Компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск

Когда вместо дней отдыха можно выплатить компенсацию

Исчерпывающий перечень случаев, когда выплачивается денежная компенсация за неиспользованные дни отпуска, приведен в ст. 83 КЗоТ, а также в ст. 24 Закона об отпусках. Для наглядности перечень таких случаев представим в виде схемы (см. рис.).

А теперь разберем каждый из вышеназванных случаев более подробно.

Замена части ежегодного отпуска денежной компенсацией по желанию работника

Согласно ст. 24 Закона об отпусках по желанию работника часть ежегодного отпуска может заменяться денежной компенсацией. Правда, при этом должно выполняться следующее условие — продолжительность предоставленных работнику ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть меньше чем 24 календарных дня.

Перечислим основные правила, которые нужно соблюдать для выплаты компенсации по желанию работника.

Правило 1. Работнику должна быть установлена продолжительность отпуска более 24 календарных дней (учитываются как дни ежегодного, так и дополнительных отпусков).

Если же продолжительность отпуска для работника составляет всего 24 календарных дня и он не имеет права на другие ежегодные или дополнительные отпуска, то компенсация за неиспользованный отпуск может быть выплачена работнику только при увольнении (на это обращает внимание и Минтруда в письме от 22.09.2005 г. № 09-430). Причем действует это правило даже в том случае, когда у работника имеются неиспользованные дни прошлогодних отпусков. Неиспользованные ежегодные отпуска прошлых лет (обязательные 24 календарных дня) нельзя заменить денежной компенсацией.

Пример 1. Работнику установлена продолжительность ежегодного отпуска 24 к. дн. Он не брал ежегодный отпуск последние 4 года. Всего неиспользованных дней отпуска — 96 к. дн. (24 х 4). При предоставлении в 2014 году ежегодного отпуска взять компенсацию за не использованные в предыдущие годы отпуска он не может. Все 96 к. дн. работодатель обязан предоставить работнику днями отдыха. Получить денежную компенсацию за эти дни работник сможет только при увольнении.

Пример 2. Работник, который является инвалидом II группы, не использовал ежегодный основной отпуск за два рабочих года общей продолжительностью 60 к. дн. (продолжительность ежегодного основного отпуска работника — инвалида II группы составляет 30 к. дн.). В этом случае работник имеет право получить денежную компенсацию за 12 дней отпуска (60 - (24 х 2) = 12).

Обратите внимание! Согласно ст. 12 Конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», ратифицированной Верховной Радой Украины в мае 2001 года, соглашения об отказе от права на минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск или о неиспользовании такого отпуска с заменой его компенсацией или иным образом, в соответствии с национальными условиями, признаются недействительными или запрещаются.

Правило 2. Право получить компенсацию по собственному желанию работник имеет, если он фактически использовал за соответствующий рабочий год 24 календарных дня отпуска (как ежегодного, так и дополнительных). Если он фактически не брал дни отпуска, то даже если установленная продолжительность отпуска превышает 24 календарных дня, на компенсацию он права не имеет. Таким образом, нельзя вначале выплатить работнику денежную компенсацию за часть отпуска и только потом предоставить ему сам отпуск.

Правило 3. Компенсировать можно только часть ежегодного отпуска. К ежегодным отпускам относятся (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках):

1) основной отпуск, который предоставляется в обязательном порядке всем работникам;

2) дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, на который имеют право работники, приведенные в Списке № 1290-1;

3) дополнительный отпуск за особый характер труда, который предоставляется отдельным категориям работников, указанным в Списке № 1290-2, а также работникам с ненормированным рабочим днем согласно спискам должностей и профессий, определенных коллективным договором в соответствии с Рекомендациями № 7;

4) другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством. К ним, в частности, относятся дополнительные оплачиваемые отпуска, предоставляемые госслужащим, должностным лицам органов местного самоуправления, работникам дипломатической службы, на основании ст. 35 Закона о госслужбе, ст. 21 Закона № 2493, ст. 36 Закона о дипломатической службе соответственно.

А вот дополнительный отпуск «на детей» можно заменить денежной компенсацией только при увольнении. Но в обязательные 24 календарных дня, которые нужно использовать для получения компенсации, дни дополнительного отпуска «на детей» включаются.

Пример 3. Работница имеет право на ежегодный основной отпуск (24 календарных дня) и 10 календарных дней отпуска «на детей» (как мать, которая воспитывает двоих детей в возрасте до 15 лет).

