Компенсація за невикористану відпустку

Компенсація за невикористану відпустку

Коли замість днів відпочинку можна виплатити компенсацію

Вичерпний перелік випадків, коли виплачується грошова компенсація за невикористані дні відпустки, наведено у ст. 83 КЗпП, а також у ст. 24 Закону про відпустки. Для наочності перелік таких випадків наведемо у вигляді схеми (див. рисунок).

А тепер розберемо кожен із зазначених випадків детальніше.

Заміна частини щорічної відпустки грошовою компенсацією за бажанням працівника

Згідно зі ст. 24 Закону про відпустки за бажанням працівника частина щорічної відпустки може замінюватися грошовою компенсацією. Щоправда, при цьому має виконуватися така умова: тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не має бути менше 24 календарних днів.

Перелічимо основні правила, яких потрібно дотримуватися для виплати компенсації за бажанням працівника:

Правило 1. Працівнику має бути встановлено тривалість відпустки більше 24 календарних днів (ураховуються дні як щорічної, так і додаткових відпусток).

Якщо ж тривалість відпустки для працівника становить усього 24 календарні дні та він не має права на інші щорічні або додаткові відпустки, то компенсація за невикористану відпустку може бути виплачена працівнику тільки при звільненні (на це звертає увагу і Мінпраці в листі від 22.09.2005 р. № 09-430). Причому діє це правило навіть у тому випадку, коли у працівника є не використані дні торішніх відпусток. Невикористані щорічні відпустки минулих років (обов’язкові 24 календарні дні) не можна замінити грошовою компенсацією.

Приклад 1. Працівнику встановлено тривалість щорічної відпустки 24 к. дн. Він не брав щорічну відпустку останні 4 роки. Усього не використаних днів відпустки — 96 к. дн. (24 х 4). При наданні у 2014 році щорічної відпустки узяти компенсацію за не використані в попередні роки відпустки він не може. Усі 96 к. дн. роботодавець зобов’язаний надати працівнику днями відпочинку. Отримати грошову компенсацію за ці дні працівник зможе тільки при звільненні.

Приклад 2. Працівник, який є інвалідом II групи, не використав щорічну основну відпустку за два робочі роки загальною тривалістю 60 к. дн. (тривалість щорічної основної відпустки працівника — інваліда II групи становить 30 к. дн.). У цьому випадку працівник має право отримати грошову компенсацію за 12 днів відпустки (60 - (24 х 2) = 12).

Зверніть увагу! Згідно зі ст. 12 Конвенції Міжнародної організації праці № 132 «Про оплачувані відпустки», ратифікованої Верховною Радою України у травні 2001 року, угоди про відмову від права на мінімальну щорічну оплачувану відпустку або про невикористання такої відпустки із заміною її компенсацією чи іншим чином, відповідно до національних умов, визнаються недійсними або забороняються.

Правило 2. Право отримати компенсацію за власним бажанням працівник має, якщо він фактично використав за відповідний робочий рік 24 календарні дні відпустки (як щорічної, так і додаткової). Якщо він фактично не брав дні відпустки, то, навіть якщо встановлена тривалість відпустки перевищує 24 календарних дні, на компенсацію він права не має. Таким чином, не можна спочатку виплатити працівнику грошову компенсацію за частину відпустки і тільки потім надати йому саму відпустку.

Правило 3. Компенсувати можна тільки частину щорічної відпустки. До щорічних відпусток належать (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки):

1) основна відпустка, що надається в обов’язковому порядку всім працівникам;

2) додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, на яку мають право працівники, наведені у Списку № 1290-1;

3) додаткова відпустка за особливий характер праці, що надається окремим категоріям працівників, зазначеним у Списку № 1290-2, а також працівникам із ненормованим робочим днем згідно зі списками посад і професій, визначених колективним договором відповідно до Рекомендацій № 7;

4) інші додаткові відпустки, передбачені законодавством. До них, зокрема, належать додаткові оплачувані відпустки, що надаються держслужбовцям, посадовим особам органів місцевого самоврядування, працівникам дипломатичної служби на підставі ст. 35 Закону про держслужбу, ст. 21 Закону № 2493, ст. 36 Закону про дипломатичну службу відповідно.

А ось додаткову відпустку «на дітей» можна замінити грошовою компенсацією тільки при звільненні. Але до обов’язкових 24 календарних днів, які потрібно використовувати для отримання компенсації, дні додаткової відпустки на дітей включаються.

Приклад 3. Працівниця має право на щорічну основну відпустку (24 календарні дні) та 10 календарних днів відпустки на дітей (як мати, яка виховує двох дітей віком до 15 років).

