1ДФ в вопросах и ответах

Вопрос

Ответ

1

2

Вопросы, связанные с подачей ф. № 1ДФ

Работник уходит в отпуск с 02.10.2013 г. Отпускные будут выплачены заранее — 20.09.2013 г.

Как правильно в ф. № 1ДФ за III и IV кварталы отразить такую операцию?

Если зарплата выплачивается регулярно и без задержек, то октябрьские отпускные, которые фактически будут выплачены в сентябре (т. е. в III квартале), можно смело показать в ф. № 1ДФ за IV квартал. В ф. № 1ДФ за III квартал отпускные фигурировать не будут (на это указывали и специалисты Миндоходов в консультации в разделе 103.25.1 ЕБНЗ). Нюансы заполнения ф. № 1ДФ за IV квартал:

— отпускные отражаются с «зарплатным» признаком дохода «101»;

— соблюдается равенство граф 4а «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» (т. е. суммы в этих графах будут одинаковые, несмотря на то что октябрьские отпускные фактически выплачены в предыдущем квартале)

С физлицом заключен договор об оказании услуг. 02.09.2013 г.предприятием начислен доход физлицу, который будет выплачен 04.10.2013 г.

Как отразить начисление и выплату такого дохода в ф. № 1ДФ?

В данном случае «зарплатные» правила, изложенные в абз. 2 п. 3.3 Порядка № 1020, не применяются. Так, начисление дохода необходимо отразить в графе 3а «Сума нарахованого доходу» в отчете за III квартал 2013 года, а выплату предстоит показать в графе 3 «Сума виплаченого доходу» в отчете за IV квартал 2013 года.

Напомним, что в графах 3а и 3 суммы дохода показываются полностью (без вычета НДФЛ и ЕСВ).

Что касается отражения сумм НДФЛ, то тут нужно отметить следующее.

Если налог будет перечислен в бюджет в момент начисления дохода (2 сентября, т. е. в III квартале), то графы 4а «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» следует заполнить при составлении отчета за III квартал 2013 года.

Если же налог будет перечислен одновременно с выплатой дохода (4 октября, т. е. в IV квартале), то в отчете за III квартал стоит заполнить только графу 4а, а в отчете за IV квартал — только графу 4. Аналогичным образом отчет заполнялся бы и в том случае, если бы доход выплачивался, к примеру, в ноябре. В этом случае НДФЛ нужно было бы перечислить не позднее 30 октября 2013 года (п.п. 168.1.5 НК).

Напоминаем, что доход по ГПД отражается в ф. № 1ДФ с признаком дохода «102»

Главный бухгалтер предприятия находится на длительном стационарном лечении.

Можно ли продлить срок подачи ф. № 1ДФ?

Механизм продления предельных сроков подачи налоговой декларации* прописан в Порядке № 1044.

Согласно п. 3 Порядка № 1044 предельные сроки подачи ф. № 1ДФ могут быть продлены руководителем контролирующего органа (его заместителем) по письменному запросу должностного лица юридического лица в случае, если в течение всего срока подачи данного расчета юрлицо не имело других должностных лиц, уполномоченных в соответствии с законодательством Украины начислять, удерживать и перечислять в бюджет налоги, а также вести бухгалтерский учет, составлять и представлять налоговую отчетность.

При этом в п. 6 Порядка № 1044 приведен исчерпывающий перечень обстоятельств, свидетельствующих об отсутствии возможности у собственника назначить других должностных лиц:

— должностное лицо является одновременно одним из собственников юридического лица при условии, что отсутствие такого совладельца (акционера, участника, учредителя) делает невозможным принятие решения о назначении на постоянной или временной основе другого должностного лица. В этом случае документальным подтверждением этого факта являются копии учредительных документов юридического лица, удостоверенные в определенном порядке;

— юридическое лицо основано на собственности отдельного физического лица, одновременно являющегося единственным должностным лицом такого юридического лица;

— процедура назначения нового должностного лица и связанные с проведением этой процедуры мероприятия, определенные законодательством, занимают определенное время.

Таким образом, продолжительная нетрудоспособность главного бухгалтера (при отсутствии обстоятельств, перечисленных выше) не является основанием для продления сроков подачи ф. № 1ДФ. В таком случае руководитель должен временно делегировать полномочия главного бухгалтера другому должностному лицу

* Напомним, что Налоговый расчет по ф. № 1ДФ в понимании НК считается налоговой декларацией.

Вопросы, связанные с заполнением графы 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» ф. № 1ДФ

Может ли налоговый агент при выплате дохода иностранцу графу 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» ф. № 1ДФ заполнить на основании паспорта такого иностранца?

Прежде всего отметим, что согласно п.п. 3.1.13 Порядка № 1020 в графе 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» отражается регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серия и номер паспорта физического лица (для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий орган государственной налоговой службы и имеют отметку в паспорте), о котором предоставляется информация в Налоговом расчете.