При оформлении ежегодного отпуска женщина написала заявление о предоставлении ей:

— вариант А — ежегодного отпуска продолжительностью 24 календарных дня. Получить денежную компенсацию за 10 календарных дней отпуска «на детей» она не сможет;

— вариант Б — ежегодного отпуска продолжительностью 14 календарных дней и дополнительного отпуска «на детей» продолжительностью 10 календарных дней.

В этом случае за оставшиеся 10 дней ежегодного отпуска она может получить денежную компенсацию.

Правило 4. Работодатель не может отказать работнику в выплате денежной компенсации, если работник действительно имеет на нее право и желает ее получить. Никаких условий о согласии работодателя в этом случае законодательство не устанавливает. Такой же вывод констатирует и Минтруда в письме от 24.01.2007 г. № 9/13/133-07.

Правило 5. Лицам в возрасте до 18 лет замена всех видов отпусков денежной компенсацией не допускается (ст. 83 КЗоТ, ст. 24 Закона об отпусках).

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

В случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, которые имеют детей (ч. 1 ст. 83 КЗоТ, ч. 1 ст. 24 Закона об отпусках).

При начислении (выплате) компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника необходимо помнить такие основные моменты.

1. Компенсации при увольнении подлежат дни ежегодного и дополнительных отпусков «на детей». Причем отпуск «на детей» предоставляется ежегодно, т. е. один раз в каждом календарном году, а не за отработанный рабочий год. Соответственно, денежная компенсация за дополнительный отпуск «на детей» рассчитывается исходя из его полной продолжительности. Продолжительность отпуска «на детей» представим в таблице.

Продолжительность отпуска «на детей»

А вот другие виды отпусков, например дополнительный отпуск для чернобыльцев, учебные, творческие отпуска, компенсации не подлежат.

2. Компенсации подлежат все дни не использованных работником ежегодных отпусков и дополнительных отпусков на «детей» независимо от того, сколько лет они не предоставлялись. Сроков давности по таким отпускам нет (письма Минтруда от 07.06.2007 г. № 181/13/116-07 и от 22.02.2008 г. № 33/13/116-08).

3. Компенсация выплачивается независимо от причины увольнения работника, в том числе и в случае, если он уволен за нарушение трудовой дисциплины.

4. Выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо в день увольнения, а если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 116 КЗоТ).

За нарушение срока выплаты компенсации согласно ст. 117 КЗоТ работодателю придется выплатить работнику средний заработок за все время задержки по день фактического расчета.

Перевод работника на другое предприятие

При переводе работника на другое предприятие, трудовой договор с ним расторгается на основании п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗоТ — «перевод работника по его согласию на другое предприятие, учреждение, организацию или переход на выборную должность». Поэтому в общем случае при увольнении по переводу в день увольнения работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодного и дополнительного отпусков «на детей». Вместе с тем ст. 24 Закона от отпусках предусматривает, что по желанию работника компенсация за неиспользованные дни ежегодного отпуска может быть перечислена на счет предприятия, на которое перешел трудиться работник. Такое желание работник «фиксирует» в заявлении об увольнении. В нем же должны быть указаны реквизиты для перечисления суммы компенсации.

Какие преимущества такого варианта для работника?

Согласно ст. 9 Закона об отпусках если работник, переведенный на работу на другое предприятие, полностью или частично не использовал ежегодный основной и дополнительные отпуска и не получил за них денежную компенсацию, то в стаж работы, который дает право на ежегодный основной и дополнительные отпуска, засчитывается время, за которое он не использовал эти отпуска по предыдущему месту работы.

Кроме того, на основании ст. 10 Закона об отпусках на новом месте работы такой работник имеет право на получение отпуска полной продолжительности до окончания шестимесячного срока работы на этом предприятии.

Важно! На счет нового работодателя может быть переведена только компенсация за ежегодный отпуск, а вот компенсация за неиспользованные дни отпуска «на детей» должна быть выплачена работнику на руки в день увольнения (письмо Минсоцполитики от 20.09.2013 г. № 807/13/155-13).

На счет нового работодателя перечисляется чистая сумма компенсации за вычетом удержанного НДФЛ и ЕСВ.

Смерть работника

В случае смерти работника денежная компенсация за не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска «на детей» выплачивается наследникам (ч. 6 ст. 83 КзоТ, ч. 6 ст. 24 Закона об отпусках). Вместе с тем Минюст в письме от 02.07.2007 г. № Ш-10310 отметил, что суммы заработной платы, которые принадлежали наследодателю, но не были им получены при жизни, не включаются в состав наследства, а должны быть выплачены членам его семьи. При отсутствии членов семьи у наследодателя указанные суммы входят в состав наследства и наследуются в общем порядке.

