Касові операції

Касові операції

Стрімкий розвиток безготівкових розрахунків все більше і більше «вбиває» готівку, залишаючи її позаду технічного прогресу. Хто знає, може через декілька сотень або навіть десятків років звичні нам монети та купюри залишаться «жити» хіба що у виставкових залах музеїв. Проте зараз це все — тільки футуристичні фантазії. Поки що готівкові розрахунки існують, «борються за життя» і найближчими роками «капітулювати» не збираються. Тому більшість суб’єктів господарювання так чи інакше використовує у своїй діяльності готівкові грошові кошти. А справа бухгалтерів цих самих суб’єктів господарювання — правильно врахувати операції, що проводяться з ними. На допомогу таким бухгалтерам і призначено цей розділ нашого тематичного номера.

Ліміт каси

Хто повинен установлювати?

За традицією, почнемо з визначення. Ліміт залишку готівки в касі (а простіше кажучи, ліміт каси) — це граничний розмір суми готівки, яка може залишатися в касі підприємства в неробочий час (абз. 18 п. 1.2 Положення № 637). Суму готівки, що перевищує встановлений ліміт, необхідно здавати до банку для її зарахування на будь-які банківські рахунки підприємства в погоджені з банком строки відповідно до вимог п. 5.1 Положення № 637.

Виходячи з потреби прискорення обігу готівкових коштів і своєчасного їх надходження до кас банків, ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) установлюються для підприємств, що здійснюють операції з готівкою в національній валюті. Установлює такий ліміт власне підприємство на підставі спеціального розрахунку. Цей розрахунок базується або на сумі середньоденного надходження готівки до каси, або на сумі середньоденної видачі готівки з каси — на вибір суб’єкта господарювання. Але про ці розрахунки — дещо пізніше (див. с. 3). Зараз же давайте визначимо коло осіб, яких законодавство не зобов’язало встановлювати цей ліміт. До «помилуваних» належать:

— банки (абз. 2 п. 2.7 Положення № 637);

— підприємці (абз. 2 п. 2.7 Положення № 637);

— релігійні організації (релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братерства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади), які не здійснюють виробничий чи інший вид підприємницької діяльності (п. 5.6 Положення № 637).

Крім того, організації, на які у принципі не поширюються вимоги Положення № 637, також не зобов’язані встановлювати ліміт каси. Це (п. 1.1. Положення № 637):

— розташовані на території України іноземні дипломатичні, консульські та інші офіційні представництва, міжнародні організації та їх філії, що користуються імунітетом і дипломатичними привілеями;

— представництва іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницької діяльності.

Як розрахувати?

Повторимо, що ліміт каси розраховує саме підприємство відповідно до порядку та правил, установлених гл. 5 Положення № 637. При цьому для відокремлених підрозділів підприємства встановлюється окремий ліміт каси, що доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства — юридичної особи.

При розрахунку ліміту каси підприємство має враховувати такі фактори: режим і специфіка його роботи, віддаленість від банку, обсяг касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, установлені строки здавання готівки, тривалість операційного часу банку, наявність домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо.

Розрахунок можна здійснити у два способи:

1) виходячи із середньоденного надходження готівки до каси;

2) виходячи із середньоденної видачі готівки з каси.

Який зі способів обрати — вирішує саме підприємство. При виборі воно відштовхується від специфіки своєї роботи з готівкою. Якщо підприємство вважає за краще здійснювати безготівкові розрахунки, а його відносини з готівкою обмежуються, припустимо, тільки видачею підзвітних коштів (наприклад, на відрядження, на купівлю товарів загальногосподарського призначення тощо), то тут краще скористатися другим способом. Якщо ж у підприємства приплив готівки значно перевищує її відтік, то розумно використовувати перший спосіб.

Крім того, специфічний порядок розрахунку ліміту каси передбачено для новостворених підприємств, а також підприємств, діяльність яких була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками та які відповідно до встановленого законодавством України порядку отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків.

Розрахунок установлення ліміту залишку готівки в касі (далі — Розрахунок) проводимо за формою, установленою в додатку 8 до Положення № 637. Цей Розрахунок повинні підписати головний (старший) бухгалтер і керівник підприємства (або уповноважена ним особа). Механізм розрахунку такий*.

* Не поширюється на небанківські фінансові установи та операторів поштового зв’язку (абз. 6 п. 5.4 Положення № 637).

1. При застосуванні способу, виходячи із середньоденного надходження готівки до каси:

а) для підприємств, які здають готівку до банку щодня. Щодня готівка до банку повинні здавати підприємства, розташовані в населених пунктах, де є банки (п.п. «а» п. 5.1 Положення № 637). Для таких підприємств ліміт каси розраховується як відношення надходжень готівки за будь-які
3 місяці підряд з останніх 12 місяців до кількості робочих днів підприємства цього тримісячного періоду.

Наприклад, підприємство 11 лютого 2014 року вирішило переглянути свій ліміт каси. Для розрахунку нового ліміту воно може обрати будь-який тримісячний період з 11 лютого 2013 року по 10 лютого 2014 року. Припустимо, таким воно обрало вересень — листопад 2013 року. Надходження готівки в цей період було таким: у вересні — 85756 грн., у жовтні — 63212 грн., у листопаді — 66140 грн. Розрахуємо ліміт каси:

(85756 + 63212 + 66140) : (21 + 23 + 21)** =  215108 : 65 = 3309,35 грн.;

б) для підприємств, що здають готівку до банку на наступний за днем її надходження до каси день. Такий строк здавання готівки до банку встановлено п.п. «б» п. 5.1 Положення № 637 для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження. Порядок розрахунку ліміту каси для таких підприємств аналогічний тому, що розглянутий вище для підприємств, що здають готівку до банку щодня;

в) для підприємств, які здають готівку до банку не рідше 1 разу на 5 робочих днів. У такі строки здавати готівку до банку п.п. «в» п. 5.1 Положення № 637 зобов’язав підприємства, розташовані в населених пунктах, де немає банків. Для зазначених підприємств ліміт каси визначається як сума середньоденного надходження готівки, розрахована як і для підприємств, що здають готівку до банку щодня, помножена на 5. Так, якби підприємство з прикладу вище знаходилося в місцевості, де немає банків, то ліміт каси для нього розраховувався б як 3309,35 х 5 = 16546,75 грн.

