Податковий та бухгалтерський облік... відпускних
Податки та внески із суми відпускних
ПДФО
Для цілей обкладення ПДФО відпускні вважаються заробітною платою (п.п. 14.1.48 ПК, п.п. 2.2.12 Інструкції № 5).
Тому до них застосовуються ті самі правила обкладення ПДФО, що і для заробітної плати:
— при визначенні бази обкладення ПДФО нараховані відпускні зменшуються на суму утриманого ЄСВ (3,6 %) і ПСП (за наявності права на неї);
— сума відпускних враховується при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на отримання ПСП;
— відпускні, як і заробітна плата, оподатковуються за ставками, передбаченими п. 167.1 ПК (до бази оподаткування до 10 мінімальних заробітних плат, установлених на 1 січня звітного року (у 2014 році — 12180 грн.) застосовують ставку ПДФО — 15 %, зверху цієї суми — 17 %).
Якщо має місце перехідна відпустка, то необхідно враховувати вимоги абз. 3 п.п. 169.4.1 ПК, у якому зазначено, що для визначення права на ПСП, а також застосування ставок ПДФО, доходи (їх частини) належать до відповідних податкових періодів їх нарахування. Інакше кажучи, «перехідні» відпускні необхідно розподілити між місяцями, на які вони припадають, і потім визначати право на застосування ПСП, обкладати ЄСВ і застосовувати відповідні ставки ПДФО.
При цьому ПДФО потрібно перерахувати до бюджету з усієї суми відпускних одночасно з отриманням (перерахуванням) грошових коштів для їх оплати (п.п. 168.1.2 ПК). Тобто утримання ПДФО слід відображати окремо за кожен місяць, на який припадають дні перехідної відпустки, а перерахувати суму ПДФО до бюджету потрібно наперед з усієї суми виплачених відпускних одночасно з їх виплатою.
Звітність за ф. № 1ДФ. У формі № 1ДФ відпускні показують, як і зарплату з ознакою доходу «101». Згідно з п. 3.2 Порядку № 49 у графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається (за звітний квартал) дохід, нарахований фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів. Тому, якщо у звітному кварталі працівнику нараховано суму відпускних, у тому числі і за наступний місяць, що припадає на наступний звітний квартал, то вся сума «перехідних» відпускних і вся сума нарахованого та утриманого ПДФО мають відображатися в поточному звітному кварталі. Такий самий висновок було наведено і в розділі 103.25 ЗІР:
«у разі якщо нарахування та виплата суми відпускних була здійснена у I кварталі за період нарахувань ІІ кварталу, то суму відпускних слід відносити до податкового періоду I кварталу, тобто до періоду, в якому були проведені нарахування та виплата».
ЄСВ
Для цілей ЄСВ відпускні також вважаються заробітною платою (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ, п.п. 2.2.12 Інструкції № 5). Тому суми відпускних є об’єктом для нарахування та утримання ЄСВ.
Нараховується та утримується ЄСВ за ставками, передбаченими для зарплати:
— у частині нарахування — у межах від 36,76 % до 49,7 % залежно від класу професійного ризику виробництва, до якого платники належать;
— у частині утримання — за ставкою 3,6 %.
Нарахування ЄСВ здійснюється в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ (ч. 3 ст. 7 і п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ). Сума доходу працівника, що перевищує зазначену величину, не обкладається ЄСВ ані в частині нарахувань, ані в частині утримань.
Згідно з п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ максимальна величина бази нарахування ЄСВ дорівнює 17 розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб. У 2014 році розмір цього показника становить 20706 грн. Звернемо увагу, що заплановане на 1 липня і 1 жовтня підвищення розмірів прожиткового мінімуму та інших соціальних стандартів «заморожене» (відповідні зміни передбачено Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про Державний бюджет України на 2014 рік» від 27.03.2014 р. № 1165-VII).
Із сум відпускних, що припадають на період більше одного місяця, ЄСВ нараховується і утримується окремо за кожен місяць. При цьому для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ суми відпускних також необхідно розподілити за періодами, до яких вони належать.
Звітність з ЄСВ. Відображають відпускні у Звіті з ЄСВ за той місяць, у якому їх нараховано.
