Кассовые операции

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ

Стремительное развитие безналичных расчетов все больше и больше «убивает наличку», оставляя ее позади технического прогресса. Кто знает, может через несколько сотен или даже десятков лет привычные нам монеты и купюры останутся «жить» разве что в выставочных залах музеев. Однако сейчас это все лишь футуристические фантазии. Пока что наличные расчеты существуют, «борются за жизнь» и в ближайшие годы «капитулировать» не собираются. Поэтому большинство субъектов хозяйствования так или иначе используют в своей деятельности наличные денежные средства. А дело бухгалтеров этих самых субъектов хозяйствования — правильно учесть операции, проводимые с ними. В помощь таким бухгалтерам и предназначен этот раздел нашего тематического номера.

ЛИМИТ КАССЫ

Кто должен устанавливать?

По традиции, с определения. Лимит остатка наличности в кассе (а проще говоря, лимит кассы) — это предельный размер суммы наличности, которая может оставаться в кассе предприятия в нерабочее время (абз. 18 п. 1.2 Положения № 637). Сумму наличности, превышающую установленный лимит, необходимо сдавать в банк для ее зачисления на любые банковские счета предприятия в согласованные с банком сроки в соответствии с требованиями п. 5.1 Положения № 637.

Исходя из необходимости ускорения обращения наличных средств и своевременного их поступления в кассы банков, лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (наличности) устанавливаются для предприятий, осуществляющих операции с наличностью в национальной валюте. Устанавливает такой лимит само предприятие на основании специального расчета. Этот расчет базируется либо на сумме среднедневного поступления наличности в кассу, либо на сумме среднедневной выдачи наличности из кассы — на выбор субъекта хозяйствования. Но об этих расчетах — чуть позже (см. с. 3). Сейчас же давайте определим круг лиц, которых законодательство не обязывает устанавливать рассматриваемый лимит. К числу «помилованных» относятся:

— банки (абз. 2 п. 2.7 Положения № 637);

— предприниматели (абз. 2 п. 2.7 Положения № 637);

— религиозные организации (религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения), которые не осуществляют производственный или другой вид предпринимательской деятельности (п. 5.6 Положения № 637).

Кроме того, организации, на которые в принципе не распространяются требования Положения № 637, также не обязаны устанавливать лимит кассы. Это (п. 1.1. Положения № 637):

— расположенные на территории Украины иностранные дипломатические, консульские и другие официальные представительства, международные организации и их филиалы, пользующиеся иммунитетом и дипломатическими привилегиями;

— представительства иностранных организаций и филиалов, не осуществляющие предпринимательскую деятельность.

Как рассчитать?

Повторим, что лимит кассы рассчитывает само предприятие в соответствии с порядком и правилами, установленными гл. 5 Положения № 637. При этом для обособленных подразделений предприятия устанавливается отдельный лимит кассы, который доводится до их сведения соответствующими внутренними приказами (распоряжениями) предприятия — юридического лица.

При расчете лимита кассы предприятием должны быть учтены такие факторы: режим и специфика его работы, отдаленность от банка, объем кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленные сроки сдачи наличности, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности предприятия с банком на инкассацию и т. п.

Расчет можно произвести двумя способами:

1) исходя из среднедневного поступления наличности в кассу;

2) исходя из среднедневной выдачи наличности из кассы.

Какой из способов выбрать — решает само предприятие. При выборе оно отталкивается от специфики своей работы с «наличкой». Если предприятие предпочитает осуществлять безналичные расчеты, а его отношения с наличкой ограничиваются, допустим, только выдачей подотчетных средств (например, на командировку, на покупку товаров общехозяйственного назначения и т. п.), то здесь лучше воспользоваться вторым способом. Если же у предприятия приток наличности значительно превышает ее отток, то разумно использовать первый способ.

Кроме того, специфический порядок расчета лимита кассы предусмотрен для вновь созданных предприятий, а также предприятий, деятельность которых была связана исключительно с безналичными расчетами и которые в соответствии с установленным законодательством Украины порядком получают право на осуществление дополнительного вида деятельности, предусматривающего осуществление наличных расчетов.

Расчет установления лимита остатка наличности в кассе (далее — Расчет) проводим по форме, установленной в приложении 8 к Положению № 637. Этот Расчет должны подписать главный (старший) бухгалтер и руководитель предприятия (или уполномоченное им лицо). Механизм расчета следующий*.

* Не распространяется на небанковские финансовые учреждения и операторов почтовой связи (абз. 6 п. 5.4 Положения № 637).

1. При применении способа, исходя из среднедневного поступления наличности в кассу:

а) для предприятий, сдающих наличность в банк ежедневно. Ежедневно наличность в банк должны сдавать предприятия, расположенные в населенных пунктах, где есть банки (п.п. «а» п. 5.1 Положения № 637). Для таких предприятий лимит кассы рассчитывается как отношение поступлений наличности за любые 3 месяца подряд из последних 12 месяцев к количеству рабочих дней предприятия этого трехмесячного периода.

Например, предприятие 11 февраля 2014 года решило пересмотреть свой лимит кассы. Для расчета нового лимита оно может выбрать любой трехмесячный период с 11 февраля 2013 года по 10 февраля 2014 года. Предположим, таковым оно выбрало сентябрь — ноябрь 2013 года. Поступление наличности в этот период было следующим: в сентябре — 85756 грн., в октябре — 63212 грн., в ноябре — 66140 грн. Раcсчитаем лимит кассы:

(85756 + 63212 + 66140) : (21 + 23 + 21)** = 215108 : 65 = 3309,35 грн.;

б) для предприятий, сдающих наличность в банк на следующий за днем ее поступления в кассу день. Такой срок сдачи наличности в банк установлен п.п. «б» п. 5.1 Положения № 637 для предприятий, у которых время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиком сменности в соответствии с законодательством Украины, не дает возможности обеспечить сдачу наличной выручки (наличности) в день ее поступления. Порядок расчета лимита кассы для таких предприятий аналогичный тому, что рассмотрен выше для предприятий, сдающих наличность в банк ежедневно;

в) для предприятий, сдающих наличность в банк не реже 1 раза в 5 рабочих дней. В такие сроки сдавать наличность в банк п.п. «в» п. 5.1 Положения № 637 обязывает предприятия, расположенные в населенных пунктах, где нет банков. Для указанных предприятий лимит кассы определяется как сумма среднедневного поступления наличности, рассчитанная так же, как и для предприятий, сдающих наличность в банк ежедневно, умноженная на 5. Так, если бы предприятие из примера выше находилось в местности, где нет банков, то лимит кассы для него рассчитывался бы как 3309,35 х 5 = 16546,75 грн.

