Работодатель-предприниматель: особенности оформления трудовых отношений с работниками
Организация и ведение собственного дела — это ответственный и непростой труд. И хотя законодательство делает определенные упрощения и послабления для субъектов малого бизнеса, без решения некоторых организационных вопросов им все равно не обойтись. К таким, в частности, относятся вопросы оформления трудовых отношений с работниками, если они имеются. Основные особенности оформления трудовых отношений между ФЛП и его работниками представлены в сегодняшней нашей статье.
Татьяна Крылова, налоговый эксперт
Начало трудовых отношений — заключение трудового договора
Прежде всего поговорим о трудовом договоре, ведь, по сути, именно с него начинается «трудовая» жизнь работника у того или иного работодателя. Нельзя сказать, что в вопросах трудовых отношений работников с работодателем-ФЛП есть «кричащие» отличия от отношений с другими работодателями. В основном они подобны. И хотя трудовое законодательство больше ориентировано на работодателей — юридических лиц, многие «трудовые» нормы справедливы и для работодателей-предпринимателей. Так полагать нам позволяет ст. 51 ГК, в которой говорится о том, что к предпринимательской деятельности физических лиц применяются нормативно-правовые акты, регулирующие предпринимательскую деятельность юридических лиц, если иное не установлено законом или не следует из сути отношений. Но есть, конечно, и специфические моменты, на которых мы в большей степени и остановим сегодня наше внимание. По вопросам, связанным с трудовыми договорами, «специализируется» гл. ІІІ КЗоТ. К ней и обратимся.
Трудовые договоры ФЛП может заключать с работником как бессрочные, так и срочные. Бессрочные заключаются на неопределенный срок и могут быть расторгнуты по одному из оснований, приведенных в ст. 36 (кроме п. 2) КЗоТ, а также по причинам, приведенным в ст. 40 и 41 КЗоТ. Срочные же договоры заключаются либо на определенный срок, установленный по соглашению сторон, либо на время выполнения определенной работы. Срочные договоры, например, актуальны при принятии работников для выполнения временных или сезонных работ. Трудовые отношения с работником прекращаются после завершения действия срочного договора (п. 2 ст. 36 КЗоТ). Срочный договор может быть расторгнут досрочно в случаях, приведенных в ст. 39, 40 и 41 КЗоТ.
Форма трудового договора между работником и физическим лицом, которое использует наемный труд, утверждена приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260. Эта форма трудового договора является образцом, поэтому стороны, заключающие трудовой договор, могут вносить в указанную форму изменения и дополнения, при условии, что такие изменения и дополнения, являющиеся условиями трудового договора, не будут ухудшать положение работников в сравнении с законодательством Украины. Это отметили специалисты Минтруда в своем письме от 09.10.2001 г. № 06/2-4/133.
ФЛП обязан заключать трудовые договоры со своими работниками исключительно в письменной форме (абз. 1 п. 2 Порядка № 260). Составляется такой договор в трех экземплярах. После заключения трудового договора ФЛП должен его зарегистрировать в государственной службе занятости по месту своего проживания в недельный срок с момента фактического допущения работника к работе. «Путь», который предстоит проделать, регистрируя такой договор, следующий.
1. Берем своего новоиспеченного работника и отправляемся в государственную службу занятости, прихватив с собой необходимый пакет документов. Такой пакет документов состоит из:
— для ФЛП:
1) трех экземпляров трудового договора;
2) паспорта;
3) выписки/извлечения из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей (далее — Единый госреестр)* или свидетельства о госрегистрации ФЛП;
4) регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов или идентификационного номера (при наличии)**;
— для работника:
1) паспорта;
2) трудовой книжки. Если работник трудоустраивается впервые, он трудовой книжки не имеет. В свою очередь, ФЛП как работодатель не наделен правом заводить трудовую книжку на работника, который ее ранее не имел (об этом вы можете узнать больше на с. 40). Поэтому впервые трудоустраивающийся работник трудовую книжку не подает;
3) регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов или идентификационного номера (при наличии).
* Непосредственно в Порядке № 260 говорится о свидетельстве о государственной регистрации ФЛП, которое сейчас уже не выдается и, собственно, заменено на выписку из Единого госреестра. Если свидетельство не менялось работодателем на выписку или извлечение, он подает свидетельство.
** Идентификационный номер предоставляется в том случае, если он был получен плательщиком налогов и не заменен на регистрационный номер учетной карточки.
