«Позвони мне, позвони…»: учет расходов на телефонную связь

«Позвони мне, позвони…»: учет расходов на телефонную связь

«У меня зазвонил телефон.
…
И такая дребедень
Целый день:
Динь-ди-лень,
Динь-ди-лень,
Динь-ди-лень!
То тюлень позвонит, то олень»

(К. И. Чуковский)

Ситуация, которую переживает герой стихотворения Корнея Ивановича Чуковского, знакома многим офисным работникам. Но что здесь поделаешь, еще с 1876 года, когда изобретатель Александр Белл промолвил первые слова по изобретенному им телефону, это средство связи является наиболее востребованным для разного рода общения между людьми. Согласитесь, функционирование любого предприятия сейчас трудно представить без наличия телефонных разговоров: как между работниками разного звена и отделов, так и между работниками предприятия и его заказчиками, клиентами, контрагентами, разными службами и т. п. А кое-кто с помощью рабочего телефона еще и личные вопросы решать не чурается. А кому за все это платить? И как отразить расходы на телефонную болтовню в бухгалтерском и налоговом учете? Предлагаем узнать об этом из данной статьи.

Наталья Чернышова, налоговый эксперт

В вопросах расходов на телефонную связь могут быть разные нюансы учета. Они зависят от вида связи (мобильная или стационарная), условий подключения к мобильной связи (контрактное подключение или предоплатный сервис), владельца мобильного телефона (работодатель или работник), от того, осуществляются ли работниками предприятия личные разговоры с корпоративного телефона и т. п. Все эти особенности учтены в нашем материале. Присоединяйтесь к нам, будем разбираться.

Если телефон стационарный

Стационарный телефон — это телефон, который «привязан» к определенному месту и не может перемещаться на большие расстояния. Такой телефон может питаться как электрическим током (проводной телефон), так и радиоволнами (радио-телефон).

Обычно стационарный телефон на предприятии не привязан к какому-то конкретному лицу и им по сути могут пользоваться все работники при необходимости.

Налоговый учет. Налог на прибыль

Расходы на приобретение и установку телефона. Расходы на приобретение и установку телефона будут не чем иным, как расходами на приобретение (улучшение) ОС, которые в соответствии с абз. 2 п. 144.1 НК подлежат амортизации. Телефоны в налоговом учете учитываются так:

— в группе 4 ОС «Машины и оборудование» с минимально допустимым сроком полезного использования 2 года (конкретный срок полезного использования предприятие устанавливает самостоятельно для каждого отдельного объекта ОС с учетом критериев, определенных п.п. 145.1.3 НК) — если стоимость одного объекта превышает 2500 грн.;

— в группе 11 как малоценные необоротные материальные активы — если стоимость телефона составляет менее 2500 грн.

Расходы же на проведение абонентской линии внутри помещения, установку розетки, подключение к телефонной сети и т. п. надлежит рассматривать как расходы на улучшение помещения и учитывать следующим образом:

— в размере, не превышающем 10 % совокупной балансовой стоимости всех групп ОС на начало отчетного года, — относить в состав расходов (п. 146.12 НК);

— в сумме, превышающей 10 % совокупной балансовой стоимости всех групп ОС, подлежащей амортизации, на начало отчетного налогового года — относить на увеличение первоначальной стоимости помещения (п. 146.11 НК).

Учитываем такие ОС стандартным для всех ОС образом, как это определено ст. 144 — 146 НК. Более подробно об учете ОС, в том числе их амортизации, см. в газете «Налоговый учет: консультации и комментарии», 2012, № 2 (26) и № 4 (28).

Расходы на получение телефонного номера. При подключении конечного оборудования плательщика налога к телекоммуникационной сети ему присваивается оператором телекоммуникаций абонентский номер, который является также не бесплатным. Но сразу включить стоимость получения телефонного номера в состав налоговых расходов у вас не выйдет, потому что миндоходовцы видят другой вариант учета таких расходов. В своей консультации, размещенной в подкатегории 102.09.03 ЗІР, они говорят о том, что расходы на получение телефонного номера нужно относить к нематериальным активам с последующей их амортизацией. Там же миндоходовцы уточняют, что группа НМА, в которой нужно учитывать право пользования телефонным номером, — 6 «Прочие нематериальные активы». Срок действия права пользования телефонным номером должен быть установлен в правоустанавливающем документе. Если он в таком документе не указан, плательщик налога определяет его самостоятельно с учетом того, что он не может составлять менее 2 и более 10 лет непрерывной эксплуатации (абз. 3 п.п. 145.1.1 НК).

