору комиссии предприниматель-комиссионер в графе 2 должен будет отразить и комиссионное вознаграждение, и выручку, причитающуюся комитенту («транзитные» суммы).
В этой графе не указываются доходы, облагаемые по ставке 15 % (это указано в сноске в самой Книге). Поэтому суммы превышения «предельного» дохода отражаются в графе 9.
В графе 3 показываются суммы средств (аванс, предоплата), возвращаемые предпринимателем-единоналожником покупателям за товары (работы, услуги). Согласно п.п. 5 п. 292.11 НК суммы средств (аванс, предоплата), которые возвращаются плательщиком единого налога покупателю товара (работ, услуг), не включаются в состав дохода предпринимателя-единоналожника. Поэтому, возвращая деньги покупателю, единоналожнику нужно уменьшить ранее отраженный доход в графе 2, чтобы возвращенные покупателю деньги не числились в доходе. В день возврата покупателю средств единоналожник отражает возвращенные суммы в графе 3 Книги.
Записи в данной графе обязательно должны подтверждаться соответствующим документом (платежное поручение, соглашение о расторжении договора, письмо-заявление о возврате средств, ТТН на возвращенный товар, претензия по поводу качества товара и т. п.).
В графе 4 указывается откорректированная сумма дохода за проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги на сумму возвращенных средств за проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги. Рассчитывается как разница граф 2 и 3.
В графе 5 указывается стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг). В сумму дохода физическое лицо — предприниматель — плательщик единого налога включает стоимость безвозмездно полученных в течение отчетного периода товаров (работ, услуг), определенную по обычным ценам (107.04 ЕБНЗ).
Графу 6 предприниматели-единоналожники групп 1 и 2, а также 3 и 5, которые не являются плательщиками НДС, НЕ ЗАПОЛНЯЮТ, поскольку такие суммы в их доход не включаются (абз. 3 п. 292.3 НК).
А вот единоналожники — плательщики НДС на основании того же абз. 3 п. 292.3 НК отражают здесь сумму кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности. Такая сумма отражается по дате списания кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности.
В графе 7 отражается общая сумма дохода как сумма граф 4, 5 и 6.
Графы 8 и 9 Книги предназначены для отражения доходов, полученных с нарушением «единоналожных» правил и которые облагаются «специальной» повышенной ставкой единого налога — 15 % (независимо от группы). Речь идет о:
— «сверхлимитных» доходах (доходах более разрешенной суммы для каждой группы: 150 тыс. грн., 1 млн грн. и 20 млн грн.);
— доходах от деятельности, не указанной в Свидетельстве плательщика единого налога (для групп 1 и 2);
— доходах от деятельности, запрещенной для единого налога;
— доходах от деятельности с применением «неправильной» формы расчетов.
В графе 8 отражается вид дохода (места мало, поэтому максимально сокращаем название). Очевидно, здесь нужно использовать сокращенные формулировки их строк 02 — 05, 07 — 10, 13 — 15, 18 — 20 декларации единоналожника, к примеру «дохід, отриманий від діяльності, не зазначеної у свідоцтві» и т. п. В графе 9 указывается сумма такого дохода.
Подводить «промежуточные» итоги в Книге учета нужно по результатам каждого месяца, квартала и года (п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов и п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов).
Порядок заполнения граф раздела II «Расходы» Книги учета доходов и расходов
Предприниматели-единоналожники групп 3 и 5, которые являются плательщиками НДС, обязаны вести учет как доходов, так и расходов. Поэтому их Книга учета состоит из двух частей:
— I «Доходи» (графы 1 — 9). Эта часть Книги аналогична той, которую ведут предприниматели 1, 2, 3 групп — неплательщики НДС, нумерация и названия граф точь-в-точь повторяют Книгу учета доходов. Единственный нюанс — предприниматели — плательщики НДС записи вносят без НДС;
— II «Витрати» (графы 1 — 7) — предназначена для учета расходов. Расходы предпринимателя-единоналожника никак не влияют на размер единого налога. Однако вести учет расходов предпринимателями-единоналожниками — плательщиками НДС требует п.п. 296.1.2 НК.