** Количество рабочих дней соответственно в сентябре, октябре и ноябре 2013 года.

Заметьте: при способе расчета лимита кассы, исходя из поступлений наличности в кассу, к поступлениям относится наличная выручка, включающая суммы фактически полученных наличных средств от реализации продукции (товаров, работ, услуг) и внереализационные поступления. При этом к последним относятся все поступления, которые может ожидать предприятие (см. разъяснение в подкатегории 109.16 ЗІР). Обратите внимание, что не относятся к поступлениям суммы, полученные из банков (это следует из строки 1 Расчета).

Применяя этот способ, в Расчете (приложение 8 к Положению № 637) заполняем строки 1 и 2 таблицы.

2. При применении способа, исходя из среднедневной выдачи наличности из кассы. Механизм расчета таким способом един для всех предприятий, в какой местности они бы ни находились. Так, лимит кассы рассчитывается как отношение выдачи наличности за любые 3 месяца подряд из последних 12 месяцев к количеству рабочих дней предприятия этого трехмесячного периода.

К выданной наличности в данном случае относятся суммы выплаченных наличных денежных средств на различные нужды, а также командировки. Сюда не включаются выплаты, связанные с оплатой труда***, пенсий, стипендий, дивидендов.

*** К выплатам, связанным с оплатой труда, относятся выплаты, отнесенные к ФОТ, а также к другим выплатам, которые не относятся к этому фонду согласно Инструкции № 5.

Применяя этот способ, в Расчете (приложение 8 к Положению № 637) заполняем строки 3 и 4 таблицы.

3. Для вновь созданных предприятий и предприятий, которые начали проводить наличные расчеты. Для них, как мы сказали, законодатель предусмотрел особые правила расчета лимита кассы. Так, на первые 3 месяца работы они устанавливают лимит кассы в соответствии с прогнозными расчетами (абз. 3 п. 5.2 Положения № 637). Отсчет этих трех месяцев начинается со дня проведения предприятием первой расчетной операции. По истечении этих трех месяцев предприятие в течение 2 недель должно пересмотреть лимит кассы по фактическим показателям деятельности одним из выше приведенных способов.

Проводя расчет лимита кассы исходя из прогнозных показателей, предприятие также должно отразить его в Расчете (приложение 8 к Положению № 637).

Заметим, что рассчитанные лимиты являются максимальными. То есть предприятие может установить и другой лимит кассы, но он обязательно должен находиться в пределах «расчетного» лимита. Если же установленный лимит кассы превышает предельные размеры, определенные одним из рассмотренных выше способов, то он считается установленным на уровне таких предельных размеров (абз. 2 п. 5.8 Положения № 637). Все суммы наличности свыше этого предела, находящиеся в кассе на конец рабочего дня, считаются сверхлимитными со всеми вытекающими из этого штрафными последствиями (о штрафах см. на с. 17—18).

Предприятия, у которых соответствующий среднедневной показатель, исчисленный на основании кассовых оборотов (приложение 8 к Положению № 637), равен 0 или не больше 10 ннмдг, могут устанавливать лимит кассы в размере, превышающем исчисленный среднедневной показатель, но не более 10 ннмдг (170 грн.) (абз. 5 п. 5.4 Положения № 637).

Если же предприятие не установило лимит кассы в соответствии с Положением № 637, то такой лимит приравнивается к 0 (абз. 1 п. 5.8 Положения № 637). А это значит, что на конец рабочего дня в кассе предприятия не могут находиться какие-либо денежные средства. В противном случае — готовьтесь к штрафам (об этом подробнее на с. 17).

Установленный лимит кассы утверждается внутренними приказами (распоряжениями) предприятия (абз. 2 п. 5.2 Положения № 637). Установленный лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки могут пересматриваться в связи с изменениями законодательства Украины или при наличии соответствующих факторов объективного характера (изменения в поступлениях/расходах наличности, внутреннего трудового распорядка и т. п.) (п. 5.11 Положения № 637).

Когда допускается превышение?

К счастью, за превышение установленного на предприятии лимита кассы штрафуют не всегда. Все тем же Положением № 637 установлены случаи, когда законодательно разрешено хранить в кассе предприятия сумму, превышающую установленный лимит, а также случаи, когда наличные денежные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления. С этими случаями мы вас сейчас и познакомим.

Итак, предприятия имеют право хранить в своей кассе сумму наличности, превышающую установленный лимит (п. 2.10 Положения № 637):

— полученную в банке для выплат, относящихся к ФОТ, пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) — в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Для проведения этих выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов наличность может храниться в их кассах сверх установленного лимита в течение 5 рабочих дней, включая день получения наличности в банке;

— полученную в качестве выручки и предназначенную для осуществления за ее счет выплат, относящихся к ФОП, — в течение 3 рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат. Размер этих выплат должен соответствовать сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату денег (форма такой ведомости приведена в приложении 1 к Положению № 637).

Обратите внимание: хранить в кассе сверхлимитную сумму, предназначенную для иных выплат, нежели приведенных выше (например, алиментов, больничных и т. д.), в течение 3 рабочих дней не разрешается.

Но, как мы уже говорили, есть случаи, когда наличные денежные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления. Это случаи, когда (п. 5.9 Положения № 637):

— сумма превышения установленного лимита кассы сдается в обслуживающий банк не позднее следующего рабочего дня такого банка;

— сумма превышения лимита выдается для использования предприятием (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды) на цели, связанные с его деятельностью, на следующий день.

