Теми статей
Обрати теми

Облік витрат на канцелярські та госптовари

Стаття

Облік витрат на канцелярські та госптовари

Сьогоднішній матеріал присвячений такому, на перший погляд, несуттєвому питанню, як облік канцелярських та господарських товарів. Але ж усе життя складається із дрібниць! А якщо приділити належну увагу кожній із них — то все буде «в шоколаді». Тож із цієї статті ви дізнаєтесь (або згадаєте) основні моменти, що стосуються організації та ведення обліку таких товарів.

Юрій Товстоп’ят, податковий експерт

 

Що перше спадає вам на думку при згадці господарських товарів? Особисто мені, чесно кажучи, господарське мило. Та не лише останнім обмежується перелік таких товарів. Усе те (чи практично все), що потрібно для виконання своїх обов’язків господарській службі підприємства (якщо таку ви маєте), — це і є господарські товари. Граблі, лопати, вила, ломи, молотки, кувалди, щітки, цвяхи, гайки, болти, шурупи, фарби, масла… Цей перелік можна продовжувати нескінченно.

Що цікаво, жодний нормативно-правовий акт не визначає поняття «господарські товари». Водночас усім більш-менш зрозуміло, що до них належить. Як така собі аксіома, що не потребує доведення.

Практично те ж саме можна сказати і про канцелярські товари (принаймні їх поняття також не визначено на законодавчому рівні). Але, на відміну від господарських товарів, основними користувачами канцтоварів, як правило, є працівники апарату управління підприємства. В меншій мірі їх потребують трударі інших структурних підрозділів. Проте залежно від виду діяльності, яку провадить підприємство, можливі й відхилення від такого розподілу, причому іноді досить вагомі.

Далі розглянемо, як правильно обліковувати канцелярські та господарські товари.

 

 

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

 

Ані Інструкція № 291, ані жоден інший документ Мінфіну не містять окремих роз’яснень, які стосуються канцелярських чи господарських товарів. Єдине, що звертає на себе увагу в Інструкції, — це опис рахунка 92 «Адміністративні витрати». Там, зокрема, чітко сказано, що до загальногосподарських витрат поряд з іншими належать канцелярські витрати. Чи означає це, що всі витрати канцелярських товарів потрібно відносити до адмінвитрат? Впевнені: ні! Залежно від напряму використання їм відкрита дорога до загальновиробничих, адміністративних, збутових, інших операційних та витрат у вигляді собівартості реалізованих товарів (робіт, послуг).

Крім того, власне поняття канцелярських витрат, на думку редакції, ширше, аніж одні тільки витрати канцтоварів. До канцелярських, як нам здається, належать і витрати за іншими статтями. Пояснимо.

За відсутності інших визначень скористаємося трактуванням поняття «канцелярія», наведеним у розділі «Умовні скорочення. Визначення термінів» Інструкції № 173. Стосується воно судів, але, тим не менш, для роз’яснення суті питання підійде. Отже, канцелярія — це підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Для роботи такого підрозділу, як ви розумієте, крім витрат канцтоварів знадобляться ще й люди (як наслідок — витрати на їх зарплату та ЄСВ), приміщення (звідси — витрати у вигляді їх амортизації)… Всі подібні витрати є канцелярськими, водночас доля витрат канцтоварів у них, ризикнемо припустити, мізерно мала. Отже, між канцелярськими витратами та витратами канцтоварів у жодному разі не можна ставити знак рівності.

Темою цієї публікації є витрати саме канцелярських (і господарських) товарів.

Отже, як ми з’ясували, жодних спеціальних правил їх бухгалтерського обліку не існує. Тому доведеться спиратись на загальні положення. Керуючись останніми, розглядувані товари доцільно розкласти на окремі групи залежно від строку їх корисного використання та вартості. З таким розподілом вас ознайомить наведена нижче таблиця.

№ з/п

Вартість товарів*

Строк очікуваного корисного використання

Кваліфікаційна група

Рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку

1

Більше 2500 грн.

Більше 1 року**

Основні засоби

10

2

2500 грн. і менше

Більше 1 року**

МНМА

112

3

Не більше 1 року**

Виробничі запаси або МШП

20

22***

* Використовується припущення, що в обліковій політиці підприємства, за аналогією з вимогами податкового законодавства, передбачена межа для віднесення матеріальних активів до основних засобів 2500 грн.