В общих чертах расскажем об основных правилах учета расходов единоналожниками — плательщиками НДС.
1. Показывать расходы в Книге учета единоналожники должны «по кассовому методу», т. е. по факту уплаты денег. По крайней мере, такой вывод мы можем сделать из формулировки п. 5 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов, в котором указано, что «записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход <...> и понесены расходы, в частности уплачены приобретенные товары (работы, услуги), выплачена заработная плата, уплачен единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование и т. п.». Поэтому, к примеру, если мы получили сначала товар, но он еще не оплачен, то на момент его получения расходы мы не отражаем, а покажем их только в момент уплаты денежных средств поставщику.
2. Нет привязки расходов к дате получения дохода, для которого понесены такие расходы. Доходы следует отражать в текущем режиме — на дату их осуществления (на день осуществления оплаты за полученные товары, работы, услуги; на день выплаты зарплаты; на день уплаты ЕСВ).
3. Предприниматели-единоналожники должны иметь документальное подтверждение расходов (ст. 44 НК; подробнее см. с. 34).
Записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход и понесены расходы, в частности оплачены приобретенные товары (работы, услуги), выплачена заработная плата, уплачен ЕСВ и т. п. (п. 5 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов). Каждую операцию заносить в Книгу не нужно, предприниматель отражает полученные доходы/понесенные расходы общей суммой по итогам за день. Далее выводится суммарный итог за месяц, квартал, год.
Раздел II «Витрати» Книги учета доходов и расходов заполняется следующим образом.
В графе 1 указывается календарная дата, когда были понесены расходы.
В графах 2 и 3 отражаются расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг) без НДС, в том числе:
— суммы, которые платятся согласно договору поставщику (продавцу), за вычетом непрямых налогов (НДС, акциза);
— суммы ввозной таможенной пошлины;
— суммы непрямых налогов в связи с приобретением товаров (работ, услуг), которые не возмещаются плательщикам налога (за исключением НДС);
— транспортно-заготовительные расходы;
— другие расходы, которые непосредственно связаны с приобретением товаров (работ, услуг) и доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования в запланированных целях.
В графе 4 отражается сумма расходов на оплату труда в случае использования труда наемных лиц. Зарплата включается в расходы «грязной» суммой (т. е. начисленная зарплата, не уменьшенная на сумму удержаний и НДФЛ). Запись в графе 4 осуществляется на дату фактического осуществления расходов, т. е. в день выплаты зарплаты.
В графе 5 — сумма уплаченного ЕСВ. Здесь предприниматель отражает как ЕСВ, который уплачивается в связи с выплатой заработной платы работников (в части начислений), так и ЕСВ «за себя». ЕСВ, который удерживаем из зарплаты работников, здесь не показываем, так как он указан в графе 4 в составе «грязной» суммы зарплаты.
В графе 6 приводится сумма других расходов, которые понесены в связи с осуществлением хозяйственной деятельности плательщика налога, в частности расходы на связь, уплату арендных и коммунальных платежей и т. п.
Пример. Предположим, что в течение августа 2013 года предприниматель-единоналожник группы 3, уплачивающий единый налог по ставке 3 %, осуществил следующие операции (см. таблицу).
