Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення

ФОП-загальносистемники, на нову Книгу ОДВ рівняйсь!

Наказ Міністерства доходів і зборів України від 16.09.2013 р. № 481

«Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення»

Зареєстрований у Міністерстві юстиції України 01 жовтня 2013 року № 1686/24218

(витяг)

<…>

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити форму Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, що додаються.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної податкової адміністрації України від 
24 грудня 2010 року № 1025 «Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 грудня 2010 року за № 1425/18720.

<…>

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування*.

* Опублікований в «Офіційному віснику України», 2013, № 78 (18.10.2013 р.).

<…>

Міністр
О. Клименко

Погоджено:

Міністр фінансів України

Ю. Колобов

Голова Державної служби України
 з питань регуляторної політики
 та розвитку підприємництва

М. Бродський

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Міністерства доходів і зборів України
 від 16.09.2013 р. № 481

Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб,
що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність

Директор Департаменту доходів і зборів з фізичних осіб
В. Бусарєв

Затверджено наказом Міністерства доходів і зборів України від 16.09.2013 р. № 481

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 01.10.2013 р. за № 1686/24218

Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність

1. Відповідно до пункту 177.10 статті 177 та пункту 178.6 статті 178 розділу IV Податкового кодексу України (далі — Кодекс) фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність (далі — самозайняті особи), зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат (далі — Книга), у якій за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.

2. Книга ведеться за вибором платника податку в паперовому або електронному вигляді.

3. У разі обрання самозайнятою особою ведення Книги у паперовому вигляді:

1) самозайнята особа зобов’язана подати до контролюючого органу за основним місцем обліку примірник Книги, на титульному аркуші якої зазначаються: прізвище, ім’я та по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), податкова адреса, номер та дата свідоцтва про право на здійснення незалежної професійної діяльності (за наявності);

2) книга прошнурована, пронумерована, безоплатно реєструється в контролюючому органі. Книга засвідчується підписом керівника або заступника контролюючого органу та скріплюється печаткою;

3) записи у Книзі виконуються розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Внесення виправлень здійснюється шляхом нового запису, який засвідчується підписом самозайнятої особи;

4) у разі необхідності реєстрації нової Книги протягом податкового (звітного) періоду записи в ній продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Книга залишається у самозайнятої особи.

4. У разі обрання самозайнятою особою ведення Книги в електронній формі:

1) самозайнята особа зобов’язана: отримати посилені сертифікати відкритих ключів, сформованих акредитованими центрами сертифікації ключів, включених до системи подання податкових документів в електронному вигляді, укласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом та сформувати заяву на отримання Книги і надіслати її до контролюючого органу за місцем податкового обліку засобами електронного зв’язку з дотриманням умов щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством;

2) контролюючий орган за місцем податкового обліку реєструє заяву самозайнятої особи на отримання Книги у реєстрі поданих заяв та протягом 3 робочих днів формує і надсилає самозайнятій особі повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням реєстраційного номера Книги та дати її реєстрації;

3) після отримання самозайнятою особою повідомлення про реєстрацію Книги така особа здійс-нює операції з її ведення згідно з цим Порядком;

4) у Книзі в електронному вигляді допускаються виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, в якому відображається від’ємне або позитивне значення.

5. Записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід.

6. Самозайняті особи заносять до Книги відомості в такому порядку:

1) у графі 1 зазначається дата запису;

2) у графі 2 відображається сума доходу, отриманого від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності із сумарним підсумком за місяць, квартал, рік, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг);

3) у графі 3 вказується сума повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи та послуги) та/або повернутої передплати;

4) графа 4 розраховується як різниця між отриманим доходом від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи та послуги) (графа 3);

5) у графі 5 зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов’язані з отриманим доходом. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвічують факт оплати товарів, робіт, послуг;

6) у графі 6 відображається сума витрат, які документально підтверджені та безпосередньо пов’язані з отриманням доходу за підсумками дня;

7) у графі 7 відображається сума витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих осіб, понесені у звітному місяці;

8) у графі 8 відображається сума фактично понесених інших витрат, безпосередньо пов’язаних з одержанням доходу, які не зазначені в графах 6 та 7, зокрема, витрати на сплату послуг, зв’язку, орендних та комунальних платежів тощо;

9) у графі 9 зазначається сума чистого оподатковуваного доходу, яка розраховується як різниця між сумою доходу за звітний період (графа 4) та сумою понесених витрат від провадження господарської або незалежної професіональної діяльності (графи 6, 7, 8).

