Із минулого інформаційно-аналітичного випуску видання («Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2014, № 13 (85), с. 4) ви могли дізнатися приємну звістку: електронні документи можна зберігати на зарубіжних серверах. Головне — дотримуватись основних правил їх зберігання. Якраз про останні й поговоримо далі. Та спочатку визначимось із визначенням самого терміну.
ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ: ПОНЯТТЯ, РЕКВІЗИТИ, ПРАВОВИЙ СТАТУС
Електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних*, уключаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851). При цьому склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Точніше кажучи — Законом про бухоблік, відповідно до ч. 2 ст. 9 якого первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату і місце складання;
3) назву підприємства, від імені якого складено документ;
4) зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
5) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
6) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
* Дані відповідно до ст. 1 Закону № 851 — це інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами.
Зверніть увагу: і первинні, і зведені документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях. При цьому незалежно від того, яким чином їх складено, перелік обов’язкових реквізитів один і той же. Тому радимо вам відповідально відноситись до їх заповнення, адже відсутність хоча б одного з них приводить до недійсності документа. Це прямо випливає хоча б із визначення обов’язкового реквізиту електронного документа (ст. 1 Закону № 851). Останній цією статтею визначений як обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.
Важливо: виключно через те, що документ має електронну форму, його юридична сила не може бути заперечена. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму. Такі значимі положення щодо правового статусу електронних документів закріплені у ст. 8 Закону № 851.
Важливою характеристикою електронних документів є те, що за необхідності їх можна перетворити на інший вид — паперовий.
ВІЗУАЛІЗАЦІЯ
Саме так називають цей процес. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами на візуальну форму.
Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.
Необхідність візуалізації продиктована вимогами ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік. Вони встановлюють, що в разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу:
— інших учасників господарських операцій;
— правоохоронних органів;
— відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Зверніть увагу: йдеться саме про виготовлення копій, а не про розмноження оригіналів. Оригіналом електронного документа вважають електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП автора. Проте варто врахувати певні нюанси.
Так, у разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважають його оригіналом (ст. 7 Закону № 851).
Якщо ж автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність. У визначених законодавством випадках він може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в установленому законодавством порядку.
Ми вже згадували як авторів, так і адресатів електронних документів, тож дозвольте познайомити вас із ними трохи ближче.
СУБ’ЄКТИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
Перелічимо їх у таблиці, поданій нижче.
| № з/п | Суб’єкти електронного документообігу | Визначення згідно із Законом № 851 |
| 1 | Автор | Фізична або юридична особа, яка створила електронний документ |
| 2 | Підписувач | Фізична або юридична особа, яка наклала на електронний документ свій електронний підпис |
| 3 | Посередник | Фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб’єктів електронного документообігу |
| 4 | Адресат | Фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ |
Як бачите, суб’єктами електронного документообігу можуть бути як фізичні, так і юридичні особи. При цьому своїх прав і обов’язків, передбачених законом або договором, вони набувають у процесі електронного документообігу. Що ж він являє собою?
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ
Засади такого документообігу регулює розд. ІІІ Закону № 851. Обіг електронних документів відповідно до ст. 9 Закону № 851 — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Порядок електронного документообігу визначають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації всіх форм власності.
Електронний документообіг здійснюють відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.
Давайте ж розглянемо окремі процеси, які в сукупності складають електронний документообіг, дещо детальніше.
| № з/п | Складові електронного документообігу | Виконавець | Коротка характеристика | Норма Закону № 851 |
| 1 | Відправлення та передавання електронних документів | Автор або посередник | Здійснюють за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом надсилання електронних носіїв, на яких записано електронний документ | Ст. 10 |
| Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою та часом надсилання електронного документа вважають дату і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасоване особою, яка його здійснила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою та часом відправлення вважають дату і час подання його для пересилання. | ||||
| 2 | Одержання електронних документів | Адресат | Закріплюють шляхом надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу | Ст. 11 |
| Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку. Тобто в автоматизований чи інший спосіб в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинне містити дані про: | ||||
| 3 | Перевірка цілісності | Посередник, адресат | Проводять шляхом перевірки ЕЦП. Про останній ітиметься в окремому розділі нашого матеріалу | Ст. 12 |
| 4 | Зберігання електронних документів | Автор, адресат. Можливо із залученням посередника, у тому числі архівної установи | Передбачає один із двох можливих варіантів: | Ст. 13 |
| Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. | ||||
На доповнення останнього пункту таблиці звернемо вашу увагу на те, що при зберіганні електронних документів обов’язковим є дотримання таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, надісланий або одержаний;
3) повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його надсилання чи одержання (в разі наявності).
Як бачите, зберігання електронних документів — не лише відповідальна, але й клопітка справа.
Як ми вам і обіцяли, окремий розділ матеріалу присвятимо електронному підпису документа.
ЕЛЕКТРОННИЙ ПІДПИС
Він, як ви пам’ятаєте, є одним із обов’язкових реквізитів електронного документа. Для чого потрібен такий підпис? Його використовують для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.
Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа.
Відносини, пов’язані з використанням ЕЦП, регулює Закон про ЕЦП. Інші ж види електронних підписів суб’єкти електронного документообігу використовують на договірних засадах.
Податкове законодавство не лишається осторонь відносин, пов’язаних із ЕЦП. Більше того, у ПК навіть виділений окремий вид послуг — послуги ЕЦП. Їх надання відповідно до п.п. 14.1.1141 ПК передбачає:
— реєстрацію заявників;
— надання у користування засобів ЕЦП;
— надання допомоги при генерації відкритих та особистих ключів;
— обслуговування сертифікатів ключів (формування, розповсюдження, скасування, зберігання, блокування та відновлення);
— надання інформації щодо чинних, скасованих і блокованих сертифікатів ключів;
— надання послуги фіксування часу, консультаційних та інших послуг, визначених Законом про ЕЦП.
Надання ж таких послуг, як ви, напевне, чудово знаєте, входить до функцій контролюючих органів. При цьому акредитований центр сертифікації ключів Міндоходів надає особам, які мають намір подавати податкову декларацію в електронній формі, такі послуги на безоплатній основі.
На цьому все. Отже, створюйте, передавайте, отримуйте, зберігайте і, бажано, клопотів не майте. Це все, як ви здогадалися, про електронні документи. Успіхів!
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ
ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Закон про ЕЦП — Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.
Закон № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.
ЕЦП — електронний цифровий підпис.