Дата | Первичный документ | Содержание операции |
1 | 2 | 3 |
01.08.2013 г. | Накладная № 1 от 01.08.2013 г. Налоговая накладная № 30 от 01.08.2013 г. | Отгружен товар предприятию «А» (плательщик НДС) на сумму 24000 грн. (в том числе НДС — 4000 грн.) (товары не оплачены) |
02.08.2013 г. | Выписка банка от 02.08.2013 г. | На расчетный счет предпринимателя поступила оплата за товары от предприятия «А» в сумме 24000 грн. (в том числе НДС — 4000 грн.) |
Выписка банка от 02.08.2013 г. Налоговая накладная № 31 от 02.08.2013 г. | Поступил аванс за товары от предприятия «Б» в сумме 36000 грн. (в том числе НДС — 6000 грн.) | |
02.08.2013 г. | Копии товарных чеков от 02.08.2013 г. Налоговая накладная № 32 от 02.08.2013 г. (тип причины «11» — выписана по ежедневным итогам операций) | Получена выручка от реализаторов предпринимателя в сумме 4800 грн. (в том числе НДС — 800 грн.) |
Заявка на внесение средств на расчетный счет, выписка банка от 02.08.2013 г. | Выручка, полученная от реализаторов предпринимателя, зачислена на текущий счет предпринимателя (4800 грн.) | |
05.08.2013 г. | Накладная № 15 от 05.08.2013 г. | Получен товар от поставщика в количестве 100 ед. по цене 360 грн. за ед. (в том числе НДС — 60 грн.) на сумму 36000 грн. (в том числе НДС — 6000 грн.) (товары не оплачены) |
06.08.2013 г. | Платежное поручение № 51 от 06.08.2013 г. | Перечислен ЕСВ с зарплаты работников в части «начислений» — 2020 грн. |
Платежное поручение № 52 от 06.08.2013 г. | Перечислен ЕСВ с зарплаты работников в части «удержаний» — 180 грн. (5000 х 3,6 %) | |
Платежное поручение № 53 от 06.08.2013 г. | Перечислен налог на доходы физических лиц с зарплаты наемных работников в сумме 723 грн. ((5000 - 180) х 15 %) | |
Расчетно-платежная ведомость на выдачу зарплаты № 14 от 06.08.2013 г. | Выплачена заработная плата работникам предпринимателя за июль 2013 года — 4097 грн. (5000 - 180 - 723) | |
Копии товарных чеков от 06.08.2013 г. | Получена выручка от реализаторов предпринимателя за проданные товары в сумме 3600 грн. (в том числе НДС — 600 грн.) | |
13.08.2013 г. | Платежное поручение № 54 от 13.08.2013 г. | С расчетного счета предпринимателя перечислена поставщику оплата за поставленный им 05.08.2013 г. товар в полной сумме |
14.08.2013 г. | Платежное поручение № 55 от 14.08.2013 г. | Уплачен единый налог за II квартал 2013 года в сумме 6300 грн. |
16.08.2013 г. | Копии товарных чеков от 16.08.2013 г. | Получена выручка от реализаторов предпринимателя за проданные товары в сумме 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.). |
19.08.2013 г. | Платежное поручение № 56 от 19.08.2013 г. | Перечислен ЕСВ «за себя» — 398,01 грн. |
Письмо-заявка предприятия «Б» о возврате средств. Платежное поручение № 57 от 19.08.2013 г. | По просьбе предприятия «Б» поставка партии товара на сумму 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.) была отменена, часть аванса (в сумме 6000 грн., в том числе НДС — 1000 грн.) была возвращена предприятию | |
20.08.2013 г. | Акт приемки-передачи бесплатно поставленных товаров № 1 от 20.08.2013 г. | Предприниматель бесплатно получил товары на сумму 1000 грн. |
30.08.2013 г. | Платежное поручение № 58 от 30.08.2013 г. | Оплачены расходы по аренде помещения — 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.) |
Выписка банка от 30.08.2013 г. | Банк снял со счета предпринимателя 300 грн. за расчетно-кассовое обслуживание |
Книга учета доходов/доходов и расходов хранится непосредственно у предпринимателя (раздел 107.07 ЕБНЗ).
Исправление ошибок
Касательно исправления ошибок в Книгах учета, в п. 3 Порядка ведения Книги учета доходов, п. 3 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов, указано: «...в случае внесения исправлений новая запись удостоверяется подписью плательщика налога». Таким образом, ошибки в Книгах учета исправляются корректурным способом, т. е. неправильные цифры зачеркиваются, а над зачеркнутыми надписываются правильные. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом делается надпись: «Исправлено», ставятся дата и подпись предпринимателя.