Амортизируются расходы на получение телефонного номера стандартным для НМА образом, начиная с месяца, следующего за месяцем, в котором он введен в хозяйственный оборот. Метод амортизации плательщик налога избирает из приведенных в п.п. 145.1.5 НК самостоятельно, исходя из условий получения будущих экономических выгод. Думаем, наиболее удачным методом в случае с телефонным номером является прямолинейный, при котором расходы распределяются ежемесячно равными частями в течение всего срока действия права пользования.

Больше об учете нематериальных активов вы можете узнать из тематического номера «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2012, № 18 (42).

Расходы на оплату услуг связи. Вообще-то расходы предприятия на телефонную связь имеют полное право получить статус налоговых. Об этом свидетельствует п.п. «г» п.п. 138.10.2 НК. Но такое право может быть реализовано только при условии, что такие расходы связаны с хозяйственной деятельностью предприятия (это следует из п.п. 139.1.1 НК). Конечно, связь «телефонных» расходов с хозяйственной деятельностью предприятия должна быть документально подтверждена. Документами, подтверждающими связь с хозяйственной деятельностью, могут быть договоры на подключение, другие соглашения, счета-фактуры, правила пользования телефонной связью, утвержденные приказом руководителя предприятия, и т. п. Кстати, о том, что с целью отнесения стоимости телефонных разговоров в состав налоговых расходов руководителям предприятия желательно устанавливать соответствующий порядок пользования телефонной связью, Государственная администрация связи говорила в своем письме от 04.03.2010 г. № 1950/10-02-09. Такой порядок (правила) может быть составлен в произвольной форме, поскольку актами законодательства его форма на сегодняшний день не установлена.

Если же плательщик налогов не может подтвердить производственный характер телефонных переговоров или определено, что такие переговоры осуществлялись физическими лицами, состоящими в трудовых отношениях с таким плательщиком налога, в личных целях, то стоимость услуг связи не включается в состав налоговых расходов (см. разъяснение в подкатегории 102.07.20 ЗІР). Конечно, такое положение вещей не является приятным для предприятия, потому что, как известно, меньше расходов в налоговом учете — больше сумма налога на прибыль, которую он должен уплатить в бюджет. Поэтому в интересах плательщика налога при возможности найти тех недобросовестных лиц — работников предприятия, которые использовали служебный телефон для личных нужд, и требовать от них погасить стоимость их личных разговоров. Миндоходовцы в своем разъяснении, приведенном в подкатегории 102.07.20 ЗІР, предлагают 2 варианта погашения задолженности работников в размере стоимости потребленных ими услуг связи на личные телефонные разговоры:

1) путем внесения денежных средств в кассу плательщика налога;

2) путем ее удержания из заработной платы* (при наличии соответствующего заявления работника или приказа (распоряжения) директора).

* Напомним, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 %, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, — 50 % заработной платы, подлежащей выплате работнику (ст. 128 КЗоТ).

О налоговых последствиях в случае, когда предприятие не требует от работника возмещения стоимости его личных разговоров, см. на с. 38.

Расходы на телефонную связь имеют административную направленность, поскольку направлены на обслуживание и управление предприятием (п.п. «г» п.п. 138.10.2 НК). Такие расходы признаются налоговыми в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены, согласно правилам ведения бухгалтерского учета (п. 138.5 НК). При этом, если счета за услуги связи поступают в месяце, следующем за месяцем пользования такими услугами, то плательщик налога должен увеличить расходы в отчетном налоговом периоде, в котором получены счета за такие услуги. Об этом миндоходовцы говорили в своей консультации, приведенной в подкатегории 102.07.01 ЗІР. В Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия* (далее — Декларация) «телефонным» расходам место в строке 06.1 «Административные расходы».

* Форма Декларации утверждена приказом Миндоходов от 30.12.2013 г. № 872.

