Книга обліку доходів/доходів і витрат підприємців-єдиноподатників

Книга обліку доходів/доходів і витрат підприємців-єдиноподатників

Підприємці-єдиноподатники звільнені від ведення бухгалтерського обліку. Водночас облік своєї діяльності вони повинні вести в спеціальних книгах обліку (пп. 296.1.1, 296.1.2 ПК).

Залежно від групи і того, чи є підприємець платником ПДВ, розроблено два види таких книг.

Як зазначено в п.п. 296.1.1 ПК, платники єдиного податку груп 1 і 2, а також групи 3 і 5, які не є платниками ПДВ, ведуть Книгу обліку доходів, у якій відображаються лише надходження від підприємницької діяльності, тобто доходи. Від ведення обліку витрат ці підприємці звільнені. Форма та Порядок заповнення Книги обліку доходів затверджені наказом № 1637

Платники єдиного податку груп 3 і 5, які є платниками ПДВ, зобов’язані вести облік як доходів, так і витрат (п.п. 296.1.2 ПК). Для них наказом № 1637 затверджено Книгу обліку доходів і витрат.

Зверніть увагу: форми Книг, затверджені наказом № 1637, не передбачені для групи 5 — така група не згадується ані в назві Книг, ані в Порядку ведення Книги обліку доходів, та в Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат. Мінфін з моменту видання наказу № 1637 так і не коригував його під приписи оновлюваних норм ПК, у тому числі після запровадження групи 5. Тому підприємцям групи 5 нічого не залишається, як застосовувати для виконання норм пп. 296.1.1 та 296.1.2 ПК форми Книг, затверджені наказом № 1637 для груп 3. Не проти цього і податківці (роз’яснення в розділі 107.07 ЄБПЗ).

Підприємці-єдиноподатники, які здійснюють декілька видів підприємницької діяльності (торгівля, послуги, виконання робіт), ведуть одну Книгу обліку доходів або Книгу обліку доходів і витрат без здійснення розподілу на кожен вид діяльності (роз’яснення у розділі 107.07 ЄБПЗ).

Перш ніж почати записи в Книзі, її слід прошнурувати і пронумерувати аркуші, зазначивши в кінці загальну кількість сторінок, і зареєструвати в органі Міндоходів за основним місцем обліку.

! Реєстрація проводиться безкоштовно (п. 2 Порядку ведення Книги обліку доходів, п. 2 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат).

За роз’ясненнями, наведеними в ЄБПЗ (розділ 107.07), для реєстрації Книги потрібно подати заяву в довільній формі на ім’я керівника органу Міндоходів. Разом із заявою має подаватись прошнурований з пронумерованими сторінками та заповненою титульною сторінкою примірник Книги. Книга реєструється в органі державної податкової служби протягом двох робочих днів від дати подання необхідних документів (заяви та Книги обліку).

Подати на реєстрацію Книгу потрібно заздалегідь, щоб до початку отримання доходів на спрощеній системі вона була у підприємця.

При реєстрації нової Книги податківці рекомендують (роз’яснення в розділі 107.07 ЄБПЗ) на титульній сторінці зазначати:

— прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи — підприємця — платника єдиного податку;

— реєстраційний номер облікової картки;

— місце здійснення діяльності. Тут слід зауважити, що податківці зазвичай бажають бачити в документах підприємця конкретне місце його діяльності. Тому, якщо підприємець працює в кількох областях України (або кількох торговельних точках), краще перелічити кожну з них.

Скільки Книг обліку повинен мати підприємець-єдиноподатник?

Підприємцю достатньо вести лише одну Книгу обліку. А на найманих працівників, які займаються торгівлею, заводити Книги ані Порядок ведення Книги обліку доходів, ані Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат не вимагає. Такої ж думки дотримуються і податківці (роз’яснення в розділі 107.07 ЄБПЗ):

«Найманим працівникам фізичної особи — підприємця — платника єдиного податку вести окремо книгу обліку доходів та витрат не потрібно».

Порядок ведення Книги обліку

Записи в Книзі здійснюються розбірливо чорнильною або кульковою ручкою (п. 3 Порядку ведення Книги обліку доходів, п. 3 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат). Отже, Книга обліку має вестися в паперовому вигляді від руки.

Книга обліку протягом року ведеться наростаючим підсумком — за місяць, квартал, рік (п.п. 296.1.1 ПК, п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів, п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат).

