1ДФ у запитаннях та відповідях

Запитання

Відповідь

1

2

Запитання, пов’язані з поданням ф. № 1ДФ

Працівник іде у відпустку з 02.10.2013 р. Відпускні буде виплачено заздалегідь — 20.09.2013 р.

Як правильно у ф. № 1ДФ за IIІ
і IV квартали відобра-зити таку операцію?

Якщо зарплата виплачується регулярно і без затримок, то жовтневі відпускні, які фактично буде виплачено у вересні (тобто у IІI кварталі), можна сміливо показати у ф. № 1ДФ за IV квартал. У ф. № 1ДФ за III квартал відпускні фігурувати не будуть (на це вказували і фахівці Міндоходів у консультації в розділі 103.25.1 ЄБПЗ). Нюанси заповнення ф. № 1ДФ за IV квартал:

— відпускні відображаються із «зарплатною» ознакою доходу «101»;

— дотримується рівність граф 4а «Сума нарахованого податку» і 4 «Сума перерахованого податку» (тобто суми в цих графах будуть однакові, незважаючи на те що жовтневі відпускні фактично виплачено в попередньому кварталі)

Із фізособою укладено договір про надання послуг. 02.09.2013 р. підприємством нараховано дохід фізособі, що буде виплачений 04.10.2013 р.

Як відобразити нарахування та виплату такого доходу у ф. № 1ДФ?

У цьому випадку «зарплатні» правила, викладені в абз. 2 п. 3.3 Порядку № 1020, не застосовуються. Так, нарахування доходу необхідно відобразити у графі 3а «Сума нарахованого доходу» у звіті за ІІІ квартал 2013 року, а виплату належить показати у графі 3 «Сума виплаченого доходу» у звіті за ІV квартал 2013 року.

Нагадаємо, що у графах 3а і 3 суми доходу показуються повністю (без вирахування ПДФО та ЄСВ).

Що стосується відображення сум ПДФО, то тут потрібно зазначити таке.

Якщо податок буде перераховано до бюджету в момент нарахування доходу (2 вересня, тобто у IIІ кварталі), то графи 4а «Сума нарахованого податку» і 4 «Сума перерахованого податку» слід заповнити при складанні звіту за ІІІ квартал 2013 року.

Якщо ж податок буде перераховано одночасно з виплатою доходу (4 жовтня, тобто
в IV кварталі), то у звіті за ІІІ квартал варто заповнити тільки графу 4а, а у звіті за IV квартал — тільки графу 4. Аналогічним чином було б заповнити звіт, якби дохід виплачувався, наприклад, у листопаді. У цьому випадку ПДФО потрібно було б перерахувати не пізніше 30 жовтня 2013 року (п.п. 168.1.5 ПК).

Нагадуємо, що дохід за ЦПД відображається у ф. № 1ДФ з ознакою доходу «102»

Головний бухгалтер підприємства перебуває на тривалому стаціонарному лікуванні.

Чи можна продовжити строк подання
ф. № 1ДФ?

Механізм продовження граничних строків подання податкової декларації* прописано в Порядку № 1044.

Згідно з п. 3 Порядку № 1044 граничні строки подання ф. № 1ДФ можуть бути подовжені керівником контролюючого органу (його заступником) на письмовий запит посадової особи юридичної особи в разі, якщо протягом усього строку подання цього розрахунку юрособа не мала інших посадових осіб, уповноважених відповідно до законодавства України нараховувати, утримувати та перераховувати до бюджету податки, а також вести бухгалтерський облік, складати та подавати податкову звітність.

При цьому в п. 6 Порядку № 1044 наведено вичерпний перелік обставин, що свідчать про відсутність можливості у власника призначити інших посадових осіб:

— посадова особа є одночасно одним із власників юридичної особи за умови, що відсутність такого співвласника (акціонера, учасника, засновника) унеможливлює прийняття рішення про призначення на постійній або тимчасовій основі іншої посадової особи. У цьому разі документальним підтвердженням цього факту є копії установчих документів юридичної особи, засвідчені у визначеному порядку;

— юридична особа заснована на власності окремої фізичної особи, яка одночасно є єдиною посадовою особою такої юридичної особи;

— процедура призначення нової посадової особи та пов’язані з проведенням цієї процедури заходи, визначені законодавством, займають певний час.