При «перехідній» відпустці порядок відображення сум відпускних у Звіті з ЄСВ залежатиме від того, як роботодавець здійснює їх нарахування:
1. Якщо відпускні нараховуються одразу за всі дні відпустки, то у Звіті з ЄСВ за місяць, в якому їх нараховано, слід показати всю суму відпускних як за дні, що припадають на звітний місяць, так і за дні, що припадають на наступний місяць.
2. Якщо відпускні нараховуються «щомісячно», то у Звіті з ЄСВ слід показати тільки суму відпускних, що припадають на такий місяць.
У таблиці 6 Звіту з ЄСВ відпускні відображаються окремим рядком (тобто окремо від зарплати та інших виплат) із зазначенням у гр. 10 коду типу нарахувань «10».
При «перехідній» відпустці суми відпускних показуються в таблиці 6 окремо за кожен місяць (із зазначенням у гр. 11 місяця, за який їх нараховано) у сумі, що припадає на дні відпустки цього місяця (п. 4.9 Порядку № 454).
Якщо при «перехідній» відпустці роботодавець нараховує відпускні одразу за всі дні відпустки, то йому в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за місяць, у якому їх нараховано, крім суми відпускних, що припадає на звітний місяць, потрібно показати і суми відпускних, що припадають на наступні місяці. Такі суми відображаються окремими рядками (по рядку на кожен календарний місяць) одразу за рядком, в якому відображено відпускні за поточний місяць (п. 4.9 Порядку № 454).
Якщо ж відпускні нараховуються «щомісячно», то в таблиці 6 відображаються тільки суми відпускних, нараховані у звітному місяці.
Строки сплати ЄСВ і ПДФО із суми відпускних
Строки сплати ПДФО та ЄСВ із суми відпускних
Вид виплати | ПДФО | ЄСВ | |
нарахування | утримання | ||
При отриманні грошових коштів на виплату відпускних (перерахуванні відпускних з банківського рахунка) | |||
За дні відпустки, що припадають на звітний місяць | Одночасно з отриманням грошових коштів у банку (перерахуванням грошових коштів з банківського рахунка) (п.п. 168.1.2 ПК) | Одночасно з отриманням грошових коштів у банку (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ) | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за звітним (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ) |
За дні відпустки, що припадають на наступний місяць | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем нарахування відпускних (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ) | ||
При виплаті відпускних з виручки | |||
За дні відпустки, що припадають на звітний місяць | Протягом банківського дня, наступного за днем виплати (п.п. 168.1.4 ПК) | У день виплати відпускних (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ) | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за звітним (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ) |
За дні відпустки, що припадають на наступний місяць | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем нарахування відпускних (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ) |
Бухгалтерський та податковий облік
Бухгалтерський облік
Нарахуванню відпускних передує створення резерву відпусток. Це випливає з п. 13 П(С)БО 11 і п. 7 П(С)БО 26. Варто зазначити, що норми П(С)БО, що передбачають створення резерву відпусток, мають імперативний (тобто обов’язковий для виконання) характер. На цей факт вказував Мінфін у листі від 09.06.2006 р. № 31-34000-20-25/12321. Таким чином, у підприємств відсутнє право вибору щодо того, створювати резерв відпусток чи ні.
Детально про формування резерву відпусток див. на с. 41.
Використання сформованого резерву для фактичної оплати відпусток відображається записом за дебетом субрахунку резерву відпусток і за кредитом розрахунків за зарплатою (Дт 471 — Кт 661). ЄСВ у частині нарахувань відображаємо записом: Дт 471 — Кт 651.
Якщо резерв відпусток не створюється або його розмір не покриває суми відпускних і нарахованого на них ЄСВ, такі нараховані суми списуються в дебет рахунків 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності» залежно від функціонального призначення витрат.
Щодо утримань ПДФО і ЄСВ із суми відпускних зазначимо, що вони відображаються без жодних особливостей: за дебетом субрахунку 661 в кореспонденції з кредитом субрахунків 641 і 651 відповідно.
Згідно з п.п. 1.6.1 Інструкції № 5 відпускні нараховуються в місяці, на який вони припадають, — пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. Таким чином, за перехідними відпустками суми відпускних нараховуються окремо за кожен місяць.
