Расчеты при увольнении: нестандартные ситуации

Расчеты при увольнении: нестандартные ситуации

На практике при увольнении работника работодателю приходится сталкиваться с не совсем привычными ситуациями. О порядке проведения окончательного расчета с работником в наиболее распространенных таких ситуациях мы и поговорим в предлагаемой статье.

Марина Казанова, экономист-аналитик

Открытие больничного листа в день увольнения

Ситуация довольно-таки распространенная. Поэтому давайте разберемся, как действовать работодателю в этом случае.

Определяем дату увольнения

Здесь все будет зависеть от того, по какой причине увольняется работник.

Работник увольняется по инициативе работодателя. Напомним, согласно п. 4 ст. 36 КЗоТ инициативой работодателя считается увольнение на основаниях ст. 40 и 41 КЗоТ.

Увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности (кроме увольнения на основании п. 5 ст. 40 КЗоТ*) НЕ ДОПУСКАЕТСЯ (исключением является случай полной ликвидации предприятия). Это правило четко установлено ч. 3 ст. 40 КЗоТ, а также продублировано в постановлении № 9.

* Неявки на работу в течение более четырех месяцев подряд в результате временной нетрудоспособности, не учитывая отпуска по беременности и родам, если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании.

Поэтому на период пребывания работника на больничном трудовые отношения с ним продлеваются.

В этом случае работник подлежит увольнению после окончания периода временной нетрудоспособности.

Приказ об увольнении должен быть издан в день выхода работника на работу после болезни. Этот день будет последним днем работы и днем увольнения (письмо Министерства социальной политики Украины от 23.12.2011 г. № 355/06/186-11).

Работник увольняется по другим основаниям (по собственной инициативе, в связи с окончанием срочного трудового договора или по соглашению сторон). В этих случаях препятствий для увольнения работника в периоде его нахождения на больничном нет. Ведь ограничение, установленное ч. 3 ст. 40 КЗоТ, распространяется только на случай, когда увольнение происходит по инициативе работодателя.

Таким образом, с работником, который увольняется на основаниях, не связанных с инициативой работодателя, можно расторгнуть трудовой договор при его пребывании на больничном. Кстати, такой вывод приведен и в письме Министерства социальной политики Украины от 27.04.2012 г. № 70/06/186-12:

«…действующим законодательством не запрещено увольнение работника в период временной нетрудоспособности по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ)».

Здесь обратим внимание на два момента:

1) если речь идет об увольнении по собственному желанию, то мы бы не рекомендовали увольнять работника в период его нахождения на больничном.

Объясним почему. Согласно ч. 2 ст. 38 КЗоТ работник не может быть уволен по ранее поданному заявлению, если после окончания срока предупреждения об увольнении он не требует расторжения трудового договора, за исключением случаев, когда на его место приглашен другой работник, которому согласно законодательству не может быть отказано в заключении трудового договора. Не исключено, что заболевший работник передумает увольняться. При этом основанием для неявки на работу будет листок нетрудоспособности. Во избежание спора необходимо, чтобы работник подтвердил желание расторгнуть трудовой договор. Поэтому безопаснее дождаться окончания болезни работника, после чего он подтвердит свое желание расторгнуть трудовой договор. Если после выхода из больничного работник подтвердит свое желание расторгнуть трудовой договор, то в этом случае датой увольнения будет дата, указанная в заявлении работника;

2) если речь идет об окончании срочного трудового договора, то трудовой договор лучше прекратить в срок, установленный в договоре. Нахождение работника на больничном, как мы уже отметили выше, этому не препятствие. Дело в том, что если срочный трудовой договор не будет расторгнут в срок, установленный в договоре, он автоматически считается продленным на неопределенный срок (ч. 1 ст. 39¹ КЗоТ). И уже в дальнейшем уволить работника в связи с окончанием срока его действия работодатель не сможет.

