Темы статей
Выбрать темы

Порядок заполнения и подачи Приложения 4 (формы № Д4)

Редакция НК
Статья

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ И ПОДАЧИ ПРИЛОЖЕНИЯ 4 (ФОРМЫ № Д4)

 

ПОРЯДОК ПОДАЧИ

 

Отчет по форме № Д4 (далее — отчет) по результатам каждого месяца должны подавать все страхователи-работодатели, в том числе предприниматели и самозанятые лица, на которых возложена обязанность начислять ЕСВ на выплаты наемным работникам и на суммы вознаграждений по ГПД.

Форму № Д4 ежемесячно не подают предприятия и предприниматели, которые не используют труд наемных работников по трудовому договору или по ГПД.

Общие правила подачи приложения 4 представим в таблице.

Показатель

Пояснение

Базовый отчетный период

Календарный месяц (п. 3.1 Порядка № 454)

Срок подачи

В течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного периода (п. 3.1 Порядка № 454)

Перенос срока подачи

Если последний день срока предоставления отчета приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то последним днем предоставления отчета считается первый после него рабочий день (п. 2.15 Порядка № 454)

Кто подает отчет

Страхователь или ответственное лицо страхователя (п. 2.1 Порядка № 454)

Куда подают отчет

В орган Миндоходов по месту постановки страхователя на учет (пп. 2.1 и 2.6 Порядка № 454). Если страхователь в отчетном периоде меняет местонахождение или место регистрации, или место проживания (за пределами территориального обслуживания органа Миндоходов, в котором он находился на учете), отчет за этот отчетный период (с первого до последнего календарного числа отчетного периода) подается в орган Миндоходов по новому месту постановки на учет (п. 3.7 Порядка № 454)

Возможность направления отчета по почте

Не предусмотрена. Отчет, отправленный по почте, не считается поданным (п. 2.1 Порядка № 454)

Необходимость предоставления при отсутствии наемных работников

Юридические лица, не использующие труд наемных работников, отчет по форме приложения 4 к Порядку № 454 не предоставляют. ФЛП и самозанятые лица, у которых нет наемных работников и которые не привлекают физлиц по ГПД, приложение 4 также не подают

 

Остановимся немного на способах предоставления отчета в органы Миндоходов. Определить эти способы нам поможет раздел ІІ Порядка № 454, в котором приведена вся информация по этому вопросу. Итак, согласно п. 2.1 Порядка № 454 отчет может быть подан одним из следующих способов:

средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронной подписи ответственных лиц в порядке, определенном законодательством. Электронная форма отчета в органы Миндоходов формируется страхователем с использованием специализированного программного обеспечения, актуальные версии которого бесплатно предоставляются в органе Миндоходов по месту постановки на учет и размещены на официальном веб-портале данного министерства (http://minrd.gov.ua). В этом случае отчет на бумажных носителях не подается;

на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя страхователя и скрепленных печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации. При этом электронная форма отчета должна быть идентичной отчету на бумажных носителях (п. 2.9 Порядка № 454);

— на бумажных носителях, если у страхователя количество застрахованных лиц не больше пяти.

Еще раз напомним, что отчет, отправленный по почте, не считается поданным.

 

Структура формы

 

Форма № Д4 состоит из 9 таблиц, перечень которых содержится на титульном листе отчета. В перечне напротив названия каждой из них указано количество листов документов одной таблицы, а для таблиц 5 — 9 — еще и количество заполненных в них строк. При этом в графе «Итого», как свидетельствует п. 4.3 Порядка № 454, указываются общее количество листов документов и общий итог строк в этих листах. Если какие-то таблицы не подаются, то напротив них при подаче отчета на бумажных носителях нужно проставить прочерки, а при подаче отчета в электронной форме эти поля останутся незаполненными.

Далее приведем названия таблиц, попутно отметив, кто именно и при каких основаниях должен их заполнять:

№ таблицы

Название таблицы

Кем/когда заполняется

1

2

3

1

«Нарахування єдиного внеску»

Страхователи, кроме указанных в пп. 3.5, 3.6 Порядка № 454*, а также ФЛП, в том числе избравшие упрощенную систему налогообложения, которые используют труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, или по ГП-договорам (кроме ГП-договора, заключенного с ФЛП, если выполняемые работы (предоставленные услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в Едином государственном реестре юридических лиц и ФЛП). О заполнении этой таблицы читайте на с. 8

* Не подают таблицу 1 и вообще форму № Д4 лица, достигшие 16-летнего возраста и не относящиеся к плательщикам ЕСВ, определенным пп. 2 — 14 ч. 1 ст. 4 Закона о ЕСВ, в том числе иностранцы и лица без гражданства, которые постоянно проживают или работают на территории Украины, граждане Украины, постоянно проживающие или работающие за пределами Украины, если иное не установлено международными договорами, согласие на обязательность которых предоставлено ВРУ, и заключившие договор на добровольное участие в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, а также члены ФХ, ОСХ — на ОГСС на случай безработицы, в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, от несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, вызвавших потерю трудоспособности, и пенсионное страхование, и заключившие договор на добровольное участие в системе ОГСС.

2

«Нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за деякі категорії застрахованих осіб»

Районные (городские) управления труда и социальной защиты населения о начислении сумм единого взноса (денежного обеспечения) родителям-воспитателям детских домов семейного типа, приемным родителям, если они получают денежное обеспечение в соответствии с законодательством, и за лиц, которые в соответствии с законом получают помощь по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, и за одного неработающего трудоспособного родителя, усыновителей, опекунов, попечителей, фактически осуществляющих уход за ребенком-инвалидом, а также неработающих трудоспособных лиц, осуществляющих уход за инвалидом I группы или за престарелым, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе или достиг 80-летнего возраста, если такие неработающие трудоспособные лица получают помощь или компенсацию в соответствии с законодательством

8

«Відомості про осіб, які відповідно до Закону отримують допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, та осіб із числа непрацюючих працездатних батьків, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною-інвалідом, а також непрацюючих працездатних осіб, які здійснюють догляд за інвалідом I групи або за престарілим, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду або досяг 80-річного віку, якщо такі непрацюючі працездатні особи отримують допомогу або компенсацію відповідно до законодавства, та нарахування сум єдиного внеску за батьків-вихователів дитячих будинків сімейного типу, прийомних батьків, якщо вони отримують грошове забезпечення відповідно до законодавства»

3

«Нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за осіб, які проходять строкову військову службу»

Страхователи, начисляющие и уплачивающие единый взнос за лиц, проходящих срочную военную службу в ВСУ, других созданных в соответствии с законом воинских формированиях, СБУ, органах МВД Украины и службу в органах и подразделениях гражданской защиты

9

«Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу»

4

«Нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на суми грошового забезпечення та на суми допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами»

Страхователи, начисляющие и уплачивающие единый взнос за лиц из числа военнослужащих (кроме военнослужащих срочной и альтернативной службы), лиц рядового и начальствующего состава, и/или лиц, находящихся в отпуске в связи с беременностью и родами

5

«Відомості про трудові відносини застрахованих осіб»

Страхователи в случае, если в течение отчетного периода:

— был заключен или расторгнут трудовой договор (ГП-договор, кроме ГП-договора, заключенного с ФЛП, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в извлечении из Единого государственного реестра юридических лиц и ФЛП) с застрахованным лицом;

— был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, трудоустроенным на новое рабочее место;

— лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;

— лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

— лицу предоставлен отпуск в связи беременностью и родами.

О заполнении этой таблицы читайте на с. 10—12

6

«Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам»

Страхователь, начисляющий заработную плату (доход) застрахованным лицам, из которой уплачивается ЕСВ в разрезе каждого физического лица и вида начислений.

О заполнении этой таблицы читайте на с. 13—16

7

«Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства»

Страхователи в случае определения ими периодов (сроков) трудовой или другой деятельности, которые в соответствии с законами, которыми устанавливаются условия пенсионного обеспечения, отличные от общеобязательного государственного пенсионного страхования, засчитываются при определении права на соответствующую пенсию, а также периоды страхового стажа, не связанные с трудовой и/или профессиональной деятельностью.

О заполнении этой таблицы читайте на с. 16—17

 

Общие требования к заполнению

 

Назовем общие требования, предъявляемые к формированию отчета (разд. ІІ Порядка № 454):

— отчет заполняется на украинском языке;

— денежные суммы в таблицах отчета заполняются в гривнях с копейками;

— показатели, отражающие количество работников, указываются в целых единицах;

— таблицы отчета заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера (при наличии такой должности у страхователя). Если отчет подает юрлицо, таблицы отчета удостоверяются печатью обязательно. Если отчитывается физлицо, печать в таблицах отчета поставляется при ее наличии.

Кроме того, если страхователь подает отчет в бумажном виде (такое возможно, если у страхователя не более пяти застрахованных лиц*), то:

— записи в него могут быть внесены печатным способом или от руки. В последнем случае заполнение осуществляется печатными буквами без помарок и исправлений шариковой ручкой с синими или черными чернилами;

— в случае незаполнения той или иной строки отчета из-за отсутствия операции эта строка прочеркивается;

— при заполнении полей, которые состоят из клеточек, каждый из необходимых символов каллиграфически вписывается в соответствующую отдельную клеточку;

— символы не должны выходить за пределы клеточек, а также накладываться на соседние клеточки;

— символы: точка, апостроф, запятая, дефис и тому подобное — проставляются в отдельных клеточках;

— при заполнении поля без клеточек записи в этих полях не должны накладываться на соседние поля и перекрывать служебные надписи бланка;

— если страхователь осуществляет регистрацию исходной корреспонденции, на каждом листе отчета указывается регистрационный номер в соответствии с журналом регистрации исходящей документации страхователя.

* Остальные плательщики подают отчет только в электронном виде.

Отметим, что в состав отчетной формы № Д4 помимо соответствующих таблиц входит и титульный лист. По сути он является содержанием подаваемого отчета.

Заполнение реквизитов титульного листа не вызовет трудностей.

Так, в «Переліку таблиць звіту» титульного листа напротив названия каждой из таблиц указывается:

— в графе «Кількість аркушів» — количество листов документов одной таблицы;

— в графе «Кількість рядків» — количество заполненных строк на листах документов одной таблицы для таблиц 5 — 9 (переносится из аналогичного реквизита соответствующей таблицы);

— в графе «Усього» — общее количество листов документов и общий итог строк в этих листах.

Напротив тех таблиц, которые не подаются (п. 4.3 Порядка № 454):

— на бумажных носителях — проставляются прочерки;

— в электронной форме — поле остается незаполненным.

Обратите внимание: согласно п. 2.8 Порядка № 454 отчет должен содержать обязательные реквизиты. Их нужно обязательно указать во всех таблицах отчетов, где они предусмотрены. При их отсутствии поданная форма № Д4 считается отчетом, который не подавался (п. 2.10 Порядка № 454). Назовем эти обязательные реквизиты:

— тип документа (начальная, отменяющая, назначение пенсии, дополнительная);

— отчетный период, за который подается отчет;

— полное наименование (фамилия, имя, отчество) страхователя по регистрационным документам;

— для юридических лиц указывается код по ЕГРПОУ;

— для физических лиц указывается регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серия и номер паспорта (для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий орган доходов и сборов и имеют отметку в паспорте);

— код основного вида экономической деятельности, в соответствии с которым установлен класс профессионального риска;

— класс профессионального риска производства;

— местонахождение (местожительство) страхователя;

— код органа Миндоходов, в который подается отчет;

— дата подачи отчета;

— инициалы, фамилии и регистрационные номера учетных карточек должностных лиц страхователя;

— среднеучетное количество штатных работников за отчетный период (при наличии);

— количество застрахованных лиц в отчетном периоде, в котором начислены выплаты (при наличии);

— штатная численность работников (при наличии);

— подписи страхователя — физического лица и/или должностных лиц страхователя, удостоверенные печатью страхователя (для физических лиц — при наличии печати).

В частности, в титульном листе указывается такой обязательный реквизит, как код органа Миндоходов, в котором страхователь зарегистрирован плательщиком страховых взносов (куда подает отчет). Напомним: все отчеты по ЕСВ начали подавать не в ПФУ, а в Миндоходов с 1 октября 2013 года. До этой даты все отчеты подавались в ПФУ.

При приеме бумажных отчетов наличие обязательных реквизитов визуально проверит ответственное лицо органа Миндоходов (п. 2.16 Порядка № 454), и если какой-либо из них будет отсутствовать, отчет, скорее всего, не примут. Ведь в таком случае согласно п. 2.10 Порядка № 454 он считается не подававшимся. Совет: если на приеме вам указывают на незаполненные обязательные реквизиты, лучше не спорить, а вписать недостающую информацию.

Заметим, что титульный лист, а также таблицы формы № Д4 имеют часть схожих реквизитов (в том числе обязательных), правила заполнения которых приведены ниже.

Правила заполнения общих для всех таблиц формы № Д4 реквизитов

Название реквизита

Что указывается

«Вихідний № у страхувальника»

Указывается регистрационный номер в соответствии с журналом регистрации исходящей документации страхователя, если страхователь осуществляет регистрацию исходящей корреспонденции (п. 2.6 Порядка № 454).

Если корреспонденция не регистрируется, то проставляется прочерк

«Звіт за місяць:» «рік:»

Указывается отчетный месяц (2 цифры) и год (4 цифры), за который формируется и подается отчет. Например, при формировании отчета за октябрь 2013 года необходимо указать «10» и «2013».

Это обязательный реквизит (п. 2.8 Порядка № 454)

«Код ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків»

или «Код ЄДРПОУ»

1) для юридических лиц — восьмиразрядный номер согласно ЕГРПОУ;

2) для физлиц (ФЛП и самозанятые) — десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (бывший идентификационный номер);

3) для физлиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий орган Миндоходов и имеют отметку в паспорте, указываются серия и номер паспорта.