Расчет суммы компенсации за неиспользованный отпуск

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается в том же порядке, что и сумма обычных отпускных:

К = Зср х До,

где К — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;

Зср — среднедневная заработная плата;

До — количество неиспользованных дней отпуска.

Расчет среднедневной заработной платы

Средняя заработная плата определяется в соответствии с Порядком № 100 исходя из суммарного заработка за последние 12 календарных месяцев работы, предшествовавших месяцу выплаты компенсации. Если работник проработал на предприятии менее года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск (абзац второй п. 2 Порядка № 100). Поэтому, даже если работник увольняется в последний день месяца и при этом отрабатывает такой месяц полностью, в расчет среднего заработка для начисления компенсации такой месяц не включается.

Подробно о расчете средней заработной платы для расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск см. на с. 20.

При этом обратим внимание на порядок расчета среднедневной заработной платы для выплаты компенсации в особом случае — когда работник отработал меньше одного полного календарного месяца. Порядок расчета среднедневной зарплаты для расчета компенсации в этом случае непосредственно в нормативных документах не урегулирован. Есть только разъяснения Минсоцполитики, которые изложены в письме от 08.05.2013 г. № 498/13/84-13.

В письме отмечено, что в случае если начисления проводятся исходя из средней заработной платы, а работником не отработан календарный месяц (с первого по первое число), расчеты проводятся исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного оклада.

Расчет суммы компенсации за неиспользованный отпуск производится по правилам, установленным п. 7 Порядка № 100: путем деления суммарного заработка за последние перед месяцем, в котором работник увольняется, 12 месяцев на соответствующее количество календарных дней года (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством). Полученный результат умножается на число календарных дней неиспользованного отпуска.

Пример 4. Работник принят на работу 05.03.2014 г., а увольняется 25.04.2014 г. Его оклад — 5000 грн.

Среднедневная заработная плата для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается так:

5000 грн. х 12 мес. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 169,01 грн.,

где 5000 грн. — должностной оклад работника;

12 — количество месяцев в году;

365 — количество календарных дней года за расчетный период;

10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ.

Расчет количества дней неиспользованного отпуска

При расчете количества неиспользованных дней отпуска следует учитывать, что ежегодный основной отпуск предоставляется работнику за отработанный рабочий год, который отсчитывается от дня заключения трудового договора (ст. 6 Закона об отпусках). Поэтому исчисление срока на право получения отпуска начинается с даты, когда работник приступил к работе, а не с начала календарного года.

Общего нормативно-правового акта, который определял бы порядок расчета количества дней ежегодного отпуска, нет. Вместе с тем Минсоцполитики в письмах от 24.06.2011 г. № 208/13/116-1 и от 27.03.2013 г. № 321/13/84-13 предоставило разъяснения относительно механизма определения дней отпуска, подлежащих компенсации.

Придерживаясь разъяснений Минсоцполитики, расчет количества дней отпуска можно представить в виде формулы:

К = Дотр х К1,

где К — количество календарных дней ежегодного отпуска, подлежащих компенсации;

Дотр — количество отработанных календарных дней (без учета праздничных и нерабочих) за рабочий период;

К1 — количество дней ежегодного отпуска, которое приходится на 1 календарный день (без учета праздничных и нерабочих дней за весь год).

К1 = Дотп : (365 - 10),

где Дотп — количество календарных дней ежегодного отпуска, полагающихся работнику за полностью отработанный рабочий год;

365 — количество дней в году (в високосном — 366 дней);

10 — количество праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ.

Важно! По каждому виду отпусков, подлежащих компенсации при увольнении, расчет неиспользованных дней осуществляется отдельно.

Пример 5. Работник принят на работу 18.02.2013 г., а увольняется 25.04.2014 г. Продолжительность его отпуска составляет 24 к. дн. За период работы с 18.02.2013 г. по 17.02.2014 г. отпуск был использован в полном объеме.

За период работы с 18.02.2014 г. по 26.04.2013 г. необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени.

1. Определим количество фактически отработанных работником календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней за период с 18.02.2014 г. по 26.04.2014 года:

11 к. дн. _{февраль} + 30 к. дн. _март+ 24 к. дн. _апрель = 65 к. дн.

2. Определим количество дней отпуска, которые приходятся на 1 календарный день (без учета праздничных и нерабочих дней за весь год).

24 к. дн. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 0,0676 к. дн.

3. Определяем количество дней отпуска, подлежащих компенсации: 65 к. дн х 0,0676 к. дн. = 4,39 к. дн. ≈ 4 к. дн.

