Роботодавець-підприємець: особливості оформлення трудових відносин з працівниками
Організація та ведення власного діла — це відповідальна і непроста праця. І хоча законодавство робить певні спрощення і послаблення для суб’єктів малого бізнесу, без вирішення деяких організаційних питань їм усе одно не обійтися. До таких, зокрема, належать питання оформлення трудових відносин з працівниками, якщо вони є. Основні особливості оформлення трудових відносин між ФОП та її працівниками представлені в сьогоднішній нашій статті.
Тетяна Крилова, податковий експерт
Початок трудових відносин — укладення трудового договору
Перш за все поговоримо про трудовий договір, адже, по суті, саме з нього починається «трудове» життя працівника у того чи іншого роботодавця. Чи можна сказати, що в питаннях трудових відносин працівників з роботодавцем-ФОП є «кричущі» відмінності від відносин з іншими роботодавцями? Ні. В основному, вони подібні. І хоча трудове законодавство більше орієнтоване на роботодавців — юридичних осіб, багато «трудових» норм справедливі і для роботодавців-підприємців. Так вважати нам дозволяє ст. 51 ЦК, в якій ідеться про те, що до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин. Але є, звичайно, і специфічні моменти, на яких ми більшою мірою й зупинимо сьогодні нашу увагу. З питань, пов’язаних з трудовими договорами, «спеціалізується» гл. ІІІ КЗпП. До неї і звернемося.
Трудові договори ФОП може укладати з працівником як безстрокові, так і строкові. Безстрокові укладаються на невизначений строк і можуть бути розірвані за однією з підстав, наведених у ст. 36 (крім п. 2) КЗпП, а також з причин, наведених у ст. 40 і 41 КЗпП. Строкові ж договори укладаються або на певний строк, установлений за угодою сторін, або на час виконання певної роботи. Строкові договори, наприклад, актуальні при прийнятті працівників для виконання тимчасових чи сезонних робіт. Трудові відносини з працівником припиняються після завершення дії строкового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП). Строковий договір може бути розірвано достроково у випадках, наведених у ст. 39, 40 і 41 КЗпП.
Форму трудового договору між працівником і фізичною особою, який використовує найману працю, затверджено наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260. Ця форма трудового договору є зразком, тому сторони, які укладають трудовий договір, можуть вносити до зазначеної форми зміни та доповнення, за умови, що такі зміни та доповнення, що є умовами трудового договору, не погіршуватимуть становище працівників порівняно із законодавством України. Це зазначили фахівці Мінпраці в листі від 09.10.2001 р. № 06/2-4/133.
ФОП зобов’язана укладати трудові договори зі своїми працівниками виключно в письмовій формі (абз. 1 п. 2 Порядку № 260). Складається такий договір у трьох примірниках. Після укладення трудового договору ФОП має його зареєструвати в державній службі зайнятості за місцем свого проживання в тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи. «Шлях», який належить виконати, реєструючи цей договір, такий.
1. Беремо свого новоспеченого працівника і йдемо до державної служби зайнятості, прихопивши із собою необхідний пакет документів. Такий пакет документів складається з:
— для ФОП:
1) трьох примірників трудового договору;
2) паспорта;
3) виписки/витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців (далі — Єдиний держреєстр)* або свідоцтва про держреєстрацію ФОП;
4) реєстраційного номера облікової картки платника податків чи ідентифікаційного номера (за наявності)**;
— для працівника:
1) паспорта;
2) трудової книжки. Якщо працівник працевлаштовується вперше, він трудової книжки не має. У свою чергу, ФОП як роботодавець не наділений правом заводити трудову книжку на працівника, який її раніше не мав (про це ви можете дізнатися більше на с. 40). Тому працівник, який вперше працевлаштовується, трудову книжку не подає;
3) реєстраційного номера облікової картки платника податків або ідентифікаційного номера (за наявності).
* Безпосередньо в Порядку № 260 ідеться про свідоцтво про державну реєстрацію ФОП, що зараз уже не видається і, власне, замінено на виписку з Єдиного держреєстру. Якщо свідоцтво не змінювалося роботодавцем на виписку чи витяг, він подає свідоцтво.
** Ідентифікаційний номер надається в тому випадку, якщо він був отриманий платником податків і не замінений на реєстраційний номер облікової картки.
