Корпоративные платежные карточки: получаем, используем, учитываем

Корпоративные платежные карточки: получаем, используем, учитываем

Корпоративные платежные карточки давно используются субъектами хозяйствования как надежный и удобный инструмент расчетов. Преимущества их очевидны. При отсутствии наличных денежных средств в кассе карточка позволит без проблем отправить сотрудника в командировку или рассчитаться с поставщиком. А при направлении работника в загранкомандировку (особенно если у предприятия нет валютного счета) она просто становится необходимостью. О правилах получения, хранения, использования корпоративных платежных карточек и учета связанных с этим операций пойдет речь в данной статье.

Татьяна Светличная, экономист-аналитик

Что представляет собой корпоративная карточка? В каких операциях ее можно использовать?

Как таковой термин «корпоративная платежная карточка» в настоящее время официально не используется. Вместо него используется термин «корпоративное специальное платежное средство» (далее — КПС).

Корпоративное специальное платежное средство — специальное платежное средство, которое дает возможность его держателю осуществлять операции по счету субъекта хозяйствования (п. 1.4 Положения № 223).

Конкретного перечня операций, которые можно осуществлять с помощью КПС, ни Положение № 223, ни Инструкция № 492 не содержат. Установлены только ограничения.

Так, средства с КПС не могут использоваться для (п. 8.3 Инструкции № 492):

— получения заработной платы, прочих выплат социального характера;

— расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам). Иначе говоря, использовать платежную карточку для приобретения товаров, работ, услуг у нерезидентов запрещается;

— осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Все остальные расчетные операции с КПС в национальной валюте формально разрешены. Так, с помощью КПС можно:

— получать наличность в гривнях для осуществления расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) потребностями, в том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины, с учетом ограничений, установленных нормативно-правовыми актами НБУ по вопросам регулирования наличного обращения;

— осуществлять в безналичной форме расчеты в гривнях, связанные с уставной и хозяйственной деятельностью, расходами представительского характера, а также командировочными расходами в пределах Украины.

Средства КПС в иностранной валюте могут использоваться исключительно для (п. 8.3 Инструкции № 492):

а) получения наличности за пределами Украины для оплаты командировочных расходов;

б) осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с:

— расходами на командировки;

— расходами представительского характера;

— оплатой эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания Украины от 23.05.95 г. № 176/95-ВР, Воздушного кодекса Украины от 04.05.93 г. № 3167-XII, Конвенции о международной гражданской авиации от 07.12.94 г., Международной конвенции о дорожном движении от 08.11.68 г.

Таким образом, субъект хозяйствования, пользующийся КПС, получает ряд преимуществ:

1. Отправляя наемного работника в командировку, можно избежать всех хлопот с выдачей ему наличного аванса на командировку. У самого наемного работника отпадает необходимость беспокоиться о сохранности наличных денежных средств.

2. Если субъект хозяйствования использует КПС в иностранной валюте, он может избежать сложностей при получении наличной иностранной валюты для выдачи ее командированному работнику. Отметим также, что современные платежные карточки позволяют снимать с «картсчета» средства в валюте страны пребывания, несмотря на то что на самом «картсчете» средства учитываются в гривнях. Это избавляет от необходимости открывать валютный счет.

Как получить корпоративную платежную карточку?

Чтобы получить КПС, предприятие должно открыть текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием электронных платежных систем (проще говоря, карточный счет).

Открывается он на основании письменного договора, заключенного между банком и клиентом.

Поскольку этот счет относится к категории текущих счетов, то при его открытии потребуется представить в банк те же документы, что и для любого другого текущего счета.

Если же в данном банке клиент уже имеет текущий счет, то для открытия карточного счета достаточно подать в банк лишь заявление об открытии такого счета и получении платежной карточки и договора.

Как результат, предприятие получает в банке свое КПС.

Важно! Держателем КПС является работник предприятия (доверенное лицо), на имя которого она выдается и который на законных основаниях использует такую платежную карточку (далее — КПК) (п. 1.4 Положения № 223). Если у предприятия несколько работников, которым необходимо доверить использование средств с соответствующего текущего счета, то следует оформить несколько КПС — отдельно для каждого держателя. При этом операции по нескольким карточкам могут отражаться на одном текущем счете.

После получения КПС в банке оно передается в бухгалтерию предприятия и, как правило, хранится вместе с кассовыми документами.