Заметьте: наличные средства, которые превышали установленный лимит кассы в день их поступления в кассу предприятия, не будут считаться сверхлимитными, если они были сданы в учреждение банка на следующий рабочий день банка даже в сумме, меньшей чем та, которая превышала лимит кассы в предыдущий день, при условии использования предприятием остальных средств (превышающих лимит) на нужды, связанные с деятельностью предприятия (п. 4.4 Методрекомендаций № 210);

— наличные денежные средства поступили в кассу предприятия в выходные или праздничные дни, и сумма превышения размера лимита кассы была:

а) сдана в обслуживающий банк на следующий рабочий день банка и предприятия;

б) выдана для использования предприятием в соответствии с законодательством (без предварительной сдачи их в банк и одновременном получении из кассы банка на указанные нужды) на следующий рабочий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия.

Ограничения наличных расчетов

Наличные расчеты потихоньку погружаются в Лету. К этому свою властную руку прикладывают и наши законодатели. Они устанавливают определенные стоимостные ограничения для наличных расчетов. Причем если совсем недавно ограничения касались только субъектов хозяйствования, то в прошлом году они распространились и на физических лиц. В этой части номера вы узнаете, чем обернутся стоимостные ограничения как для тех, так и для других.

10-тысячное ограничение для субъектов хозяйствования

Как мы уже сказали, ограничение наличных расчетов для СХ — это «старая песня», которую они «поют» уже давно «под дудочку» Положения № 637. Тем не менее НБУ своим постановлением № 210 добавил в нее новые «ноты». Так, с учетом этих изменений получаем следующее.

Предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять между собой наличные расчеты в размере не более 10 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам. То есть в течение дня с одним контрагентом — субъектом хозяйствования вы можете рассчитаться на сумму не более 10 тыс. грн., независимо от количества произведенных платежей. При этом количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществляются расчеты, на протяжении дня п. 2.3 Положения № 637 не ограничивает. Это значит, что предельный размер действует для каждого отдельного контрагента, а не для расчетов наличными в день вообще.

«Сверхпредельные» же суммы наличности (часть, превышающую 10 тыс. грн.) нужно обязательно проводить через банки или небанковские финансовые учреждения путем:

а) перечисления денежных средств с текущего счета на текущий счет;

б) внесения денежных средств в банк для дальнейшего их перечисления на текущие счета. До «рождения» постановления № 210, кстати, такой способ перечисления «сверхпредельных» сумм Положением № 637 не предусматривался. Видимо поэтому возможность такого варианта миндоходовцы не поленились дополнительно отметить в своем разъяснении, приведенном в подкатегории 109.13 ЗІР. В том же разъяснении говорится, что таким способом можно перечислять не только «сверхпредельную», но и всю сумму наличности, превышающую 10 тыс. грн. Подтверждает это и НБУ в своем письме от 18.11.2013 г. № 11-117/23064.

Рассмотренное выше 10-тысячное ограничение касается также расчетов при оплате товаров, приобретенных на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличных денежных средств, полученных при помощи электронного платежного средства (абз. 2 п. 2.3 Положения № 637). При этом заметьте: если расчет производится с применением электронных платежных средств (платежных карточек) без снятия с них наличных денежных средств, то 10-тысячное ограничение на такую операцию не распространяется (так говорят миндоходовцы в разъяснении, размещенном в подкатегории 109.13 ЗІР).

Рассматриваемое ограничение не распространяется на:

— расчеты предприятий (предпринимателей) с бюджетами и государственными целевыми фондами;

— добровольные пожертвования и благотворительную помощь;

— использование средств, выданных на командировку. Учтите: 10-тысячное ограничение распространяется на случаи, когда командированный работник в течение дня приобрел за счет денежных средств, выданных на командировку, товарно-материальные ценности (об этом миндоходовцы поведали в своем разъяснении, приведенном в подкатегории 109.13 ЗІР).

В той же подкатегории 109.13 ЗІР миндоходовцы разъяснили еще один специфический случай, на который распространяется 10-тысячный предел. Так, они говорят, что если работник предприятия приобретает за собственные наличные денежные средства ТМЦ для нужд предприятия в сумме свыше 10 тыс. грн., которая после возмещается ему из кассы предприятия, то такая операция является нарушением 10-тысячного предела. Это справедливо и для случаев, когда платежи проводятся через РК или РРО.

150-тысячное ограничение

Если ограничения наличных расчетов между СХ — это, как мы говорили выше, «старая песня», то 150-тысячное «наличное» ограничение для расчетов между СХ и физлицами, а также физлицами между собой — это относительно новый «хит» НБУ. О нем далее.

Ограничение при расчетах «СХ — физлицо». О том, что под «наличные» ограничения теперь попадают и расчеты наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования и физлицами, говорит упоминавшийся нами ранее п. 2.3 Положения № 637. Причем имейте в виду: НБУ в своих разъяснениях, представленных на его официальном сайте (http://www.bank.gov.ua), обращает внимание на то, что соблюдать ограничения по сумме наличных расчетов нужно с 01.09.2013 г. (т. е. даты вступления в силу постановления № 210) независимо от даты заключения договора, по которому они осуществляются. Эту мысль НБУ закрепил в своем письме № 11-116.

А вот конкретный размер ограничения устанавливает п. 1 постановления № 210, а точнее — его третий абзац. Так, предельный размер расчетов наличными за товары (работы, услуги), осуществляемых между СХ и физлицом в течение одного дня, составляет 150 тыс. грн. В этом утверждении стоит выделить такие основные моменты:

1) это ограничение распространяется только на расчеты, связанные с реализацией продукции (товаров, работ, услуг). При расчетах по внереализационным операциям 150-тысячное ограничение не действует. При этом под внереализационными поступлениями понимают поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные средства, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в том числе погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам, безвозмездно полученные средства, возмещение материальных убытков, взносы в уставный капитал, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм, другие поступления (п. 1.2 Положения № 637);

2) 150-тысячное ограничение касается каждого отдельно взятого дня. То есть если вы проводите наличные расчеты в течение нескольких дней по одному или нескольким платежным документам (в соответствии с условиями, определенными в договоре между продавцом и покупателем), то ограничение сумм расчетов 150 тыс. грн. нужно соблюдать в отношении каждого такого дня. Это подтверждают миндоходовцы в своем разъяснении в ЗІР (подкатегория 109.13).