Если Книга закончилась
Книгу ведут до тех пор, пока она не закончится. В случае необходимости регистрации новой Книги в течение налогового (отчетного) периода записи в ней продолжаются нарастающим итогом, а предыдущая Книга остается у налогоплательщика (п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов, п. 4 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов).
Книга хранится у предпринимателя в течение 3 лет после выполнения последней записи (п. 8 Порядка ведения Книги учета доходов, п. 8 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов).
В консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 23, с. 37 налоговики отметили, что «физические лица — предприниматели обязаны обеспечить хранение книг не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой использовались указанные книги». Это объясняется возможностью в течение этого срока привлечь предпринимателя к ответственности за утерю либо неправильное заполнение Книги.
Если Книга потерялась
В письме от 17.04.12 г. № 11206/7/17-1217 ГНСУ, ссылаясь на п. 44.5 НК, отметила, что при утере, повреждении или досрочном уничтожении документов, указанных в пп. 44.1 и 44.3 (это документы учета и обязанность их хранения), налогоплательщик обязан в 5-дневный срок со дня такого события письменно уведомить орган Миндоходов по месту учета в порядке, установленном НК для представления налоговой отчетности. А восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения в орган Миндоходов.
Кроме того, ГНСУ, ссылаясь на п. 6.10 Положения № 88, указывает на необходимость предпринимателя-единоналожника обратиться в органы внутренних дел для заявления о потере Книги учета и получить справку о подаче такого заявления.
Ответственность
За неведение или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов к предпринимателю может быть применен штраф, предусмотренный ст. 1641 КоАП, — в размере от 51 до 136 грн., за повторное в течение года нарушение — от 85 до 136 грн. Кроме того, за неоприходование наличных (невнесение соответствующей записи о получении наличного дохода в Книгу) предпринимателю может грозить штраф в 5-кратном размере не-оприходованной суммы (п. 1.2 Положения № 637, ст. 1 Указа № 436).
За утерю Книги к предпринимателю может быть применена ответственность на основании п. 121.1 НК за необеспечение хранения документов по вопросам уплаты налогов и сборов — штраф в размере 510 грн, за повторное нарушение в течение года — 1020 грн. (письмо ГНСУ от 17.04.2012 г. № 11206/7/17-1217, разъяснение в разделе 107.07 ЕБНЗ).
Книга обліку доходів і витрат
(для платників єдиного податку третьої групи,
які є платниками податку на додану вартість)
I. Доходи
Дата | Дохід від провадження діяльності* | Дохід, що оподатковується за ставкою 15 %** | ||||||
вартість проданих товарів, виконаних робіт, наданих послуг | вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) без ПДВ, грн. | сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, без ПДВ, грн. | всього, грн. | вид доходу | сума, грн. | |||
сума без ПДВ, грн. | сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати без ПДВ, грн. | скоригована сума доходу, грн. | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
02.08.2013 | 54000 | — | 54000 | — | — | 54000 | — | — |
06.08.2013 | 3000 | — | 3000 | — | — | 3000 | — | — |
16.08.2013 | 1000 | — | 1000 | — | — | 1000 | — | — |
19.08.2013 | — | -5000 | -5000 | — | — | -5000 | — | — |
20.08.2013 | — | — | — | 1000 | — | 1000 | — | — |
Итого за август 2013 | 58000 | -5000 | 53000 | 1000 | — | 54000 | — | — |
<..>
II. Витрати
Дата | Витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) | Витрати на оплату праці найманих працівників, грн. | Єдиний внесок на загально-обов’язкове державне соціальне страхування, грн. | Інші витрати, грн. | Всього, грн. | |
вид витрат | сума без ПДВ, грн. | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
06.08.2013 | Выплата зарплаты | — | 5000 | 2020 | — | 7020 |
13.08.2013 | Оплата поставщику за товар | 30000 | — | — | — | 30000 |
19.08.2013 | ЕСВ за предпринимателя | — | — | 398 | — | 398 |
30.08.2013 | — | — | — | — | 1300 | 1300 |
Итого за август 2013 | — | 30000 | 5000 | 2418 | 1300 | 38718 |
<..>