Такие пакеты документов стандартны для случаев, когда регистрация проводится при участии как ФЛП, так и работника. Для случаев, когда какое-то из этих лиц или оба таких лица не могут присутствовать при регистрации трудового договора в службе занятости, пакет подаваемых документов несколько видоизменен. Он состоит из:
— для уполномоченного лица в случае отсутствия при регистрации ФЛП:
1) трех экземпляров трудового договора;
2) паспорта такого уполномоченного лица;
3) оригинала нотариальной доверенности, на основании которой уполномоченное лицо действует от имени ФЛП;
4) заверенной надлежащим образом копии нотариальной доверенности;
5) выписки/извлечения из Единого госреестра или свидетельства о госрегистрации ФЛП;
6) регистрационного номера учетной карточки ФЛП или его идентификационного номера (при наличии);
— для ФЛП или его уполномоченного лица в случае отсутствия при регистрации работника:
1) подписанного сторонами трудового договора в трех экземплярах с нотариально заверенной подписью работника;
2) выписки/извлечения из Единого госреестра или свидетельства о госрегистрации ФЛП;
3) регистрационного номера учетной карточки ФЛП или его идентификационного номера (при наличии);
4) копии регистрационного номера учетной карточки работника или его идентификационного номера (при наличии);
5) трудовой книжки работника (при наличии);
6) оригинала и должным образом заверенной копии нотариальной доверенности (для уполномоченного лица).
2. Дальше дело за службой занятости. Так, должностные лица государственной службы занятости:
1) ознакамливают присутствующие стороны или сторону под подпись в журнале с порядком регистрации и снятия с регистрации трудового договора, внесения соответствующих записей в трудовую книжку работника и ее хранения;
2) регистрируют договор в книге регистрации трудовых договоров и делают соответствующую запись о регистрации на трех экземплярах трудового договора. Один экземпляр остается в службе занятости, остальные два — забирают ФЛП и работник соответственно. Если работник отсутствовал при регистрации, оба оставшихся экземпляра забирает работодатель (его уполномоченное лицо);
3) информируют ПФУ о регистрации трудового договора не позднее следующего рабочего дня после ее проведения.
3. В случае отсутствия при регистрации работника ФЛП вручает эму под расписку один экземпляр зарегистрированного трудового договора в течение трех рабочих дней со дня его поступления и возвращает ему трудовую книжку с записью о приеме на работу.
Обратите внимание: если вы будете использовать труд наемного работника без регистрации трудового договора с ним в государственной службе занятости, вы можете быть привлечены к административной ответственности по ч. 1 ст. 41 КоАП. Цена такого нарушения — штраф в размере от 30 до 100 ннмдг (от 510 до 1700 грн.).
Ведение трудовой книжки
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника (ч. 1 ст. 48 КЗоТ). Работодатель, в том числе и ФЛП, ведет трудовые книжки на всех работников, которые работают у него более 5 дней, включая внештатных работников при условии, что они подлежат общеобязательному государственному социальному страхованию. Не ведет ФЛП трудовые книжки на лиц, которые работают у него по совместительству. В принципе, это общие правила для всех работодателей. Но в ведении трудовых книжек своих работников ФЛП наблюдаются и некоторые интересности.
Во-первых, как мы уже бегло говорили, они не имеют права заводить трудовые книжки на работников, трудоустраивающихся впервые. Это вытекает из п. 2.12 Инструкции № 58, согласно которому первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за ее выдачу, после чего на ней ставится печать предприятия (или отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка. О том, что заполнить титульный лист может ФЛП, ни в этом пункте, ни вообще в Инструкции № 58 речь не идет. Что же делать в таком случае? Как обеспечить работнику фиксацию трудового стажа и при этом не нарушить законодательство? Ответим на этот вопрос, обратившись к письму Минтруда от 23.03.2006 р. № ДЦ-12-1528/0/6-06. Специалисты этого Министерства говорят о возможности подтверждения периода работы в таком случае, в частности, письменным* трудовым договором. Такой вариант полностью соответствует действующему законодательству Украины, о чем свидетельствует п. 3 Порядка № 637. В нем говорится, что в случае отсутствия трудовой книжки для подтверждения трудового стажа принимаются, в частности, письменные трудовые договоры.
* Напомним, что трудовой договор между ФЛП и его работником только письменным быть и может (абз. 1 п. 2 Порядка № 260).
Кроме того, вся информация о страховом стаже физического лица, а также о сумме страховых взносов, поступивших на его счет, необходимая для определения размера пенсии, содержится в системе персонифицированного учета в органах ПФУ. Поэтому каждый гражданин имеет возможность подтвердить зачисление периода выполнения любого вида работы в трудовой (страховой) стаж путем личного обращения в соответствующий территориальный орган ПФУ. Это подтверждается, в том числе, указанным выше письмом № ДЦ-12-1528/0/6-06.