Такі пакети документів стандартні для випадків, коли реєстрація проводиться за участі як ФОП, так і працівника. Для випадків, коли якась із цих осіб або обидві такі особи не можуть бути присутніми під час реєстрації трудового договору у службі зайнятості, пакет документів, що подається, дещо видозмінений. Він складається з:
— для уповноваженої особи за відсутності при реєстрації ФОП:
1) трьох примірників трудового договору;
2) паспорта такої уповноваженої особи;
3) оригіналу нотаріальної довіреності, на підставі якого уповноважена особа діє від імені ФОП;
4) завіреної належним чином копії нотаріальної довіреності;
5) виписки/витягу з Єдиного держреєстру або свідоцтва про держреєстрацію ФОП;
6) реєстраційного номера облікової картки ФОП або його ідентифікаційного номера (за наявності);
— для ФОП або його уповноваженої особи за відсутності при реєстрації працівника:
1) підписаного сторонами трудового договору у трьох примірниках з нотаріально засвідченим підписом працівника;
2) виписки/витягу з Єдиного держреєстру або свідоцтва про держреєстрацію ФОП;
3) реєстраційного номера облікової картки ФОП або його ідентифікаційного номера (за наявності);
4) копії реєстраційного номера облікової картки працівника або його ідентифікаційного номера (за наявності);
5) трудової книжки працівника (за наявності);
6) оригіналу та належним чином засвідченої копії нотаріальної довіреності (для уповноваженої особи).
2. Далі справа за службою зайнятості. Так, посадові особи державної служби зайнятості:
1) ознайомлюють присутні сторони або сторону під підпис у журналі з порядком реєстрації та зняття з реєстрації трудового договору, унесення відповідних записів до трудової книжки працівника та її зберігання;
2) реєструють договір у книзі реєстрації трудових договорів і роблять відповідний запис про реєстрацію на трьох примірниках трудового договору. Один примірник залишається у службі зайнятості, інші два — забирають ФОП і працівник відповідно. Якщо працівник був відсутній під час реєстрації, обидва примірники, що залишилися, забирає роботодавець (його уповноважена особа);
3) інформують ПФУ про реєстрацію трудового договору не пізніше наступного робочого дня після її проведення.
3. У разі відсутності при реєстрації працівника ФОП вручає йому під розписку один примірник зареєстрованого трудового договору протягом трьох робочих днів з дня його надходження та повертає йому трудову книжку із записом про прийняття на роботу.
Зверніть увагу: якщо ви використовуватимете працю найманого працівника без реєстрації трудового договору з ним у державній службі зайнятості, ви можете бути притягнені до адміністративної відповідальності за ч. 1 ст. 41 КпАП. Ціна такого порушення — штраф у розмірі від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.).
Ведення трудової книжки
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника (ч. 1 ст. 48 КЗпП). Роботодавець, у тому числі і ФОП, веде трудові книжки на всіх працівників, які працюють у нього більше 5 днів, уключаючи позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню. Не веде ФОП трудові книжки на осіб, які працюють у неї за сумісництвом. У принципі, це загальні правила для всіх роботодавців. Але у веденні трудових книжок своїх працівників ФОП спостерігаються й деякі цікавості.
По-перше, як ми вже зазначали, вони не мають права заводити трудові книжки на працівників, які працевлаштуються вперше. Це випливає з п. 2.12 Інструкції № 58, згідно з яким першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за її видачу, після чого на ній ставиться печатка підприємства (або відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка. Про те, що заповнити титульний аркуш може ФОП ні в цьому пункті, ні взагалі в Інструкції № 58 не йдеться. Що ж робити в такому разі? Як забезпечити працівнику фіксацію трудового стажу і при цьому не порушити законодавство? Відповімо на це запитання, звернувшись до листа Мінпраці від 23.03.2006 р. № ДЦ-12-1528/0/6-06. Фахівці цього Міністерства говорять про можливість підтвердження періоду роботи в такому випадку, зокрема, письмовим* трудовим договором. Такий варіант повністю відповідає чинному законодавству України, про що свідчить п. 3 Порядку № 637. У ньому зазначається, що в разі відсутності трудової книжки для підтвердження трудового стажу приймаються, зокрема, письмові трудові договори.
* Нагадаємо, що трудовий договір між ФОП і його працівником тільки письмовим бути й може (абз. 1 п. 2 Порядку № 260).
Крім того, вся інформація про страховий стаж фізичної особи, а також про суму страхових внесків, що надійшли на її рахунок, необхідна для визначення розміру пенсії, міститься в системі персоніфікованого обліку в органах ПФУ. Тому кожен громадянин має можливість підтвердити зарахування періоду виконання будь-якого виду роботи до трудового (страхового) стажу шляхом особистого звернення до відповідного територіального органу ПФУ. Це підтверджується, у тому числі, згаданим вище листом № ДЦ-12-1528/0/6-06.
На щастя ФОП, неведення трудової книжки в цьому випадку не є порушенням норм трудового законодавства, а отже, адміністративна відповідальність, передбачена ст. 41 КпАП, їй не загрожує.