** Або операційного циклу, якщо він довший за рік.

*** Крім того, розглядувані цінності можуть обліковуватись у складі товарів (рахунок 28), але останні не є предметом розгляду цієї статті.

 

Одразу невеличке уточнення. Товари, яким присвячена ця стаття, як свідчить таблиця, можуть бути основними засобами. Якщо їх первісна вартість більше 2500 грн., а строк очікуваного корисного використання більше року, то, за великим рахунком, такі матеріальні активи попросту ні до якої іншої групи й не віднесеш. Якими можуть бути такі основні засоби? Аналіз субрахунків рахунка 10 «Основні засоби» наштовхує на однозначні висновки: це або інструменти, прилади та інвентар (субрахунок 106), або інші основні засоби (субрахунок 109). Останній призначений для ведення обліку основних засобів, які не включені до інших субрахунків рахунка 10 «Основні засоби».

Про зближення бухгалтерського та податкового обліку після набрання чинності ПК не говорив хіба що німий. Упевнені, ви також не зацікавлені у значному розходженні даних цих двох видів обліку. Про що йдеться? Річ у тім, що п. 145.1 ПК визначає мінімально допустимі строки корисного використання (у роках) для основних засобів. При цьому будьте пильні, для «наших» активів вони такі:

— інструменти, прилади та інвентар (меблі) (група 6) — 4 роки;

— інші основні засоби (група 9) — 12 років.

По-хорошому, такі строки треба врахувати, визначаючи очікуваний строк корисного використання активів у бухгалтерському обліку. Інша справа, що далеко не кожен «інший» основний засіб здатен справді послугувати 12 та більше років.

Як ви встигли помітити, активи зі строком корисного використання не більше року можна віднести як до виробничих запасів, так і до МШП. Як же не помилитись у своєму виборі? Характерною рисою МШП є те, що навіть після передання у використання вони не втрачають своїх корисних властивостей одразу. А ось про виробничі запаси цього сказати не можна. Саме тому Мінфін і передбачив, що вартість МШП, переданих в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів. При цьому такий облік ведуть протягом строку їх фактичного використання за:

— місцями експлуатації;

— відповідними особами.

Такі вимоги висувають п. 23 П(С)БО 9 та п. 2.22 Методрекомендацій № 2. Вважаємо їх цілком слушними, адже завдяки веденню такого обліку набагато простіше планувати, скажімо, періодичне забезпечення МШП різних працівників без зайвих витрат. МШП відрізняються від виробничих запасів тим, що їх використовують багаторазово.

А от ті господарські та канцелярські товари, які віднесені до виробничих запасів, обліковують до їх передання виробничим та іншим структурним підрозділам підприємства для використання. Тобто, використовуючи припущення, що в момент такого передання запаси повністю переносять свою вартість на витрати.

Якщо вже торкнулись передання госп- та канцтоварів в експлуатацію або відпуску структурним підрозділам підприємства для використання, то гріх не згадати про документальне оформлення таких операцій. Дороговказом при цьому стане наведена нижче таблиця:

№ з/п

Вид цінностей

Документ(и), які оформляють при переданні в експлуатацію/у використання

Чим затверджена форма документа

1

2

3

4

1

Основні засоби

Акт приймання-передання (внутрішнього переміщення) основних засобів (типова форма № ОЗ-1)

наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку» від 29.12.95 р. № 352

2

МНМА

3

Виробничі запаси

Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11)

наказом № 193

4

МШП

Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11)

наказом № 193

Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-2) — для обліку МШП, виданих під розписку робітнику чи бригадиру (для бригади) із роздавальної кладової цеху для тривалого користування

наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів» від 22.05.96 р. № 145

 

Якщо для виробничих запасів та МШП передання для використання автоматично означає перенесення їх вартості до складу витрат підприємства, то про основні засоби та МНМА цього сказати не можна… В більшості випадків, а що стосується основних засобів — то й узагалі ніколи. Вартість останніх, як ви чудово знаєте, переносять до витрат поступово в міру нарахування їх амортизації.

А ось вартість МНМА може потрапити до витрат у перший же місяць їх використання, причому в повному розмірі. Але для цього потрібно, щоб підприємство в наказі про облікову політику встановило 100-відсотковий метод нарахування амортизації. Нагадаємо, амортизацію згідно з цим методом нараховують у першому місяці використання об’єкта у розмірі 100 % його вартості. Встановлює ж його п. 27 П(С)БО 7. Крім того, цей пункт передбачає можливість нараховувати амортизацію у першому місяці використання об’єкта в розмірі 50 % його вартості, яка амортизується, та решти 50 % — у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу) внаслідок невідповідності критеріям визнання активом.

