Налоговый и бухгалтерский учет отпускных

Налоговый и бухгалтерский учет отпускных

Налоги и взносы с суммы отпускных

НДФЛ

Для целей обложения НДФЛ отпускные считаются заработной платой (п.п. 14.1.48 НК, п.п. 2.2.12 Инструкции № 5).

Поэтому к ним применяются те же правила обложения НДФЛ, что и для заработной платы:

— при определении базы обложения НДФЛ начисленные отпускные уменьшаются на сумму удержанного ЕСВ (3,6 %) и НСЛ (при наличии права на нее);

— сумма отпускных учитывается при определении предельного размера дохода, дающего право на получение НСЛ;

— отпускные, как и заработная плата, облагаются по ставкам, предусмотренным п. 167.1 НК (к базе налогообложения до 10 минимальных заработных плат, установленных на 1 января отчетного года (в 2014 году — 12180 грн.) применяют ставку НДФЛ — 15 %, свыше этой суммы — 17 %).

Если имеет место переходящий отпуск, то необходимо учитывать требования абз. 3 п.п. 169.4.1 НК, в котором сказано, что для определения права на НСЛ, а также применения ставок НДФЛ доходы (их части) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления. Иными словами, «переходящие» отпускные необходимо распределить между месяцами, на которые они приходятся, и затем определять право на применение НСЛ, облагать ЕСВ и применять соответствующие ставки НДФЛ.

При этом НДФЛ нужно перечислить в бюджет со всей суммы отпускных одновременно с получением (перечислением) денежных средств для их оплаты (п.п. 168.1.2 НК). То есть удержания НДФЛ следует отражать отдельно за каждый месяц, на которые приходятся дни переходящего отпуска, а перечислить сумму НДФЛ в бюджет нужно наперед со всей суммы выплаченных отпускных одновременно с их выплатой.

Отчетность по ф. № 1ДФ. В форме № 1ДФ отпускные, как и зарплату, показывают с признаком дохода «101». Согласно п. 3.2 Порядка № 49 в графе 3а «Сума нарахованого доходу» отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физическому лицу в соответствии с признаком дохода согласно справочнику признаков доходов. Поэтому если в отчетном квартале работнику начислена сумма отпускных, в том числе и за следующий месяц, приходящийся на следующий отчетный квартал, то вся сумма «переходящих» отпускных и вся сумма начисленного и удержанного НДФЛ должна быть отражена в текущем отчетном квартале. Такой же вывод был озвучен и в разделе 103.25 ЗІР:

«если начисление и выплата суммы отпускных были осуществлены в I квартале за период начислений ІІ квартала, то сумму отпускных следует относить к налоговому периоду I квартала, то есть к периоду, в котором были проведены начисление и выплата».

ЕСВ

Для целей ЕСВ отпускные также считаются заработной платой (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ, п.п. 2.2.12 Инструкции № 5). Поэтому суммы отпускных являются объектом для начисления и удержания ЕСВ.

Начисляется и удерживается ЕСВ по ставкам, предусмотренным для зарплаты:

— в части начисления — в пределах от 36,76 до 49,7 % в зависимости от класса профессионального риска производства, к которому плательщики относятся;

— в части удержания — по ставке 3,6 %.

Начисление ЕСВ осуществляется в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ (ч. 3 ст. 7 и п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ). Сумма дохода работника, которая превышает указанную величину, не облагается ЕСВ ни в части начислений, ни в части удержаний.

Согласно п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ максимальная величина базы начисления ЕСВ равна 17 размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц. В 2014 году размер данного показателя составляет 20706 грн. Обратим внимание, что запланированное на 1 июля и 1 октября повышение размеров прожиточного минимума и прочих социальных стандартов «заморожено» (соответствующие изменения предусмотрены Законом Украины «О внесении изменений в Закон Украины «О Государственном бюджете Украины на 2014 год» от 27.03.2014 г. № 1165-VII).

Из сумм отпускных, приходящихся на период более одного месяца, ЕСВ начисляется и удерживается отдельно за каждый месяц. При этом для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ суммы отпускных также необходимо распределить по периодам, к которым они относятся.

Отчетность по ЕСВ. Отражают отпускные в Отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором они начислены.

При «переходящем» отпуске порядок отражения сумм отпускных в Отчете по ЕСВ будет зависеть от того, как работодатель осуществляет их начисление:

1. Если отпускные начисляются сразу за все дни отпуска, то в Отчете по ЕСВ за месяц, в котором они начислены, следует показать всю сумму отпускных — как за дни, приходящиеся на отчетный месяц, так и за дни, приходящиеся на следующий месяц.

2. Если отпускные начисляются «помесячно», то в Отчете по ЕСВ следует показать только сумму отпускных, приходящуюся на такой месяц.

В таблице 6 Отчета по ЕСВ отпускные отражаются отдельной строкой (т. е. отдельно от зарплаты и других выплат) с указанием в гр. 10 кода типа начислений «10».

При «переходящем» отпуске суммы отпускных показываются в таблице 6 отдельно за каждый месяц (с указанием в гр. 11 месяца, за который они начислены) в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце (п. 4.9 Порядка № 454).

Если при «переходящем» отпуске работодатель начисляет отпускные сразу за все дни отпуска, тогда ему в таблице 6 Отчета по ЕСВ за месяц, в котором они начислены, помимо суммы отпускных, приходящейся на отчетный месяц, нужно показать и суммы отпускных, приходящиеся на следующие месяцы. Такие суммы отражаются отдельными строками (по строке на каждый календарный месяц) сразу за строкой, в которой отражены отпускные за текущий месяц (п. 4.9 Порядка № 454).