Тепер поговоримо, як ФОП вести трудові книжки працівників, які працевлаштуються не вперше.
Перш за все зазначимо, що, як і будь-який роботодавець, запис про прийняття на роботу ФОП вносить до трудової книжки працівника тільки в тому випадку, коли робота в нього для працівника є основним місцем роботи. Якщо ж працівник працює у ФОП за сумісництвом, то внесення відомостей про це до трудової книжки працівника-сумісника (за бажанням такого працівника) — це клопіт його роботодавця за основним місцем роботи.
ФОП-роботодавець уносить записи до трудових книжок своїх працівників про прийняття їх на роботу після реєстрації трудових договорів з ними в державній службі зайнятості (про реєстрацію трудового договору див. на с. 39). Причому краще це зробити безпосередньо в центрі зайнятості, щоб уникнути зайвої тяганини з посвідченням унесених до трудової книжки записів (про завірення таких записів див. нижче на цій сторінці).
У графах 1 і 2 трудової книжки стандартно зазначаються номер і дата запису відповідно. У графі 3 як заголовок вписується «Фізична особа — підприємець (наводиться П. І. Б. ФОП)». Під час прийняття на роботу до графи 3 вноситься запис «Прийнятий на роботу (зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (наводиться дата й номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)». При цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис, а саме дата і номер реєстрації трудового договору держслужбою зайнятості. Наприклад: «Трудовий договір (номер), зареєстрований (дата)».
Усі записи, унесені ФОП до трудової книжки працівника, підтверджуються підписом посадової особи органу держслужби зайнятості, що зареєстрував трудовий договір, і завіряються його печаткою (абз. 3 п. 2.21-1 Інструкції № 58).
Ще один принципово важливий момент при веденні трудових книжок ФОП: зберігають їх у себе особисто працівники ФОП, підприємець звільнений від цього абз. 1 п. 2.21-1 Інструкції № 58.
Унесення змін до трудового договору
Обидві сторони трудового договору (ФОП і працівник) мають право на внесення до нього узгоджених змін і доповнень, якщо такі зміни не вступають у протиріччя з чинним законодавством (див., зокрема, лист Держкомпідприємництва від 25.04.2002 р. № 1-311/2337). Крім того, такі зміни не повинні погіршувати положення працівника порівняно з чинним законодавством про працю (ст. 9 КЗпП). Але як внести такі зміни до трудового договору? Порядок № 260 не дає відповіді на це запитання, як, власне, і КЗпП. Вирішити це питання допомагають консультації контролюючих органів, викладені ними в листі Державного центру зайнятості від 30.03.2006 р. № ДЦ12-1660/0/6-06 і листі Мінпраці від 23.10.2008 р. № 330/06/186-08. Керуючись роз’ясненнями, наведеними в цих документах, отримуємо такий механізм унесення змін до трудового договору.
1. Сторони договору письмово оформляють узгоджені між собою зміни та доповнення у трьох примірниках і на кожному примірнику ставлять свої підписи.
2. Усі три примірники змін або доповнень надсилаються до центру зайнятості, в якому реєструвався трудовий договір. Разом з ними туди ж надсилається лист-супровід, у якому повідомляється про прийняття змін і доповнень.
3. Відповідальна особа центру зайнятості робить відмітку у книзі реєстрації трудових договорів про внесення змін чи доповнень до укладеного трудового договору, що перебуває на реєстрації в державній службі зайнятості. При цьому реєстраційний номер таким змінам/доповненням не присвоюється.
4. Один примірник залишається в центрі зайнятості і додається до примірника трудового договору, що перебуває там на реєстрації. Інші два примірники змін/доповнень повертаються сторонам трудового договору.
На цьому зміни до трудового договору вважаються внесеними.
Припинення трудових відносин
У будь-яких трудових відносинах настає момент, коли роботодавцю доводиться попрощатися зі своїм працівником. ФОП — не виняток. Причин може бути декілька, але найпоширеніша з них — звільнення. На ньому й зосередимо свою увагу.
Перш за все зазначимо, що в основі при реалізації трудових відносин завжди має бути дотримання КЗпП. Тому звільнення як за власним бажанням працівника, так і з ініціативи роботодавця або ж за угодою сторін, має відбуватися виключно на підставах, наведених у ст. 36, 39, 40 і 41 КЗпП.
Якими б не були підстави для звільнення, про припинення трудового договору потрібно обов’язково повідомити держслужбу зайнятості. Як відбувається зняття з реєстрації трудового договору і що потрібно зробити для цього безпосередньо ФОП, ми зараз і поговоримо.
