Первинні документи: пам’ятка
Первинні документи — основа бухгалтерського та податкового обліку господарських операцій. Тому кожен бухгалтер повинен знати про вимоги щодо оформлення первинної документації. Чи можна використовувати нетипові форми первинних документів? Без яких реквізитів документ втрачає силу первинного? Що робити, якщо документ, який отримав бухгалтер, не відповідає вимогам законодавства?
Відповіді на ці та інші запитання ви зможете знайти в сьогоднішній пам’ятці.
Загальні питання щодо заповнення первинних документів
| 1 | 2 |
| Що таке первинний документ? | Це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення (ст. 1 Закону про бухоблік). Увага! Документи мають силу первинних тільки у тому разі, коли господарську операцію було фактично здійснено (лист ВАСУ від 02.06.2011 р. № 742/11/13-11) |
| Коли складають первинні документи? | У момент здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її завершення (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення № 88). Бухоблікові правила фактично дозволяють складати первинний документ не у момент здійснення операції, а пізніше, але датою завершення цієї операції |
| Форма первинного документа | Складаються на бланках типових та спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення № 88). Можна використовувати і бланки, виготовлені самостійно, за умови, що вони містять усі обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення № 88, лист Держкомстату від 15.07.2010 р. № 14/2-18/72). Касові документи складають відповідно до Положення № 637 |
| Мова первинного документа | Українська. Поряд з українською дозволяється застосовувати іншу мову в порядку, визначеному Законом України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI* (п. 1.3 Положення № 88). Водночас Міндоходів у листі від 07.05.2013 р. № 1018/Т/99-99-19-03-02-14 вважає за доцільне складати первинні документи тільки українською мовою. Щодо податкових накладних підхід більш категоричний — їх складають тільки державною, тобто українською, мовою (п. 2 Порядку № 1379, лист ДПСУ від 05.03.2013 р. № 1284/К/15-3114) |
| Чи можна оформляти первинні документи в електронному вигляді? | Можна (це прямо передбачено п. 2.1 Положення № 88). Проте в цьому випадку дотримуйтеся вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Вони викладені в законах № 851 та № 852. Зокрема, електронний документ повинен містити електронний цифровий підпис (ЕЦП) |
| Чи можна заповнювати первинний документ одночасно у друкарський спосіб і «від руки»? | На наш погляд, можна. Виходячи з п. 2.10 Положення № 88 записи в первинних документах можуть здійснюватися як «від руки», так і за допомогою комп’ютера. Заборони на комбінування способів заповнення первинних документів п. 2.10 Положення № 88 не містить. Водночас податкову накладну заповнюють тільки одним із способів: або від руки, або у друкованому вигляді (п. 2 Порядку № 1379). Дописувати у роздруковану податкову накладну дані від руки не можна |
| Хто несе відповідальність за достовірність даних у первинних документах? | Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку і недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік; п. 2.14 Положення № 88) |
| Хто має право підписувати первинний документ? | Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на операції, пов’язані з відпуском (витрачанням) грошових коштів та документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (п. 2.13 Положення № 88). |
|
| Щодо деяких господарських операцій у нормативно-правових актах прямо зазначено, які особи мають право ставити підпис на первинному документі. Наприклад, Положення № 637 називає як осіб, уповноважених на підписання видаткових касових ордерів, керівника та головного бухгалтера або працівника підприємства, уповноваженого на це керівником (п. 3.4). Акт виконаних робіт (наданих послуг) підписує особа, яка прийняла виконання зобов’язання на свою адресу (ст. 207 ЦК). Якщо виконання приймає юридична особа, то акт підписує особа, уповноважена на це її установчими документами, довіреністю, законом чи іншими актами цивільного законодавства. Тобто в загальному випадку його підписує директор. Крім того, доцільно, щоб в акті стояв підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції |
| Строки зберігання первинних документів | Первинні документи повинні зберігатися протягом не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПК граничного строку подання такої звітності (п. 44.3 ПК). Згідно з Переліком № 578 документи, які фіксують факт здійснення господарських операцій та є підставами для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податковому обліку, після закінчення строків їх зберігання можуть бути знищені тільки за умови завершення перевірки державними податковими органами |
| * Йдеться про регіональні мови. | |
Обов’язкові реквізити первинного документа
До заповнення первинних документів поставтеся уважно, оскільки для того, щоб мати юридичну силу первинного документа, вони повинні містити всі обов’язкові реквізити, зазначені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88.
| Реквізит | Коментар |
| 1 | 2 |
| Назва підприємства, від імені якого складено документ | — |
| Назва документа (форми) | — |
| Дата складання | Дата складання повинна відповідати даті проведення господарської операції |
| Місце складання | Зазначається населений пункт, у якому складено первинний документ (лист Мінфіну від 26.08.2011 р. № 31-08420-07-25/212), наприклад, «м. Харків». При оформленні первинним документом господарської операції, здійсненої за межами України, також зазначається назва країни. У низці своїх рішень ВАСУ зазначив, що відсутність цього реквізиту в первинному документі є неістотним недоліком, який не позбавляє такий документ статусу первинного (постанови ВАСУ від 30.08.2011 р. № К-38259/10, від 13.12.2011 р. № К/9991/48451/11) |
| Зміст та обсяг господарської операції | Один із ключових реквізитів первинного документа, оскільки саме він дозволяє ідентифікувати господарську операцію та її обсяг. Ступінь деталізації змісту та обсягу господарської операції визначають особи, відповідальні за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. При цьому така деталізація повинна забезпечити розкриття змісту господарської операції та ідентифікацію активів, зобов’язань, доходів і витрат, пов’язаних із нею (лист Мінфіну від 14.03.2012 р. № 31-08410-07/23-1994/1318). Наприклад, акт виконаних робіт (наданих послуг) повинен містити: конкретний перелік виконаних робіт (наданих послуг), дату і місце їх виконання (надання), відомості про те, в чому виражений результат виконаних робіт (наданих послуг). Без цього вважати такий документ первинним не можна. Раніше на це неодноразово звертали увагу податківці (листи ДПАУ від 30.06.2006 р. № 12304/7/15-0517 і від 27.12.2004 р. № 14170/5/14-3216) |
| Одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному вираженні) | Положення № 88 допускає можливість зазначати одиницю виміру господарської операції тільки в натуральному або тільки у вартісному вираженні |
| Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення | Важливо, щоб у документі вказувалися посади. Без цього існує ризик, що податківці при перевірці, не визнають такий документ як первинний |
| Особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції | На первинних документах можна ставити факсиміле замість особистого підпису, якщо це допускає закон або інший нормативний акт цивільного законодавства (п. 2.5 Положення № 88). Але міндоходівці заперечують проти такого методу підписання первинних документів (Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджена наказом ДПСУ від 22.11.2012 р. № 1047) |
Печатка. Печатка не є обов’язковим реквізитом первинного документа, якщо це не передбачено його формою (як, наприклад, для касових та банківських документів або ж податкових накладних).
Статус документів: первинний/не первинний
| Найменування документа | Первинний (так)/ Не є первинним (ні) | Пояснення |
| 1 | 2 | 3 |
| Розпорядження та дозволи адміністрації (власника) | Ні | Положення № 88 називає як первинний документ розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на проведення господарських операцій. Проте вважаємо, що розпорядження (накази) керівника підприємства не є первинними документами, оскільки в них не фіксують факти здійснення господарських операцій. Такої ж думки дотримується і Мінфін (лист від 27.01.2006 р. № 31-34000-30-27/1450) |
| Договір | Ні | У загальному випадку, договір не фіксує факт здійснення господарської операції, а лише встановлює порядок дій сторін при її здійсненні. Тому вважатися первинним документом він не може |
| Так | Договір може бути первинним документом, якщо в ньому, окрім визначення порядку дій сторін, зафіксовано факт здійснення госпоперації. Суди відносять договір до категорії первинних документів (див., зокрема, листи ВАСУ від 20.07.2010 р. № 1112/11/13-10; від 02.06.2011 р. № 742/11/13-11) | |
| Рахунок, рахунок-фактура | Ні | Рахунок (рахунок-фактура) за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки ним не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції, а він має тільки інформаційний характер (лист Мінфіну від 27.11.2006 р. № 31-34000-20-23/25136) |
| Калькуляція собівартості | Ні | Калькуляція собівартості продукції за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки нею не фіксується господарська операція (лист Мінфіну від 15.02.2013 р. № 31-08410-07/23-357/246) |
| Акт виконаних робіт (наданих послуг) | Так | Фіксує факт здійснення господарської операції. Типову форму не затверджено, тому підприємству необхідно самостійно розробити й затвердити форму такого первинного документа відповідно до норм ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2 Положення № 88. Важливо! Акт виконаних робіт має бути оформлений з обов’язковим зазначенням у ньому змісту господарської операції та її вимірників (у натуральному та/або вартісному вираженні), тобто конкретного переліку виконаних робіт. Без цього акт не може визнаватися первинним документом (листи ДПАУ від 27.12.2004 р. № 14170/5/14-3216 та від 30.06.2006 р. № 12304/7/15-0517, лист Мінфіну від 11.06.2007 р. № 31-34000-10-16/11926) |
| Виписка банку | Так | В Узагальнюючій податковій консультації № 583 зазначено, що банківська виписка є підставою для відображення витрат на розрахунково-касове обслуговування (далі — РКО), але за умови, що в ній зазначено (1) інформацію про надання банком послуги РКО, (2) суму операції, (3) а також заповнено обов’язкові реквізити |
| Бухгалтерська довідка | Так | На підставі цього документа, як правило, здійснюються записи коригувань в облікових регістрах, що для ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік є господарською операцією. Тому бухдовідка відповідає критеріям первинного документа. Те, що бухгалтерська довідка є первинним документом, Мінфін підтверджує і в листі від 24.05.2007 р. № 31-34000-10-10/10655. |
| Акт звірки розрахунків | Ні | Акт звірки розрахунків — це швидше виписка з регістру аналітичного обліку щодо обліку розрахунків із контрагентами, а не первинний документ. З цим погоджуються і Мінфін (лист від 18.09.07 р. № 31-34000-10-10/18896), і ВГСУ (постанова від 22.07.2003 р. № 21/308) |
| Митна декларація | Так | Електронна митна декларація є первинним документом, що фіксує господарську операцію з узяття підприємством зобов’язання в сумі нарахованих митних платежів за умови наявності обов’язкових реквізитів (лист Мінфіну від 23.01.2013 р. № 31-08410-07-16/2073) |
Перевірка первинних документів бухгалтером
Первинний документ підлягає обов’язковій перевірці бухгалтером. Бухгалтер перевіряє наявність у документі обов’язкових реквізитів, а також чи відповідає господарська операція вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку (п. 2.15 Положення № 88).
Якщо первинний документ не відповідає вимогам Закону про бухоблік, бухгалтер повинен передати такий документ із письмовим обґрунтуванням керівнику підприємства. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання (п. 2.16 Положення № 88).
Наведемо приклад доповідної записки на ім’я директора.
Увага! Виконання незаконного розпорядження директора не звільняє бухгалтера від відповідальності (лист Мін’юсту від 19.02.2010 р. № 607-0-26-10-34).
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ
ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88.
Закон № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.
Закон № 852 — Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.
Порядок № 1379 — Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом МФУ від 01.11.2011 р. № 1379.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637.
Узагальнююча податкова консультація № 583 — Узагальнююча податкова консультація щодо використання банківських виписок як первинних документів, затверджена наказом ДПСУ від 05.07.2012 р. № 583.
Перелік № 578 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5.
Матеріал підготувала економіст-аналітик Анастасія Нікольська
