ПІДЗВІТНІ КОШТИ: ОТРИМАВ — ЗАХВОРІВ — НЕ ПОВЕРНУВ. ЩО РОБИТИ?
Працівнику під звіт було видано грошові кошти на придбання канцелярського приладдя. Не встигнувши здійснити купівлю, працівник травмувався і був направлений до лікарні на лікування у стаціонарі. У зв’язку з цим невикористані підзвітні кошти не були своєчасно повернені до каси підприємства. Що робити?
Зараз розберемося. Розпочнемо із суті проблеми. Не секрет, що підзвітні кошти видаються працівникам на чітко визначений законодавством строк, після закінчення якого такий працівник повинен про них відзвітувати, а також у разі невикористання (повного або часткового) повернути їх до каси підприємства. Це правило регламентоване п. 2.11 Положення № 637*. Строки для подання Звіту про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), такі:
— не пізніше 10 робочих днів з дня видачі готівкових грошових коштів під звіт — у разі видачі готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту;
— не пізніше 2 робочих днів з дня видачі готівкових грошових коштів під звіт (уключаючи такий день) — у всіх інших ситуаціях.
Інакше на підприємство накладається штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум відповідно до абз. 5 ст. 1 Указу № 436/95**. А штраф, звісно, сплачувати не хочеться.
У нашій ситуації працівник зазначені вимоги не виконав — він не подав до бухгалтерії підприємства Звіт і не повернув невикористані грошові кошти. Проте за наявних обставин йому це можна пробачити. А все тому, що порушення строків подання Звіту допускається в разі, коли це сталося внаслідок тимчасової непрацездатності працівника (п. 7.39 Положення № 637). Але така непрацездатність обов’язково має бути документально підтверджена. Якщо в нашому випадку так і є, то штраф, наведений в абз. 5 п. 1 Указу № 436/95, застосовуватися щодо підприємства не повинен. Тим часом, юридична особа як податковий агент має здійснити всі можливі заходи, спрямовані на повернення платником податків отриманих під звіт готівкових коштів і своєчасне складання Звіту, щоб довести відсутність своєї вини в порушенні строків подання Звіту та повернення до каси підприємства невикористаних підзвітною особою грошових коштів (лист НБУ від 05.07.2007 р. № 18-210/2252-6820).
Але це не все. Подання Звіту вимагає також і ПК. Він повинен бути поданий до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт (п.п. 170.9.2 ПК). При цьому ПК не містить норм застосування штрафних санкцій до працівника підприємства за порушення терміну подання Звіту.
Але сплати ПДФО в такому разі, вважаємо, усе ж не уникнути. Такий висновок можна зробити з п.п. 164.2.11 ПК. Його суть така, що неповернені у строк невикористані грошові кошти, видані під звіт, обкладаються ПДФО. Оскільки в цьому випадку цивільно-правова дія не виконана, п’ятиденний строк, регламентований п.п. 170.9.2 ПК, тут незастосовний. Але, вважаємо, міндоходівці не погребують керуватися в ситуації, що склалася, п. 2.11 Положення № 637. Тому, якщо невикористані грошові кошти не повернені до каси підприємства протягом 2 робочих днів з дня їх видачі, такі суми необхідно розцінювати як додаткове благо працівника. Особа, що видала такі кошти, повинна утримати ПДФО за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. При цьому оподатковуваний дохід визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПК).
Що ж, підіб’ємо підсумки. Якщо працівник не повернув своєчасно видані йому підзвітні кошти внаслідок настання хвороби, «штрафне» покарання підприємство не понесе. Це за умови, що тимчасова непрацездатність такого працівника буде підтверджена документально. А от ПДФО з доходів працівника в такому разі утримати доведеться.
Тетяна Крилова
* Тут і далі — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
** Тут і далі — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