Згідно з графами 2, 3, 5, 6, 9 розділу I «Доходи» та графами 3, 4, 5, 6 розділу II «Витрати» Книг доходи і витрати проставляються у гривнях. Отже, при заповненні Книг доходи і витрати проставляються у гривнях, без копійок, з відповідним округленням за загальновстановленими правилами (роз’яснення в розділі 107.07 ЄБПЗ). У гривнях без копійок на підставі даних Книг підприємець заповнює і податкову декларацію (див. с. 29).

Порядок заповнення граф Книги обліку доходів та розділу I «Доходи» Книги обліку доходів і витрат

Згідно з п. 5 Порядку ведення Книги обліку доходів (п. 5 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат) записи в Книзі обліку робляться за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід (отримано дохід і понесено витрати). Відповідно, записи до Книги вносяться лише до тих днів, коли підприємець отримує дохід/здійснює витрати.

Підприємці мають право записувати до Книги дохід загальним підсумком за день, не розшифровуючи його за окремими операціями .

Суму доходу в Книгах необхідно підраховувати за підсумками місяця, кварталу та року (п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів та п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат).

Звернемо увагу на те, що облік доходів ведеться підприємцями-єдиноподатниками за «касовим» методом, тобто на дату фактичного проведення розрахунків (отримання готівкових або безготівкових коштів). Так, якщо гроші отримані — відображаємо дохід. Якщо ж товари відвантажені (або роботи/послуги виконані), а оплата за них ще не надійшла, то доходу у підприємця немає.

У графі 1 зазначається дата запису, тобто дата (день, місяць і рік) отримання доходу.

Правила визначення дати виникнення доходу див. на с. 18.

У графі 2 записується сума грошових коштів, отримана за підсумками дня в касу або на поточний рахунок в оплату за реалізовані товари (роботи, послуги). Ще раз звернемо увагу, що в цій графі показують саме отриману суму виручки. У разі відвантаження товарів, що не супроводжується одночасним отриманням оплати за нього, дохід у підприємця не виникає.

Якщо фізичні особи — підприємці, які є платниками єдиного податку другої або третьої групи і не є платниками податку на додану вартість, при здійсненні своєї господарській діяльності використовують найману працю, то сума коштів, яка отримується найманими працівниками протягом робочого дня, відображається у графі 2 Книги обліку в кінці робочого дня загальним підсумком (розділ 107.07 ЄБПЗ).

До графи 2 підприємець, крім виручки від реалізації, також вписує і «посередницькі» доходи:

— у разі надання послуг, виконання робіт за договорами доручення, транспортного експедирування або агентськими договорами — суму своєї винагороди (на дату її отримання) (п. 292.4 ПК);

— у разі роботи за договором комісії підприємець-комісіонер у графі 2 повинен буде відобразити і комісійну винагороду, і виручку, що належить комітенту («транзитні» суми).

У цій графі не зазначаються доходи, що оподатковуються за ставкою 15 % (це зазначено у виносці в самій Книзі). Тому суми перевищення «граничного» доходу відображаються у графі 9.

У графі 3 показуються суми коштів (аванс, передоплата), які підприємець-єдиноподатник повертає покупцям за товари (роботи, послуги). Згідно з п. 5 п. 292.11 ПК суми коштів (аванс, передоплата), які повертаються платником єдиного податку покупцю товару (робіт, послуг), не включаються до складу доходу підприємця-єдиноподатника. Тому, повертаючи гроші покупцю, єдиноподатнику потрібно зменшити раніше відображений дохід у графі 2, щоб повернені покупцю гроші не значилися в доході. У день повернення покупцю коштів єдиноподатник відображає повернені суми в графі 3 Книги.

Записи в цій графі обов’язково повинні підтверджуватися відповідним документом (платіжне доручення, угода про розірвання договору, лист-заява про повернення коштів, ТТН на повернений товар та претензія з приводу якості товару тощо).

У графі 4 зазначається відкоригована сума доходу за продані товари, виконані роботи, надані послуги на суму повернених коштів за продані товари, виконані роботи, надані послуги. Розраховується як різниця граф 2 і 3.

У графі 5 зазначається вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). До суми доходу фізична особа — підприємець — платник єдиного податку включає вартість безоплатно отриманих протягом звітного періоду товарів (робіт, послуг), визначену за звичайними цінами (107.04 ЄБПЗ).

