Розрахунки при звільненні: нестандартні ситуації

Розрахунки при звільненні: нестандартні ситуації

На практиці при звільненні працівника роботодавцеві доводиться стикатися з не зовсім звичними ситуаціями. Про порядок проведення остаточного розрахунку з працівником в найбільш поширених таких ситуаціях ми і поговоримо в пропонованій статті.

Марина Казанова, економіст-аналітик

Відкриття лікарняного в день звільнення

Ситуація досить поширена. Тому давайте розберемося, як діяти роботодавцю в цьому випадку.

Визначаємо дату звільнення

Тут усе залежатиме від того, з якої причини звільняється працівник.

Працівник звільняється з ініціативи роботодавця. Нагадаємо, згідно з п. 4 ст. 36 КЗпП ініціативою роботодавця вважається звільнення на підставах ст. 40 і 41 КЗпП.

Звільнення працівника з ініціативи роботодавця в період його тимчасової непрацездатності (крім звільнення на підставі п. 5 ст. 40 КЗпП*) НЕ ДОПУСКАЄТЬСЯ (винятком є випадок повної ліквідації підприємства). Це правило чітко встановлено ч. 3 ст. 40 КЗпП, а також продубльовано в постанові № 9.

Тому на період перебування працівника на лікарняному трудові відносини з ним подовжуються.

У цьому випадку працівник підлягає звільненню після закінчення періоду тимчасової непрацездатності.

Наказ про звільнення має бути виданий у день виходу працівника на роботу після хвороби. Цей день буде останнім днем роботи і днем звільнення (лист Міністерства соціальної політики України від 23.12.2011 р. № 355/06/186-11).

Працівник звільняється з інших підстав (з власної ініціативи, у зв’язку із закінченням строкового трудового договору або за угодою сторін). У цих випадках перешкод для звільнення працівника в періоді його перебування на лікарняному немає. Адже обмеження, установлене ч. 3 ст. 40 КЗпП, поширюється тільки на випадок, коли звільнення відбувається з ініціативи роботодавця.

Таким чином, з працівником, який звільняється на підставах не пов’язаних з ініціативою роботодавця, можна розірвати трудовий договір під час його перебування на лікарняному. До речі, такий висновок наведено і в листі Міністерства соціальної політики України від 27.04.2012 р. № 70/06/186-12:

«…чинним законодавством не заборонено звільнення працівника в період тимчасової непрацездатності за власним бажанням (ст. 38 КЗпП)».

Тут звернемо увагу на два моменти:

1) якщо йдеться про звільнення за власним бажанням, то ми б не рекомендували звільняти працівника в період його перебування на лікарняному.

Пояснимо чому. Згідно з ч. 2 ст. 38 КЗпП працівник не може бути звільнений за раніше поданою заявою, якщо після закінчення строку попередження про звільнення він не вимагає розірвання трудового договору, за винятком випадків, коли на його місце запрошений інший працівник, якому згідно із законодавством не може бути відмовлено в укладенні трудового договору. Не виключено, що хворий працівник передумає звільнятися. При цьому підставою для невиходу на роботу буде листок непрацездатності. Щоб уникнути спору необхідно, щоб працівник підтвердив бажання розірвати трудовий договір. Тому безпечніше дочекатися закінчення хвороби працівника, після чого він підтвердить своє бажання розірвати трудовий договір. Якщо після виходу з лікарняного працівник підтвердить своє бажання розірвати трудовий договір, то в цьому випадку датою звільнення буде дата, зазначена в заяві працівника;

2) якщо йдеться про закінчення строкового трудового договору, то трудовий договір краще припинити у строк, установлений у договорі. Перебування працівника на лікарняному, як ми вже зазначили вище, цьому не перешкода. Річ у тім, що, якщо строковий трудовий договір не буде розірваний у строк, установлений у договорі, він автоматично вважається продовженим на невизначений строк (ч. 1 ст. 39¹ КЗпП). І вже надалі звільнити працівника у зв’язку із закінченням строку його дії роботодавець не зможе.

