Подотчетные средства: получил — заболел — не вернул. Что делать?
Работнику под отчет были выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей. Не успев совершить покупку, работник травмировался и был направлен в больницу на лечение в стационаре. В связи с этим неиспользованные подотчетные средства не были вовремя возвращены в кассу предприятия. Что делать?
Сейчас разберемся. Начнем с сути проблемы. Не секрет, что подотчетные средства выдаются работникам на четко определенный законодательством срок, по истечении которого такой работник должен о них отчитаться, а также в случае неиспользования (полного или частичного) вернуть их в кассу предприятия. Это правило регламентировано п. 2.11 Положения № 637*. Сроки для подачи Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), следующие:
— не позднее 10 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет — в случае выдачи наличных на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома;
— не позднее 2 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет (включая такой день) — во всех других ситуациях.
В противном случае на предприятие налагается штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм в соответствии с абз. 5 ст. 1 Указа № 436/95**. А штраф, понятное дело, платить не хочется.
В нашей ситуации работник указанные требования не выполнил — он не подал в бухгалтерию предприятия Отчет и не вернул неиспользованные денежные средства. Однако при имеющихся обстоятельствах ему это простительно. А все потому, что нарушение сроков подачи Отчета допускается в случае, когда это случилось по причине временной нетрудоспособности работника (п. 7.39 Положения № 637). Но такая нетрудоспособность обязательно должна быть документально подтверждена. Если в нашем случае так и есть, то штраф, приведенный в абз. 5 п. 1 Указа № 436/95, применяться по отношению к предприятию не должен. Между тем юридическое лицо как налоговый агент должно осуществить все возможные мероприятия, направленные на возврат плательщиком налогов полученных под отчет наличных средств и своевременное составление Отчета, чтобы доказать отсутствие своей вины в нарушении сроков предоставления Отчета и возврата в кассу предприятия не использованных подотчетным лицом денежных средств (письмо НБУ от 05.07.2007 г. № 18-210/2252-6820).
Но это не все. Подачи Отчета требует также и НК. Он должен быть подан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства под отчет (п.п. 170.9.2 НК). При этом НК не содержит нормы применения штрафных санкций к работнику предприятия за нарушение срока подачи Отчета.
Но от уплаты НДФЛ в таком случае, полагаем, все же не уйти. Такой вывод можно сделать из п.п. 164.2.11 НК. Его суть такова, что не возвращенные в срок неиспользованные денежные средства, выданные под отчет, облагаются НДФЛ. Поскольку в данном случае гражданско-правовое действие не выполнено, пятидневный срок, регламентированный п.п. 170.9.2 НК, здесь неприменим. Но, думаем, миндоходовцы не побрезгуют руководствоваться в сложившейся ситуации п. 2.11 Положения № 637. Поэтому, если неиспользованные денежные средства не возвращены в кассу предприятия в течение 2 рабочих дней со дня их выдачи, такие суммы необходимо расценивать как дополнительное благо работника. Лицо, выдавшее такие средства, должно удержать НДФЛ за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) плательщика налога за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога. При этом налогооблагаемый доход определяется с учетом «натурального» коэффициента (п. 164.5 НК).
Что же, подведем итоги. Если работник не вернул вовремя выданные ему подотчетные средства по причине наступления болезни, «штрафное» наказание предприятие не понесет. Это при условии, что временная нетрудоспособность такого работника будет подтверждена документально. А вот НДФЛ с доходов работника в таком случае удержать придется.
Татьяна Крылова
* Здесь и далее — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
** Здесь и далее — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию оборота наличности».