При оформленні щорічної відпустки жінка написала заяву про надання їй:

— варіант А — щорічної відпустки тривалістю 24 календарні дні. Отримати грошову компенсацію за 10 календарних днів відпустки «на дітей» вона не зможе;

— варіант Б — щорічної відпустки тривалістю 14 календарних днів календарних днів і додаткової відпустки на дітей тривалістю 10 календарних днів.

У цьому випадку за решту 10 днів щорічної відпустки вона може отримати грошову компенсацію.

Правило 4. Роботодавець не може відмовити працівнику у виплаті грошової компенсації, якщо працівник дійсно має на неї право і бажає її отримати. Жодних умов щодо згоди роботодавця в цьому випадку законодавство не встановлює. Такий самий висновок констатує і Мінпраці у листі від 24.01.2007 р. № 9/13/133-07.

Правило 5. Особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається (ст. 83 КЗпП, ст. 24 Закону про відпустки).

Виплата компенсації за не використану відпустку при звільненні

У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (ч. 1 ст. 83 КЗпП, ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки).

При нарахуванні (виплаті) компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника слід пам’ятати такі основні моменти.

1. Компенсації при звільненні підлягають дні щорічної та додаткових відпусток «на дітей». Причому відпустка «на дітей» надається щороку, тобто один раз у кожному календарному році, а не за відпрацьований робочий рік. Відповідно, грошова компенсація за додаткову відпустку «на дітей» розраховується виходячи з її повної тривалості. Тривалість відпустки «на дітей» подамо в таблиці.

Тривалість відпустки «на дітей»

А ось інші види відпусток, наприклад, додаткова відпустка для чорнобильців, навчальні, творчі відпустки, компенсації не підлягають.

2. Компенсації підлягають усі дні не використаних працівником щорічних відпусток і додаткових відпусток на «дітей», незалежно від того, скільки років вони не надавалися. Строків давності за такими відпустками немає (листи Мін-праці від 07.06.2007 р. № 181/13/116-07 і від 22.02.2008 р. № 33/13/116-08).

3. Компенсація виплачується незалежно від причини звільнення працівника, у тому числі й у разі, якщо він звільнений за порушення трудової дисципліни.

4. Виплатити компенсацію за не використану відпустку при звільненні необхідно в день звільнення, а якщо працівник цього дня не працював — не пізніше наступного дня після висунення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).

За порушення строку виплати компенсації згідно зі ст. 117 КЗпП роботодавцю доведеться виплатити працівнику середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку.

Переведення працівника на інше підприємство

При переведенні працівника на інше підприємство трудовий договір з ним розривається на підставі п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП — «переведення працівника, за його згодою, на інше підприємство, в установу, організацію чи перехід на виборну посаду». Тому в загальному випадку при звільненні за переведенням у день звільнення працівнику має бути виплачена грошова компенсація за всі не використані дні щорічної та додаткової відпустки «на дітей». Водночас ст. 24 Закону про відпустки передбачає, що за бажанням працівника компенсація за не використані дні щорічної відпустки може бути перерахована на рахунок підприємства, до якого перейшов працювати працівник. Таке бажання працівник «фіксує» у заяві про звільнення. У ній же мають бути зазначені реквізити для перерахування суми компенсації.

Які переваги такого варіанта для працівника?

Згідно зі ст. 9 Закону про відпустки якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічну основну та додаткові відпустки і не отримав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічну основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.

Крім того, на підставі ст. 10 Закону про відпустки на новому місці роботи такий працівник має право на отримання відпустки повної тривалості до закінчення шестимісячного строку роботи на цьому підприємстві.

Важливо! На рахунок нового роботодавця може бути переведена тільки компенсація за щорічну відпустку, а ось компенсація за не використані дні відпустки «на дітей» має бути виплачена працівнику на руки в день звільнення (лист Мінсоцполітики від 20.09.2013 р. № 807/13/155-13).

На рахунок нового роботодавця перераховується чиста сума компенсації за вирахуванням утриманого ПДФО та ЄСВ.

Смерть працівника

У разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки «на дітей» виплачується спадкоємцям (ч. 6 ст. 83 КЗпП, ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки). Водночас Мін’юст у листі від 02.07.2007 р. № Ш-10310 зазначив, що суми заробітної плати, які належали спадкодавцю, але не були ним отримані за життя, не включаються до складу спадщини, а мають бути виплачені членам його сім’ї. За відсутності членів сім’ї у спадкодавця зазначені суми входять до складу спадщини та успадковуються в загальному порядку.

Розрахунок суми компенсації за не використану відпустку

Сума компенсації за не використану відпустку розраховується в тому самому порядку, що й сума звичайних відпускних:

К = З_сер х Д_в, де

Д_в — сума компенсації за не використану відпустку;

З_сер — середньоденна заробітна плата;

Д_в — кількість не використаних днів відпустки

Розрахунок сердньоденної заробітної плати

Середня заробітна плата визначається відповідно до Порядку № 100 виходячи із сумарного заробітку за останні 12 календарних місяців роботи, що передували місяцю виплати компенсації. Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на працю до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація за не використану відпустку (абзац другий п. 2 Порядку № 100). Тому, навіть якщо працівник звільняється в останній день місяця і при цьому він відпрацьовує такий місяць повністю, до розрахунку середнього заробітку для нарахування компенсації такий місяць не включається.

Детально про розрахунок середньої заробітної плати для розрахунку відпускних і компенсації за невикористану відпустку див. на с. 20.

При цьому звернемо увагу на порядок розрахунку середньоденної заробітної плати для виплати компенсації в особливому випадку — коли працівник відпрацював менше одного повного календарного місяця. Порядок розрахунку середньоденної зарплати для розрахунку компенсації в цьому випадку безпосередньо в нормативних документах не врегульовано. Є тільки роз’яснення Мінсоцполітики, що викладені в листі від 08.05.2013 р. № 498/13/84-13.

У листі зазначено: якщо нарахування проводяться виходячи із середньої заробітної плати, а працівником не відпрацьовано календарний місяць (з першого по перше число), розрахунки проводяться виходячи з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового окладу.

Розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку здійснюється за правилами, установленими п. 7 Порядку № 100: шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед місяцем, в якому працівник звільняється, 12 місяців на відповідну кількість календарних днів року (за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством). Отриманий результат множиться на число календарних днів не використаної відпустки.

Приклад 4. Працівник прийнятий на роботу 05.03.2014 р., а звільняється 25.04.2014 р. Оклад його — 5000 грн.

Середньоденна заробітна плата для визначення суми компенсації за невикористану відпустку розраховується таким чином:

5000 грн. х 12 міс. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 169,01 грн.,

де 5000 грн. — посадовий оклад працівника;

12 — кількість місяців у році;

365 — кількість календарних днів року за розрахунковий період;

10 — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП.

Розрахунок кількості днів не використаної відпустки

При розрахунку кількості не використаних днів відпустки слід ураховувати, що щорічна основна відпустка надається працівнику за відпрацьований робочий рік, який відлічується від дня укладення трудового договору (ст. 6 Закону про відпустки). Тому обчислення строку на право отримання відпустки починається з дати, коли працівник розпочав роботу, а не з початку календарного року.

Загального нормативно-правового акта, що визначав би порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки, немає. Водночас Мінсоцполітики в листах від 24.06.2011 р. № 208/13/116-1 і від 27.03.2013 р. № 321/13/84-13 надало роз’яснення щодо механізму визначення днів відпустки, що підлягають компенсації.

Дотримуючись роз’яснень Мінсоцполітики, розрахунок кількості днів відпустки можна представити у вигляді формули:

К = Д_відпр. х К1,

де К — кількість календарних днів щорічної відпустки, що підлягають компенсації;

Д_відпр. — кількість відпрацьованих календарних днів (без урахування святкових і неробочих) за робочий період;

К1 — кількість днів щорічної відпустки, що припадає на 1 календарний день (без урахування святкових і неробочих днів за весь рік).

К1 = Д_відпр. : (365 - 10),

де Д_відпр. — кількість календарних днів щорічної відпустки, що належать працівнику за повністю відпрацьований робочий рік;

365 — кількість днів за рік (у високосному — 366 днів);

10 — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП.

Важливо! За кожним видом відпусток, що підлягають компенсації при звільненні, розрахунок невикористаних днів здійснюється окремо.

Приклад 5. Працівник прийнятий на роботу 18.02.2013 р., а звільняється 25.04.2014 р. Тривалість його відпустки становить 24 к. дн. За період роботи з 18.02.2013 р. по 17.02.2014 р. відпустка була використана в повному обсязі.

За період роботи з 18.02.2014 р. по 26.04.2013 р. необхідно виплатити компенсацію за невикористану відпустку пропорційно відпрацьованому часу.

1. Визначимо кількість фактично відпрацьованих працівником календарних днів без урахування святкових і неробочих днів за період з 18.02.2014 р. по 26.04.2014 року:

11 к. дн. лютий + 30 к. дн. березень + 24 к. дн. квітень = 65 к. дн.

2. Визначимо кількість днів відпустки, що припадають на 1 календарний день (без урахування святкових і неробочих днів за весь рік):

24 к. дн. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 0,0676 к. дн.

3. Визначаємо кількість днів відпустки, що підлягають компенсації: 65 к. дн х 0,0676 к. дн. = 4,39 к. дн. = 4 к. дн.

Отримане під час розрахунку дробове число календарних днів округляється згідно із загальновстановленими правилами математики. Якщо в розрахунках виходить, наприклад, 0,5 і більше десятих — це число округляється до більшого цілого числа, тобто до 1 календарного дня (лист Мінсоцполітики від 27.03.2013 р. № 321/13/84-13).

Приклад 6. Працівник не використав відпустку декілька років поспіль

Працівник прийнятий на роботу 05.03.2012 року, а звільняється 06.05.2014 р. Тривалість відпустки — 24 календарні дні. Відпустку жодного разу не брав.

Кількість не використаних днів відпустки визначається таким чином:

1) за повністю відпрацьовані робочі роки:

— з 05.03.2012 по 04.03.2013 р. — 24 к. дн.;

— з 05.03.2013 р. по 04.03.2014 р. — 24 к. дн.;

2) за не повністю відпрацьований робочий рік, тобто за період з 05.03.2014 р. по 06.05.2014 р.:

— кількість фактично відпрацьованих календарних днів за період з 05.03.2014 р. по 06.05.2014 р.:

26 к. дн. березень + 29 к. дн. квітень + 4 к. дн. травень = 59 к. дн.

— кількість не використаних днів відпустки:

59 к. д н. х 0,0676 = 3,99 = 4 к. дн.

Усього не використаних днів відпустки: 24 к. дн. + 24 к. дн. + 4 к. дн. = 52 к. дн.

Приклад 7. Не використана відпустка на дітей

Працівниця прийнята на роботу 02.02.2013 р. (у 2013 році в іншого роботодавця не працювала), а звільняється 16.04.2014 р. Працівниці встановлено тривалість щорічної відпустки — 24 к. дн., а також додаткову відпустку як матері, яка має двох дітей, — 10 к. дн.

Визначимо кількість днів не використаної відпустки «на дітей».

Відпустка «на дітей» надається в кожному календарному році, а не за відпрацьований робочий рік. Тому грошова компенсація за додаткову відпустку «на дітей» розраховується виходячи з її повної тривалості.

Відповідно, працівниці мають компенсувати:

— 10 календарних днів відпустки «на дітей» за 2013 рік;

— 10 календарних днів відпустки «на дітей» за 2014 рік.

Податковий і бухгалтерський облік

Податки і внески, що справляються із суми компенсації за невикористану відпустку

ЄСВ. Згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 грошова компенсація за не використані дні щорічної відпустки входить до фонду додаткової заробітної плати, тому вона обкладається ЄСВ як «зверху», так і «знизу».

Увага! Якщо компенсація була нарахована та виплачена працівнику вже після звільнення, ЄСВ на суму такої компенсації не нараховується і з неї не утримується (листи ПФУ від 03.03.2011 р. № 4149/05-10 і від 18.10.2011 р. № 22373/03-20, консультація в розділі 301.03 ЗІР).

Компенсація за невикористану відпустку — разова виплата, і розподіляти її за роками, за які її нараховано, не потрібно. У зв’язку з цим при розрахунку ЄСВ слід ураховувати, що загальна сума нарахованого доходу (зарплати разом із компенсацією) не має перевищувати граничного розміру доходу, з якого утримують і на який нараховують страхові внески.

Сума компенсації за невикористану відпустку, нарахована працівнику (у тому числі при проведенні остаточного розрахунку), підлягає відображенню у Звіті за формою № Д4, наведеною в додатку 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту про суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 454. У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 компенсацію за не використані дні відпустки відображають не як нарахування відпускних, а як зарплату — в одному рядку з нарахованою за звітний період сумою заробітної плати.

ПДФО. Сума компенсації за невикористану відпустку обкладається податком на доходи фіз-осіб за загальними правилами. Зокрема, сума компенсації має враховуватися при визначенні права на податкову соціальну пільгу. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ компенсація за невикористану відпустку разом із заробітною платою відображається з ознакою доходу «101».

Якщо сума компенсації нарахована після звільнення працівника, то, на нашу думку, до оподатковуваного доходу такої фізичної особи її слід включати на підставі п.п. 164.2.19 ПК у складі інших доходів. У формі № 1ДФ у цьому випадку компенсацію за не використані дні відпусток, на наш погляд, слід відображати з ознакою доходу «127».

Податковий облік

Грошова компенсація за не використані дні щорічних відпусток і нарахована на таку компенсацію сума ЄСВ уключаються до складу податкових витрат як витрати на оплату праці та внески на соціальні заходи (п. 142.1 ПК, п. 143.1 ПК).

Бухгалтерський облік

У бухобліку розрахунки з працівниками за сумами компенсації за невикористану відпустку відображають за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» та кредитом субрахунку 651 «За розрахунками за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням» у кореспонденції з дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток».