Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения

ФЛП-общесистемщики, на новую Книгу УДР равняйсь!

Приказ Министерства доходов и сборов Украины от 16.09.2013 г. № 481

«Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения»

Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 01 октября 2013 года № 1686/24218

(извлечение)

<…>

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность (прилагаются).

2. Признать утратившим силу приказ Государственной налоговой администрации Украины от 24 декабря 2010 года № 1025 «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения», зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 30 декабря 2010 года под № 1425/18720.

<…>

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования*.

<…>

Министр
А. Клименко

Согласовано:

Министр финансов Украины
Ю. Колобов

Председатель Государственной службы Украины
 по вопросам регуляторной политики
 и развития предпринимательства
М. Бродский

Затверджено
наказ Міністерства доходів і зборів України
16.09.2013 р. № 481

Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб,
що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи,
які провадять незалежну професійну діяльність

Директор Департамента доходов и сборов с физических лиц
В. Бусарев

Утвержден приказом Министерства доходов и сборов Украины от 16.09.2013 г. № 481

Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 01.10.2013 г. под № 1686/24218

Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность

1. В соответствии с пунктом 177.10 статьи 177 и пункта 178.6 статьи 178 раздела IV Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность (далее — самозанятые лица), обязаны вести Книгу учета доходов и расходов (далее — Книга), в которой по итогу рабочего дня, в течение которого получен доход, на основании первичных документов осуществляются записи о полученных доходах и документально подтвержденных расходах.

2. Книга ведется по выбору плательщика налога в бумажном или электронном виде.

3. В случае избрания самозанятым лицом ведения Книги в бумажном виде:

1) самозанятое лицо обязано подать в контролирующий орган по основному месту учета экземпляр Книги, на титульном листе которой указываются: фамилия, имя и отчество, регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серия и номер паспорта (для лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте), налоговый адрес, номер и дата свидетельства о праве на осуществление независимой профессиональной деятельности (при наличии);

2) книга прошнурована, пронумерована, безвозмездно регистрируется в контролирующем органе. Книга удостоверяется подписью руководителя или заместителя контролирующего органа и скрепляется печатью;

3) записи в Книге выполняются разборчиво чернилами темного цвета или шариковой ручкой. Внесение исправлений осуществляется путем новой записи, удостоверяемой подписью самозанятого лица;

4) в случае необходимости регистрации новой Книги в течение налогового (отчетного) периода записи в ней продолжаются нарастающим итогом, а предыдущая Книга остается у самозанятого лица.

4. В случае избрания самозанятым лицом ведения Книги в электронной форме:

1) самозанятое лицо обязано: получить усиленные сертификаты открытых ключей, сформированных аккредитованными центрами сертификации ключей, включенных в систему подачи налоговых документов в электронном виде, заключить договор о признании электронных документов с контролирующим органом и сформировать заявление на получение Книги и направить ее в контролирующий орган по месту налогового учета средствами электронной связи с соблюдением условий о регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством;

2) контролирующий орган по месту налогового учета регистрирует заявление самозанятого лица на получение Книги в реестре поданных заявлений и в течение 3 рабочих дней формирует и направляет самозанятому лицу уведомление о регистрации Книги с указанием регистрационного номера Книги и даты ее регистрации;

3) после получения самозанятым лицом уведомления о регистрации Книги такое лицо осуществляет операции по ее ведению согласно этому Порядку;

4) в Книге в электронном виде допускаются исправления ошибок или корректировка путем дополнения строки, в которой отражается отрицательное или положительное значение.

5. Записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход.

6. Самозанятые лица заносят в Книгу сведения в следующем порядке:

1) в графе 1 указывается дата записи;

2) в графе 2 отражается сумма дохода, полученного от осуществления хозяйственной или независимой профессиональной деятельности с суммарным итогом за месяц, квартал, год, в частности, средства, поступившие на текущий счет, в кассу плательщика налогов и/или полученные наличностью, сумма задолженности, по которой истек срок исковой давности, стоимость безвозмездно полученных товаров (работ, услуг);

3) в графе 3 указывается сумма возвращенных самозанятым лицом средств за товары (работы и услуги) и/или возвращенной подписки;

4) графа 4 рассчитывается как разница между полученным доходом от осуществления хозяйственной или независимой профессиональной деятельности (графа 2) и суммой возвращенных самозанятым лицом средств за товары (работы и услуги) (графа 3);

5) в графе 5 указываются реквизиты документа, подтверждающего понесенные расходы, непосредственно связанные с полученным доходом. Документами, которые подтверждают расходы, могут быть, в частности, платежное поручение, приходный кассовый ордер, квитанция, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, предоставленных услуг) и другие первичные документы, удостоверяющие факт оплаты товаров, работ, услуг;