Расходы на телефонную связь при аренде помещения. Не единичны случаи, когда офисные помещения берутся предприятием в аренду. Вместе с тем телефонные коммуникации являются частью такого помещения. Поэтому такая ситуация дает определенную пищу для размышлений: кто в таком случае обязан осуществлять расходы на телефонную связь: арендатор или арендодатель? Ответ таков: расходы нести может как тот, так и другой. А от чего это зависит, предлагаем посмотреть дальше.

Очевидно, что платить за телефонную связь оператору должен тот, кто заключил с ним соответствующий договор на предоставление услуг телефонной связи. В свою очередь, такой договор может заключаться как с лицом, являющимся собственником (совладельцем) помещения, или лицом, зарегистрированным по адресу помещения, так и его нанимателем (арендатором) (абз. 1 п. 22 Правил № 295). Причем, если договор заключается с арендатором, обязательно должно быть письменное согласие собственника помещения. Поэтому прежде всего смотрим в договор. Если в нем получателем услуг указан арендатор, то все однозначно — расходы на оплату телефонной связи полностью лягут на его плечи. А вот если получателем услуг является арендодатель, то рассчитаться за услуги телефонной связи с оператором должен именно он. Но в таком случае проштудировать придется еще и договор аренды, чтобы узнать, не предусмотрена ли в нем компенсация арендатором таких услуг. Если такого условия в договоре не существует, то расходы на оплату услуг телефонной связи полностью несет арендодатель. Но если такое условие содержится в договоре аренды, то арендатор возмещает арендодателю такие расходы на основании поданных последним счетов. Арендодатель при исчислении объекта налогообложения учитывает такие суммы в составе дохода на основании п. 153.7 НК, а сумму средств, уплаченную поставщику услуг телефонной связи, — в составе административных расходов, направленных на обслуживание и управление предприятием (п.п. «ґ» п.п. 138.10.2 НК). Именно такое мнение поддерживается миндоходовцами в их консультации, приведенной в подкатегории 102.18.02 ЗІР.

Налоговый учет. НДС

При оплате услуг телефонной связи плательщик налога имеет полное право на включение НДС в свой НК при соблюдении следующих условий:

1) такие услуги связаны с хозяйственной деятельностью предприятия, что подтверждается соответствующими документами, приведенными на с. 36;

2) услуги связи приобретены с целью их использования в налогооблагаемых операциях плательщика налога;

3) наличие правильно заполненной налоговой накладной или счета, выставляемого плательщику налога за услуги связи, который содержит общую сумму платежа, сумму НДС и налоговый номер продавца, или кассового чека, содержащего сумму полученных услуг и общую сумму начисленного НДС (с определением фискального номера и налогового номера поставщика). При этом общая сумма полученных услуг по кассовым чекам не может превышать 200 грн. за день (без учета НДС) (п.п. «б» п. 201.11 НК).

В случае несоблюдения хотя бы одного из вышеприведенных условий права на НК по НДС предприятие иметь не будет.

Налоговый учет. НДФЛ и ЕСВ

В общем случае, когда телефонная связь используется исключительно в хозяйственных целях, об удержании и уплате НДФЛ и ЕСВ можно даже не думать. Но не всегда происходит именно так. Не исключено, что некоторые работники предприятия не против использовать корпоративный телефон для решения и личных вопросов. И вот тогда на налоговой арене может показаться НДФЛ, ведь оплата личных разговоров работников будет считаться для них дополнительным благом. Другое дело, что доказать нехозяйственный характер разговоров — дело хлопотное, ведь для этого нужно запросить у оператора телефонной связи распечатку звонков и выяснить, какие из приведенных в ней номеров не вписываются в хозяйственную картину деятельности предприятия. Да и доказать, что «нехозяйственный» звонок осуществлял именно тот или иной работник, достаточно сложно, разве что телефонный аппарат закреплен за определенным работником. Если все же вам удалось доказать, что тот или иной работник осуществлял звонки с корпоративного телефона для личных нужд, то из стоимости таких звонков нужно удержать НДФЛ как из дохода в виде дополнительного блага работника в размере 15 (17) % такого дохода (п.п. 164.2.17 НК). Стоимость таких телефонных разговоров включается в состав общего налогооблагаемого дохода работника того месяца, когда предприятие осуществило их оплату оператору телефонной связи (см. разъяснение миндоходовцев, приведенное в подкатегории 103.02 ЗІР).