При этом заметьте, что требования постановления № 210 относительно ограничения наличных расчетов между СХ и физлицом касаются расчетов как физлица-плательщика с СХ-получателем, так и расчетов СХ-плательщика с физлицом-получателем. Об этом нам поведал НБУ в своем письме от 14.11.2013 г. № 11-117/22683, окончательно развеяв все сомнения в этом вопросе.

Обратите внимание: 150-тысячное ограничение распространяется, в том числе, и на расчеты физического лица с СХ в течение одного дня за товары (работы, услуги), проведенные через РРО или РК. Такой вывод следует из разъяснения миндоходовцев, размещенного в подкатегории 109.13 ЗІР.

Кроме того, 150-тысячному ограничению присущи некоторые правила применения, свойственные рассмотренному нами ранее 10-тысячному ограничению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это, в частности:

— количество предприятий (предпринимателей) и физических лиц, с которыми осуществляются расчеты, в течение дня не ограничивается. То есть, как СХ может проводить достопятидесятитысячные наличные расчеты с неограниченным количеством физлиц в течение дня, так и физлица аналогично могут за день произвести наличные расчеты в размере 150 тыс. грн. с любым количеством СХ;

— платежи по сверхпредельным суммам (т. е. суммы свыше 150 тыс. грн.) можно провести через банк или небанковские финансовые учреждения либо путем перечисления денежных средств с текущего счета на текущий счет, либо путем внесения наличности в банк для дальнейшего ее перечисления на текущие счета. В отношении последнего аналогичное мнение не поленились привести и миндоходовцы в своем разъяснении, размещенном в подкатегории 109.13 ЗІР;

— 150-тысячное ограничение касается также расчетов при оплате за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличных средств, полученных с помощью электронного платежного средства. Заметьте: это ограничение не применяется, если расчеты осуществляются при помощи электронных платежных средств (платежных карточек) без снятия с них наличных денежных средств, т. е. посредством электронного перевода денег (такую позицию озвучили миндоходовцы в своем разъяснении в подкатегории 109.13 ЗІР). Особенности использования текущих счетов, операции по которым могут осуществляться с применением электронных платежных средств, определены гл. 8 Инструкции № 492.

50-тысячное ограничение не распространяется на:

— добровольные пожертвования и благотворительную помощь;

— использование средств, выданных на командировку.

Теперь перейдем к следующему «хиту» от НБУ — «наличным» ограничениям при расчетах между физлицами.

Ограничение при расчетах «физлицо — физлицо». Напомним, что ограничение наличных расчетов между физлицами — это достаточно новая придумка НБУ, рождение которой состоялось 1 сентября 2013 года. Именно с этой даты вступило в силу постановление № 210 и с этой же даты необходимо соблюдать установленные им «наличные» ограничения. При этом, как говорит НБУ (как на своем официальном сайте, так и в письме № 11-116), соблюдение ограничений относительно суммы наличных расчетов с физическими лицами, установленных постановлением № 210, с 01.09.2013 г. является обязательным при проведении любых расчетов при участии физических лиц независимо от даты заключения договора, по которому они осуществляются.

Каков же размер ограничения при наличных расчетах между физлицами? Отвечаем: предельная сумма расчетов наличностью физических лиц между собой по договорам купли-продажи, которые подлежат нотариальному удостоверению*, составляет 150 тыс. грн. Заметьте: 150-тысячное ограничение распространяется не на сумму наличных расчетов за день, как это действует при расчетах между СХ и физлицом, а на сумму расчетов наличностью по одному нотариально удостоверяемому договору купли-продажи. Таким образом, если вы физлицо и осуществляете, например, продажу недвижимости другому физлицу, и стоимость продажи, заявленная в договоре купли-продажи, превышает 150 тыс. грн., то разбить эту сумму на несколько «наличных» платежей в разные дни не получится! Хотя миндоходовцы по этому вопросу привели достаточно либеральное мнение. В своем разъяснении, приведенном в подкатегории 109.13 ЗІР, они разрешают при превышении цены договора 150 тыс. грн. разбивать суммы на несколько достопятидесятитысячных частей и выплачивать их в разные дни. То есть они приравняли 150-тысячное ограничение, установленное для расчетов между физлицами, к аналогичному ограничению, которое распространяется на расчеты между СХ и физлицами. Но мы этот подход считаем неверным. В постановлении № 210 четко говорится о том, что наличное ограничение для расчетов между СХ и физлицами распространяется на их проведение в течение одного дня, в то время как ограничения расчетов между физлицами должны соблюдаться в отношении одного договора. И отдельные письма НБУ это подтверждают (письмо № 18-111, письмо № 11-116).

* Обязательному нотариальному удостоверению подлежат договоры купли-продажи исключительно земельного участка, единого имущественного комплекса, жилого дома (квартиры) или другого недвижимого имущества (ст. 657 ГК). Однако по соглашению сторон могут нотариально заверяться договоры купли-продажи и другого имущества (движимого) (ч. 1 ст. 209 ГК). На них, считаем, также распространяется 150-тысячное наличное ограничение. На договоры купли-продажи, не подлежащие нотариальному удостоверению, это ограничение не распространяется.

Добавим, что нотариус должен осуществлять удостоверение такого договора (сумма которого превышает 150 тыс. грн.) только после того, как убедится, что стороны соблюли требование о проведении расчетов в безналичной форме.

Таким образом, часть суммы договора купли-продажи, превышающую 150 тыс. грн.**, в любом случае придется оплатить по безналу. И в таком случае НБУ в своем письме № 18-111 предлагает несколько вариантов осуществления безналичных расчетов между физлицами. О них — в таблице ниже.

** Из письма НБУ № 18-111 может показаться, что в безналичной форме должны осуществляться платежи на общую сумму договора, если она больше 150 тыс. грн. Однако мы полагаем, что достопятидесятитысячные суммы по такому договору можно оплачивать наличными. Наши аргументы по этому поводу вы можете посмотреть в комментарии к данному письму в газете «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2013, № 19 (67), с. 18-20.

Выдача наличных под отчет

Cитуации с наличными расчетами на предприятии бывают разными. Наиболее частая, а значит, и наиболее ответственная среди них — выдача наличных подотчетным лицам.