Выплачиваем больничные

Поскольку в день наступления временной нетрудоспособности работник еще находится в трудовых отношениях с работодателем, ему положены больничные. Так, согласно ч. 1 ст. 4 Закона № 2240: право на материальное обеспечение в связи с временной потерей трудоспособности возникает с момента наступления нетрудоспособности в период работы, включая также день принятия на работу и день увольнения.

В ситуации, когда увольнение происходит после выхода работника с больничного, расчет больничных производится по привычной схеме.

А вот в случае, когда увольнение происходит во время нетрудоспособности (на основаниях, не связанных с инициативой работодателя), с расчетом больничных возникают трудности. В частности, возникают вопросы с тем, по какой день должны выплачиваться больничные и обязано ли предприятие оплачивать дни, которые приходятся на первые пять дней временной нетрудоспособности, но следуют за днем увольнения?

Здесь следует обратить внимание на ч. 2 ст. 35 Закона № 2240. В ней указано, что пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за счет средств ФВПТ начиная с шестого дня нетрудоспособности за весь период до восстановления трудоспособности или до установления медико-социальной экспертной комиссией инвалидности (установления другой группы, подтверждения ранее установленной группы инвалидности), НЕЗАВИСИМО ОТ УВОЛЬНЕНИЯ застрахованного лица в период потери трудоспособности .

При этом оплате подлежит тот листок нетрудоспособности, который был открыт до расторжения с работником трудового договора.

Если в листке нетрудоспособности, выданном работнику после даты его увольнения, указано «стати до роботи», следующий листок нетрудоспособности оплате не подлежит, поскольку это уже будет другой страховой случай нетрудоспособности, наступивший не в период работы.

Оплата же первых пяти дней временной нетрудоспособности в результате заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, осуществляется за счет средств работодателя в соответствии с Порядком № 439. В п. 2 этого Порядка говорится, что:

«оплата дней временной нетрудоспособности застрахованному лицу осуществляется по основному месту работы в форме материального обеспечения, которое полностью или частично компенсирует потерю заработной платы за рабочие дни (часы) согласно графику работы, приходящиеся на дни временной нетрудоспособности».

Как видим, в Порядке № 439 не указано, что оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности производится независимо от увольнения застрахованного лица в период потери трудоспособности.

Опираясь на эту норму, Минсоцполитики в письме от 19.01.2012 г. № 26/18/99-12 приходит к выводу, что дни, которые приходятся на первые пять дней временной нетрудоспособности, но следуют за днем увольнения, работодателем не оплачиваются.

Продемонстрируем вышесказанное на примерах.

Пример 1. Работник увольняется по соглашению сторон. Дата увольнения, установленная сторонами, — 28.10.2013 г. Однако 28.10.2013 г. работнику открыт больничный лист до 11.11.2013 г., а с 12.11.2013 г. открыт еще один больничный лист до 20.11.2013 г.

Поскольку увольнение работника происходит на основаниях, не связанных с инициативой работодателя, в данном случае работодатель имеет право уволить работника по соглашению сторон 28.10.2013 г.

Оплате подлежит первый листок нетрудоспособности за период с 28.10.2013 г. по 11.11.2013 г. При этом за счет средств работодателя оплачивается только 28.10.2013 г. Дни нетрудоспособности, приходящиеся на первые пять дней, с 29.10.2013 г. по 01.11.2013 г. включительно оплате не подлежат, поскольку приходятся на период, когда работник уже не находился в трудовых отношениях (письмо Минсоцполитики от 19.01.2012 г. № 26/18/99-12).

Дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на период с 02.11.2013 г. по 11.11.2013 г., оплачивают за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности в полном объеме.

Пример 2. Работник увольняется по сокращению штата. Дата увольнения определена 28.10.2013 г. Однако 28.10.2013 г. работнику открыт больничный лист до 11.11.2013 г., а с 12.11.2013 г. открыт еще один больничный лист до 20.11.2013 г.

Дата увольнения в этом случае — 20.11.2013 г. (окончание второго больничного), ведь все это время работник пребывает с предприятием в трудовых отношениях.

В этом случае оплате подлежат все дни больничного как за счет средств работодателя, так и за счет ФВПТ.