7. Фізичні особи — підприємці, зареєстровані як платники податку на додану вартість, не включають до витрат і доходу суми податку на додану вартість, що входять до ціни придбаних або проданих товарів (робіт та послуг).

8. Книга зберігається у самозайнятої особи протягом 3 років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис.

9. Дані Книги заповнюються у гривнях з копійками та використовуються самозайнятою особою для заповнення податкової декларації про майновий стан і доходи.

Директор Департаменту доходів і зборів з фізичних осіб
В. Бусарєв

Коментар редакції

Ну що ж, справу зроблено. Нову форму Книги ОДВ для ФОП-загальносистемників та осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, і Порядок її ведення офіційно затверджено. Що ж чекає осіб, зобов’язаних вести Книгу ОДВ: реальні поліпшення чи чергові «покращення»? Спробуємо в цьому розібратися.

У цілому зміни, що торкнулися ФОП-загальносистемників і самозайнятих осіб, можна охарактеризувати як позитивні. По-перше, нова форма втратила низку граф, які були в її попередниці (вона, попередниця, між іншим, була затверджена наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1025*). Так, з 18.10.2013 р. ФОП-загальносистемники та самозайняті особи у Книзі ОДВ не повинні зазначати:

1) залишок товарних запасів, матеріалів і сировини на початок і кінець звітного року. У попередній формі інформацію про такі залишки потрібно було наводити у графах 2 і 11. Про це повідомлялося і в п.п. 3.2 Порядку № 1025**. У новій формі такі графи відсутні;

2) окремо із загальної вартості придбаних товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ) вартість реалізованих товарів і використаних у виробництві продукції ТМЦ, тобто, як зазначалося в п.п. 3.6 Порядку № 1025, суму витрат, безпосередньо пов’язану з отриманням доходу. За часів наказу № 1025 такі дані, нагадаємо, зазначалися у графі 6
Книги ОДВ. Нині ж усі витрати на придбання ТМЦ, пов’язані з господарською діяльністю або веденням незалежної професійної діяльності, відображаються у Книзі ОДВ однією графою (графа 6).
Крім того, тепер у Книзі ОДВ відображаються витрати не тільки на придбання товарів, а й на придбання робіт і послуг;

3) інформацію про внутрішнє переміщення товару . Раніше у Книзі ОДВ необхідно було зазначати інформацію про відпуск товару під реалізацію найманій особі, тобто про внутрішнє переміщення товару згідно з п.п. 3.7 Порядку № 1025. А все тому, що у старому Порядку № 1025 містилася норма, згідно з якою Книги ОДВ повинні були вести не тільки безпосередньо ФОП-загальносистемники і самозайняті особи, а й їх наймані працівники, які здійснюють операції за готівку. При цьому Книги ОДВ заводилися на кожного працівника (абз. 2 п. 2 Порядку № 1025). Справа ця була клопітка, адже кожну таку Книгу ОДВ необхідно було реєструвати в органі ДПС (Міндоходів), а враховуючи, що такі книги раніше велися тільки в паперовому вигляді (забігаючи наперед, зазначимо, що тепер усе інакше), за її реєстрацією необхідно було подаватися безпосередньо до податкової. Як ми розуміємо, задоволення від таких «подорожей» було мало. Та ще й заносити до Книги ОДВ ФОП-загальносистемника і самозанятої особи дані з Книги ОДВ кожного найманого працівника доводилося щомісячно. Але все це в минулому. Більше вести Книгу ОДВ кожному працівнику ФОП-загальносистемника та самозайнятої особи не потрібно*** і, як наслідок, ФОП-загальносистемникам немає необхідності зазначати у Книзі ОДВ інформацію про внутрішнє переміщення товару. Це нововведення, безумовно, частково полегшить життя зазначеним особам.

* З 18.10.2013 р. йому судилося втратити свою чинність.

** Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1025.

*** Тепер працівники, які здійснюють операції за готівку, проводитимуть такі операції тільки через РРО. Нагадаємо, що фізособи-загальносистемники, на відміну від фізосіб, які перебувають на єдиному податку, не звільнені від використання РРО (про це, зокрема, зазначено в абз. 3 п. 177.10 ПК).

Але є серед граф Книги ОДВ не тільки «вилучені», а й «новачки». Це, зокрема, нова графа 3 «Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги)». Раніше в разі повернення товарів податківці рекомендували суму грошових коштів, що підлягає виплаті покупцю за товар, що повертається, зазначати у графі 3 зі знаком «мінус» (див. роз’яснення, що втратило чинність, у підкатегорії 104.08 ЄБПЗ). Одночасно з цим у графі 5 рекомендувалося відображати вартість товарів, що повертаються, за цінами їх придбання ФОП-загальносистемником, а у графі 4 — реквізити документа, що підтверджує таке повернення. Тепер же для відображення повернених грошових коштів за товари (роботи та послуги) і поверненої передоплати маємо окрему графу.

