Из прошлого информационно-аналитического выпуска издания («Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2014, № 13 (85), с. 4) вы могли узнать приятную весть: электронные документы можно хранить на зарубежных серверах. Главное — придерживаться основных правил их хранения. Как раз о последних и поговорим далее. Но сначала определимся с определением самого термина.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ПОНЯТИЕ, РЕКВИЗИТЫ, ПРАВОВОЙ СТАТУС
Электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных*, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона № 851). При этом состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством. Точнее говоря — Законом о бухучете, в соответствии с ч. 2 ст. 9 которого первичные и сводные учетные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
1) название документа (формы);
2) дату и место составления;
3) название предприятия, от имени которого составлен документ;
4) содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
5) должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
6) личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
* Данные в соответствии со ст. 1 Закона № 851 — это информация, поданная в форме, пригодной для ее обработки электронными средствами.
Обратите внимание: и первичные, и сводные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях. При этом независимо от того, каким образом они составлены, перечень обязательных реквизитов один и тот же. Поэтому советуем вам ответственно относиться к их заполнению, ведь отсутствие хотя бы одного из них приводит к недействительности документа. Это прямо следует хотя бы из определения обязательного реквизита электронного документа (ст. 1 Закона № 851). Последний этой статьей определен как обязательные данные в электронном документе, без которых он не может быть основанием для его учета и не будет иметь юридической силы.
Важно: исключительно из-за того, что документ имеет электронную форму, его юридическая сила не может отрицаться. Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму. Такие значимые положения в отношении правового статуса электронных документов закреплены в ст. 8 Закона № 851.
Важной характеристикой электронных документов является то, что при необходимости их можно превратить в другой вид — бумажный.
ВИЗУАЛИЗАЦИЯ
Именно так называют этот процесс. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму.
Визуальной формой подачи электронного документа является отражение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для принятия его содержания человеком.
Необходимость визуализации продиктована требованиями ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете. Они устанавливают, что в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию:
— других участников хозяйственных операций;
— правоохранительных органов;
— соответствующих органов в рамках их полномочий, предусмотренных законами.
Обратите внимание: идет речь именно об изготовлении копий, а не о размножении оригиналов. Оригиналом электронного документа считают электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с ЭЦП автора. Однако следует учесть определенные нюансы.
Так, в случае направления электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считают его оригиналом (ст. 7 Закона № 851).
Если же автор создает идентичные по документарной информации и реквизитам электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.
Оригинал электронного документа должен давать возможность доказать его целостность и подлинность. В определенных законодательством случаях он может быть предъявлен в визуальной форме отражения, в том числе в бумажной копии.
Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальная подача электронного документа на бумаге, удостоверенная в установленном законодательством порядке.
Мы уже упоминали как авторов, так и адресатов электронных документов, позвольте ознакомить вас с ними немного ближе.
СУБЪЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Перечислим их в следующей таблице:
| № п/п | Субъекты электронного документооборота | Определение согласно Закону № 851 |
| 1 | Автор | Физическое или юридическое лицо, создавшее электронный документ |
| 2 | Подписант | Физическое или юридическое лицо, наложившее на электронный документ свою электронную подпись |
| 3 | Посредник | Физическое или юридическое лицо, которое в установленном законодательством порядке осуществляет прием, передачу (доставку), хранение, проверку целостности электронных документов для удовлетворения собственных нужд или предоставляет соответствующие услуги по поручению других субъектов электронного документооборота |
| 4 | Адресат | Физическое или юридическое лицо, которому адресуется электронный документ |
Как видите, субъектами электронного документооборота могут быть как физические, так и юридические лица. При этом свои права и обязанности, предусмотренные законом или договором, они приобретают в процессе электронного документооборота. Что же он собой представляет?
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Принципы такого документооборота регулирует разд. ІІІ Закона № 851. Обращение электронных документов в соответствии со ст. 9 Закона № 851 — это совокупность процессов создания, обработки, отправления, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.
Порядок электронного документооборота определяют государственные органы, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации всех форм собственности.
Электронный документооборот осуществляют в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота.