** Кількість робочих днів, відповідно, у вересні, жовтні та листопаді 2013 року

Зауважте: при способі розрахунку ліміту каси виходячи з надходжень готівки до каси до надходжень належить готівкова виручка, що включає суми фактично одержаних готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційні надходження. При цьому до останніх належать всі надходження, які можуть очікувати підприємство (див. роз’яснення в підкатегорії 109.16 ЗІР). Зверніть увагу, що не належать до надходжень суми, отримані з банків (це випливає з рядка 1 Розрахунку).

Застосовуючи цей спосіб, у Розрахунку (додаток 8 до Положення № 637) заповнюємо рядки 1 і 2 таблиці.

2. При використанні способу, виходячи із середньоденної видачі готівки з каси. Механізм розрахунку в такий спосіб єдиний для всіх підприємств, в якій місцевості вони б не знаходилися. Так, ліміт каси розраховується як відношення видачі готівки за будь-які 3 місяці підряд з останніх 12 місяців до кількості робочих днів підприємства цього тримісячного періоду.

До виданої готівки в цьому випадку належать суми виплаченої готівки грошових коштів на різні потреби, а також відрядження. Сюди не включаються виплати, пов’язані з оплатою праці***, пенсій, стипендій, дивідендів.

*** До виплат, пов’язаних з оплатою праці, відносяться виплати, що віднесені до ФОП, а також до інших виплат, що не належать до цього фонду згідно з Інструкцією № 5.

Застосовуючи цей спосіб, у Розрахунку (додаток 8 до Положення № 637) заповнюємо рядки 3 і 4 таблиці.

3. Для новостворених підприємств і підприємств, які почали проводити готівкові розрахунки. Для них, як ми зазначили, законодавець передбачив особливі правила розрахунку ліміту каси. Так, на перші 3 місяці роботи вони встановлюють ліміт каси відповідно до прогнозних розрахунків (абз. 3 п. 5.2 Положення № 637). Відлік цих трьох місяців починається з дня проведення підприємством першої розрахункової операції. Після закінчення цих трьох місяців підприємство протягом 2 тижнів має переглянути ліміт каси за фактичними показниками діяльності одним з наведених вище способів.

Проводячи розрахунок ліміту каси виходячи з прогнозних показників, підприємство також має відобразити його в Розрахунку (додаток 8 до Положення № 637).

Зауважимо, що розраховані ліміти є максимальними. Тобто підприємство може встановити й інший ліміт каси, але він обов’язково має перебувати в межах «розрахункового» ліміту. Якщо ж установлений ліміт каси перевищує граничні розміри, визначені одним з розглянутих вище способів, то він вважається встановленим на рівні таких граничних розмірів (абз. 2 п. 5.8 Положення № 637). Усі суми готівки понад цю межу, що перебувають у касі на кінець робочого дня, вважаються понадлімітними з усіма штрафними наслідками, що випливають із цього (про штрафи див. на с. 17 — 18).

Підприємства, у яких відповідний середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів (додаток 8 до Положення № 637), дорівнює 0 або не більше 10 нмдг, можуть встановлювати ліміт каси в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше 10 нмдг (170 грн.) (абз. 5 п. 5.4 Положення № 637).

Якщо ж підприємство не встановило ліміт каси відповідно до Положення № 637, то такий ліміт прирівнюється до 0 (абз. 1 п. 5.8 Положення № 637). А це означає, що на кінець робочого дня в касі підприємства не можуть перебувати будь-які грошові кошти. Інакше — готуйтеся до штрафів (про це детальніше на с. 17).

Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства (абз. 2 п. 5.2 Положення № 637). Установлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки можуть переглядатися у зв’язку із змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об’єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку тощо) (п. 5.11 Положення № 637).

Коли допускається перевищення?

На щастя, за перевищення встановленого на підприємстві ліміту каси штрафують не завжди. Усе тим же Положенням № 637 установлено випадки, коли законодавчо дозволено зберігати в касі підприємства суму, що перевищує встановлений ліміт, а також випадки, коли готівкові грошові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження. З цими випадками ми вас зараз і ознайомимо.

Отже, підприємства мають право зберігати у своїй касі суму готівки, що перевищує встановлений ліміт (п. 2.10 Положення № 637):

— отриману в банку для виплат, що належать до ФОП, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) — протягом 3 робочих днів, уключаючи день отримання готівки в банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад установлений ліміт протягом 5 робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку;

— отриману як виручка і призначену для здійснення за її рахунок виплат, що належать до ФОП, — протягом 3 робочих днів з дня настання строків цих виплат. Розмір цих виплат повинен відповідати сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату грошей (форму такої відомості наведено в додатку 1 до Положення № 637).

Зверніть увагу: зберігати в касі понадлімітну суму, призначену для інших виплат, ніж наведені вище (наприклад, аліментів, лікарняних тощо), протягом 3 робочих днів не дозволяється.

Але, як ми вже говорили, є випадки, коли готівкові грошові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження. Це випадки, коли (п. 5.9 Положень № 637):

— сума перевищення встановленого ліміту каси здається до обслуговуючого банку не пізніше наступного робочого дня такого банку;

— сума перевищення ліміту видається для використання підприємством (без попереднього здавання їх до банку та одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) на цілі, пов’язані з його діяльністю, наступного дня.

Зауважте: готівкові кошти, що перевищували встановлений ліміт каси в день їх надходження до каси підприємства, не будуть вважатися понадлімітними, якщо вони були здані до установи банку наступного робочого дня банку навіть у сумі, меншій, ніж та, що перевищувала ліміт каси у попередній день, за умови використання підприємством решти коштів (що перевищувала ліміт) на потреби, пов’язані з діяльністю підприємства (п. 4.4 Методрекомендацій № 210);

— готівкові грошові кошти надійшли до каси підприємства у вихідні або святкові дні, і сума перевищення розміру ліміту каси була:

а) здана до обслуговуючого банку на наступний робочий день банку і підприємства;

б) видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного робочого дня на потреби, які пов’язані з діяльністю підприємства.