Если же отпускные начисляются «помесячно», то в таблице 6 отражаются только суммы отпускных, начисленные в отчетном месяце.

Сроки уплаты ЕСВ и НДФЛ с суммы отпускных

Сроки уплаты НДФЛ и ЕСВ с суммы отпускных

Бухгалтерский и налоговый учет

Бухгалтерский учет

Начислению отпускных предшествует создание резерва отпусков. Это следует из п. 13 П(С)БУ 11 и п. 7 П(С)БУ 26. Стоит отметить, что нормы П(С)БУ, предусматривающие создание резерва отпусков, носят императивный (т. е. обязательный для исполнения) характер. На этот факт указывал Минфин в письме от 09.06.2006 г. № 31-34000-20-25/12321. Таким образом, у предприятий отсутствует право выбора в отношении того, создавать резерв отпусков или
нет.

Подробно о формировании резерва отпусков см. на с. 41.

Использование сформированного резерва для фактической оплаты отпусков отражается записью по дебету субсчета резерва отпусков и по кредиту расчетов по зарплате (Дт 471 — Кт 661). ЕСВ в части начислений отражаем записью: Дт 471 — Кт 651.

В случае когда резерв отпусков не создается либо его размер не покрывает суммы отпускных и начисленного на них ЕСВ, такие начисленные суммы списываются в дебет счетов 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности» в зависимости от функционального назначения расходов.

В отношении удержаний НДФЛ и ЕСВ из суммы отпускных отметим, что они отражаются без каких-либо особенностей: по дебету субсчета 661 в корреспонденции с кредитом субсчетов 641 и 651 соответственно.

Согласно п.п. 1.6.1 Инструкции № 5 отпускные начисляются в месяце, на который они приходятся, пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце. Таким образом, по переходящим отпускам суммы отпускных начисляются отдельно за каждый месяц.

Налоговый учет

Как мы уже отмечали выше, отпускные — составная часть фонда оплаты труда. Поэтому они включаются в состав налоговых расходов на основании п. 142.1 НК.

Отпускные, начисленные работникам, должны учитываться при исчислении объекта налогообложения (п. 142.1 НК) в зависимости от классификации расходов в составе:

— себестоимости изготовленных и реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (п.п. 138.8.2 НК);

— общепроизводственных расходов (п.п. 138.8.5 НК);

— административных расходов (п.п. 138.10.2 НК);

— расходов на сбыт (п.п. 138.10.3 НК).

Начисленный на такие суммы ЕСВ включается в расходы на основании пп. 143.1 и 138.9, п.п. 138.10.2, 138.10.3, п.п. «в» п.п. 138.10.4 НК, а также п.п. 138.8.5 НК.

Отражаются налоговые расходы по факту начисления отпускных работнику.

Пример. Работник (менеджер по сбыту) уходит в отпуск с 10.06.2014 г. на 30 календарных дней. Отпускные начислены в июне в сумме 15000 грн. за все 30 календарных дня отпуска. Из них:

— за дни отпуска, приходящиеся на июнь, — 10000 грн.;

— за дни отпуска, приходящиеся на июль, — 5000 грн.

Заработная плата за отработанные дни июня составила 2500 грн. Заработная плата за отработанные дни июля — 8000 грн.

1. Расчет ЕСВ. Расчет сумм ЕСВ представим в таблице.

2. Расчет НДФЛ. Удержания НДФЛ следует отражать отдельно за каждый месяц, на которые приходятся дни переходящего отпуска. Поэтому для определения суммы НДФЛ, удерживаемого с дохода, прежде всего сумму «переходящих» отпускных распределим по соответствующим месяцам (июнь и июль 2014 года).

Определим сумму дохода, которая приходится на июнь 2014 года:

10000 грн. + 2500 грн. = 12500 грн.

База обложения НДФЛ :

12500 грн. - (12500 грн. х 3,6 %) = 12050 грн. < 12180 грн., поэтому применяем ставку НДФЛ — 15 %.

Сумма НДФЛ за июнь составит: 12050 грн. х 15 % = 1807,50 грн.

Определим сумму дохода, которая приходится на июль 2014 года:

5000 грн. + 8000 грн. = 13000 грн.

База обложения НДФЛ:

13000 грн. - (13000 грн. х 3,6 %) = 12532 грн. > 12180 грн. Поэтому:

— к сумме 12180 грн. применяем ставку 15 %:

12180 х 15 % = 1827 грн.;

— к сумме, превышающей 12180 грн., применяем ставку 17 %:

(12532 - 12180) х 17 % = 59,84 грн.

Сумма НДФЛ за июль составит: 1827 грн. + 59,84 грн. = 1886,84 грн.

При выплате отпускных в бюджет нужно перечислить НДФЛ со всей суммы выплаченных отпускных как за июнь, так и за июль (2169 грн.):

НДФЛ с суммы отпускных за июнь:

(10000 грн. - (10000 грн. х 3,6 %)) х 15 % = 1446 грн.

НДФЛ с суммы отпускных за июль:

(5000 грн. - (5000 грн. х 3,6 %)) х 15 % = 723 грн.

В бухгалтерском и налоговом учете начисление и выплата отпускных отражаются следующим образом (см. таблицу).