6) в графе 6 отражается сумма расходов, которые документально подтверждены и непосредственно связаны с получением дохода по итогам дня;

7) в графе 7 отражается сумма расходов на оплату труда и начисления на оплату труда наемных лиц, понесенные в отчетном месяце;

8) в графе 8 отражается сумма фактически понесенных других расходов, непосредственно связанных с получением дохода, которые не указаны в графах 6 и 7, в частности, расходы на уплату услуг, связи, арендных и коммунальных платежей и т. п.;

9) в графе 9 указывается сумма чистого налогооблагаемого дохода, которая рассчитывается как разница между суммой дохода за отчетный период (графа 4) и суммой понесенных расходов от осуществления хозяйственной или независимой профессиональной деятельности (графы 6, 7, 8).

7. Физические лица — предприниматели, зарегистрированные плательщиками налога на добавленную стоимость, не включают в расходы и доход суммы налога на добавленную стоимость, входящие в цену приобретенных или проданных товаров (работ и услуг).

8. Книга хранится у самозанятого лица в течение 3 лет после окончания отчетного периода, в котором осуществлена последняя запись.

9. Данные Книги заполняются в гривнях с копейками и используются самозанятым лицом для заполнения налоговой декларации об имущественном положении и доходах.

Директор Департамента доходов и сборов с физических лиц В. Бусарев

Комментарий редакции

Ну что ж, дело сделано. Новая форма Книги УДР для ФЛП-общесистемщиков и лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, и Порядок ее ведения официально утверждены. Что же ждет лиц, обязанных вести Книгу УДР: реальные улучшения или очередные «покращення»? Попробуем в этом разобраться.

В целом, снизошедшие к ФЛП-общесистемщикам и самозанятым лицам изменения можно охарактеризовать как положительные. Во-первых, новая форма избавилась от ряда граф, которые имелись у ее предшественницы (она, предшественница, между прочим, была утверждена приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1025***). Так, с 18.10.2013 г. ФЛП-общесистемщики и самозанятые лица в Книге УДР не должны указывать:

1) остаток товарных запасов, материалов и сырья на начало и конец отчетного года. В предыдущей форме информацию о таких остатках требовалось приводить в графах 2 и 11. Об этом сообщалось и в п.п. 3.2 Порядка № 1025**. В новой форме такие графы отсутствуют;

2) отдельно из общей стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) стоимость реализованных товаров и использованных в производстве продукции ТМЦ, т. е., как говорилось в п.п. 3.6 Порядка № 1025, сумму расходов, непосредственно связанную с получением дохода. При «жизни» приказа № 1025 такие данные, напомним, указывались в графе 6 Книги УДР. Теперь же все расходы на приобретение ТМЦ, которые связаны с хозяйственной деятельностью или ведением независимой профессиональной деятельности, показываются в Книге УДР одной графой (графа 6). Кроме того, теперь в Книге УДР отражаются расходы не только на приобретение товаров, но и на приобретение работ и услуг;

3) информацию о внутреннем перемещении товара. Ранее в Книге УДР необходимо было указывать информацию об отпуске товара под реализацию наемному лицу, т. е. о внутреннем перемещении товара согласно п.п. 3.7 Порядка № 1025. А все потому, что в старом Порядке № 1025 содержалась норма, согласно которой Книги УДР должны были вести не только непосредственно ФЛП-общесистемщики и самозанятые лица, но и их наемные работники, осуществляющие операции за наличность. При этом Книги УДР заводились на каждого работника (абз. 2 п. 2 Порядка № 1025). Дело это было хлопотное, ведь каждую такую Книгу УДР необходимо было регистрировать в органе ГНС (Миндоходов), а учитывая, что такие книги ранее велись только в бумажном виде (забегая вперед, скажем, что теперь все иначе), за ее регистрацией необходимо было подаваться непосредственно в налоговую. Как мы понимаем, удовольствия от таких «путешествий» было мало. Да еще и заносить в Книгу УДР ФЛП-общесистемщика и самозанятого лица данные из Книги УДР каждого наемного работника приходилось ежемесячно. Но все это в прошлом. Больше вести Книгу УДР каждому работнику ФЛП-общесистемщика и самозанятого лица не нужно* и, как следствие, ФЛП-общесистемщикам нет необходимости указывать в Книге УДР информацию о внутреннем перемещении товара. Данное новшество, безусловно, частично облегчит жизнь названным лицам.

* С 18.10.2013 г. ему суждено было утратить свою силу.

** Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1025.

*** Теперь работники, осуществляющие операции за наличные, будут проводить такие операции только через РРО. Напомним, что физлица-общесистемщики, в отличие от физлиц, пребывающих на едином налоге, не освобождены от использования РРО (об этом, в частности, говорится в абз. 3 п. 177.10 НК).

