Документальне оформлення відпусток
У цій частині тематичного номера розберемося з тим, як правильно документально оформити надання відпустки працівнику.
Графік відпусток
Процедура оформлення відпусток починається ще задовго до початку відпускного сезону зі складання графіка надання відпусток.
Згідно зі ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону про відпустки «черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників». У листі від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10 Мінпраці акцентувало увагу на тому, що ця норма є обов’язковою для всіх роботодавців. Тому графіки відпусток мають складатися навіть у тому випадку, коли штат працівників невеликий:
«норма Закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана і в разі, якщо на підприємстві працюють три особи».
Зверніть увагу! Відсутність графіка відпусток може розцінюватися як порушення вимог законодавства про працю, що тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств незалежно від форми власності та підприємців від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 41 КпАП).
Конкретні строки складання графіка відпусток ані Законом про відпустки, ані КЗпП не встановлені. Водночас згідно з п. 20 Правил внутрішнього трудового розпорядку графік відпусток має складатися на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Незважаючи на те, що ці правила були прийняті ще за радянських часів, вони є чинними і на сьогодні.
Форму графіка відпусток чинним законодавством не встановлено, тому він складається в довільній формі (на це звертало увагу і Мінпраці в листі від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).
До графіка відпусток уключаються всі особи, з якими укладено трудовий договір.
Згідно з вимогами ст. 10 Закону про відпустки до графіка відпусток обов’язково вносити відомості тільки про щорічні відпустки (адже ця стаття регулює порядок та умови надання саме щорічних відпусток). А ось інші відпустки в ньому зазначати не обов’язково. Проте ми рекомендуємо вносити до графіка відпусток і інші види відпусток, на які має право працівник (основну щорічну відпустку, додаткові щорічні відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, а також за особливий характер праці; відпустку «на дітей», відпустку для «чорнобильців» тощо).
Послідовність складання графіка відпусток така:
1. Керівники структурних підрозділів, ураховуючи інтереси виробництва, а також особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку, вносять свої пропозиції щодо графіка відпусток працівників:
«При складанні графіків мають ураховуватися інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку» (ст. 10 Закону про відпустки)
При цьому слід мати на увазі, що окремі категорії громадян (зазначені в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки) мають право використовувати відпустку у зручний для них час. При формуванні графіка відпусток потрібно проконтролювати цей момент.
У графіку відпусток достатньо зазначити місяць початку і закінчення відпустки. Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки конкретна дата початку відпустки в межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку.
2. На підставі зібраних пропозицій керівників структурних підрозділів відділ кадрів складає загальний по підприємству графік відпусток.
3. Складений графік відпусток узгоджується з профспілковою організацією (профспілковим представником або уповноваженим на представництво трудовим колективом органом).
4. Остаточний варіант графіка надання відпусток затверджується керівником підприємства.
5. Затверджений графік доводиться до відома всіх працівників підприємства. При цьому ознайомити працівників із графіком слід під підпис, для чого в ньому можна передбачити окрему графу. Можна також скласти окремий листок ознайомлення з графіком.
Звернемо увагу ще на такі моменти, пов’язані зі складанням графіка відпусток:
1. Якщо у працівника є невикористані дні відпусток за минулі роки, то у графіку на поточний рік слід передбачити період і для їх надання.
2. У графіці можна передбачити поділ відпустки на частини. При цьому основна безперервна її частина має бути не менше 14 календарних днів.
Дотримуватися графіка відпусток зобов’язаний як роботодавець, так і працівник.
Наведемо зразок графіка відпусток (с. 18).
Повідомлення про дату початку щорічної відпустки
Про конкретну дату початку відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку (ст. 10 Закону про відпустки).
Зверніть увагу! Якщо працівник у встановлений строк не буде попереджений про надання йому щорічної відпустки, він може вимагати перенесення відпустки на інший період. Таке право працівникам надано п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки.
Законодавством конкретно не встановлено форму повідомлення працівника про дату початку щорічної відпустки. Мінпраці в листі від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08 пропонує такі варіанти повідомлення працівника про початок відпустки:
«це може бути як ознайомлення працівника з наказом роботодавця про надання відпустки, так і його резолюція на заяві працівника про надання щорічної відпустки із зазначенням конкретної дати її початку та тривалості».
На нашу думку, можливі такі варіанти:
— якщо графіком відпусток не визначено конкретної дати початку відпустки, то роботодавець не пізніше ніж за 2 тижні до початку місяця надання відпустки, визначеної графіком відпусток, складає повідомлення з проханням до працівника визначитися з датою початку відпустки (у межах установленого графіком строку). Форму такого повідомлення наведемо нижче. Працівник, у свою чергу, пише заяву, в якій зазначає конкретну дату відпустки;
— якщо графіком відпусток установлено конкретну дату виходу працівника у відпустку, то достатньо видати наказ про надання відпустки, з яким ознайомити працівника під підпис (не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпустки).
Важливо! Якщо після отримання повідомлення працівник відмовляється йти у відпустку, то роботодавець має право видати наказ про надання працівнику відпустки в межах, установлених графіком, без його згоди (див. лист Мінсоцполітики від 21.06.2012 р. № 207/13/116-12). Працівник, у свою чергу, зобов’язаний виконати розпорядження роботодавця. За його невиконання працівник може бути притягнений до дисциплінарної відповідальності. Якщо ж графік відпусток на підприємстві не складається, то зобов’язати працівника піти у відпустку роботодавець не має права.
Наведемо приклад повідомлення працівника про дату початку щорічної відпустки.
м. Харків, вул. Сумська, 52
Заява про надання відпустки
Якщо на підприємстві складається графік відпусток, то підставою для надання працівнику щорічної оплачуваної відпустки є затверджений графік відпусток. Заяву працівник подає в тому випадку, коли він бажає використати тільки частину відпустки або перенести її на інший період і на це є згода керівника, а також для встановлення конкретної дати відпустки, якщо графік відпусток її не містить.
Якщо на підприємстві графік відпусток не складають, то підставою для надання відпустки є заява працівника, в якій він зазначає, з якого числа і на який строк він хоче піти у відпустку. Заява, підписана керівником, підтверджує факт узгодження дати початку відпустки та є підставою для оформлення наказу (розпорядження) про надання відпустки.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки
Надання щорічних відпусток оформляється наказом керівника підприємства. Типову форму наказу (форма № П-3) затверджено наказом № 489. Водночас ця форма має рекомендаційний характер, і на практиці часто застосовують спрощену його форму (приклад наведено нижче).
Наказ (розпорядження) про надання відпустки складається у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а другий — передається до бухгалтерії.
Затверджений наказ доводиться до відома працівників підприємства під підпис.
Табель обліку робочого часу
У табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом № 489) про період перебування працівника у відпустці роблять такі відмітки:
— основна щорічна відпустка — літерний код «В», цифровий — 08;
— щорічна додаткова відпустка — літерний код «Д», цифровий — 09;
— додаткова відпустка для чорнобильців — літерний код «Ч», цифровий — 10;
— додаткова відпустка «на дітей» — літерний код «ДО», цифровий — 15
Особиста картка працівника
На підставі наказу керівника підприємства відділ кадрів робить відмітки про надану працівнику відпустку в розділі «V. ВІДПУСТКИ» особистої картки працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.