Кто эти лица и в каких случаях им выдаются под отчет наличные денежные средства, вы узнаете из этой части тематического номера.

Кому и когда выдаем?

Подотчетные лица: кто они? К сожалению, законодательство не дает четкого ответа на этот вопрос. Однако на практике таковыми принято считать работников предприятия, которым оно выдало под отчет денежные средства для выполнения ими производственно-хозяйственного поручения (например, на приобретение ТМЦ, на закупку сельскохозяйственной продукции) или на расходы по служебным командировкам.

То есть из определения выше следует, что наличные денежные средства выдаются под отчет в двух основных случаях:

1) для выполнения производственно-хозяйственного поручения;

2) на командировку.

При этом под отчет денежные средства могут быть выданы только тому лицу, которое отчиталось в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы (абз. 4 п. 2.11 Положения № 637) (о том, как правильно отчитаться за эти суммы, см. на с. 10).

Существует 2 варианта «подотчетных» расчетов.

Первый вариант — когда работник получает n-ую сумму денежных средств из кассы предприятия или на корпоративную карточку с карточного счета в учреждении банка и использует их для выполнения производственно-хозяйственного поручения или в командировке.

Второй вариант — когда работник выполняет производственно-хозяйственное поручение за собственные денежные средства или использует собственные денежные средства во время служебной командировки, которые после компенсируются предприятием, в интересах которого было осуществлено это поручение или командировка. Имейте в виду, что при таком варианте подотчетное лицо действует от имени предприятия, поэтому при приобретении таким работником ТМЦ, в том числе в командировке, необходимо помнить о 10-тысячном ограничении наличных расчетов. Подробнее с этим ограничением вы можете ознакомиться на с. 5.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу кассир должен оформить расходный кассовый ордер (приложение 3 к Положению № 637) или расходную ведомость. На этом документе свои подписи должны поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер (или в случае отсутствия последнего — работник предприятия, который уполномочен руководителем) (абз. 1 п. 3.4 Положения № 637). Подпись руководителя предприятия на РКО не обязательна, если к нему прилагается заявление на выдачу наличности или расчеты, на которых уже стоит подпись такого руководителя.

В свою очередь, подписать РКО (расходную ведомость) должно и подотчетное лицо с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами). При выдаче подотчетных сумм физлицо обязательно должно иметь при себе паспорт или заменяющий его документ, с которого кассир переписывает в РКО или расчетную ведомость его наименование и номер, а также кем и когда он был выдан.

Сроки использования и подачи отчета

Как выдать под отчет денежные средства, мы с вами разобрались. Теперь перейдем к вопросам их расходования и последующей подачи отчета.

Первое, что нужно знать, — в отношении выданных подотчетных денежных средств законодательно установлены предельные сроки их использования. То есть подотчетное лицо, получив от предприятия наличные, например, на покупку офисных принадлежностей, не может держать их у себя сколько ему заблагорассудится. В течение отведенного срока оно должно либо приобрести эти офисные принадлежности за полученные подотчетные средства, либо вернуть неиспользованную наличность в кассу предприятия (о возврате неизрасходованных денежных средств см. на с. 11).

Как говорит п. 2.11 Положения № 637, выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

Что касается подотчетных средств на командировку, то конкретный срок их использования законодательством не установлен. И это понятно, ведь все зависит от длительности командировки подотчетного лица. Также не предусмотрено законодательством норм, которые бы говорили, через какое время после получения подотчетных средств работник должен отправиться в командировку. Но работник точно не может получить денежные средства на командировку раньше, чем руководитель предприятия издаст приказ (распоряжение) о командировке, ведь последний является основанием для выдачи наличности из кассы, которое указывается в расходном кассовом ордере. Таким образом, вопрос сроков использования подотчетных средств, выданных на командировку, решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку и с учетом возможности проведения работником расходов, связанных с такой командировкой (например, приобретения проездных билетов). Это, в частности, подтверждают письмо НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 и письмо Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780.

При этом НБУ в абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 указывает на то, что если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.

А что же, если работник использует свои собственные средства для выполнения производственно-хозяйственного поручения или во время командировки? В какие сроки работодатель должен компенсировать работнику эти средства? Об этом Положение № 637 ничего не говорит. Вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между СХ и работником и регулируются ГК. В помощь освоения «дебрей» гражданского законодательства Миндоходов издало письмо от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14. Так, по-хорошему, между работником и работодателем должна быть, по крайней мере, устная договоренность о сроке возмещения средств такому работнику, которую добросовестный работодатель выполняет. Но если этого не случается, работник имеет право требовать (письменно) у работодателя возврата потраченных в пользу работодателя собственных денежных средств, в том числе через суд. Срок исковой давности в таком случае начнет отсчет с восьмого дня с даты предъявления работником письменного требования (ч. 2 ст. 530 ГК).

Зато четкие и конкретные сроки установлены законодательством для подачи Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Устанавливает их НК (пп. 170.9.2 и 170.9.3) и дублирует Порядок № 845 (абз. 1 и 4 п. 2). Приведем их в следующей таблице.

Заметьте: подавать Отчет подотчетное лицо должно также в том случае, когда на командировку или для выполнения гражданско-правового действия по поручению работодателя оно использует собственные денежные средства с последующей их компенсацией таким работодателем. Об этом миндоходовцы сообщили в своем разъяснении, приведенном в подкатегории 109.14 ЗІР. Радует, что в этом же разъяснении миндоходовцы освобождают таких подотчетных лиц от ответственности за несвоевременное предоставление Отчета. Такую позицию они справедливо аргументируют тем, что поскольку действующим законодательством определены сроки отчетности именно за полученные под отчет средства на командировку и на выполнение гражданско-правовых действий, то в случае несвоевременной подачи Отчета при приобретении за собственные средства товаров для нужд предприятия (использовании собственных средств в командировке), финансовые санкции не применяются.

Ныне действующая форма отчета утверждена приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845 (применяется с 4 февраля 2014 года).

Учтите: подотчетное лицо должно приложить к Отчету оригиналы документов, подтверждающих факт расходования наличных средств (кассовые чеки, квитанции, акты купли-продажи, акты выполненных работ и т. п.). Если израсходованные средства были использованы с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки, то к «подтверждающим» документам нужно также добавить документы, свидетельствующие о таком использовании (чек банкомата, слип, квитанцию торгового терминала и т. п.).