Податковий облік
Як ми вже зазначали вище, відпускні — складова частина фонду оплати праці. Тому, вони включаються до складу податкових витрат на підставі п. 142.1 ПК.
Відпускні, нараховані працівникам, мають ураховуватися при обчисленні оподатковуваного об’єкта (п. 142.1 ПК) залежно від класифікації витрат у складі:
— собівартості виготовлених і реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг (п.п. 138.8.2 ПК);
— загальновиробничих витрат (п.п. 138.8.5 ПК);
— адміністративних витрат (п.п. 138.10.2 ПК);
— витрат на збут (п.п. 138.10.3 ПК).
Нарахований на такі суми ЄСВ уключається до витрат на підставі п. 143.1 ПК і п. 138.9 ПК, п.п. 138.10.2 ПК, п.п. 138.10.3 ПК, п.п. «в» п.п. 138.10.4 ПК, а також п.п. 138.8.5 ПК.
Відображаються податкові витрати за фактом нарахування відпускних працівнику.
Приклад. Працівник (менеджер зі збуту) йде у відпустку з 10.06.2014 р. на 30 календарних днів. Відпускні нараховано в червні в сумі 15000 грн. за всі 30 календарних днів відпустки. Із них:
— за дні відпустки, що припадають на червень — 10000 грн.;
— за дні відпустки, що припадають на липень — 5000 грн.
Заробітна плата за відпрацьовані дні червня становила — 2500 грн. Заробітна плата за відпрацьовані дні липня — 8000 грн.
1. Розрахунок ЄСВ. Розрахунок сум ЄСВ представимо в таблиці.
Найменування показника | Червень | Липень | |||
відпускні | зарплата | відпускні | зарплата | ||
ЄСВ | — у частині нарахувань (ставка ЄСВ — 37 %; умовно) | 3700,00 (10000 грн. х 37 %) | 925,00 (2500 грн. х 37 %) | 1850,00 (5000 грн. х 37 %) | 2960,00 (8000 грн. х 37 %) |
— у частині утримань (3,6 %) | 360,00 (10000 грн. х 3,6 %) | 90,00 (2500 грн. х 3,6 %) | 180,00 (5000 грн. х 3,6 %) | 288,00 (8000 грн. х 3,6 %) |
2. Розрахунок ПДФО. Утримання ПДФО слід відображати окремо за кожен місяць, на який припадають дні перехідної відпустки. Тому для визначення суми ПДФО, що утримується з доходу, перш за все суму «перехідних» відпускних розподілимо за відповідними місяцями (червень і липень 2014 року).
Визначимо суму доходу, що припадає на червень 2014 року:
10000 грн. + 2500 грн. = 12500 грн.
База обкладення ПДФО:
12500 грн. - (12500 грн. х 3,6 %) = 12050 грн. < 12180 грн., тому застосовуємо ставку ПДФО — 15 %.
Сума ПДФО за червень становитиме: 12050 грн. х 15 % = 1807,50 грн.
Визначимо суму доходу, що припадає на липень 2014 року:
5000 грн. + 8000 грн. = 13000 грн.
База обкладення ПДФО:
13000 грн. - (13000 грн. х 3,6 %) = 12532 грн. > 12180 грн. Тому:
— до суми 12180 грн. застосовуємо ставку 15 %:
12180 х 15 % = 1827 грн.
— до суми, що перевищує 12180 грн., застосовуємо ставку 17 %:
(12532 - 12180) х 17 % = 59,84 грн.
Сума ПДФО за липень становитиме: 1827 грн. + 59,84 грн. = 1886,84 грн.
При виплаті відпускних до бюджету потрібно перерахувати ПДФО з усієї суми виплачених відпускних як за червень, так і за липень (2169 грн.):
ПДФО із суми відпускних за червень:
(10000 грн. - (10000 грн. х 3,6 %)) х 15 % = 1446 грн.
ПДФО із суми відпускних за липень:
(5000 грн. - (5000 грн. х 3,6 %)) х 15 % = 723 грн.
У бухгалтерському та податковому обліку нарахування та виплата відпускних відображаються таким чином (див. таблицю).