1. ФОП робить на двох примірниках трудового договору (своєму і працівника, який звільняється) запис про підстави його припинення з посиланням на відповідну статтю КЗпП, а також проставляє дату такого припинення. Ці записи завіряються підписами ФОП і працівника. Якщо договір розривається з ініціативи ФОП у випадках, визначених ст. 40 і 41 КЗпП, за відсутності працівника, підпис такого працівника не потрібний. При цьому ФОП має повідомити працівника про намір розірвати з ним трудовий договір рекомендованим листом з повідомленням про вручення і провести з ним остаточний розрахунок. Такий розрахунок, тобто виплата всіх належних йому сум від роботодавця, здійснюється в день звільнення працівника (абз. 1 ст. 116 КЗпП). Якщо цього дня працівник не працював, такі суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після висунення звільненим працівником вимоги про розрахунок.
2. Сторони договору (ФОП-роботодавець і працівник, який звільняється) йдуть до центру зайнятості, що раніше реєстрував цей трудовий договір, і сповіщають про його припинення.
У разі розірвання трудового договору з ініціативи ФОП працівник може бути відсутнім під час зняття такого договору з реєстрації в центрі зайнятості. У такому разі ФОП (або за нотаріальною довіреністю уповноважена ним особа) має подати до центру зайнятості такий пакет документів:
1) примірник трудового договору;
2) заяву про зняття трудового договору з реєстрації із зазначенням дати звільнення з роботи працівника і підстав розірвання цього договору;
3) копії документів, що підтверджують:
— надсилання працівникові повідомлення про намір розірвати з ним трудовий договір (рекомендованим листом з повідомленням про вручення). У разі коли вручити поштове відправлення неможливо, подаються копії підтвердних документів;
— проведення передбаченого законодавством розрахунку з працівником або копію платіжної відомості із зазначенням суми депонованої заробітної плати.
3. На третьому примірнику трудового договору, що зберігається в центрі зайнятості, ФОП зазначає дату та підстави його припинення. ФОП і працівник завіряють ці записи своїми підписами. Якщо звільнення працівника сталося з ініціативи роботодавця згідно з КЗпП і він відсутній при знятті трудового договору з реєстрації, його підпис не потрібний.
4. Відповідальна особа центру зайнятості робить запис про зняття трудового договору з реєстрації у книзі реєстрації трудових договорів і робить відповідний запис про зняття з реєстрації на трьох, а за відсутності працівника — на двох примірниках трудового договору. Також посадова особа центру зайнятості не пізніше наступного робочого дня після зняття з реєстрації трудового договору інформує про це ПФУ.
За відсутності працівника під час зняття трудового договору з реєстрації центр зайнятості повідомляє відсутнього працівника про зняття трудового договору з реєстрації. При зверненні працівника посадова особа центру зайнятості протягом 3 робочих днів з дня такого звернення робить відповідну відмітку про зняття з реєстрації у примірнику трудового договору, що належить такому працівникові. Ця особа також засвідчує запис у трудовій книжці про звільнення з роботи, унесений ФОП.
5. ФОП уносить до трудової книжки працівника запис про звільнення його з роботи. У графі 1 зазначається порядковий номер запису у трудовій книжці. До графи 2 вписується дата звільнення, зазначена у трудовому договорі. У графі 3 робиться запис про звільнення: «Звільнений з роботи (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідну статтю КЗпП)». У графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації держслужбою зайнятості: «Трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)».
6. Посадова особа центру зайнятості підтверджує особистим підписом запис, унесений ФОП до трудової книжки працівника, і завіряє її печаткою.
Окремо зупинимося на випадку, коли припинення трудових відносин відбувається в результаті смерті ФОП. Як у такому разі поводитися працівнику? Річ у тім, що прямої відповіді на це запитання законодавство не дає. У такій ситуації залишається задовольнятися хіба що консультаціями контролюючих органів. Роз’яснення з цього питання можна знайти в листі Мінпраці від 05.03.2003 р. № 06/2-2/51. Так-от, фахівці Мінпраці зазначають, що в такому разі трудовий договір знімається з реєстрації «у зв’язку зі смертю роботодавця» на підставі документів, що підтверджують його смерть (з урахуванням положень Порядку № 260). Крім того, Мінпраці рекомендує посадовим особам центру зайнятості, в якому раніше було зареєстровано трудовий договір, унести до трудової книжки працівника запис про зняття з реєстрації відповідного трудового договору у зв’язку зі смертю роботодавця і засвідчити його в установленому порядку.
От і всі основні тонкощі оформлення трудових відносин ФОП з найманими працівниками. Безконфліктної і продуктивної вам спільної роботи!
Використані документи та скорочення
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.
ЦК — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
Порядок № 260 — Порядок реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджений наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260.
Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.
Порядок № 637 — Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.
ПФУ — Пенсійний фонд України.
ФОП — фізична особа — підприємець.
