Документальное оформление отпусков
В этой части тематического номера разберемся с тем, как правильно документально оформить предоставление отпуска работнику.
График отпусков
Процедура оформления отпусков начинается еще задолго до начала отпускного сезона с составления графика предоставления отпусков.
Согласно ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона об отпусках «очередность предоставления отпусков работников определяется графиками, утверждаемыми собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников». В письме от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10 Минтруда акцентировало внимание на том, что данная норма является обязательной для всех работодателей. Поэтому графики отпусков должны составляться даже в том случае, когда штат работников небольшой:
«норма Закона по составлению графика отпусков должна быть соблюдена и в случае, когда на предприятии работают три человека».
Обратите внимание! Отсутствие графика отпусков может расцениваться как нарушение требований законодательства о труде, которое влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц предприятий независимо от формы собственности и предпринимателей от тридцати до ста необлагаемых минимумов доходов граждан (ст. 41 КоАП).
Конкретные сроки составления графика отпусков ни Законом об отпусках, ни КЗоТ не установлены. Вместе с тем согласно п. 20 Правил внутреннего трудового распорядка график отпусков должен составляться на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года. Несмотря на то что эти правила были приняты еще в советские времена, они являются действующими и в настоящее время.
Форма графика отпусков действующим законодательством не установлена, поэтому он составляется в произвольной форме (на это обращало внимание и Минтруда в письме от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10).
В график отпусков включаются все лица, с которыми заключен трудовой договор.
По требованиям ст. 10 Закона об отпусках в график отпусков обязательно вносить сведения только о ежегодных отпусках (ведь эта статья регулирует порядок и условия предоставления именно ежегодных отпусков). А вот другие отпуска в нем указывать не обязательно. Однако мы рекомендуем вносить в график отпусков и другие виды отпусков, на которые имеет право работник (основной ежегодный отпуск, дополнительные ежегодные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, а также за особый характер труда; отпуск «на детей», отпуск для «чернобыльцев» и др.).
Последовательность составления графика отпусков такова:
1. Руководители структурных подразделений, учитывая интересы производства, а также личные интересы работников и возможности для их отдыха, вносят свои предложения по графику отпусков работников:
«При составлении графиков должны учитываться интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха» (ст. 10 Закона об отпусках).
При этом следует учитывать, что отдельные категории граждан (названы в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках) имеют право использовать отпуск в удобное для них время. При формировании графика отпусков нужно проконтролировать этот момент.
В графике отпусков достаточно указать месяцы начала и окончания отпуска. Согласно ст. 10 Закона об отпусках конкретная дата начала отпуска в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и собственником или уполномоченным им органом, который обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока.
2. На основании собранных предложений руководителей структурных подразделений отдел кадров составляет общий по предприятию график отпусков.
3. Составленный график отпусков согласовывается с профсоюзной организацией (профсоюзным представителем) или уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.
4. Окончательный вариант графика предоставления отпусков утверждается руководителем предприятия.
5. Утвержденный график доводится до сведения всех работников предприятия. При этом ознакомить работников с графиком следует под подпись, для чего в нем можно предусмотреть отдельную графу. Можно также составить отдельный листок ознакомления с графиком.
Обратим внимание еще на такие моменты, связанные с составлением графика отпусков:
1. Если у работника есть неиспользованные дни отпусков за прошлые годы, то в графике на текущий год следует предусмотреть период и для их предоставления.
2. В графике можно предусмотреть деление отпуска на части. При этом основная непрерывная его часть должна быть не менее 14 календарных дней.
Соблюдать график отпусков обязан как работодатель, так и работник.
Приведем образец графика отпусков (см. с. 18).
Уведомление о дате начала ежегодного отпуска
О конкретной дате начала отпуска работодатель обязан письменно уведомить работника не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ст. 10 Закона об отпусках).
Обратите внимание! Если работник в установленный срок не будет предупрежден о предоставлении ему ежегодного отпуска, он может потребовать перенесения отпуска на другой период. Такое право работникам предоставлено п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках.
Законодательством конкретно не установлена форма уведомления работника о дате начала ежегодного отпуска. Минтруда в письме от 03.03.2008 г. № 42/13/133-08 предлагает такие варианты уведомления работника о начале отпуска:
«это может быть как ознакомление работника с приказом работодателя о предоставлении отпуска, так и его резолюция на заявлении работника о предоставлении ежегодного отпуска с указанием конкретной даты его начала и продолжительности».
По нашему мнению, возможны следующие варианты:
— если графиком отпусков не определена конкретная дата начала отпуска, то работодатель не позднее чем за 2 недели до начала месяца предоставления отпуска, определенного графиком отпусков, составляет уведомление с просьбой к работнику определиться с датой начала отпуска (в рамках установленного графиком срока). Форму такого уведомления представим ниже. Работник, в свою очередь, пишет заявление, в котором указывает конкретную дату отпуска;
— если графиком отпусков установлена конкретная дата ухода работника в отпуск, то достаточно издать приказ о предоставлении отпуска, с которым ознакомить работника под подпись (не позднее чем за 2 недели до начала отпуска).
Важно! Если после получения уведомления работник отказывается идти в отпуск, то работодатель вправе издать приказ о предоставлении работнику отпуска в рамках, установленных графиком, без его согласия (см. письмо Минсоцполитики от 21.06.2012 г. № 207/13/116-12). Работник, в свою очередь, обязан выполнить распоряжение работодателя. За его невыполнение работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Если же график отпусков на предприятии не составляется, то обязать работника пойти в отпуск работодатель не вправе.
Приведем пример уведомления работника о дате начала ежегодного отпуска.
Заявление о предоставлении отпуска
Если на предприятии составляется график отпусков, то основанием для предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска является утвержденный график отпусков. Заявление работник подает в том случае, когда он желает использовать только часть отпуска или перенести его на другой период и на это есть согласие руководителя, а также для установления конкретной даты отпуска, если график отпусков ее не содержит.
Если на предприятии график отпусков не составляют, то основанием для предоставления отпуска является заявление работника, в котором он указывает, с какого числа и на какой срок он хочет пойти в отпуск. Заявление, подписанное руководителем, подтверждает факт согласования даты начала отпуска и является основанием для оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
Предоставление ежегодных отпусков оформляется приказом руководителя предприятия. Типовая форма приказа (форма № П-3) утверждена приказом № 489. В то же время эта форма носит рекомендательный характер и на практике зачастую применяют упрощенную его форму (пример приведен ниже).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска составляется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе кадров, а второй — передается в бухгалтерию.
Утвержденный приказ доводится до сведения работников предприятия под подпись.
Табель учета рабочего времени
В табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом № 489) о периоде нахождения работника в отпуске делают такие отметки:
— основной ежегодный отпуск — буквенный код «В», цифровой — 08;
— ежегодный дополнительный отпуск — буквенный код «Д», цифровой — 09;
— дополнительный отпуск для чернобыльцев — буквенный код «Ч», цифровой — 10;
— дополнительный отпуск «на детей» — буквенный код «ДО», цифровой — 15
Личная карточка работника
На основании приказа руководителя предприятия отдел кадров делает отметки о предоставленном работнику отпуске в разделе «V. ВІДПУСТКИ» личной карточки работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656), а бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных.