Возврат неизрасходованных денежных средств

Возврат выданных под отчет денежных средств происходит тогда, когда работник либо израсходовал меньше денежных средств, чем ему было выдано под отчет (возвращается разница), либо их расходование не подтверждено документально (возвращается документально неподтвержденная сумма). Законодательством четко установлены сроки, когда такие денежные средства необходимо вернуть предприятию. Рассмотрим их.

Неизрасходованные денежные средства, полученные подотчетным работником на командировку или для выполнения производственно-хозяйственного поручения, абз. 4 п.п. 170.9.2 НК предписывает вернуть в кассу или на банковский счет предприятия до или во время подачи Отчета. Зная сроки подачи Отчета, которые мы рассмотрели на с. 10, получаем следующие сроки возврата неизрасходованных подотчетных средств:

— выданных на командировку:

1) в наличной форме — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку;

2) в безналичной форме, при этом расчеты проводились наличными после снятия их с платежной карточки — до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки;

3) в безналичной форме, при этом расчеты проводились в безналичной форме — в течение 10 (20 — при наличии уважительных причин) банковских дней после завершения командировки;

— выданных на выполнение производственно-хозяйственного поручения — до окончания 2-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник закончил выполнение такого поручения.

Но для неиспользованных подотчетных средств, выданных для выполнения производственно-хозяйственного поручения, свои сроки возврата устанавливает и Положение № 637. Причем они разнятся от срока, определенного НК.

Так, как мы уже говорили на с. 9, выдача наличных денежных средств на производственно-хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличности под отчет (на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, — на срок не более 10 рабочих дней). Следовательно, по завершении этого срока неиспользованную наличность нужно вернуть. При этом если решение производственно-хозяйственных вопросов происходит во время пребывания работника в командировке, то срок возврата неиспользованных денежных средств может быть продлен до окончания срока такой командировки (абз. 3 п. 2.11 Положения № 637).

Таким образом, имеем два срока возврата неиспользованной наличности: один (тот, что установлен НК) предназначен для целей обложения НДФЛ, второй (тот, что предусмотрен Положением № 637) — для установления нарушения правил наличного обращения. Выходит, чтобы не наткнуться на уплату штрафа за нарушение правил наличного обращения, неиспользованные подотчетные средства, полученные для выполнения производственно-хозяйственного поручения, необходимо вернуть предприятию не позднее следующего рабочего дня после дня получения подотчетных средств (не позднее 10 рабочего дня — при закупке сельхозпродукции и заготовке вторичного сырья, кроме металлолома) с учетом сроков, установленных НК.

В случае нарушения предусмотренных НК сроков сдачи неиспользованных денежных средств из этой суммы удерживается НДФЛ. Удержать его должен работодатель, выдавший такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) подотчетного работника за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы НДФЛ (абз. 5 п.п. 170.9.1 НК). Если работник прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство работника по результатам отчетного (налогового) года.

Рекомендуем вам также посмотреть ответ на вопрос «Подотчетные средства: получил — заболел — не вернул. Что делать?» // «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2014, № 3 (75), с. 48.

А сейчас «на закуску» покажем, как заполнить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, на конкретном примере.

Пример. ООО «Лагуна» работнику хозчасти Мартынову Вениамину Сергеевичу 03.02.2014 г. выдало под отчет 105 грн. на покупку люминесцентных ламп. 04.02.2014 г. этот работник предоставил в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым на приобретение люминесцентных ламп им было потрачено 90 грн. К Отчету работник приложил чек РРО. В этот же день Мартынов В. С. вернул в кассу предприятия остаток неиспользованных денежных средств в размере 15 грн.

Особенности использования иностранной наличной валюты

Иногда случается, что деятельность предприятия выходит за рамки расчетов только в национальной валюте и требует использования иностранной валюты. Рассчитаться с нерезидентом, отправить работника в загранкомандировку — все эти действия нуждаются в инвалюте. А как с ней обращаться в таких случаях, смотрите в этом разделе тематического номера.

О наличной инвалюте в общих чертах

Наличная иностранная валюта — это иностранные денежные знаки в виде банкнот и монет, находящиеся в обороте и являющиеся законным платежным средством на территории соответствующего иностранного государства. Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины утверждены постановлением НБУ № 200.

Операции с наличной инвалютой должны быть надлежащим образом оформлены. Какими именно документами сопровождаются выдача и получение иностранной валюты на предприятии? Ни Правила № 200, ни другие нормативные акты Украины об этом не говорят. Однако свои мысли по этому поводу приводил Госкомстат в письмах от 15.11.2006 г. № 04/4-6/184 и от 24.11.2006 г. № 04/4-6/191. Мнение относительно вопроса документирования хозяйственных операций по поступлению иностранной валюты в кассу и соответственно ее выдаче из кассы в них приведено одинаковое. Оно сводится к тому, что учет кассовых операций по поступлению/выдаче иностранной валюты может осуществляться на разработанных предприятием первичных документах с указанием в них обязательных реквизитов. Напомним: такие обязательные реквизиты приведены в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

К тому же мы полагаем, что задокументировать поступление/выдачу наличной инвалюты можно еще и при помощи обычных ПКО и РКО, указав в них информацию о денежной сумме в национальной и иностранной валютах. При этом, как говорится в письме НБУ от 27.01.2006 г. № 11-113/353-954, для учета операций в иностранной валюте следует применять отдельную кассовую книгу, в которой соответствующие суммы могут отражаться как в гривне, так и в иностранной валюте.

Лимит кассы

Из предыдущих разделов номера мы помним, что в отношении национальной наличной валюты предприятие должно устанавливать лимит кассы (см. с. 2). Возникает вопрос: нужно ли устанавливать подобный лимит для валютной наличности? Ответ на него содержит п. 8.11 Правил № 200. Согласно этому пункту устанавливать лимит кассы нужно, но, во-первых, это делает не само предприятие, а уполномоченный банк*, а во-вторых, лимит устанавливается только тем субъектам хозяйствования, которым разрешено использовать наличную иностранную валюту как средство платежа, если остатки инвалюты остаются в нерабочее время суток в кассе. Случаи, когда иностранную валюту можно использовать на территории Украины как средство платежа, приведены в гл. 6 Правил № 200.