Это обязательный реквизит (п. 2.8 Порядка № 454)

«Філія за реєстрацією в органі Пенсійного фонду України»

Регистрационные данные в органе ПФУ для обособленных подразделений, имеющих отдельный баланс, самостоятельно начисляющих и уплачивающих ЕСВ, которые ведут расчеты по заработной плате с застрахованными лицами. Предприятия, зарегистрировавшие свои филиалы после 01.10.2013 г., указывают здесь регистрационные данные в органе Миндоходов.

Порядок взятия на учет обособленных подразделений в качестве плательщиков ЕСВ регламентирует разд. ІІ Порядка № 458

Поля для наименования страхователя: «Найменування/прізвище, ім’я, по батькові», «Страхувальник», «(найменування страхувальника)»

1) для юридических лиц — название из регистрационных документов;

2) для физлиц (ФЛП и самозанятые) — фамилия, имя и отчество.

Это обязательный реквизит (п. 2.8 Порядка № 454)

«Керівник»

1) для юридических лиц — десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки плательщика налога, подпись и фамилия с инициалами руководителя предприятия. Кроме того, юридические лица заверяют таблицы печатью (п. 2.7 Порядка № 454);

2) для физлиц (ФЛП и самозанятые) — десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки плательщика налога (бывший идентификационный номер), подпись и фамилия с инициалами физлица. Оттиск печати физлицо проставляет при ее наличии.

Это обязательный реквизит (п. 2.8 Порядка № 454)

«Головний бухгалтер»

1) для юридических лиц — при наличии должности десятиразрядный регистрационный номер, подпись и фамилия с инициалами главного бухгалтера. Это обязательный реквизит (п. 2.8 Порядка № 454);

2) для физлиц — не заполняется

«Дата формування у страхувальника:»

Указывается дата заполнения таблиц в таком формате: например, для даты

«10 октября 2013 года» необходимо в клеточках указать: ДД — 10; ММ — 10; РРРР — 2013.

В перечне обязательных реквизитов (п. 2.8 Порядка № 454) среди обязательных реквизитов названа «дата подання звіту», хотя в отчетных формах реквизита с таким дословным названием нет. Так, в форме № Д4 поля для указания даты названы как «Дата формування у страхувальника». В других отчетах (№ Д5, № Д6 и № Д7) поле для заполнения даты названо просто «Дата». Во избежание недоразумений советуем заполнять в этом поле дату подачи отчета (так в свое время советовали делать пенсионщики). К сожалению, Миндоходов при переутверждении своего Порядка № 454 этот момент не учел

 

Теперь рассмотрим заполнение отдельных таблиц отчета более подробно.

 

Особенности заполнения таблицы 1

 

Таблицу 1 формируют и подают все страхователи-работодатели, которые в отчетном месяце использовали труд физлиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, преду-смотренных законодательством, или по ГП-договорам (кроме ГП-договоров, заключенных с ФЛП, вознаграждение по которым не является объектом для взимания ЕСВ).

Денежные показатели заполняются в гривнях с копейками. При подаче бумажного отчета пустые строки оставлять нельзя, поэтому если какая-то строка не заполняется вследствие отсутствия операции, то проставляется прочерк.

Формулы для заполнения/проверки строк в таб-личной части приведены в их названиях.

Правила заполнения показателей таблицы 1 приведем далее.

Номер и/или название реквизита

Что указывается

1

2

Вступительная часть

«4. Код основного виду економічної діяльності, відповідно до якого встановлено клас професійного ризику»

Код основного вида деятельности, по которому предприятие отнесено к соответствующему классу профессионального риска производства, и класс профриска, указанные в документах о взятии на учет, для зарегистрированных:

— до 01.01.2011 г. — из Уведомления о взятии на учет (приложение 8 к п. 3.8 Инструкции № 36), полученного от ФНС;

— после 01.01.2011 г. — из полученного от ПФУ Уведомления о взятии на учет плательщика единого взноса или из выдаваемого с 16.12.2012 г. Уведомления об установлении класса профессионального риска производства (приложение 1 к Порядку № 21-6);

— после 01.10.2013 г.: для зарегистрированных через Госрегистратора — из полученной от Госрегистратора выписки из Госреестра;

— для всех других — из полученного от Миндоходов Уведомления о взятии на учет плательщика единого взноса (приложение 2 к Порядку № 458)

«5. Клас професійного ризику виробництва»

«Бюджетна установа», «Підприємство, організація всеукраїнської громадської організації інвалідів, зокрема товариств УТОГ, УТОС», «Підприємство, організація громадської організації інвалідів»

Соответствующий страхователь проставляет отметку «Х» в нужной ячейке

«Підприємство суднобудівної промисловості (клас 30.11 група 30.1 розділ 30, клас 33.15 група 33.1 розділ 33 КВЕД ДК 009:2010)»

Отметку «Х» в ячейке проставляют предприятия судостроительной промышленности, для которых Законом о ЕСВ на период с 01.01.2013 г. до 01.01.2023 г. предусмотрены льготы по уплате ЕСВ

«Міністерство, інший центральний орган виконавчої влади»

Заполняют только страхователи, подчиненные министерствам и другим органам центральной исполнительной власти

«Кількість створених нових робочих місць у звітному періоді»

Заполняют страхователи, которые в отчетном месяце создали новые рабочие места — один раз в месяце создания. Отметим, что согласно п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона о занятости населения новое рабочее место — рабочее место, созданное в связи с созданием нового субъекта хозяйствования (кроме созданного путем прекращения) или увеличением штатной численности работников при отсутствии сокращения (уменьшения) среднемесячной численности за предыдущие 12 месяцев, а также созданное путем модернизации или изменения технологии производства, которые требуют новых знаний, навыков и умений работника.

Если же работник принят на вакантную должность в связи с увольнением другого работника (уходом работницы в декретный отпуск и т. д.), то в такой ситуации нельзя говорить, что создано новое рабочее место. Следовательно, такой реквизит в этом случае не заполняется

«Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб»

Показатель рассчитывается за отчетный месяц согласно Инструкции № 286.

Кратко порядок расчета среднеучетного количества штатных работников (далее — СКШР) сводится к такому:

1. Нужно определить показатель СКШР за каждый календарный день месяца, т. е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — 28 или 29 — для високосного года), включая выходные, праздничные и нерабочие дни. Данные о численности работников на каждый день берут из Табеля учета использования рабочего времени (форма № П-5).

2. Нужно определить СКШР за отчетный месяц — путем суммирования показателей СКШР за каждый календарный день месяца (за 30, 31 или 28 (29) дней) и деления полученной суммы на число календарных дней этого месяца. Округление производится до целого числа

«у тому числі:

працівників, яким відповідно до чинного законодавства встановлено інвалідність, осіб»

Среднеучетное количество штатных работников-инвалидов*.

Учитывая, что этот показатель приводится в контексте «в том числе» из показателя приведенного выше СКШР, численность инвалидов нужно также привести в виде показателя СКШР. То есть по инвалидам необходимо отдельно рассчитать свой СКШР.

Поскольку этот показатель включается в показатель СКШР, который, в свою очередь, является обязательным реквизитом (п. 2.8 Порядка № 454), не исключено, что к этому показателю следует относиться как к обязательному реквизиту

* Подтверждением установления работнику инвалидности для применения работодателем-юрлицом льготной ставки для работников-инвалидов является заверенная копия справки из акта осмотра медико-социальной экспертной комиссии об установлении группы инвалидности. Заверение копии справки производится непосредственно предприятием, учреждением или организацией, на которых работает инвалид (в соответствии с п. 3.13 Инструкции № 455).

«працівників, що мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню»*

Поскольку этот показатель включается в показатель СКШР, который, в свою очередь, является обязательным реквизитом (п. 2.8 Порядка № 454), не исключено, что к этому показателю следует относиться как к обязательному реквизиту

* В соответствии с ч. 1 ст. 14 Закона о занятости населения к категориям граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, относятся:

1) один из родителей или лицо, которое их заменяет и:

— имеет на иждивении детей в возрасте до шести лет;

— воспитывает без одного из супругов ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида;

— содержит без одного из супругов инвалида с детства (независимо от возраста) и/или инвалида I группы (независимо от причины инвалидности);

2) дети-сироты и дети, лишенные родительской опеки;

3) лица, освобожденные после отбывания наказания или принудительного лечения;

4) молодежь, которая закончила или прекратила обучение в общеобразовательных, профессионально-технических и высших учебных заведениях, освободилась со срочной военной или альтернативной (невоенной) службы (в течение шести месяцев после окончания или прекращения учебы или службы) и впервые принимается на работу;

5) лица, которым до наступления права на пенсию по возрасту в соответствии со ст. 26 Закона № 1058-IV осталось 10 и менее лет;

6) инвалиды, которые не достигли пенсионного возраста, установленного ст. 26 Закона № 1058-IV;

7) лица, которым исполнилось 15 лет и которые по согласию одного из родителей или лица, которое их заменяет, могут, как исключение, приниматься на работу.

«Штатна чисельність працівників»

Данный показатель является обязательным реквизитом (п. 2.8 Порядка № 454).

Согласно п. 2.2 Инструкции № 286 этот показатель рассчитывается на определенную дату, включая принятых работников и исключая выбывших в этот день. По устным разъяснениям сотрудников ПФУ, которые имели место до передачи функций администрирования ЕСВ к Миндоходов, этот показатель нужно было рассчитывать на 1-е число отчетного месяца. Считаем, что и теперь этот порядок может быть сохранен, во всяком случае, до появления иных разъяснений сотрудников Миндоходов.

Общие правила расчета этого показателя таковы:

1. В учетное количество штатных работников включаются все наемные работники, заключившие письменно трудовой договор (контракт) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу 1 день и более, а также собственники предприятия, если, кроме дохода, они получали зарплату на данном предприятии (п. 2.1 Инструкции № 286).

2. Категории работников, которые учитывают при подсчете этого показателя, названы в пп. 2.4 и 2.5 Инструкции № 286. При этом не учитываются внешние совместители. Внутренние совместители учитываются как одно лицо.

3. В этом показателе не стоит учитывать физлиц, выполняющих работы (предоставляющих услуги) по ГПД. Зато их нужно учитывать в следующем поле

«Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру»

Заполняют страхователи, которые в отчетном месяце использовали труд физических лиц на условиях ГП-договоров. Указывается количество физлиц (в том числе наемных работников), с которыми заключены ГП-договоры на выполнение работ (предоставление услуг) в месяце, когда начислялось вознаграждение

«Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати,
у тому числі:

чоловіків

жінок»

Общее количество застрахованных лиц в отчетном месяце, а именно: работников, которым начислена зарплата и/или больничные, декретные, а также физических лиц, которым начислено вознаграждение по ГПД.

В том числе отдельно указываются мужчины и женщины.

Если работнику за месяц ничего не начисляли (в таблице 6 нет начисления), то в данной строке его учитывать не нужно.

Примерами случаев, когда в отчетном месяце работнику не осуществлялись начисления, могут быть:

— болезнь работника более одного месяца, когда больничный он предоставляет в другом месяце;

— отпуск без сохранения зарплаты

«Обрана система
оподаткування»

Система налогообложения, на которой работает страхователь (например, общая, упрощенная)

Основная часть

1, 1.1 — 1.4, 1.4.1, 1.5

Начисленные за отчетный месяц выплаты, с которых взимается ЕСВ, без ограничения максимальной величиной базы начисления ЕСВ (17 ПМТЛ). Выплаты, на которые ЕСВ не начисляется, здесь не приводятся*

* Подробно о ЕСВ мы рассказывали в газете «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2013, № 13 (61), с. 58.

2, 2.1, 2.1.1 — 2.1.7, 2.2, 2.2.1 — 2.2.3, 2.3, 2.3.1 — 2.3.4, 2.4, 2.4.1 — 2.4.4

Начисленные за отчетный месяц выплаты, с которых взимался ЕСВ (в части начислений), в пределах максимальной величины дохода (17 ПМТЛ) и в разрезе видов выплат

3, 3.1, 3.1.1 — 3.1.7, 3.2, 3.2.1 — 3.2.3, 3.3, 3.3.1 — 3.3.4, 3.4, 3.4.1 — 3.4.4

Суммы ЕСВ, начисленного (в части начислений) на суммы базы, указанные в строках 2, 2.1, 2.1.1 — 2.1.7, 2.2, 2.2.1 — 2.2.3, 2.3, 2.3.1 — 2.3.4, 2.4, 2.4.1 — 2.4.4

4, 4.1, 4.1.1 — 4.1.3, 4.2, 4.3, 4.4

Начисленные за отчетный месяц выплаты в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ (17 ПМТЛ), с которых удержан ЕСВ. Выплаты отражаются в разрезе ставок ЕСВ в части удержаний

5, 5.1 — 5.6

Суммы удержанного ЕСВ с сумм базы, указанных в строках 4, 4.1, 4.1.1 — 4.1.3, 4.2, 4.3, 4.4

6, 6.1, 6.1.1 — 6.1.8, 6.2, 6.3, 6.3.1 — 6.3.5, 6.4

Строки (кроме строки 6.2) заполняются, если в отчетном месяце страхователь самостоятельно обнаружил занижение сумм ЕСВ в предыдущих отчетных периодах. Строка 6.2 заполняется, если согласно уведомлению органа доходов и сборов класс профессионального риска производства и соответственно размер ставки ЕСВ в части начислений увеличены

7, 7.1, 7.1.1 — 7.1.8, 7.2, 7.3, 7.3.1 — 7.3.5, 7.4

Строки (кроме строки 7.2) заполняются, если в отчетном месяце страхователь самостоятельно обнаружил завышение сумм ЕСВ в предыдущих отчетных периодах. Строка 7.2 заполняется, если согласно уведомлению органа доходов и сборов класс профессионального риска производства и соответственно размер ставки ЕСВ в части начислений уменьшены

8, 8.1 — 8.14

Сумма ЕСВ, подлежащая уплате за отчетный месяц, в том числе в разрезе ставок

Приложение к таблице

«Сума заборгованості з виплати заробітної плати на початок звітного періоду»

Суммы просроченной задолженности по выплате заработной платы, срок выплаты которой наступил до 1 числа отчетного месяца. Заполняют страхователи, которые своевременно не рассчитались с работниками по зарплате на 1 число отчетного месяца. Задолженность по выплате соцстраховских пособий здесь не отражается, а оплате первых 5 дней болезни — отражается. Страхователи, которые своевременно рассчитались с работниками по зарплате, в этой строке бумажного отчета ставят прочерк.

Например, сроки для выплаты зарплаты установлены 22 (аванс) и 7 (за вторую половину месяца) числа. Сумма зарплаты за авгут 2013 года на руки составляет 10550 грн. (Сальдо Кт 661). Эта сумма выплачивается в октябре 2013 года. В отчете за сентябрь ее показывать не следует (на 01.09.2013 г. эта сумма не считается просроченной задолженностью, поскольку срок ее выплаты наступает 7 сентября), а в отчете за октябрь уже необходимо вписать сумму 10550 грн.

«Сума заборгованості з виплати заробітної плати на кінець звітного періоду»

Суммы задолженности по выплате зарплаты с учетом невыплаченных сумм заработной платы, срок выплаты которых наступил в отчетном месяце.

В примере, приведенном в строке выше, этот показатель должен быть заполнен в отчете за сентябрь 2013 года, поскольку срок выплаты наступил еще 06.09.2013 г.

Здесь следует учитывать задолженность по оплате за первые 5 дней временной нетрудоспособности, выплачиваемой за счет работодателя. А вот задолженность по выплате пособия по временной нетрудоспособности за счет средств фондов соц-страхования и других видов соцвыплат, депонированную заработную плату здесь показывать не стоит

«Сальдо розрахунків рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» на початок звітного періоду»

Заполнять показатель необходимо по данным бухучета только по ЕСВ — приводить сальдо по субсчету 651.

Сумма задолженностей (переплат) по взносам в ПФУ, ФВПТ, ФБ, ФНС (если она еще есть) здесь не приводится

«Сальдо розрахунків рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» на кінець звітного періоду»

«Виплачено заробітної плати усього ________ грн., у т. ч. у натуральній формі _______ грн., у т. ч…»

Сумма выплаченной зарплаты в отчетном месяце. В том числе отдельно следует указать:

— выплаченную зарплату в натуральной форме;

— сумму зарплаты и вознаграждений по ГПД, начисленных за период с 01.01.2004 г. до 01.01.2011 г.;

— сумму зарплаты и вознаграждений по ГПД, начисленных до 01.01.2004 г.

Здесь нужно приводить фактическую «чистую» сумму выплаты, а не «грязную» в сумме начисления

Строки 1, 1.1, 1.2, 1.3

Общая сумма соцвзносов, уплачиваемых в отчетном месяце, которые приходятся на полученную в отчетном месяце зарплату, начисленную за период до 01.01.2011 г., в:

— ФНС — стр. 1.1 (оборот Дт 656 — Кт 31);

— ФВПТ — стр. 1.2 (оборот Дт 652 — Кт 31);

— ФБ — стр. 1.3 (оборот Дт 653 — Кт 31)

«2. Належить до сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, нарахованого за період до 01 січня 2004 року»

Общая сумма страховых взносов, подлежащих уплате в ПФУ от полученной в отчетном месяце заработной платы, начисленной за период до 01.01.2004 г.

«3. Виправлення помилок, допущених при нарахуванні внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 01 січня 2011 року»

Заполняют страхователи, которые самостоятельно обнаружили ошибки, допущенные при начислении пенсионных взносов до 01.01.2011 г. Страхователь обязан указать, влечет ли за собой исправление ошибки необходимость изменений в персонифицированном учете застрахованных лиц, а также содержание ошибки. При этом показатель количества работников указывается в целых единицах

«4. Встановлені строки виплати заробітної плати»

Сроки выплаты заработной платы, установленные в коллективном договоре или нормативном акте работодателя, согласованном с выборным органом первичной профсоюзной организации (а при отсутствии таких органов — представителями, избранными и уполномоченными трудовым коллективом). То есть указываются даты получения заработной платы за первую и вторую половину месяца

 

Особенности заполнения таблицы 5

 

Таблица 5 предназначена для регистрации застрахованных лиц в реестре застрахованных лиц. Что касается случаев, когда страхователям необходимо подавать таблицу 5, то они названы в п. 4.8 Порядка № 454. Таблица 5 подается, если в течение отчетного месяца:

— был заключен или расторгнут трудовой договор или ГПД с застрахованным лицом (кроме ГПД, заключенного с физическим лицом — предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности согласно сведениям из Госреестра (информацию о видах деятельности можно узнать в извлечении из Госреестра));

— был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, которое трудоустроено на новое рабочее место;

— лицу предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;

— лицу предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

— лицу предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами.

Если вышеназванных случаев с работниками (сторонними физлицами) не происходило, то таблицу 5 заполнять и подавать в орган Миндоходов не надо (необходимость подавать таблицу 5 с прочерками в составе формы № Д4 не предусмотрена).

Если в течение отчетного месяца одно застрахованное лицо одновременно и принималось на работу, и увольнялось с нее, то на него необходимо заполнить одну строку, указав в ней и дату приема (графа 11, «дата початку»), и дату увольнения (графа 11, «дата закінчення»). Если же в течение отчетного месяца с работником был расторгнут трудовой договор, а потом снова заключен, на одного работника нужно внести две записи:

 — первую — с указанием даты прекращения трудовых отношений (в графе 11, «дата закінчення»);

 — вторую — с указанием даты начала трудовых отношений (в графе 11, «дата початку»).

Важные изменения, которые привнесли миндоходовцы (с 01.10.2013 г.) своим Порядком № 454 в сравнении с пенсионным Порядком № 22-2:

— во-первых, добавлена новая графа в табличной части — графа 8 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи (1— так, 0— ні)»;

— во-вторых, согласно пп. 1.1 и 5.6 Порядка № 454, если страхователь не указал какое-либо действие относительно застрахованного лица, предусмотренное для него п. 4.8, то работодатель подает дополнительную таблицу 5 на такого работника. Пенсионной нормой была предусмотрена возможность подавать дополнительную форму только тогда, когда не указали данные о принятых и уволенных работниках. Но на практике пенсионщики устно разъясняли, что нужно подавать дополнительную таблицу 5 и в других случаях необходимости ее подачи, когда это не было сделано.

Рассмотрим правила заполнения таблицы 5 в следующей таблице.

Номер и наименование реквизита

Что указывается

1

2

«4. Тип:»

Отметка «Х» вносится в клеточку соответствующего варианта подаваемой таблицы 5:

— «початкова» — отчет, на основании которого создается соответствующий электронный отчет в базе данных органа Миндоходов;

— «скасовуюча», если необходимо полностью отменить сведения ранее поданного отчета, в котором была допущена ошибка в реквизитах, касающихся страхователя или застрахованного лица (например, в Ф. И. О. застрахованного лица, в указании гражданства, в номере ЗЛ). Этот отчет является основанием для полной отмены информации, которая предварительно была подана. Отметим, что одновременно с таблицей со статусом «скасовуюча» формируется и подается таблица со статусом «початкова» с правильными сведениями, к которой прилагаем пояснительную записку о сути изменений;

— «додаткова», если в таблице 5 формы № Д4 за предыдущий отчетный период не было указано застрахованное лицо в связи с наступлением обстоятельств, названных в п. 4.8 Порядка № 458. Отчет за прошлый период в составе титульного листа (перечень таблиц) и таблицы 5 с данными на такое лицо со статусом «додаткова» подается вместе с отчетом за текущий отчетный период

«5. № з/п»

Номер записи. Как правило, количество записей соответствует количеству лиц, данные о которых подлежат занесению в таблицу. Но в случае, если на протяжении месяца с работником был расторгнут, а потом снова заключен трудовой договор, они отличаются

«6. Громадянин України (1 — так, 0 — ні)»

Для граждан Украины проставляется отметка «1», для лиц, не являющихся гражданами Украины, — «0»

«7. Категорія особи*»

Перечень возможных категорий застрахованных лиц приведен в сноске под табличной частью таблицы 5. Они следующие:

1 — наемные работники с трудовой книжкой, т. е. те, для которых данное место работы является основным;

2 — наемные работники без трудовой книжки, т. е. совместители;

3 — лица, которые выполняют работы (предоставляют услуги) по ГПД;

4 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;

5 — лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами;

6 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста

«8. Договір ЦПХ за основним місцем роботи

(1 — так, 0 — ні)»

В случае если лицо, заключившее со страхователем ГПД, является при этом наемным работником этого страхователя с трудовой книжкой, т. е., если данное место работы является для него основным. В этом случае в этой графе ставится «1». При этом в графе ставится «1» только в том случае, если категория лица, приведенная в предыдущей графе, — «3». В противном случае проставляется отметка «0»

«9. Номер облікової картки ЗО»

Номер персональной учетной карточки застрахованного лица, который соответствует:

— регистрационному номеру учетной карточки налогоплательщика — физического лица согласно ГРФЛ (идентификационному номеру — для налогоплательщиков, зарегистрированных до 01.01.2011 г.);

— данным свидетельства об ОГСС: серия и номер (NNN XXXXXX — три буквы, пробел, шесть цифр) — для застрахованных лиц, которые по религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и сообщили об этом в соответствующий орган Миндоходов и имеют отметку в паспорте;

— паспортным данным: серия и номер (БКNNXXXXXX — «БК» — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным; «NN» — две украинских буквы серии паспорта (верхний регистр); «XXXXXX» — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями) — если у вышеуказанных лиц нет свидетельства об ОГСС;

— серии и номеру документа, который удостоверяет личность (FNNNNNNNNN, где «F» — латинская буква (константа), дальше «NNNNNNNNN» — набор латинских, русских и украинских букв, а также цифр) — для лиц, которые не являются гражданами Украины, но работают на территории Украины и не имеют регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика

«10. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»

Ф. И. О. (полностью):

для граждан Украины — согласно украиноязычной странице паспорта застрахованного лица;

для иностранцев — согласно заверенному в установленном законодательством Украины порядке переводу на украинский язык паспортного документа

«11. Період трудових відносин, відносин за договорами цивільно-правового характеру та відпусток»

«дата початку»

— день приема на работу, если в отчетном месяце с застрахованным лицом был заключен трудовой договор;

— дата начала выполнения работ (предоставления услуг) по ГПД, приходящаяся на отчетный месяц;

— дата начала отпуска для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста, отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или отпуска в связи с беременностью и родами

«дата закінчення»

— день увольнения с работы, если в текущем месяце с работником был расторгнут трудовой договор;

— дата окончания выполнения работ (предоставления услуг) по ГПД, если она приходится на отчетный месяц;

— дата окончания отпуска для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста, отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или отпуска в связи с беременностью и родами

«12. Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді праце-влаштований даний працівник**»

Заполняется в случае трудоустройства в отчетном месяце лица на новое рабочее место, созданное в связи с созданием нового субъекта хозяйствования (кроме созданного путем прекращения) или увеличением штатной численности работников при отсутствии сокращения (уменьшения) среднемесячной численности за предыдущие 12 месяцев, или созданное путем модернизации или изменения технологии производства, которые требуют новых знаний, навыков и умений работника

«13. Підстава для припинення трудових відносин»

Заполняется в случае если в отчетном месяце с работником был расторгнут трудовой договор (заполнена графа 7 «1» или «2» и графа 11 «дата закінчення»). Указывается статья КЗоТ, на основании которой уволен работник.

Например, в случае если работник уволен по соглашению сторон, необходимо указать «п. 1 ст. 36 КЗоТ»

15. «Кількість заповнених рядків на аркуші»

Количество заполненных строк, что соответствует количеству строк в графе 5

 

ОСОБЕННОСТИ ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЛИЦЫ 6

 

Согласно п. 4.9 Порядка № 454 таблица 6 формы № Д4, именуемая «Сведения о начислении заработной платы (дохода) застрахованным лицам», предназначена для формирования страхователем в разрезе каждого застрахованного лица сведений о суммах начисленной ему заработной платы (дохода) в отчетном месяце, на которые начисляется ЕСВ. Как говорится в этом же пункте, такие сведения формируются с учетом кодов категорий застрахованных лиц, определенных в приложении 2 к Порядку № 454.

В общем случае на каждое застрахованное лицо заполняется одна строка таблицы. Исключение составляют следующие случаи.

№ п/п

Обстоятельство

Причины

Пример

1

В отчетном периоде застрахованному лицу были осуществлены начисления выплат, у которых отличаются база начисления и размеры ставок ЕСВ

В графе 9 «Код категорії ЗО» указываются разные коды категории застрахованных лиц из приложения 2 к Порядку № 454 в зависимости от базы начисления и размеров ставок ЕСВ

Например, в октябре 2013 года работнику начислена заработная плата и больничные. В таком случае одна строка на такого работника заполняется с кодом «1» в графе 9 (зарплата), а вторая строка — с кодом «29» (больничные)

2

В отчетном периоде наряду с начислениями за текущий период осуществляются начисления за будущие периоды (отпускные, пособие по беременности и родам) или прошлые периоды (больничные, декретные, а также начисление сумм заработной платы (дохода) за выполненную работу (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц, за отработанное время после увольнения с работы или по решению суда)

Такие начисления, приходящиеся на разные периоды, отражаются с указанием в графе 11 разного месяца и года, в котором начислена выплата. Кроме того, в отдельных случаях будет заполнена и графа 10:

— «1» — для заработной платы (дохода) за прошлые периоды, срок выполнения которых превышает календарный месяц, за отработанное время после увольнения с работы или по решению суда;

— «10» — для отпускных за будущие периоды.

При этом в поле соответствующего месяца отражаются суммы, припадающие только на такой месяц

Например, в октябре 2013 года работнику начислены больничные, часть которых приходится на сентябрь. В таком случае в первой строке в графе 11 необходимо указать «092013», а во второй строке — «102013»

3

В отчетном периоде была начислена заработная плата за фактически отработанное в этом месяце время и отпускные, приходящиеся на этот месяц

Согласно п. 4.9 Порядка № 454 и сноске к графе 10 суммы отпускных должны отражаться с кодом типа начислений «10», т. е. отдельной строкой

Например, в октябре 2013 года работнику начислена заработная плата за все дни сентября и отпускные, приходящиеся на октябрь 2013 года. В таком случае отдельной строкой указывается зарплата, а отдельной строкой — отпускные с указанием типа начислений «10» в графе 10

4

В отчетном периоде застрахованному лицу начислена заработная плата за работу на должностях, дающих право на назначение пенсии в соответствии с Законом № 1977, а также заработная плата, не дающая такое право. Здесь заметим, что сведения о работниках, имеющих право на расчет спецстажа, необходимо указать в таблице 7 (см. с. 16—17)

Такая заработная плата отражается с указанием признака наличия основания для расчета специального стажа «1» в графе 21. Сведения о заработной плате этого же лица за работу на должностях, не относящихся к научно-техническим, отражаются в отдельной строке без указания признака о наличии спецстажа (ставится «0»)

Например, в октябре 2013 года работнику начислена заработная плата за работу на должности, дающей право на расчет спецтажа в соответствии с Законом № 1977, и заработная плата за работу на должности, не дающей такого права. В таком случае в первой строке в графе 21 проставляется «1», а во второй строке — «0»

 

Важно: вносить записи на одного работника нужно в порядке очередности включения выплат для применения максимальной величины (17 ПМТЛ). Вначале зарплату, в том числе отдельной строкой (строками) отпускные (в графе 10 проставляем «10»). После этого вознаграждение по ГПД (в графе 10 проставляем «1», если вознаграждение приходится на несколько месяцев). А после строка с больничными и затем строки с декретными (графу 10 не запол-
няем).

Теперь перейдем непосредственно к порядку заполнения отдельных реквизитов (граф) таблицы 6. О заполнении первых шести реквизитов мы уже упоминали ранее (см. с. 6 и 11), поэтому в этом подразделе останавливаться на них не будем.

Номер и название реквизита

Что указывается

1

2

7. «Чоловік — Ч, жінка — Ж»

Для застрахованных лиц мужского пола указывается буква «Ч», а для застрахованных лиц женского пола — буква «Ж»

8. «Номер облікової картки ЗО»

Порядок заполнения этой графы см. на с. 12

9. «Код категорії ЗО*»

Код берем из Таблицы соответствия кодов категорий застрахованного лица и кодов базы начисления и размеров ставок единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, приведенной в приложении 2 к Порядку № 454. Выбранный из этой таблицы код категории застрахованного лица должен соответствовать фактическому статусу застрахованного лица в отношениях со страхователем. Например, для застрахованного лица, являющегося наемным работником на общих основаниях, вносится код «1», если работник предприятия является инвалидом — «2», для лиц, получающих пособие по временной нетрудоспособности, — код «29», а при начислении вознаграждения по ГПД — «26»

10. «Код типу нарахувань**»

Соответствующий код типа начислений от 1 до 12. Перечень таких кодов приведен в п. 4.9 Порядка № 454 и в сноске к графе 10.

Код типа начислений 1 указывается только для лиц, получающих заработную плату (доход) за выполненную работу (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц, и ЕСВ начисляется на сумму, определяемую путем деления заработной платы (дохода), выплаченной по результатам работы, на количество месяцев, за которые она начислена, а также лицам, которым после увольнения с работы начислена заработная плата (доход) за отработанное время или согласно решению суда, — средняя заработная плата за вынужденный прогул.

Коды типа начислений 2 — 9, 11 и 12 указываются только в случаях доначисления или уменьшения суммы страховых взносов.

С кодом типа начислений 10 указываются начисленные как за текущий период, так и за будущие периоды отпускные.

Данная графа не заполняется, если в отчете отражаются суммы заработка (дохода, денежного обеспечения), начисленные в отчетном месяце, а также пособие по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам независимо от месяца, на которые они приходятся

11. «Місяць та рік, за які проведено нарахування***»

Заполняется в обязательном порядке. В первых двух ячейках указывается месяц, в остальных четырех — год, на которые приходятся начисления

12. «Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»

Вносятся полностью фамилия, имя и отчество в соответствии с украиноязычной страницей паспорта застрахованного лица, а для застрахованных лиц из числа иностранцев — в соответствии с удостоверенным в установленном законодательством Украины порядке перевода на украинский язык паспортного документа

13. «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності»

Количество календарных дней временной нетрудоспособности (больничного) в соответствии с предоставленными больничными листами. Указывается отдельно в строке за каждый месяц, на который приходятся дни временной нетрудоспособности. Такие месяцы указываются в графе 11. Заполняется графа 13 только в тех случаях, когда в графе 9 указан код категории застрахованного лица — 29, 36, 37 или 39.

Если возникает необходимость уменьшить количество дней временной нетрудоспособности, которое было показано в отчете за предыдущие месяцы, это можно сделать, указав в этой графе уменьшающее количество дней со знаком «-»

14. «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати****»

Количество календарных дней отпуска, в котором лицо пребывало за собственный счет. Право работника на отпуск без сохранения заработной платы предусмотрено ст. 25 и 26 Закона об отпусках.

Количество календарных дней может быть отражено со знаком «-» в случае необходимости уменьшения количества таких дней, отраженных в предыдущих отчетных периодах

15. «Кількість календарних днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця»

Количество календарных дней отчетного месяца, в течение которых застрахованное лицо находилось в трудовых (гражданско-правовых) отношениях.

Показатель этой графы соответствует количеству дней от 1-го до 31-го (28, 29, 30) в зависимости от количества календарных дней в месяце. Так, например, в случае, когда работник находился в трудовых отношениях с работодателем на протяжении всего октября 2013 года, то в графе 15 проставляется «31». Если же работник был уволен 14 октября 2013 года, то в этой графе необходимо указать «14» — количество календарных дней длительности трудовых отношений в октябре 2013 года с учетом дня увольнения.

Данная графа заполняется даже в том случае, если в отчетном месяце работнику не выплачивалась заработная плата (например, из-за нахождения целый месяц в отпуске: очередном (при начислении отпускных наперед, в прошлом месяце), без сохранения заработной платы и т. д.). Не заполняется она в случае пребывания работника в отпуске по уходу за ребенком до трех и шести лет.

В случае наличия нескольких строк по одному застрахованному лицу графа 15 заполняется только в той строке, в которой указываются данные о суммах заработной платы (при их наличии). Показатель этой графы может указываться в отчетном месяце за будущие отчетные периоды, в частности для дней отпуска в связи с беременностью и родами.

Если работнику начислена и зарплата, и вознаграждение по ГПД, то исходя из формального прочтения названия графы 15, ее заполняем по обеим строкам.

В случае необходимости уменьшения показателя этой графы за предыдущие отчетные периоды применяется знак «-». При этом в графе 11 указывается месяц и год, за которые необходимо изменить показатель.

В случае необходимости увеличения показателя этой графы за предыдущие периоды формируется отчет с признаком «скасовуючий», которым отменяется неправильный показатель и подается правильный увеличенный. При этом суммовые показатели не изменяются!

16. «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами»

Указывается количество календарных дней нахождения работницы в отпуске в связи с беременностью и родами в каждом отдельно взятом месяце. Напомним, что отпуск в связи с беременностью и родами предоставляется женщинам на основании медицинского заключения длительностью (ст. 17 Закона об отпусках):

— до родов — 70 календарных дней (чернобыльцам — 90);

— после родов — 56 календарных дней (70 календарных дней — в случае рождения двоих и более детей или в случае усложнения родов) (чернобыльцам — 90), начиная со дня родов.

То есть в общей сумме такой отпуск составляет 126 (140 или 180) календарных дней. Количество дней отпуска в каждом месяце приводится в отдельной строке с указанием в графе 11 соответствующего месяца.

Количество календарных дней может быть отражено со знаком «-» в случае необходимости уменьшения количества таких дней, отраженных в предыдущих отчетных периодах.

Важно! Пособие по беременности и родам в форме № Д4 показываем в месяце начисления его в бухучете всей суммой. При этом в таблице 6 разбиваем его между месяцами, на которые приходятся дни отпуска в связи с беременностью и родами. И соответственно заполняем необходимое количество строк

17. «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)»

Общая сумма выплат, включающихся в ФОТ, сумма вознаграждения за выполнение работ по ГПД, а также сумма больничных и пособия в связи с беременностью и родами без ограничения максимальной величины базы начисления ЕСВ.

Данная графа формируется и заполняется по каждому отдельному застрахованному лицу с учетом следующей очередности отражения выплат при условии их начисления этому лицу в одном отчетном периоде:

1) ФОТ;

2) вознаграждения по ГПД (кроме ГПД, заключенного с физлицом-предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности в соответствии со сведениями из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей);

3) больничные и пособие по беременности и родам.

Внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается только:

— при отражении сумм перерасчета заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах;

— при отражении сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах.

О том, какие выплаты и в каких случаях отражаются в отдельных строках, см. на с. 13

18. «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок»

Суммы в пределах максимальной величины фактических расходов на оплату труда наемных работников, денежного обеспечения, налогооблагаемого дохода (прибыли), общего налогооблагаемого дохода, на которые начисляется ЕСВ. Напомним, что согласно п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ и п. 3.16 Инструкции № 455 максимальная база начисления ЕСВ равна 17 размерам ПМТЛ (в 2013 году: январь — ноябрь — 19499 грн., декабрь — 20706 грн.). Если суммы начисленной заработной платы (дохода) не превышают максимальную величину, то показатель графы 18 равен показателю графы 17.

Начисленные суммы отпускных, пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам и начисления с кодом типа начислений 1 (см. сноску к графе 10 таблицы 6) относятся к тому месяцу, за который они начислены. В соответствии с этим максимальная величина для таких начислений определяется по нормам законодательства, действовавшим в месяце, за который эти суммы начисляются.

Максимальная величина по начисленным суммам, отражаемым с кодами типов начислений 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11 и 12, определяется по нормам законодательства и в размерах, действовавших в месяцы, в которых эти суммы начислены.

Показатели данной графы формируются исключительно с учетом очередности отражения выплат, приведенной нами в строке выше.

Внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается только в случаях, предусмотренных для графы 17 (см. предыдущую строку этой таблицы).

О том, какие выплаты и в каких случаях отражаются в отдельных строках, мы рассматривали на с. 13

19. «Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати/доходу)»

Суммы ЕСВ из заработной платы (дохода) застрахованного лица, начисленные в соответствии со ст. 8 Закона о ЕСВ. То есть в этой графе должны быть указанны суммы ЕСВ, удержанные из зарплаты (дохода). Суммы начисленного «сверху» ЕСВ в графе 19 не отражаются

20. «Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)»

Ставится отметка «1», если застрахованное лицо работает на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, и его трудовая книжка находится у страхователя (плательщика), подающего форму № Д4 в орган Миндоходов. В противном случае в этой графе ставится отметка «0»

21. «Ознака наявності спецстажу (1 — так, 0 — ні)»

Ставится отметка «1» при наличии у застрахованного лица оснований для учета спецстажа или права на использование льгот в соответствии с законодательством. При отсутствии у застрахованного лица такого основания или права в графе 21 ставится отметка «0»

22. «Ознака нового робочого місця (1 — так, 0 — ні)»

Ставится отметка «1», если застрахованное лицо работает на созданном новом рабочем месте (в течение 2-х лет) — т. е. работодатель планирует получать по данному месту компенсацию по начисляемому ЕСВ. Отметка «0» — если застрахованное лицо не принято на новое рабочее место или работодатель не планирует получать по данному месту компенсацию по начисляемому ЕСВ. Или работник работает на новом рабочем месте, по которому компенсировался ЕВС более 2-х лет. Что является новым рабочим местом, мы писали на с. 7

 

Как заполнить реквизиты 23 — 26, рассматривалось нами ранее на с. 6.

 

ОСОБЕННОСТИ ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЛИЦЫ 7

 

Таблица 7 «Наличие оснований для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством» формируется и подается в случае определения страхователями периодов (сроков) трудовой или другой деятельности, которые в соответствии с законами, устанавливающими условия пенсионного обеспечения, отличающиеся от общеобязательного государственного пенсионного страхования, зачисляются при определении права на соответствующую пенсию, а также периоды страхового стажа, не связанные с трудовой и/или профессиональной деятельностью.

Если у страхователя отсутствуют рабочие места, работа на которых зачисляется в специальный стаж, таблица 7 не формируется и не подается.

Заметим, что о наличии у тех или иных работников спецстажа в соответствии с законодательством, нужно не забыть упомянуть при заполнении таблицы 6, проставив в графе 21 «Ознака наявності спецстажу» «1» в строках с данными таких работников.

Основные правила заполнения таблицы 7 представлены в таблице ниже.