При этом п. 63.5 НК установлена обязанность физических лиц, которые получают доходы и обязаны уплатить налог с таких доходов, зарегистрироваться в органах ГНС. Учитывая, что иностранцы, работающие в Украине, получают налогооблагаемый доход с источником его происхождения из Украины, они должны получить справку с регистрационным номером.

Поэтому налоговый агент, который производит выплату налогооблагаемого дохода иностранцу, должен указать в ф. № 1ДФ в графе 2 именно регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов. А вот внесение паспортных данных такого иностранца в графу 2 не предусмотрено.

Более того, налоговики считают, что заполнение ф. № 1ДФ на основании паспорта иностранца влечет за собой наложение штрафа на такого налогового агента по п. 119.2 НК (170 грн.). Подробнее см. консультацию, размещенную в «Вестнике налоговой службы Украины», 2011, № 32, с. 34

Как заполняется графа 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» ф. № 1ДФ при выплате алиментов?

Работодателю плательщика алиментов необходимо получить от последнего копию справки с регистрационным номером учетной карточки плательщика налогов (бывший идентификационный номер) получателя алиментов, поскольку именно он указывается в графе 2 ф. № 1ДФ.

Напоминаем, что сумма алиментов не облагается НДФЛ согласно п.п. 165.1.19 НК и в ф. № 1ДФ отражается с признаком дохода «140»

Предприятие занимается розничной торговлей. Физлицо возвращает качественный товар в течение 14 дней с момента приобретения (согласно Закону о защите прав потребителей). Стоит ли отражать выплату денежной компенсации за возвращаемый товар в ф. № 1ДФ? И если да, то как?

По нашему мнению, в данной ситуации нужно исходить из того, возникает ли на момент возврата товара доход у такого покупателя или нет.

Так, если цена на товар не изменилась или уменьшилась, то доход у покупателя не возникает. Следовательно, и необходимости в начислении и уплате НДФЛ также нет. Это прямо следует из положений п.п. 165.1.12 НК. Соответственно, по нашему мнению, отражать такую выплату в ф. № 1ДФ не нужно.

Более того, в этом случае для выплаты денег достаточно:

— получить от покупателя заявление на возврат денег;

— составить акт возврата товара. Заметим, что для составления акта необходим документ, устанавливающий личность покупателя, возвращающего товар, например паспорт или водительское удостоверение.

Иногда заявление и акт возврата объединяют в один документ.

Однако осторожные налоговые агенты могут и в этом случае заполнить ф. № 1ДФ с признаком дохода «138», предварительно получив от покупателя копию регистрационной карточки плательщика налога (бывшая справка с идентификационным номером (ИНН)).

Если же цена на возвращаемый товар возросла, то положительная разница считается налогооблагаемым доходом покупателя. В этом случае в ф. № 1ДФ заполняют две строки:

— одну — на стоимость необлагаемой части денежной компенсации (равна уплаченной ранее сумме) с признаком дохода «138»;

— вторую — на сумму положительной разницы между ценой на момент приобретения и ценой на момент возврата с признаком дохода «127».

Обратите внимание: в этом случае от покупателя, помимо перечисленных выше документов, обязательно нужно получить копию справки с ИНН. Ведь вносить в графу 2 ф. № 1ДФ реквизиты паспорта или водительского удостоверения нельзя

Заработная плата умершего работника предприятия выплачивается его жене.

Как заполнить графу 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» в этом случае?

В консультации, размещенной в разделе 103.25.1 ЕБНЗ, отмечается, что сумма заработной платы, которая не была получена умершим работником и выплачивается его наследникам, отражается в ф. № 1ДФ под признаком дохода «101» с указанием идентификационного номера такого умершего работника.

Причем, по нашему мнению, если начисление и выплата такой зарплаты происходят в разных отчетных кварталах*, то следует поступать по аналогии с ситуацией, когда зарплата выплачивается несвоевременно. То есть начисление отражать в Налоговом расчете за один квартал, а выплату — за другой. При этом в обеих записях в графе 5 следует указать признак дохода «101», а в графе 7 — дату прекращения трудовых отношений (день, следующий за днем смерти работника)

* Имеется в виду, что выплата происходит по истечении установленных сроков выплаты зарплаты за вторую половину последнего месяца отчетного квартала.

К примеру, работник умер в июне. Заработная плата за вторую половину июня выплачивается на предприятии 5 июля. Однако зарплата умершего работника за июнь была выплачена его жене в сентябре.

Вопросы, связанные с применением признаков доходов

Предприятие заключило договоры аренды автомобилей с физлицами. В ф. № 1ДФ в 2012 году указывали по таким доходам признак дохода «127». С 01.01.2013 г. — «102». В 2013 году предприятие выплачивает задолженность по арендной плате за 2012 и 2013 гг.

Какой признак дохода указывать в ф. № 1ДФ при выплате?

Неопределенность в выборе признака дохода по доходам от арендной платы за движимое имущество объясняется тем, что данный вид дохода не имеет отдельного признака для отражения в ф. № 1ДФ.

Свой признак предусмотрен для дохода от аренды недвижимого имущества («106») и от дохода по ГПД («102»). В связи с чем на практике такой доход отражают по-разному: используют по аналогии признак «106» или «102» (расценивая такую выплату как выплату по ГПД), или же отражают как прочие доходы с признаком «127».

В последнее время налоговые органы в своих разъяснениях настаивают на использовании кода «102» (сумма вознаграждения по ГПД) — раздел 103.25.1 ЕБНЗ.

По нашему мнению, при выплате задолженности по арендной плате за предыдущие периоды лучше использовать признак дохода «127», т. е. тот признак, с которым ранее в ф. № 1ДФ была отражена начисленная сумма арендной платы. Ввиду неопределенности в этом вопросе оснований расценивать это как ошибку нет

Под каким кодом в ф. № 1ДФ отражать декретные, начисленные и выплаченные до 01.07.2013 г.?

С 01.07.2013 г. пособие по беременности и родам является базой для начисления и удержания ЕСВ. Что касается НДФЛ, то, как и прежде, пособие по беременности и родам не включается в общий налогооблагаемый доход налогоплательщика (п.п. 165.1.1 НКУ) и отражается в ф. № 1ДФ с признаком дохода «128»

С каким признаком дохода в ф. № 1ДФ отражать больничные, выплаченные за счет средств предприятия?

Больничные (оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя и пособие по временной нетрудоспособности) для целей взимания НДФЛ приравниваются к зарплате (письма ГНАУ от 19.01.2011 г. № 697/6/17-0715 и от 18.03.2011 г. № 5453/6/17-0715).

Следовательно, в ф. № 1ДФ такие доходы отражаются с зарплатным признаком дохода «101»

С каким признаком дохода в ф. № 1ДФ отражать оплату временной нетрудоспособности, связанной с уходом за больным ребенком?

Согласно ст. 35 Закона № 2240 необходимость ухода за больным ребенком в возрасте до 14 лет является одним из тех страховых случаев, при наступлении которого выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Как сказано выше, для целей взимания НДФЛ больничные приравниваются к заработной плате, следовательно, в ф. № 1ДФ такие доходы необходимо отражать с признаком дохода «101»

«Предпринимательские» вопросы

Предприниматель со своего текущего предпринимательского счета заплатил другому предпринимателю за товар, который купил для личных непредпринимательских нужд.

Нужно ли такую выплату указывать в ф. № 1ДФ?

Согласно п.п. «б» п. 176.2 НКУ предприниматели как налоговые агенты обязаны ежеквартально подавать ф. № 1ДФ.

Формально, поскольку товар приобретался для личных нужд, можно говорить, что по таким операциям предприниматель выступал как обычное физическое лицо, которое к налоговым агентам не относится. То есть обязанности налогового агента (в том числе подача ф. № 1ДФ) выполняться не должны.

С другой стороны, учитывая, что расчеты производились с использованием предпринимательского счета, у проверяющих наверняка возникнет соблазн рассматривать действия предпринимателя именно как действия субъекта хозяйствования, т. е. налогового агента.

В этой связи считаем, что ф. № 1ДФ лучше подать.

Поскольку денежные средства выплачивались физлицу-предпринимателю, то при наличии необходимых документов (копии извлечения или выписки из Единого госреестра) НДФЛ удерживать не нужно. В ф. № 1ДФ достаточно просто указать факт выплаты дохода предпринимателю с признаком «157»

Предприниматель в июне 2013 года перечислил предоплату за товар другому предпринимателю. В сентябре договор был расторгнут и предоплата в полном объеме возвращена предпринимателю.

Нужно ли в данном случае подавать уточняющий расчет по ф. № 1ДФ за II квартал 2013 года, в котором была отражена сумма предоплаты за товар?

Начнем с того, что сумму предоплаты за товар, перечисленную предпринимателю-продавцу в июне 2013 года, предприниматель-покупатель должен был отразить в графе 3 «Сума виплаченого доходу» ф. № 1ДФ за II квартал 2013 года. При этом в графе 5 «Ознака доходу» необходимо было указать признак дохода «157».

Поскольку в сентябре 2013 года предоплата за товар была возвращена предпринимателем-продавцом в связи с расторжением договора, то покупатель должен указать сумму возвращенной предоплаты в графе 3 «Сума виплаченого доходу» ф. № 1ДФ за III квартал 2013 года с отрицательным значением.