Что радует ФЛП, неведение трудовой книжки в рассматриваемом случае не является нарушением норм трудового законодательства, а значит, административная ответственность, предусмотренная ст. 41 КоАП, ему не грозит.
Теперь поговорим о том, как ФЛП вести трудовые книжки работников, которые трудоустраиваются не первый раз.
Прежде всего отметим, что, как и любой работодатель, запись о приеме на работу ФЛП вносит в трудовую книжку работника только в том случае, когда работа у него для работника является основным местом работы. Если же работник работает у ФЛП по совместительству, то внесение сведений об этом в трудовую книжку работника-совместителя (по желанию такого работника) — это забота его работодателя по основному месту работы.
ФЛП-работодатель вносит записи в трудовые книжки своих работников о принятии их на работу после регистрации трудовых договоров с ними в государственной службе занятости (о регистрации трудового договора см. на с. 39). Причем лучше это сделать непосредственно в центре занятости, чтобы избежать лишней волокиты с удостоверением внесенных в трудовую книжку записей (о заверении таких записей см. чуть ниже на этой странице).
В графах 1 и 2 трудовой книжки стандартно указываются номер и дата записи соответственно. В графе 3 в качестве заголовка вписывается «Физическое лицо — предприниматель (приводится Ф. И. О. ФЛП)». Во время принятия на работу в графу 3 вносится запись «Принят на работу (указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (приводится дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)». При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, а именно дата и номер регистрации трудового договора госслужбой занятости. Например: «Трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)».
Все записи, внесенные ФЛП в трудовую книжку работника, подтверждаются подписью должностного лица органа госслужбы занятости, зарегистрировавшего трудовой договор, и заверяются его печатью (абз. 3 п. 2.21-1 Инструкции № 58).
Еще один принципиально важный момент при ведении трудовых книжек ФЛП: хранят их у себя лично работники ФЛП, предприниматель освобожден от такой участи абз. 1 п. 2.21-1 Инструкции № 58.
Внесение изменений в трудовой договор
Обе стороны трудового договора (ФЛП и работник) имеют право на внесение в него согласованных изменений и дополнений, если такие изменения не вступают в противоречия с действующим законодательством (см., в частности, письмо Госкомпредпринимательства от 25.04.2002 г. № 1-311/2337). Кроме того, такие изменения не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством о труде (ст. 9 КЗоТ). Но как внести такие изменения в трудовой договор? Порядок № 260 не дает ответа на этот вопрос, как, собственно, и КЗоТ. Разрешить этот вопрос помогают консультации контролирующих органов, изложенные ими в письме Государственного центра занятости от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06 и письме Минтруда от 23.10.2008 г. № 330/06/186-08. Руководствуясь разъяснениями, приведенными в этих документах, получаем следующий механизм внесения изменений в трудовой договор.
1. Стороны договора письменно оформляют согласованные между собой изменения и дополнения в трех экземплярах и на каждом экземпляре ставят свои подписи.
2. Все три экземпляра изменений или дополнений направляются в центр занятости, в котором регистрировался трудовой договор. Вместе с ними туда же направляется письмо-сопровождение, в котором сообщается о принятии изменений и дополнений.
3. Ответственное лицо центра занятости делает отметку в книге регистрации трудовых договоров о внесении изменений или дополнений к заключенному трудовому договору, который находится на регистрации в государственной службе занятости. При этом регистрационный номер таким изменениям/дополнениям не присваивается.
4. Один экземпляр остается в центре занятости и прилагается к экземпляру трудового договора, находящегося там на регистрации. Остальные два экземпляра изменений/дополнений возвращаются сторонам трудового договора.
На этом изменения в трудовой договор считаются внесенными.
Прекращение трудовых отношений
В любых трудовых отношениях настает момент, когда работодателю приходится попрощаться со своим работником. ФЛП — не исключение. Причин может быть несколько, но наиболее распространенная из них — увольнение. На нем и сосредоточим свое внимание.
Прежде всего заметим, что во главе угла при реализации трудовых отношений всегда должно находится соблюдение КЗоТ. Поэтому увольнение, как по собственному желанию работника, так и по инициативе работодателя или же по соглашению сторон, должно происходить исключительно на основаниях, приведенных в ст. 36, 39, 40 и 41 КЗоТ.
Каковыми бы не были основания для увольнения, о прекращении трудового договора нужно обязательно уведомить госслужбу занятости. Как происходит снятие с регистрации трудового договора, и что нужно сделать для этого непосредственно ФЛП, мы сейчас и поговорим.