Отже, ви з’ясували, що господарські та канцелярські товари, з точки зору бухобліку, можуть бути виробничими запасами, МШП, МНМА або основними засобами. Залежно від цього відрізняється й порядок віднесення їх вартості до витрат. Це може відбуватись як одразу, так і поступово (в міру нарахування амортизації). Крім того, передбачений і «половинчастий» метод нарахування амортизації. Найрізноманітнішими можуть бути й види витрат, до яких відносять вартість госп- та канцтоварів.

А що ж цікавого готує нам податкове законодавство щодо цього питання? Пропонуємо з’ясувати далі.

 

 

ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК

 

Що ви хочете дізнатися, читаючи цей розділ статті? Щось мені підказує, що цікавить вас, у першу чергу, можливість віднести вартість придбаних канцелярських та господарських товарів до податкових витрат. Платників ПДВ, крім того, безперечно, хвилює питання відображення ПК із ПДВ при придбанні цих товарів. Вибачте, але відповіді доведеться знайти… вам самим. Читаючи цей матеріал.

Отже, який тут стан справ? Податкове законодавство (у першу чергу його величність ПК) також, як і бухгалтерські директиви, не містить специфічних правил обліку товарів, про які йдеться. Тому проаналізуємо загальні положення, які можуть регулювати це питання.

Податок на прибуток. До яких же витрат можна віднести вартість придбання господарських та канцелярських товарів? Тут є 5(!) варіантів правильної відповіді. Це загальновиробничі, адміністративні, збутові, інші операційні та витрати у вигляді собівартості реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг. Як бачите, вибір чималий. Тим важливіше зробити його правильно! Адже від того, про які саме витрати йдеться, залежить і порядок їх обліку.

Не мені вам нагадувати, що собівартість реалізованих товарів (робіт, послуг) відповідно до п. 138.4 ПК визнають витратами того звітного періоду, в якому визнано доходи від реалізації таких товарів (робіт, послуг). Та з цього правила є виняток: це — нерозподільні постійні загальновиробничі витрати. Їх уключають до складу собівартості реалізованої продукції в періоді виникнення таких витрат. Увага: цей виняток не стосується загальновиробничих витрат, які після розподілу відносять до витрат на виробництво відповідно до П(С)БО 16.

А ось інші витрати (якими в цілях податкового обліку вважають адміністративні, витрати на збут та інші операційні витрати) згідно з п. 138.5 ПК визнають витратами того звітного періоду, в якому їх здійснили, згідно з правилами ведення бухобліку.

Сподіваємось, ви чудово пам’ятаєте умови, необхідні для того, щоб витрати можна було віднести до податкових. Та про всяк випадок нагадаємо їх:

1) витрати, які враховують для визначення об’єкта оподаткування, відповідно до п. 138.2 ПК визнають на підставі:

первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку;

інших документів, установлених розд. II ПК.

Інакше кажучи, придбання канцелярських та господарських товарів потрібно підтвердити документально. А ось складання документів на їх передання у безпосереднє використання та в експлуатацію більше потрібне для виконання наступної вимоги;

2) зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.

Тут не гріх укотре нагадати визначення останньої. Господарська діяльність згідно з п.п. 14.1.36 ПК — це діяльність особи, що пов’язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг. Така діяльність має бути спрямована на отримання доходу і провадитись такою особою самостійно та/або через свої відокремлені підрозділи, а також через будь-яку іншу особу, що діє на користь першої особи, зокрема, за договорами комісії, доручення та агентськими договорами.

Складаючи документ на передання товарів у використання, важливо зазначити, що вони спрямовані на забезпечення виконання працівниками підприємства своїх обов’язків у межах господарської діяльності. Це стане одним із плюсів для можливості формування податкових витрат. Річ у тому, що дуже часто зв’язок витрат канцелярських і особливо господарських товарів із діяльністю для отримання доходу зовсім не очевидний. У таких умовах потрібно максимально відповідально поставитися до кожної дрібниці, яка може зробити його більш наочним.

ПДВ. Тут також обійшлось без сюрпризів. Для того, щоб за сформований ПК із ПДВ не мучили докори сумління, потрібні всього-на-всього:

1) наявність належним чином оформленої податкової накладної. Враховуючи те, що не поодинокі випадки придбання госп- та канцтоварів у осіб, які не є платниками ПДВ, дотриматися цієї вимоги вийде не завжди. Само собою, ні про який ПК із ПДВ у такому разі говорити нема підстав;

2) подальше використання товарів в оподатковуваних операціях платника податку в межах господарської діяльності.