Таким чином, тривала непрацездатність головного бухгалтера (за відсутності обставин, перелічених вище) не є підставою для продовження строків подання
ф. № 1ДФ. У такому разі керівник має тимчасово делегувати повноваження головного бухгалтера іншій посадовій особі

* Нагадаємо, що Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ у розумінні ПК вважається податковою декларацією.

Питання, пов’язані із заповненням графи 2
«Податковий номер або серія та номер паспорта» ф. № 1ДФ

Чи може податковий агент при виплаті доходу іноземцю графу 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» ф. № 1ДФ заповнити на підставі паспорта такого іноземця?

Перш за все зазначимо, що згідно з п.п. 3.1.13 Порядку № 1020 у графі 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта фізичної особи (для фізичних осіб, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку в паспорті), про яку надається інформація в Податковому розрахунку.

При цьому п. 63.5 ПК встановлено обов’язок фізичних осіб, які отримують доходи та зобов’язані сплатити податок з таких доходів, зареєструватися в органах ДПС. Ураховуючи, що іноземці, які працюють в Україні, отримують оподатковуваний дохід із джерелом його походження з України, вони повинні отримати довідку з реєстраційним номером.

Тому податковий агент, який здійснює виплату оподатковуваного доходу іноземцю, повинен зазначити у ф. № 1ДФ у графі 2 саме реєстраційний номер облікової картки платника податків. А ось внесення паспортних даних такого іноземця до графи 2 не передбачено.

Більше того, податківці вважають, що заповнення ф. № 1ДФ на підставі паспорта іноземця тягне за собою накладення штрафу на такого податкового агента згідно з п. 119.2 ПК (170 грн.). Детальніше див. консультацію, розміщену у «Віснику податкової служби України», 2011, № 32, с. 34

Як заповнюється гра-
фа 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта»
ф. № 1ДФ при виплаті аліментів?

Роботодавцю платника аліментів необхідно отримати від останнього копію довідки з реєстраційним номером облікової картки платника податків (колишній ідентифікаційний номер) одержувача аліментів, оскільки саме він зазначається у графі 2 ф. № 1ДФ.

Нагадуємо, що сума аліментів не обкладається ПДФО згідно з п.п. 165.1.19 ПК і у ф. № 1ДФ відображається з ознакою доходу «140»

Підприємство займається роздрібною торгівлею. Фізособа повертає якісний товар протягом 14 днів з моменту придбання (згідно із Законом про захист прав споживачів).
Чи варто відображати виплату грошової компенсації за товар, що повертають,
у ф. № 1ДФ? І якщо так, то яким чином?

На нашу думку, у цій ситуації потрібно виходити з того, виникає на момент повернення товару дохід у такого покупця чи ні.

Так, якщо ціна на товар не змінилася або зменшилася, то дохід у покупця не виникає. Отже, і необхідності в нарахуванні та сплаті ПДФО також немає. Це прямо випливає з положень п.п. 165.1.12 ПК. Відповідно, на нашу думку, відображати таку виплату у ф. № 1ДФ не потрібно.

Більше того, у цьому випадку для виплати грошей достатньо:

— отримати від покупця заяву на повернення грошей;

— скласти акт повернення товару. Зауважимо, що для складання акта необхідний документ, що встановлює особу покупця, який повертає товар, наприклад паспорт або водійське посвідчення.

Інколи заяву та акт повернення об’єднують в один документ.

Проте обережні податкові агенти можуть і в цьому випадку заповнити ф. № 1ДФ з ознакою доходу «138», заздалегідь отримавши від покупця копію реєстраційної картки платника податку (колишня довідка з ідентифікаційним номером (ІПН)).