Графу 6 підприємці — єдиноподатники груп 1 і 2, а також 3 і 5, які не є платниками ПДВ, НЕ ЗАПОВНЮЮТЬ , оскільки такі суми до їхнього доходу не включаються (абз. 3 п. 292.3 ПК).

А от єдиноподатники — платники ПДВ на підставі того ж абз. 3 п. 292.3 ПК відображають тут суму кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Така сума відображається за датою списання кредиторської заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності.

У графі 7 відображається загальна сума доходу як сума граф 4, 5 і 6.

Графи 8 і 9 Книг призначені для відображення доходів, отриманих з порушенням «єдиноподатних» правил та які обкладаються «спеціальною» підвищеною ставкою єдиного податку, — 15 % (незалежно від групи). Ідеться про:

— «понадлімітні» доходи (доходи понад дозволену суму для кожної групи: 150 тис. грн., 1 млн грн. та 20 млн грн.);

— доходи від діяльності, не зазначеної в Свідоцтві платника єдиного податку (для груп 1 і 2);

— доходи від діяльності, забороненої для єдиного податку;

— доходи від діяльності із застосуванням «неправильної» форми розрахунків.

У графі 8 відображається вид доходу (місця мало, тому максимально скорочуємо назву). Вочевидь, тут потрібно використовувати скорочені формулювання їх рядків 02 — 05, 07 — 10, 13 — 15, 18 — 20 декларації єдиноподатника, наприклад «дохід отриманий від діяльності, не зазначеної в свідоцтві» тощо. У графі 9 зазначається сума такого доходу.

Підбивати «проміжні» підсумки в Книзі обліку потрібно за результатами кожного місяця, кварталу та року (п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів та п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат).

Порядок заповнення граф розділу II «Витрати» Книги обліку доходів і витрат

Підприємці — єдиноподатники груп 3 і 5, які є платниками ПДВ, зобов’язані вести облік як доходів, так і витрат. Тому їхня Книга обліку складається з двох частин:

— I «Доходи» (графи 1 — 9). Ця частина Книги аналогічна тій, яку ведуть підприємці 1, 2, 3 груп, — неплатники ПДВ, нумерація і назви граф точнісінько повторюють Книгу обліку доходів. Єдиний нюанс: підприємці — платники ПДВ записи вносять без ПДВ;

— II «Витрати» (графи 1 — 7) — призначена для обліку витрат. Витрати підприємця-єдиноподатника жодним чином не впливають на розмір єдиного податку. Проте вести облік витрат підприємцями-єдиноподатниками — платниками ПДВ вимагає п.п. 296.1.2 ПК.

Стисло розповімо про основні правила обліку витрат єдиноподатниками — платниками ПДВ.

1. Показувати витрати в Книзі обліку єдиноподатники повинні «за касовим методом», тобто за фактом сплати грошей. Принаймні, такий висновок ми можемо зробити з формулювання п. 5 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат, де зазначено, що «записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід <…> та понесено витрати, зокрема оплачені придбані товари (роботи, послуги), виплачена заробітна плата, сплачено єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування тощо». Тому, наприклад, якщо ми спершу отримали товар, але він ще не оплачений, то на момент його отримання витрати ми не відображаємо, а покажемо їх лише у момент сплати грошових коштів постачальнику.

2. Немає прив’язки витрат до дати отримання доходу, для якого понесені такі витрати. Доходи слід відображати в поточному режимі — на дату їх здійснення (на день здійснення оплати за отримані товари, роботи, послуги; на день виплати зарплати; на день сплати ЄСВ).

3. Підприємці-єдиноподатники повинні мати документальне підтвердження витрат (ст. 44 ПК; детальніше див. с. 34).

Записи в Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід і понесено витрати, зокрема оплачено придбані товари (роботи, послуги), виплачено заробітну плату, сплачено ЄСВ тощо (п. 5 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат). Кожну операцію заносити до Книги не потрібно, підприємець відображає отримані доходи/понесені витрати загальною сумою за підсумками за день. Далі виводиться сумарний підсумок за місяць, квартал, рік.

Розділ II «Витрати» Книги обліку доходів і витрат заповнюється таким чином:

У графі 1 зазначається календарна дата, коли були понесені витрати.

У графах 2 і 3 відображаються витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) без ПДВ, у тому числі:

— суми, які сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків (ПДВ, акцизу);

— суми ввізного мита;

— суми непрямих податків у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг), які не відшкодовуються платникам податку (за винятком ПДВ);

— транспортно-заготівельні витрати;

— інші витрати, які безпосередньо пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) та доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання в запланованих цілях.

