Корпоративні платіжні картки: отримуємо, використовуємо, обліковуємо

Корпоративні платіжні картки: отримуємо, використовуємо, обліковуємо

Корпоративні платіжні картки давно використовуються суб’єктами господарювання як надійний і зручний інструмент розрахунків. Переваги їх очевидні. За відсутності готівкових грошових коштів у касі картка дозволить без проблем відправити співробітника у відрядження або розрахуватися з постачальником. А при направленні працівника в закордонне відрядження (особливо якщо в підприємства немає валютного рахунка) вона просто стає необхідністю. Про правила отримання, зберігання, використання корпоративних платіжних карток та обліку пов’язаних із цим операцій ітиметься в цій статті.

Тетяна Світлична, економіст-аналітик

Що таке корпоративна картка? В яких операціях її можна використовувати?

Як такий термін «корпоративна платіжна картка» наразі офіційно не використовується. Замість нього використовується термін «корпоративний спеціальний платіжний засіб» (далі — КПЗ).

Корпоративний спеціальний платіжний засіб — спеціальний платіжний засіб, який дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання (п. 1.4 Положення № 223).

Конкретного переліку операцій, які можна здійснювати за допомогою КПЗ, ані Положення № 223, ані Інструкція № 492 не містять. Установлено тільки обмеження.

Так, кошти з КПЗ не можуть використовуватися для (п. 8.3 Інструкції № 492):

— отримання заробітної плати, інших виплат соціального характеру;

— розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами). Інакше кажучи, використовувати платіжну картку для придбання товарів, робіт, послуг у нерезидентів забороняється;

— здійснення іноземних інвестицій до України та інвестицій резидентів за її межі.

Усі інші розрахункові операції з КПЗ у національній валюті формально дозволені. Так, за допомогою КПЗ можна:

— отримувати готівку у гривнях для здійснення розрахунків, пов’язаних із виробничими (господарськими) потребами, у тому числі для оплати витрат на відрядження в межах України, з урахуванням обмежень, установлених нормативно-правовими актами НБУ з питань регулювання готівкового обігу;

— здійснювати в безготівковій формі розрахунки у гривнях, пов’язані зі статутною та господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України.

Кошти КПЗ в іноземній валюті можуть використовуватися виключно для (п. 8.3 Інструкції № 492):

а) отримання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;

б) здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, що пов’язані з:

— витратами на відрядження;

— витратами представницького характеру;

— оплатою експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавання України від 23.05.95 р. № 176/95-ВР, Повітряного кодексу України від 04.05.93 р. № 3167-XII, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію від 07.12.94 р., Міжнародної конвенції про дорожній рух від 08.11.68 р.

Таким чином, суб’єкт господарювання, який користується КПЗ, отримує низку переваг:

1. Відправляючи найманого працівника у відрядження, можна уникнути всього клопоту з видачею йому готівкою авансу на відрядження. У самого найманого працівника відпадає необхідність турбуватися про збереження готівкових грошових коштів.

2. Якщо суб’єкт господарювання використовує КПЗ в іноземній валюті, він може уникнути складнощів при отриманні готівкової іноземної валюти для видачі її працівнику, який відряджається. Зазначимо також, що сучасні платіжні картки дозволяють знімати з «картрахунка» кошти у валюті країни перебування, незважаючи на те що на самому «картрахунку» кошти враховуються у гривнях. Це позбавляє необхідності відкривати валютний рахунок.

Як отримати корпоративну платіжну картку?

Щоб отримати КПЗ, підприємство має відкрити поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних систем (простіше кажучи, картковий рахунок).

Відкривається він на підставі письмового договору, укладеного між банком і клієнтом.

Оскільки цей рахунок належить до категорії поточних рахунків, то при його відкритті потрібно буде подати до банку ті самі документи, що і для будь-якого іншого поточного рахунка.

Якщо ж в цьому банку клієнт уже має поточний рахунок, то для відкриття карткового рахунка достатньо подати до банку тільки заяву про відкриття такого рахунка та отримання платіжної картки та договору.

Як результат, підприємство отримує в банку свій КПЗ.

Важливо! Держателем КПЗ є працівник підприємства (довірена особа), на ім’я якого він видається та який на законних підставах використовує таку платіжну картку (далі — КПК) (п. 1.4 Положення № 223). Якщо в підприємства декілька працівників, яким необхідно довірити використання коштів із відповідного поточного рахунка, то слід оформити декілька КПЗ — окремо для кожного держателя. При цьому операції за декількома картками можуть відображатися на одному поточному рахунку.

Після отримання КПЗ у банку він передається до бухгалтерії підприємства та, як правило, зберігається разом із касовими документами.