У зв’язку з цим з’явилася ще одна нова графа — графа 4 «Загальна сума отриманого доходу, що підлягає декларуванню». Показник цієї нової графи є ні що інше, як різниця між отриманим доходом від господарської діяльності та сумою повернених грошових коштів за товари. По суті, показники, що відображають у новій графі 4, аналогічні тим, які раніше наводилися у графі 3 старої форми Книги (якщо, звичайно, рекомендації податківців щодо відображення у Книзі ОДВ сум грошових коштів за товари, що повертаються, виконувалися).

Зауважимо, що в цілому концепція відображення у Книзі ОДВ доходів і витрат залишилася такою ж. А саме: доходи відображаємо за касовим методом, тобто на дату отримання оплати за товари (роботи, послуги), а витрати — за другою подією, тобто коли витрати і понесені, і оплачені. При цьому не забуваємо, що витрати обов’язково мають бути документально підтверджені (пп. 177.2 і 178.3 ПК). Реквізити документа, що підтверджує понесені витрати, у новій Книзі ОДВ відображаються у графі 5.

Позначилися зміни і на порядку ведення Книги ОДВ. У цілому, позитивні. Що ж це за «новинки»?

По-перше, це дозвіл міндоходівців вести Книгу ОДВ в електронному вигляді. Тепер «гратися» з папірцями ФОП-загальносистемникам і самозайнятим особам не доведеться (якщо, звичайно, вони самі не побажають зворотного). Як зареєструвати та вести електронну Книгу ОДВ, міндоходівці роз’яснили в п. 4 Порядку, що коментується. Перш за все, звичайно, потрібно отримати посилені сертифікати відкритих ключів, сформовані акредитованими центрами сертифікації ключів (якщо до цього у ФОП-загальносистемника або самозайнятої особи їх не було). Зробити це не так складно (та ще й безкоштовно), зате це принесе помітні зручності у веденні Книги ОДВ. До того ж міндоходівці прагнуть сприяти «документному» спрощенню життя фізособам-платникам податків. Так, наприклад, нещодавно на офіційному сайті Міндоходів було розміщено проект постанови, що подовжує дію електронного ключа для фізичних осіб з 1 року до 3 років, а дію сертифіката акредитованого центру — до 6 років (http://minrd.gov.ua/diyalnist-/regulyatorna-politika-/regulyatorna-politika/2013-rik/116028.html).

Другий важливий момент. Раніше Порядок № 1025 приписував щодня вносити до Книги ОДВ записи про операції, що відбулися у звітному (податковому) періоді. Порядок, що коментується, установив, що записи у Книзі ОДВ робляться тільки за підсумками робочого дня, упродовж якого отримано дохід.

Ну і нарешті, як ми вже зазначали, тепер не повинні вести Книгу ОДВ наймані працівники ФОП-загальносистемника і самозайнятої особи.

Наказ № 481 набув чинності 18.10.2013 р., а отже, за логікою речей, зважаючи на відсутність у цьому наказі жодних інших дат, саме з 18.10.2013 р. Книгу ОДВ потрібно вести за новою формою. Але це в теорії. Здійснити це на практиці нереально, адже раніше Книгу ОДВ необхідно зареєструвати в органі Міндоходів і якщо вона в паперовому вигляді, і якщо в електронній формі. А реєстрація вимагає часу. Та і знайти Книгу ОДВ у паперовому вигляді в перші дні після появи наказу № 481 не уявлялося можливим. Тому питання початку ведення Книги ОДВ за новою формою залишається відкритим. Зрозуміло, що зробити це потрібно якомога раніше, але важливо знати, з якої дати ведення Книги ОДВ за старою формою вважатиметься порушенням. Адже варто пам’ятати, що за неналежне ведення обліку доходів і витрат установлено адміністративну відповідальність (ст. 164¹ КпАП****) — від 3 до 8 нмдг (від 51 до 136 грн.). А за повторне порушення протягом року — і того більше. Але міндоходівці з цього приводу мовчать, а отже, ФОП-загальносистемникам і самозайнятим особам залишається одне — щонайшвидше зареєструвати нову Книгу ОДВ, а до того часу — вести стару. Сподіватимемося, що міндоходівці зрозуміють усі складнощі переходу на нову Книгу ОДВ і поки що нікого не штрафуватимуть.

**** Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.

Наталія Чернишова