Учет расходов на канцелярские и хозтовары

Учет расходов на канцелярские и хозтовары

Сегодняшний материал посвящен такому, на первый взгляд, несущественному вопросу,
как учет канцелярских и хозяйственных товаров. Но вся жизнь состоит из мелочей! А если уделить надлежащее внимание каждой из них — то все будет «в шоколаде». Поэтому из этой статьи вы узнаете (или вспомните) основные моменты, касающиеся организации и ведения учета таких товаров.

Юрий Товстопят, налоговый эксперт

Что первое приходит вам в голову при упоминании хозяйственных товаров? Лично мне, честно говоря, хозяйственное мыло. Но не только последним ограничивается перечень таких товаров. Все то (или практически все), что нужно для выполнения своих обязанностей хозяйственной службе предприятия (если таковую вы имеете), — это и есть хозяйственные товары. Грабли, лопаты, вилы, ломы, молотки, кувалды, щетки, гвозди, гайки, болты, шурупы, краски, масла… Этот перечень можно продолжать бесконечно.

Что интересно, ни один нормативно-правовой акт не определяет понятие «хозяйственные товары». В то же время всем более-менее понятно, что к ним относится. Как своего рода аксиома, не требующая доказательства.

Практически то же можно сказать и о канцелярских товарах (по крайней мере, их понятие также не определено на законодательном уровне). Но, в отличие от хозяйственных товаров, основными пользователями канцтоваров, как правило, выступают работники аппарата управления предприятия. В меньшей мере в них нуждаются труженики других структурных подразделений. Однако в зависимости от вида деятельности, которую проводит предприятие, возможны и отклонения от такого распределения, причем иногда и достаточно существенные.

Далее рассмотрим, как правильно учитывать канцелярские и хозяйственные товары.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

Ни Инструкция № 291, ни любой другой документ Минфина не содержат отдельных разъяснений, касающихся канцелярских или хозяйственных товаров. Единственное, что обращает на себя внимание в Инструкции, — это описание счета 92 «Административные расходы». Там, в частности, четко указано, что к общехозяйственным расходам относятся, наряду с другими, канцелярские расходы. Означает ли это, что все расходы канцелярских товаров нужно относить к админрасходам? — Уверены: нет! В зависимости от направления использования им открыта дорога в общепроизводственные, административные, сбытовые, прочие операционные и расходы в виде себестоимости реализованных товаров (работ, услуг).

Кроме того, собственно понятие канцелярских расходов, по мнению редакции, шире, чем одни только расходы канцтоваров. К канцелярским, как нам кажется, относятся и расходы по другим статьям. Объясним.

При отсутствии других определений воспользуемся трактовкой понятия «канцелярия», приведенной в разделе «Условные сокращения. Определение терминов» Инструкции № 173. Касается оно судов, но тем не менее, для разъяснения сути вопроса подойдет. Итак, канцелярия — это подразделение аппарата суда, который ежедневно в течение рабочего времени суда обеспечивает прием и регистрацию документов, подаваемых в суд. Для работы такого подразделения, как вы понимаете, кроме расходов канцтоваров понадобятся еще и люди (как следствие — расходы на их зарплату и ЕСВ), помещения (отсюда — расходы в виде их амортизации)… Все подобные расходы являются канцелярскими, в то же время доля расходов канцтоваров в них, рискнем допустить, весьма незначительная. Поэтому между канцелярскими расходами и расходами канцтоваров в любом случае нельзя ставить знак равенства.

Темой этой публикации являются расходы именно канцелярских (и хозяйственных) товаров.

Итак, как мы выяснили, никаких специальных правил их бухгалтерского учета не существует. Поэтому придется опираться на общие положения. Руководствуясь последними, рассматриваемые товары целесообразно разложить на отдельные группы в зависимости от срока их полезного использования и стоимости. С таким распределением вас ознакомит следующая таблица.

Сразу небольшое уточнение. Товары, которым посвящена эта статья, как свидетельствует таблица, могут быть основными средствами. Если их первоначальная стоимость более 2500 грн., а срок ожидаемого полезного использования более года, то, по большому счету, такие материальные активы попросту ни к какой другой группе и не отнесешь. Какими могут быть такие основные средства? Анализ субсчетов счета 10 «Основные средства» наталкивает на однозначные выводы: это или инструменты, приборы и инвентарь (субсчет 106) или другие основные средства (субсчет 109). Последний предназначен для ведения учета основных средств, не включенных в другие субсчета счета 10 «Основные средства».

О сближении бухгалтерского и налогового учета после вступления в силу НК не говорил разве что немой. Уверены, вы также не заинтересованы в значительном расхождении данных этих двух видов учета. К чему веду? Дело в том, что п. 145.1 НК определяет минимально допустимые сроки полезного использования (в годах) для основных средств. При этом, будьте внимательны, для «наших» активов они следующие:

— инструменты, приборы и инвентарь (мебель) (группа 6) — 4 года;

— другие основные средства (группа 9) — 12 лет.

По хорошему, такие сроки нужно учесть, определяя ожидаемый срок полезного использования активов в бухгалтерском учете. Другое дело, что далеко не каждое «другое» основное средство способно действительно прослужить 12 и более лет.

Как вы успели заметить, активы сроком полезного использования не более года можно отнести как к производственным запасам, так и к МБП. Как же не ошибиться в своем выборе? Характерной чертой МБП является то, что даже после передачи в использование они не теряют свои полезные свойства сразу. А вот о производственных запасах этого сказать нельзя. Именно поэтому Минфин и предусмотрел, что стоимость МБП, переданных в эксплуатацию, исключается из состава активов (списывается с баланса) с последующей организацией оперативного количественного учета таких предметов. При этом такой учет ведут в течение срока их фактического использования по:

— местам эксплуатации;

— соответствующим лицам.

Такие требования выдвигают п. 23 П(С)БУ 9 и п. 2.22 Методрекомендаций № 2. Считаем их полностью подходящими, ведь благодаря ведению такого учета намного проще планировать, скажем, периодическое обеспечение МБП разных работников без лишних расходов. МБП отличаются от производственных запасов тем, что их используют многоразово.

А вот те хозяйственные и канцелярские товары, которые отнесены к производственным запасам, учитывают до их передачи производственным и другим структурным подразделениям предприятия для использования. То есть, исходя из предположения, что в момент такой передачи запасы полностью переносят свою стоимость на расходы.

Если уже коснулись передачи хоз- и канцтоваров в эксплуатацию или отпуска структурным подразделениям предприятия для использования, то грех не вспомнить о документальном оформлении таких операций. Указателем при этом станет следующая таблица:

Если для производственных запасов и МБП передача для использования автоматически означает перенос их стоимости в состав расходов предприятия, то об основных средствах и МНМА этого сказать нельзя… В большинстве случаев, а что касается основных средств — то и вообще никогда. Стоимость последних, как вы прекрасно знаете, переносят в расходы постепенно по мере начисления их амортизации.

А вот стоимость МНМА может попасть в расходы в первый же месяц их использования, причем в полном размере. Но для этого нужно, чтобы предприятие в приказе об учетной политике установило 100 %-й метод начисления амортизации. Напомним, амортизацию согласно этому методу начисляют в первом месяце использования объекта в размере 100 % его стоимости. Устанавливает же его п. 27 П(С)БУ 7. Кроме того, этот пункт предусматривает возможность начислять амортизацию в первом месяце использования объекта в размере 50 % его амортизируемой стоимости и остальных 50 % — в месяце их исключения из активов (списания с баланса) в результате несоответствия критериям признания активом.

Итак, вы выяснили, что хозяйственные и канцелярские товары с точки зрения бухучета могут быть производственными запасами, МБП, МНМА или основными средствами. В зависимости от этого отличается и порядок отнесения их стоимости к расходам. Это может происходить как сразу, так и постепенно (по мере начисления амортизации). Кроме того, предусмотрен и «половинчатый» метод начисления амортизации. Самими разнообразными могут быть и виды расходов, к которым относят стоимость хоз- и канцтоваров.

А что же интересного готовит нам налоговое законодательство по этому вопросу? — Предлагаем выяснить дальше.

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

Что вы хотите узнать, читая этот раздел статьи? Что-то мне подсказывает, что интересует вас, в первую очередь, возможность отнести стоимость приобретенных канцелярских и хозяйственных товаров к налоговым расходам. Плательщиков НДС, помимо этого, безусловно, волнует вопрос отражения НК по НДС при приобретении этих товаров. Простите, но ответы придется найти… вам самим. Читая этот материал.

Итак, какое здесь положение дел? Налоговое законодательство (в первую очередь его величество НК) так же, как и бухгалтерские директивы, не содержит специфических правил учета товаров, о которых идет речь. Поэтому проанализируем общие положения, которые могут регулировать этот вопрос.

Налог на прибыль. К каким же расходам можно отнести стоимость приобретения хозяйственных и канцелярских товаров? Здесь есть 5 (!) вариантов правильного ответа. Это общепроизводственные, административные, сбытовые, прочие операционные и расходы в виде себестоимости реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг. Как видите, выбор немаленький. Тем более важно сделать его правильно! Ведь от того, о каких именно расходах идет речь, зависит и порядок их учета.

Не мне вам напоминать, что себестоимость реализованных товаров (работ, услуг) в соответствии с п. 138.4 НК признают расходами того отчетного периода, в котором признаны доходы от реализации таких товаров (работ, услуг). Но из этого правила есть исключение: это — нераспределяемые постоянные общепроизводственные расходы. Их включают в состав себестоимости реализованной продукции в периоде возникновения таких расходов. Внимание: это исключение не касается общепроизводственных расходов, которые после распределения относят в расходы на производство в соответствии с П(С)БУ 16.

А вот прочие расходы (которыми в целях налогового учета считают административные, расходы на сбыт и прочие операционные расходы) согласно п. 138.5 НК признают расходами того отчетного периода, в котором их осуществили, согласно правилам ведения бухучета.

Надеемся, вы прекрасно помните условия, необходимые для того, чтобы расходы можно было отнести к налоговым. Но на всякий случай напомним их:

1) расходы, которые учитывают для определения объекта налогообложения, в соответствии с п. 138.2 НК признают на основании:

— первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета;

— других документов, установленных разд. II НК.

Другими словами, приобретение канцелярских и хозяйственных товаров нужно подтвердить документально. А вот составление документов на их передачу в непосредственное использование и в эксплуатацию больше нужно для выполнения следующего требования;

2) связь расходов с хозяйственной деятельностью предприятия.

Здесь не грех в очередной раз напомнить определение последней. Хозяйственная деятельность согласно п.п. 14.1.36 НК — это деятельность лица, связанная с производством (изготовлением) и/или реализацией товаров, выполнением работ, предоставлением услуг. Такая деятельность должна быть направлена на получение дохода и проводиться таким лицом самостоятельно и/или через свои обособленные подразделения, а также через любое другое лицо, действующее в интересах первого лица, в частности по договорам комиссии, поручения и агентским договорам.

Составляя документ на передачу товаров в использование, важно отметить, что они направлены на обеспечение выполнения работниками предприятия своих обязанностей в пределах хозяйственной деятельности. Это станет одним из плюсов для возможности формирования налоговых расходов. Дело в том, что очень часто связь расходов канцелярских и особенно хозяйственных товаров с деятельностью для получения дохода вовсе не очевидна. В таких условиях нужно максимально ответственно отнестись к каждой мелочи, какая может сделать ее нагляднее.

НДС. Здесь также обошлось без сюрпризов. Для того, чтобы за сформированный НК по НДС не мучили упреки совести, необходимо всего-навсего:

1) наличие надлежащим образом оформленной налоговой накладной. Учитывая то, что не единичны случаи приобретения хоз- и канцтоваров у лиц, не являющихся плательщиками НДС, придерживаться этого требования выйдет не всегда. Само собой, ни о каком НК по НДС в таком случае говорить нет оснований;

2) дальнейшее использование товаров в налогооблагаемых операциях плательщика налога в рамках хозяйственной деятельности.

Если уже зашла речь о приобретении товаров у неплательщика НДС, то как не вспомнить, что и сами вы можете не быть плательщиком этого налога. Обратите внимание: в таких случаях существуют особенности формирования первоначальной стоимости приобретенных активов.

Первоначальная стоимость объекта основных средств в соответствии с п. 146.5 НК включает суммы непрямых налогов в связи с приобретением (созданием) основных средств (если их не возмещают плательщику). Для бухгалтерского учета аналогичное правило устанавливает абз. 5 п. 8 П(С)БУ 7. Соответственно, суммы НДС, уплаченные продавцу, являющемуся плательщиком налога, увеличат первоначальную стоимость объекта основных средств как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. После этого у них появятся шансы попасть в налоговые расходы в виде амортизации.

Что касается запасов (которыми являются как производственные запасы, так и МБП), то для них возможность отнесения в налоговые расходы сумм НДС, уплаченного в составе цены приобретения товаров, которые не возмещают, устанавливает абз. 2 п.п. 139.1.6 НК. Для бухучета подобное правило закрепляет абз. 5 п. 9 П(С)БУ 9. Он позволяет увеличивать на эту сумму первоначальную стоимость запасов.

Теперь наступило время закрепить материал с помощью примеров.