Номер и наименование реквизита

Что указывается

4. «Тип:»

Данный реквизит имеет три поля для заполнения: «початкова», «скасовуюча» и «додаткова» и заполняется подобно аналогичному реквизиту таблицы 5 (см. с. 11). Со статусом «додаткова» таблица 7 подается в том случае, если в таблице 7 за предыдущий отчетный период ошибочно не были отражены сведения о застрахованных лицах, период работы которых зачисляется в специальный стаж

6. «Громадянин України»

См. порядок заполнения аналогичного реквизита таблицы 5 на с. 11

7. «Номер облікової картки ЗО»

См. порядок заполнения аналогичного реквизита таблицы 5 на с. 12

8. «Код підстави для обліку спецстажу»

Код основания для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством в виде восьмиразрядного кода, состоящего из четырех частей.
Для кодировки оснований для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством используются серийно-порядковые коды из Справочника кодов оснований для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством (приложение 3 к Порядку № 454)

9. «Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»

См. порядок заполнения аналогичного реквизита таблиц 5 и 6 (с. 12 и 14)

10. «Початок періоду»

Первое число месяца, если застрахованное лицо принято на работу в предыдущих отчетных месяцах, или дата начала срока действия заключения аттестационной комиссии относительно особых условий труда. Если застрахованное лицо принято на работу в отчетном месяце, то указывается день начала трудовых отношений, который соответствует дате начала трудовых отношений, в таблице 5 приложения 4 для этого застрахованного лица (см. с. 12)

11. «Кінець періоду»

Последнее число месяца (28 — 31), если застрахованное лицо в течение отчетного периода не было уволено с занимаемой должности, или день увольнения с занимаемой должности, или день окончания срока действия заключения аттестационной комиссии относительно особых условий труда

12. «Кількість днів»

13. «Кількість годин, хвилин»

Вариант необходимой единицы измерения и фактическая продолжительность специального стажа по коду основания. Заполняется один из возможных показателей фактической продолжительности стажа для конкретного основания по условиям труда: количество дней или часов и минут в зависимости от действующего учета труда у страхователя в отчетном году для конкретного застрахованного лица, отработанных в условиях труда, которые дают основания для зачисления специального стажа

14. «Норма тривалості роботи для її зарахування за повний місяць спецстажу (дні або години/хвилини)»

Норма продолжительности стажа для конкретного основания по условиям труда в зависимости от выбранного варианта необходимой единицы измерения в реквизитах 12, 13, т. е. количество дней или часов и минут в зависимости от действующего учета труда у страхователя в отчетном году для конкретного застрахованного лица, дающих право на зачисление специального стажа в отчетном периоде за полный календарный месяц

15. «№ наказу про проведення атестації робочого місця»

16. «Дата наказу про проведення атестації робочого місця»

Указываются реквизиты приказа о проведении аттестации рабочего места застрахованного лица, проведение которой предусматривает, в частности, санитарно-гигиенические исследования производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса, по которым подтверждается право работника на льготы и компенсации, связанные с занятостью в неблагоприятных условиях труда, для работников по спискам № 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, утвержденным постановлением КМУ «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях» от 16.01.2003 г. № 36

17. «Ознака СЕЗОН»

В соответствующей строке указывается один из кодов признака «сезон» в зависимости от принятой схемы и результатов учета на производстве с сезонным характером труда. Код 1 — полностью в пределах месяца; код 2 — незавершение в пределах месяца; код 3 — завершение в пределах месяца

 

Как заполнить реквизиты 18 — 21, было рассмотрено ранее в этом тематическом номере (см., в частности, с. 6).

 

Примеры заполнения по видам выплат

 

Отпускные

Отражают отпускные в Отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором они начислены.

При «переходящем» отпуске порядок отражения сумм отпускных в Отчете по ЕСВ будет зависеть от того, как работодатель осуществляет их начисление:

1. Если отпускные начисляются сразу за все дни отпуска, то в Отчете по ЕСВ за месяц, в котором они начислены, следует показать всю сумму отпускных: как за дни, приходящиеся на отчетный месяц, так и за дни, приходящиеся на следующий месяц.

2. Если отпускные начисляются «помесячно», то в Отчете по ЕСВ следует показать только сумму отпускных, приходящуюся на такой месяц.

Таблица 1. Оплата дней отпуска согласно п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 включается в фонд дополнительной заработной платы. Поэтому суммы отпускных в таблице 1 отражаются в строках, предназначенных для заработной платы.

Таблица 6. В таблице 6 отпускные отражаются отдельной строкой (т. е. отдельно от зарплаты и других выплат) с указанием в гр. 10 кода типа начислений «10».

При «переходящем» отпуске суммы отпускных показываются в таблице 6 отдельно за каждый месяц (с указанием в гр. 11 месяца, за который они начислены) в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце (п. 4.9 Порядка № 454).

Если при «переходящем» отпуске работодатель начисляет отпускные сразу за все дни отпуска, тогда ему в таблице 6 Отчета по ЕСВ за месяц, в котором они начислены, помимо суммы отпускных, приходящейся на отчетный месяц, нужно показать и суммы отпускных, приходящиеся на следующие месяцы. Такие суммы отражаются отдельными строками (по строке на каждый календарный месяц) сразу за строкой, в которой отражены отпускные за текущий месяц (п. 4.9 Порядка № 454).

Например, если в октябре 2013 года работнику начислены зарплата и отпускные, одна часть которых приходится на октябрь 2013 года, а вторая — на ноябрь 2013 года, то на такого работника нужно заполнить три строки: в одной строке отразится зарплата, во второй — отпускные, приходящиеся на октябрь 2013 года, в третьей — отпускные, приходящиеся на ноябрь 2013 года.

Если же отпускные начисляются «помесячно», то в таблице 6 отражаются только суммы отпускных, начисленные в отчетном месяце.

 

! Обратите внимание: компенсацию за неиспользованные дни отпуска необходимо отражать в таблице 6 не как начисление отпускных, а как зарплату — в одной строке с начисленной за отчетный месяц зарплатой.

Теперь перейдем к рассмотрению примеров.

 

Зарплата + отпускные, приходящиеся на один месяц. Пример. Работница Сторожук Ольга Викторовна находилась в ежегодном отпуске с 14.10.2013 г. по 25.10.2013 г. В октябре ей начислены:

1) отпускные в сумме 1890 грн, с которых удержан ЕСВ в размере 68,04 грн. (1890 грн. х 3,6 %);

2) зарплата за 13 раб. дн. октября в размере 2260,87 грн., с которой удержан ЕСВ в сумме 81,39 грн. (2260,87 грн. х 3,6 %).

Таблицу 6 за октябрь в этом случае нужно заполнить следующим образом:

img 1

 

Обратите внимание! Количество календарных дней нахождения в трудовых отношениях (гр. 15) заполняем по строке начисления зарплаты, а в строке отпускных проставляем прочерк.

«Переходящие» отпускные

Пример. Работник Соколов Игорь Петрович находился в ежегодном отпуске с 21.10.2013 г. по 08.11.2013 г.

В октябре 2013 года ему были начислены:

1) зарплата за октябрь в сумме 6086,96 грн.;

2) отпускные за все дни отпуска в сумме 6460 грн. Из них сумма отпускных:

— за октябрь 2013 года — 3740 грн.;

— за ноябрь 2013 года — 2720 грн.

Сумма ЕСВ в части удержаний:

1) с зарплаты — 219,13 грн. (6086,96 грн. х 3,6 %);

2) с отпускных:

— за октябрь — 134,64 грн. (3740 грн. х 3,6 %);

— за ноябрь — 97,92 грн. (2720 грн. х 3,6 %).

Таблицу 6 за октябрь в этом случае заполняем следующим образом:

img 2

 

В таблице 6 за ноябрь сумму отпускных не показываем.

 

Работник находится в отпуске полный месяц

Пример. Работник предприятия (Дорошенко Иван Иванович) уходит в ежегодный отпуск с 01.11.2013 г. по 30.11.2013 г. включительно. Сумма отпускных была начислена и выплачена ему в октябре 2013 года и составила 4000 грн. Сумма зарплаты за октябрь 2013 составила 3500 грн.

Таблицу 6 за октябрь следует заполнить следующим образом:

img 3

 

В таблице 6 за ноябрь, несмотря на то что работнику не будут начислены никакие выплаты, все равно нужно заполнить строку на такого работника с указанием в гр. 15 количества календарных дней, в течение которых работник пребывал в трудовых отношениях с предприятием:

img 4

 

Обратите внимание! При заполнении таблицы 1 приложения 4 за ноябрь такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

 

Выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПД)

Правила отражения выплат по ГПД:

1. В Отчете по ЕСВ отражаются выплаты только по тем ГПД, которые заключены с обычными физлицами. Если ГПД заключен с предпринимателем и выполняемые им работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности из извлечения из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, то ЕСВ в этом случае не взимается, и соответственно в Отчете по ЕСВ такие суммы не показываются.

2. Вознаграждение по ГПД отражается в Отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором начислено такое вознаграждение.

Таблица 5. Заполняется в том случае, если в отчетном месяце происходит заключение ГПД или его окончание. Если в течение отчетного периода страхователем с застрахованным лицом был заключен и расторгнут гражданско-правовой договор, на такое застрахованное лицо запись о дате начала и прекращения гражданско-правовых отношений осуществляется в одной строке.

Если в отчетном месяце с одним физическим лицом были заключены и расторгнуты два ГПД, то в таблице 5 на такое лицо необходимо заполнить две строки.

В гр. 7 таблицы 5 проставляем код «3» («особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру»), а в графе 8 ставим «1» (если работы по ГПД выполняет работник предприятия) или «0» (если работы выполняет физлицо, не являющееся работником предприятия).

Таблица 6. Основные правила:

1. Если ГПД заключен с работником предприятия, т. е. помимо выплаты по ГПД, лицо получает и зарплату, то выплаты по ГПД отражаются отдельной строкой после зарплаты.

2. Если работы выполняются больше календарного месяца, то суммы вознаграждения показываются в таблице 6 отдельно за каждый месяц (на каждый месяц заполняется отдельная строка) в сумме, которая определяется путем деления дохода, выплаченного по результатам работы, на количество месяцев, за который он начислен (ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ).

3. В графе 9 «Код категорії ЗО» ставится код «26» («особи, які працюють за угодами ЦПХ»).

4. Графа 10 «Код типу нарахувань» заполняется в том случае, если работы по ГПД выполняются больше месяца. В этом случае в графе 10 ставится «1». Если работы будут выполнены в течение месяца, графа 10 не заполняется.

5. В графе 15 проставляется количество дней, на которые приходится период отношений по ГПД. Если работы по ГПД выполняются работником предприятия, то реквизит 15 заполняется по строке начисления зарплаты, а в строке ГПД проставляется прочерк.

6. В графе 17 отражаем всю сумму вознаграждения, приходящегося на календарный месяц.

7. В графе 18 отражаем сумму вознаграждения, приходящегося на календарный месяц, с учетом предельного дохода, с которого взимают ЕСВ. То есть здесь отражаем сумму вознаграждения, с которого взимали взнос после применения максимальной величины к зарплате, а затем уже к вознаграждению.

Теперь перейдем к рассмотрению конкретных примеров.

 

Работы по договору гражданско-правового характера выполняются в течение нескольких месяцев

Пример. Предприятие 14.10.2013 г. заключило договор гражданско-правового характера на выполнение работ с физическим лицом — Крамаренко Светланой Сергеевной (не является частным предпринимателем). Акт выполненных работ подписан 16.11.2013 г. Сумма вознаграждения по договору составила 10000 грн.

 

Таблица 5 за октябрь. В ней показываем дату начала отношений по ГПД.

img 5

 

Таблица 6 за октябрь. Несмотря на то что физлицу, выполняющему работы по ГПД, в октябре не будут начислены выплаты, в таблице 6 за октябрь на него все равно нужно заполнить строку, указав количество календарных дней, в течение которых физлицо находилось в гражданско-правовых отношениях, в отчетном месяце.

img 6

 

Обратите внимание! При заполнении таблицы 1 приложения 4 за октябрь физическое лицо учитывается в показателе «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру».

Таблица 5 за ноябрь. Указываем дату окончания отношений по договору гражданско-правового характера, указав в графе 7 код категории застрахованного лица — «3» (см. с. 21).

img 7

 

Таблица 6 за ноябрь

img 8

 

Работы выполнены в одном месяце.

Пример. Предприятие заключило договор гражданско-правового характера на выполнение работ с работницей предприятия — Трофименко Алисой Сергеевной. Срок выполнения работ: с 16.10.2013 г. по 31.10.2013 г. Сумма вознаграждения — 16000 грн.

Кроме того, работнице в октябре была начислена зарплата в сумме 5000 грн.

Таблицы 5 и 6 за октябрь будут заполнены следующим образом:

Таблица 5

img 9

 

Таблица 6

img 10

 

Больничные

Отражают больничные в Отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором они начислены, на основании полученного от работника листка нетрудоспособности.

«Переходящие» больничные отражаются в месяце, когда работник предоставил листок нетрудоспособности.

Правила заполнения таблицы 6:

1. Больничные показывают в таблице 6 отдельной строкой (отдельно от других выплат) с отражением в гр. 9 кода застрахованного лица «29». Отражают их после строк, в которых приведены начисленная работнику заработная плата и вознаграждения по гражданско-правовым договорам.

2. Для заполнения таблицы 6 не имеет значения, за счет каких средств финансируется выплата больничных: за счет средств предприятия или за счет фондов социального страхования. И те, и другие выплаты, приходящиеся на один месяц, отражаются одной строкой.

3. Если дни болезни приходятся на один месяц — заполняется одна строка. Графа 15 заполняется только в том случае, если по этому работнику не было строки с начисленной зарплатой. Иначе период трудовых отношений показываем по строке зарплаты.

4. Если дни болезни приходятся на несколько месяцев, то для целей заполнения таблицы 6 сумму больничных следует разбить на несколько строк — по одной строке на каждый календарный месяц, на которые приходятся дни болезни работника. Распределять больничные следует пропорционально дням болезни, приходящимся на каждый месяц. При этом в графе 10 таблицы 6 проставляется прочерк, поскольку согласно п. 4.9 Порядка № 454 код «1» не применяется при отражении больничных даже в тех случаях, когда они приходятся на несколько месяцев. В свою очередь, в графе 11 следует указать месяц, на который приходятся дни болезни.

А теперь покажем на примерах порядок заполнения таблицы 6 в случае начисления больничных.