Обмеження готівкових розрахунків

Готівкові розрахунки потихеньку відходять у минуле. До цього свою владну руку докладають і наші законодавці. Вони встановлюють певні вартісні обмеження для готівкових розрахунків. Причому якщо нещодавно обмеження стосувалися тільки суб’єктів господарювання, то торік вони поширилися і на фізичних осіб. У цій частині номера ви дізнаєтеся, чим обернуться вартісні обмеження, як для тих, так і для інших.

10-тисячне обмеження для суб’єктів господарювання

Як ми вже зазначили, обмеження готівкових розрахунків для СГ — це «стара пісня», яку вони «співають» уже давно «під дудочку» Положення № 637. Проте НБУ постановою № 210 надав їй нових «нот». З урахуванням цих змін маємо таке.

Підприємства (підприємці) мають право здійснювати між собою готівкові розрахунки в розмірі не більше 10 тис. грн. протягом одного дня за одним або декільком платіжними документами. Тобто протягом дня з одним контрагентом — суб’єктом господарювання ви можете розрахуватися на суму не більше 10 тис. грн., незалежно від кількості здійснених платежів. При цьому кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня п. 2.3 Положення № 637 не обмежує. Це означає, що граничний розмір діє для кожного окремого контрагента, а не для загальних розрахунків готівкою за день.

«Позаграничні» ж суми готівки (частину, що перевищує 10 тис. грн.) потрібно обов’язково проводити через банки або небанківські фінансові установи шляхом:

а) перерахування грошових коштів з поточного рахунка на поточний рахунок;

б) внесення грошових коштів до банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки. До «народження» постанови № 210, до речі, такий спосіб перерахування «позаграничних» сум Положенням № 637 не передбачався. Мабуть, тому можливість такого варіанта міндоходівці не полінувалися додатково відзначити у своєму роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.13 ЗІР. У тому ж роз’ясненні зазначається, що в такий спосіб можна перераховувати не тільки «позаграничну», а й усю суму готівки, що перевищує 10 тис. грн. Підтверджує це і НБУ у своєму листі від 18.11.2013 р. № 11-117/23064.

Розглянуте вище 10-тисячне обмеження стосується також розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових грошових коштів, отриманих за допомогою електронного платіжного засобу (абз. 2 п. 2.3 Положення № 637). При цьому зауважте: якщо розрахунок здійснюється із застосуванням електронних платіжних засобів (платіжних карток) без зняття з них готівкових грошових коштів, то 10-тисячне обмеження на таку операцію не поширюється (так говорять міндоходівці в роз’ясненні, розміщеному в підкатегорії 109.13 ЗІР).

Це обмеження не поширюється на:

— розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами;

— добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

— використання коштів, виданих на відрядження. Врахуйте: 10-тисячне обмеження поширюється на випадки, коли працівник, який відряджається, протягом дня придбав за рахунок грошових коштів, виданих на відрядження, товарно-матеріальні цінності (про це міндоходівці розповіли у своєму роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.13 ЗІР).

У тій же підкатегорії 109.13 ЗІР міндоходівці роз’яснили ще один специфічний випадок, на який поширюється 10-тисячна межа. Так, вони зазначають, якщо працівник підприємства придбаває за власні готівкові грошові кошти ТМЦ для потреб підприємства в сумі понад 10 тис. грн., що потім відшкодовується йому з каси підприємства, то така операція є порушенням 10-тисячної межі. Це справедливо і для випадків, коли платежі проводяться через РК або РРО.

150-тисячне обмеження

Якщо обмеження готівкових розрахунків між СГ — це, як ми зазначали вище, «стара пісня», то 150-тисячне «готівкове» обмеження для розрахунків між СГ і фізособами, а також фізособами між собою — це відносно новий «хіт» НБУ. Про нього…

Обмеження при розрахунках «СГ — фізособа». Про те, що під «готівкові» обмеження тепер потрапляють і розрахунки готівковими грошовими коштами між суб’єктами господарювання і фізособами, говорить згадуваний нами раніше п. 2.3 Положення № 637. Причому майте на увазі: НБУ у своїх роз’ясненнях, представлених на його офіційному сайті (http://www.bank.gov.ua), звертає увагу на те, що дотримувати обмеження щодо суми готівкових розрахунків потрібно з 01.09.2013 р. (тобто дати набуття чинності постановою № 210) незалежно від дати укладення договору, за яким вони здійснюються. Цю думку НБУ закріпив у своєму листі № 11-116.

А ось конкретний розмір обмеження встановлює п. 1 постанови № 210, а точніше — її третій абзац. Так, граничний розмір розрахунків готівкою за товари (роботи, послуги), здійснюваних між СГ і фізособою протягом одного дня, становить 150 тис. грн. Із цього твердження слід виділити такі основні моменти:

1) це обмеження поширюється тільки на розрахунки, пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг). При розрахунках за позареалізаційними операціями 150-тисячне обмеження не діє. При цьому під позареалізаційними надходженнями розуміють надходження від операцій, що безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (включаючи основні засоби, нематеріальні активи, продукцію допоміжного та обслуговуючого виробництва), у тому числі погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками, безоплатно одержані кошти, відшкодування матеріальних збитків, внески до статутного капіталу, платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті, дохід (проценти) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум, інші надходження (п. 1.2 Положення № 637);

2) 150-тисячне обмеження стосується кожного окремо взятого дня. Тобто якщо ви проводите готівкові розрахунки протягом декількох днів за одним або декількома платіжними документами (відповідно до умов, визначених у договорі між продавцем і покупцем), то обмеження сум розрахунків 150 тис. грн. потрібно дотримувати щодо кожного такого дня. Це підтверджують міндоходівці у роз’ясненні в ЗІР (підкатегорія 109.13).

При цьому зауважте, що вимоги постанови № 210 щодо обмеження готівкових розрахунків між СГ і фізособою стосуються розрахунків як фізособи-платника з СГ-одержувачем, так і розрахунків СГ-платника з фізособою-одержувачем. Про це зазначив НБУ в листі від 14.11.2013 р. № 11-117/22683, остаточно розвіявши всі сумніви з цього питання.

Зверніть увагу: 150-тисячне обмеження поширюється, у тому числі, і на розрахунки фізичної особи з СГ протягом одного дня за товари (роботи, послуги), проведені через РРО або РК. Такий висновок виходить з роз’яснення міндоходівців, розміщеного в підкатегорії 109.13 ЗІР.

Крім того, для 150-тисячного обмеження характерні деякі правила застосування, властиві розглянутому нами раніше 10-тисячному обмеженню готівкових розрахунків між суб’єктами господарювання. Це, зокрема:

— кількість підприємств (підприємців) та фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується. Тобто як СГ може проводити достоп’ятдесятитисячні готівкові розрахунки з необмеженою кількістю фізосіб протягом дня, так і фізособи аналогічно можуть за день здійснити готівкові розрахунки в розмірі 150 тис. грн. з будь-якою кількістю СГ;

— платежі за позаграничними сумами (тобто суми понад 150 тис. грн.) можна провести через банк або небанківські фінансові установи чи шляхом перерахування грошових коштів з поточного рахунка на поточний рахунок або шляхом внесення готівки до банку для подальшого її перерахування на поточні рахунки. Щодо останнього аналогічну думку не полінувалися навести й міндоходівці у своєму роз’ясненні, розміщеному в підкатегорії 109.13 ЗІР;

— 150-тисячне обмеження стосується також розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових коштів, одержаних за допомогою електронного платіжного засобу. Зауважте: це обмеження не застосовується, якщо розрахунки здійснюються за допомогою електронних платіжних засобів (платіжних карток) без зняття з них готівкових грошових коштів,, тобто за допомогою електронного переказу грошей (таку позицію озвучили міндоходівці в роз’ясненні в підкатегорії 109.13 ЗІР). Особливості використання поточних рахунків, операції за якими можуть здійснюватись із застосуванням електронних платіжних засобів, визначено гл. 8 Інструкції № 492.

150-тисячне обмеження не поширюється на:

— добровільні пожертвування і благодійну допомогу;

—— використання коштів, виданих на відрядження.

Тепер перейдемо до наступного «хіта» від НБУ — «готівкових» обмежень при розрахунках між фізособами.

Обмеження при розрахунках «фізособа — фізособа». Нагадаємо, що обмеження готівкових розрахунків між фізособами — це досить нова вигадка НБУ, народження якої відбулося 1 вересня 2013 року. Саме з цієї дати набула чинності постанова № 210 і з цієї ж дати необхідно дотримуватися встановлених нею «готівкових» обмежень. При цьому, як зазначає НБУ (як на своєму офіційному сайті, так і в листі № 11-116), дотримання обмежень щодо суми готівкових розрахунків з фізичними особами, встановлених постановою № 210, з 01.09.2013 р. є обов’язковим при проведенні будь-яких розрахунків за участю фізичних осіб незалежно від дати укладення договору, за яким вони здійснюються.

Який же розмір обмеження при готівкових розрахунках між фізособами? Відповідаємо: гранична сума розрахунків готівкою фізичних осіб між собою за договорами купівлі-продажу, які підлягають нотаріальному посвідченню*, становить 150 тис. грн. Зауважте: 150-тисячне обмеження поширюється не на суму готівкових розрахунків за день, як це діє при розрахунках між СГ і фізособою, а на суму розрахунків готівкою за одним нотаріально посвідчуваним договором купівлі-продажу. Таким чином, якщо ви фізособа і здійснюєте, наприклад, продаж нерухомості іншій фізособі, і вартість продажу, заявлена в договорі купівлі-продажу, перевищує 150 тис. грн., то розбити цю суму на декілька «готівкових» платежів в різні дні не вийде! Хоча міндоходівці з цього питання навели досить ліберальну думку. У своєму роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.13 ЗІР, вони дозволяють при перевищенні ціни договору 150 тис. грн. розбивати суми декілька достоп’ятдесятитисячних частин і виплачувати їх у різні дні. Тобто вони прирівняли 150-тисячне обмеження, установлене для розрахунків між фізособами, до аналогічного обмеження, що поширюється на розрахунки між СГ і фізособами. Але ми цей підхід вважаємо неправильним. У постанові № 210 чітко зазначається про те, що готівкове обмеження для розрахунків між СГ і фізособами поширюється на їх проведення протягом одного дня, тоді як обмеження розрахунків між фізособами повинні дотримуватися щодо одного договору. І окремі листи НБУ це підтверджують (лист № 18-111, лист № 11-116).

* Обов’язковому нотаріальному посвідченню підлягають договори купівлі-продажу виключно земельної ділянки, єдиного майнового комплексу, житлового будинку (квартири) або іншого нерухомого майна (ст. 657 ЦК). Проте за згодою сторін можуть нотаріально посвідчуватися договори купівлі-продажу та іншого майна (рухомого) (ч. 1 ст. 209 ЦК). На них, вважаємо, також поширюється 150-тисячне готівкове обмеження. На договори купівлі-продажу, що не підлягають нотаріальному посвідченню, це обмеження не поширюється.

Додамо, що нотаріус має здійснювати посвідчення такого договору (сума якого перевищує 150 тис. грн.) тільки після того, як переконається, що сторонами дотримано вимогу про проведення розрахунків у безготівковій формі.

Таким чином, частину суми договору купівлі-продажу, що перевищує 150 тис. грн.** у будь-якому разі доведеться сплатити за безготівковим розрахунком. І в такому разі НБУ в листі № 18-111 ппропонує декілька варіантів здійснення безготівкових розрахунків між фізособами. Про них — у таблиці нижче.

**З листа НБУ № 18-111 може здатися, що в безготівковій формі мають здійснюватися платежі на загальну суму договору, якщо вона більше 150 тис. грн. Проте ми вважаємо, що достоп’ятдесятитисячні суми за таким договором можна оплачувати готівкою. Наші аргументи з цього приводу ви можете поглянути в коментарі до цього листа в газеті «Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2013, № 19 (67), с. 18 — 20.

Видача готівки під звіт

Ситуації з готівковими розрахунками на підприємстві бувають різними. Найчастіша, а отже, і найбільш відповідальна серед них — видача готівки підзвітним особам.

Хто ці особи і в яких випадках їм видаються під звіт готівкові грошові кошти, ви дізнаєтеся з цієї частини тематичного номера.

Кому і коли видаємо?

Підзвітні особи: хто вони? На жаль, законодавство не дає чіткої відповіді на це запитання. Проте на практиці такими прийнято вважати працівників підприємства, яким воно видало під звіт грошові кошти для виконання ними виробничо-господарського доручення (наприклад, на придбання ТМЦ, на закупівлю сільськогосподарської продукції) або на витрати за службовими відрядженнями.

Тобто з визначення вище випливає, що готівкові грошові кошти видаються під звіт у двох основних випадках:

1) для виконання виробничо-господарського доручення;

2) на відрядження.

При цьому під звіт грошові кошти можуть бути видані тільки тій особі, яка відзвітувала в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми (абз. 4 п. 2.11 Положення № 637) (про те, як правильно відзвітувати за ці суми, див. на с. 10).

Існує 2 варіанти «підзвітних» розрахунків.

Перший варіант — коли працівник отримує n-у суму грошових коштів з каси підприємства або на корпоративну картку з карткового рахунка в установі банка та використовує їх для виконання виробничо-господарського доручення або у відрядженні.

Другий варіант — коли працівник виконує виробничо-господарське доручення за власні грошові кошти або використовує власні грошові кошти під час службового відрядження, які потім компенсуються підприємством, на користь якого було здійснено це доручення або відрядження. Майте на увазі, що при такому варіанті підзвітна особа діє від імені підприємства, тому при придбанні таким працівником ТМЦ, у тому числі у відрядженні, необхідно пам’ятати про 10-тисячне обмеження готівкових розрахунків. Детальніше з цим обмеженням ви можете ознайомитися на с. 5.

При видачі грошових коштів підзвітній особі касир повинен оформити видатковий касовий ордер (додаток 3 до Положення № 637) або видаткову відомість.. На цьому документі свої підписи повинні поставити керівник підприємства і головний бухгалтер (або за відсутності останнього — працівник підприємства, уповноважений керівником) (абз. 1 п. 3.4 Положення № 637). Підпис керівника підприємства на ВКО не обов’язковий, якщо до нього додається заява на видачу готівки або розрахунки, на яких уже стоїть підпис такого керівника.

У свою чергу підписати ВКО (видаткову відомість) повинна і підзвітна особа із зазначенням отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами). При видачі підзвітних сум фізособа обов’язково повинна мати при собі паспорт або документ, що його замінює, з якого касир переписує до ВКО або розрахункової відомості його найменування та номер, а також ким і коли його було видано.

Строки використання та подання звіту

Як видати під звіт грошові кошти, ми з вами розібралися. Тепер перейдемо до питань їх витрачання та подальшого подання звіту.

Перше, що потрібно знати, щодо виданих підзвітних грошових коштів законодавчо встановлено граничні строки їх використання. Тобто підзвітна особа, отримавши від підприємства готівку, наприклад, на купівлю офісного приладдя, не може тримати їх у себе, скільки їй заманеться. Протягом відведеного строку вона має або придбати це офісне приладдя за отримані підзвітні кошти, або повернути невикористану готівку до каси підприємства (про повернення невитрачених грошових коштів див. на с. 11).

Як зазначено в пп. 2.11 Положення № 637, видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Що стосується підзвітних коштів на відрядження, то конкретний строк їх використання законодавством не встановлено. І це зрозуміло, адже все залежить від тривалості відрядження підзвітної особи. Також не передбачено законодавством норм, які б визначали, через який час після отримання підзвітних коштів працівник повинен відправитися у відрядження. Але працівник точно не може отримати грошові кошти на відрядження раніше, ніж керівник підприємства видасть наказ (розпорядження) про відрядження, адже останній є підставою для видачі готівки з каси, що зазначається у видатковому касовому ордері. Таким чином, питання строків використання підзвітних коштів, виданих на відрядження, вирішується в кожному конкретному випадку після видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження і з урахуванням можливості проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням (наприклад, придбання проїзних квитків). Це, зокрема, підтверджують листи НБУ від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866 і Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780.

При цьому НБУ в абз. 3 п. 2.11 Положення № 637 вказує на те, що якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

А що ж якщо працівник використовує свої власні кошти для виконання виробничо-господарського доручення або під час відрядження? У які строки роботодавець повинен компенсувати працівнику ці кошти? Про це в Положенні № 637 не зазначено. Питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань належать до майнових відносин між СГ і працівником і регулюються ЦК. На допомогу освоєння «нетрів» цивільного законодавства Міндоходів написав лист від 01.10.2013 р. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14. Так, по-хорошому, між працівником і роботодавцем має бути, принаймні, усна домовленість про строк відшкодування коштів такому працівнику, яку добросовісний роботодавець виконує. Але якщо цього не трапляється, працівник має право вимагати (письмово) у роботодавця повернення витрачених на користь роботодавця власних грошових коштів, у тому числі через суд. Строк позовної давності в такому разі почне відлік з восьмого дня з дати висування працівником письмової вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦК).

Зате чіткі та конкретні строки встановлено законодавством для подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Установлює їх ПК (пп. 170.9.2 і 170.9.3) і дублює Порядок № 845 ((абз. 1 і 4 п. 2). Наведемо їх у таблиці нижче.

Зауважте: подавати Звіт підзвітна особа повинна також у тому випадку, коли на відрядження або для виконання цивільно-правової дії за дорученням роботодавця вона використовує власні грошові кошти з подальшою їх компенсацією таким роботодавцем. Про це міндоходівці повідомили у своєму роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.14 ЗІР. Тішить, що в цьому самому роз’ясненні міндоходівці звільняють таких підзвітних осіб від відповідальності за несвоєчасне подання Звіту. Таку позицію вони справедливо аргументують тим, що оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використанні власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються.

Нині чинну форму звіту затверджено наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845 (застосовується з 4 лютого 2014 року).

Майте на увазі: підзвітна особа має додати до Звіту оригінали документів, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів (касові чеки, квитанції, акти купівлі-продажу, акти виконаних робіт тощо). Якщо витрачені кошти було використано з карткового рахунка із застосуванням корпоративної платіжної картки, то до «підтверджуючих» документів потрібно також додати документи, що свідчать про таке використання (чек банкомату, сліп, квитанцію торговельного терміналу тощо).

Повернення невитрачених грошових коштів

Повернення виданих під звіт грошових коштів відбувається тоді, коли працівник або витратив менше грошових коштів, ніж йому було видано під звіт (повертається різниця), або їх витрачання не підтверджене документально (повертається документально не підтверджена сума). Законодавством чітко встановлено строки, коли такі грошові кошти необхідно повернути підприємству. Розглянемо їх.

Невитрачені грошові кошти, отримані підзвітним працівником на відрядження або для виконання виробничо-господарського доручення, абз. 4 п.п. 170.9.2 ПК приписує повернути до каси або на банківський рахунок підприємства до або під час подання Звіту. Знаючи строки подання Звіту, які ми розглянули на с. 10, отримуємо такі строки повернення невитрачених підзвітних коштів.

— виданих на відрядження:

1) у готівковій формі — до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершив відрядження;

2) у безготівковій формі, при цьому розрахунки проводилися готівковими після зняття їх з платіжної картки — до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;

3) у безготівковій формі, при цьому розрахунки проводилися в безготівковій формі — протягом 10 (20 за наявності поважних причин) банківських днів після завершення відрядження;

— виданих на виконання виробничо-господарського доручення — до закінчення 2-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник закінчив виконання такого доручення.

Але для невикористаних підзвітних коштів, виданих для виконання виробничо-господарського доручення, свої строки повернення встановлює й Положення № 637. Причому вони відрізняються від строку, визначеного ПК.

Так, як ми вже зазначали на с. 9, видача готівкових грошових коштів на виробничо-господарські потреби здійснюється на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт (на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту — на строк не більше 10 робочих днів). Отже, після закінчення цього строку невикористану готівку потрібно повернути. При цьому якщо вирішення виробничо-господарських питань відбувається під час перебування працівника у відрядженні, то строк повернення невикористаних грошових коштів може бути продовжено до закінчення строку такого відрядження ((абз. 3 п. 2.11 Положення № 637).

Таким чином, маємо два строки повернення невикористаної готівки: один (установлений ПК) призначений для цілей обкладення ПДФО, другий (передбачений Положенням № 637), — для встановлення порушення правил готівкового обігу. Виходить, щоб не наразитися на сплату штрафу за порушення правил готівкового обігу, невикористані підзвітні кошти, отримані для виконання виробничо-господарського доручення, необхідно повернути підприємству не пізніше наступного робочого дня після дня отримання підзвітних коштів (не пізніше 10 робочого дня — при закупівлі сільгосппродукції та заготівлі вторинної сировини, крім металобрухту) з урахуванням строків, установлених ПК.

У разі порушення передбачених ПК строків здавання невикористаних грошових коштів із цієї суми утримується ПДФО.. Утримати його повинен роботодавець, який видав такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітного працівника за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми ПДФО (абз. 5 п.п. 170.9.1 ПК). Якщо працівник припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання працівника за наслідками звітного (податкового) року.

Рекомендуємо вам також поглянути відповідь на запитання «Підзвітні кошти: отримав — захворів — не повернув. Що робити?» // «Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2014, № 3 (75), с. 48.

А зараз «на закуску» покажемо, як заповнити Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, на конкретному прикладі.

Приклад. ТОВ «Лагуна» працівнику госпчастини Мартинову Веніаміну Сергійовичу 03.02.2014 р. видало під звіт 105 грн. на купівлю люмінесцентних ламп. 04.02.2014 р. цей працівник надав в бухгалтерію Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, відповідно до якого на придбання люмінесцентних ламп ним було витрачено 90 грн. До Звіту працівник додав чек РРО. Цього ж дня Мартинов В. С. повернув до каси підприємства залишок невикористаних грошових коштів у розмірі 15 грн.

Особливості використання іноземної готівкової валюти

Інколи трапляється, що діяльність підприємства виходить за межі розрахунків тільки в національній валюті і вимагає використання іноземної валюти. Розрахуватися з нерезидентом, відправити працівника до закордонного відрядження — усі ці дії потребують інвалюти. А як з нею поводитися в таких випадках, дивіться в цьому розділі тематичного номера.

Про готівкову інвалюту у загальних рисах

Готівкова іноземна валюта — це іноземні грошові знаки у вигляді банкнот і монет, що перебувають в обігу та є законним платіжним засобом на території відповідної іноземної держави. Правила використання готівкової іноземної валюти на території України затверджено постановою НБУ № 200.

Операції з готівковою інвалютою мають бути належним чином оформлені. Якими саме документами супроводжуються видача та отримання іноземної валюти на підприємстві? Ані Правила № 200, ані інші нормативні акти України про це не говорять. Проте свої думки з цього приводу наводив Держкомстат у листах від 15.11.2006 р. № 04/4-6/184 і від 24.11.2006 р. № 04/4-6/191. Думка щодо питання документування господарських операцій щодо надходження іноземної валюти до каси і відповідно її видачі з каси в них наведено однакове. Воно зводиться до того, що облік касових операцій з надходження/видачі іноземної валюти може здійснюватися на розроблених підприємством первинних документах з наведенням в них обов’язкових реквізитів.. Нагадаємо: такі обов’язкові реквізити наведено в п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

До того ж ми вважаємо, що задокументувати надходження/видачу готівкової інвалюти можна ще й за допомогою звичайних ПКО і ВКО, зазначивши в них інформацію про грошову суму в національній та іноземній валютах. При цьому, як зазначається в листі НБУ від 27.01.2006 р. № 11-113/353-954, для обліку операцій в іноземній валюті варто застосовувати окрему касову книгу, в якій відповідні суми можуть відображатися як у гривні, так і в іноземній валюті.

Ліміт каси

З попередніх розділів номера ми пам’ятаємо, що стосовно національної готівкової валюти підприємство має встановлювати ліміт каси (див. с. 2). Виникає запитання: чи потрібно встановлювати подібний ліміт для валютної готівки? Відповідь на нього містить п. 8.11 Правил № 200. Згідно з цим пунктом установлювати ліміт каси потрібно, але, по-перше, це робить не саме підприємство, а уповноважений банк*, а по-друге, ліміт установлюється тільки тим суб’єктам господарювання, яким дозволено використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу,, якщо залишки інвалюти залишаються в неробочий час доби в касі. Випадки, коли іноземну валюту можна використовувати на території України як засіб платежу, наведено у гл. 6 Правил № 200.

* Крім фінансових установ, що отримали генеральну ліцензію НБУ на здійснення валютних операцій, і «Укрпошти», які відповідно до п. 8.13 Правил № 200 самостійно визначають для своїх кас порядок розрахунку «готівкового» ліміту.

Не включаються до розрахунку ліміту каси кошти, передбачені для виплати заробітної плати нерезидентам і на відрядження працівників за кордон. Пригадайте: при розрахунку гривневого ліміту каси виплати на відрядження включалися до розрахунку.

Понадлімітні залишки готівкової іноземної валюти мають бути повністю інкасовані в уповноважений банк і зараховані на поточний рахунок в іноземній валюті суб’єкта господарювання (через розподільчий рахунок). Для суб’єктів господарювання, які працюють цілодобово, закінченням робочого дня є початок операційного дня банку, в якому вони обслуговуються.

Якщо суб’єкти підприємницької діяльності працюють у вихідні та святкові дні, то вони можуть перевищувати встановлені ліміти залишку іноземної валюти в касі з обов’язковою інкасацією понадлімітних залишків до уповноваженого банку не пізніше наступного робочого дня банку.

Готівкові обмеження

Певні готівкові обмеження встановлено і для розрахунків в іноземній валюті (про гривневі готівкові обмеження див. на с. 5 цього номера). Стосуються вони розрахунків з нерезидентами в межах зовнішньоекономічних договорів. Так, уповноважений банк може приймати від повноважного представника нерезидента — СГ в касу (для подальшого зарахування на поточний рахунок в іноземній валюті резидента — СГ (через розподільчий рахунок)) готівкову вільноконвертовану іноземну валюту в сумі, що не перевищує 10 тис. доларів США. Якщо ж розрахунки здійснюються в іншій вільноконвертованій інвалюті ніж долари США, то обмеження визначається як еквівалент суми 10 тис. доларів США в цій інвалюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день здійснення операції.

Для зарахування готівкової інвалюти на поточний рахунок резидента — СГ необхідно надати до банку документи, перелічені в пп. «а» — «г» п. 8.6 Правил № 200.

Готівка для закордонних відряджень

Працівнику, який відряджається за кордон, ніяк не обійтися без інвалюти. У такому разі, як і в разі звичайного відрядження, іноземна готівка може бути або видана безпосередньо роботодавцем (знята з валютного рахунка в банку або придбана на МВРУ), або використані особисті готівкові інвалютні засоби працівника, який відряджається, з подальшою їх компенсацією роботодавцем.

Майте на увазі, що гл. 2 Інструкції № 148 установлює певні обмеження щодо вивезення інвалюти за межі України. Так, готівка може бути вивезена за межі України:

1) без письмового декларування митному органу — фізичною особою в сумі, що не перевищує в еквіваленті 10 тис. євро;

2) за умови письмового декларування митному органу в повному обсязі:

—— фізособою-резидентом уу сумі, що перевищує в еквіваленті 10 тис. євро. У такому разі для вивезення готівки особа, яка відряджається, повинна мати документи, що підтверджують зняття готівкових грошових коштів з рахунків у банках (фінансових установах) (заява на видачу готівки або довідка банка, складена в довільній формі) виключно на суму, що перевищує в еквіваленті 10 тис. євро. Зверніть увагу: строк дії таких документів 30 календарних днів, починаючи з дня їх видачі;

—— юрособою через уповноваженого представника без обмеження суми. Повноважний представник декларує готівку, яку вивозить за дорученням юридичної особи, та власні кошти окремо з використанням двох примірників митної декларації.

Майте на увазі: невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, що була отримана з поточного рахунку в іноземній валюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на цей же рахунок підприємства в уповноваженому банку України протягом 5 банківських днів з часу його оприбуткування до каси підприємства (п. 8.4 Правил № 200).

Власні кошти працівника-резидента, використані ним у відрядженні на користь підприємства, останнє зобов’язане відшкодувати такому працівнику в національній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленого НБУ на день виплати зазначених грошових коштів. Якщо ж працівник, який відряджається, — нерезидент, то йому витрачені грошові кошти можуть бути компенсовані як в іноземній валюті, так і в гривнях (п. 2.5 Правил № 200).

Операції з готівкою у підприємця

Після того, як ви дізнались про основні правила, що стосуються операцій з готівкою, саме час перейти до іншого питання. Які особливості при цьому встановлені для підприємців?

Розглянемо основні аспекти цієї теми.

Ліміт каси

Радійте, підприємці! Вам, як і банкам, ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) не встановлюються (згідно з пп. 2.7 гл. 2 Положення № 637).

Не дивно, якщо враховувати, що і відкривати-то рахунок у банку вам не обов’язково. А якщо його немає, то куди тоді взагалі здавати готівку?

Отож, свої гроші ви можете сміливо зберігати у власній касі як завгодно багато та як завгодно довго. До речі, про касу.

Каса, як зазначає пп. 1.2 гл. 1 Положення № 637, — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Але, увага, вимоги забезпечити належне облаштування каси та надійне зберігання готівкових коштів у ній висувають лише для підприємств. Точніше, їх керівників. І лише вони відповідно до п. 4.1 гл. 4 Положення № 637 будуть змушені нести відповідальність, якщо з цим не справляться.

Вам як підприємцю цілком згодиться за касу місце, де ви:

1) здійснюєте готівкові розрахунки;

2) приймаєте, видаєте, зберігаєте готівкові кошти, інші цінності, касові документи.

Пам’ятайте! Навіть попри такі привілеї елементарні заходи безпеки та обачності ніхто не відміняв!

Як не відміняв і обмежень сум операцій із готівкою. Про них читайте далі.

Обмеження готівкових розрахунків

Розраховуватись готівкою між собою, з підприємствами та/або з фізичними особами протягом одного дня вам, як підприємцю, дозволено в межах граничних сум розрахунків готівкою. Відмітьте: не має значення, скільки платіжних документів при цьому задіяли — один чи декілька.

Чи знаєте ви, які зараз ці граничні суми розрахунків? Вони залежать від статусу платника (одержувача) коштів і складають:

а) для розрахунків підприємств (підприємців) між собою — 10000 грн.;

б) для розрахунків фізособи з підприємцем за товари (роботи, послуги) — 150000 грн. Відзначте, суми позареалізаційних надходжень від фізосіб НБУ не обмежує. До них п. 1.2 гл. 1 Положення № 637 відносить:

— погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками;

— безоплатно одержані кошти;

— відшкодування матеріальних збитків;

— внески до статутного капіталу;

— платежі за надане в лізинг (оренду) майно;

— роялті;

— дохід (проценти) від володіння корпоративними правами;

— повернення невикористаних підзвітних сум;

— інші надходження.

В пунктах «а» і «б» йдеться про суми розрахунків протягом одного дня. Установлені такі межі постановою № 210.

Платежі понад ці суми проводять через банки або небанківські фінансові установи, які отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку. Зробити ж це можна, перерахувавши кошти з поточного рахунку на поточний рахунок або шляхом внесення коштів до банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки.

Важливо! Кількість підприємств (підприємців) та фізичних осіб, з якими здійснюють розрахунки, протягом дня не обмежується. Тобто граничних сум розрахунків треба дотримуватись в операціях із кожним контрагентом окремо! Загальна ж кількість таких контрагентів не обмежена, як і загальна сума розрахунків за день зі всіма ними разом.

Сплата за договором, загальна сума за яким перевищує 150000 грн., у різні дні частками не суперечить законодавству, — вважає НБУ (лист від 24.01.2014 р. № 11-116/3159). При цьому кожна з цих часток не має бути більше 150000 грн.

ІІ ще одна цікавинка. Обмеження, про яке йшла мова, стосується також розрахунків під час оплати за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових коштів, одержаних за допомогою електронного платіжного засобу.

У той же час це обмеження, на щастя, не поширюються на:

1) розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами;

2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

3) використання коштів, виданих на відрядження (пп. 2.3 гл. 2 Положення № 637).

А от про останні — далі.

Видача готівки підзвіт

Кошти, видані на відрядження, можна використовувати без обмежень, про які ви щойно прочитали. Але, будьте пильні, йдеться лише про ті кошти, що слугують як компенсація добових, витрат на проїзд та проживання.

Проте є ще і витрати на так звані господарські потреби. Коли працівник, який отримав кошти підзвіт, несе витрати такого роду, то про обмеження він має знати і пам’ятати. Тому перед тим, як гроші видати, його краще на цей предмет проінструктувати. «Знову обмеження?» — спитаєте ви. Ми змушені відповісти ствердно. Куди ж без них? Тим паче, що ваш працівник — це фізична особа, що діє від вашого імені, представляє ваші інтереси. Тому, коли він вступає у взаємини із іншими підприємцями або підприємствами, гранична сума розрахунків становить 10000 грн. Порушувати її не радимо.

Стосується це і випадків, коли працівник витрачає не видані йому кошти, а власні, які згодом йому будуть відшкодовані. Такої думки дотримується і НБУ (лист від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206).

Тепер давайте розглянемо документи, які треба мати на озброєнні підприємцям при оформленні операцій з готівкою.

Документальне оформлення

Розпочнемо з радісної звістки. Підприємці касової книги не ведуть (згідно з абз. 4 п. 4.2 гл. 4 Положення № 637).

Не зобов’язані ви вести і касових ордерів, причому як прибуткових, так і видаткових. Доказом цього є те, що гл. 3 Положення № 637, яка регулює порядок оформлення касових операцій, поширюється лише на підприємства. Звідси висновок — підприємці керуватись цією главою не повинні. Підтримує наші висновки і НБУ (запитання 3 листа від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507, а також запитання 3 листа від 09.03.2011 р. № 11-117/982-3354 — стосовно прибуткових ордерів).

Чого вам вести не потрібно — сподіваємось, зрозуміло. Тепер про те, що необхідно вести. І найголовніше — це як оформити надходження готівки.

Які документи знадобляться при отриманні грошей, залежить від того, чи застосовуєте ви РРО.

Якщо так, то підтвердженням грошових надходжень можуть виступати:

— фіскальний касовий чек,

— розрахункова квитанція або спрощена розрахункова квитанція.

Вимогу видавати покупцю розрахунковий документ на повну суму проведеної операції висуває п. 2 ст. 3 Закону про РРО.

Якщо ж РРО ви не застосовуєте — покупець все одно має отримати від вас розрахунковий документ (згідно з ч. 11 ст. 8 Закону № 1023). Інша справа, що яким саме має бути цей документ — законодавець умовчує.

Одним із підходящих варіантів може бути товарний чек. При цьому головний податковий орган (тоді це була ще ДПАУ) в листі від 27.04.2011 р. № 7966/6/23-7015/515 зазначав, що підприємці можуть видавати товарні чеки довільної форми.

Оскільки такі чеки належать до розрахункових документів, деякі дані в них ви повинні вносити обов’язково. Серед цих даних:

— назва господарської одиниці (тобто П. І. Б.),

— її адреса,

— загальна сума ПДВ за усіма зазначеними в чеку товарами (для суб’єктів господарювання, зареєстрованих платниками ПДВ),

— кількість, вартість придбаних товарів,

— вартість одиниці виміру товарів,

— найменування товарів,

— загальна вартість придбаних товарів,

— дата (день, місяць, рік) проведення розрахункової операції,

— підпис особи, що здійснює розрахунки.

Крім того, оформити отримання готівки від покупця можна з допомогою квитанції довільної форми. При цьому безпечніше вказати в ній всі відомості, наведені вище.

А от не оформити документ — порушення. А про останні вам розкаже наступний підрозділ тематичного випуску.

Відповідальність за порушення у сфері готівкового обігу

ННезнання законів не звільняє від відповідальності — цю трішки лякаючу фразу, напевно, чув кожен з нас. Знаннями про правила поводження з готівкою ми з вами поділилися в попередніх підрозділах цього номера, тепер поговоримо про відповідальність, яка може настати, якщо цими знаннями нехтувати.

Потрапити «під приціл» посадових осіб Міндоходів (саме вони здійснюють контроль за дотриманням правил у сфері готівкового обігу) може як саме підприємство, так і винні в порушенні його посадові особи. Яке покарання загрожує за те чи інше порушення, розглянемо в таблиці нижче.