Важно также отметить, что период временной нетрудоспособности засчитывается в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск (ст. 9 Закона об отпусках). Это значит, что при увольнении работника 20.11.2013 г. работодатель должен начислить компенсацию за неиспользованный отпуск, заработанный за период пребывания работника на больничном.

Удержание при увольнении выплат за излишне использованные дни отпуска

При увольнении работника работодателю, как правило, приходится выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск. Но есть и такие работники, которые на день увольнения успели отгулять и незаработанные дни ежегодного отпуска.

В этом случае работодателю нужно руководствоваться ст. 127 КЗоТ и  ст. 22 Закона об отпусках. В них указано, что в случае увольнения работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности собственник или уполномоченный им орган осуществляет отчисления из заработной платы за дни отпуска, которые были предоставлены в счет неотработанной части рабочего года.

Проще говоря, работодатель удерживает эту сумму из последней заработной платы, которая положена работнику. Удержания проводятся по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа.

Обратите внимание! Возврат помощи на оздоровление в этом случае не предусмотрен. Ведь она не является начисленной заработной платой за отработанный период.

Правда, есть случаи, когда работник возвращать ничего не должен.

Так, согласно ст. 22 Закона об отпусках отчисления не осуществляются, если работник увольняется с работы в связи с:

— призывом или приемом (поступлением) на военную службу, направлением на альтернативную (невоенную) службу (п. 3 ст. 36 КЗоТ);

— переводом работника с его согласия на другое предприятие или переходом на выборную должность в случаях, предусмотренных законами Украины (п. 5 ст. 36 КЗоТ);

— отказом от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказом от продолжения работы в связи с существенным изменением условий труда (п. 6 ст. 36 КЗоТ);

— изменениями в организации производства и труда, в том числе ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников (п. 1 ст. 40 КЗоТ);

— выявлением несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе в результате недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы, а также в случае отказа в предоставлении допуска к государственной тайне или отмены допуска к государственной тайне, если исполнение возложенных на него обязанностей требует доступа к государственной тайне (п. 2 ст. 40 КЗоТ);

— неявкой на работу более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности, не считая отпуска в связи с беременностью и родами, если законодательством не установлен более продолжительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании (п. 5 ст. 40 КЗоТ);

— восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (п. 6 ст. 40 КЗоТ);

— направлением на обучение;

— выходом на пенсию.

Как рассчитать сумму, которую необходимо удержать с работника

Порядок расчета рассмотрим на конкретном примере.

Пример. Работница Крамаренко Виктория Сергеевна была принят на работу 10.02.2013 г., а увольняется 17.10.2013 г. При этом она использовала ежегодный отпуск полной продолжительности (24 календарных дня) с 01.07.2013 г. по 24.07.2013 г.

При увольнении работницы следует определить «заработанное» количество дней отпуска за период с 10.02.2013 г. по 17.10.2013 г. Затем, вычтя эти дни из количества фактически использованных дней, определим количество дней «отгулянного» незаработанного отпуска.

Для начала определяем продолжительность отпуска за отработанный период, который рассчитывается следующим образом:

1) определяем стаж работы на предприятии, дающий право на отпуск:

19_{февраль}+ 31_март + 30_апрель + 31_май + 30_июнь + 31_июль + 31_август + 30_{сентябрь} + 17_{октябрь} = 250 к. дн.

Полученное количество календарных дней уменьшается на количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на этот период, — 8 к. дн. (8 марта — Международный женский день, 1 и 2 мая — День международной солидарности трудящихся, 9 мая — День Победы, 28 июня — День Конституции Украины, 24 августа — День независимости Украины, 5 мая — Пасха и 23 июня — Троица).

250 к. дн. - 8 к. дн. = 242 к. дн.;

2) рассчитываем количество дней отпуска, приходящихся на каждый календарный день фактически отработанного периода:

24 к. дн. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 0,0676;

3) определяем количество дней отпуска, которое может быть предоставлено работнику за период с 10.02.2013 г. по 17.10.2013 г.:

242 к. дн. х 0,0676 = 16 к. дн.