А вот о ЕСВ речи идти в этом случае не может, поскольку такой доход работника не является его заработной платой. Другое дело, когда сумму стоимости личных звонков работников удерживают с их заработной платы. Тогда стоимость таких звонков попадет и под обложение НДФЛ, и под обложение ЕСВ (как в части удержаний, так и в части начислений). Об этом подробно вы можете прочитать в ответе на вопрос «Корпоративные мобильные телефоны: удержание из зарплаты стоимости сверхлимитных и личных разговоров» // «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2013, № 13 (61), с. 49.

Бухгалтерский учет

Как и в налоговом учете, приобретенный телефон учитывается на бухгалтерских счетах или как ОС, или как малоценный необоротный материальный актив, в зависимости от стоимости такого телефона и стоимостного критерия для отнесения необоротных материальных активов в состав ОС и МНМА. Такой стоимостный критерий устанавливается предприятием самостоятельно и указывается в приказе об учетной политике предприятия. Для большего удобства и максимального сближения двух учетов (бухгалтерского и налогового) лучше всего установить такой критерий в размере 2500 грн., т. е. таком, который законодательно определен НК. Телефоны, стоимость которых превышает установленный критерий, учитываются на субсчете 104 «Машины и оборудование», а те, которые стоят 2500 грн. или меньше, — на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». Но на эти счета они попадут только после введения их в эксплуатацию, сперва их нужно отразить на субсчетах 152 «Приобретение (изготовление) основных средств» и 153 «Приобретение (изготовление) прочих необоротных материальных активов» соответственно.

Расходы на проведение абонентской линии внутри помещения, установление розеток, подключение к телефонной сети и т. п. нужно расценивать как улучшение помещения. А это значит, что на сумму таких расходов нужно увеличивать первоначальную стоимость такого помещения (п. 14 П(С)БУ 7) (увеличение дебета субсчета 152 с последующим увеличением дебета субсчета 103 «Дома и сооружения»). «Ремонтный» лимит в бухгалтерском учете подобно налоговому учету не установлен. Но, в то же время, П(С)БУ 7 разрешает увеличивать первоначальную (переоцененную) стоимость ОС на сумму расходов, связанных с улучшением и ремонтом объекта, определенную в порядке, установленном налоговым законодательством.

Телефонный номер подобно налоговому учету уместно учитывать как НМА. То есть при получении зачисляем его на субсчет 154 «Приобретение (создание) нематериальных активов», а после введения его в хозяйственный оборот — переводим на субсчет 127 «Прочие нематериальные активы».

Телефонный аппарат и телефонный номер в бухгалтерском учете учитываются как обычные ОС и НМА соответственно. Чтобы напомнить себе об учете таких активов, вы можете обратиться к нашим предыдущим номерам: «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2012, № 2 (26), 4 (28) и № 18 (42).

Расходы непосредственно на оплату услуг телефонной связи нужно учитывать на счете 92 «Административные расходы» (абз. 6 п. 18 П(С)БУ 16).

Если телефон мобильный

Мобильный телефон, в отличие от стационарного, не привязан к определенному месту. Зато достаточно часто такой телефон привязан к конкретному работнику (но не обязательно). Причем существует два варианта пользования мобильной связью в хозяйственных целях: 1) мобильный телефон является собственностью предприятия; 2) мобильный телефон принадлежит работнику, а расходы на «хозяйственную» телефонную связь компенсирует предприятие.

Оплата услуг мобильной связи может осуществляться двумя способами: на контрактной основе и по предоплате. При контрактном подключении между оператором и абонентом заключается письменный договор о предоставлении услуг. Абонент уплачивает первоначальный авансовый платеж при подключении услуг и ежемесячную плату в размере, предусмотренном тарифным планом. При предоплатном сервисе договор между оператором и абонентом не заключается. Абонент приобретает стартовый пакет, в стоимость которого входит плата за предоставление телефонного номера и предоплата будущих услуг связи. В дальнейшем он уплачивает авансовыми платежами услуги по мере необходимости (обязательной ежемесячной абонплаты нет).