Давайте же рассмотрим отдельные процессы, которые в совокупности составляют электронный документооборот, несколько подробнее.
| № п/п | Составляющие электронного документооборота | Исполнитель | Краткая характеристика | Норма Закона № 851 |
| 1 | Отправление и передача электронных документов | Автор или посредник | Осуществляют с помощью средств информационных, телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных систем или путем отправления электронных носителей, на которых записан электронный документ | Ст. 10 |
| Если автор и адресат в письменной форме предварительно не договорились о другом, датой и временем отправления электронного документа считают дату и время, когда отправление электронного документа не может быть отменено отправившим его лицом. В случае отправления электронного документа путем пересылки его на электронном носителе, на котором записан данный документ, датой и временем отправления считают дату и время сдачи его для пересылки. Требования подтверждения факта получения документа, установленные законодательством в случаях отправления документов заказным письмом или передачи их под расписку, не распространяются на электронные документы. В таких случаях подтверждение факта получения электронных документов осуществляют согласно требованиям Закона № 851 | ||||
| 2 | Получение электронных документов | Адресат | Закрепляют путем поступления автору уведомления в электронной форме от адресата о получении данного электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота | Ст. 11 |
| Если предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке. То есть автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о: — факте и времени получения электронного документа; — отправителе этого подтверждения. Если автору не поступило подтверждение о факте получения электронного документа считают, что адресат его не получил. Если автор и адресат в письменной форме предварительно не договорились о другом, электронный документ считают отправленным автором и полученным адресатом по их местонахождению. Если идет речь о физических лицах, то это место их проживания. При этом тот факт, что информационная, телекоммуникационная, информационно-телекоммуникационная система, с помощью которой получен документ, находится в другом месте, никак не влияет на определение местонахождения (местожительства) сторон. Последнее определяют в соответствии с законодательством | ||||
| 3 | Проверка целостности электронного документа | Посредник, адресат | Проводят путем проверки ЭЦП. О последнем пойдет речь в отдельном разделе нашего материала | Ст. 12 |
| 4 | Хранение электронных документов | Автор, адресат. Возможно с привлечением посредника, в том числе архивного учреждения | Предусматривает один из двух возможных вариантов: — создание архивов электронных документов на предприятии; — подача электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в этих учреждениях | Ст. 13 |
| Субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность проверить их целостность на этих носителях. Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге. Эти требования продублированы в п. 6.4 Положения № 88. Кстати, на их выполнении настаивал Минфин (письмо от 11.09.2013 г. № 31-08410-07-10/26621). Правда, его разъяснение касалось сохранения первичных документов в электронном виде на защищенных дата-центрах за пределами Украины. В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации. Кроме того, придется осуществлять их периодическое копирование. Если выполнить указанные требования невозможно, электронные документы необходимо хранить в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала данного документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляют проверку целостности данных на этом носителе | ||||
В качестве дополнения последнего пункта таблицы обратим ваше внимание на то, что при хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:
1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;
2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3) должна сохраняться информация, которая дает возможность установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения (в случае наличия).
Как видите, хранение электронных документов — не только ответственное, но и хлопотное дело.
Как мы вам и обещали, отдельный раздел материала посвятим электронной подписи документа.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ
Она, как вы помните, является одним из обязательных реквизитов электронного документа. Для чего нужна такая подпись? Ее используют для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота.
Наложение электронной подписи завершает создание электронного документа.
Отношения, связанные с использованием ЭЦП, регулирует Закон об ЭЦП. Другие же виды электронных подписей субъекты электронного документооборота используют на договорных принципах.
Налоговое законодательство не остается в стороне от отношений, связанных с ЭЦП. Более того, в НК даже выделен отдельный вид услуг — услуги ЭЦП. Их предоставление в соответствии с п.п. 14.1.141 НК предусматривает:
— регистрацию заявителей;
— предоставление в пользование средств ЭЦП;
— предоставление помощи при генерации открытых и личных ключей;
— обслуживание сертификатов ключей (формирование, распространение, отмену, хранение, блокирование и восстановление);
— предоставление информации о действующих, отмененных и блокированных сертификатах ключей;
— предоставление услуги фиксирования времени, консультационных и других услуг, определенных Законом об ЭЦП.
Предоставление же таких услуг, как вы, наверное, прекрасно знаете, входит в функции контролирующих органов. При этом аккредитованный центр сертификации ключей Миндоходов предоставляет лицам, намеревающимся подавать налоговую декларацию в электронной форме, такие услуги на бесплатной основе.
На этом все. Поэтому создавайте, передавайте, получайте, храните и, желательно, хлопот не имейте. Это все, как вы догадались, об электронных документах. Успехов!
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ
НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Закон об ЭЦП — Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV.
Закон № 851 — Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88.
ЭЦП — электронная цифровая подпись.