Якщо ж ціна на товар, що повертається, зросла, то додатна різниця вважається оподатковуваним доходом покупця. У цьому випадку у ф. № 1ДФ заповнюють два рядки:

— одну — на вартість неоподатковуваної частини грошової компенсації (дорівнює сплаченій раніше сумі) з ознакою доходу «138»;

— другу — на суму позитивної різниці між ціною на момент придбання і ціною на момент повернення з ознакою доходу «127».

Зверніть увагу: у цьому випадку від покупця, крім перелічених вище документів, обов’язково потрібно отримати копію довідки з ІПН. Адже вносити до графи 2
ф. № 1ДФ реквізити паспорта або водійського посвідчення не можна

Заробітна плата померлого працівника підприємства виплачується його дружині.

Як заповнити графу 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» у цьому випадку?

У консультації, розміщеній у розділі 103.25.1 ЄБПЗ, зазначається, що сума заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником та виплачується його спадкоємцям, відображається у ф. № 1ДФ під ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера такого померлого працівника.

Причому, на нашу думку, якщо нарахування та виплата такої зарплати відбуваються в різних звітних кварталах*, то слід чинити за аналогією із ситуацією, коли зарплата виплачується несвоєчасно. Тобто нарахування відображати в Податковому розрахунку за один квартал, а виплату — за інший. При цьому в обох записах у графі 5 слід зазначити ознаку доходу «101», а у графі 7 — дату припинення трудових відносин (день, наступний за днем смерті працівника)

* Мається на увазі, що виплата здійснюється після закінчення встановлених строків виплати зарплати за другу половину останнього місяця звітного кварталу.
Наприклад, працівник помер в червні. Заробітна плата за другу половину червня виплачується на підприємстві 5 липня. Однак зарплата померлого працівника за червень була виплачена його дружині у вересні.

Запитання, пов’язані із застосуванням ознак доходів

Підприємство уклало договори оренди автомобілів з фізособами.
У ф. № 1ДФ у 2012 році зазначали за такими доходами ознаку доходу «127».
З 01.01.2013 р. — «102». У 2013 році підприємство виплачує заборгованість з орендної плати за 2012 і 2013 рр.

Яку ознаку доходу зазначати у ф. № 1ДФ при виплаті?

Невизначеність у виборі ознаки доходу за доходами від орендної плати за рухоме майно пояснюється тим, що цей вид доходу не має окремої ознаки для відображення у ф. № 1ДФ.

Свою ознаку передбачено для доходу від оренди нерухомого майна («106») і від доходу за ЦПД («102»). У зв’язку з чим на практиці такий дохід відображають по-різному: використовують аналогічно або ознаку «106», або «102» (розцінюючи таку виплату як виплату за ЦПД), або ж відображають як інші доходи з ознакою «127».

Останнім часом податкові органи у своїх роз’ясненнях наполягають на використанні коду «102» (сума винагороди за ЦПД) — розділ 103.25.1 ЄБПЗ.

На нашу думку, при виплаті заборгованості з орендної плати за попередні періоди краще використовувати ознаку доходу «127», тобто ту ознаку, з якою раніше у ф. № 1ДФ було відображено нараховану суму орендної плати. Зважаючи на невизначеність у цьому питанні підстав розцінювати це як помилку немає

Під яким кодом у ф. № 1ДФ відображати декретні, нараховані та виплачені до 01.07.2013 р.?

З 01.07.2013 р. допомога по вагітності та пологах є базою для нарахування та утримання ЄСВ. Що стосується ПДФО, то, як і раніше, допомога по вагітності та пологах не включається до загального оподатковуваного доходу платника податків (п.п. 165.1.1 ПКУ) і відображається у ф. № 1ДФ з ознакою доходу «128»

З якою ознакою доходу у ф. № 1ДФ відображати лікарняні, виплачені за рахунок коштів підприємства?

Лікарняні (оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця і допомога по тимчасовій непрацездатності) для цілей справляння ПДФО прирівнюються до зарплати (листи ДПАУ від 19.01.2011 р. № 697/6/17-0715 і від 18.03.2011 р. № 5453/6/17-0715).

Отже, у ф. № 1ДФ такі доходи відображаються із зарплатною ознакою доходу «101»

З якою ознакою доходу у ф. № 1ДФ відображати оплату тимчасової непрацездатності, пов’язаної з доглядом за хворою дитиною?

Згідно зі ст. 35 Закону № 2240 необхідність догляду за хворою дитиною віком до 14 років є одним із тих страхових випадків, у разі настання якого виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності.

Як зазначено вище, для цілей справляння ПДФО лікарняні прирівнюються до заробітної плати, отже, у ф. № 1ДФ такі доходи необхідно відображати з ознакою доходу «101»

«Підприємницькі» запитання

Підприємець зі свого поточного підприємницького рахунку заплатив іншому підприємцю за товар, який купив для особистих непідприємницьких потреб.

Чи потрібно таку виплату зазначати
у ф. № 1ДФ?

Згідно з п.п. «б» п. 176.2 ПКУ підприємці як податкові агенти зобов’язані щокварталу подавати ф. № 1ДФ.

Формально, оскільки товар отримувався для особистих потреб, можна говорити, що за такими операціями підприємець виступав як звичайна фізична особа, яка до податкових агентів не належить. Тобто обов’язки податкового агента (у тому числі подання ф. № 1ДФ) виконуватися не повинні.

З іншого боку, ураховуючи, що розрахунки здійснювалися з використанням підприємницького рахунка, у перевіряючих напевно виникне спокуса розглядати дії підприємця саме як дії суб’єкта господарювання, тобто податкового агента.

У зв’язку з цим вважаємо, що ф. № 1ДФ краще подати.

Оскільки грошові кошти виплачувалися фізособі-підприємцю, то за наявності необхідних документів (копії витягу або виписки з Єдиного держреєстру) ПДФО утримувати не потрібно. У ф. № 1ДФ досить просто зазначити факт виплати доходу підприємцю з ознакою «157»

Підприємець у червні 2013 року перерахував передоплату за товар іншому підприємцю. У вересні договір було розірвано і передоплату в повному обсязі повернено підприємцю.

Чи потрібно в цьому випадку подавати уточнюючий розрахунок за ф. № 1ДФ за ІI квартал 2013 року, в якому було відображено суму передоплати за товар?

Почнемо з того, що суму передоплати за товар, перераховану підприємцю-продавцю в червні 2013 року, підприємець-покупець повинен був відобразити у графі 3 «Сума виплаченого доходу» ф. № 1ДФ за IІ квартал 2013 року. При цьому у графі 5 «Ознака доходу» необхідно було зазначити ознаку доходу «157».

Оскільки у вересні 2013 року передоплату за товар було повернено підприємцем-продавцем у зв’язку з розірванням договору, то покупець має зазначити суму поверненої передоплати у графі 3 «Сума виплаченого доходу» ф. № 1ДФ за IІI квартал 2013 року з від’ємним значенням.

Подавати в цьому випадку уточнюючий розрахунок за ф. № 1ДФ за IІ квартал 2013 року не потрібно, оскільки при його формуванні не було допущено помилку (підприємцю дійсно було виплачено дохід у цьому звітному періоді)

Інші запитання

Чи включаються особи, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, до облікової чисельності штатних співробітників?

Чи відображати таких співробітників у складі штатних у ф. № 1ДФ?

Так, відображати. Згідно з п.п. 3.1.6 Порядку № 1020 у ф. № 1ДФ зазначається найбільша з місячних (на 1-ше число місяця) облікова кількість штатних працівників облікового складу, що визначається на підставі Інструкції № 286.

Відповідно до п.п. 2.5.8 цієї Інструкції при визначенні облікової чисельності штатних працівників на певну дату обліковуються і працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами

У липні працівника підприємства було звільнено за власним бажанням з місця роботи за сумісництвом, а в серпні прийнято на основне місце роботи.