В связи с тем, что работница вместо 16 календарных дней отпуска использовала 24 календарных дня, ей излишне предоставлены 8 дней отпуска (в счет неотработанной части рабочего года). Поэтому из ее заработной платы при осуществлении окончательного расчета следует удержать сумму отпускных, выплаченных за эти 8 дней.

Предположим, среднедневная зарплата работницы на момент предоставления отпуска составляла 120 грн. Поэтому сумму окончательного расчета с ней в день увольнения следует уменьшить на 960 грн. (8 к. дн. х 120 грн.).

Как показать эти суммы в учете?

Поскольку отпускные за неотработанные дни не связаны с хозяйственной деятельностью, предприятие должно откорректировать отраженные по ним расходы.

Покажем, как это сделать на условиях вышеприведенного примера. При этом предположим, что за октябрь работнице начислена зарплата в сумме 2000 грн.

Что делать, если зарплаты недостаточно для покрытия излишне выплаченных отпускных?

Возможна ситуация, когда последней заработной платы будет недостаточно для погашения задолженности. В этом случае предприятие может обратиться к работнику с просьбой внести эту сумму в кассу. Однако для работника это дело сугубо добровольное. Если работник откажется внести сумму излишне полученных отпускных, то вернуть ее будет достаточно проблематично. Теоретически работодатель может обратиться в суд. Однако учитывая то, что излишне выплаченные отпускные — это результат не счетной ошибки, то в этом случае действует норма ст. 1215 ГК. А в ней сказано следующее: не подлежат возврату безосновательно полученные заработная плата и приравненные к ней платежи, если их выплата проведена физическим или юридическим лицом добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны получателя.

Поэтому, учитывая норму ст. 1215 ГК, вероятнее всего суд вынесет решение в пользу работника.

Не возвращенную работником сумму работодателю в этом случае придется признать дополнительным благом работника и, соответственно, удержать из нее НДФЛ.

Отражаем удержанные суммы отпускных за неотработанный период в ф. № 1ДФ и Отчете по ЕСВ

Форма № 1ДФ. В ЕБНЗ по поводу отражения в ф. № 1ДФ суммы отпускных за неотработанный период сказано следующее (раздел 103.25):

«если в результате осуществленного окончательного расчета с плательщиком налога возникает переплата налога, то на ее сумму налоговый агент уменьшает сумму начисленного налогового обязательства плательщика налога за месяц такого окончательного расчета и отражает это в отчетности по форме № 1ДФ. Соответственно, на сумму переплаты уменьшаются обязательства налогового агента по уплате налога на доходы физических лиц в бюджет в налоговом периоде (месяце) окончательного расчета.

В случае превышения суммы переплаты, возникшей по результатам окончательного расчета с плательщиком налога, над суммой налогового обязательства плательщика налога, Налоговым кодексом Украины не предусмотрен возврат суммы такого превышения».

Таким образом, в ф. № 1ДФ в месяце окончательного расчета отразится «свернутая» сумма НДФЛ, т. е. НДФЛ по зарплате текущего месяца, в котором с работником проводится окончательный расчет, уменьшается на сумму НДФЛ, удержанного из суммы «лишних» отпускных.

Если же работник вносит в кассу недостающую сумму, то в этом случае по разъяснениям миндоходовцев (раздел 103.25 ЕБНЗ) сумму дохода в виде излишне выплаченных отпускных нужно показать с отрицательным значением в ф. № 1ДФ за любой следующий налоговый период, в течение которого был осуществлен такой возврат денежных средств.

Отчет по ЕСВ. В таблице 1 формы № Д4 зарплату, начисленную при увольнении работника, и ЕСВ показываем с учетом корректировки за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанного времени.