 

Больничный, приходящийся на один месяц Пример. Работница Христенко Ирина Петровна находилась на больничном с 7 по 23 октября 2013 года. За октябрь ей начислены:

— зарплата — 2000 грн.;

— больничные — 18000 грн.

Таблица 6 за октябрь будет заполнена следующим образом:

img 11

 

«Переходящие» больничные. Пример. Работница Петренко Ольга Ивановна находилась на больничном с 7 октября по 10 ноября 2013 года включительно. Сумма больничных, приходящихся на октябрь, составила 14250 грн., на ноябрь — 4500 грн. Сумма зарплаты за отработанные дни октября составила 1600 грн., за отработанные дни ноября — 6000 грн.

Таблица 6 за октябрь:

img 12

 

Таблица 6 за ноябрь:

img 13

 

Пособие по беременности и родам

В первую очередь отметим, что ЕСВ облагается только то пособие по беременности и родам, которое начислено после 01.07.2013 г. Пособие, начисленное до 01.07.2013 г., в том числе и за дни после этой даты, ЕСВ не облагается.

Пособие по беременности и родам отражается в Отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором оно начислено на основании полученного от работника листка нетрудоспособности — за все 126 (140 или 180) календарных дней отпуска. Вся сумма пособия попадет в таблицу 1 формы № Д4 месяца, в котором начислено пособие в бухучете.

Таблица 5:

— в месяце ухода работницы в отпуск в связи с беременностью и родами: заполняем строку, в которой указываем в графе 7 код «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах»), в графе 11 — день начала отпуска;

в месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами: заполняем строку, в которой указываем в графе 7 — «5», в графе 11 — дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами.

Если работница сразу после отпуска по беременности и родам уходит в отпуск по уходу за ребенком до трех лет, то на нее дополнительно заполняем строку в таблице 5 (в месяце, на который приходится первый день отпуска), в которой указываем в графе 7 — «6»особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»), в графе 11 «дата початку» — дату первого дня отпуска.

Таблица 6. Заполняем столько строк, на сколько месяцев приходится отпуск в связи с беременностью и родами.

Зарплата, начисленная в отчетном месяце, на который приходится отпуск в связи с беременностью и родами, отражается в отдельной строке. Выплаты работнику нужно отражать в следующей последовательности:

а) заработная плата;

б) вознаграждение по гражданско-правовому договору;

в) больничные;

г) пособие по беременности и родам.

В графе 9 необходимо указать «Код категорії ЗО». Такие коды указаны в приложении 2 к Порядку № 454. Приведем их в таблице.

Категория работников

Код категории застрахованного лица

Работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам и получающие пособие по беременности и родам

42

Работницы — инвалиды предприятий, учреждений, организаций, находящиеся в отпуске по беременности и родам и получающие пособие по беременности и родам

43

Работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам и получающие пособие по беременности и родам, которые работают на предприятиях и в организациях всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществах УТОГ и УТОС, в которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов равен не менее 25 % суммы расходов на оплату труда, и на которые начисляют единый взнос в размере 5,3 % на весь фонд оплаты труда

44

Работницы-инвалиды, находящиеся в отпуске по беременности и родам и получающие пособие по беременности и родам, которые работают на предприятиях и в организациях общественных организаций инвалидов, в которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов равен не менее 25 % суммы расходов на оплату труда, и на которые начисляют единый взнос в размере 5,5 % на фонд оплаты труда работающих инвалидов

45

 

В графе 10 таблицы 6 проставляем прочерк, поскольку согласно п. 4.9 Порядка № 454 код «1» не применяется для отражения пособий даже в тех случаях, когда они приходятся на несколько месяцев.

В графе 11 указываем месяц, на который приходится отпуск по беременности и родам.

Графа 15 — заполняем только в случае, если нет начисления зарплаты или больничного (тогда ее заполняем по этой строке). Если за месяц начислены больничные и пособие в связи с беременностью и родами, то графу 15 заполняем по строке больничных.

Графа 16 — указываем количество календарных дней нахождения в отпуске по беременности и родам.

Графа 17 — указываем сумму пособия, приходящуюся на соответствующий месяц, без применения максимальной величины дохода в целях начисления ЕСВ.

Графа 18 — указываем сумму пособия, с которой взимается ЕСВ, с учетом применения максимальной величины дохода.

Графа 19 — указываем удержанный из суммы пособия ЕСВ (гр. 17 х 2 %).

Пример. Работница Яковенко Ирина Петровна уходит в отпуск по беременности и родам с 07.10.2013 г. по 09.02.2014 г. (126 к. дн.). Предположим, среднедневная з/п для расчета пособия по беременности и родам — 230 грн.

В октябре работнице начислены:

1) пособие по беременности и родам в сумме 28980 грн. (230 грн. х 126 к. дн.).

Из них:

за октябрь: 230 грн. х 25 к. дн. = 5750 грн.

ЕСВ в части удержаний: 5750 грн. х 2 % = 115 грн.;

за ноябрь: 230 грн. х 30 к. дн. = 6900 грн.

ЕСВ в части удержаний: 6900 грн. х 2 % = 138 грн.;

— за декабрь: 230 грн. х 31 к. дн. = 7130 грн.

ЕСВ в части удержаний: 7130 грн. х 2 % = 142,60 грн.;

— за январь: 230 грн. х 31 к. дн. = 7130 грн.

ЕСВ в части удержаний: 7130 грн. х 2 % = 142,60 грн.;

— за февраль: 230 грн. х 9 к. дн. = 2070 грн.

ЕСВ в части удержаний: 2070 грн. х 2 % = 41,40 грн.;

2) зарплата за октябрь — 1217,39 грн.

ЕСВ в части удержаний: 1217,39 х 3,6 % = 43,83 грн.

Таблица 5 за октябрь:

img 14

 

Таблица 6 за октябрь:

img 15

 

Обратите внимание! В таблице 6 формы № Д4, которую будем подавать за будущие месяцы отпуска (ноябрь, декабрь, январь), на работницу не нужно заполнять строку.

 

В отчете за февраль 2014 года опять заполняем таблицу 5. В ней ставим дату окончания отпуска по беременности и родам. Если работница уходит сразу в отпуск по уходу за ребенком, на нее дополнительно заполняем строку в таблице 5, в графе 11 которой указываем дату первого дня отпуска по уходу за ребенком до трех лет.

img 16

 

комплексный Пример заполнения

 

Предприятие ООО «Лето» отнесено к 23 классу профессионального риска. Код согласно ДК 009:2010 — 46.36 (оптовая торговля сахаром, шоколадом и кондитерскими изделиями). Ставка ЕСВ в части начислений — 37,26 %.

Данные о начисленных выплатах физлицам за октябрь 2013 года представлены в таблице.

№ п/п

Ф.И.О. застрахованного лица, идентификационный номер

Начисления за октябрь 2013 года

ИТОГО

Зарплата

Отпускные

Компенсация за неиспользованный отпуск

Больничные

Пособие по беременности и родам

Вознаграждение по ГПД

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

Криворучко Вячеслав Викторович

(ИНН 1111111111)

20000,00

20000,00

2

Бондар Виктория Викторовна

(ИНН 2222222222)

Принята на работу 07.10.2013 г. по направлению центра занятости на созданное новое рабочее место. Имеет дополнительные гарантии в содействии трудоустройству (мать двоих детей в возрасте до 6 лет)

3500,00

3500,00

3

Надточий Валентина Петровна

(ИНН 3333333333)

Уволилась по собственному желанию 22.10.2013 года. Выплачена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 2000 грн.

4000,00

 —

2000,00

6000,00

4

Тур Светлана Алексеевна

(ИНН 4444444444)

С 07.10.2013 г. ушла в отпуск по беременности и родам. Среднедневная з/п для расчета пособия по беременности и родам — 344,26 грн.

1000,00

 —

 —

 —

октябрь

8606,50

 —

44376,76

ноябрь

10327,80

декабрь

10672,06

январь

10672,06

февраль

3098,34

5

Гончар Николай Петрович

(ИНН 5555555555)

Инвалид II группы

4500,00

4500,00

6

Коноваленко Светлана Петровна

(ИНН 6666666666)

Больничные с 23.09. 2013 года по 10.10.2013 г.

Больничные:

— сентябрь — 774 грн. (129 грн. х 6 р.дн), из них оплата первых 5 дней нетрудоспособности — 645 грн. (129 грн. х 5 р.д.);

— октябрь — 1032 грн. (129 грн. х 8 р. дн.).

2857,14

 —

 —

сентябрь

774,00

 —

 —

 —

4663,14

октябрь

1032,00

7

Иванов Игорь Иванович

(ИНН 7777777777)

Отпуск с 21.10.2013 г. по 31.10.2013 г.

6086,96

3452,35

 —

 —

 —

 —

 —

 —

9539,31

8

Руденко Сергей Николаевич

(ИНН 8888888888)

С 18.09.2013 г. по 31.10.2013 г. выполнял работу по договору подряда (не предприниматель). Акт выполненных работ подписан 31.10.2013 г. В этот же день выплачена вся сумма, положенная по договору.

 —

 —

 —

 —

сентябрь

4000,00

8000,00

октябрь

4000,00

Итого

47396,45

1806,00

43376,76

8000,00

100579,21

 

Данные о суммах начисленного и удержанного ЕСВ представим в таблице (см. с. 26).

ЕСВ в части начислений

ЕСВ в части удержаний

Ф.И.О. застрахованного лица, идентификационный номер

База ЕСВ

Сумма начисленных взносов

База ЕСВ

Сумма удержанных взносов

37,26 %

8,41 %

33,2 %

34,7 %

37,26 %

8,41 %

33,2 %

34,7 %

3,6 %

2 %

2,6 %

3,6 %

2 %

2,6 %

Б*

ПБР**

Б

ПБР

Б

ПБР

Б

ПБР

Криворучко Вячеслав Викторович

(ИНН 1111111111)

19499,00

 —

 —

 —

7265,33

 —

 —

 —

19499,00

 —

 —

701,96

 —

 —

Бондар Виктория Викторовна

(ИНН 2222222222)

3500,00

 —

 —

 —

1304,10

 —

 —

 —

3500,00

 —

 —

126,00

 —

 —

Надточий Валентина Петровна

(ИНН 3333333333)

6000,00

 —

 —

 —

2235,60

 —

 —

 —

6000,00

216,00

 —

 —

Тур Светлана Алексеевна

(ИНН 4444444444)

1000,00

43376,76

372,60

 —

14401,08

 —

1000,00

43376,76

 —

36,00

 —

867,54

 —

Гончар Николай Петрович

(ИНН 5555555555)

 —

4500,00

 —

 —

 —

378,45

 —

 —

4500,00

 —

 —

162,00

 —

 —

Коноваленко Светлана Петровна

(ИНН 6666666666)

2857,14

1806,00

 —

1064,57

 —

599,59

 —

2857,14

1806,00

 —

102,86

36,12

 —

Иванов Игорь Иванович

(ИНН 7777777777)

9539,31

 —

 —

 —

3554,34

 —

 —

 —

9539,31

 —

 —

343,42

 —

 —

Руденко Сергей Николаевич

(ИНН 8888888888)

 —

 —

 —

8000,00

 —

 —

 —

2776,00

 —

 —

8000,00

 —

 —

208,00

ИТОГО

42395,45

4500,00

1806,00

43376,76

8000,00

15796,54

378,45

599,59

14401,08

2776,00

46895,45

1806,00

43376,76

8000,00

1688,24

36,12

867,54

208,00

* Больничные.

** Пособие по беременности и родам.

 

img 17 
img 18

img 19
img 20

img 21
img 22

img 23
img 24

img 25
img 26

img 27

img 28

img 29

 

Исправление ошибок

 

Как и для других форм отчетности, для отчета по форме № Д4 также характерным является то, что при его заполнении иногда допускаются ошибки. Их исправление, начиная с 01.10.2013 г., регламентируется разд. V Порядка № 454. На его положения и будем ориентироваться далее.

Что касается ошибок, допущенных при заполнении формы № Д4, то самым желательным вариантом их исправления является случай, когда они выявлены до окончания предельного срока подачи отчета. В таком случае в соответствии с п. 5.1 Порядка № 454 страхователь имеет право до окончания срока подачи этого отчета повторно сформировать и подать его в орган доходов и сборов по месту постановки на учет.

Действующим считается последний электронный или бумажный отчет, поданный страхователем до окончания сроков подачи отчетности, т. е. не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным (а в случае, если 20 число приходится на выходной день, — не позднее следующего за ним рабочего дня).

Если же до окончания предельного срока подачи отчета ошибку(и), допущенную(ые) в нем, обнаружить не удалось, то ее(их) придется исправлять уже после его окончания. В таком случае желательно, чтобы сделано это было самостоятельно, а не органом ПФУ или Миндоходов.

В соответствии с п. 5.2 Порядка № 454 в случае самостоятельного выявления страхователем недостоверных сведений, которые поданы после окончания отчетного периода и/или накоплены в электронных базах данных персонифицированного учета, он должен подать в соответствующий территориальный орган доходов и сборов:

— необходимые отменяющие документы относительно выявленных недостоверных сведений о застрахованном лице;

— начальные документы с указанными правильными сведениями на одно застрахованное лицо;

— пояснительную записку в произвольной форме относительно изменения сведений.

Если же недостоверные сведения о застрахованных лицах, которые поданы и/или накоплены в электронных базах данных персонифицированного учета, обнаружены органом ПФУ, о чем тот уведомляет орган доходов и сборов, то в соответствии с п. 5.4 Порядка № 454 орган Миндоходов в течение 2 рабочих дней уведомляет страхователя о выявлении недостоверных данных. В свою очередь страхователь обязан при этом подать в соответствующий орган доходов и сборов в течение следующих 10 рабочих дней необходимые отменяющие документы о выявленных недостоверных данных о застрахованном лице и одновременно исходные документы с указанными правильными сведениями на одно застрахованное лицо. Подача пояснительной записки в таком случае законодательством не предусмотрена.