Полученное в ходе расчета дробное число календарных дней округляется согласно общеустановленным правилам математики. Если в расчетах выходит, например, 0,5 и больше десятых, — это число округляется до большего целого числа, т. е. до 1 календарного дня (письмо Минсоцполитики от 27.03.2013 г. № 321/13/84-13).

Пример 6. Работник не использовал отпуск несколько лет подряд

Работник принят на работу 05.03.2012 г., а увольняется 06.05.2014 г. Продолжительность отпуска — 24 календарных дня. Отпуск ни разу не брал.

Количество неиспользованный дней отпуска определяется следующим образом:

1) за полностью отработанные рабочие годы:

— с 05.03.2012 г. по 04.03.2013 г. — 24 к. дн.;

— с 05.03.2013 г. по 04.03.2014 г. — 24 к. дн.;

2) за неполностью отработанный рабочий год, т. е. за период с 05.03.2014 г. по 06.05.2014 г.:

— количество фактически отработанных календарных дней за период с 05.03.2014 г. по 06.05.2014 г.:

26 к. дн. _март + 29 к. дн. _апрель + 4 к. дн. _май = 59 к. дн.;

— количество неиспользованных дней отпуска:

59 к. дн. х 0,0676 = 3,99 ≈ 4 к. дн.

Всего неиспользованных дней отпуска: 24 к. дн. + 24 к. дн. + 4 к. дн. = 52 к. дн.

Пример 7. Неиспользованный отпуск на детей

Работница принята на работу 02.02.2013 г. (в 2013 году у другого работодателя не работала), а увольняется 16.04.2014 г. Работнице установлена продолжительность ежегодного отпуска — 24 к. дн., а также дополнительный отпуск как матери, имеющей двоих детей, — 10 к. дн.

Определим количество дней неиспользованного отпуска «на детей».

Отпуск «на детей» предоставляется в каждом календарном году, а не за отработанный рабочий год. Поэтому денежная компенсация за дополнительный отпуск «на детей» рассчитывается исходя из его полной продолжительности.

Соответственно, работнице должны компенсировать:

— 10 календарных дней отпуска «на детей» за 2013 год;

— 10 календарных дней отпуска «на детей» за 2014 год.

Налоговый и бухгалтерский учет

Налоги и взносы, которые взимаются с суммы компенсации за неиспользованный отпуск

ЕСВ. Согласно п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 денежная компенсация за неиспользованные дни ежегодного отпуска входит в фонд дополнительной заработной платы, поэтому она облагается ЕСВ как «сверху», так и «снизу».

Внимание! Если компенсация была начислена и выплачена работнику уже после увольнения, ЕСВ на сумму такой компенсации не начисляется и с нее не удерживается (письма ПФУ от 03.03.2011 г. № 4149/05-10 и от 18.10.2011 г. № 22373/03-20, консультация в разделе 301.03 ЗІР).

Компенсация за неиспользованный отпуск — разовая выплата, и распределять ее по годам, за которые она начислена, не нужно. В связи с этим при расчете ЕСВ следует учитывать, что общая сумма начисленного дохода (зарплаты вместе с компенсацией) не должна превышать предельного размера дохода, с которого удерживают и на которую начисляют страховые взносы.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск, начисленная работнику (в том числе при проведении окончательного расчета), подлежит отражению в Отчете по форме № Д4, приведенной в приложении 4 к Порядку формирования и подачи страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. № 454. В таблице 6 Отчета по форме № Д4 компенсацию за неиспользованные дни отпуска отражают не как начисление отпускных, а как зарплату — в одной строке с начисленной за отчетный период суммой заработной платы.

НДФЛ. Сумма компенсации за неиспользованный отпуск облагается налогом на доходы физлиц по общим правилам. В частности, сумма компенсации должна учитываться при определении права на налоговую социальную льготу. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ компенсация за неиспользованный отпуск вместе с заработной платой отражается с признаком дохода «101».

Если сумма компенсации начислена после увольнения работника, то, по нашему мнению, в налогооблагаемый доход такого физического лица ее следует включать на основании п.п. 164.2.19 НК в составе прочих доходов. В форме № 1ДФ в этом случае компенсацию за неиспользованные дни отпусков, на наш взгляд, следует отражать с признаком дохода «127».

Налоговый учет

Денежная компенсация за неиспользованные дни ежегодных отпусков и начисленная на такую компенсацию сумма ЕСВ включаются в состав налоговых расходов как расходы на оплату труда и взносы на социальные мероприятия (пп. 142.1, 143.1 НК).

Бухгалтерский учет

В бухучете расчеты с работниками по суммам компенсации за неиспользованный отпуск отражают по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате» и кредиту субсчета 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию» в корреспонденции с дебетом субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».