* Кроме финансовых учреждений, получивших генеральную лицензию НБУ на осуществление валютных операций, и «Укрпочты», которые в соответствии с п. 8.13 Правил № 200 самостоятельно определяют для своих касс порядок расчета «наличного» лимита.

Не включаются в расчет лимита кассы средства, предусмотренные для выплаты заработной платы нерезидентам и на командировки работников за границу. Вспомните: при расчете гривневого лимита кассы выплаты на командировки включались в расчет.

Сверхлимитные остатки наличной иностранной валюты должны быть полностью инкассированы в уполномоченный банк и зачислены на текущий счет в иностранной валюте субъекта хозяйствования (через распределительный счет). Для субъектов хозяйствования, работающих круглосуточно, окончанием рабочего дня является начало операционного дня банка, в котором они обслуживаются.

Если субъекты предпринимательской деятельности работают в выходные и праздничные дни, то они могут превышать установленные лимиты остатка иностранной валюты в кассе с обязательной инкассацией сверхлимитных остатков в уполномоченный банк не позднее следующего рабочего дня банка.

Наличные ограничения

Определенные наличные ограничения установлены и для расчетов в иностранной валюте (о гривневых наличных ограничениях см. на с. 5 этого номера). Касаются они расчетов с нерезидентами в рамках внешнеэкономических договоров. Так, уполномоченный банк может принимать от полномочного представителя нерезидента — СХ в кассу (для последующего зачисления на текущий счет в иностранной валюте резидента — СХ (через распределительный счет)) наличную свободную конвертируемую иностранную валюту в сумме, не превышающей 10 тыс. долларов США. Если же расчеты осуществляются в иной свободно конвертируемой инвалюте, нежели доллары США, то ограничение определяется как эквивалент суммы 10 тыс. долларов США в этой инвалюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день осуществления операции.

Для зачисления наличной инвалюты на текущий счет резидента — СХ необходимо предоставить в банк документы, перечисленные в пп. «а» — «г» п. 8.6 Правил № 200.

Наличность для загранкомандировок

Командированному за границу работнику никак не обойтись без инвалюты. В таком случае, как и при обычной командировке, иностранная наличность может быть либо выдана непосредственно работодателем (снята с валютного счета в банке или приобретена на МВРУ), либо использованы личные наличные инвалютные средства командированного работника с последующей их компенсацией работодателем.

Учтите, что гл. 2 Инструкции № 148 устанавливает определенные ограничения относительно вывоза инвалюты за пределы Украины. Так, наличность может быть вывезена за пределы Украины:

1) без письменного декларирования таможенному органу — физическим лицом в сумме, не превышающей в эквиваленте 10 тыс. евро;

2) при условии письменного декларирования таможенному органу в полном объеме:

— физлицом-резидентом в сумме, превышающей в эквиваленте 10 тыс. евро. В таком случае для вывоза наличности командированное лицо должно иметь документы, подтверждающие снятие наличных денежных средств со счетов в банках (финансовых учреждениях) (заявление на выдачу наличных или справка банка, составленная в произвольной форме) исключительно на сумму, превышающую в эквиваленте 10 тыс. евро. Обратите внимание: срок действия таких документов — 30 календарных дней, начиная со дня их выдачи;

— юрлицом через уполномоченного представителя без ограничения суммы. Полномочный представитель декларирует наличность, которую вывозит по поручению юридического лица, и собственные средства отдельно с использованием двух экземпляров таможенной декларации.

Имейте в виду: неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, которая была получена с текущего счета в иностранной валюте для обеспечения командировочных расходов работников за границу, подлежит зачислению непосредственно на этот же счет предприятия в уполномоченном банке Украины в течение 5 банковских дней со времени его оприходования в кассу предприятия (п. 8.4 Правил № 200).

Собственные средства работника-резидента, использованные им в командировке в интересах предприятия, последнее обязано возместить такому работнику в национальной валюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день выплаты указанных денежных средств. Если же командированный работник — нерезидент, то ему израсходованные денежные средства могут быть компенсированы как в иностранной валюте, так и в гривнях (п. 2.5 Правил № 200).

Операции с наличностью у предпринимателя

После того, как вы узнали об основных правилах, которые касаются операций с наличностью, пора перейти к другому вопросу. Какие особенности при этом установлены для предпринимателей?

Рассмотрим основные аспекты этой темы.

Лимит кассы

Радуйтесь, предприниматели! Вам, как и банкам, лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (наличности) не устанавливаются (согласно п. 2.7 гл. 2 Положения № 637).

Неудивительно, если учитывать, что и открывать-то счет в банке вам не обязательно. А если его нет, то куда тогда вообще сдавать наличность?

Поэтому свои деньги вы можете смело хранить в собственной кассе сколько угодно много и как угодно долго. Кстати, о кассе.

Касса, как отмечает п. 1.2 гл. 1 Положения № 637, — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также принятия, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов. Но, внимание, требования обеспечить надлежащее обустройство кассы и надежное хранение наличных средств в ней выдвигают только для предприятий. Вернее, их руководителей. И только они в соответствии с п. 4.1 гл. 4 Положения № 637 будут вынуждены нести ответственность, если с этим не справятся.

Вам, как предпринимателю, вполне сойдет за кассу место, где вы:

1) осуществляете наличные расчеты;

2) принимаете, выдаете, храните наличные средства, другие ценности, кассовые документы.

Помните! Даже несмотря на такие привилегии, элементарные меры безопасности и осмотрительности никто не отменял!

Как не отменял и ограничений сумм операций с наличностью. О них читайте далее.

Ограничение наличных расчетов

Рассчитываться наличностью между собой, с предприятиями и/или с физическими лицами в течение одного дня вам, как предпринимателю, разрешено в рамках предельных сумм расчетов наличностью. Заметьте: не играет роли, сколько платежных документов при этом задействовано: один или несколько.