Следует отметить, что отменяющие документы к системе персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах предоставляются, если страхователем была допущена ошибка в реквизитах (кроме сумм), что касается страхователя или застрахованного лица. Изменения в суммах начисленной заработной платы или дохода и в связи с этим начисленных сумм ЕСВ за отчетный месяц при формировании и подаче отменяющих документов не допускаются.

В соответствии с п. 5.7 Порядка № 454 в случае, если страхователем были допущены ошибки в реквизитах (кроме сумм), касающиеся страхователя или застрахованного лица, страхователь должен сформировать и подать вместе с отчетом за текущий отчетный период отчет за предыдущий период, содержащий:

— перечень таблиц отчета;

— соответствующую таблицу со статусом «отменяющая» со сведениями, которые были ошибочными, на одного или нескольких застрахованных лиц;

— соответствующую таблицу со статусом «начальная» с указанными правильными сведениями на одно или нескольких застрахованных лиц.

При этом отчет, сформированный для исправления ошибок за предыдущие отчетные периоды, не должен содержать таблицы 1 — 4 формы № Д4.

Если страхователь за один и тот же отчетный период подает таблицы со статусами «отменяющая» и «дополнительная», то они согласно п5.8 Порядка № 454 должны подаваться с отдельными титульными листами (как два отдельных отчета).

Иногда случается, что страхователь ошибочно подает отчет не за отчетный период, а за предыдущий. В таком случае для исправления ошибки, отчитываясь за текущий период, страхователь должен подать два отчета: отчет за предыдущий период и отчет за текущий период (п. 5.3 Порядка № 454).

Поскольку ранее мы сосредоточили ваше внимание на заполнении только тех таблиц Отчета, которые подают обычные страхователи, то и рассмотрение исправления ошибок будем вести в разрезе этих таблиц.

Таблица 1. Начисление единого взноса

Таблица 1 отчета по форме № Д4 состоит из заглавной и табличной части, причем первая из них содержит сведения о страхователе, в то время как во второй приводятся данные, выраженные исключительно в денежных единицах. Приложение к таблице также содержит, в основном, показатели, измеряемые в гривнях, однако в его строках 3.5, 3.6 и 4 указывают и не денежные показатели.

При выявлении ошибок до окончания предельного срока подачи отчета по форме № Д4 достаточно сформировать и подать его заново, исправив в нем некорректные данные, внесенные в таблицу 1.

Если же ошибка в таблице обнаружена после окончания предельного срока подачи отчета, то исправлять ее придется с помощью строки 6 или 7 таблицы 1. При этом строка 6 служит для доначисления и/или доудержания ЕСВ в связи с исправлением ошибки, допущенной в предыдущих отчетных периодах, а строка 7 наоборот — для уменьшения суммы ЕСВ в связи с исправлением ошибки, допущенной в предыдущих отчетных периодах.

Рассмотрим порядок исправления ошибок по начисленному доходу и ЕСВ, подлежащих отражению в таблице 1, на следующих примерах.

 

Пример. Гражданин Украины Шик Василий Остапович, работающий в ООО «Артемида», в сентябре в течение 5 дней находился в отпуске без сохранения заработной платы, при этом сумма начисленной ему заработной платы за месяц составила 6300 грн. (15 фактически отработанных дней : 21 рабочий день х 8820 грн.). Сумма ЕСВ, начисленного на его заработную плату, — 3131,10 грн. (процент начислений составляет 49,7 %), удержанного из его заработной платы, — 226,80 грн.

После 21.10.2013 г. обнаружено, что в действительности в сентябре работник отработал 16, а не 15 рабочих дней, в связи с чем сумма начисленной ему заработной платы должна быть увеличена на 420 грн., сумма начисленного ЕСВ — на 208,74 грн., а сумма удержанного ЕСВ — на 15,12 грн. соответственно.

Об отражении исправления такой ошибки в таблице 6 отчета по форме № Д4 за октябрь 2013 года смотрите на с. 41 тематического номера, а вот в таблице 1 ООО «Артемида» должно указать соответствующие данные в следующих строках:

<…>

6

Донараховано та/або доутримано єдиний внесок у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 6.1 + р. 6.2 + р. 6.3)

223,86

6.1

Донараховано єдиний внесок (крім сум, зазначених у р. 6.2)

208,74

6.1.1

36,76 — 49,7 %

208,74

<…>

6.3

Додатково утримано єдиний внесок

15,12

6.3.1

3,6 %

15,12

<…>

6.4

Сума виплат, на яку донараховано єдиний внесок

420,00

<…>

8

Загальна сума єдиного внеску, що підлягає сплаті, всього (р. 3 + р. 5 + р. 6 - р. 7)

+ 223,86

у тому числі

 

8.1

р. 3.1.1 + р. 6.1.1 - р. 7.1.1 (36,76 — 49,7 %)

+ 208,74

<…>

8.9

р. 5.1 + р. 6.3.1 - р. 7.3.1 (3,6 %)

+ 15,12

<…>

 

Пример. Гражданин Украины Шик Василий Остапович, работающий в ООО «Артемида», в сентябре в течение 10 дней (рабочими из которых оказались 7 дней) находился в отпуске без сохранения заработной платы, при этом сумма начисленной ему заработной платы за месяц составила 6300 грн. (15 фактически отработанных дней : 21 рабочий день х 8820 грн.). Сумма ЕСВ, начисленного на его заработную плату, составляла 3131,10 грн. (процент начислений составляет 49,7 %), сумма ЕСВ, удержанного из его заработной платы, — 226,80 грн.

После 21.10.2013 г. обнаружено, что в действительности в сентябре работник отработал 14, а не 15 рабочих дней, в связи с чем сумма начисленной ему заработной платы должна была быть уменьшена на 420 грн., сумма начисленного ЕСВ — на 208,74 грн., а сумма удержанного ЕСВ — на 15,12 грн. соответственно.

При этом в таблице 1 отчета по форме № Д4 ООО «Артемида» за октябрь 2013 года необходимо было указать такие данные в следующих
строках:

<…>

7

Зменшено суму єдиного внеску у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 7.1 + р. 7.2 + р. 7.3)

223,86

7.1

Зменшено нарахування (крім сум, зазначених у р. 7.2)

208,74

7.1.1

36,76 - 49,7 %

208,74

<…>

7.3

Зменшено утримань

15,12

7.3.1

3,6 %

15,12

<…>

7.4

Сума виплат, на яку зайво нараховано єдиний внесок

420,0

<…>

8

Загальна сума єдиного внеску, що підлягає сплаті, всього (р. 3 + р. 5 + р. 6 - р. 7)

- 223,86

 

у тому числі

 

8.1

р. 3.1.1 + р. 6.1.1 - р. 7.1.1 (36,76 - 49,7 %)

- 208,74

<…>

8.9

р. 5.1 + р. 6.3.1- р. 7.3.1 (3,6 %)

- 15,12

<…>

 

Таблица 5. Сведения о трудовых отношениях лиц

Раздел V Порядка № 454 различает ошибки, допущенные в реквизитах (кроме сумм), касающиеся страхователя или застрахованного лица, и ошибки, допущенные в суммах начисленной заработной платы или дохода и в связи с этим начисленных суммах ЕСВ. В зависимости от вида ошибок отличается и способ их исправления. Ввиду характера данных, вносимых в таблицу 5 (никаких данных о суммах начисленной заработной платы, дохода или ЕСВ здесь указывать не нужно), сразу следует отметить: в этой таблице возможно допустить только первую разновидность ошибок.

При выявлении в таблице 5 ошибок до окончания предельного срока подачи отчета по форме № Д4 страхователь может повторно сформировать и подать его в орган Миндоходов по месту постановки на учет. При этом нужно всего-навсего исправить обнаруженные ошибки в этой таблице отчета, остальные таблицы при этом оставив в неизменном виде (конечно, если в них не были выявлены ошибки в течение того времени, которое прошло от последней подачи отчета до подачи отчета с исправленными данными).

А вот в случае, когда предельный срок подачи отчета по форме № Д4 истек, существуют разные варианты исправления ошибок, которые зависят от характера последних.

Если страхователь самостоятельно обнаруживает ошибки, допущенные в любой из граф таблицы 5, он, как предписывает п. 5.2 Порядка № 454, обязан подать в соответствующий территориальный орган доходов и сборов необходимые отменяющие документы о выявленных недостоверных сведениях о застрахованном лице, начальные документы с указанными правильными сведениями на одно застрахованное лицо и пояснительную записку об изменении сведений.

 

Пример30.09.2013 г. ООО «Артемида» заключило трудовой договор с гражданином Украины Цуриковым Егором Геннадиевичем (идентификационный номер — 1234567890). 02.10.2013 г. при этом был сформирован и подан в орган Миндоходов отчет по форме № Д4 за сентябрь, в таблице 5 которого об этом застрахованном лице ошибочно были внесены следующие данные:

<…>

5. № з/п

6. Громадянин України (1 — так, 0 — ні)

7. Категорія особи*

8. Дого-вір ЦПХ за основ-ним місцем роботи (1 — так, 0 — ні)

9. Номер облікової картки ЗО

10. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО

11. Період трудових відносин, відносин за договорами цивільно-правового характеру та відпусток

12. Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований даний працівник**

13. Підстава для при-пи-нення трудових відносин

дата початку

дата закін-
чення

1

1

1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

6

Цуріков

Ігор

Геннадійович

3

0

 

Как видим, ошибки допущены в идентификационном номере (графа 9) и имени (графа 10) застрахованного лица.

Для исправления указанных ошибок ООО «Артемида» должно, во-первых, подать точно так же заполненную таблицу 5 с тем только отличием, что ее статус, указанный в графе 4, должен быть «отменяющая». Во-вторых, в таблице 5, которая будет иметь статус «начальная», необходимо отразить правильно заполненные данные (которые будут приведены в следующем примере), а в-третьих, в орган Миндоходов следует подать также пояснительную записку произвольной формы о замене сведений.

Если нужно полностью отменить сведения, указанные в таблице 5 отчета по форме № Д4, подаются только отменяющие документы о выявленных недостоверных сведениях о застрахованном лице.

Пример30.09.2013 г. ООО «Артемида» заключило трудовой договор с гражданином Украины Цуриковым Егором Геннадиевичем (идентификационный номер — 1234567890). 02.10.2013 г. при этом был сформирован и подан в орган Миндоходов отчет по форме № Д4 за сентябрь, таблица 5 которого выглядела следующим образом (других лиц в течение месяца ООО на работу не принимало, не увольняло, равно как и не отправляло в отпуска в связи с беременностью и родами или для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или для ухода за ребенком от 3-летнего возраста до достижения им 6-летнего возраста):

<…>

5. № з/п

6. Громадянин України
(1 — так, 0 — ні)

7. Категорія особи*

8. Договір ЦПХ за основним місцем роботи
(1 — так, 0 — ні)

9. Номер облікової картки ЗО

10. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО

11. Період трудових відносин, відносин за договорами цивільно-правового характеру та відпусток

12. Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований даний працівник**

13. Підстава для припинення трудових відносин

дата початку

дата закінчення

1

1

1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

Цуріков

Єгор

Геннадійович

3

0

 

При этом в графе 4 таблицы 5 должен быть указан тип таблицы «начальная».

В октябре в судебном порядке была доказана недееспособность гражданина Цурикова, в результате чего заключенный им трудовой договор с ООО «Артемида» был признан недействительным.

В таком случае ООО обязано подать в орган Миндоходов отменяющую таблицу 5 с приведением в ней данных, аналогичных тем, которые содержались в начальной таблице 5.

Однако на практике чаще встречаются другие виды ошибок. Случается так, что в таблице 5 отчета по форме № Д4 страхователь может не указать застрахованное лицо, с которым был заключен или расторгнут трудовой договор в предыдущем периоде. Реже не отражают отправление работников в отпуска в связи с беременностью и родами или для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и для ухода за ребенком от 3-летнего возраста до достижения им 6-летнего возраста. В случае допущения таких ошибок вместе с отчетом за текущий отчетный период страхователь обязан подать отчет за предыдущий период, который должен содержать: титульный лист (перечень таблиц отчета), данные на это застрахованное лицо с указанием статуса таблицы 5 — дополнительная.

 

Пример30.09.2013 г. ООО «Артемида» заключило трудовой договор с гражданином Украины Цуриковым Егором Геннадиевичем (идентификационный номер — 1234567890). 02.10.2013 г. при этом был сформирован и подан в орган Миндоходов отчет по форме № Д4 за сентябрь, в таблицу 5 которого данные об этом застрахованном лице ошибочно не были внесены.

В таком случае при невыявлении ошибки до окончания предельного срока подачи отчета по форме № Д4 за сентябрь (т. е. не позднее 21.10.2013 г.) ООО «Артемида» должно внести соответствующие данные в отчет за октябрь, который необходимо будет подать в орган Миндоходов вместе с отчетом за сентябрь (не позднее 20.11.2013 г.). При этом исправленный отчет за сентябрь должен содержать: титульный лист (перечень таблиц отчета), данные на Цурикова Егора Геннадиевича с указанием статуса таблицы 5 — дополнительная.

Следующая в нашем перечне таблиц отчета по форме № Д4 — таблица 6.

Таблица 6. Сведения о начислении заработной платы (дохода) застрахованным лицам

В отличие от предыдущей, таблица 6 содержит сведения как о страхователе и застрахованных лицах, так и о суммах дохода, заработной платы и соответственно начисленного ЕСВ. Следовательно в таблице 6 могут быть допущены ошибки разных видов.

Независимо от вида ошибок в случае выявления последних до окончания предельного срока подачи отчета по форме № Д4 их можно исправить, подав новый отчет за такой отчетный период. При этом в соответствии с абз. 2 п. 5.1 Порядка № 454 действующим будет считаться последний электронный или бумажный отчет, поданный страхователем до окончания законодательно установленных сроков подачи отчетности.