№ з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Податковий облік | |||
дебет | кредит | сума, грн. | витрати | рядок декларації з податку на прибуток або додатка до неї | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
6 червня (день виплати відпускних) | ||||||
1 | Перераховано відпускні на картрахунок працівника (15000 грн. -360 грн. - 180 грн. - 1446 грн. - 723 грн.) | 661 | 311 | 12291,00 | — | — |
2 | Перераховано ПДФО та ЄСВ з усієї суми відпускних: | |||||
— ПДФО (1446 грн. + 723 грн.) | 641/ПДФО | 311 | 2169,00 | — | — | |
— ЄСВ (3700 грн. + 1850 грн. + 360* грн. + 180* грн.) | 651 | 311 | 6090,00 | — | — | |
* Інструкція № 455 не містить вимог про обов’язкову сплату ЄСВ у частині утримань при кожній виплаті доходу, проте для зручності більшість бухгалтерів вважають за краще перераховувати як нараховану, так і утриману суму ЄСВ одночасно. | ||||||
30 червня (день нарахування заробітної плати та відпускних за червень) | ||||||
3 | Нараховано суму відпускних за червень | 471 | 661 | 10000,00 | 10000,00 | 06.2 |
4 | Нараховано заробітну плату за червень | 93 | 661 | 2500,00 | 2500,00 | 06.2 |
5 | Нараховано ЄСВ на суму: | |||||
— заробітної плати за червень (2500 грн. х 37 %) | 93 | 651 | 925,00 | 925,00 | 06.2 | |
— відпускних за червень (10000,00 грн. х 37 %) | 471 | 651 | 3700,00 | 3700,00 | 06.2 | |
6 | Здійснено утримання із суми заробітної плати та відпускних за червень | |||||
— ЄСВ (2500 грн. + 10000 грн.) х 3,6 %) | 661 | 651 | 450,00 | — | — | |
— ПДФО (розрахунок суми ПДФО представлено вище) | 661 | 641/ПДФО | 1807,50 | — | — | |
7 липня (день виплати заробітної плати за червень) | ||||||
7 | Перераховано ПДФО та ЄСВ із суми заробітної плати за червень | |||||
— ПДФО ((2500 грн. - 90 грн.) х 15 %) | 641/ПДФО | 311 | 361,50 | — | — | |
— ЄСВ (925,00 грн. + 90 грн.) | 651 | 311 | 1015,00 | — | — | |
Заробітну плату за червень перераховано на картрахунок працівника (2500 грн. - 90 грн. - 361,50 грн.) | 661 | 311 | 2048,50 | — | — | |
31 липня (день нарахування заробітної плати і відпускних за липень) | ||||||
8 | Нараховано суму відпускних за липень | 471 | 661 | 5000,00 | 5000,00 | 06.2 |
9 | Нараховано заробітну плату за липень | 93 | 661 | 8000,00 | 8000,00 | 06.2 |
10 | Нараховано ЄСВ на суму: | |||||
— заробітної плати за липень (8000 грн. х 37 %) | 93 | 651 | 2960,00 | 2960,00 | 06.2 | |
— відпускних за липень (5000 грн. х 37 %) | 471 | 651 | 1850,00 | 1850,00 | 06.2 | |
11 | Здійснено утримання із суми заробітної плати та відпускних за липень | |||||
— ЄСВ (8000 грн. + 5000 грн.) х 3,6 %) | 661 | 651 | 468,00 | — | — | |
— ПДФО (розрахунок суми ПДФО представлено вище) | 661 | 641/ПДФО | 1886,84 | — | — | |
7 серпня (день виплати заробітної плати за липень) | ||||||
12 | Перераховано ПДФО та ЄСВ із суми заробітної плати за липень | |||||
— ПДФО (1886,84 грн. - 723 грн.) | 641/ПДФО | 311 | 1163,84 |
| — | |
— ЄСВ (2960грн. + 288 грн.) | 651 | 311 | 3248,00 | — | — | |
13 | Заробітну плату за липень року перераховано на картрахунок працівника (8000 грн. - 288 грн. - 1163,84грн.) | 661 | 311 | 6548,16 | — | — |