Як у цьому випадку слід заповнити ф. № 1ДФ на такого працівника?

Згідно з п. 3.7 Порядку № 1020 при заповненні ф. № 1 ДФ податковий агент заповнює на фізичну особу декілька рядків, якщо протягом звітного кварталу працівника неодноразово приймали і звільнялися з неї. Про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі.

Отже, за підсумками III кварталу 2013 року у ф. № 1 ДФ на працівника потрібно заповнити два рядки, оскільки інформація про звільнення і прийом працівника зустрічається у звітному періоді двічі. У зв’язку з цим в одному рядку з ідентифікаційним номером працівника слід зазначити зарплату, нараховану йому у звітному кварталі за місцем роботи за сумісництвом, заповнивши при цьому графу 7 «Дата звільнення з роботи», у другому рядку — зарплату, нараховану йому у звітному кварталі за основним місцем роботи, заповнивши при цьому графу 6 «Дата прийняття на роботу»

Чи необхідно у ф. № 1ДФ у графі 6 «Дата прийняття на роботу» і 7 «Дата звільнення з роботи» записувати дати початку та закінчення дії ЦПД?

Ні, дати початку та закінчення дії ЦПД у ф. № 1ДФ не відображаються.

Річ у тім, що згідно з п. 3.7 Порядку № 1020 граф 6 і 7 ф. № 1ДФ заповнюються виключно в разі прийняття на роботу та звільнення з неї фізосіб за трудовим договором

Поворотну фінансову допомогу було видано підприємству фізособою до 01.01.2011 р.
(у ф. № 1ДФ не відображалася). Чи треба підприємству відображати у ф. № 1ДФ суму такої допомоги при її поверненні?

Дивно вважати доходом те, що по суті таким не є. Але в Порядку № 1020 існує ознака доходу «153», під якою відображається «Основна сума поворотної фінансової допомоги, наданої платником податку іншим особам, що повертається йому, основна сума поворотної фінансової допомоги, що отримується платником податку (підпункт 165.1.31 <…> Кодексу)». Тому повернення фіндопомоги фізособі у ф. № 1ДФ відобразити потрібно. Порядок заповнення такий:

— у графі 2 ставите податковий номер такої фізособи;

— у графах 3а і 3 ставите суму поверненої фіндопомоги (ці графи будуть рівні);

— у графі 5 зазначаєте ознаку доходу «153»;

— у всіх інших графах ставите прокреслення

Чи вважається помилкою із застосуванням штрафу неправильне значення в полі «Працювало у штаті»?

Згідно з п.п. 3.1.6 Порядку № 1020 у графу «Працювало у штаті» ставимо найбільший показник облікової кількості штатних працівників облікового складу з місячних за звітний період (на перше число місяця). Цей показник визначається відповідно до Інструкції № 286.

У газеті «Праця і зарплата», 2012, № 12, с. 20 розміщено консультацію, в якій стверджувалося таке: якщо помилка не впливає на показники, зазначені у графах 3, 3а, 4 і 4а, то штраф згідно з п. 119.2 ПК не застосовується.

Тому, найімовірніше, за помилку в полі «Працювало у штаті» вас не оштрафують

Чи дозволить уникнути штрафу самостійне виправлення помилки у ф. № 1ДФ? Якщо ні, то який сенс узагалі виправляти помилки?

Питання із застосуванням штрафу згідно з п. 119.2 ПК при самостійному виправленні помилок у ф. № 1ДФ — одне з найпроблемніших питань, пов’язаних із цією формою звітності. Дійсно, формулювання його такі, що «залізних» аргументів, для підтвердження того, що штраф застосовуватися не повинен, немає.

На сьогодні податківці поступилися тільки в одному: штраф застосовний до помилок, що впливають на графи 3а, 3, 4а, 4 (див. консультацію в газеті «Праця і зарплата», 2012, № 12, с. 20). За інші помилки при самостійному виправленні штрафувати не будуть (наприклад, помилка в податковому номері працівника, у коді пільги тощо)