Виплачуємо лікарняні

Оскільки в день настання тимчасової непрацездатності працівник ще перебуває у трудових відносинах з роботодавцем, йому повинні виплачуватися лікарняні. Так, згідно з ч. 1 ст. 4 Закону № 2240 право на матеріальне забезпечення у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності виникає з моменту настання непрацездатності в період роботи, уключаючи також день прийняття на роботу і день звільнення.

У ситуації, коли звільнення відбувається після виходу працівника з лікарняного, розрахунок лікарняних здійснюється за звичною схемою.

А от якщо звільнення відбувається під час непрацездатності (на підставах, не пов’язаних з ініціативою роботодавця) з розрахунком лікарняних виникають труднощі. Зокрема, виникають питання з тим, по який день повинні виплачуватися лікарняні і чи зобов’язане підприємство оплачувати дні, що припадають на перші п’ять днів тимчасової непрацездатності, але настають за днем звільнення?

Тут слід звернути увагу на ч. 2 ст. 35 Закону № 2240. У ній зазначено, що допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується за рахунок коштів ФТВП, починаючи з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією інвалідності (установлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), НЕЗАЛЕЖНО ВІД ЗВІЛЬНЕННЯ застрахованої особи в період втрати працездатності.

При цьому оплаті підлягає той листок непрацездатності, який був відкритий до розірвання з працівником трудового договору.

Якщо в листку непрацездатності, виданому працівнику після дати його звільнення, зазначено «стати до роботи», наступний листок непраце-здатності оплаті не підлягає, оскільки це вже буде інший страховий випадок непрацездатності, що настав не в період роботи.

Оплата ж перших п’яти днів тимчасової працездатності в результаті захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, здійснюється за рахунок коштів роботодавця відповідно до Порядку № 439. У п. 2 цього Порядку зазначено, що:

«оплата днів тимчасової непрацездатності застрахованій особі провадиться за основним місцем роботи у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату заробітної плати за робочі дні (години) згідно з графіком роботи, що припадають на дні тимчасової непрацездатності».

Як бачимо, в Порядку № 439 не зазначено, що оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності виплачується незалежно від звільнення застрахованої особи в період втрати працездатності.

Спираючись на цю норму Мінсоцполітики в листі від 19.01.2012 р. № 26/18/99-12 приходить до висновку, що дні, які припадають на перші п’ять днів тимчасової непрацездатності, але настають за днем звільнення, роботодавцем не оплачуються.

Продемонструємо зазначене на прикладах.

Приклад 1. Працівник звільняється за угодою сторін. Дата звільнення, установлена сторонами, — 28.10.2013 р. Проте 28.10.2013 р. працівнику відкрито лікарняний до 11.11.2013 р., а з 12.11.2013 р. відкрито ще один листок непрацездатності до 20.11.2013 р.

Оскільки звільнення працівника відбувається на підставах, не пов’язаних з ініціативою роботодавця, у цьому випадку роботодавець має право звільнити працівника за угодою сторін 28.10.2013 р.

Оплаті підлягає перший листок непрацездатності за період з 28.10.2013 р. по 11.11.2013 р. При цьому за рахунок коштів роботодавця оплачується тільки 28.10.2013 р. Дні непрацездатності, що припадають на перші п’ять днів з 29.10.2013 р. по 01.11.2013 р. включно оплаті не підлягають, оскільки припадають на період, коли працівник уже не перебував у трудових відносинах (лист Мінсоцполітики від 19.01.2012 р. № 26/18/99-12).

Дні тимчасової непрацездатності, що припадають на період з 02.11.2013 р. по 11.11.2013 р. оплачують за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності в повному обсязі.

Приклад 2. Працівник звільняється за скороченням штату. Датою звільнення визначено 28.10.2013 р. Проте 28.10.2013 р. працівнику відкрито лікарняний до 11.11.2013 р., а з 12.11.2013 р. відкритий іще один листок непрацездатності до 20.11.2013 р.

Дата звільнення в цьому випадку — 20.11.2013 р. (закінчення другого лікарняного), адже весь цей час працівник перебуває з підприємством у трудових відносинах.

У цьому випадку оплаті підлягають усі дні лікарняного як за рахунок коштів роботодавця, так і за рахунок ФТВП.

Важливо також зазначити, що період тимчасової непрацездатності зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку (ст. 9 Закону про відпустки). Це означає, що при звільненні працівника 20.11.2013 р. роботодавець повинен нарахувати компенсацію за невикористану відпустку, зароблену за період перебування працівника на лікарняному.

Утримання при звільненні виплат за надмірно використані дні відпустки

При звільненні працівника роботодавцю, як правило, доводиться виплачувати компенсацію за невикористану відпустку. Але є й такі працівники, які на день звільнення встигли відгуляти й незароблені дні щорічної відпустки.

У цьому випадку роботодавцю потрібно керуватися ст. 127 КЗпП і ст. 22 Закону про відпустки. У них зазначено, що в разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган здійснює відрахування із заробітної плати за дні відпустки, які були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Простіше кажучи, роботодавець утримує цю суму з останньої заробітної плати, належної працівнику. Утримання проводяться за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу.

Зверніть увагу! Повернення допомоги на оздоровлення в цьому випадку не передбачене. Адже вона не є нарахованою заробітною платою за відпрацьований період.

Щоправда, є випадки, коли працівник нічого повертати не повинен.

Так, згідно зі ст. 22 Закону про відпустки відрахування не здійснюються, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з:

— призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу (п. 3 ст. 36 КЗпП);

— переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України (п. 5 ст. 36 КЗпП);

— відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП);

— змінами в організації виробництва та праці, у тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП);

— виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, які перешкоджають продовженню даної роботи, а так само в разі відмови у наданні допуску до державної таємниці або скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання покладених на нього обов’язків вимагає доступу до державної таємниці (п. 2 ст. 40 КЗпП);

— нез’явленням на роботу більш як чотири місяці підряд унаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні (п. 5 ст. 40 КЗпП);

— поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу (п. 6 ст. 40 КЗпП);

— направленням на навчання;

— виходом на пенсію.

Як розрахувати суму, яку необхідно утримати з працівника

Порядок розрахунку розглянемо на конкретному прикладі.

Приклад. Працівниця Крамаренко Вікторія Сергіївна була прийнята на роботу 10.02.2013 р., а звільняється 17.10.2013 р. При цьому вона використовувала щорічну відпустку повної тривалості (24 календарні дні) з 01.07.2013 р. по 24.07.2013 р.

При звільненні працівниці слід визначити «зароблену» кількість днів відпустки за період з 10.02.2013 р. по 17.10.2013 р. Потім, віднявши ці дні від кількості фактично використаних днів, визначимо кількість днів «незаробленої» відпустки.

Спершу визначаємо тривалість відпустки за відпрацьований період, що розраховується таким чином:

1) визначаємо стаж роботи на підприємстві, що дає право на відпустку:

19_лютий + 31_{березень} + 30_{квітень} + 31_{травень} + 30_{червень} +  31_липень + 31_{серпень} + 30_{вересень} + 17_{жовтень} = 250 к. дн.

Отримана кількість календарних днів зменшується на кількість святкових і неробочих днів, що припадають на цей період, - 8 к. дн. (8 березня — Міжнародний жіночий день, 1 і 2 травня — День міжнародної солідарності трудящих, 9 травня — День Перемоги, 28 червня — День Конституції України, 24 серпня — День незалежності України,
5 травня — Пасха (Великдень) і 23 червня — Трійця).

250 к. дн. - 8 к. дн. = 242 к. дн.;

2) розраховуємо кількість днів відпустки, що припадають на кожен календарний день фактично відпрацьованого періоду:

24 к. дн. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 0,0676;

3) визначається кількість днів відпустки, яка може бути надана працівнику за період з 10.02.2013 р. по 17.10.2013 р.:

242 к. дн. х 0,0676 = 16 к. дн.

У зв’язку з тим, що працівниця замість 16 календарних днів відпустки використала 24 календарні дні, їй надмірно надано 8 днів відпустки (у рахунок невідпрацьованої частини робочого року). Тому з її заробітної плати при здійсненні остаточного розрахунку слід утримати суму відпускних, виплачених за ці 8 днів.

Припустимо, середньоденна зарплата працівниці на момент надання відпустки становила 120 грн. Тому суму остаточного розрахунку з нею в день звільнення слід зменшити на 960 грн. (8 к. дн. х 120 грн.).

Як показати ці суми в обліку?

Оскільки відпускні за невідпрацьовані дні не пов’язані з господарською діяльністю, підприємство має відкоригувати відображені за ними витрати.

Покажемо, як це зробити на умовах наведеного прикладу. При цьому припустимо, що за жовтень працівниці нараховано зарплату в сумі 2000 грн.

Що робити, якщо зарплати недостатньо для покриття надмірно виплачених відпускних?

Можлива ситуація, коли останньої заробітної плати буде недостатньо для погашення заборгованості. У цій ситуації підприємство може звернутися до працівника з проханням внести цю суму до каси. Проте для працівника — це справа суто добровільна. Якщо працівник відмовиться внести суму надмірно отриманих відпускних, то повернути її буде досить проблематично. Теоретично роботодавець може звернутися до суду. Проте, враховуючи те, що надмірно виплачені відпускні — це результат не лічильної помилки, то в цьому випадку діє норма ст. 1215 ЦК. А в ній зазначено таке: не підлягають поверненню безпідставно отримані заробітна плата і прирівняні до неї платежі якщо їх виплату проведено фізичною або юридичною особою добровільно, за відсутності лічильної помилки з її боку та недобросовісної з боку одержувача.

Тому, враховуючи норму ст. 1215 ЦК, найімовірніше суд винесе рішення на користь працівника.

Неповернену працівником суму роботодавцю в цьому випадку доведеться визнати додатковим благом працівника і, відповідно, утримати з неї ПДФО.

Відображаємо утримані суми відпускних за невідпрацьований період у ф. № 1ДФ і Звіті з ЄСВ

Форма № 1ДФ. У ЄБПЗ з приводу відображення у ф. № 1ДФ суми відпускних за невідпрацьований період зазначено таке (розділ 103.25):

«якщо внаслідок здійсненого остаточного розрахунку з платником податку виникає переплата податку, то на її суму податковий агент зменшує суму нарахованого податкового зобов’язання платника податку за місяць такого остаточного розрахунку та відображає це в звітності за формою № 1ДФ. Відповідно на суму переплати зменшуються зобов’язання податкового агента по сплаті податку на доходи фізичних осіб в бюджет у податковому періоді (місяці) остаточного розрахунку.

У разі перевищення суми переплати, яка виникла за результатами остаточного розрахунку з платником податку, над сумою податкового зобов’язання платника податку, Податковим кодексом України не передбачено повернення суми такого перевищення».

Таким чином, у ф. № 1ДФ у місяці остаточного розрахунку відобразиться «згорнута» сума ПДФО, тобто ПДФО за зарплатою поточного місяця, в якому з працівником проводиться остаточний розрахунок, зменшується на суму ПДФО, утриманого із суми «зайвих» відпускних.

Якщо ж працівник вносить до каси недостатню суму, то в цьому випадку, за роз’ясненнями міндоходівців (розділ 103.25 ЄБПЗ), суму доходу у вигляді надмірно виплачених відпускних потрібно показати з від’ємним значенням у ф. № 1ДФ за будь-який наступний податковий період, протягом якого було здійснено таке повернення грошових коштів.

Звіт з ЄСВ. У таблиці 1 форми № Д4 зарплату, нараховану при звільненні працівника, і ЄСВ показуємо з урахуванням коригування за дні відпустки, надані в рахунок невідпрацьованого часу.

При цьому в таблиці 6 на такого працівника потрібно буде заповнити 2 рядки:

— один — на заробітну плату, нараховану за останній місяць роботи;

— другий — на суму відрахувань за невідпрацьовані дні відпустки із зазначенням у реквізиті 11 — місяця, в якому було здійснено нарахування відпускних, у реквізиті 16 — суми відпускних зі знаком «мінус», у реквізиті 15 — кількість днів відпустки, за які проводяться відрахування, зі знаком «мінус».

Покажемо, як заповнити таблицю 6 на умовах вище наведеного прикладу.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник не відпрацював повний календарний місяць

При звільненні (незалежно від його підстави) працівнику має бути виплачена грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.

У загальному випадку обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористану відпустку здійснюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати такої компенсації (п. 2 Порядку № 100).

А ось якщо працівник працював на цьому підприємстві менше року, середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку (абз. 2 п. 2 Порядку № 100).

Як бачимо, для розрахунку компенсації за цією нормою, працівник повинен як мінімум відпрацювати 1 повний календарний місяць.

А як бути в ситуації, коли працівник не відпрацював повний календарний місяць? Припустимо, він прийнятий на роботу 12.09.2013 р., а звільнений 28.10.2013 р.?

Відповідь на це запитання міститься в листі Мінсоцполітики від 08.05.2013 р. № 498/13/84-13.

У цьому випадку, за роз’ясненнями Міністерства, середня зарплата обчислюється відповідно до абз. 3 п. 4 Порядку № 100: виходячи зі встановлених працівнику у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу на момент проведення обчислення середньої зарплати.

При цьому розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку здійснюється за правилами, установленими п. 7 Порядку № 100: шляхом ділення сумарного заробітку за останні 12 місяців перед місяцем, в якому працівник звільняється, на відповідну кількість календарних днів року (за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством). Отриманий результат множиться на число календарних днів невикористаної відпустки.

Тобто, по суті, потрібно керуватися такою формулою:

[(тарифна ставка (посадовий оклад) х 12 календ. міс.) : (365 календ. днів - 10 святкових/неробочих календар. днів)] х невикористані календ. дні відпустки.

Розглянемо приклад.

Працівницю прийнято на роботу 12.09.2013 р., а звільнено 28.10.2013 р. Оклад її — 3000 грн. Установлена на підприємстві тривалість відпустки — 24 к. дн.

1. Розрахуємо середньоденну заробітну плату для визначення суми компенсації за невикористану відпустку:

3000 грн. х 12 міс. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) =  101,41 (грн.),

де 3000 грн. — посадовий оклад працівниці;

12 — кількість місяців у році;

365 — кількість календарних днів року за розрахунковий період;

10 — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП.

2. Визначимо кількість календарних днів щорічної відпустки, за які необхідно виплатити компенсацію. За роз’ясненнями Мінсоцполітики, наведеними у листі від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11, робити це потрібно таким чином:

— необхідно визначити кількість днів щорічної відпустки, що припадають на один календарний день, без урахування святкових і неробочих днів у цілому за рік:

(24 к. дн. відпустки: (365 к. дн. - 10 к. дн.) =  0,0676 к. дн.),

де 24 — кількість календарних днів щорічної основної відпустки, на яку б мав право працівник, відпрацювавши повний робочий рік;

— отриманий результат множимо на кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді.

У нашому випадку кількість календарних днів відпустки становитиме:

0,0676 к. дн. х 47 к. дн. = 3,2 календарного дня, з урахуванням округлення = 3 календарні дні,

де 47 — кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, що припадають на період роботи працівника з 12.09.2013 р. по 28.10.2013 р. включно.

3. Розрахуємо суму компенсації за невикористані дні щорічної основної відпустки:

101,41 грн. х 3 к. дн. = 304,23 грн.

На цьому завершуємо нашу статтю. Сподіваємося, що вона допомогла вам розібратися в цих непростих ситуаціях.

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ

КЗпП  — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

ЦК  — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

Закон про відпустки  — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.

Порядок № 100  — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100.

Постанова № 9  — постанова Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р. № 9.

Порядок № 439  — Порядок оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів підприємства, установи, організації, затверджений постановою КМУ від 06.05.2001 р. № 439.

ФТВП  — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

ЄСВ  — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

ЄБПЗ  — Єдина база податкових знань, розміщена на офіційному сайті Міндоходів: minrd.gov.ua/ebpz/.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.