Пример 1

ООО «Покой» перечислило предоплату ПАО «Мир» за партию канцтоваров в сумме 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.). После этого во исполнение своих обязанностей по договору ПАО «Мир» осуществило соответствующую поставку товаров. При этом стоимость оприходованных ценностей в разрезе объектов учета распределилась следующим образом:

— объект основных средств (ручка с пером Graf von Faber-Castell, серия Intuition, коллекция Ribbed Ivory, Finely Fluted) — 3600 грн. (кроме того, НДС — 720 грн.);

— объект МНМА (настольный набор на 6 предметов Bestar 6148 красное дерево) — 450 грн. (кроме того, НДС — 90 грн.);

— МБП — 750 грн. (кроме того, НДС — 150 грн.);

— прочие материалы — 200 грн. (кроме того, НДС — 40 грн.).

На следующий день МБП и другие материалы переданы в непосредственное использование (работникам административно-управленческого аппарата предприятия). При этом их стоимость списали на расходы.

Объекты основных средств и МНМА введены в эксплуатацию на основе актов приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1). При этом срок использования объекта основных средств — 12 лет, его ликвидационная стоимость — 360 грн. В месяце, следующем за месяцем введения объекта в эксплуатацию, на его стоимость начислили амортизацию (используют прямолинейный метод). На объект МНМА согласно учетной политике предприятия амортизацию начислили в первом месяце использования объекта в размере 100 % его стоимости.

В учете общества при этом нужно сделать следующие записи:

Пример 2

ООО «Покой» поручило своему работнику — Мирному С. В. приобрести некоторые товары (согласно предоставленному перечню). Для этого ему выдали средства на хозяйственные нужды в сумме 800 грн. Свое поручение работник успешно выполнил в ближайшем строительном магазине. При этом он приобрел:

— пылесос стоимостью 600 грн. (в том числе НДС — 100 грн.);

— швабру стоимостью 90 грн. (в том числе НДС — 15 грн.);

— веник стоимостью 45 грн. (в том числе НДС — 7,50 грн.);

— ведра, 3 шт. на общую сумму 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.);

— моющие средства на общую сумму 30 грн. (в том числе НДС — 5 грн.).

Работник сразу же по возвращении сдал приобретенные хозяйственные товары на склад и отчитался о потраченных средствах. При этом из кассы общества ему возместили и потраченные им собственные средства (в сумме 25 грн.).

Оприходуя приобретенные хозяйственные товары, бухгалтерия учитывала их стоимость и сроки ожидаемого полезного использования. В зависимости от этого их отнесли в МНМА, МБП и прочие материалы. Все эти товары сразу же передали соответствующим лицам для непосредственного использования. При этом на стоимость объекта МНМА (пылесоса) амортизацию начислили в первом месяце использования объекта в размере 50 % его амортизируемой стоимости. На МНМА, стоимость которых меньше 500 грн., амортизацию согласно учетной политике общества начислили в первом месяце использования объектов в размере 100 % их стоимости.

В учете общества при этом должны найти свое отражение следующие проводки:

Надеемся, этот материал помог вам заполнить пробелы (если такие были) в вопросе учета канцелярских и хозяйственных товаров. Главное, что (как нам кажется) вы должны были почерпнуть из него — это то, что к учету каждой приобретенной за счет предприятия ручки, каждого куска мыла нужно отнестись ответственно. Для того, чтобы иметь право на отнесение их стоимости к налоговым расходам и формирование по ним НК по НДС, следует уделить надлежащее внимание документам. Причем, как тем, которые удостоверяют их приобретение, так и тем, которыми закрепляют их передачу в непосредственное использование. В последних, кстати, должна четко прослеживаться связь расходов таких материалов с хозяйственной деятельностью вашего предприятия. Иначе не избежать неприятностей.

Пусть неприятности обходят вас стороной! И в ваших руках есть все для этого.

ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ

НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Инструкция № 173 — Инструкция по делопроизводству в местных общих судах, апелляционных судах областей, апелляционных судах городов Киева и Севастополя, Апелляционном суде Автономной Республики Крым и Высшем специализированном суде Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел, утвержденная приказом Государственной судебной администрации Украины от 17.12.2013 г. № 173.

Инструкция № 291 — Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291.

П(С)БУ 7 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 7 «Основные средства», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 27.04.2000 г. № 92.

П(С)БУ 9 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 «Запасы», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 20.10.99 г. № 246.

П(С)БУ 16 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 31.12.99 г. № 318.

Методрекомендации № 2 — Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов, утвержденные приказом Министерства финансов Украины от 10.01.2007 г. № 2.

Приказ № 193 — приказ Минстата Украины «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21.06.96 г. № 193.

ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

МНМА — малоценные необоротные материальные активы.

МБП — малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

ПАО — публичное акционерное общество.

НДС — налог на добавленную стоимость.

НК по НДС — налоговый кредит по налогу на добавленную стоимость.

ООО — общество с ограниченной ответственностью.