При этом в таблице 6 на такого работника нужно будет заполнить 2 строки:

— одну — на заработную плату, начисленную за последний месяц работы;

— вторую — на сумму отчислений за неотработанные дни отпуска с указанием в реквизите 11 месяца, в котором было осуществлено начисление отпускных, в реквизите 16 — суммы отпускных со знаком «минус», в реквизите 15 — количества дней отпуска, за которые проводятся отчисления, со знаком «минус».

Покажем, как заполнить таблицу 6 на условиях вышеприведенного примера.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск, если работник не отработал полный календарный месяц

При увольнении (независимо от его основания) работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей.

В общем случае исчисление средней зарплаты для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск производится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выплаты такой компенсации (п. 2 Порядка № 100).

А вот в случае, когда работник работал на данном предприятии меньше года, средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск (абз. 2 п. 2 Порядка № 100).

Как видим, для расчета компенсации по этой норме работник должен как минимум отработать 1 полный календарный месяц.

А как быть в ситуации, когда работник не отработал полный календарный месяц? Предположим, он принят на работу 12.09.2013 г., а уволен 28.10.2013?

Ответ на этот вопрос дан в письме Минсоцполитики от 08.05.2013 г. № 498/13/84-13.

В этом случае, по разъяснениям Министерства, средняя зарплата исчисляется в соответствии с абз. 3 п. 4 Порядка № 100: исходя из установленных работнику в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада на момент проведения исчисления средней зарплаты.

При этом расчет суммы компенсации за неиспользованный отпуск производится по правилам, установленным п. 7 Порядка № 100: путем деления суммарного заработка за последние перед месяцем , в котором работник увольняется, 12 месяцев на соответствующее количество календарных дней года (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством). Полученный результат умножается на число календарных дней неиспользованного отпуска

То есть, по сути, нужно руководствоваться следующей формулой:

[(тарифная ставка (должностной оклад) х 12 к. мес.) : (365 к. дней - 10 праздничных/нерабочих к. дней)] х неиспользованные к. дни отпуска.

Рассмотрим пример.

Работница принята на работу 12.09.2013 г., а уволена 28.10.2013 г. Оклад ее — 3000 грн. Установленная на предприятии продолжительность отпуска — 24 к. дн.

1. Рассчитаем среднедневную заработную плату для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск:

3000 грн. х 12 мес. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 101,41 (грн.),

где 3000 грн. — должностной оклад работницы;

12 — количество месяцев в году;

365 — количество календарных дней года за расчетный период;

10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ.

2. Определим количество календарных дней ежегодного отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию. По разъяснениям Минсоцполитики, приведенным в письме от 24.06.2011 г. № 208/13/116-11, делать это нужно следующим образом:

— необходимо определить количество дней ежегодного отпуска, которые приходятся на один календарный день без учета праздничных и нерабочих дней в целом за год:

(24 к. дн. отпуска : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 0,0676 к. дн.),

где 24 — количество календарных дней ежегодного основного отпуска, на который бы имел право работник, отработав полный рабочий год;

— полученный результат умножаем на количество календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней, отработанных работником в рабочем периоде.

В нашем случае количество календарных дней отпуска составляет:

0,0676 к. дн. х 47 к. дн. = 3,2 календарного дня, с учетом округления = 3 календарных дня,

где 47 — количество календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней, приходящихся на период работы работника с 12.09.2013 г. по 28.10.2013 г. включительно.

3. Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованные дни ежегодного основного отпуска:

101,41 грн. х 3 к. дн. = 304,23 грн.

На этом завершаем нашу статью. Надеемся, что она помогла вам разобраться в этих непростых ситуациях.

ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ

КЗоТ  — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

ГК  — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

Закон об отпусках  — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.

Порядок № 100  — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 г. № 100.

Постановление № 9  — постановление Пленума Верховного Суда Украины «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9.

Порядок № 439  — Порядок оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, за счет средств предприятия, учреждения, организации, утвержденный постановлением КМУ от 06.05.2001 г. № 439.

ФВПТ  — Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности.

ЕСВ  — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

ЕБНЗ  — Единая база налоговых знаний, размещенная на официальном сайте Миндоходов: minrd.gov.ua/ebpz/.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.