На підприємстві слід вести окремий облік руху таких платіжних засобів, оскільки їх передання підзвітній особі ще не означає передання їй самих грошових коштів. З цією метою рекомендуємо використовувати Журнал обліку платіжних карток.

Як відобразити в обліку придбання банківської корпоративної картки?

Отриманий підприємством КПЗ є власністю банку, що емітував його. Отже, обліковувати картку у складі активів підприємства немає підстав. Доцільно обліковувати її на позабалансовому рахунку 081 «Корпоративні платіжні засоби».

Рахунки, що перебувають на картрахунку в національній валюті, в бухгалтерському обліку відображаються на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті», в іноземній — на субрахунку 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

Витрати з виплати комісійних винагород банку за відкриття картрахунка та емісію корпоративних карток уключаються до складу податкових витрат на підставі п.п. «є» п.п. 138.10.2 ПК. У бухгалтерському обліку такі витрати належать до категорії «інші послуги банків» і відображаються у складі адміністративних витрат (п. 18 П(С)БО 16).

Приклад 1. Придбання КПЗ

Підприємство відкрило в обслуговуючому банку поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів. Банку сплачена комісія за відкриття рахунка та емісію КПЗ у сумі 100 грн. На «картрахунок» із поточного рахунка підприємства перераховано 5000 грн.

Документальне оформлення операцій із використанням КПЗ

Перш за все зазначимо, що отримана за допомогою КПЗ готівка використовується за призначенням без попереднього її оприбутковування в касі (п. 2.12 Положень № 637). Відповідно, прибутковий касовий ордер на таку готівку не оформляється.

Кошти, витрачені з корпоративної картки, є нічим іншим, як коштами, виданими під звіт держателю картки.

Важливо! Моментом видачі грошових коштів під звіт у цьому випадку вважається дата списання коштів із КПЗ.

Оскільки йдеться про підзвітні кошти, то обов’язково має складатися Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Міністерства доходів і зборів від 24.12.2013 р. № 845.

Зверніть увагу! У Звіті потрібно відображати тільки використані (списані з «картрахунка») кошти (лист Головного управління Міндоходів у м. Києві від 19.09.2013 р. № 4456/10/26-15-11-01-06).

До Звіту додаються:

— розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), які підтверджують факт придбання товарів, надання послуг;

— документи, що підтверджують здійснені за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме: чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо (п. 2.12 Положення № 637).

Звіт подається в такі строки:

— якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням КПЗ, він подає Звіт і повертає невикористану ним суму до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ст. 170 ПК);

— якщо під час службового відрядження працівник використовував КПЗ для проведення розрахунків у безготівковій формі, Звіт надається не пізніше 10-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ст. 170 ПК). За наявності поважних причин роботодавець може продовжити цей строк до 20 банківських днів (до з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами).

Якщо розрахунки здійснювалися і в готівковій, і в безготівковій формі, надається:

— або два Звіти у строки, передбачені для кожної форми розрахунку;

— або один Звіт у коротший із двох строків, тобто до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Після закінчення відрядження частину невикористаної готівки працівнику слід повернути до каси підприємства або зарахувати на відповідний рахунок підприємства, що надало їх. Сума невикористаних грошових коштів має бути повернена до каси або на банківський рахунок роботодавця до або під час подання Звіту.

На думку Мінфіну (див. лист від 30.10.2008 р. № 31-26030-13-25/39646), працівник повинен повернути невикористані грошові кошти в тій валюті, в якій вони були отримані за кордоном.

Часто на практиці виникає запитання: чи можна з одним КПЗ здійснити оплату витрат на відрядження декількох осіб, які перебувають спільно у відрядженні? Відповідь на нього в нормативних документах відсутня. Свого часу в листі Мінфіну від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 щодо витрат на проживання зазначалося, що в такій ситуації оригінали квитанцій (рахунків) готелів повинні містити таку обов’язкову інформацію:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;

— строки проживання в готелі зазначених осіб (тобто кількість доби);

— вартість номерів, в яких проживали такі особи;

— види витрат, уключених до квитанцій (рахунків).

Такі документи додає до свого Звіту той працівник, який сплатив із використанням КПЗ вартість проживання за себе та інших співробітників підприємства. Видана на ім’я підзвітної особи квитанція на оплату проживання в готелі всіх працівників, які відряджаються, на повну (загальну) суму без визначення зазначених вище реквізитів не може бути прийнята до звіту.

Важливо зазначити, що добові декільком працівникам з одного КПЗ видані бути не можуть.