Знаете ли вы, какие сейчас предельные суммы расчетов? Они зависят от статуса плательщика (получателя) средств и составляют:

а) для расчетов предприятий (предпринимателей) между собой — 10000 грн.;

б) для расчетов физического лица с предпринимателем за товары (работы, услуги) — 150000 грн. Сумму внереализационных поступлений от физических лиц НБУ не ограничивает. К ним п. 1.2 гл. 1 Положение № 637 относит:

— погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам;

— безвозмездно полученные средства;

— возмещение материальных убытков;

— взносы в уставный капитал;

— платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество;

— роялти;

— доход (проценты) от владения корпоративными правами;

— возврат неиспользованных подотчетных сумм;

— другие поступления.

В пунктах «а» и «б» речь идет о суммах расчетов в течение одного дня. Установлены такие пределы постановлением № 210.

Платежи сверх этих сумм проводят через банки или небанковские финансовые учреждения, получившие лицензию на перевод средств без открытия счета. Сделать же это можно, перечислив средства с текущего счета на текущий счет или путем внесения средств в банк для дальнейшего их перечисления на текущие счета.

Важно! Количество предприятий (предпринимателей) и физических лиц, с которыми осуществляют расчеты, в течение дня не ограничивается. То есть предельных сумм расчетов нужно придерживаться в операциях с каждым контрагентом отдельно! Общее же количество таких контрагентов не ограничено. Как и общая сумма расчетов за день со всеми ними вместе.

Уплата по договору, общая сумма по которому превышает 150000 грн., в разные дни частями не противоречит законодательству, — считает НБУ (письмо от 24.01.2014 г. № 11-116/3159). При этом каждая из этих частей не должна быть более 150000 грн.

И еще одна «изюминка». Ограничение, о котором шла речь, касается также расчетов при оплате за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличных средств, полученных с помощью электронного платежного средства.

В то же время это ограничение, к счастью, не распространяется на:

1) расчеты с бюджетами и государственными целевыми фондами;

2) добровольные пожертвования и благотворительную помощь;

3) использование средств, выданных на командировку (п. 2.3 гл. 2 Положения № 637).

А вот о последних — далее.

Выдача наличности под отчет

Средства, выданные на командировку, можно использовать без ограничений, о которых вы только что прочитали. Но будьте внимательны, речь идет только о тех средствах, которые служат как компенсация суточных, расходов на проезд и проживание.

Однако есть еще и расходы на так называемые хозяйственные нужды. Когда работник, получивший средства под отчет, несет расходы такого рода, то об ограничении он должен знать и помнить. Поэтому перед тем, как деньги выдать, его лучше на этот предмет проинструктировать. «Снова ограничения?» — спросите вы. Мы вынуждены ответить утвердительно. Куда же без них? Тем более, что ваш работник — это физическое лицо, действующее от вашего имени, представляет ваши интересы. Поэтому, когда он вступает во взаимоотношения с другими предпринимателями или предприятиями, предельная сумма расчетов составляет 10000 грн. Нарушать ее не советуем.

Касается это и случаев, когда работник тратит не выданные ему средства, а собственные, которые впоследствии ему будут возмещены. Такого мнения придерживается и НБУ (письмо от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206).

Теперь давайте рассмотрим документы, которые нужно иметь на вооружении предпринимателям при оформлении операций с наличностью.

Документальное оформление

Начнем с радостной вести. Предприниматели кассовые книги не ведут (согласно абз. 4 п. 4.2 гл. 4 Положения № 637).

Не обязаны вы вести и кассовые ордера, причем как приходные, так и расходные. Доказательством этого является то, что гл. 3 Положения № 637, регулирующая порядок оформления кассовых операций, распространяется только на предприятия. Отсюда вывод — предприниматели руководствоваться этой главой не должны. Поддерживает наши выводы и НБУ (вопрос 3 письма от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507, а также вопрос 3 письма от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354 — о приходных ордерах).

Что вам вести не нужно, надеемся, понятно. Теперь о том, что необходимо вести. И самое главное — как оформить поступление наличности.

Какие документы понадобятся при получении денег, зависит от того, применяете ли вы РРО.

Если да — то подтверждением денежных поступлений может выступать:

— фискальный кассовый чек;

— расчетная квитанция или упрощенная расчетная квитанция.

Требование выдавать покупателю расчетный документ на полную сумму проведенной операции выдвигает п. 2 ст. 3 Закона об РРО.

Если же РРО вы не применяете — то покупатель все равно должен получить от вас расчетный документ (согласно ч. 11 ст. 8 Закона № 1023). Другое дело, каким именно должен быть этот документ — законодатель умалчивает.

Одним из подходящих вариантов может быть товарный чек. При этом главный налоговый орган (тогда это была еще ГНАУ) в письме от 27.04.2011 г. № 7966/6/23-7015/515 отмечал, что предприниматели могут выдавать товарные чеки произвольной формы.

Поскольку такие чеки относятся к расчетным документам, некоторые данные в них вы должны вносить обязательно. Среди этих данных:

— название хозяйственной единицы (т. е. Ф. И. О.);

— ее адрес;

— общая сумма НДС по всем указанным в чеке товарам (для субъектов хозяйствования, зарегистрированных плательщиками НДС);

— количество, стоимость приобретенных товаров;

— стоимость единицы измерения товаров;

— наименование товаров;

— общая стоимость приобретенных товаров;

— дата (день, месяц, год) проведения расчетной операции;

— подпись лица, осуществляющего расчеты.

Кроме того, оформить получение наличности от покупателя можно с помощью квитанции произвольной формы. При этом безопаснее указать в ней все вышеприведенные сведения.

А вот не оформить документ — нарушение. О последних вам расскажет следующий подраздел тематического выпуска.

Ответственность за нарушения в сфере наличного обращения

Незнание законов не освобождает от ответственности — эту слегка пугающую фразу, наверное, слышал каждый из нас. Знаниями о правилах обращения с наличностью мы с вами поделились в предыдущих подразделах этого номера, теперь поговорим об ответственности, которая может наступить, если этими знаниями пренебречь.

Попасть «под прицел» должностных лиц Миндоходов (именно они осуществляют контроль за соблюдением правил в сфере наличного обращения) может как само предприятие, так и виновные в нарушении его должностные лица. Какое наказание последует за то или иное нарушение, рассмотрим в следующей таблице.