1. ФЛП делает на двух экземплярах трудового договора (своем и увольняющегося работника) запись об основаниях его прекращения со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ, а также проставляет дату такого прекращения. Эти записи заверяются подписями ФЛП и работника. Если договор разрывается по инициативе ФЛП в случаях, определенных ст. 40 и 41 КЗоТ, при отсутствии работника, подпись такого работника не требуется. При этом ФЛП должен уведомить работника о намерении разорвать с ним трудовой договор заказным письмом с уведомлением о вручении и произвести с ним окончательный расчет. Такой расчет, т. е. выплата всех причитающихся ему сумм от работодателя, производится в день увольнения работника (абз. 1 ст. 116 КЗоТ). Если в этот день работник не работал, такие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
2. Стороны договора (ФЛП-работодатель и увольняющийся работник) отправляются в центр занятости, ранее регистрировавший этот трудовой договор, и оповещают о его прекращении.
В случае расторжения трудового договора по инициативе ФЛП работник может отсутствовать во время снятия такого договора с регистрации в центре занятости. В таком случае ФЛП (или по нотариальной доверенности уполномоченное им лицо) должен подать в центр занятости следующий пакет документов:
1) экземпляр трудового договора;
2) заявление о снятии трудового договора с регистрации с указанием даты увольнения с работы работника и оснований расторжения этого договора;
3) копии документов, которые подтверждают:
— направление работнику уведомления о намерении расторгнуть с ним трудовой договор (заказным письмом с уведомлением о вручении). Если вручить почтовое отправление невозможно, подаются копии подтверждающих документов;
— проведение предусмотренного законодательством расчета с работником или копию платежной ведомости с указанием суммы депонируемой заработной платы.
3. На третьем экземпляре трудового договора, хранящемся в центре занятости, ФЛП указывает дату и основания его прекращения. ФЛП и работник заверяют эти записи своими подписями. В случае, когда увольнение работника произошло по инициативе работодателя согласно КЗоТ и он отсутствует при снятии трудового договора с регистрации, его подпись не требуется.
4. Ответственное лицо центра занятости делает запись о снятии трудового договора с регистрации в книге регистрации трудовых договоров и делает соответствующую запись о снятии с регистрации на трех, а в случае отсутствия работника — на двух экземплярах трудового договора. Также должностное лицо центра занятости не позднее следующего рабочего дня после снятия с регистрации трудового договора информирует об этом ПФУ.
При отсутствии работника во время снятия трудового договора с регистрации центр занятости сообщает отсутствующему работнику о снятии трудового договора с регистрации. При обращении работника должностное лицо центра занятости в течение 3 рабочих дней со дня такого обращения делает соответствующую отметку о снятии с регистрации в экземпляре трудового договора, принадлежащем такому работнику. Это лицо также удостоверяет запись в трудовой книжке об увольнении с работы, внесенную ФЛП.
5. ФЛП вносит в трудовую книжку работника запись об увольнении его с работы. В графе 1 указывается порядковый номер записи в трудовой книжке. В графу 2 вписывается дата увольнения, указанная в трудовом договоре. В графе 3 делается запись об увольнении: «Уволен с работы (далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ)». В графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации госслужбой занятости: «Трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)».
6. Должностное лицо центра занятости подтверждает личной подписью запись, внесенную ФЛП в трудовую книжку работника, и заверяет ее печатью.
Отдельно остановимся на случае, когда прекращение трудовых отношений происходит в результате смерти ФЛП. Как в таком случае вести себя работнику? Дело в том, что прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. В такой ситуации остается довольствоваться разве что консультациями контролирующих органов. Разъяснение по этому вопросу можно найти в письме Минтруда от 05.03.2003 г. № 06/2-2/51. Так вот, специалисты Минтруда говорят, что в таком случае трудовой договор снимается с регистрации «в связи со смертью работодателя» на основании документов, подтверждающих его смерть (с учетом положений Порядка № 260). Кроме того, Минтруда рекомендует должностным лицам центра занятости, в котором ранее был зарегистрирован трудовой договор, внести в трудовую книжку работника запись о снятии с регистрации соответствующего трудового договора в связи со смертью работодателя и удостоверить ее в установленном порядке.
Вот и все основные тонкости оформления трудовых отношений ФЛП с наемными работниками. Бесконфликтной и продуктивной вам совместной работы!
Использованные документы и сокращения
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.
ГК — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
Порядок № 260 — Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд, утвержденный приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.
Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.
Порядок № 637 — Порядок подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденный постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.
ПФУ — Пенсионный фонд Украины.
ФЛП — физическое лицо — предприниматель.