На предприятии следует вести отдельный учет движения таких платежных средств, поскольку их передача подотчетному лицу еще не означает передачу ему самих денежных средств. Для этой цели рекомендуем использовать Журнал учета платежных карточек.

Как отразить в учете приобретение банковской корпоративной карточки?

Полученное предприятием КПС является собственностью эмитировавшего ее банка. Следовательно, учитывать карточку в составе активов предприятия нет оснований. Целесообразно учитывать ее на забалансовом счете 081 «Корпоративные платежные средства».

Средства, находящиеся на картсчете в национальной валюте, в бухгалтерском учете отражаются на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте», в иностранной — на субсчете 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».

Расходы по выплате комиссионных вознаграждений банку за открытие картсчета и эмиссию корпоративных карточек включаются в состав налоговых расходов на основании п.п. «є» п.п. 138.10.2 НК. В бухгалтерском учете такие расходы относятся к категории «других услуг банков» и отражаются в составе административных расходов (п. 18 П(С)БУ 16).

Пример 1. Приобретение КПС

Предприятие открыло в обслуживающем банке текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств. Банку оплачена комиссия за открытие счета и эмиссию КПС в сумме 100 грн. На «картсчет» с текущего счета предприятия перечислено 5000 грн.

Документальное оформление операций с использованием КПС

В первую очередь отметим, что полученная с помощью КПС наличность используется по назначению без предварительного ее оприходования в кассе (п. 2.12 Положения № 637). Соответственно, приходный кассовый ордер на такую наличность не оформляется.

Средства, израсходованные с корпоративной карточки, являются не чем иным, как средствами, выданными под отчет держателю карточки.

Важно! Моментом выдачи денежных средств под отчет в этом случае считается дата списания средств с КПС.

Поскольку речь идет о подотчетных средствах, то обязательно должен составляться Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом Министерства доходов и сборов от 24.12.2013 г. № 845.

Обратите внимание! В Отчете нужно отражать только использованные (списанные с «картсчета») средства (письмо Главного управления Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06).

К Отчету прилагаются:

— расчетные документы (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающий факт приобретения товаров, предоставления услуг;

— документы, которые подтверждают осуществленные с помощью платежных карточек расчетов, а именно: чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т. п. (п. 2.12 Положения № 637).

Отчет подается в следующие сроки:

— если во время служебной командировки работник получил наличные с применением КПС, он подает Отчет и возвращает неиспользованную им сумму до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ст. 170 НК);

— если во время служебной командировки работник использовал КПС для проведения расчетов в безналичной форме, Отчет предоставляется не позднее 10-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ст. 170 НК). При наличии уважительных причин работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней (до выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами).

В случае если расчеты осуществлялись и в наличной, и в безналичной форме, предоставляется:

— либо два Отчета в сроки, предусмотренные для каждой формы расчета;

— либо один Отчет в более короткий из двух сроков, т. е. до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

По окончании командировки часть неиспользованных наличных работнику следует вернуть в кассу предприятия либо зачислить на соответствующий счет предоставившего их предприятия. Сумма неиспользованных денежных средств должна быть возвращена в кассу или на банковский счет работодателя до или во время предоставления Отчета.

По мнению Минфина (см. письмо от 30.10.2008 г. № 31-26030-13-25/39646), работник должен возвратить неиспользованные денежные средства в той валюте, в которой они были получены за границей.

Часто на практике возникает вопрос: можно ли с одним КПС произвести оплату командировочных расходов за нескольких лиц, пребывающих совместно в командировке? Ответ на него в нормативных документах отсутствует. В свое время в письме Минфина от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 относительно расходов на проживание указывалось, что в такой ситуации оригиналы квитанций (счетов) гостиниц должны содержать следующую обязательную информацию:

— фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;

— сроки проживания в гостинице указанных лиц (т. е. количество суток);

— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

— виды расходов, включенных в квитанции (счета).

Такие документы прилагает к своему Отчету тот работник, который оплатил с использованием КПС стоимость проживания за себя и других сотрудников предприятия. Выданная на имя подотчетного лица квитанция на оплату проживания в гостинице всех командированных работников на полную (общую) сумму без определения указанных выше реквизитов не может быть принята к отчету.

Важно отметить, что суточные нескольким работникам с одного КПС выданы быть не могут.

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете операции с использованием КПС

Бухгалтерский учет. Средства, размещенные на КПС, учитываются на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» или субсчете 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».

При этом дата фактического списания средств с «картсчета» не всегда совпадает с датой осуществления операции с помощью КПС. В момент операции происходит блокировка соответствующей суммы на картсчете, а лишь затем — ее списание. Поэтому к субсчету 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» целесообразно ввести отдельные субсчета для учета доступных для использования с помощью КПС и заблокированных сумм. Например: 3131 «Картсчет в национальной валюте, доступный для использования» и 3132 «Суммы, заблокированные на картсчете в национальной валюте».

Что касается снятия наличных с «картсчета» предприятия доверенным лицом — держателем карточки (непосредственно в кассе банка или при помощи банкомата), то такие суммы считаются выданными предприятием этому лицу под отчет.

Снятие с карточки средств отражается по кредиту счета 313 (314) и по дебету субсчета 372.

Налог на прибыль. Расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг) с помощью КПС, а также командировочные расходы отражаются в общеустановленном порядке — согласно требованиям п. 138.4 НК, 138.5 НК и 140.1.7 НК.

НДС. Право на налоговый кредит плательщику НДС могут предоставить лишь те покупки товаров/услуг (с «входным» НДС), которые:

1) осуществляются с целью их использования в облагаемых операциях в пределах хозяйственной деятельности;

2) подтверждены налоговой накладной или другим документом, названным в п. 201.11 НК. Наиболее «популярным» заменителем налоговой накладной являются кассовые чеки. В связи с этим напомним, что с целью отражения налогового кредита их можно использовать лишь в том случае, если сумма покупки по таким чекам не превышает 240 грн. (с учетом НДС). Если же объем покупки в чеке превышает указанную сумму, то учесть налоговый кредит не выйдет даже в пределах допустимой суммы (см., например, п. 2 раздела IV Порядка № 708).

При этом принимая во внимание, что согласно п. 198.2 НК право на налоговый кредит возникает, в общем случае, по дате первого события и при условии наличия налоговой накладной/ее заменителя, плательщик сможет отразить налоговый кредит в момент утверждения авансового отчета.

Вместе с тем, по мнению налоговиков, датой отражения налогового кредита является дата, указанная в кассовом чеке, независимо от даты предоставления Отчета работником (письмо ГНСУ от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13).

Пример 2. Приобретение товара с использованием КПС

Предприятие выдало работнику корпоративную карточку, перечислив на нее 1000 грн., для приобретения ТМЦ. Работник приобрел в торговой точке необходимые ТМЦ на сумму 240 грн. (без НДС — 200 грн.; НДС 20 % — 40 грн.).

В бухгалтерию предприятия предоставлен утвержденный руководителем Отчет, к которому приложены подтверждающие документы:

— чек РРО;

— квитанция платежного терминала.

В бухгалтерском и налоговом учете данные операции отражаются следующими записями:

Пример 3. Использование КПС (в гривнях) при командировках в пределах Украины

Для участия в семинаре направлен в командировку бухгалтер предприятия. Срок командировки — 4 дня (с 17.02.2014 г. по 20.02.2014 г.).

12.02.2014 г. предприятие перечислило на текущий счет, операции по которому осуществляются с применением КПС, аванс в сумме 2500 грн.

14.02.2014 г. работнику выдано КПС.

Денежные средства в сумме 900 грн. сняты работником наличными в банкомате 17.02.2014 г. с уплатой комиссии в размере 12,00 грн.

Кроме того, с применением КПС через платежный терминал 17.02.2014 г. была оплачена стоимость проживания в гостинице в размере 1200 грн.

По возвращении из командировки (21.02.2014 г.) бухгалтер предоставил Отчет и следующие первичные документы:

— железнодорожные билеты из Харькова в Киев и обратно на сумму 400 грн.

(в том числе НДС — 66,67 грн.);

— счет гостиницы и квитанцию платежного терминала о безналичной оплате гостиничных услуг с помощью корпоративной платежной карточки на сумму 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.);

— чек банкомата о получении наличных в сумме 900 грн.

Размер суточных определен приказом по предприятию в сумме 100 грн. в расчете за каждый календарный день пребывания работника в командировке.

Таков порядок учета операций, осуществляемых с использованием корпоративной платежной карточки.

Использованные документы и сокращения

НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

П(С)БУ 16 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 31.12.99 г. № 318.

Порядок № 708 — Порядок ведения реестра выданных и полученных налоговых накладных, утвержденный приказом Министерства доходов и сборов Украины от 25.11.2013 г. № 708.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Положение № 223 — Положение о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществлении операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 30.04.2010 г. № 223.

Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.