У графі 4 відображається сума витрат на оплату праці в разі використання праці
найманих осіб. Зарплата включається до витрат «грязною» сумою (тобто нарахована зарплата, не зменшена на суму утримань та ПДФО). Запис у графі 4 здійснюється на дату фактичного здійснення витрат, тобто в день виплати зарплати.

У графі 5 — сума сплаченого ЄСВ. Тут підприємець відображає як ЄСВ, який сплачується у зв’язку з виплатою заробітної плати працівників (у частині нарахувань), так і ЄСВ «за себе». ЄСВ, який утримуємо із зарплати працівників, тут не показуємо, оскільки він зазначений у графі 4 у складі «грязної» суми зарплати.

У графі 6 наводиться сума інших витрат, які понесені у зв’язку зі здійсненням господарської діяльності платника податку, зокрема витрати на зв’язок, сплату орендних та комунальних платежів тощо.

Приклад. Припустимо, протягом серпня 2013 року підприємець — єдиноподатник групи 3, який сплачує єдиний податок за ставкою 3 %, здійснив такі операції (див. таблицю).

Книга обліку доходів/доходів і витрат зберігається безпосередньо у підприємця (розділ 107.07 ЄБПЗ).

Виправлення помилок

Щодо виправлення помилок у Книгах обліку, у п. 3 Порядку ведення Книги обліку доходів, п. 3 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат зазначено, що: «у разі внесення виправлень новий запис засвідчується підписом платника податку». Отже, помилки в Книгах обліку виправляються коректурним способом, тобто неправильні цифри закреслюються, а над закресленим надписуються правильні. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Поруч робиться напис: «Виправлено», ставляться дата і підпис підприємця.

Якщо Книга закінчилася

Книгу ведуть до тих пір, поки вона не закінчиться. У разі потреби реєстрації нової Книги протягом податкового (звітного) періоду записи в ній продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Книга залишається у платника податків (п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів, п. 4 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат).

Книга зберігається у підприємця протягом 3 років після виконання останнього запису (п. 8 Порядку ведення Книги обліку доходів, п. 8 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат).

У консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2012, № 23, с. 37, податківці зазначили, що «фізичні особи — підприємці зобов’язані забезпечити зберігання книг не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися зазначені книги». Це пояснюється можливістю протягом цього строку притягти підприємця до відповідальності за втрату або неправильне заповнення Книги.

Якщо Книга загубилася

У своєму листі від 17.04.12 р. № 11206/7/17-1217 ДПСУ, посилаючись на п. 44.5, ПК, зазначила, що при втраті, пошкодженні або достроковому знищенні документів, зазначених у пп. 44.1 і 44.3 (це документи обліку і обов’язок їх зберігання), платник податків зобов’язаний у 5-денний строк з дня такої події письмово повідомити орган Міндоходів за місцем обліку в порядку, встановленому ПК щодо подання податкової звітності. А відновити втрачені документи необхідно протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до органу Міндоходів.

Крім того, ДПСУ, посилаючись на п. 6.10 Положення № 88, вказує на необхідність підприємця-єдиноподатника звернутися до органів внутрішніх справ для заяви про втрату Книги обліку і отримати довідку про подання такої заяви.

Відповідальність

За неведення чи неналежне ведення обліку доходів і витрат до підприємця може бути застосовано штраф, передбачений ст. 164¹ КпАП, — у розмірі від 51 до 136 грн., за повторне протягом року порушення — від 85 до 136 грн. Крім того, за неоприбуткування готівки (невнесення відповідного запису про отримання готівкового доходу до Книги) підприємцю може загрожувати штраф у 5-кратному розмірі не-оприбуткованої суми (п. 1.2 Положення № 637, ст. 1 Указу № 436).

За втрату Книги до підприємця може бути застосована відповідальність на підставі п. 121.1 ПК за незабезпечення зберігання документів з питань сплати податків і зборів — штраф у розмірі 510 грн., за повторне порушення протягом року — 1020 грн. (лист ДПСУ від 17.04.2012 р. № 11206/7/17-1217, роз’яснення в розділі 107.07 ЄБПЗ).

Книга обліку доходів і витрат
(для платників єдиного податку третьої групи,
які є платниками податку на додану вартість)

I. Доходи

<...>

II. Витрати

<...>