Оплатить услуги мобильной связи можно с помощью скетч-карт, POS-терминалов, терминалов Ibox, банкоматов и т. п.

Налоговый учет. Налог на прибыль

Расходы на приобретение телефона. Если телефон приобретается предприятием за деньги с переходом права собственности на него, то учитывать его нужно как ОС или малоценные не-оборотные материальные активы (в зависимости от первоначальной стоимости телефона) в порядке, который мы рассмотрели для приобретения стационарного телефона на с. 35.

Но, как мы отмечали выше, часто практикуется вариант, когда работник в служебных целях использует собственный мобильный телефон. В таком случае возможны 3 варианта взаимоотношений между работником и работодателем:

— на основании договора аренды;

— на основании договора ссуды;

— компенсация расходов работнику.

Ни при одном из этих вариантов расходы непосредственно на приобретение телефона предприятие не несет. Но расходы, связанные с его эксплуатацией, он все же должен компенсировать, а в случае с арендой еще и уплатить работнику арендные платежи. Но вот налоговый учет не всегда приветствует такие расходы. Обо всем этом по порядку.

Итак, если между работником и работодателем заключен договор аренды последним личного мобильного телефона работника, то прежде всего работодатель сталкивается с необходимостью уплаты арендных платежей. В налоговые расходы им разрешают попасть п.п. «г» п.п. 138.8.5 НК (если телефон используется для общепроизводственных целей), п.п. «в» п.п. 138.10.2 НК (если телефон используется для административных нужд) и п.п. «д» п.п. 138.10.3 НК (если телефон используется для целей сбыта). В Декларации их нужно разместить в следующих строках: 05.1 — если телефон используется в общепроизводственных нуждах, 06.1 — если он используется в административных целях, 06.2 — если он используется для целей сбыта.

Если же работник заключил с работодателем договор ссуды, то последнему нет необходимости уплачивать такому работнику любые платежи за пользование его личным телефоном, ведь пользование ссуженной вещью в соответствии с ч. 2 ст. 827 ГК является бесплатным. В то же время в связи с бесплатным получением услуги у предприятия возникает доход на основании п.п. 135.5.4 НК. Такой доход будет равняться стоимости полученной услуги, определенной исходя из ее обычной цены. Напомним, что обычная цена — это цена товаров (работ, услуг), определенная сторонами договора, если иное не установлено НК (п.п. 14.1.71 НК). Если не доказано обратное, считают, что такая обычная цена соответствует уровню рыночных цен*.

* Подробнее с обычными ценами в неконтролируемых операциях предлагаем вам ознакомиться в статье «Обычные цены в «неконтролируемых» операциях» // «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2014, № 3 (75), с. 8.

И последний вариант — это компенсация расходов работнику. На такую компенсацию работник имеет право на основании ст. 125 КЗоТ, в соответствии с которой работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их изнашивание (амортизацию). Причем понятие «инструмент» нужно рассматривать в его широком значении, т. е. как средство труда, к которому можно отнести и телефон. При таком варианте работодатель ничего не уплачивает работнику непосредственно за пользование его телефоном, а только компенсирует расходы на оплату мобильной связи, если последний использовался в хозяйственных целях. Но об этом — немного дальше.

Получение телефонного номера. Если предприятие осуществляет контрактное подключение к услугам мобильной связи, расходов в связи с получением телефонного номера он не будет иметь. Это связано с тем, что при таком варианте получения услуг SIM-карта, а с ней и телефонный номер, предоставляемые оператором мобильной связи в пользование абоненту, остаются собственностью такого оператора. Таким образом плата за телефонный номер при контрактном подключении не предусмотрена. А вот при предоплатном сервисе за получение телефонного номера придется заплатить. Стоимость получения телефонного номера наряду с авансовым платежом включается в стоимость подключения. Причем миндоходовцы склоняются к мнению, что расходы на получение телефонного номера относятся к НМА и подлежат амортизации в соответствии с нормами ст. 144, 145, 146 НК (см. разъяснение, приведенное в подкатегории 102.09.03 ЗІР). Принцип учета мобильного телефонного номера такой же, как и для стационарного, о котором мы говорили ранее. Чтобы освежить это в памяти, предлагаем вам обратиться к с. 36.

Расходы на оплату услуг связи. При оплате услуг связи в случае использования личного мобильного телефона предприятия либо его аренды или ссуды у работника расходы на оплату таких услуг беспрепятственно могут попасть в состав административных расходов на общих основаниях, т. е. в соответствии с п.п. «ґ» п.п. 138.10.2 НК.

Как и в случае со стационарным телефоном, расходы на мобильную телефонную связь, чтобы попасть в состав налоговых, должны иметь связь с хозяйственной деятельностью предприятия. Эта связь также должна быть подтверждена документально. Подробный перечень документов, которые могут подтвердить хозяйственную направленность звонков с мобильного телефона, нам приводят миндоходовцы в своем разъяснении, размещенном в подкатегории 102.07.21 ЗІР. Это:

— договоры на подключение, другие соглашения, счета-фактуры;

— правила пользования мобильной связью, утвержденные приказом руководителя предприятия;

— перечень сотрудников, обеспечиваемых мобильными телефонами в связи с производственной необходимостью;

— детализированные счета от оператора с указанием номеров абонентов и времени их разговоров — в случае контрактного подключения;

— журналы учета звонков с указанием целей звонков и их продолжительности по каждому номеру — если подключение осуществляется путем приобретения карточек;

— ежемесячные письменные отчеты об осуществленных переговорах.

Расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, не включаются в состав расходов (п.п. 139.1.9 НК). А вот если с документальным подтверждением расходов все в порядке — направляем их в административные расходы в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. Причем авансовые платежи не включаются в состав налоговых расходов согласно п.п. 139.1.3 НК. Таким образом, при осуществлении предоплаты за услуги мобильной связи соответствующие расходы попадут в состав налоговых только после подтверждения фактического получения таких услуг. Документом, подтверждающим получение услуг мобильной связи, является:

— при контрактном подключении — счет оператора;

— при предоплатном сервисе — внутренний акт о получении услуг.

При этом в состав расходов плательщика налога отчетного (налогового) периода попадет только сумма расходов, указанная в счетах, независимо от наличия осуществления предварительной оплаты (см. разъяснение миндоходовцев, приведенное в подкатегории 102.07.01 ЗІР). В обратной ситуации, когда счета за услуги связи поступают в месяце, следующем за месяцем пользования такими услугами, плательщик налога должен увеличить расходы в отчетном налоговом периоде, в котором получены счета за такие услуги.

Напомним, что за пользование услугами сотовой мобильной связи предприятия должны уплачивать сбор на обязательное государственное пенсионное страхование (п. 10 ст. 1 Закона № 400). Его размер составляет 7,5 % стоимости услуг сотовой мобильной связи, оплаченной потребителями этих услуг предоставляющему их оператору, включая стоимость входящих и исходящих телефонных звонков, абонентскую плату, плату (надбавку) за роуминг, сумму страхового задатка, аванса, стоимость других специальных услуг, указанных в счете на оплату услуг сотовой мобильной связи. Расходы на уплату пенсионного сбора также имеют право попасть в состав налоговых. Путь им туда прокладывают абз. 3 п.п. «в» п.п. 138.10.4 НК. Относятся такие расходы в прочие операционные и признаются такими в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены, согласно правилам ведения бухгалтерского учета (п. 138.5 НК). В Декларации расходы на уплату пенсионного сбора осядут в 06.4 «Прочие расходы обычной деятельности и прочие операционные расходы», а также в строке 06.4.15 «Суммы начисленных налогов и сборов, установленных Налоговым кодексом Украины, а также прочих обязательных платежей, установленных законодательными актами» приложения ІВ к ней.