Подавать в данном случае уточняющий расчет по ф. № 1ДФ за II квартал 2013 года не нужно, поскольку при его формировании не была допущена ошибка (предпринимателю действительно был выплачен доход в этом отчетном периоде)

Прочие вопросы

Включаются ли лица, пребывающие в отпуске по беременности и родам, в учетную численность штатных сотрудников?

Отражать ли таких сотрудников в составе штатных в ф. № 1ДФ?

Да, отражать. Согласно п.п. 3.1.6 Порядка № 1020 в ф. № 1ДФ указывается наибольшее из месячных (на 1-е число месяца) учетное количество штатных работников учетного состава, которое определяется на основании Инструкции № 286.

В соответствии с п.п. 2.5.8 данной Инструкции при определении учетной численности штатных работников на определенную дату учитываются и работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам

В июле работник предприятия был уволен по собственному желанию с места работы по совместительству, а в августе принят на основное место работы.

Как в данном случае следует заполнить ф. № 1ДФ на такого работника?

Согласно п. 3.7 Порядка № 1020 при заполнении ф. № 1 ДФ налоговый агент заполняет на физическое лицо несколько строк, если в течение отчетного квартала работник неоднократного принимался и увольнялся с работы. О таком лице нужно заполнять столько строк, сколько раз информация об изменении места работы лица встречается в отчетном квартале.

Следовательно, по итогам III квартала 2013 года в ф. № 1ДФ на работника нужно заполнить две строки, поскольку информация об увольнении и приеме работника встречается в отчетном периоде дважды. В связи с этим в одной строке с идентификационным номером работника следует указать зарплату, начисленную ему в отчетном квартале по месту работы по совместительству, заполнив при этом графу 7 «Дата звільнення з роботи», во второй строке — зарплату, начисленную ему в отчетном квартале по основному месту работы, заполнив при этом графу 6 «Дата прийняття на роботу»

Нужно ли в ф. № 1ДФ в графы 6 «Дата прийняття на роботу» и 7 «Дата звiльнення з роботи» записывать даты начала и окончания действия ГПД?

Нет, даты начала и окончания действия ГПД в ф. № 1ДФ не отражаются.

Дело в том, что согласно п. 3.7 Порядка № 1020 графы 6 и 7 ф. № 1ДФ заполняются исключительно в случае приема на работу и увольнения с нее физлиц по трудовому договору

Возвратная финансовая помощь была выдана предприятию физлицом до 01.01.2011 г. (в ф. № 1ДФ не отражалась). Надо ли предприятию отражать в ф. № 1ДФ сумму такой помощи при ее возврате?

Странно считать доходом то, что по сути таковым не является. Но в Порядке № 1020 существует признак дохода «153», под которым отражается «Основная сумма возвратной финансовой помощи, предоставленной плательщиком налога другим лицам, которая возвращается ему, основная сумма возвратной финансовой помощи, получаемая плательщиком налога (подпункт 165.1.31 <…> Кодекса)». Поэтому возврат финпомощи физлицу в ф. № 1ДФ отразить нужно. Порядок заполнения таков:

— в графе 2 ставите налоговый номер такого физлица;

— в графах 3а и 3 ставите сумму возвращенной финпомощи (эти графы будут равны);

— в графе 5 указываете признак дохода «153»;

— во всех остальных графах ставите прочерк

Считается ли ошибкой с применением штрафа неправильное значение в поле «Працювало у штаті»?

Согласно п.п. 3.1.6 Порядка № 1020 в графу «Працювало у штаті» ставим наибольший показатель учетного количества штатных работников учетного состава из месячных за отчетный период (на первое число месяца). Этот показатель определяется в соответствии с Инструкцией № 286.

В газете «Праця і зарплата», 2012, № 12, с. 20 была размещена консультация, в которой утверждалось следующее: если ошибка не влияет на показатели, указанные в графах 3, 3а, 4 и 4а, то штраф по п. 119.2 НК не применяется.

Поэтому, скорее всего, за ошибку в поле «Працювало у штаті» вас не оштрафуют

Позволит ли избежать штрафа самостоятельное исправление ошибки в ф. № 1ДФ? Если нет, то какой смысл вообще исправлять ошибки?

Вопрос с применением штрафа по п. 119.2 НК при самостоятельном исправлении ошибок в ф. № 1ДФ — один из самых проблемных вопросов, связанных с этой формой отчетности. Действительно, формулировки его таковы, что «железных» аргументов для того, чтобы утверждать, что штраф применяться не должен, нет.

На сегодняшний день налоговики уступили только в одном: штраф применим к ошибкам, влияющим на графы 3а, 3, 4а, 4 (cм. консультацию в газете «Праця і зарплата», 2012, № 12, с. 20). За другие ошибки при самостоятельном исправлении штрафовать не будут (например, ошибка в налоговом номере работника, в коде льготы и т. п.)