Если же в течение указанного срока времени ошибка в отчете не выявлена, придется считаться с видом допущенных ошибок.

При выявлении страхователем самостоятельно недостоверных сведений, поданных после окончания отчетного периода и/или накопленных в электронных базах данных персонифицированного учета, страхователь подает в соответствующий территориальный орган Миндоходов необходимые отменяющие документы по выявленным недостоверным сведениям о застрахованном лице и одновременно начальные документы с указанными правильными сведениями на одно застрахованное лицо вместе с пояснительной запиской об изменении сведений.

При этом в соответствии с п. 5.5 Порядка № 454 отменяющие документы в систему персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах подаются, если страхователем была допущена ошибка в реквизитах (кроме сумм), касающаяся страхователя или застрахованного лица.

 

Пример. Гражданин Украины Шик Василий Остапович (идентификационный номер — 9876543210) в сентябре отработал в ООО «Артемида» по условиям трудового договора 21 рабочий день. Оклад работника составляет 8820 грн., в связи с чем сумма удержанного из его заработной платы ЕСВ составила 317,52 грн. При заполнении таблицы 6 в строке, отведенной для этого работника, была допущена следующая ошибка:

<…>

5. № з/п

6. Грома-дянин України
(1 — так, 0 — ні)

7. Чоловік — Ч, жінка — Ж

8. Номер облікової картки ЗО

9. Код категорії ЗО*

10. Код типу нарахувань**

11. Місяць та рік, за який проведено на-
рахування***

13. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності

15. Кількість календарних днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом звітного місяця

17. Загальна сума нарахованої заробітної плати /
доходу (усього з початку звітного місяця)

19. Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати / доходу)

20. Ознака наявності трудової книжки

(1 — так, 0 — ні)

22. Ознака нового робочого місця

(1 — так, 0 — ні)

грн.

коп.

12. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО

14. Кількість календарних днів без збереження заробітної плати****

16. Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

18. Сума нарахованої заробітної плати / доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок

21. Ознака наявності спецстажу

(1 — так, 0 — ні)

 

 

 

грн.

коп.

грн.

коп.

 

<…>

49

1

Ч

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0

 

1

 

1

0

9

2

0

1

3

 

 

 

 

3

0

 

 

 

 

 

8

8

2

0

0

0

 

 

 

3

1

7

5

2

1

0

Шик Василь Остапович

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

8

2

0

0

0

0

<…>

 

То есть вместо того, чтобы не заполнять графу 10, в ней был указан код «1». Напомним, в строках с суммами заработной платы (дохода, денежного обеспечения) и пособия по временной нетрудоспособности за отчетный период поле графы 10 должно оставаться пустым.

Для исправления такой ошибки ООО «Артемида» должно подать в орган Миндоходов также заполненную таблицу 6 со статусом «отменяющая», а в таблице со статусом «начальная» указать исправленные данные. Кроме того, придется подать пояснительную записку об изменении сведений.

Следует отметить, что изменения в суммах начисленной заработной платы или дохода и в связи с этим начисленных сумм ЕСВ за отчетный месяц при формировании и подаче отменяющих документов не допускаются.

Если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включаются в заработную плату того месяца, в котором были осуществлены такие доначисления.

При этом внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается только:

1) при отражении сумм перерасчета заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах;

2) при отражении сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах.

В случаях доначисления или уменьшения суммы страховых взносов в графе 10 таблицы 6 указываются коды типа начислений 2 — 9. Когда применяются те или иные из них, покажем в следующей таблице:

Код типа начислений

Содержание кода

Код типа начислений

2

сумма заработной платы (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), на которую страхователем самостоятельно доначислена сумма…

6

…единого взноса

…взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование за период до 01.01.2011 г.

3

сумма заработной платы (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), на которую страхователем самостоятельно уменьшена излишне начисленная сумма…

7

…единого взноса

…взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование за период до 01.01.2011 г.

4

сумма заработной платы (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), на которую при проверке органом Пенсионного фонда доначислена сумма…

8

…единого взноса

…взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование за период до 01.01.2011 г.

5

сумма заработной платы (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), на которую при проверке органом Пенсионного фонда уменьшена излишне начисленная сумма…

9

…единого взноса

…взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование за период до 01.01.2011 г.

 

Как видим, коды 2 — 5 отличаются от кодов 6 — 9 соответственно только тем, что первые применяются в случае, если доначисляют или уменьшают сумму ЕСВ на сумму заработной платы (дохода), начисленной в предыдущих отчетных периодах, в то время как вторые — если доначисляют или уменьшают сумму взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование за период до 01.01.2011 г., на сумму заработной платы (дохода), начисленной в предыдущих отчетных периодах.

Если доначисляют или уменьшают сумму ЕСВ на сумму заработной платы (дохода), начисленной в предыдущих отчетных периодах, органы доходов и сборов применяют коды типа начислений 11, 12:

11 — сумма заработной платы (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), на которую при проверке органами доходов и сборов доначислена сумма единого взноса;

12 — сумма заработной платы (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), на которую при проверке органами доходов и сборов уменьшена излишне начисленная сумма единого взноса.

При заполнении таблицы 6 на застрахованное лицо, в отношении дохода которого в предыдущих отчетных периодах была допущена ошибка, заполняется строка, в графе 10 которой указывается код типа начислений согласно вышеприведенной информации, в графе 11 — отчетный период (месяц и год), за который исправляется ошибка. В графах 17 — 19 при этом приводятся доначисленные или излишне начисленные ранее суммы дохода и ЕСВ. Обращаем ваше внимание: такие суммы подлежат отражению и в строках 6 — 7 таблицы 1 отчета по форме № Д4.

Пример. Гражданин Украины Шик Василий Остапович (идентификационный номер — 9876543210) в сентябре в течение 5 дней находился в отпуске без сохранения заработной платы, при этом сумма начисленной ему заработной платы за месяц составила 6300 грн. (15 фактически отработанных дней : 21 рабочий день х 8820 грн.). Сумма ЕСВ, начисленного на его заработную плату, в сентябре составила 3131,10 грн., а сумма ЕСВ, удержанного из заработной платы, — 226,80 грн.

После 21.10.2013 г. обнаружено, что в действительности в сентябре работник отработал 16, а не 15 рабочих дней, в связи с чем сумма начисленной ему заработной платы должна быть увеличена на 420 грн., сумма начисленного ЕСВ — на 208,74 грн., а сумма удержанного ЕСВ — на 15,12 грн. соответственно.

Поскольку ошибка обнаружена после окончания предельного срока подачи отчета по форме № Д4 за сентябрь, то исправить ее нужно при подаче отчетности за октябрь. Таблица 6 при этом (фрагмент, касающийся исправления данных за сентябрь в отношении работника Шика В. О.) должен выглядеть следующим образом:

<…>

5. № з/п

6. Грома-дянин України (1 — так, 0 — ні)

7. Чоловік — Ч, жінка — Ж

8. Номер облікової картки ЗО

9. Код категорії ЗО*

10. Код типу нарахувань**

11. Місяць та рік, за який проведено нарахування***

13. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності

15. Кількість календарних днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом звітного місяця

17. Загальна сума нарахованої заробітної плати / доходу (усього з початку звітного місяця)

19. Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати / доходу)

20. Ознака наявності трудової книжки

(1 — так, 0 — ні)

22. Ознака нового робочого місця

(1 — так, 0 — ні)

грн.

коп.

12. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО

14. Кількість календарних днів без збереження заробітної плати****

16. Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

18. Сума нарахованої заробітної плати / доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок

21. Ознака наявності спецстажу

(1 — так, 0 — ні)

 

 

 

грн.

коп.

грн.

коп.

 

<…>

50

1

Ч

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0

 

1

 

2

0

9

2

0

1

3

 

 

 

 

3

0

 

 

 

 

 

 

4

2

0

0

0

 

 

 

 

1

5

1

2

1

0

Шик Василь Остапович

 

 

-1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

2

0

0

0

0

<…>

 

Далее перейдем к рассмотрению порядка исправления ошибок в последней из таблиц отчета по форме № Д4, которой мы уделяем внимание в рамках этого тематического выпуска, — таблицы 7.

 

Таблица 7. Наличие оснований для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством

В таблице 7, как и в таблице 5 отчета по форме № Д4, не содержится никаких данных о заработной плате, дохода застрахованного лица, а соответственно и начисленного ЕСВ. Следовательно, в таблице могут быть допущены ошибки только одного типа — в реквизитах о страхователе или застрахованном лице.

В случае выявления в таблице 7 ошибок до окончания предельного срока подачи отчета по форме № Д4 страхователь может повторно сформировать и подать его в орган Миндоходов по месту постановки на учет. Исправить выявленные ошибки при этом необходимо только в таблице 7 отчета (если в других таблицах формы № Д4 не были обнаружены ошибки в течение времени, прошедшего от последней подачи отчета до подачи отчета с исправленными данными).

Если же ошибки выявлены после окончания предельного срока подачи отчета, применяют разные способы их исправления. Далее рассмотрим, какие именно.

В соответствии с п. 5.2 Порядка № 454 в случае выявления страхователем самостоятельно недостоверных сведений, указанных при заполнении граф таблицы 7, страхователь подает в соответствующий территориальный орган Миндоходов необходимые отменяющие документы о выявленных недостоверных сведениях о застрахованном лице и одновременно начальные документы с указанными правильными сведениями на одно застрахованное лицо вместе с пояснительной запиской об изменении сведений.

 

Пример. В ООО «Артемида» на условиях трудового договора работает инвалид по зрению I группы Миц Жанна Васильевна (идентификационный номер 0123456789). 30.09.2013 г. ей исполнилось 40 лет, после чего у нее появилось право на учет спецстажа в соответствии с действующим законодательством.

Поскольку в октябре ООО впервые должно было сформировать и подать в орган Миндохода таблицу 7 отчета по форме № Д4 за сентябрь 2013 года (других работников, имеющих право на учет спецстажа, общество не имеет), то в ней случайно была допущена следующая ошибка:

<…>

5. №

з/п

6. Громадя

нин України

7. Номер облікової картки ЗО

8. Код підстави для обліку спецстажу

10. Початок періоду

12. Кількість днів

13. Кількість годин, хвилин

15. № наказу про проведення атестації робочого місця

17. Ознака СЕЗОН

9. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО

11. Кінець періоду

14. Норма тривалості роботи для її зарахування за повний місяць спецстажу

(дні або години/хвилини)

16. Дата наказу про проведення атестації робочого місця

1

1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

З

П

З

0

1

8

А

2

3

0

 

 

0

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

1

1

Міц Жанна Василівна

3

0

 

 

2

1

 

 

 

 

 

 

0

1

0

9

2

0

1

2

 

То есть в коде основания для учета спецстажа (графа 8): вместо «ЗПЗ018А1» было указано «ЗПЗ018А2».

Для исправления указанной ошибки при ее выявлении после 21.10.2013 г. ООО «Артемида» должно подать в орган Миндоходов:

— так же заполненную таблицу 7 отчета по форме № Д4 с указанием в ней статуса «отменяющая»;

— таблицу 7 с исправленными показателями, имеющую статус «начальная»;

— пояснительную записку о замене сведений.

Если нужно полностью отменить сведения, указанные в таблице 7 отчета по форме № Д4, подаются только отменяющие документы по выявленным недостоверным сведениям о застрахованном лице.

 

Пример. В ООО «Артемида» на условиях трудового договора работает инвалид по зрению I группы Миц Жанна Васильевна (идентификационный номер 0123456789). 30.09.2013 г. ей исполнилось 40 лет, после чего у нее, как казалось, появилось право на учет спецстажа в соответствии с действующим законодательством.

В октябре ООО сформировало и подало в орган Миндоходов таблицу 7 отчета по форме № Д4. После проверки сведений о застрахованном лице оказалось, что оно не имеет стажа работы 10 лет, которые являются другим необходимым условием для учета спецстажа для такой категории работников.

В таком случае ООО «Артемида» должно было подать в орган Миндоходов таблицу 7, заполненную так же, как и таблица со статусом «начальная», с тем только отличием, что она, в свою очередь, будет иметь статус «отменяющая».

Случаются и противоположные ситуации, когда страхователь по тем или иным причинам не указал в таблице 7 отчет по форме № Д4 застрахованное лицо, имеющее основания для учета спецстажа. В таком случае, отчитываясь за следующий месяц, страхователь должен подать вместе с отчетом за текущий отчетный период отчет за предыдущий период, содержащий: титульный лист (перечень таблиц отчета), данные на это застрахованное лицо с указанием статуса таблицы 7 — «дополнительная».

 

Пример. В ООО «Артемида» на условиях трудового договора работает инвалид по зрению I группы Миц Жанна Васильевна (идентификационный номер 0123456789). 30.09.2013 г. ей исполнилось 40 лет, после чего у нее появилось право на учет спецстажа в соответствии с действующим законодательством (стаж работы — 15 лет).

В октябре ООО, упустив из внимания этот факт, не подало таблицу 7 отчета по форме № Д4 за сентябрь 2013 года (других работников, имеющих основания для учета спецстажа, общество не имеет).

Для исправления ситуации ООО «Артемида» обязано, отчитываясь за октябрь (что оно должно сделать до 20.11.2013 г. включительно), кроме отчета по форме № Д4 за октябрь, подать еще и отчет за сентябрь, который включает титульный лист, содержащий перечень таблиц отчета, а также надлежащим образом заполненную таблицу 7 со статусом «дополнительная». Само собой понятно, что отчет за октябрь также должен содержать таблицу 7 с данными о застрахованном лице, имеющем основания для учета спецстажа.

Вот так кратко об исправлении ошибок в отчете по форме № Д4. В заключение же пожелаем вам их просто не допускать.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше