Первичные документы: памятка

1

2

Что такое первичный документ?

Это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление (ст. 1 Закона о бухучете).

Внимание! Документы имеют силу первичных только в том случае, когда хозяйственная операция была фактически осуществлена (письмо ВАСУ от 02.06.2011 г. № 742/11/13-11)

Когда составляют первичные документы?

В момент осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Положения № 88).

Бухучетные правила фактически позволяют составлять первичный документ не в момент осуществления операции, а позднее, но датой завершения этой операции

Форма первичного документа

Составляются на бланках типовых и специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88).

Можно использовать и самостоятельно изготовленные бланки, при условии, что они будут содержать все обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88, письмо Госкомстата от 15.07.2010 г. № 14/2-18/72).

Кассовые документы составляют в соответствии с Положением № 637

Язык первичного документа

Украинский. Наряду с украинским допустимо применять другой язык в порядке, определенном Законом Украины «Об основах государственной языковой политики» от 03.07.2012 г. № 5029-VI* (п. 1.3 Положения № 88).

В то же время Миндоходов в письме от 07.05.2013 г. № 1018/Т/99-99-19-03-02-14 считает целесообразным составлять первичные документы только на украинском языке.

В отношении налоговых накладных подход более категоричен — их составляют только на государственном, т. е. украинском языке (п. 2 Порядка № 1379, письмо ГНСУ от 05.03.2013 г. № 1284/К/15-3114)

Можно ли оформлять первичные документы в электронном виде?

Можно (это прямо предусмотрено п. 2.1 Положения № 88). Однако в этом случае соблюдайте требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Они изложены в законах № 851 и № 852. В частности, электронный документ должен содержать электронную цифровую подпись (ЭЦП)

Можно ли заполнять первичный документ одновременно печатным способом и «от руки»?

На наш взгляд, можно. Исходя из п. 2.10 Положения № 88 записи в первичных документах могут осуществляться как «от руки», так и с помощью компьютера. Запрета на комбинирование способов заполнения первичных документов п. 2.10 Положения № 88 не содержит.

В то же время налоговую накладную заполняют только одним из способов: либо от руки, либо в печатном виде (п. 2 Порядка № 1379). Дописывать в напечатанную налоговую накладную данные от руки нельзя

Кто несет ответственность за достоверность данных в первичных документах?

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы (ч. 8 ст. 9 Закона о бухучете п. 2.14 Положения № 88)

Кто вправе подписывать первичный документ?

Руководитель предприятия утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на операции, связанные с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества (п. 2.13 Положения № 88).

В отношении ряда хозяйственных операций в нормативно-правовых актах прямо указано, какие лица имеют право ставить подпись на первичном документе. Например, Положение № 637 называет в качестве лиц, уполномоченных на подписание расходных кассовых ордеров, руководителя и главного бухгалтера либо работника предприятия, уполномоченного на это руководителем (п. 3.4).

Акт выполненных работ (предоставленных услуг) подписывается лицом, принявшим исполнение обязательства в свой адрес (ст. 207 ГК). Если исполнение принимает юридическое лицо, то акт подписывает лицо, уполномоченное на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства. То есть в общем случае его подписывает директор.

Кроме того, целесообразно, чтобы в акте стояла подпись лица, ответственного за осуществление хозяйственной операции

Сроки хранения первичных документов

Первичные документы должны храниться в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой использовались указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НК предельного срока подачи такой отчетности (п. 44.3 НК).

Согласно Перечню № 578 документы, которые фиксируют факт осуществления хозяйственных операций и являются основаниями для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговом учете, по истечении сроков их хранения могут быть уничтожены только при условии завершения проверки государственными налоговыми органами

* Речь идет о региональных языках.

Реквизит

Комментарий

1

2

Название предприятия, от имени которого составлен документ

—

Название документа (формы)

—

Дата составления

Дата составления должна соответствовать дате проведения хозяйственной операции

Место составления

Указывается населенный пункт, в котором cоставлен первичный документ (письмо Минфина от 26.08.2011 г. № 31-08420-07-25/212), например, «м. Харків».

При оформлении первичным документом хозяйственной операции, осуществленной за пределами Украины, также указывается название страны.

В ряде своих решений ВАСУ указал, что отсутствие данного реквизита в первичном документе является несущественным недостатком, который не лишает такой документ статуса первичного (постановления ВАСУ от 30.08.2011 г. № К-38259/10, от 13.12.2011 г. № К/9991/48451/11)

Содержание и объем хозяйственной операции

Один из ключевых реквизитов первичного документа, поскольку именно он позволяет идентифицировать хозяйственную операцию и ее объем.

Степень детализации содержания и объема хозяйственной операции определяют лица, ответственные за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления. При этом такая детализация должна обеспечить раскрытие содержания хозяйственной операции и идентификацию активов, обязательств, доходов и расходов, связанных с ней (письмо Минфина от 14.03.2012 г. № 31-08410-07/23-1994/1318).

Например, акт выполненных работ (предоставленных услуг) должен содержать: конкретный перечень выполненных работ (предоставленных услуг), дату и место их выполнения (предоставления), сведения о том, в чем выражен результат выполненных работ (предоставленных услуг). Без этого считать такой документ первичным нельзя. Ранее на это неоднократно обращали внимание налоговики (письма ГНАУ от 30.06.2006 г. № 12304/7/15-0517 и от 27.12.2004 г. № 14170/5/14-3216)

Единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении)

Положение № 88 допускает возможность указывать единицу измерения хозяйственной операции только в натуральном или только в стоимостном выражении

Должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления

Важно, чтобы в документе указывались должности. Без этого существует риск, что налоговики при проверке не признают такой документ в качестве первичного

Личная или электронная подпись или другие данные, которые позволяют идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции

На первичных документах можно ставить факсимиле вместо личной подписи, если это допускает закон или другой нормативный акт гражданского законодательства (п. 2.5 Положения № 88). Но миндоходовцы возражают против такого метода подписания первичных документов (Обобщающая налоговая консультация по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности, утвержденная приказом ГНСУ от 22.11.2012 г. № 1047)

Наименование документа

Первичный (да)/ Не является первичным (нет)

Пояснение

1

2

3

Распоряжения и разрешения администрации (собственника)

Нет

Положение № 88 называет в качестве первичного документа распоряжения и разрешения администрации (собственника) на проведение хозопераций. Однако считаем, что распоряжения (приказы) руководителя предприятия не являются первичными документами, так как в них не фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. Такого же мнения придерживается и Минфин (письмо от 27.01.2006 г. № 31-34000-30-27/1450)

Договор

Нет

В общем случае, договор не фиксирует факт осуществления хозяйственной операции, а лишь устанавливает порядок действий сторон при ее осуществлении. Поэтому считаться первичным документом он не может

Да

Договор может быть первичным документом, если в нем, помимо определения порядка действий сторон, зафиксирован и факт осуществления хозоперации.

Суды относят договор к категории первичных документов (см., в частности, письма ВАСУ от 20.07.2010 г. № 1112/11/13-10; от 02.06.2011 г. № 742/11/13-11)

Счет, счет-фактура

Нет

Счет (счет-фактура) по своему назначению не соответствует признакам первичного документа, поскольку им не фиксируется какая-либо хозяйственная операция, распоряжение или разрешение на проведение хозяйственной операции, а он носит только информационный характер (письмо Минфина от 27.11.2006 г. № 31-34000-20-23/25136)

Калькуляция себестоимости

Нет

Калькуляция себестоимости продукции по своему назначению не соответствует признакам первичного документа, поскольку ею не фиксируется хозяйственная операция (письмо Минфина от 15.02.2013 г. № 31-08410-07/23-357/246)

Акт выполненных работ (предоставленных услуг)

Да

Фиксирует факт осуществления хозяйственной операции. Типовая форма не утверждена. Поэтому предприятию необходимо самостоятельно разработать и утвердить форму такого первичного документа в соответствии с нормами ст. 9 Закона о бухучете и п. 2 Положения № 88.

Важно! Акт выполненных работ должен быть оформлен с обязательным указанием в нем содержания хозяйственной операции и ее измерителей (в натуральном и/или стоимостном выражении), т. е. конкретного перечня выполненных работ. Без этого акт не может признаваться первичным документом (письма ГНАУ от 27.12.2004 г. № 14170/5/14-3216 и от 30.06.2006 г. № 12304/7/15-0517, письмо Минфина от 11.06.2007 г. № 31-34000-10-16/11926)

Выписка банка

Да

В Обобщающей налоговой консультации № 583 сказано, что банковская выписка является основанием для отражения расходов по расчетно-кассовому обслуживанию (далее — РКО), но при условии, что в ней указана (1) информация об оказании банком услуги РКО, (2) сумма операции, (3) а также заполнены обязательные реквизиты

Бухгалтерская справка

Да

На основании этого документа, как правило, осуществляются корректировочные записи в учетных регистрах, что для ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете является хозяйственной операцией. Поэтому бухсправка соответствует критериям первичного документа.

То, что бухгалтерская справка является первичным документом, Минфин подтверждает и в письме от 24.05.2007 г. № 31-34000-10-10/10655

Акт сверки расчетов

Нет

Акт сверки расчетов — это скорее выписка из регистра аналитического учета по учету расчетов с контрагентами, а не первичный документ. С этим согласны и Минфин (письмо от 18.09.07 г. № 31-34000-10-10/18896), и ВХСУ (постановление от 22.07.2003 г. № 21/308)

Таможенная декларация

Да

Электронная таможенная декларация является первичным документом, фиксирующим хозяйственную операцию по взятию предприятием обязательства в сумме начисленных таможенных платежей при условии наличия обязательных реквизитов (письмо Минфина от 23.01.2013 г. № 31-08410-07-16/2073)