Что касается компенсации расходов на оплату услуг мобильной связи в случае пользования личным телефоном работника, то такой вариант ой как не выгоден с точки зрения налогового учета. Дело в том, что существует большая вероятность того, что миндоходовцы воспримут такую компенсацию как финансирование личных нужд работника, которое согласно абз. 6 п.п. 139.1.1 НК не относится в налоговые расходы предприятия. На это, в частности, указывают консультации миндоходовцев, приведенные в подкатегории 102.07.17 ЗІР и в «Вестнике налоговой службы Украины», 2012, № 28, с. 14. В них, правда, идет речь о компенсации за использование для нужд производства личного легкового автомобиля, но, думаем, такой подход миндоходовцы будут иметь и в отношении мобильных телефонов. Поэтому, если вы выбрали вариант с компенсацией расходов на пользование личным мобильным телефоном работника, готовьтесь к тому, что в налоговые расходы они не попадут.

Налоговый учет. НДС

Оплата услуг телефонной связи дает право плательщику НДС включить НДС в свой НК, если такие услуги связаны с хозяйственной деятельностью плательщика, приобретены с целью дальнейшего использования в налогооблагаемых операциях и им получена корректно заполненная налоговая накладная, счет или кассовый чек (см. с. 37). Не касается это разве что того случая, когда в служебных целях используется личный телефон работника с последующей компенсацией работодателем расходов на оплату услуг мобильной связи. В таком случае права на НК по НДС плательщик налога не будет иметь, поскольку компенсация расходов производится физическому лицу, а значит, неплательщику НДС.

Не будут возникать у предприятия права на НК и при получении услуг аренды, и в случае займа телефона у работника. И опять же по той причине, что работник не является плательщиком НДС, а значит, не может подтвердить сумму НДС налоговой накладной, которая является одним из гарантов включения НДС в НК (абз. 1 п. 198.6 НК). А вот включить НДС в НК при оплате услуг телефонной связи при аренде или займе телефона у работника предприятие имеет право в общем порядке.

Налоговый учет. НДФЛ и ЕСВ

Обложение НДФЛ стоимости телефонных разговоров работников по мобильникам осуществляется так же, как и при разговорах со стационарных телефонов. В общих чертах это происходит так:

— стоимость услуг мобильной связи, уплачиваемая юридическим лицом за осуществление его работником производственных телефонных разговоров, не облагается НДФЛ при условии документального подтверждения их хозяйственного характера (см. разъяснение миндоходовцев в подкатегории 103.02 ЗІР);

— стоимость услуг мобильной связи, которые оплачиваются за счет предприятия за осуществленные его работником непроизводственные телефонные разговоры, рассматривается как дополнительное благо, полученное работником от своего работодателя и облагается НДФЛ на общих основаниях (см. разъяснение миндоходовцев в подкатегории 103.02 ЗІР).

ЕСВ не удерживается и не начисляется в обоих вышеприведенных случаях. Больше об обложении НДФЛ и ЕСВ стоимости телефонных разговоров см. на с. 37.

Отметим, что НДФЛ придется удержать также и в случае, когда предприятие уплачивает арендную плату работнику за пользование его личным телефоном в служебных целях. Это связано с тем, что миндоходовцы расценивают арендные платежи как вознаграждение по ГПД (см. разъяснение, приведенное в подкатегории 103.07 ЗІР). Ставка НДФЛ стандартная — 15 (17) %. ЕСВ на сумму арендной платы, выплаченной в пользу физического лица согласно договору найма (аренды) имущества, не начисляется (см. разъяснение миндоходовцев, размещенное в подкатегории 301.03 ЗІР).

Что касается компенсационных выплат работнику за пользование его личным телефоном в служебных целях, то они будут расцениваться как дополнительное благо работника и поэтому также подлежат обложению НДФЛ (п.п. «г» п.п. 164.2.17 НК). ЕСВ на такие выплаты не начисляем и из них не удерживаем, исходя из п. 11 разд. I Перечня № 1170.

Бухгалтерский учет

Что касается бухгалтерского учета мобильного телефона, то он будет абсолютно таким же, как и для стационарного телефона. Поэтому повторяться не будем, а при необходимости предлагаем вам обратиться к с. 38 этого номера. Заметим только, что такой порядок учета не применяется в случае, когда телефон является собственностью работника и используется им для решения служебных вопросов. В таком случае телефон учитывается на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы» — при аренде и займе и не учитывается вообще — при компенсации работнику расходов на оплату услуг мобильной связи.

Аналогично получению номера на стационарный телефон учитывается на бухгалтерских счетах и получение мобильного телефонного номера (см. с. 38), кроме случая контрактного подключения, когда SIM-карта с номером фактически не переходит в собственность абонента.

А вот по поводу учета расходов на оплату услуг мобильной связи могут быть определенные отличия. Касаются они случая, когда имеет место пред-оплата за предоставляемые в будущем услуги. В такой ситуации расходы изначально зачисляются на счет 39 «Расходы будущих периодов», а уже потом по мере получения телефонных услуг списываются на счет 92. Напомним, что документом, подтверждающим получение услуг мобильной связи, является счет оператора — при контрактном подключении и внутренний акт о получении услуг — при предоплатном сервисе.

Не секрет, что оплата услуг мобильной связи может осуществляться, в частности, с помощью скетч-карт (хотя такой способ становится все менее популярным). Так вот, такие скетч-карты также нужно отразить в бухучете предприятия, а именно на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» (письмо Минфина от 22.07.2008 г. № 31-34000-10-16/28288). Выдача карточек оплаты услуг мобильной связи работникам проводится на основании документа с указанием фамилии, имени, отчества работников, их должностей, номинала выданных карточек и их номера. По мере получения услуг мобильной связи стоимость скетч-карт списывается на административные расходы предприятия (счет 92).

Пенсионный сбор, уплачиваемый за пользование услугами сотовой мобильной связи, попадет в состав административных расходов в соответствии с абз. 9 п. 18 П(С)БУ 16, т. е. на счет 92.

В завершение мы подготовили для вас пример бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг телефонной связи.

Пример. Предприятие приобрело в офис стационарный телефон. Стоимость телефонного аппарата — 150 грн. (в том числе НДС — 25 грн.). Стоимость подключения телефона составила:

— стоимость работ по установке оборудования — 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.);

— стоимость кабеля и телефонных розеток — 84 грн. (в том числе НДС — 14 грн.);

— стоимость получения телефонного номера — 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.).

Стоимостный критерий для отнесения необоротного материального актива в состав ОС в бухгалтерском учете — 2500 грн.

Совокупная балансовая стоимость всех групп ОС на начало отчетного года — 1256800 грн. (10 % этой суммы составляют 125680 грн.)

За услуги телефонной связи осуществлена предоплата за месяц в размере 150 грн. Счет за использование услуг телефонной связи за месяц составил 126 грн. (в том числе НДС — 21 грн.).

Кроме того, предприятие заключило договор аренды мобильного телефона с работником для его использования в служебных целях. Стоимость телефона, указанная в договоре аренды, — 1200 грн.

Предприятие заключило договор с оператором мобильной связи на получение услуг на контрактной основе. Первоначальный авансовый платеж при подключении составил 149 грн. (в том числе НДС — 23,37 грн., пенсионный сбор — 8,77 грн.). Ежемесячная плата составляет 90 грн./мес. (в том числе НДС — 14,12 грн., пенсионный сбор — 5,29 грн.). Стоимость фактически предоставленных услуг за месяц согласно полученному счету оператора составила 112 грн. (в том числе НДС — 17,57 грн., пенсионный сбор — 6,59 грн.).

«Ох, нелегкая это работа — из болота тащить бегемота», — заканчивает свое знаменитое стихотворение Корней Иванович. Надеемся, что ваша работа по учету расходов на телефонную связь после этой статьи станет значительно проще и более качественной.

Использованные документы и сокращения

НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

ГК — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон № 400 — Закон Украины «О сборе на обязательное государственное пенсионное страхование» от 26.06.97 г. № 400/97-ВР.

Правила № 295 — Правила предоставления и получения телекоммуникационных услуг, утвержденные постановлением КМУ от 11.04.2012 г. № 295.

Перечень № 1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170.

П(С)БУ 7 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 7 «Основные средства», утвержденное приказом Минфина от 27.04.2000 г. № 92.

П(С)БУ 16 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318.

ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

ЗІР — общедоступный информационно-справочный ресурс, размещенный на официальном сайте Министерства доходов и сборов (http://zir.minrd.gov.ua).

МНМА — малоценные необоротные материальные активы.

НМА — нематериальные активы.

ОС — основные средства.

НДС — налог на добавленную стоимость.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

НК — налоговый кредит.