Якщо вже пішла мова про придбання товарів у неплатника ПДВ, то як не згадати, що й самі ви можете не бути платником цього податку. Зверніть увагу: в таких випадках існують особливості формування первісної вартості придбаних активів.

Первісна вартість об’єкта основних засобів відповідно до п. 146.5 ПК уключає суми непрямих податків у зв’язку із придбанням (створенням) основних засобів (якщо їх не відшкодовують платнику). Для бухгалтерського обліку аналогічне правило встановлює абз. 5 п. 8 П(С)БО 7. Відповідно, суми ПДВ, сплачені продавцеві, який є платником податку, збільшать первісну вартість об’єкта основних засобів як у податковому, так і в бухгалтерському обліку. Після цього у них з’являться шанси потрапити до податкових витрат у вигляді амортизації.

Що стосується запасів (якими є як виробничі запаси, так і МШП), то для них можливість віднесення до податкових витрат сум ПДВ, сплаченого у складі ціни придбання товарів, які не відшкодовують, установлює абз. 2 п.п. 139.1.6 ПК. Для бухобліку подібне правило закріплює абз. 5 п. 9 П(С)БО 9. Він дозволяє збільшувати на цю суму первісну вартість запасів.

Тепер настав час закріпити матеріал за допомогою прикладів.

 

Приклад 1

ТОВ «Спокій» перерахувало передоплату ПАТ «Мир» за партію канцтоварів у сумі 6000 грн. (у т. ч. ПДВ — 1000 грн.). Після цього на виконання своїх обов’язків за договором ПАТ «Мир» здійснило відповідне постачання товарів. При цьому вартість оприбуткованих цінностей у розрізі об’єктів обліку розподілилась таким чином:

— об’єкт основних засобів (ручка з пером Graf von Faber-Castell, серія Intuition, колекція Ribbed Ivory, Finely Fluted) — 3600 грн. (крім того, ПДВ — 720 грн.);

— об’єкт МНМА (настільний набір на 6 предметів Bestar 6148 червоне дерево) — 450 грн. (крім того, ПДВ — 90 грн.);

— МШП — 750 грн. (крім того, ПДВ — 150 грн.);

— інші матеріали — 200 грн. (крім того, ПДВ — 40 грн.).

Наступного дня МШП та інші матеріали передані у безпосереднє використання (працівникам адміністративно-управлінського апарату підприємства). При цьому їх вартість списали на витрати.

Об’єкти основних засобів та МНМА уведені в експлуатацію на основі актів приймання-передання (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1). При цьому строк використання об’єкта основних засобів — 12 років, його ліквідаційна вартість — 360 грн. У місяці, наступному за місяцем уведення об’єкта в експлуатацію, на його вартість нарахували амортизацію (використовують прямолінійний метод). На об’єкт МНМА згідно з обліковою політикою підприємства амортизацію нарахували в першому місяці використання об’єкта в розмірі 100 % його вартості.

В обліку товариства при цьому треба зробити такі записи:

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Податковий облік

дебет

кредит

сума

доходи

витрати

рядок Декларації з податку на прибуток

1

Перерахували передоплату ПАТ «Мир»

371

311

6000,00

2

Відобразили ПК із ПДВ

641

644

1000,00

3

Отримали від постачальника:

— об’єкт основних засобів

152

631

3600,00

— об’єкт МНМА

153

631

450,00

— МШП

22

631

750,00

— інші матеріали

209

631

200,00

4

Списали показаний раніше ПК із ПДВ

644

631

1000,00

5

Провели залік заборгованостей

631

371

6000,00

6

Передали у використання:

— МШП (з організацією їх подальшого кількісного обліку)

92

22

750,00

750,00

06.1

— інші матеріали

92

209

200,00

20,00

 

7

Ввели в експлуатацію:

— об’єкт основних засобів

109

152

3600,00

— об’єкт МНМА

112

153

450,00

8

Нарахували амортизацію:

— об’єкта МНМА в першому місяці використання об’єкта в розмірі 100 % його вартості

92

132

450,00

450,00

06.1

— об’єкта основних засобів ((3600 грн. - 360 грн.) : 12 років : 12 місяців)

92

131

18,75

22,50

 

 