Но есть в рядах граф Книги УДР не только «исключенные», но и «новички». Это, в частности, новая графа 3 «Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги)». Раньше в случае возврата товаров налоговики рекомендовали сумму денежных средств, подлежащую выплате покупателю за возвращаемый товар, указывать в графе 3 со знаком «минус» (см. утратившее силу разъяснение в подкатегории 104.08 ЕБНЗ). Одновременно с этим в графе 5 рекомендовалось отражать стоимость возвращаемых товаров по ценам их приобретения ФЛП-общесистемщиком, а в графе 4 — реквизиты документа, подтверждающего такой возврат. Теперь же для отражения возвращенных денежных средств за товары (работы и услуги) и/или возвращенной предоплаты имеем отдельную графу.

В связи с этим появилась еще одна новая графа — графа 4 «Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню». Показатель этой новой графы представляет собой не что иное, как разницу между полученным доходом от хозяйственной деятельности и суммой возвращенных денежных средств за товары. По сути, показатели, отражаемые в новой графе 4, аналогичны тем, что ранее приводились в графе 3 старой формы Книги (если, конечно, рекомендации налоговиков относительно отражения в Книге УДР сумм денежных средств за возвращаемые товары выполнялись).

Заметим, что в целом концепция отражения в Книге УДР доходов и расходов осталась прежней, а именно: доходы отражаем по кассовому методу, т. е. на дату получения оплаты за товары (работы, услуги), а расходы — по второму событию, т. е. когда расходы и понесены, и оплачены. При этом не забываем, что расходы обязательно должны быть документально подтверждены (пп. 177.2 и 178.3 НК). Реквизиты документа, подтверждающего понесенные расходы, в новой Книге УДР отражаем в графе 5.

Коснулись изменения и порядка ведения Книги УДР. В целом, положительные. Что же это за «новинки»?

Во-первых, это разрешение миндоходовцев вести Книгу УДР в электронном виде. Теперь «играться» с бумажечками ФЛП-общесистемщикам и самозанятым лицам не придется (если, конечно, они сами не пожелают обратного). Как зарегистрировать и вести электронную Книгу УДР, миндоходовцы разъяснили в п. 4 комментируемого Порядка. В первую очередь, конечно, нужно получить усиленные сертификаты открытых ключей, сформированные аккредитованными центрами сертификации ключей (если до этого у ФЛП-общесистемщика или самозанятого лица их не было). Сделать это не так сложно (да еще и бесплатно), зато это принесет заметные удобства в ведении Книги УДР. К тому же миндоходовцы стараются способствовать «документному» упрощению жизни физлицам — плательщикам налогов. Так, например, недавно на официальном сайте Миндоходов был размещен проект постановления, продлевающего действие электронного ключа для физических лиц с 1 года до 3 лет, а действие сертификата аккредитованного центра — до 6 лет (http://minrd.gov.ua/diyalnist-/regulyatorna-politika-/regulyatorna-politika/2013-rik/116028.html).

Второй важный момент. Раньше по Порядку № 1025 предписывалось ежедневно вносить в Книгу УДР записи об операциях, состоявшихся в отчетном (налоговом) периоде. Комментируемый же Порядок установил, что записи в Книге УДР делаются только по итогам рабочего дня, на протяжении которого получен доход.

Ну и наконец, как мы уже говорили, теперь не должны вести Книгу УДР наемные работники ФЛП-общесистемщика и самозанятого лица.

Приказ № 481 вступил в силу 18.10.2013 г., а значит, по логике вещей, ввиду отсутствия в этом приказе каких-либо других дат, именно с 18.10.2013 г. Книгу УДР нужно вести по новой форме. Но это в теории. Осуществить это на практике нереально, ведь прежде Книгу УДР необходимо зарегистрировать в органе Миндоходов, будь она в бумажном виде или в электронной форме. А регистрация требует времени. Да и найти Книгу УДР в бумажном виде в первые дни после появления приказа № 481 не представлялось возможным. Поэтому вопрос о начале ведения Книги УДР по новой форме остается открытым. Понятно, что сделать это нужно как можно раньше, но важно знать, с какой даты ведение Книги УДР по старой форме будет считаться нарушением. Ведь стоит помнить, что за ненадлежащее ведение учета доходов и расходов установлена административная ответственность (ст. 164¹ КоАП****) — от 3 до 8 ннмдг (от 51 до 136 грн.). А за повторное нарушение в течение года — и того больше. Но миндоходовцы по этому поводу молчат, а значит, ФЛП-общесистемщикам и самозанятым лицам остается одно — как можно быстрее регистрировать новую Книгу УДР, а до того времени вести старую. Будем надеяться, что миндоходовцы поймут все сложности перехода на новую Книгу УДР и пока не будут никого штрафовать.

**** Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.

Наталья Чернышова