Як відобразити в бухгалтерському і податковому обліку операції з використанням КПЗ

Бухгалтерський облік. Кошти, розміщені на КПЗ, обліковуються на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» або субрахунку 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

При цьому дата фактичного списання коштів із «картрахунка», не завжди збігається з датою здійснення операції за допомогою КПЗ. У момент операції відбувається блокування відповідної суми на картрахунку, а тільки потім — її списання. Тому до субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» доцільно ввести окремі субрахунки для обліку доступних для використання за допомогою КПЗ і заблокованих сум. Наприклад: 3131 «Картрахунок у національній валюті, доступний для використання» і 3132 «Суми, заблокованої на картрахунку в національній валюті»

Що стосується зняття готівки з «картрахунка» підприємства довіреною особою — держателем картки (безпосередньо в касі банку або за допомогою банкомату), то такі суми вважаються виданими підприємством цій особі під звіт.

Зняття з картки коштів відображається за кредитом рахунка 313 (314) і за дебетом субрахунку 372.

Податок на прибуток. Витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) за допомогою КПЗ, а також витрати на відрядження відображаються в загальновстановленому порядку — згідно з вимогами пп. 138.4 ПК, 138.5 ПК і 140.1.7 ПК.

ПДВ. Право на податковий кредит платнику ПДВ можуть надати тільки ті купівлі товарів/послуг (з «вхідним» ПДВ), які:

1) здійснюються з метою їх використання в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності;

2) підтверджені податковою накладною або іншим документом, зазначеним у п. 201.11 ПК. Найбільш «популярним» замінником податкової накладної є касові чеки. У зв’язку з цим нагадаємо, що з метою відображення податкового кредиту їх можна використовувати тільки в тому випадку, якщо сума покупки за такими чеками не перевищує 240 грн. (з урахуванням ПДВ). Якщо ж обсяг покупки в чеку перевищує зазначену суму, то врахувати податковий кредит не вийде навіть у межах допустимої суми (див., наприклад, п. 2 розділу IV Порядку № 708).

При цьому, зважаючи, що згідно з п. 198.2 ПК право на податковий кредит виникає, у загальному випадку, за датою першої події та за умови наявності податкової накладної/її замінника, платник зможе відобразити податковий кредит у момент затвердження авансового звіту.

Водночас, на думку податківців, датою відображення податкового кредиту є дата, зазначена у касовому чеку, незалежно від дати звітування працівником (лист ДПСУ від 21.03.2013 р. № 116/4/15-33-13).

Приклад 2. Придбання товару з використанням КПЗ

Підприємство видало працівнику корпоративну картку, перерахувавши на неї 1000 грн., для придбання ТМЦ. Працівник придбав у торговельній точці необхідні ТМЦ на суму 240 грн. (без ПДВ — 200 грн.; ПДВ 20 % — 40 грн.).

До бухгалтерії підприємства поданий затверджений керівником Звіт, до якого додано підтверджуючі документи:

— чек РРО;

— квитанція платіжного терміналу.

У бухгалтерському та податковому обліку ці операції відображаються такими записами:

Приклад 3. Використання КПЗ (у гривнях) при відрядженнях у межах України

Для участі в семінарі направлений у відрядження бухгалтер підприємства. Строк відрядження — 4 дні з 17.02.2014 р. по 20.02.2014 р.

12.02.2014 р. підприємство перерахувало на поточний рахунок, операції за яким здійснюються із застосуванням КПЗ, аванс у сумі 2500 грн.

14.02.2014 р. працівнику видано КПЗ.

Грошові кошти в сумі 900 грн. знято працівником готівкою в банкоматі 17.02.2014 р. зі сплатою комісії в розмірі 12,00 грн.

Крім того, із застосуванням КПЗ через платіжний термінал 17.02.2014 р. було сплачено вартість проживання в готелі в розмірі 1200 грн.

Після повернення з відрядження (21.02.2014 р.) бухгалтер надав Звіт і такі первинні документи:

— залізничні квитки з Харкова до Києва і назад на суму 400 грн.

(у тому числі ПДВ — 66,67 грн.);

— рахунок готелю та квитанцію платіжного терміналу про безготівкову оплату готельних послуг за допомогою корпоративної платіжної картки на суму 1200 грн. (у тому числі ПДВ — 200 грн.);

— чек банкомату про отримання готівки в сумі 900 грн.

Розмір добових визначено наказом по підприємству в сумі 100 грн. у розрахунку за кожен календарний день перебування працівника у відрядженні.

Такий порядок обліку операцій, здійснюваних із використанням корпоративної платіжної картки.

Використані документи і скорочення

ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318.

Порядок № 708 — Порядок ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних, затверджений наказом Міністерства доходів і зборів України від 25.11.2013 р. № 708.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Положення № 223 — Положення про порядок емісії спеціальних платіжних засобів та здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 30.04.2010 р. № 223.

Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.