Приклад 2

ТОВ «Спокій» доручило своєму працівнику (Мирному С. В.) придбати деякі товари (згідно з наданим переліком). Для цього йому видали кошти на господарські потреби в сумі 800 грн. Своє доручення працівник успішно виконав у найближчому будівельному магазині. При цьому він придбав:

— пилосос вартістю 600 грн. (у т. ч. ПДВ — 100 грн.);

— швабру вартістю 90 грн. (у т. ч. ПДВ — 15 грн.);

— віник вартістю 45 грн. (у т.ч. ПДВ — 7,50 грн.);

— відра, 3 шт. на загальну суму 60 грн. (у т. ч. ПДВ — 10 грн.);

— миючі засоби на загальну суму 30 грн. (у т. ч. ПДВ — 5 грн.).

Працівник одразу ж при поверненні здав придбані господарські товари на склад і відзвітував про витрачені кошти. При цьому з каси товариства йому відшкодували й витрачені ним власні кошти (в сумі 25 грн.).

Оприбутковуючи придбані господарські товари, бухгалтерія враховувала їх вартість та строки очікуваного корисного використання. Залежно від цього їх віднесли до МНМА, МШП та інших матеріалів. Усі ці товари одразу ж передали відповідним особам для безпосереднього використання. При цьому на вартість об’єкта МНМА (пилососа) амортизацію нарахували в першому місяці використання об’єкта в розмірі 50 % його вартості, яка амортизується. На МНМА, вартість яких менше 500 грн., амортизацію згідно з обліковою політикою товариства нарахували в першому місяці використання об’єктів у розмірі 100 % їх вартості.

В обліку товариства при цьому повинні знайти своє відображення такі проводки:

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Податковий облік

дебет

кредит

сума

доходи

витрати

рядок Декларації з податку на прибуток

1

Видали кошти під звіт працівнику

372

301

800,00

2

Оприбуткували придбані працівником:

— об’єкти МНМА (пилосос, швабру та відра)

153

372

625,00

— МШП (віник)

22

372

37,50

— інші матеріали (миючі засоби)

209

372

25,00

3

Відобразили ПК із ПДВ

641

372

137,50

4

Відшкодували працівнику витрачені ним власні кошти

372

301

25,00

5

Передали у використання:

— МШП (віник)

92

22

37,50

37,50

06.1

— інші матеріали (миючі засоби)

92

209

25,00

25,00

 

6

Ввели в експлуатацію МНМА:

— пилосос

112

153

500,00

— швабру

112

153

75,00

— відра

112

153

50,00

7

Нарахували амортизацію пилососа в першому місяці використання об’єкта в розмірі 50 % його вартості, яка амортизується

92

132

250,00

250,00

06.1

8

Нарахували амортизацію МНМА (вартістю до 500 грн.) у першому місяці використання об’єктів у розмірі 100 % їх вартості:

— швабри

92

132

75,00

75,00

06.1

— відер

92

132

50,00

50,00

 

 

Сподіваємося, цей матеріал допоміг вам заповнити прогалини (якщо такі були) стосовно питання обліку канцелярських та господарських товарів. Головне, що (як нам здається) ви мали почерпнути з нього, — це те, що до обліку кожної придбаної за рахунок підприємства ручки, кожного бруска мила потрібно поставитися відповідально. Для того щоб мати право на віднесення їх вартості до податкових витрат і формування за ними ПК із ПДВ, слід приділити належну увагу документам. Причому як тим, що засвідчують їх придбання, так і тим, якими закріплюють їх передання на безпосереднє використання. В останніх, до речі, має чітко простежуватися зв’язок витрат таких матеріалів із господарською діяльністю вашого підприємства. Інакше не уникнути неприємностей.

Отже, нехай останні обходять вас стороною! І все для цього у ваших руках.

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ

ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Інструкція № 173 — Інструкція з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173.

Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291.

П(С)БО 7 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 р. № 92.

П(С)БО 9 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 20.10.99 р. № 246.

П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318.

Методрекомендації № 2 — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 10.01.2007 р. № 2.

Наказ № 193 — наказ Мінстату України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193.

ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

МНМА — малоцінні необоротні матеріальні активи.

МШП — малоцінні та швидкозношувані предмети.

ПАТ — публічне акціонерне товариство.

ПДВ — податок на додану вартість.

ПК із ПДВ — податковий кредит із податку на додану вартість.

ТОВ — товариство з обмеженою відповідальністю.

Теги Облік
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі